ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ КНИГ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ
ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО И СДЕЛОК С НИМ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РФ
22 июля 1998 г.
N 83
МИНИСТЕРСТВО ГОСУДАРСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА РФ
22 июля 1998 г.
N 172
МИНИСТЕРСТВО РФ ПО ЗЕМЕЛЬНОЙ ПОЛИТИКЕ, СТРОИТЕЛЬСТВУ И
ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ ХОЗЯЙСТВУ
22 июля 1998 г.
N 23
(ФР 98-29)
Во исполнение статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997 года
N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и
сделок с ним" и пункта 2 постановления Правительства Российской
Федерации от 18 февраля 1998 г. N 219 "Об утверждении Правил ведения
Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок
с ним" приказываем:
Утвердить прилагаемые Правила ведения книг учета документов и дел
правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав
на недвижимое имущество и сделок с ним.
Министр юстиции
Российской Федерации П. Крашенинников
22 июля 1998 г.
N 83
Министр государственного
имущества Российской Федерации Ф. Газизулин
22 июля 1998 г.
N 38
Министр Российской Федерации по
земельной политике, строительству и
жилищно-коммунальному хозяйству И. Южанов
22 июля 1998 г.
N 23
Зарегистрировано в Минюсте РФ
31 июля 1998 г.
N 1577
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства юстиции РФ,
Министерства государственного
имущества РФ и Министерства РФ
по земельной политике, строительству
и жилищно-коммунальному хозяйству
от 22 июля 1998 года
N 83,
от 22 июля 1998 года
N 172,
от 22 июля 1998 года
N 23
ПРАВИЛА
ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих
документов при государственной регистрации прав на
недвижимое имущество и сделок с ним
I. Общие положения
1. Настоящие Правила в соответствии с Федеральным законом от 21
июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на
недвижимость и сделок с ним" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1997, N 30, ст. 3594) устанавливают единый для Российской
Федерации порядок ведения книг учета документов и дел
правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав
на недвижимое имущество и сделок с ним.
2. Контроль за соблюдением настоящих Правил учреждениями юстиции
по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с
ним (далее именуются - учреждения юстиции по регистрации права)
осуществляет Министерство юстиции Российской Федерации.
3. Книги учета документов и дела правоустанавливающих документов
представляют собой неотъемлемую часть Единого государственного реестра
прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее именуется - Единый
государственный реестр прав) и являются документами вечного хранения.
Уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их
частей не допускается (пункт 4 статьи 12 Федерального закона от 21
июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на
недвижимое имущество и сделок с ним").
4. В случае ведения книг учета документов с использованием
компьютерной техники допускаются отступления от предусмотренных
настоящими Правилами форм (приложения N 2, 3, 4) при условии
сохранения требуемого ими объема сведений.
II. Книги учета документов
5. Книги учета документов содержат данные о:
принятых на регистрацию документах об объекте недвижимого
имущества, правообладателях, регистрируемом праве и заявителях;
выданных свидетельствах о государственной регистрации прав;
выписках и справках из Единого государственного реестра прав, об
иных документах (пункт 2 статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997
года N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое
имущество и сделок с ним").
6. К Книгам учета документов относятся:
книга учета входящих документов;
книга учета выданных свидетельств о государственной регистрации
прав;
книга учета выданной информации о зарегистрированных правах.
7. На титульном листе книг учета документов (приложение N 1)
указывается номер книги, который записывается следующим образом:
порядковый номер книги, которая ведется данным учреждением по
регистрации прав или его филиалом, год, в котором осуществляется
ведение книги, например: 1/1998, 2/1998 и т.д.
На титульном листе книги учета документов также указываются
наименование книги учета документов, наименование учреждения юстиции
по регистрации прав и филиала учреждения юстиции по регистрации прав,
дата начала и окончания работы с книгой.
С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг
начинается с единицы.
По окончании календарного года все текущие книги учета документов
закрываются для новых записей и в них допускается только дополнение
уже существующих записей.
III. Ведение книги учета входящих документов
9. Книга учета входящих документов (приложение N 2) предназначена
для внесения записей о документах, представляемых в учреждение юстиции
по регистрации прав (или его филиал) для осуществления им
государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с
ним (далее именуется - государственная регистрация прав) в
соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О
государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с
ним".
10. В книге учета входящих документов производятся записи по
следующим заявлениям и документам:
заявлениям о государственной регистрации прав с прилагаемыми
документами;
заявлениям о регистрации ограничений (обременений) права с
прилагаемыми документами;
заявлениям об исправлении технических ошибок в записях,
допущенных при государственной регистрации прав;
заявлениям о приостановлении государственной регистрации прав;
документам, необходимым для проведения государственной
регистрации прав, например: ответам соответствующих органов и
организаций на обращения учреждений юстиции по регистрации прав
(филиалов) или правообладателей о предоставлении сведений, необходимых
для государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества
(пункт 3 статьи 8 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О
государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с
ним"); дополнительным документам, представляемым заявителем с целью
устранения причин, приведших к приостановлению регистратором прав
государственной регистрации прав;
иным документам, касающимся осуществляемой учреждениями юстиции
по регистрации прав (филиалами) государственной регистрации прав,
например, определениям или решениям судов о приостановлении
государственной регистрации прав.
11. Порядковый номер записи в книге учета входящих документов
указывается в графе "Входящий номер".
Записи в книгу учета входящих документов вносятся последовательно
в порядке поступления документов в учреждение юстиции по регистрации
прав (или его филиал). Одна запись в книге соответствует одному пакету
входящих документов.
12. Номер книги учета входящих документов, составленный в
порядке, определенном в абзаце первом пункта 7 настоящих Правил, и
порядковый номер записи в книге учета входящих документов,
присваиваемый в порядке, указанном в пункте 11 настоящих правил,
используется при государственной регистрации Правил, используется при
государственной регистрации прав в Едином государственном реестре прав
для формирования номера регистрации (пункт 12 Правил ведения Единого
государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним,
утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 18
февраля 1998 года N 219 (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1998, N 8, ст. 963).
13. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления)
заявлений и документов.
14. В графе "Поступившие документы" указывается общее число и
общее количество листов поступивших документов (заявлений и
прилагаемых документов).
Заявителю выдается расписка в получении документов, о чем
делается отметка в графе "Поступившие документы". В расписку
включаются: дата представления документов, перечень документов с
указанием их наименования, реквизитов, количества листов в каждом
документе, а также номер книги учета входящих документов и порядковый
номер записи в книге учета входящих документов.
Копия расписки, выданной заявителю, приобщается к принятым на
государственную регистрацию прав документам.
В этой же графе делается отметка о приложении к заявлению
документа, подтверждающего внесение платы за проведение
государственной регистрации прав.
15. В графе "Заявитель" указываются данные заявителя: для
физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность
документ и его реквизиты, для юридического лица - его полное
наименование, документы, подтверждающие регистрацию юридического лица
и полномочия его представителя.
В этой же графе указывается фамилия, имя, отчество лица,
непосредственно представившего документы в учреждение юстиции по
регистрации прав (филиал) от имени заявителя в порядке, установленном
статьей 16 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О
государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с
ним".
В данную графу записывается также почтовый адрес, по которому
учреждение юстиции по регистрации прав (филиал) может связаться с
заявителем (если он не указан в поступивших на государственную
регистрацию прав документах).
16. В графе "Объект прав" указываются адрес (местоположение)
объекта недвижимости, его назначение и/или наименование (когда оно
существует), кадастровый (а при его отсутствии - условный) номер, если
он известен заявителю.
17. В графе "Регистрируемое право. ограничение (обременение)"
указывается цель обращения в учреждение юстиции по регистрации прав
(филиал), например: регистрация права собственности, регистрация
аренды, регистрация ипотеки и т.п.
18. В графе "Документы принял" указываются фамилия и инициалы
должностного лица учреждения юстиции по регистрации прав (филиала),
принявшего документы, и ставится его подпись.
19. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате
рассмотрения представленных документов (регистрация права на объект
недвижимости или сделки с ним, отказ в регистрации и т.п.).
При совершении в Едином государственном реестре прав записей о
праве, его ограничении (обременении) и сделки с объектом недвижимости
в данной графе также указывается номер регистрации.
Например: 50-01/05-1/1998-111, где
50 - номер субъекта Российской Федерации;
01/05 - номер регистрационного округа, который состоит из номера
учреждения юстиции по регистрации прав или номера регистрационного
округа (01) и номера его филиала или номера территории, на которой
филиалом осуществляется государственная регистрация прав (05);
1/1998 - номер книги учета входящих документов
111 - порядковый номер записи в книге учета входящих документов.
20. В графе "Примечания" делаются ссылка на номер книги учета
входящих документов и порядковый номер записи в этой книге в случае
поступления сведений (документов), относящихся к проводимой
государственной регистрации прав, а также иные отметки, например:
отметки о направлении уведомлений регистратора прав о приостановлении
государственной регистрации прав, письменной информации об исправлении
технических ошибок в записях, допущенных при государственной
регистрации прав и т.д.
IV. Ведение книги учета выданных свидетельств
о государственной регистрации прав
21. Книга предназначена для ведения записей о выданных
свидетельствах о государственной регистрации прав (приложение N 3).
22. В графе "N п/п" указывается порядковый номер записи в книге.
23. В графе "Номер регистрации" указывается номер регистрации,
под которым в Едином государственном реестре прав зарегистрировано
право, послужившее основанием для выдачи свидетельств о
государственной регистрации прав.
24. В графе "Реквизиты документа" указываются серия, номер и дата
подписанного регистратором прав на недвижимое имущество и сделок с ним
свидетельства о государственной регистрации прав.
25. В графе "Дата выдачи" указывается дата фактической выдачи
свидетельств о государственной регистрации прав.
26. В графу "Фамилия и подпись получившего" вносятся фамилия и
инициалы лица, получившего свидетельство о государственной регистрации
прав, и его подпись.
27. В графу "Примечания" может вноситься дополнительная
информация, относящаяся к выдаче свидетельства о государственной
регистрации прав.
V. Ведение книги учета выданной информации о
зарегистрированных правах
28. Книга учета выданной информации о зарегистрированных правах
(Приложение N 4) предназначена для учета запросов и заявлений о выдаче
информации и фактов выдачи информации учреждениями юстиции по
регистрации прав (филиалами) в соответствии со статьями 7 и 8
Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной
регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним".
29. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего
запроса (заявления) о выдаче информации.
30. В графе "Дата поступления" указывается дата фактического
поступления запроса (заявления).
31. В графе "Поступившие документы" указываются наименование
документа (запрос, заявление) и его реквизиты (дата, номер). В этой же
графе делается отметка о представлении документа, подтверждающего
внесение платы за предоставление информации. Если информация в
соответствии с Федеральным законом N 122-ФЗ "О государственной
регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" должна быть
предоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно".
32. В графе "Заявитель" указываются: для физического лица -
фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его
реквизиты, для юридического лица - его полное наименование, документы,
подтверждающие регистрацию юридического лица и полномочия его
представителя. В эту же графу вносится адрес лица, обратившегося с
запросом (заявлением), указанный в документе (запросе, заявлении) или
названный заявителем лично.
33. В графе "Цель запроса" указываются сведения, за которыми на
основании Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О
государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с
ним" обратился заявитель.
34. В графу "Принял документы" вносятся фамилия и инициалы, а
также подпись должностного лица учреждения юстиции по регистрации прав
(филиала), фактически принявшего заявление (запрос).
35. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящий
номер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче
таковых.
36. Графа "Фамилия и подпись получившего", в которой указываются
фамилия, непосредственно получившего выданный документ, заполняется в
случае, когда лицо явилось за ним лично. В иных случаях указываются
адрес лица, которому направлен документ, а также его фамилия и
инициалы (для физического лица) или наименование (для юридического
лица).
VI. Ведение дел правоустанавливающих документов
37. Дело правоустанавливающих документов открывается на каждый
объект недвижимого имущества. В дело помещаются все документы,
поступающие для государственной регистрации прав на объект
недвижимости.
В дело также помещаются иные документы, указанные в Федеральном
законе от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав
на недвижимое имущество и сделок с ним", например: копия сообщения о
причине отказа в государственной регистрации прав, направляемого
заявителю, копия письменного сообщения регистратора прав на недвижимое
имущество и сделок с ним заявителю о решении приостановить
государственную регистрацию прав.
38. Дело правоустанавливающих документов идентифицируется тем же
номером, что и соответствующий раздел Единого государственного реестра
прав (кадастровым номером, а при его отсутствии условным номером).
Номер дела правоустанавливающих документов указывается на его
титульном листе. На титульном листе дела правоустанавливающих
документов также указывается наименование учреждения юстиции по
регистрации прав и его филиала.
На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес
(местоположение) объекта недвижимости.
39. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их
поступления.
40. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которой
для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата
поступления, наименование и реквизиты, количество листов, фамилия,
инициалы и подпись работника учреждения юстиции по регистрации прав
(филиала), внесшего документ в дело.
41. В копии расписки, выданной заявителю при представлении на
государственную регистрацию прав документов и приобщенной к делу,
делается отметка о возврате заявителю после завершения государственной
регистрации прав подлинников документов с указанием даты выдачи,
фамилии инициалов работника учреждения юстиции по регистрации прав
(филиала), выдавшего документы, и лица, получившего документы. Запись
о выдаче документов скрепляется подписями работника учреждения юстиции
по регистрации прав (филиала) и получателя документов. Копии
документов остаются в силе.
42. Копии документов, хранящихся в деле, могут быть удостоверены
нотариально. В иных случаях на копиях документов, хранящихся в деле,
работник учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) должен
сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты,
фамилии, инициалов и подписи лица, сделавшего надпись, а также лица,
которому выданы подлинник документов.
43. При накапливании в одном деле большого количества документов
допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе
тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна
соответствовать фактически находящимся в данном томе документам.
44. Дело правоустанавливающих документов закрывается, когда
объект недвижимого имущества прекращает свое существование в
результате разделения, слияния, выделения либо ликвидации. На титульно
листе последнего тома закрываемого дела с указанием кадастровых (а при
их отсутствии - условных) номеров объекты недвижимости, образованных
на основе данного объекта недвижимости.
На титульных листах вновь открываемых дел правоустанавливающих
документов в отношении объектов недвижимости, образованных путем
слияния, разделения, выделения, к номерам вновь заведенного дела
добавляются ссылки на кадастровые (а при их отсутствии - условные)
номера ранее существовавших объектов недвижимости.
45. Закрытое дело сдается в архив учреждений юстиции по
регистрации прав (филиала).
Закрытые дела вносятся в каталог архива и располагаются в нем с
соблюдением принципа единого объекта недвижимого имущества в
соответствии с пунктом 6 статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997
г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое
имущество и сделок с ним".
Приложение N 1
Наименование учреждения юстиции по государственной регистрации
прав на недвижимое имущество и сделок с ним
Наименование филиала
НАИМЕНОВАНИЕ КНИГИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
Начата --------------------
Окончена ------------------
Приложение N 2
Форма книги учета входящих документов (левая сторона)
----------------------------------------------------------------------
| Входящий номер | Дата приема | Поступившие документы | Заявитель |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
|----------------|--------------|-----------------------|------------|
| | | | |
----------------------------------------------------------------------
Форма книги учета входящих документов (правая сторона)
----------------------------------------------------------------------
| Объект прав | Регистрируемое | Документы | Принятое | Примечания |
| | право | принял | решение | |
| | ограничение | | | |
| | (обременение) | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
|--------------|----------------|------------|----------|------------|
| | | | | |
----------------------------------------------------------------------
Приложение N 3
Форма книги учета свидетельств о государственной регистрации прав
--------------------------------------------------------------------------
| N п/п | Номер | Реквизиты | Дата | Фамилия и | Примечания |
| | регистрации | документа | выдачи | подпись | |
| | | | | получившего | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
|-------|---------------|------------|--------|-------------|------------|
| | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
Приложение N 4
Форма книги учет выданной информации о зарегистрированных правах
(левая сторона)
----------------------------------------------------------------------
| N п/п | Дата | Поступившие документы | Заявитель |
| | поступления | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
|-------|---------------|--------------------------------|-----------|
| | | | |
----------------------------------------------------------------------
Форма книги учет выданной информации о зарегистрированных правах
(правая сторона)
----------------------------------------------------------------------
| Цель | Принял | Результат | Фамилия и подпись |
| запроса | документы | рассмотрения | получившего |
| | | | |
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
|----------|------------|---------------|----------------------------|
| | | | |
---------------------------------------------------------------------- |