Страницы: 1 2
руководителей подразделений Департамента, подведомственных
Департаменту структур;
- документы с проблемными или социально значимыми для отрасли
вопросами, повторные и коллективные обращения (в случае
необходимости);
- документы, поставленные на особый контроль.
Документы, адресованные руководителю Департамента и не требующие
доклада, но относящиеся к компетенции Департамента, направляются по
принадлежности заместителям руководителя Департамента соответственно
компетенции.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях
соответствующих руководителей, которые оформляются на специальных
бланках или на самом документе. Бланк резолюции скрепляется с
документом.
Документ может иметь несколько резолюций соответственно этапам
рассмотрения. Последующие резолюции не должны противоречить первой, в
них должен конкретизироваться порядок исполнения поручения, срок его
исполнения (с учетом конечного срока, установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
В состав резолюции входят следующие элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц,
которым дается поручение (при наличии в резолюции нескольких
исполнителей обозначается ответственный исполнитель либо им считается
лицо, указанное первым); дополнительно (знак +) в резолюциях могут
быть указаны должностные лица, которым данный документ направляется
для информации, участия в решении вопроса (при необходимости), а также
контроля за исполнением поручения);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения (если срок в резолюции не указан, то
исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца).
Допускается возможность повторного рассмотрения вопроса: документ
докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, или
вышестоящему руководителю, в результате чего может быть дано новое
поручение с учетом изменившихся обстоятельств; также поручение может
быть отменено должностным лицом, давшим поручение, либо вышестоящим
руководителем.
Отдел материально-технического обеспечения по документам
(поручениям), подписанным руководителем Департамента, его первым
заместителем и лицами, имеющими право подписи от их имени, по
представлению отдела руководителя обеспечивает соисполнителей
необходимым количеством копий.
6.7. Оформление исходящих документов
Исходящие документы подписываются руководителем Департамента, его
первым заместителем, заместителями, начальниками подразделений в
соответствии с компетенцией, а также лицами, их официально
замещающими.
Исходящие документы оформляются на бланках для писем.
Должностные лица Департамента, представляющие интересы
руководителя Департамента и его заместителей по доверенности в
судебных учреждениях и при ведении переговоров с целью заключения
договоров, оформляют документы на чистом листе бумаги (без
использования бланка документа).
Подготовленные документы представляются в почту руководителя
Департамента и его первого заместителя до 16 часов. Документы,
представленные в отдел руководителя после 16 часов, поступают в почту
следующего дня.
При представлении подготовленных материалов на подпись
руководству Департамента ответственный исполнитель формирует дело по
хронологии поступления (изготовления) документов в следующем порядке:
- оригинал (подлинник) первичного (входящего) документа;
- поручения вышестоящих инстанций и руководства Департамента;
- относящиеся к делу справки, протоколы, заключения и пр.;
- копии проектов исходящих документов с необходимыми визами;
- проекты исходящих документов (лишние копии документов
удаляются, предыдущие редакции проектов исходящих документов могут
быть удалены).
Исходящим номером ответа по исполненному документу является его
входящий номер, данный при первичной регистрации. Инициативным
документам дается самостоятельный исходящий номер соответственно
номенклатуре дел.
6.8. Формирование дел, их хранение, справочная работа
Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам
(как входящим, так и исходящим) осуществляются во всех структурных
подразделениях Департамента в зависимости от того, где они были
исполнены.
Справочную работу по документам, централизованно
зарегистрированным в Департаменте, осуществляют сектор служебной
корреспонденции отдела руководителя (по служебной документации) и
сектор писем граждан отдела руководителя (по обращениям граждан), а
также подразделения Департамента, принявшие их к исполнению.
Справочную работу по децентрализованно зарегистрированным документам
осуществляют соответствующие подразделения.
Руководители структурных подразделений Департамента, начальники
управлений здравоохранения административных округов отвечают за:
- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в
соответствующих базах данных;
- соблюдение сроков хранения документов, своевременную подготовку
и передачу дел в архив Департамента в соответствии с номенклатурой
дел.
Законченные делопроизводством дела не менее 2 лет остаются в
архивах подразделений для текущей работы (распорядительные документы
хранятся в канцелярии 5 лет), а затем в соответствии с номенклатурой
дел сдаются в Центральный объединенный архив Департамента
здравоохранения города Москвы.
Оформление дел для передачи в архив производится работниками
структурных подразделений Департамента при методической помощи и под
контролем сотрудников Центрального объединенного архива.
Центральным объединенным архивом в соответствии с Законом города
Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об Архивном фонде Москвы и
архивах", Основными правилами работы архивов организаций (одобрены
решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года) осуществляется
хранение документов, справочная работа по переданным документам,
выдача документов во временное пользование в структурные подразделения
Департамента, подготовка и выдача архивных справок, копий, выписок из
документов организациям и гражданам.
7. Исполнение и контроль исполнения поручений
по рассмотрению служебных документов и обращений граждан
7.1. Общие положения
7.1.1. В Департаменте подлежат исполнению поручения вышестоящих
органов, должностных лиц Департамента, зафиксированные в
распорядительных и иных служебных документах, резолюциях по исполнению
служебных документов и обращений граждан, решениях коллегий и
протоколах совещаний. Исполнение предполагает разработку и реализацию
мер, направленных на проведение в жизнь поручений должностных лиц
Департамента. Ответственность за рассмотрение документов и исполнение
поручений руководства Департамента возлагается на должностных лиц
Департамента в соответствии с их компетенцией.
7.1.2. В целях обеспечения высокой эффективности управления
здравоохранением города на основе систематической проверки хода
исполнения поручений и принятия надлежащих мер по их исполнению в
определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений
должностных лиц Департамента. Контроль исполнения включает в себя
контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным
исполнением конкретных поручений.
7.1.3. В Департаменте контролю подлежит исполнение
распорядительных документов и планов работы Департамента, а также
поручений руководителя, первого заместителя и заместителей
руководителя Департамента:
- по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных
документов вышестоящих организаций и должностных лиц;
- по подготовке заключений, в части, касающейся Департамента, по
законодательным актам Российской Федерации, принятым Государственной
Думой Федерального Собрания Российской Федерации и направленным Мэру
Москвы (данных по поручениям должностных лиц Правительства Москвы);
- по подготовке заключений, в части, касающейся Департамента, по
проектам законодательных актов города, представленным Московской
городской Думой (данных по поручениям должностных лиц Правительства
Москвы);
- по выполнению планов работы Правительства Москвы (в части,
касающейся Департамента) и Департамента здравоохранения города Москвы;
- по выполнению поручений, содержащихся в протоколах заседаний
Правительства Москвы (в части, касающейся Департамента);
- по рассмотрению служебных документов, заявлений граждан,
парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, депутатов Московской городской Думы.
7.1.4. Контроль исполнения отдельных поручений возлагается:
- по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных
документов вышестоящих организаций и должностных лиц - на руководителя
(и.о. руководителя) Департамента и по его резолюции - на заместителей
руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей
(в отдельных случаях - на начальников структурных подразделений);
- по выполнению других документов, указанных в п. 7.1.3, на
руководителя и заместителей руководителя Департамента, а также (по
резолюциям руководства Департамента) на начальников соответствующих
структурных подразделений.
Контроль исполнения распорядительных документов и поручений может
быть возложен на одного или нескольких должностных лиц в соответствии
с распределением обязанностей. Если контроль возложен (исполнение
поручено) на нескольких должностных лиц, то обобщает материал (готовит
итоговую справку и/или ответ) в целом по исполнению распорядительного
документа, протокола, резолюции то должностное лицо, которое в
распорядительном документе, протоколе, резолюции значится первым, если
нет других указаний.
7.1.5. Структурные подразделения Департамента в соответствии с
компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции,
предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения поручений,
информирование об этом руководства Департамента, ведение баз данных.
7.1.6. Отдел руководителя Департамента осуществляет:
- методическое руководство и помощь структурным подразделениям
Департамента, подведомственным учреждениям и организациям в вопросах
организации контроля исполнения поручений по рассмотрению служебных
документов и обращений граждан, реализации мероприятий,
предусмотренных распорядительными документами и решениями коллегии
Департамента;
- контроль исполнения поручений руководителя Департамента и его
первого заместителя по исполнению поручений Мэра и других документов,
поступивших из Правительства Москвы;
- контроль исполнения поручений руководителя Департамента и его
первого заместителя, зафиксированных в резолюциях по исполнению
служебных документов и обращений граждан, поступивших в адрес
Департамента;
- контроль исполнения резолюций руководителя и его первого
заместителя, данных в ходе личного приема граждан и представителей
организаций;
- контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколах
совещаний и заседаний, оформленных специалистами отдела руководителя
Департамента, а также соответствующих поручений руководителя
Департамента и его первого заместителя, связанных с выполнением
указанных протоколов;
- контроль за подготовкой и выполнением планов работы
Департамента.
7.2. Особенности контроля исполнения поручений Мэра
и других документов, поступающих из Правительства Москвы
7.2.1. Все документы, поступающие из Правительства Москвы,
подлежат централизованному контролю (в отделе руководителя
Департамента). Исполнение поручений Мэра и других документов,
поступающих из Правительства Москвы, организуется должностными лицами
Департамента в соответствии с поручениями руководства Департамента.
Должностные лица Департамента несут личную ответственность за
надлежащее исполнение данных поручений, а также распорядительных
документов Департамента, принимаемых во исполнение поручений Мэра и
других документов, поступающих из Правительства Москвы.
7.2.2. При организации исполнения поручений Мэра и других
документов, поступающих из Правительства Москвы, осуществляется
упреждающий контроль, предусматривающий:
- принятие решений (подготовка проектов приказов, распоряжений,
разработка планов и других мероприятий) с указанием конкретных сроков
исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение поручений
Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы;
- направление предупредительных запросов исполнителям с целью
получения и анализа промежуточной информации;
- осуществление контрольных проверок хода исполнения в
структурных подразделениях Департамента поручений Мэра и других
документов, поступающих из Правительства Москвы;
- регулярное заслушивание сообщений (отчетов) должностных лиц о
проделанной работе по выполнению поручений Мэра и других документов,
поступающих из Правительства Москвы, своевременное принятие мер по
устранению недостатков в данной работе (по фактам несвоевременного и
ненадлежащего исполнения поручений Мэра и других документов,
поступающих из Правительства Москвы, привлечение виновных должностных
лиц к ответственности).
7.2.3. При невозможности выполнения поручения в указанный срок
заблаговременно, не позднее 7 дней до истечения срока, установленного
руководством Департамента, руководителю Департамента представляется
служебная записка с проектом обращения к Мэру или давшему поручение
должностному лицу Правительства Москвы, содержащим просьбу о продлении
срока исполнения поручения, конкретные причины невозможности
выполнения поручения в установленный срок, принятые меры по
обеспечению выполнения поручения.
7.2.4. Продление сроков исполнения поручений Мэра и других
документов, поступающих из Правительства Москвы, осуществляется путем
согласования нового срока с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы.
Продление сроков исполнения документов с конкретным сроком исполнения
или с пометками "срочно" и "оперативно" осуществляется путем
согласования нового срока с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы с
использованием оперативных средств связи и последующим получением
извещения о продлении срока.
7.2.5. Корректировка сроков исполнения поручений по документам,
ответственным исполнителем которых является руководитель Комплекса
социальной сферы города Москвы, возможна на основании обоснованной
информации, подписанной руководством Департамента и представленной не
позднее 5 дней до истечения срока в Управление координации
деятельности Комплекса социальной сферы города Москвы. Не допускается
направление справок по указанным контрольным документам в Аппарат Мэра
и Правительства Москвы, минуя Управление координации деятельности
Комплекса социальной сферы города Москвы.
Корректировка сроков исполнения по документам, поступающим из
вышестоящих органов, от депутатов Государственной Думы, Московской
городской Думы, осуществляется путем согласования новых сроков
исполнения с ответственными сотрудниками соответствующих аппаратов с
использованием оперативных средств связи и последующим извещением
работников структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, ответственных за контроль исполнения, не позднее 7 дней до
истечения установленного срока.
На поручение, данное руководителем Комплекса социальной сферы
города Москвы нескольким исполнителям, информация в части касающейся
представляется ответственному соисполнителю (поименованному в
поручении первым) не позднее 8 дней до истечения срока (при
необходимости материал направляется с использованием оперативных
средств связи). Ответственный исполнитель направляет материалы в
Управление координации деятельности Комплекса социальной сферы города
Москвы для подготовки окончательного ответа не позднее трех дней до
установленного поручением срока. Направление ответа руководителю
Комплекса, минуя ответственного исполнителя, не допускается.
Если в поручениях Мэра Москвы, руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы руководитель Комплекса социальной сферы города
Москвы является соисполнителем, ответ ответственному исполнителю
дается за подписью руководителя Комплекса. Предложения руководителю
Комплекса с проектом ответа представляются за подписью руководителя
Департамента не позднее 7 дней до истечения срока (если в резолюции
Департаменту поручается ответить самостоятельно, руководителю
Комплекса представляется копия ответа).
7.2.6. Если информация Департамента, подготовленная во исполнение
поручений Мэра и других документов, поступивших из Правительства
Москвы, направляется соисполнителям с использованием почтовой связи, а
также во всех случаях направления материалов с истекающим (истекшим)
сроком исполнения, подразделение, подготовившее документ, должно
направить его адресату также с использованием оперативных средств
связи (например: отправка документа по факсу и получение по телефону
подтверждения о его принятии) либо нарочным с внесением указанной
информации на копию документа.
7.2.7. Представление руководителю Департамента промежуточной
информации о принятых заместителями руководителя и другими
должностными лицами Департамента мерах по исполнению поручений Мэра и
других документов, поступивших из Правительства Москвы, необходимо в
тех случаях, когда срок исполнения определен в течение месяца и более
и в те сроки, которые указаны в поручениях руководителя Департамента.
В случае когда срок исполнения поручения установлен менее месяца и при
этом своевременное его выполнение не вызывает сомнений, промежуточная
информация руководству Департамента представляется по усмотрению
ответственных должностных лиц.
7.2.8. В проекте докладной записки на имя Мэра или должностного
лица Правительства Москвы, давшего поручение, должны быть отражены
конкретные результаты исполнения поручения. Не отвечающие
установленным требованиям проекты доклада Мэру и должностным лицам
Правительства Москвы, давшим поручения, возвращаются должностным лицам
Департамента - исполнителям поручений для доработки и повторного
представления материалов.
7.2.9. Контроль за правильностью адресования документов,
направляемых в Правительство Москвы, осуществляют начальники
структурных подразделений, ответственные за исполнение поручений;
общий контроль возлагается на отдел руководителя Департамента:
- Мэру Москвы, заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
министрам Правительства Москвы, руководителю Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, префектам, руководителям органов городской
администрации документы направляются за подписью руководителя (и.о.
руководителя) Департамента;
- другим должностным лицам Правительства Москвы документы могут
быть направлены за подписью заместителя руководителя Департамента,
курирующего соответствующее направление работ.
7.3. Сроки рассмотрения служебных документов, обращений
граждан, обращений и запросов членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, Московской городской Думы,
муниципальных собраний внутригородских муниципальных
образований в городе Москве
Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям
граждан указываются в резолюциях руководства Департамента либо в
тексте распорядительного документа, протокола совещания, решения
коллегии. Сроки определяются календарной датой или истечением периода
времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.
Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом
конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.
Срок исполнения истекает:
- исчисляемого месяцем - через 28, 30 или 31 день в зависимости
от месяца года (в соответствующее число следующего месяца), не считая
нерабочих праздничных дней;
- исчисляемого неделей - через пять дней, не считая нерабочих
праздничных и выходных дней;
- исчисляемого днями - в последний день исполнения поручения, не
считая нерабочих праздничных и выходных дней.
Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со
статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем
окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
Сроки исполнения распорядительного документа в целом определяются
по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе
мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.
В тех случаях, когда в распорядительном документе Правительства Москвы
не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа
в целом - один год с даты подписания распорядительного документа.
Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на
контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы, руководителем Аппарата
Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручения по ним
исчисляется от даты поступления документа в Правительство Москвы
(первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы) и составляет один месяц, если в резолюции не установлен иной
срок исполнения. Срок исполнения поручения, установленный в днях,
начинается на следующий день после подписания резолюции должностным
лицом и ее регистрации в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.
При исполнении поручений следует иметь в виду:
- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный
срок;
- поручения с пометкой "незамедлительно" - в течение одного дня с
даты подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "весьма срочно" - в двухдневный срок с
даты подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "срочно" - в трехдневный срок с даты
подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "оперативно" - в течение десяти дней с
даты подписания и регистрации поручения (резолюции);
- остальные поручения - в течение месяца с даты подписания
резолюции;
- сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях.
Для всех видов письменных обращений граждан - индивидуальных и
коллективных, если их разрешение не требует продления или принятия
безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки
рассмотрения.
Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со
дня их поступления и регистрации. Обращения, не требующие
дополнительного изучения и проверки, разрешаются не позднее 15
календарных дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в
сокращенные сроки - до 15 дней с даты их поступления в Департамент.
Когда для рассмотрения обращений необходимо проведение
специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо
принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке
исключения продлены руководством Департамента, но не более чем на один
месяц, с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. Общий
срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за
исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения
и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях срок
рассмотрения обращения продлевается на период судебного
разбирательства.
Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются
безотлагательно, остальные - в соответствии с вышеуказанным порядком.
Обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы,
муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в
городе Москве, связанные с их депутатской деятельностью,
рассматриваются безотлагательно; при необходимости изучения вопросов -
в трехдневный срок дается предварительное уведомление инициатору
обращения, окончательный ответ направляется в течение 30 дней.
Сроки исполнения парламентских и депутатских запросов:
- парламентский запрос - не позднее чем через 15 дней со дня
получения или в иной установленный соответствующей палатой
Федерального Собрания Российской Федерации срок;
- депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не
позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной согласованный с
инициатором запроса срок;
- депутатский запрос депутата Московской городской Думы - не
позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной установленный
Думой срок;
- депутатский запрос депутата муниципального Собрания - не
позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной установленный
Собранием срок.
Корректировка срока исполнения поручения производится должностным
лицом, его установившим, на основании обращения ответственного
исполнителя, представляемого не позднее чем за 2 дня до истечения
срока.
Корректировка сроков исполнения поручений по документам,
поступивших от должностных лиц Правительства Москвы, осуществляется в
соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2 настоящего
Регламента.
7.4. Порядок исполнения поручений
по рассмотрению документов
Рассмотрение документов осуществляется в соответствии с
поручениями должностных лиц Департамента, содержащимися в
распорядительных документах, протоколах, резолюциях.
Если рассмотрение документа поручено нескольким сотрудникам и в
поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за
подготовку обобщенной информации является сотрудник, указанный в
резолюции первым.
Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных
исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при
необходимости, по собственному усмотрению или обращению основного
исполнителя.
Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения
поручения обязаны представить ответственному исполнителю справки для
обобщения либо сообщить свое мнение по рассматриваемому вопросу в
другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Подлинники
документов, направленные ответственному исполнителю, прилагаются к
делу. Ответственному исполнителю дано право созыва соисполнителей.
Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и
своевременную подготовку документа.
Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений
Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы,
подписываются руководителем Департамента либо его заместителями в
соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2.9, и представляются
в Правительство Москвы в сроки, указанные в поручениях, либо в
месячный срок со дня регистрации документов в Правительстве Москвы,
если срок не указан.
Информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя
Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации и
Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, депутатов, руководителей министерств и ведомств Российской
Федерации и иных должностных лиц, подготовленная Департаментом по
поручению Мэра Москвы или лица, исполняющего его обязанности, должна
оформляться на бланке письма Мэра Москвы и в двух экземплярах с
сопроводительным письмом в адрес Мэра направляться в Аппарат Мэра и
Правительства Москвы (на втором экземпляре должна быть виза
руководителя (и.о. руководителя) Департамента).
Если поручение предусматривает ответ Администрации Президента
Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету
Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской
Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство Москвы"
за подписью члена Правительства Москвы либо должностном бланке члена
Правительства Москвы и направляется в Аппарат Мэра и Правительства
Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера
поручений федеральных органов и Правительства Москвы дается ответ).
Ответы на поручения Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право
от его имени давать поручения, адресуются исключительно Мэру Москвы.
Ответы на служебные документы и письменные обращения граждан в
адрес Мэра Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города
Москвы направляются за подписью руководителя Департамента только в
случаях соответствующих поручений. При этом руководитель Комплекса
социальной сферы города Москвы информируется письмом с приложением
копии ответа.
В остальных случаях готовится проект ответа за подписью
соответствующего должностного лица и представляется с сопроводительной
запиской руководителя Департамента руководителю Комплекса социальной
сферы города Москвы не позднее трех дней до истечения срока исполнения
поручения.
Ответы на документы даются, как правило, в письменной форме. При
устной форме ответа (если это устраивает адресата) на служебном
документе либо обращении гражданина (или на отдельных справках)
исполнителем делается отметка с указанием даты ответа, его краткого
содержания, а также информации о лице, давшем ответ (фамилия,
инициалы, должность, телефон) и его получившем.
7.5. Порядок представления исполненного поручения
к снятию с контроля
Снятие с контроля поручений производится должностным лицом,
поставившим документ на контроль, или руководством Департамента.
Снятие с контроля поручений руководителя Департамента и его
первого заместителя осуществляется на основании резолюций руководителя
Департамента или его первого заместителя на справках (заключениях) об
исполнении, представляемых заместителями руководителя Департамента или
начальниками структурных подразделений, ответственными за рассмотрение
документа.
Основанием для снятия поручения с контроля может служить:
- подписанный и зарегистрированный ответ;
- служебная записка исполнителя о результатах выполнения
поручения с резолюцией руководителя о снятии документа с контроля;
- резолюция руководителя о снятии документа с контроля.
Отметка о рассмотрении документа и направлении его в дело должна
включать: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ,
об этом свидетельствующий), слова "В дело", дату, подпись исполнителя
и руководителя структурного подразделения, в котором рассмотрен
документ.
При представлении рассмотренного документа для снятия с контроля
делопроизводитель соответствующего подразделения формирует материалы
дела по хронологии их поступления (изготовления) в следующем порядке:
- оригинал (подлинник) первичного (входящего) документа (если
подлинник документа подлежит возврату в вышестоящую организацию или
направлению в стороннюю организацию, то в деле остается его копия);
- поручения вышестоящих инстанций и руководства Департамента;
- относящиеся к делу справки, протоколы, заключения и пр.;
- копия исходящего документа (лишние копии документов удаляются,
непринятые редакции проектов исходящих документов могут быть удалены);
- контрольная карточка учета входящего документа.
Основаниями для снятия распорядительного документа с контроля
являются его выполнение либо издание нового распорядительного
документа, отменяющего действие прежнего.
Исполненными считаются служебные документы и обращения граждан,
по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые
меры, корреспондентам даны исчерпывающие ответы, сведения о
рассмотрении документа, содержащего необходимые реквизиты и визы,
представленного в надлежащем порядке, внесены в компьютерную базу
данных Департамента.
7.6. Порядок осуществления контроля
Контроль исполнения распорядительных документов и поручений
осуществляется в Департаменте с использованием автоматизированных баз
данных:
- "Автоматизированная информационная система обеспечения
документооборота городской отрасли "Здравоохранение";
- "Автоматизированная информационная система работы с письмами
граждан городской отрасли "Здравоохранение".
Централизованному (с использованием автоматизированных систем
контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат поручения
по рассмотрению служебных документов и обращений граждан, поставленные
на контроль руководителем Департамента, его первым заместителем,
отделом руководителя Департамента, помеченные штампом "контроль".
Контроль исполнения иных поручений, а также сохранности связанных
с ними документов обеспечивается в структурных подразделениях
Департамента и возлагается на их руководителей.
Контроль осуществляется как оперативными методами (выход на
место, использование средств оперативной связи, организация проверок,
совещаний и т.д.), так и традиционными (обеспечение информации от
исполнителей в виде справок, талонов отчетов, заключений и т.д.).
Сотрудники отдела руководителя Департамента периодически, до
истечения установленного срока исполнения уведомляют исполнителей о
поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящий период.
Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения распорядительного
документа или поручения до истечения конечного срока в порядке
упреждающего контроля.
Исполнители или сотрудники, ответственные за контроль в
структурных подразделениях, обязаны представить информацию о
выполнении поручения в отдел руководителя Департамента не позднее
следующего дня после окончания контрольного срока для снятия документа
с контроля.
Если информация, представленная исполнителем в отдел руководителя
к снятию поручения с контроля, не соответствует установленным
требованиям, материалы возвращаются в соответствующее подразделение
для доработки.
7.7. Информирование должностных лиц Департамента
Начальник отдела руководителя Департамента в оперативном порядке,
еженедельно и ежеквартально анализирует исполнение поручений по
рассмотрению служебных документов и обращений граждан и докладывает
руководству Департамента о состоянии исполнительской дисциплины.
Отдел руководителя Департамента имеет право вносить руководству
Департамента предложения о привлечении к дисциплинарной
ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивших
своевременное выполнение поручений руководителя и его первого
заместителя, содержащихся в резолюциях, протоколах и распорядительных
документах.
Руководитель Департамента представляет Правительству Москвы
ежегодный отчет о своей деятельности (о состоянии исполнительской
дисциплины и исполнении поручений Правительства Москвы).
Департамент осуществляет систематический контроль за состоянием
работы с обращениями и приемом граждан в управлениях здравоохранения
административных округов и подведомственных учреждениях
здравоохранения.
8. Организация приема граждан и представителей организаций
Прием граждан проводится руководителем Департамента и его
заместителями либо по их поручению другими должностными лицами,
правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их
компетенции, а также отдельно выделенными сотрудниками.
Прием граждан осуществляется в приемной Департамента ежедневно,
кроме выходных и праздничных дней, а также в служебных кабинетах
должностных лиц, осуществляющих прием. Приемы граждан руководителем
Департамента и его первым заместителем осуществляются по записи
согласно графику.
Граждане вправе обращаться в приемную лично или через своих
представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.
На прием к руководству Департамента граждане могут записаться,
если их вопрос не был решен на уровне учреждения здравоохранения,
управления здравоохранения административного округа или сотрудниками
Департамента. Предварительная беседа с гражданами, представителями
организаций и запись на прием к руководителю Департамента и его
первому заместителю проводятся соответственно начальником отдела
руководителя и его заместителем.
Лицо, осуществляющее прием, для обеспечения квалифицированного
решения поставленных посетителем вопросов может привлекать к их
рассмотрению сотрудников соответствующих структурных подразделений
Департамента и подведомственных органов и учреждений здравоохранения.
Все обращения гражданина регистрируются. Вопросы, с которыми
обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приема. Лицо,
осуществляющее прием, в пределах своей компетенции вправе принять одно
из решений:
- удовлетворить просьбу;
- отказать в удовлетворении просьбы, подробно аргументировав
мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;
- принять письменное заявление, если поставленные вопросы требуют
дополнительного изучения или проверки, разъяснив причины, по которым
просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и сроки ее
рассмотрения.
Если решение вопросов, поставленных посетителем в ходе приема, не
входит в компетенцию Департамента, посетителю разъясняется, в какой
орган исполнительной власти (учреждение) ему следует обратиться.
Все материалы, полученные от посетителя (гражданина,
представителя организации) в ходе приема, передаются на регистрацию в
сектор служебной корреспонденции или сектор писем граждан отдела
руководителя Департамента.
Поручение по обращению гражданина (организации) должно
исполняться в тридцатидневный срок со дня оформления поручения, если
поручением не установлен иной срок. Продление срока исполнения
поручения возможно должностным лицом, его установившим, либо
вышестоящим руководителем.
Поручение снимается с контроля:
- если вопрос решен положительно;
- при обоснованном отказе на поставленный вопрос и согласии
должностного лица, давшего поручение, с доводами исполнителя.
Контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан,
представителей организаций, осуществляется должностными лицами в
соответствии с функциональными обязанностями и резолюциями по существу
вопроса. Общий контроль исполнения поручений, данных во время приема
граждан, представителей организаций, осуществляется сотрудниками
отдела руководителя.
Начальник отдела руководителя Департамента регулярно информирует
руководство Департамента о характере обращений граждан и
представителей организаций, а также состоянии дел по их рассмотрению.
9. Информационное обеспечение деятельности Департамента
Информационное обеспечение деятельности Департамента направлено
на доведение до руководства Департамента, начальников подразделений,
руководителей подведомственных структур информации, необходимой для
решения задач управления отраслью, а также для освещения и разъяснения
населению деятельности Департамента и Правительства Москвы в области
здравоохранения.
Задачи пресс-службы Департамента:
- обеспечение должностных лиц Департамента информацией,
способствующей эффективному выполнению возложенных функций;
- обеспечение принципа гласности в деятельности Департамента и
Правительства Москвы в сфере здравоохранения, в том числе через
организацию выступлений соответствующих должностных лиц в средствах
массовой информации;
- информирование граждан о проводимых мероприятиях и программах в
области здравоохранения.
Формы и средства предоставления и распространения информации:
- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов;
- предоставление копий по запросу;
- предоставление справок по телефону;
- публикации в средствах массовой информации;
- выступления на телевидении и радио;
- организация пресс-конференций руководства Департамента;
- выпуск сборников, обзоров, перечней;
- публикация информации на Интернет-сервере Департамента.
10. Информатизация деятельности Департамента
Основные цели и задачи информатизации Департамента
здравоохранения - удовлетворение информационных потребностей и
реализация прав граждан и организаций на получение информации о
городском здравоохранении. Они достигаются внедрением в практику
современных средств телекоммуникации и информационных технологий,
способствующих обеспечению оперативного и качественного управления
отраслью, повышению доступности информации, увеличению открытости
деятельности Департамента, прозрачности принятия решений, созданию
условий в части, касающейся Департамента, для взаимодействия органов
исполнительной власти города Москвы между собой по принципу "одного
окна".
Департамент здравоохранения города Москвы имеет официальный
сервер в сети Интернет (http://www.mosgorzdrav.ru), программно
совместимый с информационными технологиями официального сервера
Правительства Москвы.
11. Оформление служебных документов
11.1. Общие требования к оформлению документов
Документы оформляются на бланках утвержденного образца,
изготовленных на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм),
А6 (105 x 148 мм).
Как правило, для каждого вида документа используется свой бланк,
на котором типографским способом воспроизведено его наименование. При
направлении документа в вышестоящие и сторонние организации применение
бланков обязательно; для "внутренней" переписки бланки документов не
применяются ("внутренней" считается переписка между руководителем
Департамента и его заместителями, руководителями и сотрудниками
структурных подразделений Департамента, а также с главными внештатными
специалистами Департамента).
11.2. Реквизиты документов
При подготовке документов должны соблюдаться требования и
правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие
оперативному исполнению и последующему использованию материалов в
служебных целях, а также созданию возможностей для автоматизированной
обработки информации.
Обязательные реквизиты документа: наименование организации
(должностного лица), автора (исполнителя) документа, название вида
документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись
должностного лица.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.
Заголовок к тексту указывается в документах формата А4. Он должен
быть кратким, точно отражать содержание документа, формулироваться в
виде ответа на вопрос "о чем?". Печатается от границы левого поля под
реквизитами "дата и регистрационный номер документа" или "ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего документа"; может быть
выделен жирным шрифтом.
Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата регистрации - для распорядительных и служебных документов;
- дата проведения (принятия решения) - для протоколов заседаний и
совещаний, решений коллегии.
Элементы даты приводятся в последовательности: день месяца,
месяц, год. В документах используются буквенно-цифровое (1 января 2006
года) или цифровое написание дат (01.01.2006 - полное, 01.01.06 -
сокращенное). В тексте распорядительного документа используется
буквенно-цифровое написание дат, в служебных письмах, протоколах и
других документах, содержащих сведения финансового характера,
буквенно-цифровое оформление дат предпочтительнее. Написание дат в
пределах одного документа должно быть единообразным.
Индекс документа - это порядковый номер для приказов,
распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной
корреспонденции - входящий или исходящий номер соответственно
номенклатуре дел.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа, поступившего из
вышестоящей или сторонней организации, в обязательном порядке
приводится на документах-ответах Департамента под датой и номером
документа-ответа.
Адресат указывается на отправляемых документах. Документы
адресуются в организации, их подразделения, конкретному должностному
лицу. Наименование организации (подразделения) указывается в
именительном падеже, должность и фамилия адресата - в дательном:
Комитет по туризму города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой
Если адресатом является руководитель органа (организации), то
наименование органа (организации) входит в наименование должности
адресата:
Председателю Комитета
по культуре города Москвы
С.И. Худякову
Несколько однородных организаций указываются обобщенно:
Начальникам управлений здравоохранения
административных округов
Документ может содержать до четырех адресатов. Если документ
направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор
инициативного письма. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым
адресатом не ставится. Все экземпляры документа оформляются на бланке
и подписываются. При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки и на каждом документе указывается один
адресат и адресатам направляют копии документов. При адресовании
документа Мэру Москвы, Председателю Московской городской Думы,
Министру здравоохранения и социального развития Российской Федерации
одновременное его адресование другим адресатам не допускается.
Реквизит "адресат" печатается от границы правого поля листа
(допускается выделение фамилии и инициалов адресата жирным шрифтом) и
включает:
- наименование организации или (при адресовании физическому лицу
- фамилию, имя, отчество адресата);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- область, край, автономный округ (область), республику, город;
- страну (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Генеральному директору
Фонда "Москва-Севастополь"
М.И. Аполлонову
ул. Марии Ульяновой, дом 14, Москва, 117321
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и
Москвы, а также при переписке между Департаментом и подведомственными
ему структурами.
Текст строится в зависимости от вида документа и должен, как
правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается
причина составления документа, даются ссылки на основополагающие
материалы и содержится информация по существу рассматриваемого
вопроса, во второй части приводятся выводы, предложения, решения или
просьбы. Текст допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты
и подпункты, которые могут быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст
должен излагаться четко, последовательно, кратко.
Печатается документ на бланках А4 через 1-1,5 межстрочных
интервала.
При направлении документа конкретному должностному лицу
рекомендуется начинать текст с персонального обращения с
использованием слов "уважаемый" ("уважаемая"): "Уважаемый Иван
Иванович!". При адресовании документа в негосударственные организации,
а также в случаях, когда имя и отчество адресата неизвестны и
установить их не представляется возможным, допускается обращение с
использованием слов "господин": "Уважаемый господин Иванов!" или
"Господин Иванов!". В конце текста над наименованием должности
подписавшего документ должностного лица возможно проставление слов "С
уважением".
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующая страницы нумеруются. Номера проставляют посередине
верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница (стр.)" и
знаков препинания.
Подпись - обязательный реквизит, включающий: наименование
должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного
бланка указывать не нужно), личную подпись и ее расшифровку (инициалы
и фамилия, выделяемые жирным шрифтом). Наименование должности
печатается от границы левого поля, расшифровка подписи равняется к
границе правого края текста. При подписании документа несколькими
должностными лицами подписи располагают одну над другой в
последовательности, соответствующей должностям; при подписании
документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на
одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ,
отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель - указываются фактическая должность
подписавшего документ лица ("исполняющий обязанности..." или
"заместитель...") и его фамилия.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка
об их наличии печатается после текста документа по следующей форме:
"Приложение: по тексту на -- листах в --- экземплярах". Если
приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то
отметку о его наличии делают по форме: "Приложение: по тексту на 5
листах в 2 экземплярах только в 1-й адрес".
Наименования неназванных в тексте документа приложений
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении (если
приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается) и числа
их экземпляров:
"Приложения: 1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 17 мая
2006
года N 816-РП "О командировании в Берлин" всего на 2
листах в 1 экз.
2. Справка о сотрудничестве с Берлином по линии
здравоохранения на 3 листах в 2 экз.".
Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих
предварительного рассмотрения заинтересованными органами
(организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее
согласование (или разногласие) оформляется грифом согласования,
справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения
документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается
заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица,
согласующего документ (включая наименование организации), личная
подпись должностного лица с расшифровкой, дата. Грифы согласования
печатаются от границы левого поля, располагаются ниже реквизита
"подпись" или на отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа
согласования (например: "Лист согласования (справка, протокол)
прилагается"; подпись и дата).
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости следует указывать должность
визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при
внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Визы согласования проставляются на подлинниках документов, за
исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
Фамилия и номер телефона исполнителя указываются в левом нижнем
углу лицевой стороны последнего листа документа. Исполнителем
указывается сотрудник аппарата Департамента, замещающий должность
государственной гражданской службы города Москвы. При оформлении
документа за подписью руководителя Департамента указывается
исполнитель, занимающий должность категории "руководители". Для
автоматизированного поиска документа ниже отметки об исполнителе может
проставляться имя файла или иные поисковые данные.
Особым способом введения документа в действие, санкционирующим
распространение его на определенный круг организаций, подразделений,
должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие; эти документы приобретают юридическую силу с даты
утверждения. Утверждение документа возможно грифом утверждения или
изданием распорядительного документа; оба способа имеют одинаковую
юридическую силу (распорядительный документ нужен, если требуются
пояснения или действие документа выходит за рамки Департамента и
распространяется на подведомственные структуры; в иных случаях может
ставиться гриф утверждения). Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ
(печатают заглавными буквами без кавычек в правом верхнем углу, при
наличии двух грифов их располагают в правом и левом верхних углах
документа), наименование должности и подпись утвердившего документ
лица, расшифровка подписи, дата утверждения. При утверждении документа
распорядительным документом гриф может состоять из слова УТВЕРЖДЕНО,
наименования утверждающего документа, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
здравоохранения города Москвы
от 15 января 2003 года N 157
11.3. Применение печатей
Печать удостоверяет подлинность подписей должностных лиц на
документах, требующих особого удостоверения, либо соответствие копии
подлиннику.
В Департаменте применяются гербовая печать "Департамент
здравоохранения города Москвы" и простая круглая печать "Канцелярия
Департамента здравоохранения города Москвы", которые хранятся в
канцелярии.
Гербовой печатью "Департамент здравоохранения города Москвы"
заверяются подписи руководителя Департамента и его заместителей, а
также подпись главного бухгалтера (на документах финансового
характера).
Печатью "Канцелярия Департамента здравоохранения города Москвы"
удостоверяются копии распорядительных и служебных документов
Департамента, подписи руководителей структурных подразделений
Департамента.
11.4. Заверение копии документа
Департамент здравоохранения города Москвы, его структурные
подразделения могут выдавать копии только тех документов, авторами
которых являются должностные лица и структурные подразделения
Департамента.
Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим ее
соответствие подлиннику документа (кроме копий распорядительных
документов, направляемых в соответствии со списком рассылки), и
печатью.
Заверительная надпись составляется по форме: "верно",
наименование должности лица, заверившего копию; его личная подпись;
расшифровка подписи и дата заверения копии. На копиях отправляемых
документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего
копию, допускается не указывать.
11.5. Оформление документов, направляемых за рубеж
В целях координации международных связей Департамента
здравоохранения города Москвы и обеспечения протокольных требований к
международной переписке проекты документов для отправки за рубеж на
имя руководителей государственного и муниципального уровня согласуются
с Департаментом международных связей города Москвы.
Текст документов, как правило, печатается на русском языке без
заголовка. В реквизите "адресат" указываются вначале имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название учреждения
или фирмы, затем адресные данные: дом, улица, город, почтовый индекс,
страна (может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким
(США), но официально принятым).
Подписание производится тем должностным лицом, подпись которого
заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим
образом:
- при использовании должностного бланка указываются имя, отчество
и фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;
- при использовании бланка письма вначале указываются имя,
отчество и фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и
его подпись.
Реквизит "подпись" печатается на уровне реквизита "адресат",
реквизит "дата" печатается от границы левого поля документа после
текста письма на уровне или ниже подписи (применяется
буквенно-цифровой способ оформления дат).
В ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера,
целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ: "На Ваше
письмо от...". При регистрации документа, отправляемого за границу,
регистрационный номер ставится на втором экземпляре, остающемся в
деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. С письмом
исполнитель готовит конверт с адресом на русском и иностранном языках
(на английском языке или языке страны адресата). Порядок отправления
документа за рубеж определяется исходя из срочности информации: через
Департамент международных связей города Москвы, по почте, нарочным,
техническими средствами оперативной связи (телефакс, международная
телеграмма). В случае отправления документа через Департамент
международных связей города Москвы к нему готовится сопроводительное
письмо.
11.6. Оформление доверенности
Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий
руководителем Департамента, иными должностными лицами на представление
интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному
лицу либо служащему Департамента. Доверенность оформляется на бланке
Департамента. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение
года со дня ее выдачи. Образцы доверенностей показаны в приложении 10
к Регламенту Правительства Москвы.
Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего
полномочия;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность уполномоченного
лица;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись должностного лица Департамента;
- гербовая печать Департамента здравоохранения города Москвы.
Дополнительные реквизиты доверенности (для ведения гражданских
дел): паспортные данные уполномоченного должностного лица, образец его
подписи.
12. Порядок проведения заседаний и совещаний
12.1. Подготовка и проведение заседаний и совещаний
Совещания у руководителя Департамента и его заместителей
проводятся в соответствии с их поручениями и недельными планами
работы. Организация совещания у руководителя Департамента возлагается
на первого заместителя руководителя, заместителей руководителя,
начальников подразделений Департамента.
Ответственные за подготовку совещания обеспечивают не менее чем
за 2 рабочих дня до его проведения предоставление повестки совещания с
указанием докладчика и списка участников, а также сводной информации
по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта
распорядительного документа, согласованного с соответствующими
должностными лицами.
Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за 1 день до
совещания обеспечивают подготовку помещения, приглашение участников,
оповещение их при отмене или переносе даты совещания.
При необходимости в ходе совещания ведется магнитограмма.
После проведения совещания (в том числе выездного) в срок не
более трех дней соответствующие структурные подразделения составляют
протокол.
Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий
ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях,
проводимых должностными лицами и рабочими органами Департамента
(коллегией, комиссиями, советами и т.д.). Решения, зафиксированные в
протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц, их
подписавших, являются обязательными для исполнения соответствующими
должностными лицами Департамента, подведомственных структур и
руководимыми ими сотрудниками.
Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный
характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных
лиц.
Протоколы совещаний оформляются следующим образом: указываются
номер протокола, дата совещания, присутствующие, записываются
рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Основная часть
протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня,
каждый раздел протокола строится по форме "слушали - выступили -
решили".
Ход обсуждения не фиксируется; допускается отдельно по каждому
вопросу кратко записывать констатирующую часть (состояние обсуждаемого
вопроса) и полностью поручения с указанием наименований структурных
подразделений (или организаций), должностных лиц, которым даются
поручения, а также сроков их исполнения. В последнем пункте
указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль
исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.
Специалистом, оформившим протокол, определяется круг лиц, которым
рассылается протокол, с учетом данных на совещании поручений.
Протокол подписывается должностным лицом, проводившим совещание.
Оформленные протоколы совещаний регистрируются в соответствующих
подразделениях в течение года по возрастанию номеров. Копии протокола
либо выписки из него с конкретными поручениями и сроками их исполнения
направляются исполнителям на следующий день после его подписания.
Протоколы два года хранятся в структурных подразделениях, затем в
установленном порядке передаются в Центральный объединенный архив
Департамента здравоохранения города Москвы.
12.2. Деятельность коллегии Департамента здравоохранения
Деятельность коллегии регламентируется Положением о Департаменте
здравоохранения города Москвы, утвержденным постановлением
Правительства Москвы от 31.12.2002 N 1070-ПП "О реорганизации Комитета
здравоохранения Москвы", Положением о коллегии Департамента и
настоящим Регламентом.
Председателем коллегии является руководитель Департамента. В
отсутствие председателя коллегии заседания проводятся заместителем
председателя коллегии - первым заместителем руководителя Департамента
либо другим членом коллегии по поручению председателя (заместителя
председателя) коллегии.
Организационно-техническое и информационно-аналитическое
обеспечение деятельности коллегии, а также предупредительный контроль
исполнения принятых на заседаниях решений осуществляет секретарь
коллегии.
План работы коллегии составляется на квартал или полугодие и
утверждается председателем коллегии после рассмотрения на заседании
коллегии; он может быть изменен в процессе исполнения по обращению
должностного лица, ответственного за подготовку вопроса, на имя
председателя коллегии.
Заседания коллегии проводятся на регулярной основе, как правило,
2 раза в месяц и по мере необходимости. В заседаниях коллегии члены
коллегии участвуют лично без права замены; заседание правомочно при
присутствии более половины членов. Решения принимаются большинством
голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии. В
заседаниях коллегии участвуют приглашенные в соответствии с
утвержденным списком.
Ответственность за подготовку вопроса, поставленного на
обсуждение коллегии, несет заместитель руководителя Департамента (по
своему разделу работы), в его отсутствие - начальник соответствующего
подразделения.
Материалы к заседанию представляются ответственным исполнителем
(начальником подразделения) секретарю коллегии за 10 дней до
заседания.
Предложения по рассмотрению внеплановых вопросов вместе с
необходимыми материалами к заседанию коллегии представляются по
согласованию с председателем коллегии за 10 дней до заседания.
Доработка решений коллегии после обсуждения на заседании
проводится ответственными исполнителями в сроки, установленные на
заседании.
Заседания оформляются протоколами и решениями, подписываются
председателем (заместителем председателя) и секретарем коллегии;
хранятся в отделе руководителя 5 лет, затем передаются в Центральный
объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.Страницы: 1 2 |