| | командировок | | командировок - 10 л. |
| | | | ЭПК |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 353 | Переписка об учете призыва и | 3 г. | |
| | отсрочки от призыва | | |
| | военнообязанных | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 354 | Документы (представления, | 5 л. (1) | (1) При отсутствии |
| | ходатайства, анкеты, акты) об | | приказов - 50 л. ЭПК |
| | установлении персональных ставок, | | |
| | окладов, надбавок | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 355 | Переписка об установлении и | 5 л. | |
| | выплате персональных ставок, | | |
| | окладов, надбавок | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 356 | Графики предоставления отпусков | 1 г. | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 357 | Карточки, указатели к приказам по | 75 л. | |
| | личному составу | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 358 | Книги, журналы, карточки учета: | | (1) После увольнения |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) приема, перемещения | 75 л. | |
| | (перевода), увольнения работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) работников, направленных в | 5 л. | |
| | командировки | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | в) военнообязанных | 3 г. (1) | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | г) отпусков | 3 г. | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | д) личных дел, личных карточек, | 75 л. | |
| | трудовых договоров (контрактов), | | |
| | трудовых соглашений | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | е) выдачи трудовых книжек и | 50 л. | |
| | вкладышей к ним | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | ж) выдачи справок о заработной | 3 г. | |
| | плате, стаже, месте работы | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | з) выдачи командировочных | 5 л. | |
| | удостоверений | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 8.2. Установление квалификации работников |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 359 | Протоколы заседаний, | 15 л. ЭПК | |
| | постановления аттестационных, | | |
| | квалификационных комиссий | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 360 | Документы (протоколы счетных | 5 л. | |
| | комиссий, бюллетени тайного | | |
| | голосования) к протоколам | | |
| | заседаний аттестационных, | | |
| | квалификационных комиссий | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 361 | Заявления о несогласии с | 5 л. | |
| | постановлениями аттестационных, | | |
| | квалификационных комиссий; | | |
| | документы (справки, заключения) | | |
| | об их рассмотрении | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 362 | Квалификационные требования: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки и | Постоянно | |
| | утверждения | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До замены | |
| | | новыми | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 363 | Документы (тесты) по определению | До замены | |
| | (оценке) индивидуальных качеств, | новыми | |
| | возможностей работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 364 | Списки членов аттестационных, | 5 л. | |
| | квалификационных комиссий | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 365 | Итоговые сводки, сведения, | 5 л. | |
| | ведомости о проведении | | |
| | аттестации, установлении | | |
| | квалификации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 366 | Переписка об аттестации и | 5 л. | |
| | установлении квалификации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 367 | Графики проведения аттестации, | 1 г. | |
| | установления квалификации | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 368 | Документы (доклады, справки, | 5 л. ЭПК | |
| | расчеты, докладные записки) о | | |
| | подготовке, переподготовке | | |
| | работников, обучении вторым | | |
| | профессиям, повышении | | |
| | квалификации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 369 | Переписка о профессиональной | 5 л. ЭПК | |
| | подготовке, переподготовке, | | |
| | повышении квалификации работников | | |
| | организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 370 | Примерные образовательные | | |
| | программы (долгосрочные и | | |
| | целевые): | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки | Постоянно | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До минования | |
| | | надобности | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 371 | Учебные планы, программы: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки | Постоянно | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До минования | |
| | | надобности | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 372 | Учебно - методические пособия: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки | Постоянно | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До минования | |
| | | надобности | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 373 | Документы (проекты, отзывы, | 5 л. ЭПК | |
| | заключения) о разработке учебных | | |
| | пособий, планов, программ | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 374 | Переписка об организации курсов | 3 г. | |
| | повышения квалификации работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 375 | Договоры об обучении | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | | | срока действия |
| | | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 376 | Графики работы курсов повышения | 3 г. | |
| | квалификации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 377 | Журналы учебных занятий курсов | 1 г. | |
| | повышения квалификации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 378 | Ведомости учета часов работы | 1 г. | |
| | преподавателей | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 379 | Ставки почасовой оплаты труда | 3 г. (1) | (1) После замены |
| | преподавателей и консультантов | | новыми |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 380 | Документы (расписания, планы, | 1 г. | |
| | графики) о проведении занятий | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 381 | Документы (представления, списки, | 5 л. | |
| | характеристики, переписка) о | | |
| | начислении стипендий учащимся | | |
| | работникам | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 382 | Списки, ведомости распределения | 5 л. (1) | (1) После окончания |
| | по профилю обучения слушателей | | обучения |
| | курсов повышения квалификации, | | |
| | профессионального обучения | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 383 | Списки лиц, окончивших курсы | 5 л. | |
| | повышения квалификации, | | |
| | профессионального обучения | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 8.4. Награждение |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 384 | Документы (представления, | | (1) Документы о |
| | ходатайства, характеристики, | | представлении к званию |
| | автобиографии, выписки из | | "Ветеран труда" - 30 |
| | решений, постановлений и др.) о | | л. ЭПК |
| | представлении к награждению | | |
| | государственными и ведомственными | | |
| | наградами, присвоению званий, | | |
| | присуждению премий: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) в награждающих организациях | Постоянно | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | 75 л. (1) | |
| | | ЭПК | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 385 | Ходатайства о выдаче дубликатов | | |
| | документов к государственным | | |
| | наградам взамен утраченных; | | |
| | документы (заявления, справки) к | | |
| | ним: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) в награждающих организациях | Постоянно | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | 75 л. ЭПК | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 386 | Переписка о награждении | 5 л. ЭПК | |
| | работников, присвоении почетных | | |
| | званий, присуждении премий | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 387 | Документы (методические указания, | | |
| | перечни наград) об оформлении | | |
| | представления работников к | | |
| | награждению: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки и | Постоянно | |
| | утверждения | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До замены | |
| | | новыми | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 9. МАТЕРИАЛЬНО - ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 9.1. Снабжение деятельности |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 388 | Особые условия поставки продукции | | |
| | и материалов: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки и | Постоянно | |
| | утверждения | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До замены | |
| | | новыми | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 389 | Переписка по вопросам материально | 5 л. | |
| | - технического обеспечения | | |
| | деятельности | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 390 | Списки поставщиков и потребителей | 5 л. ЭПК | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 391 | Договоры, соглашения, контракты о | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | снабжении - сбыте, купле - | ЭПК | срока действия |
| | продаже | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 392 | Протоколы разногласий по | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | договорам | ЭПК | срока действия |
| | | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 393 | Договоры поставки материалов | Постоянно | |
| | (сырья), продукции, оборудования | | |
| | для государственных нужд | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 394 | Документы (сводные ведомости, | 5 л. | |
| | таблицы, расчеты) о потребности в | | |
| | материалах (сырье), оборудовании, | | |
| | продукции | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 395 | Документы (заявки, заказы, | 5 л. | |
| | наряды, графики отгрузки, | | |
| | диспетчерские журналы, записи | | |
| | поручений, сводки, сведения и | | |
| | др.) о поставке материалов | | |
| | (сырья), оборудования и другой | | |
| | продукции | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 396 | Комплектовочные ведомости | 1 г. | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 397 | Спецификации, сертификаты на | 5 л. (1) | (1) Импортного |
| | отгрузку и отправку продукции, | | оборудования - до |
| | материалов (сырья), оборудования | | окончания эксплуатации |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 398 | Таможенные декларации | 5 л. (1) | (1) При условии |
| | | | завершения проверки |
| | | | (ревизии) |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 399 | Журналы учета материалов (сырья), | 5 л. | |
| | продукции и оборудования, | | |
| | отправляемых потребителям | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 400 | Документы (акты, заключения, | 5 л. ЭПК | |
| | справки) о качестве поступающих | | |
| | (отправляемых) материалов | | |
| | (сырья), продукции, оборудования | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 401 | Отчеты об остатках, поступлении и | 5 л. | |
| | расходовании материалов (сырья), | | |
| | продукции, оборудования | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 9.2. Организация хранения материально - имущественных ценностей |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 402 | Договоры хранения (складского | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | хранения) | | срока действия |
| | | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 403 | Документы (уведомления, карточки | 5 л. (1) | (1) После списания |
| | учета материально - имущественных | | материально - |
| | ценностей, кладовые и амбарные | | имущественных |
| | книги, складские свидетельства, | | ценностей. При условии |
| | требования, наряды, погрузочные | | завершения проверки |
| | ордера, лимитно - заборные карты, | | (ревизии). В случае |
| | переписка) об учете прихода, | | возникновения споров, |
| | расхода, наличия остатков | | разногласий, |
| | материалов (сырья), продукции, | | следственных, судебных |
| | оборудования на складах, базах | | дел - сохраняются до |
| | | | вынесения |
| | | | окончательного решения |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 404 | Документы (справки, отчеты, | 5 л. (1) | (1) При условии |
| | сведения) о складском хранении | | завершения проверки |
| | имущества, товарно - материальных | | (ревизии). В случае |
| | ценностей | | возникновения споров, |
| | | | разногласий, |
| | | | следственных и |
| | | | судебных дел |
| | | | сохраняются до |
| | | | вынесения |
| | | | окончательного решения |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 405 | Переписка об организации хранения | 3 г. | |
| | материально - имущественных | | |
| | ценностей | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 406 | Пропуска на вывоз товаров и | 3 г. | |
| | материалов со складов | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 10. АДМИНИСТРАТИВНО - ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 407 | Правила внутреннего распорядка | 1 г. (1) | (1) После замены |
| | | | новыми |
| 408 | Документы (акты, докладные и | 1 г. | |
| | служебные записки, переписка) о | | |
| | нарушении правил внутреннего | | |
| | распорядка | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 409 | Книги, журналы оттисков и слепков | Постоянно | |
| | печатей и штампов | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 410 | Переписка об утверждении печатей | 3 г. | |
| | и штампов | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 411 | Журналы учета выдачи печатей и | 3 г. | |
| | штампов | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 412 | Акты уничтожения печатей и | 3 г. (1) | (1) При отсутствии |
| | штампов | | книг, журналов, |
| | | | оттисков и слепков - |
| | | | постоянно |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 413 | Документы (акты, докладные и | 1 г. | |
| | объяснительные записки, заявки, | | |
| | списки, переписка) о выдаче, | | |
| | утрате удостоверений и пропусков | | |
| | в организацию | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 414 | Книги регистрации удостоверений и | 3 г. | |
| | пропусков | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 415 | Приемные акты на бланки | 1 г. | |
| | удостоверений и пропусков, | | |
| | расходные акты уничтожения | | |
| | удостоверений, пропусков, | | |
| | корешков к ним | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 416 | Разовые пропуска, корешки | 1 г. | |
| | пропусков в служебные здания и на | | |
| | вынос (вывоз) материальных | | |
| | ценностей | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 417 | Документы (заявки, переписка) о | 1 г. | |
| | допуске в служебные помещения в | | |
| | нерабочее время и выходные дни | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 418 | Книги, журналы, табели | 1 г. | |
| | регистрации прихода и ухода | | |
| | (местных командировок) работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 419 | Списки, книги адресов и телефонов | 1 г. (1) | (1) После замены |
| | | | новыми |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 420 | Переписка о приобретении | 1 г. | |
| | хозяйственного имущества, | | |
| | канцелярских принадлежностей, | | |
| | железнодорожных и авиабилетов, | | |
| | оплате услуг средств связи и | | |
| | других административно - | | |
| | хозяйственных расходах | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 421 | Переписка о предоставлении мест в | 1 г. | |
| | гостиницах | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 10.2. Эксплуатация зданий, помещений |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 422 | Документы (справки, информации, | Постоянно | |
| | перечни) о передаче зданий, | | |
| | помещений в государственную, | | |
| | муниципальную собственность | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 423 | Переписка о передаче зданий, | 5 л. ЭПК | |
| | помещений в государственную, | | |
| | муниципальную собственность | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 424 | Договоры, соглашения о приеме и | Постоянно | |
| | сдаче зданий, помещений в аренду | | |
| | (субаренду); документы | | |
| | (технические паспорта, планы, | | |
| | схемы) к ним | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 425 | Опись документов, представляемых | | (1) После проведения |
| | на торги (аукцион, конкурс) по | | |
| | купле - продаже земельных | | |
| | участков, зданий: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту проведения | 5 л. (1) | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До ликвидации | |
| | | организации | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 426 | Протокол торгов (аукциона, | | |
| | конкурса) по купле - продаже | | |
| | земельных участков, зданий: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту проведения | Постоянно | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До ликвидации | |
| | | организации | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 427 | Договоры о купле - продаже | Постоянно | |
| | земельных участков, зданий; | | |
| | документы (проектно - | | |
| | изыскательское заключение, | | |
| | разрешение на строительство и | | |
| | др.) к ним | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 428 | Документы (свидетельства о | Постоянно | |
| | включении в реестр, карты учета и | | |
| | др.) об учете владения, | | |
| | пользования, распоряжения | | |
| | имуществом | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 429 | Акты приема и передачи зданий, | Постоянно | |
| | помещений, земельных участков в | | |
| | пользование, распоряжение, | | |
| | аренду, собственность организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 430 | Паспорта зданий (1), сооружений | 5 л. (2) | (1) Паспорта зданий и |
| | (1) и оборудования | ЭПК | сооружений - |
| | | | памятников архитектуры |
| | | | - постоянно |
| | | | (2) После ликвидации |
| | | | здания, сооружения, |
| | | | списания оборудования |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 431 | Планы размещения организации | 3 г. | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 432 | Переписка о предоставлении | 3 г. | |
| | помещений организации, сдаче и | | |
| | приеме зданий в аренду | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 433 | Переписка о вселении, выселении, | 3 г. | |
| | продлении сроков пользования | | |
| | помещениями, занимаемыми | | |
| | организацией | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 434 | Документы (доклады, обзоры, акты, | 5 л. ЭПК | |
| | справки, переписка) о состоянии | | |
| | зданий и помещений, занимаемых | | |
| | организацией | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 435 | Переписка о содержании зданий, | 3 г. | |
| | дворов и тротуаров в надлежащем | | |
| | техническом и санитарном | | |
| | состоянии, благоустройстве дворов | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 436 | Договоры энергоснабжения | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | | | срока действия |
| | | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 437 | Переписка о коммунальном | 1 г. | |
| | обслуживании зданий и помещений | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 438 | Переписка о подготовке зданий к | 3 г. | |
| | зиме и предупредительных мерах от | | |
| | стихийных бедствий | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 439 | Документы (справки, докладные | 5 л. ЭПК | |
| | записки, сведения, переписка) об | | |
| | организации, развитии, состоянии | | |
| | и эксплуатации различных видов | | |
| | транспорта | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 440 | Документы (заявки, расчеты, | 3 г. | |
| | переписка) об определении | | |
| | потребности организации в | | |
| | транспортных средствах | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 441 | Договоры о перевозке грузов и | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | аренде транспортных средств | | срока действия |
| | | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 442 | Переписка о перевозке грузов | 3 г. | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 443 | Заявки на перевозку грузов | 1 г. | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 444 | Нормативы загрузки транспортных | 1 г. (1) | (1) После замены |
| | средств | | новыми |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 445 | Условия по перевозке грузов: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки и | Постоянно | |
| | утверждения | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До замены | |
| | | новыми | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 446 | Документы (акты, заключения, | 10 л. (1) | (1) Связанные с |
| | донесения, протоколы) аварийных | | крупным материальным |
| | комиссий | | ущербом и |
| | | | человеческими жертвами |
| | | | - постоянно |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 447 | Переписка об авариях и дорожно - | 5 л. | |
| | транспортных происшествиях | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 448 | Документы (сведения, ведомости, | 3 г. (1) | (1) После списания |
| | акты, переписка) о техническом | | транспортных средств |
| | состоянии и списании транспортных | | |
| | средств | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 449 | Документы (заявки, акты, | 3 г. | |
| | сведения, переписка) о ремонте | | |
| | транспортных средств | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 450 | Документы (заправочные лимиты и | 1 г. (1) | (1) После завершения |
| | листы, оперативные отчеты и | | проверки (ревизии) |
| | сведения, переписка) о расходе | | |
| | бензина, горюче - смазочных | | |
| | материалов и запчастей | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 451 | Паспорта транспортных средств | До списания | |
| | | транспортных | |
| | | средств | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 452 | Документы (докладные записки, | 5 л. | |
| | справки, переписка) о состоянии | | |
| | внутренней связи | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 453 | Разрешения на установку и | 1 г. (1) | (1) После окончания |
| | использование средств связи | | эксплуатации средств |
| | | | связи |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 454 | Договоры об организации, | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | эксплуатации, аренде и ремонте | ЭПК | срока действия |
| | внутренней связи | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 455 | Переписка о проведении работ по | 3 г. | |
| | телефонизации, радиофикации, | | |
| | сигнализации и эксплуатации | | |
| | внутренней связи организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 456 | Схемы линий внутренней связи | До замены | |
| | организации | новыми | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 457 | Акты ввода в эксплуатацию линий | 1 г. (1) | (1) После снятия линий |
| | связи | | связи |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 458 | Акты приемки средств связи и | 3 г. (1) | (1) После проведения |
| | сигнализации после текущего, | | ремонта |
| | среднего и капитального ремонта | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 10.4. Охрана |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 459 | Документы (планы, отчеты, | 5 л. ЭПК | |
| | докладные записки, акты, справки, | | |
| | переписка) об организации общей и | | |
| | противопожарной охраны | | |
| | организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 460 | Документы (акты, справки, планы, | 3 г. | |
| | отчеты, сводки, сведения, | | |
| | переписка) об обследовании охраны | | |
| | и противопожарного состояния | | |
| | организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 461 | Отчеты о пожарах: | | (1) При отсутствии |
| | а) годовые | Постоянно | годовых - постоянно |
| | б) квартальные | 5 л. (1) | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 462 | Акты о пожарах | 5 л. ЭПК | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 463 | Переписка о выявлении причин | 5 л. ЭПК | |
| | пожаров | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 464 | Документы (планы, отчеты, акты, | 5 л. ЭПК | |
| | справки, списки, переписка и др.) | | |
| | об организации работы по | | |
| | гражданской обороне и | | |
| | чрезвычайным ситуациям | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 465 | Договоры об охранной деятельности | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | | ЭПК | срока действия |
| | | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 466 | Схемы дислокации постов охраны | 1 г. (1) | (1) После замены |
| | | | новыми |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 467 | Отчеты об устройстве и | 3 г. | |
| | эксплуатации технических средств | | |
| | охраны | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 468 | Переписка об оформлении | 5 л. | |
| | разрешений на право хранения и | | |
| | ношения оружия | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 469 | Документы (акты, справки, | 5 л. | |
| | докладные и служебные записки, | | |
| | заключения, переписка) о | | |
| | пропускном режиме организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 470 | Образцы подписей служебных | До замены | |
| | удостоверений | удостоверений | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 471 | Книги, журналы учета опечатывания | 1 г. | |
| | помещений, приема - сдачи | | |
| | дежурств и ключей | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 472 | Документы (акты, справки, | 1 г. | |
| | докладные записки, списки, | | |
| | графики) по оперативным вопросам | | |
| | охраны организации | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 11. СОЦИАЛЬНО - БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 11.1. Социальное страхование |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 473 | Комплексные программы социальной | | |
| | защиты населения: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки и | Постоянно | |
| | утверждения | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До минования | |
| | | надобности | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 474 | Переписка по вопросам | 5 л. | |
| | государственного социального | | |
| | страхования | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 475 | Листки нетрудоспособности | 5 л. | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 476 | Книги, журналы регистрации | 5 л. | |
| | листков нетрудоспособности | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 477 | Документы (описи документов, | 5 л. | |
| | листок исправлений, приложение к | | |
| | сопроводительной ведомости) по | | |
| | персонифицированному учету | | |
| | работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 478 | Рекомендации по подготовке | | |
| | документов к назначению пенсий | | |
| | работникам: | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | а) по месту разработки и | Постоянно | |
| | утверждения | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| | б) в других организациях | До замены | |
| | | новыми | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 479 | Списки работников, уходящих на | 50 л. | |
| | льготную пенсию | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 480 | Переписка о назначении | 5 л. (1) | (1) По льготным |
| | государственных пенсий и пособий | | пенсиям - 10 л. ЭПК |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 481 | Сведения о выполнении | 5 л. | |
| | установленных квот на рабочие | | |
| | места и движении денежных средств | | |
| | (при невыполнении условий | | |
| | квотирования рабочих мест) | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 482 | Документы (договоры дарения, акты | Постоянно | |
| | приема - передачи ценных вещей, | | |
| | обязательства, отчеты и др.) о | | |
| | благотворительной деятельности | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 483 | Списки лиц, организаций - | 5 л. ЭПК | |
| | объектов благотворительности | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 484 | Переписка о благотворительной | 5 л. ЭПК | |
| | деятельности | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 11.2. Жилищно - бытовые вопросы |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 485 | Документы (заявления, докладные | 5 л. (1) | (1) После |
| | записки, списки, справки, | | предоставления жилой |
| | переписка) о предоставлении, | | площади |
| | распределении жилой площади | | |
| | работникам | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 486 | Документы (акты, сведения, | 5 л. (1) | (1) После |
| | заключения) об обследовании | | предоставления жилой |
| | жилищно - бытовых условий | | площади |
| | работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 487 | Договоры о праве пользования | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | (найма) жилой площадью, аренде и | ЭПК | срока действия |
| | обмене жилых помещений | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 488 | Переписка о вселении, выселении и | 5 л. | |
| | продлении сроков пользования | | |
| | жилой площадью | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 489 | Договоры купли - продажи, дарения | Постоянно | |
| | жилых помещений работникам | | |
| | организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 490 | Документы (сведения, справки, | 5 л. ЭПК | |
| | переписка) об аренде, дарении, | | |
| | завещании, купле - продаже жилых | | |
| | помещений работникам организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 491 | Переписка о выселении граждан из | 5 л. (1) | (1) После освобождения |
| | служебных, самовольно занятых | | жилой площади |
| | квартир | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 492 | Лицевые счета квартиросъемщиков | 5 л. (1) | (1) После замены |
| | | | новыми |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 493 | Договоры на обслуживание жилых | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | помещений, находящихся в | | срока действия |
| | собственности организации | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 494 | Переписка о коммунальном | 1 г. | |
| | обслуживании жилой площади, | | |
| | находящейся в собственности | | |
| | организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 495 | Договоры о медицинском и | 5 л. (1) | (1) После истечения |
| | санаторно - курортном | | срока действия |
| | обслуживании работников | | договора |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 496 | Документы (списки, справки, | 3 г. | |
| | заявления, переписка) о | | |
| | медицинском и санаторно - | | |
| | курортном обслуживании работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 497 | Расходные ордера на санаторно - | 3 г. | |
| | курортные путевки | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 498 | Документы (заявки, требования, | 3 г. | |
| | накладные, ведомости) о получении | | |
| | путевок | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 499 | Документы (заявления, медицинские | 3 г. | |
| | справки, списки, переписка) учета | | |
| | работников и их детей, | | |
| | нуждающихся в санаторно - | | |
| | курортном лечении и отдыхе | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 500 | Переписка о приобретении путевок | 1 г. | |
| | в детские оздоровительные лагеря | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 501 | Списки детей, направленных в | 1 г. | |
| | детские оздоровительные лагеря | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 502 | Списки детей работников | До замены | |
| | организации | новыми | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 503 | Документы (акты, справки, | 3 г. | |
| | докладные записки, сведения, | | |
| | предложения, переписка и др.) об | | |
| | организации питания работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 504 | Документы (докладные записки, | 5 л. | |
| | справки, информации, переписка) о | | |
| | коллективном садоводстве и | | |
| | огородничестве | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 11.3. Организация досуга |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 505 | Документы (справки, сведения, | 5 л. ЭПК | |
| | отчеты, переписка, фотодокументы) | | |
| | об организации досуга работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 506 | Переписка об организации чтения | 1 г. | |
| | лекций, докладов, бесед, | | |
| | проведения экскурсий для | | |
| | работников | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 507 | Документы (акты, списки, | 3 г. | |
| | переписка) о проведении и участии | | |
| | в смотрах, конкурсах | | |
| | самодеятельного творчества | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 508 | Документы (справки, сводки, | 3 г. | |
| | списки, программы, переписка) о | | |
| | проведении и участии в спортивных | | |
| | мероприятиях | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ПРОФ С ОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ) |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 12.1. Организация деятельности |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 509 | Документы (протоколы, доклады, | Постоянно | |
| | стенограммы, постановления, | | |
| | резолюции, перечни участников и | | |
| | др.) о проведении общих, отчетно | | |
| | - выборных конференций, собраний | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 510 | Документы (докладные записки, | 5 л. ЭПК | |
| | справки, календарные планы, | | |
| | отчеты, переписка и др.) об | | |
| | организации и проведении отчетно | | |
| | - выборных кампаний, общественных | | |
| | мероприятий | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 511 | Документы (бюллетени голосования, | В течение | |
| | списки кандидатов, выдвинутых в | срока полномочий | |
| | новый состав руководства | | |
| | организации - объединения) о | | |
| | выборах руководящих органов | | |
| | профсоюзной организации | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 512 | Планы реализации критических | Постоянно | |
| | замечаний и предложений | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 513 | Документы (заявления, заявки, | 3 г. | |
| | списки, акты, справки, переписка) | | |
| | о приеме в члены объединения | | |
| | (профсоюза), перечисления | | |
| | членских (профсоюзных) взносов из | | |
| | заработной платы работников, | | |
| | оказании материальной помощи, | | |
| | получении, аннулировании членских | | |
| | билетов | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 514 | Ведомости учета членских | 5 л. ЭПК | |
| | профсоюзных взносов и | | |
| | пожертвований | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 515 | Учетные карточки членов | До снятия с | |
| | профсоюзной организации | учета | |
| | (объединения) | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 516 | Книги, журналы учета выдачи | 3 г. | |
| | членских билетов и учетных | | |
| | карточек | | |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) |
|-----------------------------------------------------------------------------------------|
| 517 | Документы (акты, докладные | 5 л. ЭПК | |
| | записки, программы, регламенты, | | |
| | протоколы, тексты выступлений, | | |
| | справки, переписка и др.) об | | |
| | осуществлении основных | | |
| | направлений профсоюзной | | |
| | деятельности | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 518 | Предложения профсоюзов к проектам | Постоянно | |
| | законодательных и нормативных | | |
| | правовых актов | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 519 | Документы (акты, докладные | 5 л. ЭПК | |
| | записки, справки) об | | |
| | осуществлении профсоюзного | | |
| | контроля за исполнением условий | | |
| | заключенных соглашений, | | |
| | коллективных договоров, | | |
| | соблюдением работодателями, | | |
| | должностными лицами | | |
| | законодательства о труде, | | |
| | использованием средств фондов, | | |
| | формируемых за счет страховых | | |
| | взносов | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 520 | Документы (протоколы, | Постоянно | |
| | стенограммы, резолюции, | | |
| | постановления) руководящих | | |
| | органов профсоюзной организации | | |
| | (объединения) - комитетов, | | |
| | советов, бюро, правлений, секций, | | |
| | групп | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 521 | Документы (протоколы, сведения, | Постоянно | |
| | докладные записки, справки) о | | |
| | деятельности комиссий профсоюзной | | |
| | организации (объединения) | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 522 | Документы (мандаты, подписные, | 5 л. | |
| | опросные листы, информации, | | |
| | переписка и др.) о делегировании | | |
| | членов первичной организации | | |
| | (объединения) на общероссийские | | |
| | форумы | | |
|--------|-----------------------------------|-------------------|------------------------|
| 523 | Переписка о финансово - | 5 л. | |
| | хозяйственной деятельности | | |
| | профсоюза | | |
-------------------------------------------------------------------------------------------
УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ
1. Общие положения
1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в
соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г.,
Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом
Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом
положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов
Российской Федерации, современных нормативных документов и
методических пособий по экспертизе ценности документов и
комплектованию архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при
документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций,
выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями(*), независимо
от функционально - целевого назначения, уровня и масштаба
деятельности, форм собственности.
--------------------------------
(*) Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций и
предприятий" употребляется слово "организаций".
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие
определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих
ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в
результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций
специалистов соответствующих организаций, а также положений "Перечня
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий,
с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственных перечней
документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также
решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков
хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного
нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на
хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих
для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и
качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.
Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур
дел, при разработке схем классификации документов, при разработке
ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также
в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных
органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
2. Структура перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает
разделы, отражающие основные направления деятельности организаций,
свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе
управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют
подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные,
организационные функции управления, функции контроля, а также правовое
обеспечение управления, организацию документационного обеспечения
управления и хранения документов организациями (в том числе и
профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации,
акционирования, лицензирования их деятельности;
- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие
планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и
отчетность, налогообложение организаций;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении
экономических, научно - технических и культурных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании
деятельности организаций;
- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации
труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме,
перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации,
проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документацию о материально - техническом
обеспечении деятельности и организации хранения имущественно -
материальных ценностей;
- раздел 10 включает документацию по административному и
хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего
распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию,
внутренней связи, охране организаций;
- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально - бытовые
вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно - бытовые
вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические
аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных
организаций (объединений).
Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций
(в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке
наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня; в других
разделах указаны лишь отдельные планово - отчетные документы,
отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых
профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в
7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы,
образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по
степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1).
Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а
дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При
объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу,
имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в
скобках раскрываются наименования основных видов документов,
включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3),
распространяются на все организации, независимо от того, поступают их
документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же
не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения
документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения
применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется
теми государственными, муниципальными организациями, документы которых
поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном
порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены
соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования
архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в
государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками
комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При
этом следует иметь в виду, что действующим законодательством
регламентировано хранение в негосударственных организациях
определенных документов (см. п. 2.4.2).
2.4.1. Организации - источники комплектования архива делятся на
две группы: источники комплектования полного приема и источники
комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это организации,
находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального
архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот
архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (*).
--------------------------------
(*) Под "полным комплексом" документов понимается совокупность
документов, имеющих постоянный срок хранения.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные
организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне
комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по
ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все
или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает
две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный
архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых
организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе
(*), а также их информационно - аналитические документы и отчеты,
поступившие в вышестоящую организацию.
--------------------------------
(*) Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида
организации.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление
полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых
организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.
2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования
государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного
срока по Перечню (графа N 3) следующим образом. Государственные,
муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не
менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет
организация в соответствии с действующим законодательством и / или
необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно - правового, имущественно -
хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах
развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню
(ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26,
27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84,
85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а,
208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а,
б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в
организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в
государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных
организаций, что обусловлено действующим законодательством и / или
длительным практическим значением указанных документов.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя
соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел;
отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях
или на обложках дел не допускается.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях
соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на
традиционных носителях.
2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в
виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные
копии.
Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях
принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.
2.7. В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации
Перечень предусматривает возможность поступления в государственные,
муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных
фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется
государственным, муниципальным архивам.
2.8. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам
документов, означает, что часть таких документов может иметь научно -
историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в
государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм
собственности, являющимися источниками комплектования государственных,
муниципальных архивов, а также может быть использована
негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение
своих документов.
2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января
года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,
исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999
году, начинается с 1 января 2000 года.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация
имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется
самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы
настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку
"ЭПК" (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от
результатов ее конкретного изучения принимается на государственное,
муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней
практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с
отметкой "ЭПК" (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.
2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем,
запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных
настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано
специфическими особенностями работы организаций.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается
только при условии конкретизации видов документов и сроков их
хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
2.12. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением
их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно
производиться в соответствии с действующими государственными
стандартами.
2.13. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют
сроки хранения документов. Примечание "На государственное,
муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях"
уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный
справочный характер. В других примечаниях указываются признаки
выделения определенных разновидностей документов или конкретные
разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от
указанных в графе N 3. Так, примечание "При условии завершения
проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий,
следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного
решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.
Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены
новыми" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе N
3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены
сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом
содержания, авторства, места создания, копийности (например,
"выполненные известными авторами", "памятников архитектуры", "при
наличии в организации подлинников копии документов - до минования
надобности" и др.).
2.14. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен
указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов
и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей
Перечня.
3. Организация проведения и оформления отбора документов
на хранение и уничтожение
3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков
хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях
создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав
которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных
структурных подразделений под председательством одного из руководящих
работников организации, а также представители соответствующего
архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по
согласованию с ним.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми
актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов
управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим
Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего
органа своей ведомственной системы, своей организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и
делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и
уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и
осуществляют контроль за ее проведением.
3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к
уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами
работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы
архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями
Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Документы, сроки хранения которых определены Перечнем
"постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и
передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным
Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению
негосударственной организации, не являющейся источником комплектования
государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций -
источников комплектования управленческая документация, отобранная на
государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно -
справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы,
передается в архивы.
3.5. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или
длительное хранение, описываются в соответствии с установленными
требованиями.
3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного
хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на
заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК
соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем
основным подразделениям организаций - источников комплектования
государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной
описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в
архив в качестве контрольного документа, по которому будет
производиться прием документов на хранение. Описи документов по
личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК
соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются
руководителем организации.
3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение
документов с временными сроками хранения за период времени,
соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с
отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно
согласовываться с архивным органом, утверждением, если последним при
утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено
решения о возможности уничтожения остальных документов за
соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым
руководителем организации.
3.8. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора
документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право
потребовать включения в опись постоянного хранения документов,
отобранных к уничтожению или на временное хранение.
3.9. Организации, документы которых приему в государственные,
муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по
Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами,
учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за
соответствующий период времени.
3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы
передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих
документов для хозяйственных нужд запрещено.
3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения
архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения
(для организаций, передающих документы в государственные,
муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и
ведомственными перечнями сроков хранения документов, является
незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде
Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
3.12. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня
осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов
Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.
3.13. С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ю
"Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий,
с указанием сроков хранения" (М., 1989), утвержденного Главным
архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.,
считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне
управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995
года). Для отбора управленческих документов за более ранний период
времени (80-е - первую половину 90-х годов), а также специфической
(отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков
хранения" (М., 1989).
Наряду с ними следует применять "Перечень документов, подлежащих
приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), систему перечней по
научно - технической документации, а также ведомственные перечни,
примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о
сроках хранения определенных документов.
|