Страницы: 1 2
право только вышестоящая организация, организация-автор документа и
органы госнадзора
Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые
сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в
инструкцию по документационному обеспечению.
3.3.2. Организация контроля исполнения в условиях традиционной
обработки документов
3.3.2.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого документационного
подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на
документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
3.3.2.2. При проведении контроля исполнения используются
экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование
картотеки контролируемых документов; направление карточки
контролируемого документа (пункта задания) в подразделение -
исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени,
отчества и телефона исполнителя; запись хода и результатов исполнения
в карточке контролируемого документа; регулярное информирование
руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и
результатах исполнения документов на оперативных совещаниях,
заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по
указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
3.3.2.3. Карточки контролируемых документов (контрольная
картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по
исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и
др.).
3.3.2.4. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах
до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не
реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не
реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые
десять дней, за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную
организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения,
вместе с документом пересылаются два экземпляра
регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр
карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
В структурных подразделениях контроль исполнения документов
ведется на общих основаниях.
3.3.2.5. Служба документационного обеспечения или ответственный
за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и результатах
исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже
одного раза в месяц.
3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственных архив
Министерства, ведомства, центральные органы общественных
организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки,
использование документов постоянного хранения, образующихся в их
деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и
своевременную передачу этих документов на государственное хранение с
соблюдением правил, устанавливаемых Главархивом СССР.
Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10
лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные
(центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и
межведомственные) архивы или их функции возлагаются на другие
структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).
Завершенные дела постоянного или длительного сроков хранения в
течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях для
справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив.
Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут
передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями
организации.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
проведение экспертизы ценности документов, оформлении дел, составление
описей дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и
дел.
3.4.1. Экспертиза ценности документов
3.4.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб
подведомственных организаций в министерствах, ведомствах и центральных
органах общественных организаций создаются постоянно действующие
центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В других организациях и
структурных подразделениях министерств, ведомств и центральных органов
общественных организаций создаются постоянно действующие экспертные
комиссии (ЭК).
Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основе
типовых положений, утверждаемых Главархивом СССР, согласовываются с
учреждением государственной архивной службы СССР и утверждаются
руководителем организации.
Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения
утверждаются руководителями организации.
Заседания центральной экспертной комиссии проводятся не реже двух
раз в год и оформляются протоколами.
3.4.1.2. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел
и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков
хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, с отметкой
"ЭПК" для дел временного хранения (до 10 лет).
По результатам экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях организации составляются описи документов постоянного и
долговременного хранения и акты о выделении документов и дел к
уничтожению.
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта
производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного
хранения на этот же период, акты о выделении документов и дел к
уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии
одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих документы на
государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации
после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК учреждения
государственной архивной службы.
После утверждения актов документы и дела, выделенные к
уничтожению, сдаются работниками службы документации или
ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного
сырья.
3.4.2. Оформление дел
3.4.2.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел. Дела постоянного или долговременного хранения и по
личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
подшивку или переплет дела, нумерацию листов в делах, составление
листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней
описи документов, оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранения не
подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в
скоросшивателях.
3.4.2.2. Обложка дел постоянного и долговременного хранения
оформляется по установленной форме (приложение 11).
По окончании года в надписи на дел постоянного и долговременного
хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на
обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в
заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера
приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания
дела, в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год
образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ...
годы".
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),
проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При
обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год,
или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами,
название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое
написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности
толкования даты.
На обложке может проставляться карандашом по согласованию с
ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении названия организации (его структурного
подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или
при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на
обложке дописывается новое название этой организации (структурного
подразделения).
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения
следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.
3.4.3. Составление описей дел.
3.4.3.1. На заверенные дела постоянного, долговременного хранения
и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в
соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел
структурных подразделений составляются работниками, ответственными за
документацию, под непосредственным методическим руководством
ведомственного архива.
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения,
дела долговременного хранения,
дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по
темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и
т.п.).
3.4.3.2. В организациях, имеющих большой объем документов по
каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения
составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным
методическим руководством ведомственного архива. По этим описям
документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные
структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной
описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой
он сдает дела на государственное хранение.
Допускается включать в опись дела за несколько лет а организациях
с небольшим объемом ежегодно образующихся дел.
Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться
за несколько лет с валовой нумерацией дел.
Описи дел составляются по установленной форме в 2-х экз. (3
экз.). При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный
архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в
нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указывается цифрами и прописью количество фактически переданных
(принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются
подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается
дата.
При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в
делах.
3.4.3.4. Вместе с делами из структурных подразделений в
ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на
документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы,
которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
4. МЕХАНИЗАЦИЯ И АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Механизация и автоматизация документационного обеспечения
управления направлены на повышение эффективности труда работников
управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование,
обработку, передачу, использование документной информации,
упорядочение документооборота.
Механизация и автоматизация работы с документами должны
осуществляться на основе упорядоченной системы документирования
управленческой деятельности, унификации и сокращения количества
применяемых форм документов, рационализации документооборота.
Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах
документационного обеспечения управления: подготовка документов, их
копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка,
регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль
исполнения, сбор на хранение и др.
4.1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации работы
с документами
Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания
и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем
сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач
документационного обеспечения управления с использованием персональных
ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.
Средства механизации и автоматизации работы с документами должны
быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в
единую систему.
Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения
зависит от конкретных условий работы аппарата управления с
документами, а именно: от организационной структуры аппарата
управления, его размещения, условий труда работников, от количества и
содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной
информации, от степени централизации работ с документами. Комплекс
технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее
запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и
вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а
также совместимости с другими автоматизированными информационными
системами.
При внедрении новых технологий работы с документами необходимо
руководствоваться социальной экономической целесообразностью их
внедрения, учитывая возможность приобретения технических средств в
определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность
привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.
4.2. Применение средств механизации
4.2.1. К техническим средствам составления и изготовления
текстовых документов относятся пишущие машины, пишущие и
организационные автоматы.
Технические средства для изготовления, копирования и оперативного
размножения документов включают средства фотокопирования,
диазокопирования, электрофотографического копирования и др., а также
средства оперативной полиграфии (гектографические, офсетные и др.
машины).
К техническим средствам хранения документов относятся различного
рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются:
картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные
(свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (при
необходимости обзора).
Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел применяются
шкафы стационарные и механизированные.
При наличии микрокопировальной техники документы и информация
могут храниться на микрофильмах и микрофишах.
К техническим средствам экспедиционной обработки относятся
конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные,
адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины,
машины для подшивки бумаг и др.
4.2.2. Технические средства используются централизованно и
децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства,
которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно
оснащать рабочее место.
4.3. Автоматизация работы с документами
4.3.1. Автоматизированная технология работы с документами
осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной
подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с
использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест
(АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая
совместимость средств вычислительной техники между собой и с
централизованными базами (банками) данных.
4.3.2. Автоматизированная подготовка часто повторяющихся текстов
документов осуществляется на базе банка текстовых заготовок. В банк
включаются унифицированные формы и тексты документов, постоянные части
текстов, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и
корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам
правовой характер, формализованные описания структур и содержания
документов и др. Индивидуальные документы подготавливаются
традиционным машинописным способом.
Документ, подготовленный средствами ВТ, используется в форме
машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые документы и
машинограммы используются в управленческом аппарате на правах
подлинника (ГОСТ 6.10.4-84), запрещается перепечатывать машинограмму
на пишущих машинах. Транспортировка (передача, пересылка) документа на
машинном носителе осуществляется с сопроводительным письмом.
Автоматизированная подготовка документов осуществляется на
автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах
обработки информации.
4.3.3. Автоматизированная регистрация документов производится
децентрализовано, в местах регистрации документов на
автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах
обработки информации. Запись производится непосредственно с документа
с использованием установленного единого набора обязательных
реквизитов, единой структуры регистрационного индекса (п. 3.2.1.1. и
п. 3.2.1.4.) и кодов ОК ТЭИ, в последнем случае запись на машинописном
носителе дублируется машинограммой РКК, которая используется в
качестве вспомогательной справочной картотеки.
На базе данных автоматизированной регистрации документов строится
ИПС. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах
и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода
информации на дисплей или изготовления машинограмм. При частичной
автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость
традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Поиск и использование информации производится децентрализованно
на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах
обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить
информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный
адрес местонахождения документа в данный момент.
4.3.4. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе
автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии
исполнения всех документов, поручений и заданий, а также
предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов,
анализ исполнительской дисциплины.
На автоматизированный контроль ставятся регистрируемые документы
со сроком исполнения не менее 10 дней. Контрольные действия
осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов
с использованием автоматизированных рабочих мест или
автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания
исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения,
сведения о переносе сроков, завершения исполнения и др. выводятся на
экран дисплея, рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в
структурных подразделениях соответствующих технических средств. После
завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк
регистрационных данных изготовителя машинограмма полностью заполненной
РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем
передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.
4.3.5. Руководитель организации несет ответственность за
эффективность использования автоматизированной технологии работы с
документами, определяет право доступа работников к информации,
хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода
на автоматизированную технологию работы с документами.
Работники управленческого аппарата обязаны четко соблюдать
требования автоматизированной технологии работы с документами.
5. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
5.1. Документационное обеспечение управления в организации
осуществляется специальной службой, действующей на правах
самостоятельного структурного подразделения, подчиненного
непосредственно руководителю организации (приложение 12).
5.2. Основными задачами службы документационного обеспечения
управления являются внедрение единого порядка работы с документами в
организации и ее системе (в том числе с документами, создаваемыми
средствами вычислительной техники) в соответствии с ГСДОУ и
действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с
документами с учетом механизации и автоматизации документационных
процессов.
5.3. Деятельность работников службы документационного обеспечения
управления регламентируется должностными инструкциями, которые
разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем
организации.
5.4. Службы документационного обеспечения управления должны быть
укомплектованы специалистами с соответствующим высшим или средним
образованием.
Наименования должностей работников службы документационного
обеспечения управления должны соответствовать "Общесоюзному
классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов".
5.5. Нормирование труда работников службы документационного
обеспечения управления производится в соответствии с нормами времени,
межотраслевыми и отраслевыми нормативными материалами для нормирования
труда, утвержденными в централизованном порядке.
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ МЕЖОТРАСЛЕВЫХ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ
ДОКУМЕНТАЦИИ
______________________________________________________________________
Наименование системы документации Министерство (ведомство)
разработчик системы
______________________________________________________________________
1 2
______________________________________________________________________
Унифицированная система плановой
документации Госплан СССР
Унифицированная система
отчетно-статистической документации Госкомстат СССР
Унифицированная система первичной
учетной документации Госкомстат СССР
Унифицированная система финансовой,
первичной и отчетной бухгалтерской
документации бюджетных учреждений и
организаций Минфин СССР
Унифицированная система
расчетно-денежной документации Госбанк СССР
Унифицированная система
организационно-распорядительной Главархив СССР
документации
Унифицированная система документации по
ценообразованию Госкомцен СССР
Унифицированная система документации по
материально-техническому снабжению и сбыту Госснаб СССР
Унифицированная система документации по
торговле Минторг СССР
Унифицированная система документации по Министерство
внешней торговле внешних
экономических
связей СССР
Унифицированная система проектной
документации для строительства Госстрой СССР
Унифицированная система документации по Госкомизобретений
изобретениям и открытиям
Унифицированная система документации по
социальному обеспечению Госкомтруд СССР
Унифицированная система документации по
труду и социальным вопросам (в части
трудовых ресурсов) Госкомтруд СССР
Унифицированная система документации по
оперативному планированию и управлению
работой транспортного узла Минморфлот СССР
Унифицированная система документации по
бытовому обслуживанию населения Минбыт РСФСР
______________________________________________________________________
Приложение 2
ПЕРЕЧЕНЬ
государственных стандартов, нормативных и методических
документов, используемых для совершенствования
документационного обеспечения управления
ГОСТ 1.0-85 Государственная система стандартизации.
Основные положения.
ГОСТ 1.2-85 Государственная система стандартизации.
Порядок разработки стандартов.
ГОСТ 1.3-85 Государственная система стандартизации.
Порядок согласования, утверждения и
государственной регистрации технических
условий.
ГОСТ 1.4-85 Государственная система стандартизации.
Порядок разработки и оформления
стандартов предприятий.
ГОСТ 1.5-85 Государственная система стандартизации.
Построение, изложение, оформление
и содержание стандартов.
ГОСТ 1.15-85 Государственная система стандартизации.
Порядок проверки, пересмотра, изменения
и отмены стандартов.
ГОСТ 1.18-85 Государственная система стандартизации.
Содержание и оформление дел отраслевых
и республиканских стандартов.
ГОСТ 1.20-85 Государственная система стандартизации.
Порядок внедрения стандартов.
ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования
технико-экономической информации.
Основные положения.
ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации (УСА).
Основные положения.
ГОСТ 6.10.3-83 УСА Запись информации унифицированных
документов в коммуникативном формате.
ГОСТ 6.10.4-84 УСА Придание юридической силы документам
на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной
техники. Основные положения.
ГОСТ 6.10.5-87 УСА Требования к построению формуляра-образца
образца.
ГОСТ 6.10.6-87 Единая система внешнеторговой
(СТ СЭВ 5559-86) документации СЭВ. Формуляр-образец.
ГОСТ 6.38-90 УСА Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов.
ГОСТ 7.27-80 Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу (СИБИД).
Научно-информационная деятельность.
Термины и определения.
ГОСТ 7.32-81 СИБИД. Отчет о научно-исследовательской
работе. Общие требования и правила
оформления.
ГОСТ 7.50-84 СИБИД. Хранение документов в фондах
библиотек и органов научно-технической
информации. Общие требования.
ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.
(1.1-89)
ГОСТ 19.004-80 Единая система программной документации.
Термины и определения.
ГОСТ 24.202-80 Система технической документации на
АСУ. Требования к содержанию документа
"Технико-экономическое обоснование
создания АСУ".
ГОСТ 24.203-80 Система технической документации на АСУ.
(3.П-88) Требования к содержанию общесистемных
документов.
ГОСТ 24.204-80 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Требования к содержанию документа
"Описание постановки задач".
ГОСТ 24.205-80 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Требования к содержанию документов по
информационному обеспечению.
ГОСТ 24.206-80 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Требования к содержанию документов по
техническому обеспечению.
ГОСТ 24.207-80 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Требования к содержанию документов по
программному обеспечению.
ГОСТ 24.208-80 Система технической документации на АСУ.
(1.П-88) Требования к содержанию документов
стадии "Ввод в действие"
ГОСТ 24.209-80 Система технической документации на АСУ.
(1.П-88) Требования к содержанию документов по
организационному обеспечению.
ГОСТ 24.210-82 Система технической документации на АСУ.
(1.П-88) Требования к содержанию документов по
функциональной части
ГОСТ 24.211-82 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Требования к содержанию документа
"Описание алгоритма"
ГОСТ 24.301-80 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Общие требования к текстовым документам.
ГОСТ 24.302-80 Система технической документации на АСУ.
(3.П-88) Общие требования к выполнению схем.
ГОСТ 24.303-80 Система технической документации на АСУ.
Обозначения условные графические
технических средств.
ГОСТ 24.304-82 Система технической документации на АСУ.
(1.П-88) Требования к выполнению чертежей.
ГОСТ 24.401-80 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Внесение изменений.
ГОСТ 24.402-80 Система технической документации на АСУ.
(2.П-88) Учет, хранение и обращение.
ГОСТ 24.104-85 Единая система стандартов автоматизированных
систем управления. Автоматизированные
системы управления. Общие требования.
ГОСТ 24.501-87 Автоматизированные системы управления
дорожным движением. Общие требования.
ГОСТ 24.601-86 Единая система стандартов АСУ.
Автоматизированные системы.
Стадии создания.
ГОСТ 24.602-86 Единая система стандартов АСУ.
Надежность автоматизированных систем
управления. Основные положения.
ГОСТ 30.001-83 Система стандартов экономики и технической
эстетики. Основные положения.
ГОСТ 16347-76 Знаки корректурные.
ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения.
ГОСТ 19605-74 Организация труда. Основные понятия.
Термины и определения.
ГОСТ 19781-83 Программное обеспечение систем обработки
данных. Термины и определения.
ГОСТ 23501.001-87 Система автоматизированного проектирования.
Классификация и обозначение стандартов.
ГОСТ 25868-83 Устройства ввода, вывода и подготовки
данных вычислительных машин.
Термины и определения.
ГОСТ 27833-88 Средства отображения информации.
Термины и определения.
РД 50-12-85 Методические указания. Построение
наименований объектов о общесоюзных
классификаторах технико-экономической
информации.
РД 50-164-88 Методические указания. Порядок
разработки государственных стандартов
на основе стандартов ИСО и МЭК.
РД 50-602-86 Методические указания. Порядок
применения стандартов ЕСКД.
РД 50-613-86 Методические указания по внедрению
и применению ГОСТ 6.10.4-84. УСД.
Придание юридической силы документам
на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной
техники. Основные положения.
РД 50-655-87 Методические указания. Порядок,
регистрация и ведение унифицированных
форм документов.
РД 50-682-89 Методические указания. Информационная
технология. Комплекс стандартов и руководящих
документов на автоматизированные системы.
Общие положения.
РД 50-683-89 Методические указания. Порядок
разработки классификаторов
технико-экономической информации.
РД 50-684-89 Положение о ведении общесоюзных
классификатора технико-экономической
информации. Типовые положения об
экспертно-проверочных и экспертных
комиссиях архивных учреждений и
ведомств. М., 1988
Укрупненные нормативы времени на
работы по делопроизводственному
обслуживанию. - М., 1988
Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов
и служащих. Вып. 1.
Общеотраслевые квалификационные
характеристики должностей руководителей,
специалистов и служащих - М., 1989.
Типовые нормы времени на работы по
копированию и оперативному размножению
документов. - М., 1986
Типовые нормы времени на работы по
комплектованию и учету кадров. - М.,
1987
Нормативы численности работников юридической
службы. - М., 1982
Унификация текстов управленческих
документов. Методические рекомендации. -
М., 1982
Единые нормы времени (выработки) на
машинописные работы. - М., 1988
Методические рекомендации по составлению
и оформлению унифицированных документов
по обеспечению кадрами органов
государственного управления. - М., 1985
Приложение 3
ПЕРЕЧЕНЬ
общесоюзных классификаторов технико-экономической
информации
1 73 002 Система обозначений объектов
административно-территориального деления
Союза ССР и союзных республик, а также
населенных пунктов (СОАТО)
1 74 003 Общесоюзный классификатор работ и услуг в
торговле (ОКРУТорг)
1 74 004 Общесоюзный классификатор работ и услуг в
промышленности (кроме машиностроения) (ОКРУП)
1 74 006 Общесоюзный классификатор работ и услуг в
сельском хозяйстве (ОКРУСХ)
1 74 007 Общесоюзный классификатор работ и услуг на
транспорте (ОКРУТ)
1 74 010 Система обозначений единиц измерений,
используемых в автоматизированных системах
управления (СОЕИ)
1 75 008 Общесоюзный классификатор работ и услуг в
машиностроении (ОКРУМ)
1 75 009 Общесоюзный классификатор полезных
ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ)
1 75 012 Общесоюзный классификатор работ и услуг в
строительстве (ОКРУС)
1 86 016 Общесоюзный классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)
Общесоюзный классификатор подсистем и
комплексов задач АСУ (ОКПКЗ)
1 75 017 Общесоюзный классификатор строительной
продукции (ОКСП)
1 75 018 Общесоюзный классификатор отраслей народного
хозяйства (ОКОНХ)
1 75 044 Классификационная часть Общесоюзного
классификатора промышленной и
сельскохозяйственной продукции (К ОКП)*
Ассортиментная часть Общесоюзного
классификатора промышленной и сельскохозяйственной
продукции (А-ОКП)**
1 76 083 Общесоюзный классификатор предприятий и
организаций (ОКПО)
1 76 092 Общесоюзный классификатор стран мира и
территорий (ОКСМТ)
1 78 093 Общесоюзный классификатор информации по
кадрам (ОКИК)
1 78 094 Общесоюзный классификатор специальностей
по образованию (ОКСО)
1 78 095 Общесоюзный классификатор пунктов погрузки
и выгрузки на железнодорожном, речном,
морском, воздушном и автомобильном
транспорте (ОКППВ)***
1 79 099 Общесоюзный классификатор бытовых услуг (ОКБУН)
1 79 096 Общесоюзный классификатор работ и услуг в
материально-техническом снабжении (ОКРУМТС)
1 79 100 Классификатор единой системы конструкторской
документации (Классификатор ЕСКД)
1 79 102 Общесоюзный классификатор технико-экономических
и социальных показателей (ОКТЭСП)
1 79 103 Общесоюзный классификатор платежного оборота
(ОКПЛО)
1 80 011 Общесоюзный классификатор стандартов и
технических условий (ОКСТУ)
________________________________
* Издана под заголовком "Общесоюзный классификатор промышленной и
сельскохозяйственной продукции. Высшие классификационные группировки".
- М.: Статистика, 1977
** Издается в составе отдельных ассортиментных частей названного
классификатора
*** Издается отдельными разделами по каждому виду транспорта
Приложение 4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством
объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации
организаций, учреждений, предприятий и т. д.);
Договоры (о производстве работ, материально-техническом
снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом
сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских,
проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.
д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по документационному
обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового
распорядка и т. д.);
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования; численности работников и т. д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работах и т. д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых
документальных материалов, образующихся в деятельности министерств,
ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.
д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных,
проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ\* внедрения
новой техники; кооперирования поставок продукции; распределения
продукции по установленной номенклатуре; доходов по
жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического
совета, ученого совета и т. д.);
Положения (о министерстве; структурном подразделении;
премировании и т. д.);
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на
подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное
строительство и т. д.);
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские,
технические условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов,
входящих в состав объединений и т. д.;
Формы унифицированных документов;
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 5
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ; описания; экспертизы и т. д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т. д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,
научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве
работ и т. д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство, технические и т. д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.);
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.);
Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты,
направляемые в высшую аттестационную комиссию;
Исполнительные листы; Командировочные удостоверения;
Нормы расхода на драгоценные металлы;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций;
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями
Советского Союза; премиями ВДНХ и т. д.);
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.);
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные,
в банк, Госбанк, Промстройбанк СССР; на получение инвалюты со счета во
Внешэкономбанке СССР; перевод валюты Внешэкономбанку СССР; на импорт и
т. д.);
Положения о министерствах (ведомствах);
Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных
заседателей и т. д.);
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и
Промстройбанк СССР);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку
и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на
капитальное строительство и т. д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании
бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся
зарплате и т. д.);
Спецификации (изделий, продукции и т. д.);
Титульные списки;
Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов,
входящих в состав объединений и т. д.;
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 6
ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
______________________________________________________________________
Реквизиты Пояснения по заполнению
______________________________________________________________________
1 2
______________________________________________________________________
Название вида документа Заполняется в соответствии с названием
вида регистрируемого документа. При
регистрации писем графа не заполняется.
Автор (корреспондент) При регистрации поступающего документа
записывается название организации (лица) -
автора документа. При регистрации
отправляемых документов записывается
название организации (лица) - автора
документа. При регистрации отправляемых
документов записывается название
организации (лица) - корреспондента.
Допускается применение сокращенного
названия организации.
Дата документа Дата, присвоенная документу
организацией-автором, переносится
на РКФ: число, месяц, год - тремя
парами арабских цифр.
Индекс документа Индекс, присвоенный документу
организацией-автором, переносится
на РКФ: с поступившего или
отправляемого документа
Дата поступления Дата поступления документа в организацию
переносится с РКФ с регистрационного
штампа тремя парами арабских цифр
Индекс поступления Индекс, присвоенный документу
организацией-получателем, переносится
при регистрации поступления на РКФ из
регистрационного штампа. После исполнения
документа дополняется номером дела по
номенклатуре дел или другими индексами
Заголовок документа Переносится заголовок, сформулированный
или краткое содержание на документе. При отсутствии заголовка на
документе он формулируется в соответствии
с положениями ГСДОУ
Резолюция Переносится на РКФ с документа основное
содержание поручения, автор и дата
резолюции, исполнитель
Срок исполнения Проставляется число, месяц, год - тремя
арабскими цифрами. При регистрации
отправляемого инициативного документа
записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении Краткая запись решения вопроса по
существу или дата и индекс ответного
документа
Дело Индекс дела в соответствии с
номенклатурой
Приложение 7
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________________________
место составления
на __________ год
_______________________________________________________________________
Название раздела
_______________________________________________________________________
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание
| (тома, части) | дел | дела (тома, |
| | (томов, | части) и |
| | частей) | номера статей |
| | | по перечню |
____________|________________|_________|_______________|_______________
1 | 2 | 3 | 4 | 5
____________|________________|_________|_______________|_______________
Наименование должности руководителя
структурного подразделения (общественной
организации) подпись инициалы
фамилия
СОГЛАСОВАНО * СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного Заведующий архивом (лицо,
подразделения ответственное за архив)
_____________ N ____________ подпись инициалы
дата фамилия
____________________________
* При наличии ЭК структурного подразделения
формат А4 (210х297)
Форма номенклатуры дел
структурного подразделения
(общественной организации)
организации
Продолжение приложения 7
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в структурном подразделении (общественной организации)
________________________________________________________________
По срокам хранения | Всего | В том числе
| |________________________________
| | переходящих | с отметкой "ЭПК"
____________________|__________|_____________|__________________
1 | 2 | 3 | 4
____________________|__________|_____________|__________________
постоянного
________________________________________________________________
временного (свыше
10 лет)
________________________________________________________________
временного (до 10
лет включительно)
________________________________________________________________
Итого:
________________________________________________________________
Наименование должности
ответственного за
документацию подпись инициалы,
фамилия
дата
Итоговые сведения переданы в службу документации организации
Наименование должности, подпись инициалы,
передавшего сведения фамилия
дата
Приложение 8
Наименование
организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись инициалы,
фамилия
дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ___
место составления
на __________ год
_________________________________________________________________________
Наименование раздела *
_________________________________________________________________________
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения | Примечание
| (тома, части) | (томов, | дела (тома, |
| | частей) | части и статей |
| | | по перечню ** |
_____________|________________|____________|________________|____________
1 | 2 | 3 | 4 | 5
_____________|________________|____________|________________|____________
Наименование должности
руководителя службы
документационного
обеспечения подпись инициалы,
фамилия
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК
архивного учреждения
___________ N _____________ ___________ N ______
______________________________________
* Наименование структурного подразделения (общественной
организации), для организаций, не имеющих структурного деления -
направления деятельности
** Название Перечня с указанием сроков хранения документов и его
выходные данные
Формат А4 (210х297)
Форма номенклатуры дел
организации
Продолжение приложения 8
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в организации
______________________________________________________________________
По срокам хранения Всего В том числе
__________________________________
переходящих с отметкой ЭПК
______________________________________________________________________
1 2 3 4
______________________________________________________________________
постоянного
______________________________________________________________________
временного (свыше
10 лет)
______________________________________________________________________
временного (до 10
лет включительно)
______________________________________________________________________
Итого:
______________________________________________________________________
Наименование должности руководителя
службы документационного обеспечения
подпись инициалы,
фамилия
дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения подпись инициалы,
фамилия
дата
Приложение 9
ПЕРЕЧЕНЬ
нормативно-методических документов для
определения сроков хранения документов
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения М., 1988 (проект).
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы
СССР. М., 1973.
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в
государственные архивы СССР. М., 1969.
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в
государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе
ценности научно-технической документации. М., 1987.
Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на
государственное хранение. М., 1980.
Организация документов на вычислительных центрах: Методическое
пособие. М., 1981.
Приложение 10
ПЕРЕЧЕНЬ
типовых сроков исполнения документов
Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки
(передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков; составление
не позднее 10 дней по получении продукции.
Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10
дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора;
ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после
получения предложения.
Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов:
рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.
Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок
после получения извещения.
Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения.
Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня
поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, не позднее 15 дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах
Союза ССР и в республиканских органах - в срок до 15 дней со дня
поступления; в местных органах, предприятиях, в учреждениях и
организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.
Запрос депутата Верховного Совета СССР - не более чем в 3-дневный
срок на сессии Верховного Совета.
Консультация письменная по вопросам использования машин - не
позднее чем через 10 дней по получении запроса.
Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после
получения извещения о распределении фондов.
Опросный лист на продукцию: представление - в 20-дневный срок с
момента получения наряда.
Отзыв: на проект стандарта: составление и направление не позднее
чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в
10-дневный срок.
Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и
сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.
Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и
организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10
дней.
Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не
позднее следующего дня после получения товаров.
Предложение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней после
получения предложения; о расторжении или изменении договора - не
позднее 10 дней после получения предложения.
Предложения граждан - срок до одного месяца, за исключением
предложений, которые требуют дополнительного изучения.
Предложения и заявления депутатов Верховного Совета СССР - в срок
до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно.
Предложения и замечания депутатов на сессии городского, районного
в городе Совета народных депутатов - рассмотрение в 10-дневный срок.
Предложения краевого, областного Совета народных депутатов:
сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок;
городского, районного в городе Совета народных депутатов - не позднее
чем в 10-дневный срок.
Приказы и указания министров во исполнение документов Советов
Министров - согласно указанному сроку.
Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный
срок;рассмотрение в 20-дневный срок.
Рекомендации постоянных комиссий краевого, областного, окружного
Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более
чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями.
Решения краевого, областного Совета народных депутатов: доводятся
до сведения не позднее чем в 10-дневный срок; городского, районного в
городе Совета народных депутатов - не позднее чем в 7-дневный срок.
Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с
момента получения.
Спецификация на товары годовая: согласование не позднее 45 дней
до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления
квартала; рассмотрение и подписание не позднее 10 дней после
получения.
Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со
дня ее поступления.
Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальные
в течение 10 дней.
Приложение 11
Рисованная обложка
Дело N _________
Приложение 12
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о службе документационного
обеспечения управления
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность,
охватывающая организацию документирования и управления документацией в
процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
1.2. Документационное обеспечение управления в организациях,
учреждениях и на предприятиях* осуществляется специальной службой,
действующей на правах самостоятельного структурного подразделения,
подчиненного непосредственно руководителю организации.
______________________________
* В дальнейшем именуются "организации".
1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в
соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе
организаций, типовых структур создаются следующие службы
документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик
- управления делами. В состав управления делами, как правило,
включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты
заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро),
инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро
правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция,
машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.),
отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и
внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в
научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и
вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других
организациях - отдел документационного обеспечения управления или
канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по
учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами
и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб),
секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное
бюро, архив;
в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ
определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в акционерных обществах - учредительной конференцией;
в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим
собранием членов кооператива;
в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за
исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и
поселковых) и в аппарате управления общественных организаций - общий
отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия,
группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы
с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения
управления, в структурных подразделениях работу с документами
выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально
назначенное лицо.
1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ установление
заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным
видам работ производится в соответствии с установленными нормами
времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР.
1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы
ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда
СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами*.
_______________________________
* Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и
обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в приложении 1.
1.7. Для определения количества работников службы
документационного обеспечения управления применяются отраслевые
нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых
межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических
и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и
укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному
обслуживанию.
1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой
службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного
положения. Деятельность работников службы регламентируется
должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение
труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение
работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные
инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного
справочника должностей. Единой номенклатуры должностей служащих, с
учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или
его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ
должностные инструкции пересматриваются.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в
соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих,
должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура
текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в приложении
2.
1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется
законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов
государственной власти и управления СССР и союзной республики,
распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой
организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими
рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами
по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими
требованиями.
1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с
высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего
наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному
обеспечению управления. Исходя из целей, службы ДОУ решает следующие
задачи:
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации
работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля
исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в
соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов и
документов;
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного обеспечения в
организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих
подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного
обеспечения управления на базе применения вычислительной и
организационной техники, направленных на реализацию деятельности
организации.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ
осуществляет следующие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома
унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации
документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к
докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за
правильностью оформления документов, представляемых на подпись
руководству;
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля
прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов,
систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и
оперативного размножения документов; разработка и проектирование
бланков документов;
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение
хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан;
3.1.8. организация контроля за работой с документами в
структурных подразделениях;
3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными
подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и
методов работы с документами, а также по повышению исполнительской
дисциплины;
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих
сдаче в архив;
3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о
государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и
методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;
3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов,
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к
компетенции службы ДОУ;
3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников
службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением
избыточной информации в организации и подведомственной системе (для
организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. контролировать и требовать от руководителей структурных
подразделений выполнения установленных правил работы с документами в
организации;
4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4.1.4. проводить проверку организации документационного
обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги
проверок до руководителей структурных подразделений для принятия
соответствующих мер;
4.1.5. привлекать в установленном порядке специалистов
структурных подразделений к подготовке проектов документов по
поручению руководства;
4.1.6. возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи документационного
обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
4.1.8. подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции;
4.1.9. разрабатывать положение о структурных подразделениях
службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
4.1.10. вносить предложения руководству организации о применении
административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и
должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации
вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также
совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. вносить на рассмотрение руководства представления о
назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их
поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в
организации;
4.2.2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными
подразделениями
Служба ДОУ взаимодействует:
5.1. со структурными подразделениями организации - по вопросам
документационного обеспечения управления;
5.2. с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
5.3. со службами кадров, труда и заработной платы и с
соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам
подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в
условиях широкого использования вычислительной и организационной
техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной
организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с
документами;
5.4. со службами материально-технического снабжения и
хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами
организационной и вычислительной техники, бланками документов,
канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников
службы;
5.5. с вычислительным центром - по вопросам разработки и
внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ,
оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и
стандартов.
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ
нормативно-методических документов,
регламентирующих и обеспечивающих
деятельность службы ДОУ
1. Документы по нормированию труда
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному
обслуживанию. - М.: Экономика, 1988, Типовые нормы времени на
стенографические работы. - М.: НИИтруда, 1977; Типовые нормы времени
на работу по копированию и размножению документов. - М.: Экономика,
1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23.
Подсобно-производственные работы. - М.: НИИтруда, 1979; Единые нормы
времени (выработки) на машинописные работы. - М.: Экономика, 1988;
Методические указания по выпуску министерствами, комитетами,
ведомствами и организациями печатной продукции. - М.: Госкомиздат
СССР, 1981; Единые нормы времени и выработки на работы, выполняемые на
перфорационных, клавишных вычислительных машинах и устройствах
подготовки данных на машинных носителях. - М.: НИИтруда, 1985; Нормы
времени на работы по проектированию и внедрению автоматизированной
обработки информации бухгалтерского учета с применением ЭВМ. - М.: ЦСУ
СССР, 1985.
2. Документы по структуре, функциям
и численности службы ДОУ
Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в
экономических и административно-хозяйственных службах производственных
объединений (комбинатов) и предприятий. - М.: НИИтруда, 1980.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
служащих (вып. 1 Общеотраслевые квалификационные характеристики
должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Экономика,
1989).
Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей
руководителей, специалистов и служащих. - М.: Госстандарт, 1986;
Единая номенклатура должностей служащих. - В кн.: Квалификационный
справочник должностей служащих. - М.: НИИтруда, 1981; Количественные
оценки эффективности труда служащих производственных объединений,
предприятий. Методические рекомендации. - М.: НИИтруда, 1980.
3. Документы по организации рабочих мест
и условий труда
СНиП П-84-78. Здания управлений. - М.: Стройиздат, 1978;
СНиП П-83-78. Здания конструкторских и проектных организаций. - М.:
Стройиздат, 1978;
СН 245-71. Санитарные нормы проектирования промышленных предприятий;
СН 495-77. Инструкция по проектированию зданий
научно-исследовательских учреждений;
СН 181-70. Указания по проектированию цветовой отделки интерьеров
производственных зданий промышленных предприятий;
ГОСТ 19605-74. Организация труда. Основные понятия. Термины и
определения.
ГОСТ 12.2.032-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие
эргономические требования;
ГОСТ 12.2.034-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие
эргономические требования; Определение нормативов времени на отдых и
личные надобности. Межотраслевые методические рекомендации. - М.:
НИИтруда, 1982; Типовые внутрисменные режимы труда и отдыха. - М.:
НИИтруда, 1977;
СН 512-78. Инструкция по проектированию зданий и помещений для
электронно-вычислительных машин.
4. Документы по совершенствованию ДОУ
Государственная система документационного обеспечения управления.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения
управления. М., 1988;
Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях
архивных учреждений и ведомств. М., 1988;
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988; Перечень
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения. М., 1988; Перечень документов, подлежащих
приему в государственные архивы СССР. М., 1973; Перечень
научно-технической документации, подлежащей приему в государственные
архивы СССР , и методические рекомендации по экспертизе ценности
научно-технической документации. М., 1987; Технический перечень
звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980;
Организация документов на вычислительных центрах. Методическое
пособие. М., 1981.
5. ГОСТы
ГОСТ 6.10.5-86 "УСД. Требования к построению формуляра-образца";
ГОСТ 6.10.1-88 "УСД. Основные положения";
ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов";
ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения";
ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном
носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной
техники. Основные положения";
ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры,
технические условия".
6. Межотраслевые унифицированные системы документации
Унифицированная система плановой документации;
Унифицированная система отчетно-статистической документации;
Унифицированная система первичной учетной документации;
Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной
бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
Унифицированная система расчетно-денежной документации;
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации;
Унифицированная система документации по ценообразованию;
Унифицированная система документации по материально-техническому
снабжению и сбыту;
Унифицированная система документации по торговле;
Унифицированная система документации по внешней торговле;
Унифицированная система проектной документации для строительства;
Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;
Унифицированная система документации по социальному обеспечению;
Унифицированная система документации по труду и социальным
вопросам (в части трудовых ресурсов);
Унифицированная система документации по оперативному планированию
и управлению работой транспортного узла;
Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию
населения.
Приложение 2
Примерная структура текста должностной
инструкции для работников службы ДОУ
Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих
разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников,
взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника,
оценка работы.
В общих положениях устанавливаются следующие:
основные задачи работника, например, основная задача
делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих
документов;
порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается
от должности данный работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования,
стаж работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться
работник в своей деятельности.
В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или
участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из
которых складывается выполнение возложенных функций, например,
регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение
карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.
В разделе "Обязанности работника" указываются особенности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и
выдачей информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм и
методов работы (например, периодический контроль за формированием дел
в структурных подразделениях, проведения инструктажей и т.д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
порядок исполнения поручений;
этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе "Права работника" определяются права работника для
реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и
работники, от которых исполнитель получает и которым передает
информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к
исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются, и т.д.
В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие
оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей
использования прав и т.д. Основными критериями являются качества
работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в
первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной
инструкции.Страницы: 1 2 |