Страницы: 1 2
собственником информации, в соответствии с законодательством.
VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,
снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,
обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,
информирование руководителей в целях своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем
федерального органа исполнительной власти.
При постановке документа на контроль на левом поле документа
делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом
(штампом) "Контроль".
8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель федерального
органа исполнительной власти и по его поручению специальная служба
контроля, а в ее отсутствие служба ДОУ, которая осуществляет учет
контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
руководители структурных подразделений федерального органа
исполнительной власти.
8.1.4. Контроль исполнения документом строится на базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения
Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской
Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы
федерального органа исполнительной власти, решения коллегиального
органа и др.).
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших
из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и
обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из
срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
"срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно"
- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня
получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня
получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным
федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов
постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства
Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного
исполнителя на согласование - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с
другими организациями - в течении 15 дней, с согласованием - 30 дней;
по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган
исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки
- до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не
более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя
федерального органа исполнительной власти, давшего поручение,
мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до
истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или
Правительства Российской Федерации допускается в исключительных
случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный
срок по объективным причинам. В этом случае, руководители федеральных
органов исполнительной власти представляют автору поручения
мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой
даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в
10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных
и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для
внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют
право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) -
автор документа.
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за
контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по
согласованию с непосредственным руководителем и службой,
обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную
организацию с последующим информированием о ходе и результатах
исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра
регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки
возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем
порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания
последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до
истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в
РКФ.
8.1.1 1. Снятие документов с контроля осуществляет руководитель
федерального органа или по его поручению служба ДОУ, снятие документа
с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении
его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ
(дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело",
номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений но существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по
нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и
материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись
лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.1.13. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых
от структурных подразделений (приложение 8), не реже одного раза в
месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в
федеральном органе исполнительной власти и подведомственной сети, на
основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для
информирования руководства федерального органа в установленные им
сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от
Президента Российской Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента
Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".
8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней,
осуществляется непосредственно руководителем федерального органа
исполнительной власти либо, по его поручению, одним из заместителей
руководителя.
Руководитель федерального органа, которому передан на исполнение
документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки
исполнения поручений в резолюции.
8.2.3. Служба ДОУ делает соответствующие отметки в РКФ: вносит
фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о
прохождении и исполнении документов.
8.2.4. Руководитель службы ДОУ еженедельно составляет сводку о
ходе исполнения документов для последующего информирования
руководителя федерального органа исполнительной власти о состоянии
исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих
органов.
8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа
руководителю федерального органа исполнительной власти предоставляются
сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение,
или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или
Правительства Российской Федерации дано нескольким должностным лицам,
то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении
первым, является ответственным исполнителем поручения и организует
работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки
представления соисполнителями предложений, порядок согласования и
подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют
свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с
приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации
представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до
истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по
исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело".
IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в центральный архив федерального органа
исполнительной власти (далее именуется - архив) в соответствии с
требованиями, установленными государственными стандартами на
документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной
службы России, а также соответствующими нормативно-методическими
документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов
исполнительной власти.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и
формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной
власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета
дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями о федеральном органе исполнительной власти и его
структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о
работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,
номенклатурами дел, за предшествующие годы. Изучаются документы,
образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти,
их виды, состав и содержание.
9.1.3. В федеральных органах исполнительной власти составляются
номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 9) и сводная
номенклатура дел федерального органа исполнительной власти (приложение
10).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
(отделом), лицом, ответственным за ведение делопроизводства,
согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем
подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения, и представить ее в службу ДОУ
федерального органа исполнительной власти.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на
основе номенклатур дел структурных подразделений при методической
помощи архива федерального органа исполнительной власти.
9.1.6. Сводная номенклатура дел федерального органа
исполнительной власти, подписывается руководителем службы ДОУ,
согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется -
ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной
проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) федерального архива, в
который документы передаются на государственное хранение, и
утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти.
Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного
раза в 5 лет, если не было структурных изменении в федеральном органе
исполнительной власти.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
федерального органа исполнительной власти получают выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ
в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве федерального органа
исполнительной власти. Четвертый - в федеральном архиве, с которым
согласовывалась номенклатура дел.
9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального
органа исполнительной власти.
9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа
исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В
сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с
утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.
9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы федерального органа исполнительной
власти.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения
структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение
структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материала", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
федерального органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название организации, которой будут
адресованы или от которой будут получены документы (адресат или
корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название
местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы,
списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации научно-технической документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения".
Если содержание дела касается одной административно -
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании
архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год ) на (за) который составлены планы
(отчеты).
Например:
"Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе
автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок
хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган
исполнительной власти для продолжения и др.
9.1.14. Если в течение года в федеральном органе исполнительной
власти возникают новые документированные участки работы, не
предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для
вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные номера.
9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в федеральном органе исполнительной
власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных
подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться
исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения
делопроизводства, в службу ДОУ или лицам ответственным за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в
дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии
с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой ДОУ.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы
одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих
основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно
превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)
индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением
"т.1", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимся к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности
Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности
федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640. (Собрание
законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
9.2.7. Дела федерального органа исполнительной власти подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела -
подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс
работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится
сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в
ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи
и под контролем архива федерального органа исполнительной власти.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки
дела по установленной форме (приложение 11); нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение 12); составление в
необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 13);
подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты
обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На
обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа
исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс
дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в
деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование федерального органа исполнительной власти
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках
после полного наименования; наименование структурного подразделения -
записывается название структурного подразделения в соответствии с
утвержденной структурой; индекс дела, - проставляется цифровое
обозначение дела по номенклатуре дел федерального органа
исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры
дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК
федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих
распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.
даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и
самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год
обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,
образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков
хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами
только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,
утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он
проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования федерального архива, в который будут передаваться дела,
кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти
по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в Федеральном
органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на
отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К
внутренней описи составляется итоговая запись в которой указывается
цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив федерального
органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет,
а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для
работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится
карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс
дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной
власти или его заместителя, курирующею службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле
заверенной копни документа и акта о причинах выдачи подлинника.
X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы федерального органа исполнительной власти являются
федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в
порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат
обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив,
как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока
хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному
составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на
государственное хранение федеральный орган исполнительной власти
образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив федерального
органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ и лиц,
ответственных в структурных подразделениях за ведение
делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о
выделении к уничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в федеральном органе
исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: при
составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке
правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к
передаче в архив федерального органа исполнительной власти.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в федеральном органе исполнительной власти создается
постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется
- ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется -
ЭК) в структурных подразделениях.
10.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы
определяются положениями, которые утверждаются руководителем
федерального органа исполнительной власти (для ЦЭК) и руководителем
структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его
утверждения подлежит согласованию с Федеральной архивной службой
России.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами,
ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под
непосредственным методическим руководством архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной
власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой
"До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в
структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие
годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти путем
полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат
изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные
копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными
сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы
ценности документов принимает ЦЭК федерального органа исполнительной
власти.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц, хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
10.1.11. В федеральном органе исполнительной власти в каждом
структурном подразделении описи на дела постоянного хранения
составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством
архива федерального, органа исполнительной власти. По этим описям
документы сдаются в архив федерального органа.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел федерального органа
исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по
которой он сдаст дела на государственное хранение в соответствующий
федеральный архив.
10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (приложение 14) и представляются в архив
федерального органа исполнительной власти через два года после
завершения дел в делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения
имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по
описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата
дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок
хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то
каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в
точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку
дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дела по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел и описи
(литерные номера и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного
подразделения.
При наличии в структурном подразделении федерального органа ЭК,
опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
10.1.17. Опись дел структурного подразделения организации
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с
делами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй
остается в качестве контрольного экземпляра в структурном
подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел
составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи
передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 15)
производится после составления сводных описей дел постоянного хранения
за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти одновременно.
Согласованные ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти акты
утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти
только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее
именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел
постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить
дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным
порядком.
10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на дела всего федерального органа исполнительной власти.
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то
название каждого структурного подразделения указывается перед группой
заголовков дел этого подразделения.
10.2. Подготовка и передача документов в архив
10.2.1. В архив федерального органа исполнительной власти
передаются дела с исполненными документами постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
только по описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа
исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и
использования в структурном подразделении.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как
правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по
истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном
порядке.
10.2.4. Передача дел в архив федерального органа исполнительной
власти осуществляется по графику, составленному архивом,
согласованному с руководителями структурных подразделений и
утвержденному руководителем службы ДОУ.
10.2.5. В период, подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником
архива предварительно проверяется правильность их формирования,
оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке
недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного
подразделения обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива
федерального органа исполнительной власти в присутствии работника
структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи
против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии
дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью
количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также
подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти
и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти
передаются регистрационные картотеки на документы или программные
средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и
исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или
базы данных включается в опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо,
ответственное за ведение делопроизводства данного структурного
подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий
сформирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает
их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от
сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и
номенклатуре дел.
Приложения
к Инструкции
Приложение N 1
к п. 5.1.1.
----------------------------------------------------------------------
| |
| ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
| ПО СТАТИСТИКЕ |
| (ГОСКОМСТАТ РОССИИ) |
| |
| ПОСТАНОВЛЕНИЕ |
| |
| --------------------- Москва N -------------------- |
| |
| Об утверждении унифицированных форм |
| первичной учетной документации |
| |
| Во исполнение ---------------------------------------------- |
| (основание) |
| ----------------------------------------------------------------- |
| Государственный комитет Российской Федерации по статистике |
| постановляет: |
| |
| 1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной |
| документации (прилагается). |
| 2. Установить --------------------------------------------------- |
| ------------------------------------------------------------------ |
| ------------------------------------------------------------------ |
| 3. Признать утратившими силу ------------------------------------ |
| ------------------------------------------------------------------ |
| ------------------------------------------------------------------ |
| |
| Председатель Подпись Расшифровка подписи |
| |
| Визы (на оборотной стороне) |
----------------------------------------------------------------------
Образец оформления постановления
Приложение N 2
к п. 5.1.1.
----------------------------------------------------------------------
| |
| ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ |
| (РОСАРХИВ) |
| |
| ПРИКАЗ |
| |
| --------------------- Москва N -------------------- |
| |
| Об утверждении Инструкции по |
| делопроизводству в Росархиве |
| |
| В связи ----------------------------------------- |
| (основание) |
| ------------------------------------------------------------------ |
| ------------------------------------------------------------------ |
| приказываю: |
| |
| 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по |
| делопроизводству в Федеральной архивной службе России. |
| 2. -------------------------------------------------------------- |
| ------------------------------------------------------------------ |
| 3. Признать утратившими силу ------------------------------------ |
| ------------------------------------------------------------------ |
| 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на |
| ------------------------------------------------------------------ |
| |
| Руководитель Росархива Подпись Расшифровка подписи |
| |
| Визы (на оборотной стороне) |
----------------------------------------------------------------------
Образец оформления приказа
Приложение N 3
к п. 5.1.1.
----------------------------------------------------------------------
| |
| МИНИСТЕРСТВО ГОСУДАРСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА |
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
| (МИНГОСИМУЩЕСТВО РОССИИ) |
| |
| РАСПОРЯЖЕНИЕ |
| |
| --------------------- Москва N -------------------- |
| |
| |
| Во исполнение ---------------------------------------------- |
| (основание) |
| ------------------------------------------------------------------ |
| |
| 1. Утвердить ---------------------------------------------------- |
| ------------------------------------------------------------------ |
| 2. Признать утратившими силу ------------------------------------ |
| ------------------------------------------------------------------ |
| |
| Заместитель Министра Подпись Расшифровка подписи |
| |
| Визы (на оборотной стороне) |
----------------------------------------------------------------------
Образец оформления распоряжения
Приложение N 4
к п. 5.1.1.
----------------------------------------------------------------------
| | |
| ФЕДЕРАЛЬНАЯ | |
| АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ | Председателю Государственного |
| (РОСАРХИВ) | комитета Российской Федерации |
| | по стандартизации и |
| Ильинка ул., 12, Москва, 103132 | и метрологии |
| Тел. 206-35-31, Факс 206-55-87 | |
| Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ по | |
| г. Москве | Ленинский просп., д.9, Москва |
| Сч. 40105810700000010079 | 117049 |
| Отделение N 1 | |
| ГУ ЦБ РФ по г. Москве | |
| ------------ N ---------------- | |
| На N -------------------------- | |
|--------------------------------------------------------------------|
| Об изменениях к ГОСТ |
| |
| Росархив предоставляет на Ваше рассмотрение и утверждение |
| изменения к ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы |
| документации. Унифицированная система |
| организационно-распорядительной документации. Требования к |
| оформлению документов", разработанные Всероссийским |
| научно-исследовательским институтом документоведения и |
| архивного дела (ВНИИДАД) Росархива. |
|--------------------------------------------------------------------|
| Приложение: на 10 л. в 1 экз. |
|--------------------------------------------------------------------|
| Заместитель руководителя В.А.Еремченко |
| |
|--------------------------------------------------------------------|
| Танонин |
| 206 48 36 |
| |
----------------------------------------------------------------------
Образец оформления письма
Приложение N 5
к п. 5.1.1.
----------------------------------------------------------------------
| |
| ФЕДЕРАЛЬНАЯ |
| АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ |
| (РОСАРХИВ) |
| |
| ПРОТОКОЛ |
| |
| ------------------------- Москва N -------------------- |
| |
| заседания комиссии по ... |
|--------------------------------------------------------------------|
| Председательствующий - Смирнов С.С. |
| Секретарь - Антонова М.И. |
| Присутствовали: 30 человек (список прилагается) |
|--------------------------------------------------------------------|
| ПОВЕСТКА ДНЯ: |
| 1. О разработке и принципах ... |
| Доклад заместителя руководителя ... |
| 2. О... |
|--------------------------------------------------------------------|
| 1. Слушали: |
| Соколову А.И. - текст доклада прилагается |
| Выступили: |
| Иванов М.И. - краткая запись выступления |
| Петров Н.И. - краткая запись выступления |
| Постановили: |
| 1.1. Одобрить... |
| 1.2.... |
|--------------------------------------------------------------------|
| 2. Слушали: |
| Выступили: |
| Постановили: |
|--------------------------------------------------------------------|
| Председательствующий Подпись Расшифровка подписи |
| Секретарь Подпись Расшифровка подписи |
| |
----------------------------------------------------------------------
Образец оформления протокола
Приложение N 6
к п. 6.7.2.
СПРАВКА
об объеме документооборота
за ---------------- 20 ---
(месяц)
----------------------------------------------------------------------
| Документы | Количество документов | Всего |
| -----------------|-------------------------------| |
| | подлинники | тираж | |
|------------------|---------------|---------------|-----------------|
| поступающие | | | |
|------------------|---------------|---------------|-----------------|
| отправляемые | | | |
|------------------|---------------|---------------|-----------------|
| внутренние | | | |
|------------------|---------------|---------------|-----------------|
| Итого | | | |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата --------------------
Форма справки о документообороте
Приложение N 7
к п. 7.1.8.
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
-----------------------------------------------------------------------
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| 1 | 2 |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Наименование | Заполняется в соответствии с наименованием вида |
| вида документа | документа. | i
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Автор | При регистрации поступающих документов |
| (корреспондент) | записывается наименование организации, |
| | структурного подразделения или должностного лица |
| | - автора документа. |
| | При регистрации обращений граждан вводятся его |
| | имя, отчество, фамилия и адрес. |
| | При регистрации отправляемых документов |
| | записывается наименование организации, |
| | структурного подразделения или должностного лица |
| | - корреспондента. |
| | При регистрации ответов на обращения граждан |
| | вводятся их персональные данные. Допускается |
| | применение сокращенного наименования организации. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу |
| | организацией - автором документа. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Регистрационный | В РКФ переносится регистрационный номер |
| номер документа | документа, присвоенный организацией - автором |
| | документа. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Дата | Заполняется и переносится в регистрационный |
| поступления | штамп. При традиционной обработке переносится в |
| | РКФ из регистрационного штампа. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Индекс | Заполняется и переносится в регистрационный |
| поступления | штамп. При традиционной обработке переносится в |
| | РКФ из регистрационного штампа. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Заголовок к | Переносится заголовок к тексту документа. При его |
| тексту | отсутствии составляется аннотация, содержащая |
| | ключевые слова. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание |
| | поручения, исполнитель (исполнители), автор и |
| | дата резолюции. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в |
| | резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При |
| | регистрации отправляемого документа может |
| | записываться дата ожидаемого ответа. |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Отметка об | В РКФ переносится регистрационный номер и дата |
| исполнении | созданного документа, ссылка на регистрационный |
| документа | индекс и дату поступившего документа или краткая |
| | запись решения вопроса по существу |
|-----------------|---------------------------------------------------|
| Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с |
| | номенклатурой структурного подразделения, в |
| | которое помещен исполненный документ |
-----------------------------------------------------------------------
Приложение N 8
рекомендательное
к п. 8.1.13
СПРАВКА
о состоянии исполнения документов на 00.00.0000
в управлении................
---------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Название | Краткое | Дата | Срок | Фамилия | Состояние | Причины |
| пп | документа | содержание | N | исполнения | исполнителя | исполнения | невыполнения |
|----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
|----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
|----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
|----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
|----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
|----|-----------|------------|------|------------|-------------|------------|--------------|
---------------------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата ----------------------------
Форма справки о состоянии исполнения документов
Приложение N 9
к п. 9.1.3.
Наименование федерального органа
исполнительной власти
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N -----------
----------------------------
(место составления)
На --------------------- год
------------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок | Кол-во дел | Срок хранения дела | |
| дела | дела | (томов,частей) | (тома, части) и N | ПРИМЕЧАНИЕ |
| | (тома, частей) | | статей по перечню | |
|--------|----------------|----------------|--------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------|----------------|----------------|--------------------|------------|
| Название раздела |
|----------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата ----------------------------
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
Дата ----------------------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата ----------------------------
Продолжение приложения N 9
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в --------------
году в структурном подразделении
------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | |----------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| Постоянного | | | |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| Временного (до 10 лет | | | |
| включительно) | | | |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| ИТОГО: | | | |
------------------------------------------------------------------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата ----------------------------
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата ----------------------------
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти
Приложение N 10
к п. 9.1.3
-----------------------------------------------------------------------
| Наименование федерального органа | УТВЕРЖДАЮ |
| исполнительной власти | Наименование должности |
|----------------------------------| руководителя федерального органа |
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | исполнительной власти |
| 00.00.0000 N ----------- |----------------------------------|
| ---------------------------- | Подпись | Расшифровка |
| (место составления) | | подписи |
|----------------------------------|----------------------------------|
| На ----------------- год | Дата -------------------------- |
-----------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок | Кол-во дел | Срок хранения дела | |
| дела | дела | (томов,частей) | (тома, части) и N | ПРИМЕЧАНИЕ |
| | (тома, частей) | | статей по перечню | |
|--------|----------------|----------------|--------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------|----------------|----------------|--------------------|------------|
| Название раздела |
|----------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы ДОУ федерального органа Подпись Расшифровка
подписи
Дата ----------------------
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от ------------- N ------------ от ------------- N --------------
Продолжение приложения N 10
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в --------------
году в федеральном органе исполнительной власти
------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | |----------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| Постоянного | | | |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| Временного (до 10 лет | | | |
| включительно) | | | |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
| ИТОГО: | | | |
|---------------------------|-------|---------------|------------------|
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата ----------------------
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата ----------------------
Форма номенклатуры дел
федерального органа исполнительной власти
Приложение N 11
к п. 9.2.8.
код федерального архива ----------------
код федерального органа
исполнительной власти ------------------
--------------------
------------------------------------------------ | Ф. N ----------- |
| Оп. N ---------- |
------------------------------------------------ | Д. N ----------- |
------------------------------------------------ |------------------|
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
ДЕЛО N -------- ТОМ N --------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
----------------------------------------------------------------------
(ДАТА)
На ------------- лист
Хранить -------------
--------------------
| Ф. N ----------- |
| Оп. N ---------- |
| Д. N ----------- |
|------------------|
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 12
к п. 9.2.8.
Лист-заверитель дела N ---------
В деле подшито и пронумеровано ------------------------------ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ------------- пропущенные номера ----------
+ листов внутренней описи --------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И | |
| ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | NN листов |
|--------------------------------------------|-----------------------|
| 1 | 2 |
|--------------------------------------------|-----------------------|
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 13
к п. 9.2.8.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N -------------
-------------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Дата | Заголовок документа | Номера | Примечание |
| пп | документа | документа | | листов дела | |
|----|-----------|-----------|---------------------|-------------|------------|
| | | | | | |
|----|-----------|-----------|---------------------|-------------|------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|----|-----------|-----------|---------------------|-------------|------------|
Итого ----------------------------------------------------- документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи -----------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата ------------------------------
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 14
к п. 10.1.12
----------------------------------------------------------------------
(наименование федерального органа исполнительной власти)
----------------------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата ---------------------------
ОПИСЬ N
----------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс дела | Заголовок дела | Дата дела | Количество | Срок | Примечание |
| пп | (тома, | (тома, части) | (тома, | листов | хранения | |
| | части) | | части) | в деле | дела | |
| | | | | (томе, | (тома, | |
| | | | | части) | части) | |
|----|-------------|----------------|-----------|------------|----------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 * 1 | 7 |
|------------------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|------------------------------------------------------------------------------------|
|----|-------------|----------------|-----------|------------|----------|------------|
|----|-------------|----------------|-----------|------------|----------|------------|
|----|-------------|----------------|-----------|------------|----------|------------|
|----|-------------|----------------|-----------|------------|----------|------------|
--------------------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено ---------------------- дел с N ----------------
(цифрами и прописью)
по N --------------------------------------------------, в том числе:
литерные номера: ------------------------------------------------
пропущенные номера: ---------------------------------------------
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата --------------------------
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО * 2
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от --------- N ---------
Дата ----------------------
--------------------
* 1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
* 2 При наличии ЭК структурного подразделения.
Продолжение приложения N 14
Передал ---------------------------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
и -------------------------------- регистрационно-контрольных картотек
(цифрами и прописью)
к документам * 3
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата ----------------------------
Принял ------------------------------ дел и --------------------------
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
архива федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи
Дата ---------------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и но личному составу структурною подразделения
---------------------------
* 3 Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 15
к п. 10.1.18
----------------------------------------------------------------------
| Наименование федерального | |
| органа исполнительной власти | УТВЕРЖДАЮ |
|--------------------------------|-----------------------------------|
| АКТ | Наименование должности |
| | руководителя федерального органа |
| | исполнительной власти |
|--------------------------------|-----------------------------------|
| ------------ N ----------- | Подпись | Расшифровка |
| | | подписи |
| ------------------------ |-----------------------------------|
| (место составления) | Дата ---------------------------- |
----------------------------------------------------------------------
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании ---------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов с
----------------------------------------------------------------------
указанием сроков их хранения)
----------------------------------------------------------------------
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
(название фонда)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Дата дела | Номера описей | Индекс дела | Количество | Сроки | Примечание |
| пп | дела или | или крайние | (номенклатур) | (тома, части) | дел | хранения | |
| | групповой | даты дел | за годы | по номенклатуре | (томов, | дела (тома, | |
| | заголовок | | | или N дела по | частей) | части) и | |
| | дел | | | описи | | номера | |
| | | | | | | статей | |
| | | | | | | поперечню | |
|----|-----------|-------------|-----------------|-----------------|--------------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|----|-----------|-------------|-----------------|-----------------|--------------|-------------|------------|
|----|-----------|-------------|-----------------|-----------------|--------------|-------------|------------|
|----|-----------|-------------|-----------------|-----------------|--------------|-------------|------------|
|----|-----------|-------------|-----------------|-----------------|--------------|-------------|------------|
|----|-----------|-------------|-----------------|-----------------|--------------|-------------|------------|
Итого ------------------------------ дел за --------------------- годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ------------------- годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК -------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ---------------------- N -----------------------)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата ------------------------
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ---------- N ---------
Продолжение приложения N 15
Документы в количестве ------------------------------------------ дел.
(цифрами и прописью)
весом ------------------------ кг сданы в ----------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ----------------------
N --------------------------------------------------------------------
Наименование должности работника
федерального органа исполнительной
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата ---------------------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранениюСтраницы: 1 2 |