О ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ПОДТВЕРЖДЕНИИ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
ОРГАНИЗАЦИИ В ЦЕЛЯХ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ
ПИСЬМО
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РФ
14 сентября 2009 г.
N 03-03-05/169
(Д)
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики в связи с
письмом по вопросу документального подтверждения расходов на
командировки в целях налогообложения прибыли сообщает следующее.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской
Федерации (далее - Кодекс) расходы на командировки относятся к прочим
расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие
расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях
налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 Кодекса, и, в
частности, должны подтверждаться документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации (при выдаче
таких документов в соответствии с законодательством Российской
Федерации).
Статьями 313 и 314 Кодекса установлено, что к налоговому учету
принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в
первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной
операцией является начисление организацией задолженности перед
работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание
подотчетной суммы с работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету
данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем
организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного
отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с
руководителем структурного подразделения работодателя). Датой
признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса
является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с
командированием работников, установленный Постановлением Правительства
Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, в качестве неотъемлемого
приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих
оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим
образом. Форма командировочного удостоверения утверждена
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10).
Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы
Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники
Содружества Независимых Государств, с которыми заключены
межправительственные соглашения, на основании которых в документах для
въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о
пересечении государственной границы). В случаях командировок по
территории Российской Федерации и в указанные государства - участники
СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях,
если местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на
обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг
по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах
постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым
приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом
оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые
установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам,
предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим
реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от
21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно
Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 в утвержденные
Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при
необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять
форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных
форм или их изменение не допускается.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных
законодательством требований, а также отсутствие необходимых
приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет
несоответствие авансового отчета требованиям законодательства
Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма
расходов не может быть включена в состав расходов в целях
налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального
подтверждения.
Что касается других документов, которыми должна оформляться
командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а) и служебное задание
(форма N Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним
документооборотом организации и для документального подтверждения в
целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.
Директор Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
И.В.ТРУНИН
14 сентября 2009 г.
N 03-03-05/169 |