Страницы: 1 2
О МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЯХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ
ПИСЬМО
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР
20 февраля 1981 г.
N 35
ЦЕНТРАЛЬНОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ СССР
20 февраля 1995 г.
N 34-Р/426
(Д)
В целях унификации бухгалтерского учета в условиях его
механизации и автоматизации Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР,
обобщив передовой опыт объединений, предприятий и организаций,
разработали Методические указания по организации бухгалтерского учета
с использованием вычислительной техники.
Методические указания устанавливают основные принципы и
требования к организации бухгалтерского учета в условиях его
механизации и автоматизации, минимальный состав учетных регистров и
показателей машинно-ориентированных форм бухгалтерского учета.
Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР, направляя при этом
Методические указания, просят довести их до подведомственных
объединений, предприятий и организаций для руководства при механизации
и автоматизации бухгалтерского учета.
Одновременно Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР просят
министерства и ведомства СССР и союзных республик:
- разработать мероприятия по организации бухгалтерского учета на
подведомственных объединениях, предприятиях и организациях в
соответствии с требованиями Методических указаний. При этом следует
иметь в виду, что постановлением Совета Министров СССР от 24 января
1980 года N 59 "О мерах по совершенствованию организации
бухгалтерского учета повышении его роли в рациональном и экономном
использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов" задания по
механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ признано
необходимым включать в планы объединений, предприятий и организаций по
новой технике;
- копии планов по осуществлению указанных мероприятий и
информацию о ходе их выполнения представлять одновременно с планами
мероприятий и отчетностью по совершенствованию организации
бухгалтерского учета в объединениях, предприятиях и организациях.
Заместитель Министра
финансов СССР С.А.Ситарян
Заместитель начальника ЦСУ СССР Н.Г.Белов
Приложение к письму Министерства
финансов СССР и ЦСУ СССР
от 20 февраля 1981 г.
N 35/34-Р/426
Методические указания
по организации бухгалтерского учета
с использованием вычислительной
техники
1. Введение
1.1. Методические указания устанавливают основные принципы и
требования к организации бухгалтерского учета с использованием
вычислительной техники с автоматическим вводом исходных данных
(перфорационных вычислительных машин - ПВМ и электронных
вычислительных машин - ЭВМ).
1.2. В условиях применения ПВМ и ЭВМ, как при полной
(комплексной), так и неполной механизации, бухгалтерский учет должен
быть организован по машинно-ориентированным формам учета
(таблично-перфокарточной, таблично-автоматизированной и т.п.) с
формированием всех регламентируемых ими табуляграмм - учетных
регистров синтетического и аналитического учета. При этом, по
участкам, не охваченным машинной обработкой, должно быть обеспечено
получение всех показателей, необходимых для формирования указанных
табуляграмм - учетных регистров.
1.3. В Методических указаниях особенности организации
бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме приведены на
примере применения ее в объединениях, предприятиях и организациях
(Сноска 1) отраслей машиностроения.
2. Основы организации бухгалтерского учета
с использованием ПВМ и ЭВМ
При организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ
часть операций учетного процесса переходит к вычислительной установке
(вычислительный центр, машиносчетная станция и т.п. (Сноска 2)).
В частности, к ВУ переходят работы по:
- вычислительной обработке оправдательных документов;
- группировке и обобщению данных оправдательных документов в
соответствующих разрезах;
- составлению учетных регистров хронологического, синтетического
и аналитического учета;
- подготовке данных для заполнения бухгалтерской отчетности,
проведения инвентаризации и анализа хозяйственной деятельности.
Конкретный перечень учетных работ, передаваемых к выполнению на
ВУ, определяется главным бухгалтером предприятия по согласованию с
руководителем ВУ.
--------------------
Сноска 1. В дальнейшем, для краткости, будут именоваться
"предприятия".
Сноска 2. В дальнейшем, для краткости, будут именоваться "ВУ".
2.1. В условиях механизации и автоматизации (Сноска 1)
бухгалтерского учета должны применяться междуведомственные, типовые и
отраслевые формы первичной учетной документации, утвержденные ЦСУ
СССР, министерствами и ведомствами в установленном порядке.
2.2. Оформленная в соответствии с Положением о документах и
записях и принятая к учету оправдательная документация до передачи на
ВУ комплектуется в пачки.
2.2.1. Комплектование пачек производится по признаку однородности
хозяйственных операций с учетом их особенностей.
Каждая пачка документов должна содержать, как правило, до 150
документострок. Такой размер пачки является оптимальным для обработки
на всех операциях, выполняемых ВУ.
Примечание. При комплектовании документов по кассовым и
банковским операциям пачка должна формироваться в пределах отчета
кассира или выписки банка вне зависимости от количества
документострок.
2.2.2. Каждой скомплектованной пачке документов присваивается
определенный номер. Нумерация пачек производится с начала каждого
месяца по установленному для каждого участка учета (в отдельных
случаях - для определенного вида документации) порядку.
На каждую подготовленную к сдаче на ВУ пачку документов
оформляется сопроводительный ярлык с контрольным листком по
установленной форме.
2.2.3. Вся работа по подготовке документов к сдаче на ВУ
выполняется подразделением-сдатчиком.
Конкретные сроки и порядок сдачи и приемки оправдательных
документов на ВУ и сроки сдачи последних пачек документов по
соответствующим участкам учета, также как и сроки составления и выдачи
пользователям соответствующих табуляграмм, устанавливаются графиком,
утверждаемым главным бухгалтером предприятия и руководителем ВУ.
При разработке графика сдачи оправдательной документации
необходимо предусматривать возможно более равномерное поступление
документов на ВУ в течение отчетного месяца.
--------------------
Сноска 1. В дальнейшем, для краткости, будет указываться только
"механизации".
Исходя из задачи рациональной организации документооборота должен
быть установлен кратчайший маршрут движения оправдательной
документации до передачи ее для обработки на ВУ.
2.2.4. При комплектовании пачек документов и сдаче-приемке их на
ВУ для механизированной обработки производится проверка каждого
документа и пачки в целом.
В процессе проверки должна быть определена: полнота и
правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов; четкость и
разборчивость записей; наличие подписей и оговорок при исправлениях;
полнота и правильность заполнения в сопроводительном ярлыке кодов
постоянных для данной пачки документов признаков; соответствие
количества документов в пачке количеству их, указанному в
сопроводительном ярлыке и т.д.
2.2.5. Главный бухгалтер предприятия и руководитель ВУ
устанавливают конкретный перечень должностных лиц, ответственных за
правильность оформления оправдательной документации, комплектования и
оформления пачек.
Примечание. Контроль правильности оформления оправдательных
документов, которые передаются непосредственно на ВУ, минуя
бухгалтерию, возлагается полностью на работников ВУ.
2.2.6. Сдача на ВУ пачек документов оформляется записью в журнале
регистрации документов по следующей примерной форме:
----------------------------------------------------------------------------------------------
NN | Наименование | N пачки | Количество | Отметка о сдаче | Отметка о | Прочие
п/п | документов | | документов | документов на ВУ | возврате документов | отметки
| или номера | | в пачке |-------------------|---------------------| ВУ
| форм | | | дата | расписка | дата | расписка |
| | | | | сдатчика | | получателя |
| | | | | документов | | документов |
----------------------------------------------------------------------------------------------
Журнал регистрации ведется на ВУ по участкам учета. В зависимости
от установленного руководителем ВУ и главным бухгалтером предприятия
порядка сдачи и возврата документации указанный журнал ведется
централизованно или в разрезе структурных подразделений.
Документы с выявленными в процессе приемки дефектами изымаются из
пачки и возвращаются сдатчику. При этом вносятся исправления в записи
количества сданных документов в сопроводительном ярлыке. В журнале
регистрации приемщиков записывается фактически принятое количество
документов с отметкой в последней графе журнала о количестве
возвращенных документов.
Передача принятых документов на обработку оформляется на ВУ
нарядом или сопроводительным ярлыком с операционным контрольным
листком.
По завершении обработки оправдательные документы возвращаются
бухгалтерии под расписку в указанном журнале.
2.2.7. В целях предотвращения повторной обработки, а также
подмены, оправдательные документы, возвращаемые бухгалтерии, должны
быть погашены на ВУ специальным штампом контролера, ответственного за
их обработку.
2.3. Реквизиты оправдательных документов, передаваемых на ВУ,
подлежат кодированию.
В зависимости от назначения коды подразделяются на
технологические (специальные), группировочные и справочные.
Технологические (специальные) коды (номер работы, участок учета,
макет перфорации, пачка документов, и т.п.) используются ВУ для
организации работы. Они дают возможность отличать машинные носители,
созданные на основании различных документов, отыскивать, при
необходимости, оправдательный документ для получения справки или
исправления ошибки.
Группировочные коды используются для обобщения
количественно-суммовых показателей хозяйственных операций в
соответствующих разрезах, необходимых для управления, контроля,
анализа и составления отчетности. Например: по структурным
подразделениям предприятия, табельным номерам работников,
номенклатурным номерам или группам материальных ценностей и готовых
изделий, видам операций, синтетическим счетам и объектам
аналитического учета и т.п.
Справочные коды являются дополнительными данными,
характеризующими хозяйственные операции. Например: месяц, единица
измерения натуральных показателей в учете материальных ценностей и
т.п.
Некоторые коды (номер документа, дата совершения операции,
корреспондирующий счет и др.) в зависимости от конкретного применения
могут выступать как в качестве справочных, так группировочных и
технологических.
2.3.1. Коды учетных номенклатур должны разрабатываться с учетом
обеспечения взаимосвязи их для всех участков бухгалтерского учета и
соответствующих функциональных служб предприятия.
2.3.2. Применяемые на предприятии коды должны быть
систематизированы в специальных справочниках учетных номенклатур.
По мере изменения учетных номенклатур показатели справочника
должны постоянно обновляться.
Поддержание справочников в рабочем состоянии, а также
своевременное доведение изменений и дополнений в них до всех
заинтересованных служб предприятия и до ВУ, возлагается на работников
соответствующих функциональных подразделений, у которых должен
храниться контрольный экземпляр справочника.
Так, например, за справочник табельных номеров работников должны
отвечать работники отдела кадров, а за справочник синтетических счетов
и объектов аналитического учета - работники бухгалтерии.
2.3.3. Каждое внесение изменения в контрольный экземпляр
справочника должно оговариваться подписью уполномоченных лиц с
указанием даты.
2.3.4. За ведение справочников на машинных носителях должен
отвечать ограниченный круг лиц - работников ВУ. Эти лица отвечают за
соответствие данных, зафиксированных на машинных носителях,
контрольному экземпляру справочника.
2.3.5. Правильное заполнение кодов вменяется в обязанность
должностных лиц, оформляющих оправдательную документацию.
Для этого указанные лица должны быть обеспечены соответствующими
справочниками учетных номенклатур.
2.4. Содержащиеся в оправдательной документации данные
хозяйственных операций, подлежащие отражению в системе бухгалтерского
учета, воспроизводятся в машинном носителе - перфокарте, перфоленте,
магнитной ленте и т.п.
2.4.1. Перенос данных оправдательных документов на машинные
носители выполняется по специальным инструкциям и макетам записей,
которые определяют состав воспроизводимых данных и колонки перфокарт
или поля других носителей, отражающих значения соответствующих
реквизитов документов.
Макеты записей на машинные носители разрабатываются с учетом
расположения реквизитов в документах и технологии обработки машинных
носителей.
2.4.2. По источникам воспроизводимых данных различают первичные и
вторичные машинные носители.
К первичным относятся машинные носители:
- создаваемые вручную непосредственно по данным, зафиксированным
в учетной, планово-нормативной и справочной документации;
- создаваемые по данным счетчиков, датчиков и других технических
средств первичного учета.
2.4.3. Вторичными являются машинные носители, создаваемые
автоматически, или реже вручную, по итогам соответствующих
табуляграмм, разработанных на основании первичных машинных носителей.
К ним, в частности, относятся носители, содержащие суммарные
показатели первичных машинных носителей с одинаковыми признаками и
служащие для сокращения объема обрабатываемых массивов или накопления
данных за более длительные периоды времени, а также сальдовые
показатели.
2.4.4. При наличии систематически обновляемых в централизованном
порядке машинных носителей, содержащих условно-постоянные данные,
например, учетной цены и наименования материальных ценностей и готовой
продукции, нормы времени и расценка за определенную производственную
операцию и т.п., может предусматриваться незаполнение соответствующих
показателей в первичной документации. В этом случае суммарные
показатели и соответствующие наименования формируются автоматически
по данным условно-постоянных машинных носителей и носителей с данными,
воспроизведенными с первичных документов.
2.4.5. Оправдательными документами могут являться непосредственно
машинные носители (дуаль-карта и др.). В указанном случае они должны
иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного
документа, составляемого ручным способом.
2.4.6. Машинные носители являются источником данных как
хронологического, так синтетического и аналитического учета, в связи с
чем обеспечивается тождество данных аналитического учета оборотам и
остаткам по счетам синтетического учета.
Технология обработки учетных данных, воспроизведенных в машинных
носителях, должна предусматривать полное исключение отставания
аналитического учета от синтетического.
2.5. Отражение всех хозяйственных операций, наличия и движения
средств и их источников производится в табуляграммах, т.е. печатных
регистрах, получаемых автоматически на основе группировки и обобщения
данных, содержащихся в машинных носителях.
2.5.1. В зависимости от назначения табуляграммы могут быть
составлены:
- "на печать", т.е. с записью в табуляграмме данных каждой
документо-строки, перенесенной на машинный носитель;
- "на итог", т.е. при отражении в табуляграмме групповых итогов
требуемых показателей, подсчитанных по данным обрабатываемых машинных
носителей с одинаковыми значениями группировочных признаков.
Могут также составляться табуляграммы "на итог", в которых
некоторые показатели формируются "на печать".
2.5.2. В табуляграммах, составляемых "на печать", должен
присутствовать номер пачки, дата совершения хозяйственной операции или
другой признак, который, при необходимости, позволяет проверить
правильность отражения данных оправдательных документов в
табуляграмме.
2.5.3. Каждая строка табуляграммы, составляемой "на итог", должна
иметь признаки, идентифицирующие ее составные части в табуляграммах,
составленных "на печать".
2.5.4. Выпускаемые табуляграммы должны быть оформлены на ВУ
надлежащим образом.
Оформление табуляграмм включает написание их заголовков, если они
не печатаются автоматически (независимо от того, составлены ли они на
специальных бланках или на чистой бумажной ленте), и проставление
подписи должностного лица ВУ, ответственного за их выпуск. На каждом
листе разрезанной табуляграммы должны быть проставлены порядковые
номера внутри каждого наименования табуляграммы. На всех табуляграммах
указывается наименование или код предприятия, название или код месяца
и года, в котором они составляются.
После проверки правильности оформления табуляграммы передаются
пользователям в сроки, установленные графиком.
2.5.5. В табуляграммах, являющихся платежными документами на
выплату заработной платы и планового аванса, на перечисление вкладов в
сберегательные кассы и взносов по личному добровольному страхованию и
т.п. операциям итоги сумм к выплате или перечислению подлежат
дополнительной проверке и написанию прописью в целом по документу за
подписью лица, ответственного за эту проверку.
2.6. В условиях использования ЭВМ технологический процесс
обработки учетных данных и выдачи пользователям (заказчикам) выходной
информации может быть организован как в регламентном, так и запросном
режимах. При наличии соответствующего оборудования учетная информация
может быть выдана на устройство визуального отображения в виде
видеограммы.
2.7. На всех стадиях технологического процесса обработки данных
бухгалтерского учета должны быть предусмотрены методы всестороннего
тщательного контроля, обеспечивающие проверку правильности:
- вычислительной обработки количественно-суммовых показателей
оправдательных документов;
- воспроизведения в машинных носителях показателей оправдательных
документов;
- выпускаемых табуляграмм.
Методы контроля зависят от применяемой формы бухгалтерского учета
и типа используемой на соответствующей стадии вычислительной техники.
2.7.1. Основным методом контроля правильности вычислительной
обработки, выполненной на КВМ, является метод двойного счета,
производимого разными операторами. Могут быть предусмотрены и другие
методы контроля при условии, что они обеспечивают снижение
трудоемкости и меньшую вероятность пропуска ошибки, чем при двойном
счете.
2.7.2. На ПВМ для контроля правильности обработки учетной
информации устанавливаются перечни контролируемых показателей, по
которым формируются итоги в контрольных табуляграммах, журналах
контрольных чисел и отчетных разработках.
Контрольные табуляграммы составляются "на печать" по всем учетным
показателям, содержащимся в соответствующих машинных носителях и
формируют итоги контролируемых показателей по каждой пачке документов
(см. подраздел 5.5.).
Журналы контрольных чисел составляются по итоговым данным
контрольных табуляграмм. Контрольные числа формируются в них для
последующей проверки отчетных разработок.
2.7.2.1. Для осуществления контроля количества документострок,
перенесенных на перфокарты, в контрольных табуляграммах и журналах
контрольных чисел кроме показателей первичных документов, включается
дополнительный признак - счет карт.
2.7.2.2. Правильность перфорации данных оправдательных документов
в части постоянных для пачки признаков, вынесенных в сопроводительный
ярлык, проверяется, кроме того, "просвечиванием" соответствующих
колонок перфокарт, исходя из того, что все перфокарты в пачке должны
иметь одинаковую пробивку по этим признакам.
2.7.2.3. Контроль правильности воспроизведения в машинных
носителях данных оправдательных документов осуществляется:
- при одинарной перфорации, т.е. при воспроизведении данных
оправдательного документа на одной карте - сопоставлением итогов
контрольных табуляграмм с аналогичными итогами контролируемых
показателей, подсчитанных по той же пачке документов на КВМ;
- при двойной перфорации, т.е. при воспроизведении данных
оправдательного документа на двух картах разными операторами, -
сопоставлением аналогичных итогов двух контрольных табуляграмм,
относящихся к одной и той же пачке документов.
Могут быть предусмотрены и другие методы контроля правильности
перфорации, обеспечивающие большую его эффективность.
2.7.2.4. По автоматически отперфорированным сальдовым и итоговым
перфокартам также составляются контрольные табуляграммы, итоги которых
сверяются с соответствующими итогами, подсчитанными по данным
табуляграмм, на основе которых создавались сальдовые и итоговые карты.
Во всех случаях перфорация считается правильной при тождестве
указанных сопоставляемых итогов.
2.7.2.5. При обнаружении расхождений выявленная ошибка перфорации
исправляется в соответствии с данными оправдательного документа, при
этом взамен ошибочных перфокарт создаются новые, после чего
составляется повторная контрольная табуляграмма по откорректированным
данным, которая снова подвергается контролю в соответствии с
вышеизложенным.
2.7.2.6. По итогам выверенных контрольных табуляграмм
составляются вручную или в автоматическом режиме, контрольные журналы
(журналы контрольных чисел), которые используются для контроля
правильности показателей табуляграмм систематического учета.
Содержание и формы журналов контрольных чисел разрабатываются с учетом
возможности накопления контрольных итогов по подлежащим проверке
показателям.
2.7.2.7. В условиях применения таблично-перфокарточной формы
бухгалтерского учета журналы контрольных чисел подразделяются на два
вида - первичные и сводные.
В первичных журналах контрольных чисел показатели хозяйственных
операций отражаются в разрезе пачек документов, при этом:
- по хозяйственным операциям, имеющим натуральные показатели,
итоги накапливаются в натуральном и стоимостном выражениях;
- по хозяйственным операциям, имеющим только стоимостное
выражение, итоги показываются отдельно по дебетовым и кредитовым
оборотам.
В сводном журнале контрольных чисел накопление контрольных итогов
оборотов и сальдо производится в разрезе кодов синтетических счетов
раздельно по дебету и кредиту каждого счета.
Примечание: журналы контрольных чисел могут быть совмещены с
журналом регистрации документов (п. 2.2.6.).
2.7.2.8. Кроме контроля показателей, формируемых непосредственно
с оправдательной документации, журналы контрольных чисел должны
предусматривать возможность контроля и расчетных показателей,
формируемых в процессе обработки учетных данных.
2.7.2.9. Табуляграммы, полученные на ПВМ, подвергаются на ВУ
контролю, который, в частности, включает проверку:
- правильности сортировки учетных данных;
- правильности проведенных в процессе обработки расчетов;
- соответствия итогов оборотов и сальдо по табуляграмме данных
журнала контрольных чисел;
- тождества итога оборотов и сальдо по каждому синтетическому
счету в табуляграммах аналитического учета с соответствующими данными
в табуляграмме синтетического учета.
2.7.2.10. Обнаруженные в табуляграммах ошибки, не вызывающие
изменение данных в других табуляграммах (например, в результате
неправильно напечатанных итогов по количественно-суммовым показателям
и т.п.), исправляются на ВУ зачеркиванием неправильных данных и
надписанием правильных. Исправление ошибки должно быть оговорено и
подтверждено подписью лица, специально на то уполномоченного, с
указанием даты.
2.7.2.11. При обнаружении ошибки, являющейся следствием
неправильного бухгалтерского оформления хозяйственной операции,
бухгалтерия представляет ВУ справку на исправительные бухгалтерские
записи, на основании которой ВУ формирует соответствующие машинные
носители и выдает табуляграммы с учетом произведенных исправлений.
2.7.3. В условиях использования ЭВМ, наряду с методами контроля
обработки информации, применяемыми на КВМ и ПВМ, программное
обеспечение машины должно включать логические методы контроля,
обеспечивающие автоматическую локализацию ошибок.
Программное обеспечение ЭВМ должно предусматривать также
организацию ограниченного доступа к учетной информации.
2.7.4. Техника и порядок осуществления контроля на
соответствующих стадиях обработки конкретно определяются типовыми и
рабочими проектами механизации и автоматизации бухгалтерского учета, с
учетом принятой на ВУ технологии и применяемой вычислительной техники.
2.8. Хранение оправдательной документации и учетных регистров
организуется в порядке, установленном Положением о документах и
записях, утвержденным Министерством финансов СССР 18 октября 1961 г.
N 343, с учетом особенностей машинной обработки учетной информации.
2.8.1. Оправдательные документы брошюруются в бухгалтерии
предприятия в хронологическом порядке по участкам учета и возрастающим
номерам пачек в пределах отчетного месяца. При этом, если нумерация
пачек документов устанавливается не в целом по предприятию, а по цехам
или складам, то и пачки документов брошюруются в разрезе тех же
подразделений.
2.8.2. Контрольные табуляграммы брошюруются отдельно от
документов в том же порядке, что и пачки документов.
2.8.3. Табуляграммы - регистры бухгалтерского учета брошюруются
или хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого их вида
(номера формы и синтетического счета).
Если периодичность составления табуляграмм менее отчетного
месяца, то табуляграммы хранятся в пределах номера табуляграммы по
датам.
Табуляграммы, разрабатываемые в разрезе цехов, складов или других
структурных подразделений, брошюруются в пределах отчетного года с
сохранением этой детализации.
2.8.4. Все виды табуляграмм синтетического и аналитического учета
хранятся в бухгалтерии предприятия (или общем архиве) в течение
сроков, установленных Главным архивным управлением при Совете
Министров СССР для хранения соответствующих регистров бухгалтерского
учета.
2.8.5. Контрольные табуляграммы хранятся в бухгалтерии
предприятия или общем архиве в течение сроков, установленных указанным
перечнем для хранения оправдательных документов бухгалтерского учета.
2.8.6. Журналы контрольных числе хранятся на ВУ в течение сроков,
установленных для хранения контрольных журналов бухгалтерского учета.
2.8.7. Контрольные экземпляры справочников учетных номенклатур
должны храниться в работников функциональных отделов, ответственных за
их ведение (или в общем архиве) в течение сроков, установленных для
хранения табуляграмм, в которых они используются.
3. Основы организации бухгалтерского учета по
таблично-перфокарточной форме
3.1. В данном разделе приводятся особенности организации
бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме.
3.2. При организации бухгалтерского учета по
таблично-перфокарточной форме по данным машинных носителей
разрабатываются табуляграммы, являющиеся регистрами хронологического и
систематического (синтетического и аналитического) учета.
3.2.1. На стадии неполной (некомплексной) механизации
бухгалтерского учета по соответствующим участкам учета могут
сохраняться отдельные учетные регистры, составляемые вручную или на
КВМ.
3.2.2. При комплексной механизации бухгалтерского учета на ПВМ
могут сохраняться составляемые вручную или на КВМ инвентарные карточки
или книги учета основных средств, карточки учета спецодежды в
эксплуатации, карточки складского учета, вспомогательные ведомости,
расчеты по калькулированию продукции и т.п.
3.3. Машинные носители с обозначением кодов как дебетуемого, так
и кредитуемого счетов по всем знакам в соответствии с типовой
структурой и примерным перечнем кодов синтетических счетов и объектов
их аналитического учета с краткими пояснениями (приложение 1) (Сноска
1) именуются машинными носителями с полной бухгалтерской записью.
3.3.1. Машинные носители с полной бухгалтерской записью
формируются с показателями, предусматриваемыми единым макетом (Сноска
2).
Примерная схема единого и специализированного макетов перфорации
полной бухгалтерской записи в условиях использования ПВМ, приведена в
приложении 2.
В едином макете введены понятия "основной счет" и
"корреспондирующий счет", для каждого из которых закреплены
определенные колонки перфокарт.
К основному относится как дебетуемый, так и кредитуемый счет, по
которому разрабатываются табуляграммы синтетического и аналитического
учета.
3.3.2. По хозяйственным операциям, обобщаемым только в
стоимостном выражении, машинные носители по единому макету создаются,
как правило, непосредственно по данным каждого оправдательного
документа. К ним относятся все операции по учету денежных средств и
кредитов банка, расчетов, фондов и резервов, отвлеченных средств,
целевого финансирования и целевых поступлений, финансовых результатов
и т.п.
--------------------
Сноска 1. Здесь и далее имеются в виду приложения к настоящим
Методическим указаниям.
Сноска 2. В дальнейшем, для краткости, будут именоваться
"машинные носители по единому макету".
3.3.3. Машинные носители по единому макету создаются также
непосредственно по данным оправдательных документов по операциям
поступления, перемещения внутри предприятия и выбытия каждого
инвентарного объекта основных средств. В целях совмещения в указанных
носителях данных как для учета движения основных средств, так и для
определения их износа и начисления амортизации, они формируются по
единому макету с дополнительными данными для счета 01 (приложение 2).
3.3.4. По операциям движения материальных ценностей, готовой
продукции, отпуска работ и услуг и расчетам с рабочими и служащими,
характеризующимся наличием значительного количества однородной
документации и необходимостью группировки и обобщения ее как в
стоимостном, так и в натуральном выражении, машинные носители в
условиях применения ПВМ создаются следующим образом:
- по данным оправдательной документации создаются машинные
носители по специализированным для каждого из указанных участков учета
и операций макетам перфорации, в которых содержание хозяйственной
операции отражается с указанием не всей корреспонденции счетов, а лишь
корреспондирующего счета и объекта его аналитического учета;
- сгруппированные машинные носители являются основанием для
составления соответствующих накопительных табуляграмм, данные которых
используются для формирования машинных носителей по единому макету.
3.3.5. По хозяйственным операциям, отражаемым как в аналитическом
так и в синтетическом учете в одинаковой оценке, машинные носители по
единому макету создаются, как правило, автоматически по итоговым
данным накопительных табуляграмм.
В таком порядке, например, формируются машинные носители по
единому макету по начисленным и удержанным суммам по расчетам с
рабочими и служащими, на начислению амортизации.
3.3.6. Хозяйственные операции, отражаемые в аналитическом и
синтетическом учете в различных оценках, обобщаются в накопительных
табуляграммах в соответствующих оценках.
Машинные носители по единому макету по таким хозяйственным
операциям формируются по данным накопительных табуляграмм и расчетов,
определяющих отражаемую в синтетическом учете их фактическую
себестоимость.
В таком порядке, например, формируются машинные носители по
фактической себестоимости поступления и отпуска материальных
ценностей, поступлению, отгрузке и реализации готовой продукции, работ
и услуг. Особенности формирования машинных носителей по единому
макету отдельных участков учета изложены в разделе 4.
3.3.7. Машинные носители по единому макету по разовым
хозяйственным операциям, исправительным записям и в других
соответствующих случаях могут формироваться на основании бухгалтерской
справки, примерная форма которой приведена в приложении 3.
Каждая запись в бухгалтерской справке должна быть обоснована
документально, а исправительная запись - ссылкой на основание для ее
составления и данные об исправляемой записи (номер пачки, дата
операции).
3.3.8. В условиях использования ПВМ полная бухгалтерская запись
производится в машинных носителях дважды:
- первый раз - в колонках (полях), отведенных для основного
счета, воспроизводится код дебетуемого счета;
- второй раз - в тех же колонках (полях) - код кредитуемого счета.
Соответственно, в первом случае корреспондирующим будет
кредитуемый счет, а во втором - дебетуемый.
Примечание: Вторичная запись в машинных носителях может
формироваться автоматически.
В результате применения указанного метода образуются машинные
носители, в которых по совокупности в колонках (полях), отведенных для
основного счета, отражаются как дебетовые, так и кредитовые обороты по
всем счетам бухгалтерского учета.
Схема (пример) отражения хозяйственных операций в перфокартах
единого макета (в условиях использования ПВМ) приведена в приложении 4.
3.4. Технологический процесс обработки учетной информации
организуется по поточному методу, основанному на последовательности
разработки отчетных табуляграмм по соответствующим данным машинных
носителей каждого участка учета.
Указанная последовательность определяется исходя из установленных
сроков выдачи соответствующих табуляграмм, а также взаимосвязи
хозяйственных операций, образующих замкнутую цепь, в которой данные по
одним счетам не могут быть получены до выявления результатов по другим
счетам. Так, например, для формирования показателей затрат на
производство необходимо предварительно получить итоговые данные по
начислению и распределению заработной платы, расходу материальных
ценностей, начислению амортизации, закрытию счетов по учету расходов
по управлению и обслуживанию производства и т.п.
Схема технологического процесса таблично-перфокарточной формы
бухгалтерского учета в условиях использования ПВМ приведена в
приложении 6.
4. Особенности обобщения хозяйственных операций
при организации бухгалтерского учета
по таблично-перфокарточной форме
В данном разделе приведены примеры обобщения хозяйственных
операций по участкам учета и порядок отражения их в машинных носителях
по единому макету.
В зависимости от отраслевой специфики и других особенностей
организации бухгалтерского учета на предприятии могут применяться и
другие методы обобщения хозяйственных операций по участкам учета при
условии, что обеспечивается получение минимума показателей,
предусмотренных учетными регистрами синтетического и аналитического
учета таблично-перфокарточной формы, приведенными в разделе 5 и
приложении 7.
4.1. Учет основных средств
4.1.1. По данным машинных носителей по счету 01 на начало года
(или на дату внедрения механизации), сформированных в соответствии с
п. 3.3.3 по единому макету, составляется вспомогательная табуляграмма
по форме N 16 "Ведомость расчета амортизационных отчислений", в
которой в разрезе структурных подразделений обобщается первоначальная
стоимость основных средств по видам и отраслям и месячная сумма
амортизационных отчислений по кодам затрат для отнесения их на
соответствующие счета.
4.1.2. Для корректировки суммы амортизационных отчислений в связи
с изменениями в составе основных средств ежемесячно (кроме января)
составляется табуляграмма по этой же форме, в которой отражаются
данные о поступлении, перемещении и выбытии основных средств за
предыдущий месяц по первоначальной стоимости и сумме увеличения
(уменьшения) амортизационных отчислений за отчетный месяц.
Примечание. По автотранспорту, а также по другим основным
средствам, для которых установлен особый порядок начисления
амортизации и определения износа, автоматически или вручную
составляются дополнительные соответствующие расчеты.
4.1.3. При разработке табуляграмм по форме N 16 "Ведомость
расчета амортизационных отчислений" как на начало года, так и
ежемесячных, автоматически (или вручную) формируются итоговые машинные
носители с суммами амортизационных отчислений" на полное
восстановление и капитальный ремонт в разрезе корреспондирующих счетов
и объектов их аналитического учета.
Массив указанных итоговых машинных носителей на суммы амортизации
ежемесячно комплектуется из носителей, сформированных по состоянию на
начало года и за все месяцы с начала года.
На основании этого массива составляется накопительная
табуляграмма "Ведомость амортизационных отчислений по
корреспондирующим счетам" - форма N 8.
Одновременно с составлением табуляграммы по форме N 8 создаются
машинные носители по единому макету по кредиту счета 86 (раздельно по
субсчетам 1 и 2) в корреспонденции со счетами по учету издержек
производства и других расходов.
4.1.4. Исходя из суммы начисленной амортизации на полное
восстановление, скорректированной в соответствии с пунктом 89
Положения по бухгалтерскому учету основных средств (Приложение к
письму Министерства финансов СССР от 7 мая 1976 года N 30),
составляется бухгалтерская справка (расчет), по данным которой на ВУ
создаются машинные носители по единому макету, на сумму износа
основных средств за отчетный месяц.
4.2. Учет материальных ценностей
4.2.1. На основании первичных документов на поступление и отпуск
(расход) материальных ценностей создаются машинные носители по
инвентарному макету в количественно-суммовом выражении с оценкой по
принятым на предприятии учетным ценам.
4.2.2. Формирование машинных носителей по инвентарному макету в
части поступления материальных ценностей, выявление
транспортно-заготовительных расходов или отклонений от учетной
стоимости может производиться несколькими способами в зависимости от
принятого порядка оформления документации по поступлению материальных
ценностей.
4.2.2.1. Первый способ состоит в том, что до создания машинных
носителей по учетным ценам и по фактической себестоимости материальных
ценностей производится ручная подборка приходных документов, окладов к
расчетным документам поставщиков (счетам-платежным требованиям и др.).
В процессе подборки осуществляется контроль правильности оприходования
материальных ценностей и проставляется на приходных документах с
расчетного документа код корреспондирующего счета 60 "Субсчет
"Отфактурованные поставки" (1) и регистрационный номер счета в
качестве объекта аналитического учета. Если в конце месяца остаются
приходные ордера, к которым не подобрались расчетные документы, то они
поступают на ВУ в отдельной пачке и отражают неотфактурованные
поставки. Объектом аналитического учета по неотфактурованным поставкам
является номер приходного ордера.
Данные расчетных документов, к которым не подобрались приходные
ордера, относятся к материальным ценностям в пути. Сопоставление
учетной и фактической стоимости материальных ценностей производится по
регистрационному номеру расчетного документа.
4.2.2.2. Второй способ заключается в оформлении приходных
документов складов независимо от расчетных документов поставщиков. При
этом способе объектом аналитического учета, по которому производится
сопоставление учетной стоимости и фактической себестоимости
материальных ценностей, является N приходного ордера.
Второй способ более целесообразно применять в тех случаях, когда
значительная часть материальных ценностей поступает раньше, чем
расчетные документы поставщиков и внедрение первого способа приводит к
задержке в механизированной обработке операций по поступлению на склад
материалов.
4.2.2.3. Данные машинных носителей по инвентарному макету по
всем операциям поступления материальных ценностей обобщаются в
накопительной табуляграмме "Ведомость поступления материальных
ценностей в учетных ценах по корреспондирующим счетам",
разрабатываемой:
по форме N 9 - если применяется первый способ формирования
машинных носителей инвентарного макета (п. 4.2.2.1);
по форме N 9а - если применяется второй способ (п. 4.2.2.2).
Соответственно в форме N 9 данные обобщаются в разрезе регистрационных
номеров счетов, а в форме N 9а - в разрезе номеров приходных
документов.
4.2.3. Для отражения в бухгалтерском учете поступления
материальных ценностей по себестоимости заготовления и приобретения
формируются машинные носители по единому макету:
4.2.3.1. На основании акцептованных расчетных документов
поставщиков за поступившие материальные ценности - по дебету счетов
материальных ценностей с видом оценки 01 "По себестоимости
заготовления и приобретения" в корреспонденции со счетом 60 субсчету 1
"Расчеты с поставщиками по акцептованным расчетным документам".
Примечание. В случае применения второго способа, указанного в п.
4.2.2.2 и наличия нескольких приходных документов по одному расчетному
документу, сумма последнего разбивается в разрезе каждого приходного
документа, по которому раздельно составляются машинные носители.
4.2.3.2. На основании приходных документов по неотфактурованным
поставкам по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 01
"По себестоимости заготовления и приобретения" в корреспонденции со
счетом 60, субсчетом 2 или 5 "Расчеты с поставщиками по
неотфактурованным поставкам".
4.2.3.3. По итоговым данным накопительной табуляграммы по форме
N 9 или 9а по операциям поступления материалов и инструментов,
изготовленных своим производством, отходов производства, утиля от
списаний малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материальных
ценностей от ликвидации и капитального ремонта основных средств и
внутренней переброски по дебету счетов материальных ценностей с видом
оценки 02 "По стоимости в учетных ценах" в корреспонденции со счетами
вспомогательных производств, капитального ремонта и т.д.
4.2.3.4. На основании акцептованных расчетных документов
организаций, за оказанные транспортные услуги и прочей документации по
затратам, относимым в себестоимость заготовленных и приобретенных
материальных ценностей (услуги транспортных цехов своего предприятия,
авансовые отчеты экспедиторов и т.п.), т.е. по затратам, не связанным
с формированием учетной стоимости материальных ценностей - по дебету
счетов материальных ценностей с видом оценки 03
"Транспортно-заготовительные расходы или отклонения" в корреспонденции
со счетами по учету расчетов, вспомогательных производств и т.д.
4.2.3.5. Фактическая себестоимость материалов и инструментов,
изготовленных своим производством, определившаяся по результатам
калькулирования, сопоставляется с их стоимостью по учетным ценам по
данным табуляграммы по форме N 9 и 9а (п. 4.2.3.3).
На выявленную сумму отклонений составляются машинные носители по
единому макету в дебет соответствующих счетов материальных ценностей с
видом оценки 03 "Транспортно-заготовительные расходы (отклонения)" в
корреспонденции со счетами вспомогательных производств.
4.2.4. Для выявления и отражения в бухгалтерском учете
транспортно-заготовительных расходов (отклонений от плановых цен) по
операциям поступления материальных ценностей от поставщиков
составляется табуляграмма "Ведомость транспортно-заготовительных
расходов (ТЗР) или отклонений":
по форме N 10 - в тех случаях, когда накопительная табуляграмма
составляется по форме N 9а.
Указанные ведомости составляются по операциям поступления
материальных ценностей от поставщиков (включая неотфактурованные
поставки) по данным машинных носителей по инвентарному макету и
машинных носителей, сформированных в соответствии с пп. 4.2.3.1 и
4.2.3.2 по единому макету.
Транспортно-заготовительные расходы (отклонения) выявляются в
табуляграмме по форме N 10 в разрезе регистрационных номеров расчетных
документов и по ф. N 10а - в разрезе номеров приходных документов.
4.2.4.1. По итоговым данным табуляграммы по форме N 10 или 10а
составляются машинные носители по единому макету для раздельного
отражения в системном учете как выявленных транспортно-заготовительных
расходов (отклонений) с видом оценки 03, так и стоимости материальных
ценностей в учетных ценах с видом оценки 02, которые раньше были
отражены по себестоимости заготовления и приобретения с видом оценки
01.
Так, например, по итогам табуляграммы по счету 05 определились
следующие суммы (в рублях).
по фактической себестоимости 41.000
по учетной стоимости 39.500
разница +1.500
По этим данным составляются машинные носители с записями:
по дебету по кредиту сумма
-05ххх01 -6010000 -41.00 (сторно)
05ххх02 6010000 39.500
05ххх03 6010000 1.500
4.2.5. По завершении отражения в бухгалтерском учете всех
операций по поступлению материальных ценностей к расходам по их
заготовке и доставке на склады на счетах материальных ценностей 05,
06, 07, 08 и 12 отразятся, таким образом, по видам оценки 02 и 03
раздельные данные по учетной стоимости и по ТЗР (отклонениям).
По этим данным исчисляется коэффициент
транспортно-заготовительных расходов (отклонений от плановых цен) для
чего составляется расчет по следующей примерной форме:
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Счет, | Сумма по учетным ценам | Сумма | ТЗР (отклонений) | Коэффициенты
субсчет, |----------------------------------| сальдо |---------------------| ТЗР (отклонений)
группа | сальдо | прихода | итого | на | по приходу | итого | к учетной
материальных | на начало | за отчетный | (графы | начало | за месяц | (графы | стоимости
ценностей | месяца | месяц | 2 + 3) | месяца | | 5+6) | (графы 7:4)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
-------------------------------------------------------------------------------------------------
На коэффициенты ТЗР (отклонений) по группам или субсчетам
составляются машинные носители, которые используются для формирования
сумм ТЗР (отклонений), относящихся к отпущенным (израсходованным) за
Страницы: 1 2 |