ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ) В ТАМОЖНЕ
ПРИКАЗ
МОСКОВСКАЯ ЮЖНАЯ ТАМОЖНЯ
29 августа 2002 г.
N 408
(Д)
В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения
документов (поручений) вышестоящих органов и таможни, рассмотрения
писем предприятий и организаций, а также предложений, заявлений и
жалоб граждан и во исполнение приказа ЦТУ от 07.08.2002 N 458 "Об
организации и осуществлении контроля за исполнением документов
(поручений) в Управлении" приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации и осуществлении
контроля за исполнением документов в Московской южной таможне (далее -
Положение).
2. Заместителям начальника таможни, начальникам таможенных
постов, отделов и отделений принять Положение к руководству и
исполнению.
3. Признать утратившим силу приказ Московской южной таможни от
19.02.98 N 38 "Об организации и осуществлении контроля за исполнением
документов (поручений) в МЮТ".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник таможни
генерал - майор таможенной службы
А.М. Узловский
29 августа 2002 г.
N 408
Приложение
к приказу МЮТ ЦТУ
от 29 августа 2002 года
N 408
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ В МОСКОВСКОЙ ЮЖНОЙ ТАМОЖНЕ
1. Общие положения
1.1. Целью контроля за исполнением документов является
обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений,
содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства
Московской южной таможни (далее - таможни), внутренних
распорядительных документах таможни.
1.2. Контролю подлежат все документы, поступившие в таможню и
требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях
руководства таможни и организационно - распорядительных документах,
издаваемых в процессе деятельности таможни.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:
1.3.1. Отдел документационного обеспечения - документов
вышестоящих организаций, писем организаций и таможен, обращений
граждан, поручений, содержащихся в резолюциях руководства таможни,
приказов и распоряжений таможни.
1.3.2. Организационно - аналитическое отделение - поручений,
содержащихся в решениях коллегий, протоколов оперативных совещаний,
планов вышестоящих органов и таможни.
1.3.3. Ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях - документов с поручениями руководителей структурных
подразделений.
2. Организация контроля в отделе документационного
обеспечения и организационно - аналитическом отделении
2.1. Контроль за исполнением документов в отделе
документационного обеспечения и организационно - аналитическом
отделении осуществляется с применением электронных средств и
контрольных карточек.
2.2. При постановке документа на контроль отделом
документационного обеспечения и организационно - аналитическим
отделением в правом верхнем углу документа проставляется:
- на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного
обеспечения и организационно - аналитическом отделении - штамп
"Контроль";
- на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях
- штамп "Контроль в подразделении".
2.3. Отдел документационного обеспечения осуществляет:
2.3.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов,
поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля
(информированием руководителей структурных подразделений и
непосредственных исполнителей о приближающихся сроках исполнения),
ежедекадного направления в структурные подразделения сводок
неисполненных документов, а также других форм и методов контроля.
2.3.2. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля,
составление информационных сводок о состоянии исполнительской
дисциплины в таможне в целом и каждом структурном подразделении и
представление их начальнику таможни.
2.3.3. Организационно - аналитическое отделение осуществляет
проверку соответствия содержащихся материалов, подготовленных во
исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе
вопросам.
3. Организация контроля в остальных структурных
подразделениях таможни
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение
непосредственных исполнителей, а также контроль за качественным
исполнением документов по существу вопроса.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в
руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины,
проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения,
принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов
(поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость сотрудников структурного подразделения.
Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за
делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков
исполнения документов (поручений).
3.2. Ответственный за делопроизводство в структурном
подразделении обеспечивает:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе
документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству
структурного подразделения, доведение до непосредственного исполнителя
в течение дня со дня получения документа в подразделении или на
следующий день.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а
также отдела документационного обеспечения или организационно -
аналитического отделения (в соответствии с п. 1.3 настоящего
Положения) о ходе выполнения документов (поручений), изменении сроков
их исполнения.
3.2.3. Своевременное представление в отдел документационного
обеспечения или организационно - аналитическое отделение сведений об
исполнении документов для снятия их с контроля.
4. Технология осуществления контроля исполнения документов
4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в
соответствии со сроками, определенными в документах и резолюциях
руководства таможни, или сроками, установленными законодательством.
4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно
установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях с
даты подписания (утверждения) внутреннего документа или даты
поступления в таможню входящего документа в соответствии со сроками
исполнения документов (поручений) согласно приложению.
4.3. В случае когда в документе или резолюции указаны несколько
исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное
первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение
поручения, если не оговорено другое.
4.4. Не допускается передача контролируемых документов из одного
подразделения в другое без согласования с отделом документационного
обеспечения или организационно - аналитическим отделением (в
соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).
4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе
документационного обеспечения и организационно - аналитическом
отделении, передаются в структурные подразделения с отметкой на
документе о контроле и указанием срока исполнения.
4.6. Ответственные за контроль на основе полученных документов
формируют контрольную карточку по срокам исполнения.
4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не
представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 2
дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с
просьбой о продлении срока исполнения, представив соответствующее
обоснование.
Изменение срока исполнения, установленного вышестоящей
организацией, должно быть согласовано с этой организацией.
Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке
сообщается в отдел документационного обеспечения или организационно -
аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего
Положения).
4.8. Отдел документационного обеспечения, организационно -
аналитическое отделение и ответственные за контроль в структурных
подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов
(поручений), срок исполнения которых истекает в этот или два
последующие дня. Полученные данные фиксируются в контрольно -
регистрационной карточке и при необходимости доводятся до сведения
руководства структурного подразделения или таможни.
4.9. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль,
достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения
документов (поручений).
5. Снятие документа с контроля
5.1. Снятие с контроля осуществляет руководство таможни или по
его поручению отдел документационного обеспечения и организационно -
аналитическое отделение. На документах, снятых с контроля,
проставляется штамп "Снят с контроля".
5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с
контроля только после выполнения его в полном объеме и уведомления об
этом при необходимости заинтересованных организаций или лиц.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу
(поручению), не может являться основанием для признания документа
(поручения) исполненным и снятия с контроля.
Документы, представленные на подпись руководству таможни и
возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в срок.
5.3. Для снятия с контроля исполненные документы (поручения)
представляются в отдел документационного обеспечения или
организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) вместе с копией ответа или другими материалами,
свидетельствующими об исполнении (справки, докладные записки и др.).
О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов
таможни структурным подразделением, которому дано в них поручение, в
установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя
таможни, на которого возложен контроль за исполнением указанных
документов. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и
своевременности выполнения документа, фактические данные,
характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с
контроля или о продлении сроков исполнения.
После получения резолюции руководства таможни докладная записка
передается в отдел документационного обеспечения или организационно -
аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения)
для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.
5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только
должностное лицо, которое поставило его на контроль.
5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в
подразделении", производится заместителями начальника таможни,
курирующими структурные подразделения.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
ежемесячно представляют в отдел документационного обеспечения и
организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) информацию об исполнении документов, имеющих
штамп "Контроль в подразделении".
Приложение
к Положению
СРОКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ
-------------------------------------------------------------------------
| N | Наименование документов (поручений) | Срок исполнения |
| п/п | | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 1 | 2 | 3 |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 1 | Документы без указания конкретной даты | 3 дня |
| | исполнения, имеющие в тексте (резолюции) | |
| | пометку "Срочно" | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 2 | Парламентские запросы; запросы, письма | Не позднее |
| | выборных органов местного самоуправления | 15 дней со дня |
| | | получения |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 3 | Запросы членов Совета Федерации, депутатов | Не позднее |
| | Государственной Думы, депутатов выборных | 30 дней со дня |
| | органов местного самоуправления (депутатский | получения |
| | запрос) | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 4 | Письма - поручения и письма - запросы ГТК | К указанному |
| | России, ЦТУ и других таможенных органов | в них сроку |
| | | или в течение |
| | | 10 дней |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 5 | Протест прокуратуры | 10 дней со дня |
| | | получения |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | Представление прокурора | 1 месяц со дня |
| | | регистрации |
| | | в прокуратуре |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | Частное определение суда | До 1 месяца |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 6 | Письма учреждений, организаций и предприятий | |
| | с резолюцией руководства ЦТУ: | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - не требующие дополнительной проработки | 10 дней |
| | с участием других таможенных органов | |
| | и т.п. | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - требующие дополнительной проработки | До 1 месяца |
| | с участием других таможенных органов | |
| | и т.п. | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 7 | Обращения граждан: | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - не требующие дополнительного изучения | Безотлагательно, |
| | и проверки | но не позднее |
| | | 15 дней |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - требующие дополнительного изучения | До 1 месяца |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 8 | Заявления, жалобы военнослужащих и членов | |
| | их семей: | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - не требующие дополнительного изучения | Безотлагательно, |
| | и проверки | но не позднее |
| | | 7 дней |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - требующие дополнительного изучения | Может быть |
| | и проверки | продлено |
| | | руководством |
| | | таможни, |
| | | но не более чем |
| | | на 15 дней |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 9 | Телетайпограммы, телеграммы, факсограммы, | |
| | телефонограммы: | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - с пометной "Срочно" | В день |
| | | поступления |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - остальные | До 5 дней |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 10 | Сообщения, опубликованные в средствах | Не позднее 2 |
| | массовой информации, теле- и радиопередачах | недель |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 11 | Внутренние документы таможни (приказы, | 1 месяц, |
| | распоряжения, решения коллегии, протоколы | если срок |
| | совещаний и др.) | не определен |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| 12 | Запросы таможенных служб иностранных | |
| | государств по правоохранительной | |
| | деятельности: | |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - на русском языке | 1 месяц |
|-----|----------------------------------------------|------------------|
| | - на иностранном языке | 2 месяца |
------------------------------------------------------------------------- |