ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
ПРИКАЗ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
14 августа 2009 г.
N 198
(Д)
В соответствии с подпунктом 26 пункта 6 Положения о Федеральной
миграционной службе, утвержденного Указом Президента Российской
Федерации от 19 июля 2004 г. N 928, в целях осуществления
комплектования, хранения, учета и использования архивных документов,
связанных с деятельностью ФМС России, приказываю:
1. Утвердить согласованные с Федеральным архивным агентством:
1.1. Положение о Центральном архиве ФМС России (Приложение N 1).
1.2. Положение о Центральной экспертной комиссии ФМС России
(Приложение N 2).
1.3. Типовое положение об экспертной комиссии территориального
органа ФМС России (организации, подразделения системы ФМС России)
(Приложение N 3).
2. Начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС
России, организаций и подразделений системы ФМС России:
2.1. Обеспечить ведение архивного делопроизводства в соответствии
с требованиями законодательства Российской Федерации.
2.2. Принять меры по рациональному размещению архивных
подразделений, обеспечению их средствами связи, компьютерной и иной
организационной техникой.
3. Управлению делами ФМС России (И.Е. Ивановой) оказывать
методическую и практическую помощь территориальным органам ФМС России
и организациям, подразделениям системы ФМС России при создании
ведомственных архивов.
Директор
генерал-полковник милиции
К.О.РОМОДАНОВСКИЙ
14 августа 2009 г.
N 198
Приложение N 1
к Приказу ФМС России
от 14 августа 2009 г.
N 198
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ФМС РОССИИ
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регулирует отношения в сфере организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов Федеральной
миграционной службы <1>.
--------------------------------
<1> Далее - "Служба" или "ФМС России".
2. Центральный архив ФМС России является структурным
подразделением Управления делами ФМС России на правах отдела <2>.
--------------------------------
<2> Далее - "Центральный архив".
3. В Центральном архиве хранятся документы, образующиеся в
деятельности ФМС России, которые имеют историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в
состав Архивного фонда Российской Федерации, находятся в федеральной
собственности и, после истечения срока депозитарного хранения,
подлежат постоянному хранению в соответствующих государственных
архивах.
4. Центральный архив хранит документы центрального аппарата
Службы и подразделений, непосредственно подчиненных ФМС России,
осуществляет организационно-методическое руководство и контроль
архивного дела в территориальных органах Службы, представительствах
ФМС России за рубежом и организациях системы ФМС России, организует
отбор, учет, использование, своевременную подготовку и передачу
документов на постоянное хранение.
5. В своей деятельности Центральный архив руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными
законами, федеральными законами, актами Президента Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми
актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации
федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по
нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, ФМС России,
МВД России, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при
Росархиве, методическими документами Росархива, Договором о сроках и
условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации и использования указанных документов, находящихся в
федеральной собственности, заключенным ФМС России и Росархивом, а
также настоящим Положением.
6. Центральный архив имеет печать с изображением геральдического
знака - эмблемы ФМС России со своим наименованием, а также необходимые
в работе штампы и бланки со своим полным и сокращенным наименованием.
В необходимых случаях пользуется печатью ФМС России с
воспроизведением изображения Государственного герба Российской
Федерации.
7. Центральный архив работает по планам, утвержденным начальником
Управления делами ФМС России или лицом, исполняющим его обязанности, и
отчитывается перед ним о своей работе.
8. Реорганизация и ликвидация Центрального архива осуществляются
в порядке, установленном законодательными и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами
ФМС России.
II. Состав документов
Центральный архив хранит:
9. Законченные делопроизводством:
9.1. Документы постоянного хранения, имеющие историческое,
культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение.
9.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.
9.3. Документы по личному составу.
10. Документы постоянного хранения ликвидированных подразделений
Службы.
11. Страховой фонд копий особо ценных документов Архивного фонда
Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов,
необходимые для практической работы Службы.
12. Научно-справочный аппарат к документам архива.
III. Основные задачи и функции
13. Основными задачами Центрального архива являются:
13.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом II настоящего Положения.
13.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов,
хранящихся в архиве, создание научно-справочного аппарата к ним.
13.3. Подготовка и своевременная передача документов Центрального
архива на постоянное хранение с соблюдением установленных правил.
13.4. Методическое руководство и контроль за работой архивов в
системе ФМС России.
13.5. Контроль за формированием дел в делопроизводстве
структурных подразделений центрального аппарата Службы.
14. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный
архив осуществляет следующие функции:
14.1. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом
Российской Федерации <1> графики представления описей дел постоянного
хранения на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) ГА РФ
для передачи документов на постоянное хранение, после истечения сроков
депозитарного хранения.
--------------------------------
<1> Далее - "ГА РФ".
14.2. В соответствии с графиками принимает документы структурных
подразделений центрального аппарата Службы, обработанные в
соответствии с требованиями, установленными Росархивом, не позднее чем
через 3 года после завершения их делопроизводством.
14.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность
принятых на хранение дел, организует проверку их наличия не реже 1
раза в 5 лет.
14.4. Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и
документов.
14.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда
копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
14.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
Центральном архиве, составляет и представляет не позднее чем через 4
года после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы
описей дел постоянного хранения и акты об уничтожении документов, не
подлежащих хранению, на рассмотрение ЦЭК ФМС России и на утверждение
ЭПК ГА РФ.
14.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный
аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам (описи,
каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований, обеспечивающих его
преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ.
14.8. Организует использование документов.
14.9. Выдает в установленном порядке для работы в читальном зале
и во временное пользование дела и копии документов сотрудникам Службы
и заинтересованным представителям органов законодательной,
исполнительной, судебной власти Российской Федерации и иных
организаций в целях служебного и научного использования.
14.10. Исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий и
заявления граждан о подтверждении трудового стажа и по другим вопросам
социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии
документов и архивные справки, консультирует организации и отдельные
лица по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения
архивных справок.
14.11. Оказывает методическую помощь в организации и проведении
экспертизы ценности документов в территориальных органах ФМС России.
14.12. Устанавливает совместно с ЦЭК ФМС России и Управлением
делами ФМС России порядок проведения экспертизы ценности документов в
центральном аппарате Службы, готовит заключения на документы,
представляемые на рассмотрение ЦЭК ФМС России.
14.13. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел, оказывает
методическую помощь в их составлении, контролирует правильность
формирования, оформления и хранения дел в территориальных органах ФМС
России, представительствах ФМС России за рубежом, а также подготовку
номенклатурных дел к передаче на государственное хранение.
14.14. Разрабатывает проекты нормативно-методических документов
по архивному делу и принимает участие совместно с Управлением делами
ФМС России в подготовке проектов нормативно-методических документов по
делопроизводству.
14.15. Участвует совместно с Управлением делами ФМС России в
организации и проведении мероприятий по повышению квалификации
работников архивов и служб документационного обеспечения управления в
территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за
рубежом.
14.16. Проводит совместно с Управлением делами ФМС России
мероприятия (совещания, семинары, инструктажи и т.д.) по внедрению
нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в
территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за
рубежом.
14.17. Осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе
научно-технических) в территориальных органах ФМС России,
представительствах ФМС России за рубежом, обобщает опыт работы архивов
и готовит соответствующие предложения руководству Службы по улучшению
архивного дела в системе ФМС России.
14.18. Оказывает методическую помощь в работе архивов системы ФМС
России.
14.19. Подготавливает и в установленном порядке передает на
постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации,
после истечения сока их депозитарного хранения.
14.20. Ежегодно представляет в Росархив сведения о составе и
объеме документов по установленной форме.
14.21. Обеспечивает режим секретности и защиту секретных и
служебных сведений от разглашения.
IV. Права и ответственность начальника Центрального архива
15. Центральный архив возглавляет начальник, назначаемый
директором ФМС России.
16. Начальник Центрального архива имеет право:
16.1. Представлять в установленном порядке руководству Службы
предложения по совершенствованию архивного дела в системе ФМС России.
16.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях центрального аппарата Службы,
территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за
рубежом.
16.3. Давать в установленном порядке рекомендации структурным
подразделениям центрального аппарата Службы, территориальным органам
ФМС России, представительствам ФМС России за рубежом по вопросам,
входящим в компетенцию Центрального архива.
16.4. Запрашивать от структурных подразделений центрального
аппарата Службы, территориальных органов ФМС России, представительств
ФМС России за рубежом и иных организаций системы ФМС России сведения и
документы, необходимые для работы Центрального архива.
16.5. Рассматривать и согласовывать проекты нормативных и
методических документов по вопросам организации архивного дела.
16.6. Выдавать за своей подписью по заявлениям граждан и запросам
учреждений, организаций и предприятий архивные справки, копии и
выписки из архивного фонда.
17. Начальник Центрального архива несет ответственность за
выполнение возложенных на Центральный архив задач и функций,
правильность и достоверность представляемых сведений.
18. Обязанности и ответственность работников Центрального архива
определяются должностными инструкциями (регламентами).
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
Приложение N 2
к Приказу ФМС России
от 14 августа 2009 г.
N 198
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ФМС РОССИИ
Общие положения
1. Центральная экспертная комиссия ФМС России <1> создается в
целях:
Организации и проведения методической и практической работы по
экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности
структурных подразделений центрального аппарата Федеральной
миграционной службы, подразделений, непосредственно подчиненных ФМС
России, территориальных органов ФМС России, иных входящих в систему
ФМС России организаций <2>, по отбору на постоянное хранение
документов Архивного фонда Российской Федерации.
--------------------------------
<1> Далее - "ЦЭК" или "комиссия".
<2> Далее - "Служба" или "ФМС России".
Осуществления методического руководства и координации
деятельности экспертных комиссий территориальных органов ФМС России,
иных входящих в систему ФМС России организаций.
2. ЦЭК является постоянно действующим совещательным органом ФМС
России.
3. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения директором
ФМС России, а в необходимых случаях - после согласования с Федеральным
архивным агентством.
4. ЦЭК образуется в составе председателя, 2 (двух) его
заместителей, членов и секретаря комиссии. Персональный состав ЦЭК
утверждается директором ФМС России из наиболее квалифицированных
специалистов подразделений центрального аппарата ФМС России под
председательством одного из заместителей директора ФМС России.
В состав комиссии (по согласованию) включается представитель
Государственного архива Российской Федерации, имеющий соответствующий
допуск к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую
законом тайну.
5. В своей деятельности ЦЭК руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными конституционными законами,
федеральными законами, актами Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами
специально уполномоченного Правительством Российской Федерации
федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по
нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, ФМС России,
МВД России, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при
Росархиве, методическими документами Росархива, Договором о сроках и
условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации и использования указанных документов, находящихся в
федеральной собственности, заключенного ФМС России и Росархивом, а
также настоящим Положением.
Функции ЦЭК
6. ЦЭК осуществляет следующие функции:
6.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации
состава документов постоянного и долговременного хранения,
образующихся в процессе деятельности ФМС России.
6.2. Рассматривает предложения структурных подразделений
центрального аппарата ФМС России и ее территориальных органов об
изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных
действующими нормативными правовыми актами (Приказ МВД России от 12
мая 2006 г. N 340 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в
деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел,
учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних
дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения"), а также
решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных
нормативными правовыми актами, и в установленном порядке информирует о
принятом решении.
Решения ЦЭК об изменении сроков хранения отдельных видов
документов, продлении сроков хранения документов, не предусмотренных
действующими перечнями, подлежат согласованию с Центральной
экспертно-проверочной комиссией при Росархиве до утверждения
руководством Службы.
6.3. Осуществляет методическое руководство работой экспертных
комиссий территориальных органов ФМС России.
6.4. Рассматривает предложения и оказывает методическую помощь
территориальным органам ФМС России в проведении экспертизы ценности
документов.
6.5. Рассматривает и дает рекомендации по подготовке проектов
нормативных правовых актов ФМС России по экспертизе ценности
документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.6. ЦЭК принимает решения о согласовании:
перечней документов, образующихся в процессе деятельности ФМС
России, с указанием сроков их хранения;
примерных и типовых номенклатур дел;
описей дел постоянного срока хранения, образовавшихся в процессе
деятельности ФМС России;
перечней проектов, научно-техническая документация по которым
подлежит передаче на постоянное хранение;
описей на документы по личному составу;
описей дел долговременного хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения, образовавшихся в процессе деятельности ФМС России <1>;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов
постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному
составу;
методических документов по проведению экспертизы ценности
документов (рекомендации, памятки и др.).
--------------------------------
<1> Рассматриваются Комиссией только после утверждения описей дел
постоянного и долговременного хранения того же фонда за
соответствующий хронологический период.
6.7. После рассмотрения ЦЭК на согласование ЦЭПК при Росархиве
представляются:
перечни документов, образующихся в процессе деятельности ФМС
России, с указанием сроков их хранения;
примерные и типовые номенклатуры дел;
предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков
хранения отдельных категорий документов.
6.8. Представляет на утверждение Экспертно-проверочной комиссии
Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного
хранения управленческой документации.
7. Представляет на согласование Экспертно-проверочной комиссии
Государственного архива Российской Федерации:
описи на документы по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов
постоянного и долговременного сроков хранения.
Права ЦЭК
7. ЦЭК предоставляется право:
7.1. Запрашивать от структурных подразделений центрального
аппарата Службы материалы, необходимые в работе ЦЭК.
7.2. Давать методические рекомендации экспертным комиссиям
территориальных органов ФМС России о порядке отбора документов на
хранение и к уничтожению.
7.3. Вносить на рассмотрение руководства Службы предложения по
совершенствованию организации документационного обеспечения управления
и архивной работы ФМС России.
7.4. Заслушивать отчеты представителей экспертных комиссий
территориальных органов ФМС России об организации и проведении работы
по отбору документов на хранение и к уничтожению, об условиях хранения
и мерах по обеспечению сохранности документов архивного фонда
Российской Федерации.
7.5. Требовать от начальников подразделений Службы розыска
недостающих документов, подлежащих передаче на архивное хранение,
представления письменных объяснений в случае их утраты или
неисправимого повреждения.
7.6. Привлекать к работе в ЦЭК в качестве экспертов и
консультантов специалистов подразделений центрального аппарата ФМС
России, а также приглашать представителей Росархива.
Организация работы ЦЭК
8. ЦЭК работает во взаимодействии с Управлением делами ФМС России
и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.
9. ЦЭК работает по годовому плану, утверждаемому председателем
этой комиссии.
10. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух
раз в год. Заседание комиссии считается правомочным, если в нем
принимает участие более половины ее состава.
11. Заседания комиссии оформляются протоколом, который
подписывается председателем и секретарем ЦЭК.
12. Решения комиссии принимаются простым большинством голосов.
При разделении голосов поровну правом решающего голоса обладает
председатель ЦЭК. Особые мнения отражаются в протоколе или в
прилагаемой к нему справке.
13. Председатель комиссии:
- созывает ЦЭК, решает вопрос о привлечении к работе в комиссии
экспертов и консультантов из структурных подразделений центрального
аппарата ФМС России, а также при необходимости приглашает на ее
заседания представителей Росархива;
- определяет повестку дня, дату и время заседания;
- организует работу по выполнению решений комиссии и контролю за
их исполнением;
- информирует руководство Службы о деятельности ЦЭК и
представляет на утверждение директору ФМС России решения комиссии.
14. Секретарь комиссии:
- осуществляет сбор предложений для включения в проект плана
работы ЦЭК и в повестку для очередного заседания;
- осуществляет контроль за своевременностью представления
материалов на рассмотрение комиссии, организует их размножение;
- обеспечивает членов ЦЭК, экспертов и консультантов необходимыми
документами, информирует их о сроках проведения заседания;
- доводит решения ЦЭК до должностных лиц в части, их касающейся;
- ведет делопроизводство комиссии, организует хранение и
использование ее документов, несет ответственность за их сохранность.
15. Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы передаются
секретарем членам комиссии, экспертам и консультантам. После изучения
этих материалов эксперты и консультанты готовят заключения и в
необходимых случаях лично докладывают о результатах своей работы на
заседании ЦЭК.
Комиссия рассматривает представленные материалы и заключения,
заслушивает экспертов и консультантов и выносит решение.
16. Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему
хранению, рассматриваются комиссией только после утверждения описей
для постоянного и долговременного хранения того же фонда за
соответствующий хронологический период.
17. Решения ЦЭК об изменении сроков хранения отдельных видов
документов, определении сроков хранения документов, не предусмотренных
действующими перечнями, об одобрении примерных номенклатурных дел
подлежат согласованию с Росархивом до утверждения руководством Службы.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
Приложение N 3
к Приказу ФМС России
от 14 августа 2009 г.
N 198
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА ФМС РОССИИ
(ОРГАНИЗАЦИИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СИСТЕМЫ ФМС РОССИИ)
Общие положения
1. Экспертная комиссия <1> территориального органа ФМС России
(организации, подразделения системы ФМС России) <2> создается для
организации и проведения работы по экспертизе ценности, отбору на
хранение и к уничтожению документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности.
--------------------------------
<1> Далее - "ЭК".
<2> Далее - "орган ФМС России".
2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом в
территориальном органе, а также иных входящих в систему ФМС России
организаций.
3. Решения Комиссии вступают в силу после утверждения их
руководителем органа ФМС России, а в необходимых случаях - после
согласования с Центральной экспертной комиссией ФМС России <3>.
--------------------------------
<3> Далее - "ЦЭК ФМС России".
4. ЭК образуется в составе председателя Комиссии, ее членов и
секретаря комиссии.
4. Персональный состав ЭК утверждается руководителем органа ФМС
России, и в него включаются наиболее квалифицированные специалисты, а
также руководитель отдела, отделения, группы делопроизводства,
делопроизводства и режима, других структурных подразделений, на
которые возложены функции по документационному обеспечению управления
<4>.
--------------------------------
<4> Далее - "служба ДОУ".
Председателем Комиссии назначается один из заместителей
руководителя органа ФМС России.
5. В своей деятельности ЭК руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными конституционными законами,
федеральными законами, актами Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами
специально уполномоченного Правительством Российской Федерации
федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по
нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, России, МВД
России, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при
Росархиве, ЦЭК ФМС России, методическими документами Росархива,
Договором о сроках и условиях депозитарного хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных
документов, находящихся в федеральной собственности, заключенным ФМС
России и Росархивом, а также настоящим Положением.
Функции экспертной комиссии
6. ЭК осуществляет следующие функции:
6.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации
состава документов постоянного и долговременного хранения,
образующихся в процессе деятельности ФМС России.
6.2. Рассматривает предложения структурных подразделений
территориального органа ФМС России об изменении или уточнении сроков
хранения документов, предусмотренных действующими нормативными
правовыми актами, Приказ МВД России от 12 мая 2006 г. N 340 "Об
утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности
подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений,
предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел
Российской Федерации, с указанием сроков хранения", а также решения об
установлении сроков хранения документов, не предусмотренных
нормативными правовыми актами, и в установленном порядке информирует о
принятом решении.
6.3. Решения ЭК об изменении сроков хранения отдельных видов
документов, продлении сроков хранения документов, не предусмотренных
действующими перечнями, подлежат согласованию с ЦЭК ФМС России до
утверждения руководством территориального органа.
6.4. ЭК принимает решения о согласовании:
перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов
ФМС России, с указанием сроков их хранения;
примерных и типовых номенклатур дел;
описей дел постоянного срока хранения, образовавшихся в процессе
деятельности ФМС России;
перечней проектов, научно-техническая документация по которым
подлежит передаче на постоянное хранение;
описей на документы по личному составу;
описей дел долговременного хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения, образовавшихся в процессе деятельности органов ФМС России
<1>;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов
постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному
составу;
методических документов по проведению экспертизы ценности
документов (рекомендации, памятки).
--------------------------------
<1> Рассматриваются Комиссией только после утверждения описей дел
постоянного и долговременного хранения того же фонда за
соответствующий хронологический период.
6.5. После рассмотрения ЭК на согласование ЦЭК ФМС России
представляются:
перечни документов, образующихся в процессе деятельности
территориального органа ФМС России, с указанием сроков их хранения;
примерные и типовые номенклатуры дел;
предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков
хранения отдельных категорий документов;
описи дел постоянного хранения управленческой документации;
описи на документы по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов
постоянного и долговременного сроков хранения.
Права экспертной комиссии
7. ЭК имеет право:
7.1. Запрашивать от структурных подразделений органа ФМС России
материалы и сведения, необходимые для работы комиссии.
7.2. Давать структурным подразделениям органа ФМС России
рекомендации по вопросам организации документационного обеспечения
управления, отбора документов на хранение и к уничтожению.
7.3. Требовать от руководителей структурных подразделений органа
ФМС России розыска недостающих документов, подлежащих передаче на
хранение в подразделения специальных фондов, представления письменных
объяснений в случае их утраты или неисправимого повреждения.
7.4. Запрашивать от специалистов органа ФМС России заключения и
предложения, необходимые для проведения экспертизы ценности документов
и определения сроков их хранения.
7.5. Вносить на рассмотрение ЦЭК ФМС России и руководства органа
ФМС России предложения по улучшению организации документационного
обеспечения управления.
7.6. Привлекать к работе в ЭК в качестве экспертов и
консультантов специалистов органа ФМС России, а также приглашать для
консультирования членов ЦЭК ФМС России, работников подразделений
специальных фондов (по согласованию).
Организация работы экспертной комиссии
8. ЭК работает во взаимодействии со службой ДОУ органа ФМС
России, ЦЭК ФМС России и подразделением специальных фондов.
9. ЭК работает по годовому плану, утверждаемому руководителем
органа ФМС России.
10. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух
раз в год. Заседание комиссии считается правомочным, если в нем
принимает участие более половины ее членов.
11. Заседания Комиссии оформляются протоколом, который
подписывается председателем и секретарем ЭК.
12. Решения Комиссии принимаются простым большинством голосов.
При разделении голосов поровну голос председателя является решающим.
Особые мнения отражаются в протоколе или в прилагаемой к нему справке
и доводятся до сведения ЦЭК ФМС России.
Председатель комиссии:
- Созывает ЭК, решает вопрос о привлечении к работе в комиссии
экспертов и консультантов органа ФМС России, а в необходимых случаях
приглашает на заседание комиссии членов ЦЭК ФМС России, а также
представителей подразделений специальных фондов.
- Определяет повестку дня, дату и время заседания.
- Организует работу по выполнению решений комиссии и контролю за
их исполнением.
- Информирует руководителя органа ФМС России о деятельности ЭК и
представляет на его утверждение решения комиссии.
Секретарь Комиссии:
- Организует сбор предложений для включения в проект плана работы
ЭК и в повестку дня очередного заседания.
- Осуществляет контроль за своевременностью представления
материалов на рассмотрение комиссии, организует их тиражирование.
- Обеспечивает членов ЭК, экспертов и консультантов необходимыми
документами, информирует их о сроках проведения заседания.
- Доводит решение ЭК до должностных лиц в части, их касающейся.
- Ведет делопроизводство комиссии, организует хранение и
использование ее документов, несет ответственность за их сохранность.
- Обеспечивает своевременное представление документов на
рассмотрение ЦЭК ФМС России.
- Поступающие на рассмотрение ЭК документы передаются секретарем
комиссии членам ЭК, экспертам и консультантам. После изучения этих
материалов эксперты и консультанты готовят заключения и в необходимых
случаях лично докладывают о результатах своей работы на заседании ЭК.
13. Комиссия рассматривает представленные материалы и заключения,
заслушивает экспертов и консультантов и выносит соответствующее
решение.
14. Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему
хранению, рассматриваются комиссией только после утверждения ЦЭК ФМС
России описей дел постоянного и долговременного хранения за
соответствующий хронологический период.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ |