Страницы: 1 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ
СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
30 августа 2001 г.
N 125
(Д)
В целях совершенствования делопроизводства и улучшения
исполнительской дисциплины в аппарате Судебного департамента, а также
во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 31
октября 2000 г. N 1547-р приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде
Российской Федерации (далее - Инструкция), разработанную на основе
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти и согласованную с Федеральной архивной службой
России.
2. Начальнику Управления капитального строительства, эксплуатации
зданий и сооружений Васюкову Е.В. до 1 октября 2001 г. обеспечить
изготовление типографским способом 350 экземпляров Инструкции.
3. Управлению делами (Миряшев С.В.) в срок до 10 октября 2001 г.
провести занятие с работниками, ответственными за делопроизводство, и
секретарями руководства Судебного департамента по применению
Инструкции и принять у них зачет.
4. Начальникам главных управлений, управлений и самостоятельных
отделов Судебного департамента до 1 ноября 2001 г. организовать
изучение Инструкции подчиненными работниками и обеспечить выполнение
предусмотренных в ней требований.
5. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в
субъектах Российской Федерации в срок до 15 декабря 2001 г. внести
изменения и дополнения, а при необходимости переработать инструкции по
делопроизводству с учетом требований Инструкции и доложить в
Управление делами.
6. Признать утратившим силу Приказ Генерального директора от 31
марта 2000 г. N 55 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской
Федерации".
7. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя Генерального директора Кильмашкина Н.Ф.
Генеральный директор Судебного
департамента при Верховном Суде
Российской Федерации
А.В. ГУСЕВ
30 августа 2001 г.
N 125
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 30 августа 2001 года
N 125
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА
ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана с учетом ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов"; Основных положений Государственной системы
документационного обеспечения управления "Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения"; Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от
27.11.2000 N 68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской
Федерации 26 декабря 2000 г. N 2508, Федерального закона от 08.01.1998
N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 2,
ст. 223).
1.2. Инструкция устанавливает общие для всех структурных
подразделений Судебного департамента требования к документационному
обеспечению управленческой деятельности Судебного департамента при
Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент) и к
организации работы со служебными документами, единый порядок их
подготовки, оформления и контроля исполнения.
Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей
Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.
Порядок работы с документами ограниченного пользования устанавливается
Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3
ноября 1994 г. N 1233. Положения Инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая
их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые
с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства
в аппарате Судебного департамента, соблюдение установленного порядка
работы с документами и правил их подготовки и оформления возлагается
на Управление делами.
Методическое руководство организацией делопроизводства в
структурных подразделениях и контроль за соблюдением требований
настоящей Инструкции осуществляет Управление делами.
1.4. Руководитель структурного подразделения по согласованию с
управляющим делами Судебного департамента назначает из числа
государственных служащих подчиненного ему подразделения одного или
нескольких работников, ответственных за ведение делопроизводства.
Обязанности и права работников, ответственных за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях, определяются их
должностными инструкциями, которые утверждаются руководителями
подразделений по согласованию с управляющим делами Судебного
департамента.
1.5. Передача служебной информации средствам массовой информации
осуществляется только Отделом по связям со средствами массовой
информации, а в отдельных случаях - уполномоченными лицами по
поручению руководства Судебного департамента.
1.6. Передача служебных документов, их копий, а также сведений,
содержащихся в них, руководителям и должностным лицам других
министерств, ведомств и организаций, гражданам осуществляется в
установленном порядке (официальным письмом) или иным способом по
решению руководства Судебного департамента через Управление делами.
Копии нормативных правовых актов, изданных Судебным департаментом
совместно с другими федеральными органами, Верховным Судом Российской
Федерации, передаются сторонним организациям только на основании
заключенных договоров.
1.7. Экземпляр настоящей Инструкции выдается начальникам главных
управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного
департамента, начальникам отделов и работникам, ответственным за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях, а при
увольнении передается работникам, их замещающим.
1.8. Работники Судебного департамента обязаны выполнять все
требования настоящей Инструкции при подготовке документов.
Начальники отделов обязаны ознакомить вновь принятых работников
Судебного департамента с установленным порядком работы со служебными
документами, их подготовки и оформления.
II. Порядок организации документооборота
в Судебном департаменте
2.1. Обработка и регистрация входящих документов
2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей
корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся
централизованно в отделе делопроизводства Управления делами
экспедицией (далее по тексту - экспедиция).
Передача входящей документации, предназначенной для Главного
управления обеспечения деятельности военных судов (ГУВС),
осуществляется через работника общего отдела ГУВС. Часть
корреспонденции поступает, регистрируется и передается исполнителям
непосредственно в общем отделе ГУВС.
2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Судебный
департамент, получает сотрудник экспедиции в почтовом отделении по
доверенности и передает их по назначению под расписку. Посылки,
адресованные непосредственно в структурные подразделения, получают
сотрудники этих подразделений.
2.1.3. Подлежат обязательной передаче в экспедицию все
официальные служебные документы, полученные сотрудниками Судебного
департамента от должностных лиц других организаций (например, при
посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).
2.1.4. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность
упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная
корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по
принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с
записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в
почтовом реестре.
2.1.5. В экспедиции вскрываются все конверты, за исключением
личной корреспонденции. Конверты с пометками "Лично",
"Конфиденциально" передаются непосредственно адресатам.
2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие
вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к
нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте,
номеру вложенного документа либо при повреждении документа
составляется акт в двух экземплярах.
Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй экземпляр
остается в экспедиции. Конверты поступивших документов, как правило,
уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить
адрес отправителя или дату отправки.
2.1.7. Документы, поступившие в Судебный департамент с нарочным,
принимаются экспедицией с проставлением даты, времени поступления и
подписи должностного лица, принявшего документ.
2.1.8. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (распорядительные,
статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения
граждан и т.д.), поступающие, внутренние, отправляемые.
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в
Судебном департаменте, приведен в приложении N 1.
2.1.9. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или
утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое
он повторно, как правило, не регистрируется.
2.1.10. Работники экспедиции регистрируют поступивший в Судебный
департамент документ путем проставления на нем штампа с указанием
порядкового номера, даты регистрации и количества листов.
2.1.11. Основные сведения о поступившем документе вводятся в
автоматизированную систему "Делопроизводство": индекс поступления
(входящий номер и дата поступления переносятся из регистрационного
штампа), наименование организации (автора или корреспондента),
наименование вида документа, регистрационный номер документа
(присвоенный организацией - автором документа), заголовок к тексту
(краткое содержание документа). На поступивший документ заполняется
электронная карточка. Маршрут движения документа указан в приложении
N 2.
2.1.12. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы
распределяются, в зависимости от их важности и назначения, на
требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного
департамента (Генеральным директором, заместителями Генерального
директора) и на передаваемые непосредственно в структурные
подразделения.
Документы передаются по назначению в течение рабочего дня в
соответствии с реестром передачи входящих документов (приложение N 3).
2.1.13. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения
Генеральным директором, докладывается Генеральному директору
управляющим делами.
Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального
директора, передается им через секретарей. После рассмотрения
секретари возвращают всю корреспонденцию в отдел делопроизводства
Управления делами.
2.1.14. На рассмотрение руководства Судебного департамента
передаются документы, полученные из высших органов государственной
власти Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и
Совета судей Российской Федерации, федеральных органов исполнительной
власти, документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях
в судах или покушениях на жизнь судей, а также материалы по вопросам,
требующим решения руководства.
2.1.15. На основании рассмотрения Генеральный директор и его
заместители дают поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции
(приложение N 4). Если исполнителей несколько, то ответственным
исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым,
если не оговорено иное.
Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный
директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении
(подпись, дата ознакомления).
2.1.16. Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел
делопроизводства Управления делами для продолжения заполнения
электронной карточки. В нее вносится резолюция (исполнитель,
содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка о
постановке документа на контроль. Карточка распечатывается в
необходимом количестве экземпляров и вместе с документами передается
на исполнение. Ответственный исполнитель получает подлинник документа,
остальным передаются копии. Переадресация документов производится
только руководителем, давшим поручение.
Лист с резолюцией прилагается к документу.
2.1.17. Документы, адресованные непосредственно в структурные
подразделения и прошедшие учет в экспедиции, в обязательном порядке
регистрируются (учитываются в журнале учета поступивших (входящих)
документов, приложение N 5) в структурных подразделениях работниками,
ответственными за делопроизводство, в порядке, предусмотренном
пунктами 2.1.15, 2.1.16. Вся информация о ходе исполнения документа
должна быть отражена в регистрационно - контрольных формах (приложение
N 3) как структурного подразделения, так и отдела делопроизводства
Управления делами.
2.1.18. Поступившие телеграммы регистрируются на общих
основаниях, затем передаются на рассмотрение руководству и на
исполнение.
2.1.19. Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам
факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные
подразделения, учитываются в журнале учета факсограмм.
2.1.20. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного
департамента, принимаются их секретарями, экспедицией Управления
делами, а также дежурными по Судебному департаменту в выходные и
праздничные дни. Текст поступившей телефонограммы записывается в
журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно
передается руководителю, которому она адресована.
2.2. Порядок работы со служебными документами
2.2.1. Документы, поступившие в Судебный департамент с грифами
ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно
секретно", "Секретно", "Для служебного пользования"), принимаются,
регистрируются и докладываются руководству Судебного департамента
работниками первого отдела Главного управления организационно -
правового обеспечения деятельности судов.
Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения
руководства, контроль исполнения, хранение и наличие несет начальник
первого отдела.
2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных
законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
поступивших в экспедицию, докладываются Генеральному директору
Судебного департамента и передаются экспедицией в отдел систематизации
законодательства Главного управления организационно - правового
обеспечения деятельности судов.
Документы с пометкой "Весьма срочно" докладываются немедленно.
Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей
инструкцией и Инструкцией о порядке ведения фонда правовой информации
несет начальник отдела систематизации законодательства Главного
управления организационно - правового обеспечения деятельности судов.
Поступившие копии приказов и распоряжений федеральных министерств
и ведомств, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда
Российской Федерации, копии постановлений и решений Совета судей
Российской Федерации регистрируются и хранятся в Управлении делами.
Контроль за исполнением поручений Генерального директора по этим
документам возлагается на начальника отдела распорядительных
документов, планирования и контроля Управления делами.
2.2.3. Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного
департамента и его заместителей, решения (протоколы) оперативных
совещаний регистрируются в отделе распорядительных документов,
планирования и контроля Управления делами.
Приказы по основной деятельности, по личному составу, по
административно - хозяйственной деятельности и распоряжения
регистрируются отдельно в журналах, нумеруются по порядку в пределах
календарного года.
Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения
должностных лиц аппарата Судебного департамента и контроль исполнения
возлагается на начальника отдела распорядительных документов,
планирования и контроля Управления делами; ответственность за их
доведение до управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах
Российской Федерации и судов возлагается на исполнителей. Перед
размножением копия рассылаемого распорядительного документа заверяется
печатью Управления делами. Размноженные экземпляры приказов,
распоряжений рассылаются исполнителем в соответствии с указателем
рассылки.
Копии приказов и распоряжений Генерального директора Судебного
департамента и его заместителей по основной деятельности передаются
также в единый ведомственный фонд правовых актов отдела систематизации
законодательства Главного управления организационно - правового
обеспечения деятельности судов.
2.2.4. Решения и материалы коллегии Судебного департамента, планы
работы Судебного департамента на конкретный период и перспективу,
отчеты о работе Судебного департамента, материалы Научно - экспертного
совета учитываются в отделе распорядительных документов, планирования
и контроля Управления делами.
Ответственность за их учет, доведение до сведения должностных лиц
аппарата и системы Судебного департамента, контроль исполнения,
обеспечение сохранности возлагается на начальника отдела
распорядительных документов, планирования и контроля Управления
делами.
2.2.5. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы)
граждан в Судебный департамент и ответы на них получаются и
отправляются через экспедицию работниками отдела обращений и приема
граждан Управления делами.
Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на
них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на
начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами.
Порядок работы с письменными обращениями (предложениями,
заявлениями, жалобами) граждан и ведения делопроизводства по ним
определяется положением о соответствующем структурном подразделении,
должностными инструкциями работников, ответственных за ведение
делопроизводства, Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан
и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при
Верховном Суде Российской Федерации (утверждена Приказом Генерального
директора Судебного департамента от 23 декабря 1998 г. N 112), с
изменениями.
2.2.6. Обращения и запросы международных организаций и граждан
зарубежных государств, поступившие в Судебный департамент, а также
корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных
языках, получаются и отправляются через экспедицию в установленном
порядке.
Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения
должностных лиц аппарата и системы Судебного департамента, контроль
исполнения по поручениям руководства, обеспечение сохранности
возлагается на начальника Отдела международно - правового
сотрудничества.
2.2.7. Договоры, заключенные Судебным департаментом с другими
организациями, учитываются в юридическом отделе Управления делами и
передаются (подлинники) подразделениями - исполнителями в отдел
бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента
Главного финансово - экономического управления.
Ответственность за учет указанных договоров, хранение их копий
возлагается на начальника юридического отдела Управления делами.
2.2.8. Корреспонденция, адресованная в структурные подразделения
Судебного департамента или их руководителям непосредственно, а также
направляемая за их подписью адресатам, получается и отправляется через
экспедицию, регистрируется, доводится до сведения соответствующих
руководителей и хранится работниками, ответственными за ведение
делопроизводства в этих подразделениях.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных
подразделениях, обеспечение сохранности служебных документов, контроль
их исполнения возлагается на начальников соответствующих
подразделений.
2.2.9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на работников, ответственных за ведение
делопроизводства.
В их обязанности входят:
ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные
сроки в Управлении делами, регистрация ее и передача исполнителям;
проверка соответствия количества документов, фактически
полученных подразделением, количеству документов, находящихся на
исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия
документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное
информирование руководителя о состоянии работы с документами;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного
подразделения и после получения резолюции - исполнителю, как правило,
в день поступления документа;
передача исполненных документов для подписания Генеральным
директором Судебного департамента в Управление делами;
регистрация документов, исходящих из структурного подразделения,
проверка правильности их оформления и передача в экспедицию на
отправку;
контроль за прохождением документов в подразделении и сроками
исполнения;
ежегодная проверка наличия (для ГУОПО) документов и дел с грифом
"Для служебного пользования" и оформление соответствующих актов по ее
результатам;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных
документов;
информирование отдела делопроизводства Управления делами об
исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации отдела;
составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе
предложений руководителей отделов структурного подразделения,
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования
дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством,
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
прием и передача служебной информации по средствам факсимильной
связи, установленным в структурном подразделении;
организация использования установленных в структурном
подразделении средств копировальной техники.
2.2.10. На время болезни, отпуска, командировки работника,
ответственного за ведение делопроизводства, его функции возлагаются на
другого работника. При увольнении, перемещении работник, ответственный
за ведение делопроизводства, передает дела по акту работнику, которого
утверждает руководитель структурного подразделения Судебного
департамента.
2.2.11. Управление делами периодически (один раз в два года)
организует проверку состояния делопроизводства в структурных
подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает
Генеральному директору.
2.3. Обработка и регистрация отправляемых документов
2.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном
порядке. Не прошедший регистрацию документ не является официальным
документом, отправка его категорически запрещается.
Регистрация отправляемых документов ведется централизованно в
отделе делопроизводства Управления делами. На регистрацию передается
отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без
докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между
структурными подразделениями в процессе подготовки документа.
Документы, подлежащие отправке, за подписью руководителей
структурных подразделений сначала регистрируются в журнале учета
поступивших (отправленных) документов (приложение N 5) структурного
подразделения и вносятся в электронную регистрационно - контрольную
форму.
Документы, подлежащие отправке, за подписью Генерального
директора, заместителей Генерального директора регистрируются в
журнале и в электронной регистрационно - контрольной карточке с
оформлением реестра (приложение N 6).
2.3.2. Документ, подлежащий отправке, регистрируется:
------------------------------------------------------------------------
| за подписью Генерального директора | - в отделе |
| | делопроизводства |
| | Управления делами; |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| за подписью заместителей Генерального | |
| директора: | |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| - ответы на письма, зарегистрированные | - в отделе |
| в отделе делопроизводства | делопроизводства |
| | Управления делами; |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| - письма во исполнение решений | - в отделе |
| вышестоящих органов, оперативного | делопроизводства |
| совещания, плана мероприятий Судебного | Управления делами; |
| департамента | |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| - отдельные документы по курируемым | - в структурных |
| направлениям деятельности | подразделениях; |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| - за подписью руководителей | - в структурных |
| структурных подразделений | подразделениях. |
------------------------------------------------------------------------
2.3.3. Поступившие в экспедицию на отправку копии
распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск
печати Управления делами.
2.3.4. Документы на отправку принимаются экспедицией под расписку
в журнале учета. Незарегистрированные и неправильно оформленные
документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на
доработку. Полученные документы отправляются экспедицией ежедневно,
срочные - немедленно. Документы, адресованные постоянным адресатам,
отсылаются фельдъегерской и специальной связью не реже 1 раза в
неделю, как правило, по четвергам.
Документы для отправки от Главного управления обеспечения
деятельности военных судов передаются через работника общего отдела
ГУВС.
2.3.5. Документы на отправку упаковываются в конверты
экспедицией, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской
Федерации от 26.09.97 N 1239 (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1997, N 40, ст. 4602) и сдаются в отделение связи. Перед
упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса
исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров
количеству адресатов. Документы, направляемые по расчету рассылки,
принимаются экспедицией только в готовом виде (размножены и скреплены
по экземплярам).
2.3.6. Телеграммы, составленные в структурных подразделениях,
передаются на отправку в экспедицию завизированными, подписанными,
датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде
отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с
Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997
г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37,
ст. 4299).
2.3.7. Машиночитаемые документы отправляются в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность
носителей и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в
дело на общих основаниях.
2.3.8. Документы, отправляемые фельдъегерской и специальной
связью или с нарочным, принимаются экспедицией под расписку в реестре
или на копии документа.
2.4. Передача текстов служебных документов по каналам
факсимильной связи
2.4.1. Средства факсимильной связи предназначаются для
оперативной передачи (приема) текстов служебных документов
организациям (от организаций), размещенным вне здания Судебного
департамента.
2.4.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по
каналам факсимильной связи, не является официальным документом.
Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для
сведения) по почте или с нарочным обязательна.
2.4.3. Устанавливается следующий порядок передачи и приема
текстов документов по каналам факсимильной связи:
- запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию
ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;
- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи,
выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;
- объем передаваемого документа (факсограммы) не должен превышать
5 листов;
- факсограммы на иностранных языках, принятые экспедицией
Управления делами, передаются в Отдел международно - правового
сотрудничества без перевода, факсограммы на иностранных языках
отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим
факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой факсограммы
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего структурного подразделения.
2.4.4. Прием и передача документов, подписанных Генеральным
директором Судебного департамента и его заместителями, осуществляется
экспедицией Управления делами. Принятый и подлежащий отправке по
телефаксу документ учитывается в журнале учета факсограмм без
проставления регистрационного штампа.
Поступившие факсограммы передаются адресатам под расписку в день
их приема, срочные - немедленно.
Подлинник документа после передачи возвращается исполнителю с
отметкой о времени отправки для оформления его на отправку, если это
необходимо, по почте. Отметка об отправке документа по телефаксу
делается также на втором экземпляре подлинника документа.
2.4.5. Прием и передача документов главных управлений,
управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента
осуществляется непосредственно в структурных подразделениях.
2.5. Передача документов между структурными подразделениями
2.5.1. Передача поступивших в Судебный департамент документов
осуществляется через работников, ответственных за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях, или через секретарей
руководителей подразделений, секретарей Генерального директора и его
заместителей под расписку в журналах учета или по разносной книге
(приложение N 7), по электронной почте (копии).
2.5.2. Передача между структурными подразделениями поступивших
документов, зарегистрированных в отделе делопроизводства Управления
делами, осуществляется через отдел делопроизводства.
2.5.3. Документы, которые исполняются работниками нескольких
структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно в
копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в
резолюции первым или ответственным.
2.6. Работа исполнителей со служебными документами
2.6.1. Руководители структурных подразделений Судебного
департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов,
доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении
документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие
срочного исполнения. Документы, присланные для согласования,
рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются
немедленно.
2.6.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или
на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного
подразделения.
При необходимости размножения документа или других задержках
исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная
форма его информирования.
2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководством
Судебного департамента или руководителем подразделения, подготовку к
пересылке адресату.
2.6.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны
быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы
(исполнителя, начальника отдела, соисполнителей и др.). К ним
прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ,
в хронологическом порядке.
На исходящем письме (подлинника и копийного экземпляра)
исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен
ответ.
На копийном экземпляре исходящего документа (отпуск) текст бланка
не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и
регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа
или его руководителем по форме:
Верно
Ведущий специалист Личная подпись К.Л. Петрова
29.01.2001
2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись:
- Генеральному директору Судебного департамента - через
Управление делами или руководителями структурных подразделений -
исполнителей с визой управляющего делами (в соответствии с
требованиями настоящей Инструкции);
- заместителям Генерального директора - руководителями
структурных подразделений - исполнителей;
- руководителям структурных подразделений - исполнителями
документа.
2.6.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет
его исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса,
исполнитель готовит список - расчет рассылки. Расчет рассылки
утверждается руководителем структурного подразделения - исполнителя
документа и согласовывается с Управлением делами. Документ вместе с
заказом (приложение N 8) на тиражирование (ксерокопирование)
передается в копировально - множительное бюро службы эксплуатации
зданий Судебного департамента Управления капитального строительства,
эксплуатации зданий и сооружений.
2.6.7. При оперативном решении вопросов без составления ответа
исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на
исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений,
телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного
исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на
оборотной стороне первого листа основного документа, визируются
исполнителем, руководителем (или заместителем) структурного
подразделения с расшифровкой фамилии и датой списания документа в
дело.
2.6.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то
должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным,
является основным исполнителем данного поручения, несет
ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей
по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления
предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки
итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения
поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в
оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за
своевременный и качественный анализ информации и представление
ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых
материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
При необходимости изменения срока исполнения поручения основной
исполнитель представляет на имя Генерального директора докладную
записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми
соисполнителями документа, указанными в поручении.
2.6.9. Контроль исполнения инициативных документов (запросов в
федеральные органы исполнительной власти, проектов федеральных
законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
запросов о предоставлении сведений от органов Судебного департамента и
судов в субъектах Российской Федерации и др.), по которым ожидается
получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.
2.6.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку,
перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы
передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с
обязательной отметкой в описи (приложение N 9).
2.6.11. В случае утраты служебного документа работник Судебного
департамента обязан немедленно доложить об этом своему
непосредственному начальнику.
Руководитель структурного подразделения информирует по факту
утраты управляющего делами и проводит служебное расследование. Справка
о результатах служебного расследования представляется в Управление
делами для рассмотрения и подготовки соответствующих предложений
Генеральному директору.
2.7. Порядок прохождения внутренних документов
2.7.1. К внутренним документам относятся докладные, служебные
записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному
директору, его заместителям, а также руководителям структурных
подразделений.
2.7.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки
и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
2.7.3. Внутренние документы оформляются на стандартном листе
бумаги без бланка.
2.7.4. Передача внутренних документов между структурными
подразделениями осуществляется через ответственных за
делопроизводство, для заместителей Генерального директора - через
секретарей. Документы передаются (принимаются) с соответствующей
отметкой в регистрационно - контрольной форме (журнале, электронной
карточке).
2.8. Учет объема документооборота
2.8.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных
видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних
(приказы и распоряжения учитываются отдельно) документов в каждом
структурном подразделении и в целом по Судебному департаменту за
период (месяц, квартал, полугодие, год).
2.8.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан
учитываются отдельно.
2.8.3. При определении реального объема документооборота
подсчитывается раздельно количество подлинников документов
(оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации
документов по регистрационно - контрольным формам (электронным
карточкам, журналам учета).
2.8.4. Документы, рассмотрение которых входит в компетенцию
нескольких структурных подразделений Судебного департамента,
учитываются в том подразделении, которое является ответственным
исполнителем, справка соисполнителя учитывается в графе "Внутренние"
(приложение N 10).
2.8.5. При учете документов, направляемых в другие организации и
ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы
считаются за один документ.
2.8.6. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их
получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за
месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются в
отдел делопроизводства Управления делами, где они сводятся в единую
таблицу, отражающую объем документооборота в целом по Судебному
департаменту.
III. Порядок подготовки и оформления служебных документов
Судебный департамент осуществляет управленческую деятельность
посредством издания организационно - распорядительных документов и
ведения переписки с вышестоящими, сторонними и подведомственными
организациями и физическими лицами по вопросам, входящим в его
компетенцию.
Служебные документы в Судебном департаменте создаются при помощи
средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы
(заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) допускается писать
от руки.
Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером N 12 (для
оформления табличных материалов), 13 или 14 через 1 - 2 интервала. При
оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие
страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего
поля страницы.
3.1. Бланки служебных документов
Бланки служебных документов имеют установленный состав
обязательных реквизитов (приложение N 11), стабильный порядок их
расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные
системы документации. Система организационно - распорядительной
документации. Требования к оформлению документов".
3.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах
бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается
использование бланков формата A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).
Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10
мм; верхнее - 15 мм; нижнее - 20 мм.
3.1.2. В Судебном департаменте устанавливаются следующие виды
бланков:
- бланки писем (приложения N 12, N 13);
- бланки распорядительных документов (приложения N 14, N 15, N
16).
При переписке между структурными подразделениями бланки не
используются.
3.1.3. Бланки с цветным изображением герба Российской Федерации
для Судебного департамента заказываются через службу эксплуатации
зданий Судебного департамента Управления капитального строительства,
эксплуатации зданий и сооружений и изготавливаются типографским
способом. Данные бланки хранятся в Управлении делами и подлежат
строгому учету.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и
без соответствующего разрешения не могут передаваться другим
организациям и лицам.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций,
оформляются без бланка (приложения N 17, N 18).
3.2. Реквизиты документа
Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных
реквизитов.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов
может быть дополнен другими реквизитами.
3.2.1. Государственный герб Российской Федерации.
Изображение государственного герба Российской Федерации
помещается на бланках документов в соответствии с Положением о
государственном гербе Российской Федерации, кроме бланков,
предназначенных для писем и распоряжений за подписью руководителей
структурных подразделений Судебного департамента. В Главном управлении
обеспечения деятельности военных судов на бланках приказов,
распоряжений и писем указывается Государственный герб Российской
Федерации.
3.2.2. Наименование организации.
Наименование Судебного департамента на бланке указывается в
точном соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ
"О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".
3.2.3. Справочные данные об организации.
Справочные данные о Судебном департаменте включают: почтовый
адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, номер
электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).
3.2.4. Наименование вида документа.
Наименование вида документа (приказ, распоряжение, решение,
протокол, акт) должно соответствовать компетенции Судебного
департамента и содержанию документируемого управленческого действия. В
письме наименование вида документа не указывается.
3.2.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа,
принимаемого коллегиальным органом (коллегия Судебного департамента,
оперативное совещание руководящего состава Судебного департамента), -
дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения
Генеральным директором, приказом Генерального директора Судебного
департамента.
Дата документа оформляется цифровым или словесно - цифровым
способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в
одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.
Например, дату 5 мая 2001 года следует оформлять: 05.05.2001. В
текстах нормативных, распорядительных и финансовых документов даты
рекомендуется писать словесно - цифровым способом: 5 мая 2001 г.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или
утверждающим документ.
Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка,
если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на
бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
На документах, составленных совместно двумя и более
организациями, указывается единая дата (самая поздняя).
Документы вступают в силу с момента их подписания, утверждения,
если в тексте распорядительного документа не предусмотрено иное.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и
исполнением, датируются и подписываются.
3.2.6. Регистрационный номер документа состоит из буквенно -
цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 19) и
порядкового номера документа. Например, N СД-4/102 означает: СД -
индекс Судебного департамента (для исходящих документов); 4 - индекс
структурного подразделения; 102 - порядковый номер. Регистрационный
номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные
части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе, например, N МВД-1/13035/СД-ВВ/1151.
3.2.7. Ссылка на регистрационный номер.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и
дату документа, на который дается ответ. Например:
На N 108 от 08.10.2000; на N 6/74 от 15 марта 2001 г. (служебной
записки Управления делами).
3.2.8. Место составления или издания документа.
Место составления и издания документа указывают на приказах,
распоряжениях, издаваемых в Судебном департаменте, а также на
протоколах коллегии Судебного департамента, протоколах оперативных
совещаний руководящего состава Судебного департамента и актах.
3.2.9. Гриф ограничения доступа.
Гриф ограничения доступа к документу (Особой важности, Совершенно
секретно, Секретно, Для служебного пользования) проставляется на
первом листе документа в правом верхнем углу без кавычек. Гриф
ограничения доступа может дополняться предусмотренными
законодательством данными об информации, отнесенной к государственной
тайне и конфиденциальной информации.
Гриф ограничения доступа определяет исполнитель совместно с
начальником первого отдела Главного управления организационно -
правового обеспечения деятельности судов.
3.2.10. Адресат.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
или конкретному должностному лицу.
Наименование организации, ее структурного подразделения указывают
в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресуется документ, его фамилия
указываются в дательном падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
И.Г. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее название
входит в наименование должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
И.И. Иванову
При адресовании документа нескольким организациям их названия
указываются обобщенно, например:
Председателям
верховных судов республик,
краевых и областных судов,
судов городов федерального
значения, судов автономной
области и автономных округов
Начальникам управлений (отделов)
Судебного департамента
в субъектах Российской Федерации
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.В. Петрову
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
Киреевский район, г. Липки,
Тульская область, 301264
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие
организации, в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах
Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам; в этих
случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
3.2.11. Гриф утверждения документа.
Документы утверждаются Генеральным директором, заместителями
Генерального директора, руководителями структурных подразделений
Судебного департамента.
Утверждение документа производится путем проставления грифа
утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях,
когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового
поля и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
------------------ ---------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата ------------
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 14.08.2000 N ---
3.2.12. Резолюция.
В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись
руководителя, дата подписания резолюции.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в
поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и
координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих
дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия
и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам
факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем
на подлинник, присланный по почте.
3.2.13. Отметка о контроле.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой
"К", словом или штампом "Контроль" на правом поле документа или листке
с резолюцией руководителя.
3.2.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания
документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл
документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием
документа. Например: приказ (о чем?) - о создании аттестационной
комиссии; карточка (чего?) - учета движения служебного документа и
т.п.
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах,
извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках
формата А5.
3.2.15. Текст документа.
Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты,
таблицы и т.д. Сплошной связанный текст содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
применяется при составлении писем, распорядительных документов,
положений, правил.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной
информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной
информации об одном объекте по определенному набору признаков.
3.2.16. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты
(название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание,
дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения к письму, названного в тексте,
оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его
наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии
нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении делами на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов на 10 л. в 9 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий
приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.98 N 02-4/156 и приложение
к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляется только адресату (не подшивается в
дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений
указываются в тексте, например: Разработать график отпусков по форме,
указанной в приложении N 1.
В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в
правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и номера,
например:
Приложение N 1
к Приказу Генерального директора
Судебного департамента
от 15.07.99 N 24
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу
на них проставляют порядковые номера, например: Приложение N 1;
Приложение N 2 и т.д.
3.2.17. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются
Генеральным директором или в его отсутствие его заместителями.
Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие
и иные организации и учреждения от имени Судебного департамента,
подписываются Генеральным директором или его заместителями. Документы,
направляемые Судебным департаментом в управления (отделы) Судебного
департамента в субъектах Российской Федерации, подписываются
Генеральным директором, его заместителями, а также начальниками
главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного
департамента в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное -
на документе, оформленном на бланке Судебного департамента,
структурного подразделения Судебного департамента); личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Генеральный директор
А.В. Гусев
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемым должностям, например:
Генеральный директор А.В. Гусев
Главный бухгалтер И.А. Бычкова
Для гарантийных документов подпись главного бухгалтера
обязательна.
При подписании документа несколькими должностными лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Министр
Судебного департамента внутренних дел
при Верховном Суде Российской Федерации
Российской Федерации
Личная подпись А.В. Гусев Личная подпись Б.В. Грызлов
Документы коллегии Судебного департамента подписываются
председателем коллегии (или председательствующим на заседании
коллегии).
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности
лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии,
например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов
Секретарь комиссии Личная подпись М.Л. Кулева
Члены комиссии Личная подпись С.П. Сидоров
Личная подпись Л.В. Артемьева
Личная подпись В.А. Филатов
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не
допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением
косой черты перед наименованием должности.
3.2.18. Гриф согласования документа.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
документа и включает в себя: слово "Согласовано"; наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату
согласования или название документа, подтверждающего согласование, его
дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
---------------- -------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.10.2000
или
СОГЛАСОВАНО
Решение коллегии
Судебного департамента
от 30.05.2001 N ---
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования. На документе делается отметка "Лист согласования
прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания
осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Судебного департамента;
с руководителями органов и учреждений Судебного департамента,
интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами.
3.2.19. Визы согласования документа.
Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем
визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем
структурного подразделения, где готовился документ, начальниками
заинтересованных структурных подразделений Судебного департамента.
Документы, содержащие поручения (в том числе, для сведения) работникам
Судебного департамента, ими должны быть завизированы.
Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы,
фамилия) и дату визирования; при необходимости указывают должность
визирующего, например:
Управляющий делами
Личная подпись С.В. Миряшев
10.01.2001
Все распорядительные и нормативные документы Судебного
департамента, а также проекты нормативных правовых актов визируются
начальником юридического отдела Управления делами.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка
"Замечания прилагаются", например:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись Т.И. Тихоненко
25.07.2000
Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему
документ.
Для документа, подлинник которого остается в Судебном
департаменте (распоряжение, инструкция, положение, план, обзор и др.),
визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа
подлинника документа (для приказов - на листе согласования).
На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на
копии исходящего письма визы проставляются в нижней части лицевой
стороны последнего листа документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе
согласования.
Документы, представляемые на доклад Генеральному директору
Судебного департамента во исполнение его поручения, визируются всеми
исполнителями, указанными в поручении.
3.2.20. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, предусмотренных специальными нормативными актами,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы
заверяют гербовой печатью Судебного департамента.
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая
печать Судебного департамента, приведен в приложении N 20.
При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать
часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Копии приказов и распоряжений или их размноженные экземпляры при
направлении адресатам в субъекты Российской Федерации заверяют печатью
Управления делами.
3.2.21. Отметка о заверении копии.
Заверение копии документа производится для придания ей
юридической силы. При заверении соответствия копии документа
подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись
"Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Верно
Специалист 1 категории
отдела кадров Личная подпись И.Ф. Сидорова
07.08.2000
Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.
3.2.22. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя
документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об
исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной
стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:
Петров И.В.
284-45-67
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
При направлении документа в высшие органы государственной власти
и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне
листа.
Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об
исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.
3.2.23. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
располагается в нижнем поле первого листа документа или на оборотной
стороне последнего листа и включает: краткие сведения об исполнении
(если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) или (при
наличии такого документа) ссылку на его дату и номер; слова "В дело",
номер дела, в которое будет подшит документ, дату.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается
исполнителем документа и визируется руководителем структурного
подразделения (или его заместителем), в котором исполнен документ.
На документе, присланном для сведения, должны быть визы,
свидетельствующие об ознакомлении с документом и направлении его в
дело.
3.2.24. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Судебный департамент (штамп
экспедиции) содержит порядковый номер и дату поступления, при
необходимости часы и минуты.
3.2.25. Отметка для автоматического поиска документа.
Отметка для автоматического поиска документа может включать имя
файла, дату, фамилию исполнителя и другие поисковые данные в
соответствии с требованиями автоматизированной системы
делопроизводства.
IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов
В Судебном департаменте создаются следующие виды документов:
- проекты нормативных правовых актов, подготавливаемые для
представления в органы государственной власти;
- распорядительные документы (приказы, распоряжения);
- решения коллегиальных органов Судебного департамента (коллегии,
оперативного совещания);
- утверждаемые документы (инструкции, положения, планы, графики,
повестки дня оперативного совещания и др.);
- служебные письма;
- справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени,
справки, обзоры и др.);
- ответы на обращения граждан;
- докладные и объяснительные записки, заявления и иные документы.
Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного
департамента и его заместителей, утверждаемые ими документы,
законопроекты и проекты иных нормативных актов, представляемые в
органы государственной власти, проходят согласование в юридическом
отделе Управления делами.
Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного
департамента и его заместителей, утверждаемые ими документы, служебные
письма в адрес органов государственной власти за подписью Генерального
директора проходят редакционную обработку в Управлении делами.
Законопроекты и проекты иных нормативных актов, представляемые в
органы государственной власти, редактируются в Главном управлении
организационно - правового обеспечения деятельности судов.
В служебных документах, имеющих обращение только в системе
Судебного департамента, допускается указывать сокращенные наименования
структурных подразделений в соответствии с приложением N 19.
4.1. Проекты нормативных правовых актов
4.1.1. Проекты нормативных правовых актов (федеральных
конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений
Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации) подготавливаются Судебным
департаментом:
по поручениям органов государственной власти;
в соответствии с поручениями Генерального директора или его
заместителей, решениями коллегии Судебного департамента и оперативного
совещания руководящего состава Судебного департамента;
по планам законопроектных работ;
по инициативе начальников главных управлений, управлений и
самостоятельных отделов Судебного департамента, управлений (отделов)
Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и его
учреждений.
Подготовка указанных проектов документов осуществляется
структурными подразделениями, в компетенции которых находится
рассматриваемый вопрос.
4.1.2. Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Совета
Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, Президента и Правительства Российской Федерации
подписываются Генеральным директором Судебного департамента или лицом,
исполняющим его обязанности.
4.1.3. При подготовке и оформлении законопроектов и иных
нормативных правовых актов следует руководствоваться Инструкцией по
оформлению проектов нормативных правовых актов, подготавливаемых в
Судебном департаменте для представления в органы государственной
власти (утверждена Приказом Генерального директора Судебного
департамента от 19 ноября 1999 г. N 144), с изменениями.
4.2. Организационно - распорядительные документы
4.2.1. В аппарате Судебного департамента правом издавать
организационно - распорядительные документы обладают следующие
должностные лица и коллегиальные органы:
приказы
- Генеральный директор;
- первый заместитель, заместители Генерального директора - по
курируемым направлениям деятельности;
- начальник Главного управления организационно - правового
обеспечения деятельности судов - по вопросам назначения на должность и
освобождения от должности администраторов судов;
- начальник Управления капитального строительства, эксплуатации
зданий и сооружений - по вопросам назначения на должность и
освобождения от должности работников службы эксплуатации зданий
Судебного департамента;
распоряжения
- Генеральный директор;
- первый заместитель, заместители Генерального директора;
- начальники главных управлений, управлений, самостоятельных
отделов в пределах своей компетенции;
решения
- коллегия Судебного департамента (приложение N 21);
- оперативное совещание руководящего состава Судебного
департамента.
4.2.2. В организационно - распорядительных документах, издаваемых
на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), используется форма
изложения от первого лица единственного числа, например: ПРИКАЗЫВАЮ,
ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ.
В решениях коллегиальных органов используется форма изложения от
третьего лица единственного числа, например: коллегия РЕШИЛА. В
совместных распорядительных документах (приказ, распоряжение)
используется форма изложения от первого лица множественного числа,
например: ПРИКАЗЫВАЕМ.
4.2.3. В распорядительной части приказа указываются исполнители,
предписываемые действия и сроки исполнения.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа в целом.
4.2.4. При подготовке и оформлении проектов приказов и
распоряжений следует руководствоваться Инструкцией о порядке
подготовки, оформления, представления на подпись проектов и
регистрации приказов и распоряжений Генерального директора Судебного
департамента и его заместителей (утверждена Приказом Генерального
директора Судебного департамента от 28 июля 1999 г. N 77), с
изменениями.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят
проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) является обязанностью отдела распорядительных
документов, планирования и контроля Управления делами.
4.3. Положения, правила, инструкции
4.3.1. Положения, правила, инструкции - документы, в которых
излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные
стороны деятельности Судебного департамента, обязательные для
выполнения.
Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные
правовые акты, которые подписываются или утверждаются руководителем
структурного подразделения, заместителем Генерального директора,
Генеральным директором. Утверждение оформляется в форме грифа
утверждения или путем издания приказа.
В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или
круг вопросов, на которые распространяются требования документа.
Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.
4.3.2. Текст положения, инструкции делится на главы, которые
могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные
заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические
заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты
нумеруются арабскими цифрами.
Начинается документ, как правило, с раздела "Общие положения", в
котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и
причины его издания, область распространения, основание для разработки
и др.
4.3.3. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном
стиле от третьего лица единственного или множественного числа, с
использованием слов: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается",
"не допускается" и т.п.
Сокращенные наименования Судебного департамента и его структурных
подразделений употребляются только после оговорки по тексту, например:
(далее - Судебный департамент) или (Главное управление организационно
- правового обеспечения деятельности судов - далее ГУОПО).
4.4. Протоколы коллегиальных органов
4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии, оперативных
совещаниях, заседаниях комиссий, рабочих групп. Текст протокола должен
быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
4.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы
председателя, секретаря, присутствующих на заседании (при большом
количестве присутствующих к протоколу прилагается список
присутствовавших). К протоколу прилагается повестка дня; вопросы в
повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом "О" или "Об".
Основная часть протокола состоит из разделов (обозначаются
арабскими цифрами), соответствующих пунктам повестки дня. Текст
каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, решили. Тексты
докладов, справок и особое мнение выступающего, изложенное в докладной
записке, прилагаются к протоколу.
Решение коллегии печатается полностью; текст решения строится по
образцу текста приказа с использованием глаголов в повелительной
форме.
4.4.3. Для оформления протокола оперативного совещания
руководящего состава Судебного департамента применяется сокращенный
вариант. Слова "слушали", "выступили", "решили" не печатаются. После
порядкового номера раздела протокола (обозначается арабской цифрой,
соответствует порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается
решение оперативного совещания. Далее указываются фамилия и инициалы
должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта
решения, и сроки выполнения.
К протоколу оперативного совещания прилагаются утвержденная
повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также
справки - доклады.
4.4.4. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегии
Судебного департамента, оперативных совещаний руководящего состава
Судебного департамента определяется в положениях об этих органах или
регламентах их работы.
4.4.5. Решением коллегии Судебного департамента может
фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ,
утверждаемый или одобряемый коллегией, прилагается к протоколу.
4.4.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании.
Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню
проведения оперативного совещания, заседания коллегии.
4.4.7. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего
состава Судебного департамента, протоколы научно - экспертного совета
и др. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в работе коллегиального органа.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера
протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и
порядкового номера решения в пределах вопроса.
4.4.8. Копии протоколов рассылаются членам коллегии,
руководителям структурных подразделений Судебного департамента,
начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах
Российской Федерации, ответственным за выполнение отдельных пунктов
решения коллегии.
4.5. Служебные письма
4.5.1. Служебное письмо, как правило, оформляется на бланке и
имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа; регистрационный
номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; заголовок;
текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе
документа; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
4.5.2. Текст письма состоит, как правило, из трех частей. В
первой части указываются причины, вызвавшие письмо; во второй
приводятся факты, разъяснения, сообщения, сопровождаемые расчетами; в
третьей формулируется основная цель письма.
4.5.3. Служебные письма, направляемые в Верховный Суд Российской
Федерации, Совет судей Российской Федерации, высшие органы
государственной власти и управления, руководителям федеральных органов
исполнительной власти, подписывает Генеральный директор Судебного
департамента.
V. Контроль исполнения служебных документов
5.1. Целью контроля исполнения служебных документов является
обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений,
зафиксированных в документах.
Контроль исполнения обеспечивает Генеральный директор Судебного
департамента через отдел распорядительных документов, планирования и
контроля Управления делами.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
руководители структурных подразделений Судебного департамента.
5.2. Контролю подлежат:
приказы и распоряжения Генерального директора и его заместителей,
в которых установлены конкретные сроки исполнения;
решения коллегии Судебного департамента;
решения оперативных совещаний руководства Судебного департамента;
поручения Генерального директора Судебного департамента, данные
во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской
Федерации; федеральных конституционных законов, федеральных законов,
актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений
Правительства Российской Федерации и его Аппарата;
поручения Генерального директора Судебного департамента, данные
во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя
Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума
Верховного Суда Российской Федерации, постановлений, решений и
поручений Председателя Совета судей Российской Федерации, Президиума
Совета судей Российской Федерации, заседаний Совета судей Российской
Федерации, Всероссийского съезда судей;
поручения Генерального директора по рассмотренной им служебной
корреспонденции;
планы работы Судебного департамента;
обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан.
5.3. Контроль исполнения документов, перечисленных в п. 5.2,
осуществляют Управление делами, руководители структурных
подразделений.
Контроль исполнения других видов документов (плановых,
снабженческих, финансовых, актов ревизий и проверок и т.д.) ведется в
соответствующих структурных подразделениях Судебного департамента.
Контроль исполнения обращений (предложений, заявлений, жалоб)
граждан ведется в отделе обращений и приема граждан Управления делами.
5.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних
- с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений
граждан - с даты их поступления.
Конечная дата исполнения документа определяется Генеральным
директором, его заместителями или руководителями структурных
подразделений (в зависимости от того, кем поступивший документ
первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией,
направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в
тексте документа.
5.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению
в указанный срок.
Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в
тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку
"оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более
месяца.
Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета
Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан в
15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации
или депутата Государственной Думы - в 30-дневный срок со дня
поступления его в Судебный департамент.
Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или
дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса
должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента
поступления обращения в Судебный департамент.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по
получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до
истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его
соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в
срок.
Изменение срока исполнения документа производится лицом,
установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении)
нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в
регистрационно - контрольные формы - электронную карточку и другие.
5.6. Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций
исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации документа в Судебном
Страницы: 1 2 |