О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РФ
16 февраля 2009 г.
N 68
(Д)
В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской
Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской
Федерации от 29 мая 2008 г. N 406 (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583), приказываю:
1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях
и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (зарегистрирован Минюстом России 6
марта 2007 г., регистрационный N 9059), исключить слова:
в абзаце 1 пункта 5.9 "(приложение N 13)";
в абзаце 8 пункта 5.9.1 "исполнителем".
2. Приложения N N 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 изложить в
следующей редакции (прилагаются).
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Министр
А.А.АВДЕЕВ
16 февраля 2009 г.
N 68
Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
5 мая 2009 г.
N 13893
Приложение N 1
к пп. 2.11.5, 2.11.7.2,
3.7.2, 4.3.1
---------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
----------- N --------- Директор --------------------
(дата) (название архива)
о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка
архивных документов подписи
Дата
Фонд N -----------
Название фонда -------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо
поврежденными
-------------------------------------------------------------------------
| N |Номер|Номер|Заголовок | Крайние |Количество листов| Сущность и|
|п/п|описи| ед. |поврежденной | даты |(время звучания, | причины |
| | | хр. |ед. хр. | | метраж) |повреждения|
|---|-----|-----|--------------|----------|-----------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---|-----|-----|--------------|----------|-----------------|-----------|
| | | | | | | |
| | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ---------------- ед. хр.
(цифрами
и прописью)
Заведующий отделом ---------------------------------------------------
(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий архивохранилищем ------------------------------------------
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду -------------
----------------------------------------------------------------------
Эксперты: ------------------------------------------------------------
(наименование должностей экспертов, подписи,
расшифровка подписей, дата)
------------- ----------------------------------
(N и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо
поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 2
к пп. 2.11.5, 3.7.2
---------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
----------- N --------- Директор --------------------
(дата) (название архива)
о необнаружении архивных Подпись Расшифровка
документов, пути розыска подписи
которых исчерпаны Дата
Фонд N -----------
В результате --------------------- установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые архивом меры по
розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем
возможным снять с учета:
------------------------------------------------------------------
| N |Номер |Номер|Заголовок|Крайние | Количество |Предполагаемые|
|п/п|описи | ед. | ед. хр. | даты |листов (время| причины |
| | | хр. | | | звучания, | отсутствия |
| | | | | | метраж) | |
|---|------|-----|---------|--------|-------------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---|------|-----|---------|--------|-------------|--------------|
| | | | | | | |
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Итого ---------------------------------------------------- ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично
восполнено следующими ед. хр.:
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Форма акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны
Формат A4 (210 x 297)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи
Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи
------------- ----------------------------------
(N и дата приказа руководителя архива о снятии с
учета необнаруженных архивных документов, пути
розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 4
к пп. 2.11.10
----------------------
(название архива)
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N -------------- Опись N ------------ Дело N ----------------
Заголовок дела -------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Кому выдано | Характер | Номера |Подпись лица, |
| использования| фамилия, | использования | использованных|использовавшего|
| | инициалы | (копирование, | листов |дело |
| |(разборчиво) |выписки, просмотр| | |
| | | и др.) | | |
|---------------|-------------|-----------------|---------------|---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---------------|-------------|-----------------|---------------|---------------|
| | | | | |
| | | | | |
---------------------------------------------------------------------------------
Форма листа использования архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Наименование|Наименование, |Название|Годы | Кол-во ед. хр. | Краткая | Номер фонда, | Примечания|
|п/п| поступления|организации |номер и дата |фонда |документов| или неописанных| характеристика| присвоенный | |
| | | (фамилия, |документа, по | | | документов | состояния | поступившим | |
| | | инициалы |которому приняты| | | (листов) | | документам по | |
| | | лица), от |документы | | | | | списку фондов | |
| | | которой | | | | | | | |
| | | поступили | | | | | | | |
| | | документы | | | | | | | |
|---|------------|------------|----------------|--------|----------|----------------|---------------|---------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|---|------------|------------|----------------|--------|----------|----------------|---------------|---------------|-----------|
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого поступило за ----------- год ----------------------- ед. хр.
(цифрами и прописью)
(документов, листов)
в том числе <*>: ----------------------------
----------------------------
----------------------------
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Допускается ведение единой книги учета поступлений на
документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
Форма книги учета поступлений документов
Формат A3 (420 x 297)
Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК ------------------------------------
(наименование уполномоченного органа
-------------------------------------------------
исполнительной власти субъекта Российской
-------------------------------------------------
Федерации в области архивного дела,
-------------------------------------------------
федерального государственного архива)
от ----------------- N --------------
------------------------------------------------------------------------
| N | Делопроизводственные|Заголовок дела|Крайние|Количество|Примечания|
|п/п| индексы | | даты | листов | |
| | или номера по | | | | |
| | старой описи | | | | |
|---|---------------------|--------------|-------|----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---------------------|--------------|-------|----------|----------|
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------------
В опись внесено --------------------------------------------------
(цифрами и прописью)
-------------------------------------------------------------- дел
с N ------------------------- по N -------------------------------
Наименование
должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной
в архиве
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист.
Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1
----------------------------
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд N ------------------- руководителя организации
ОПИСЬ N ------------------ Подпись Расшифровка
подписи
дел постоянного хранения
Дата
за ------------------- год
------------------------------------------------------------------
| N |Индекс|Заголовок дела|Крайние даты |Количество |Примечания |
|п/п | дела | | | листов | |
|----|------|--------------|-------------|-----------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----|------|--------------|-------------|-----------|-----------|
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено ------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
с N ------------------------ по N ----------------------, в том числе:
литерные номера: -----------------------------------------------------
пропущенные номера: --------------------------------------------------
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) ------------- Протокол ЭПК ------------------
(наименование (наименование
------------------------------- -------------------------------
организации) уполномоченного органа
------------------------------- -------------------------------
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области
архивного дела, федерального
государственного архива)
от --------------- N ---------- от -------------- N ---------
Форма годового раздела описи дел постоянного
хранения организации
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11,
4.4.1, 4.6, 4.7
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
----------------------------- -----------------------------
(наименование должности (наименование должности
руководителя руководителя
----------------------------- -----------------------------
организации-сдатчика) организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
----------- N -----------
(дата)
приема-передачи архивных
документов на хранение
----------------------------------------------------------------------
(основание передачи)
----------------------------------------------------------------------
(название передаваемого фонда)
----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------- сдал,
(название организации-сдатчика)
--------------------------------------------------------------- принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
------------------------------------------------------------------
| N | Название, номер | Количество | Количество |Примечания |
|п/п | описи | экземпляров | ед. хр. | |
| | | описи | | |
|----|------------------|--------------|-------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----|------------------|--------------|-------------|-----------|
| | | | | |
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Итого принято ---------------------------------------- ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен N ----------------------------------------
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2
АКТ УТВЕРЖДАЮ
----------- N --------- Директор --------------------
(дата) (название архива)
приема на хранение архивных Подпись Расшифровка
документов личного происхождения подписи
Дата Печать
На основании решения ЭПК
(протокол от ----------------- N --------)
и договора от ---------------------------
----------------------------------------------------------------- сдал
(Ф.И.О. собственника / владельца)
приняты документы ----------------------------------------------------
(общая характеристика документов)
----------------------------------------------------------------------
в количестве ------- ед. хр. (условных) ---------- документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен N ----------------
Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Дата
Форма акта приема на хранение документов
личного происхождения
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2
----------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
----------- N --------- Директор --------------------
(дата) (название архива)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
архивных документов, не подписи
подлежащих хранению Дата
К уничтожению отобраны: документы фонда N ----------------------------
(название фонда)
----------------------------------------------------------------------
на основании: --------------------------------------------------------
(ссылки на нормативно-методические документы
----------------------------------------------------------------------
для проведения экспертизы)
----------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| N | Названия |Крайние|Номера |Номера ед.|Количество|Примечания|
|п/п| групп | даты |описей | хр. по | ед. хр. | |
| |документов | | | описям | | |
|---|-----------|-------|-------|----------|----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---|-----------|-------|-------|----------|----------|----------|
| | | | | | | |
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Итого -------------------------- ед. хр. за --------------- год(ы)
(цифрами и прописью)
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов,
остающихся на хранении -----------------------------------------------
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению
Формат A4 (210 x 297)
Документы сданы ------------------------------------------------------
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ---------------- N ------
(дата)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК ---------------------------------
(наименование уполномоченного
----------------------------------------------
органа исполнительной власти субъекта
----------------------------------------------
Российской Федерации в области архивного дела,
----------------------------------------------
федерального государственного архива)
от -------------- N ---------
Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 12
к пп. 3.7.7
---------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
----------- N --------- Директор --------------------
(дата) (название архива)
о рассекречивании архивных Подпись Расшифровка
документов фонда N подписи
Дата
Комиссия -------------------------------------------------------------
(название комиссии)
протокол N -------- от 00.00.00 рассекретила документы фонда N -------
----------------------------------------------------------------------
(название фонда)
-------------------------------------------------------------------------------------------
| N |Номер | Количество | Номера ед. | Номера ед. хр., | Примечания |
|п/п|описи | рассекреченных | хр., | рассекреченных | |
| | | ед. хр. | рассекреченных | частично, с | |
| | |----------------------| полностью <*> | указанием | |
| | | полностью |частично| | номеров листов | |
| | | | | | нерассекреченных | |
| | | | | | документов | |
|---|------|-------------|--------|-------------------|----------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---|------|-------------|--------|-------------------|----------------------|------------|
| | | | | | | |
| | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------------------
Итого рассекречено ------------------------------- ед. хр. (полностью)
(цифрами и прописью)
за -------------------------------------------------------------------
(хронологические рамки документов)
------------------ ед. хр. (частично) за -----------------------------
(хронологические рамки
документов)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Принято на открытое хранение --------------------------------- ед. хр.
(цифрами и прописью)
в --------------------------------------------------------------------
(хранилище)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.
Форма акта о рассекречивании архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 13
к пп. 5.9.1
---------------------------
(название архива)
--------------------------- Адресат
(почтовый индекс, адрес,
---------------------------
телефон, факс)
Архивная справка
------------ N ------------
(дата)
На N ---------- от ---------
Основание:
Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи
Печать
Исполнитель
телефон
Форма архивной справки
Формат A4 (210 x 297) |