О НЕКОТОРЫХ ВОПРОСАХ
ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ
УКАЗАНИЯ
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
7 августа 1992 г.
(Д)
(ИЗВЛЕЧЕНИЕ)
1.Страны-участницы Гаагской конвенции принимают направляемые из
Российской Федерации документы с апостилем, проставляемым начиная с 31
мая 1992 г.
2.Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа
непосредственно на свободном от текста месте документа, либо на его
обратной стороне, или же на отдельном листе бумаги. В этом случае лис-
ты документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания
ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и прону-
меровываются. Последний лист документа в месте скрепления заклеивается
плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать. Коли-
чество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего
апостиль.
Лист с апостилем должен быть подшит к документу указанным выше
способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку (напри-
мер, свидетельство органа загса).
3.Проставление апостиля регистрируется в отдельном журнале, в ко-
тором указываются:
порядковый номер, соответствующий строке 8 штампа апостиля, дата
и кем проставлен апостиль (строки 6 и 7);
наименование документа, на котором проставляется апостиль;
фамилия и должность лица, подписавшего предъявленный документ
(строки 2 и 3);
4.Лица, проставляющие апостиль, должны иметь образцы подписей
должностных лиц подведомственных учреждений, а также судебных органов,
от которых поступают (или могут поступить) официальные документы, тре-
бующие удостоверения путем проставления апостиля.
5.Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле указыва-
ется подпись и должностное положение главного из них по должности
(например, подпись председательствующего в составе суда).
6.В тех случаях, когда в документе не предусмотрены подпись конк-
ретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от имени
учреждения, организации, управленческого органа, в регистрационном
журнале указываются сведения об учреждении, органе, поставившем печать
или штамп.
В этих же случаях в строке 2 штампа апостиля указывается"подпись
не предусмотрена", а в строках 3 и 4 записывается официальное название
учреждения, органа, от которого исходит документ.
7.Когда предъявленный к проставлению апостиля официальный доку-
мент подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не
вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не
расшифрована и установить ее в связи с давностью не представляется
возможным (например, в свидетельствах о регистрации актов гражданского
состояния), - в строке 2 штампа апостиля после слова "подписан" вместо
фамилии записывается: "должностным лицом", а в строке 3 указывается
должностное положение этого лица, например, "заведущий отделом загса"
и далее в строке 4 записывается:
"отдел загса администрации_____________________________________ района
(города) __________________________________________________ республики
(края, области)".
8.Органы юстиции и соответствующие органы записи актов гражданс-
кого состояния проставляют апостиль на документах, исходящих от подве-
домственных им учреждений, когда известны образцы подписи должностного
лица, подписавшего представленный документ, печати и штампа учреждения.
Однако на практике могут быть случаи, когда к проставлению апос-
тиля будут предъявляться документы, выданные нотариусами, судебными
органами и учреждениями загса других республик, краев, областей и ав-
тономных образований в составе Российской Федерации. В интересах граж-
дан и во избежание пересылки документов из одного региона в другой
следует разъяснять гражданам о возможности проставления апостиля на
копиях официальных документов, выданных в других регионах Российской
Федерации, но засвидетельствованных нотариально по месту нахождения
органа, проставляющего апостиль.
В этих случаях в строке 1 штампа апостиля после слов "Настоящий
официальный документ" должно быть записано - "нотариальная копия", а в
строке 2, 3 и 4 указываются фамилия, должность нотариуса и наименова-
ние нотариальной конторы.
9.Апостиль проставляется на подлинниках официальных документов,
исходящих лишь от учреждений и организаций Российской Федерации как
участника Гаагской конвенции.Что касается документов, выданных учреж-
дениями иных суверенных государств (бывших союзных республик в составе
СССР), то они не могут быть приняты на территории Россий к проставле-
нию апостиля на подлинниках, поскольку это явилось бы нарушением суве-
ренитета государств, учреждения которых выдали данные документы.
В подобных случаях также следует разъяснять о возможности прос-
тавления апостиля на нотариально засвидетельствованных копиях таких
документов в порядке, изложенном в предыдущем пункте.
10.Важно иметь в виду, что для проставления апостиля в орган юс-
тиции могут быть представлены не только документы подведомственных уч-
реждений и судебных органов, но и, как указано в Конвенции, иные офи-
циальные документы, исходящие от органа или должностного лица, подчи-
няющегося юрисдикции государства, административные документы, офици-
альные пометки: отметки о регистрации, визы, заверения подписи на до-
кументе, не засвидетельствованные у нотариуса (ст. 1).
Исходя из этого положения, министерство юстиции республики, уп-
равление, отдел юстиции проставляют апостиль также на подлинниках до-
кументов, исходящих от республиканских и соответствующих местных орга-
нов, учреждений, ведомств и организаций, за исключением подлинников
документов, оформленных по линии органов внутренних дел, прокуратуры и
государственных архивов, апостиль на которых проставляется учреждения-
ми указанных ведомств.
11.В тех случаях, когда в органах юстиции не имеется образцов
подписей должностных лиц, печатей и штампов учреждений, от которых ис-
ходит документ, обратившемуся лицу следует рекомендовать нотариально
засвидетельствовать верность копии представленного документа, на кото-
рый затем может быть проставлен апостиль.
Вместе с тем лицо, предъявившее документ, вправе потребовать
проставления апостиля на подлиннике представленного документа, каковым
может быть, например, диплом (свидетельство, аттестат) об образовании;
документ о трудовой деятельности;регистрационное удостоверение; доку-
мент медицинского характера (выписка из истории болезни, справка);
постановление (решение) административного органа и т.п.
При данных обстоятельствах необходимо запросить образец подписи и
подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного ли-
ца, подписавшего представленный документ, а также истребовать образец
оттиска печати или штампа учреждения, от которого исходит документ.
Такая справка на официальном бланке может быть выдана руководите-
лем учреждения или его заместителями (естественно только теми из них,
кто сам не подписывал представленный к апостилю документ), руководящи-
ми работниками управлений делами, секретариата, кадровых служб ведомс-
тва, учреждения, предприятия, организации либо вышестоящей организа-
ции.
Указанная справка-подтверждение остается в органе юстиции и долж-
на храниться в наряде с образцами подписей нотариусов, судей и других
должностных лиц.
13.Апостиль не проставляется на документах дипломатических или
консульских учреждений, на документах, прямо относящихся к таможенным
и непосредственным коммерческим операциям, то есть на доверенностях на
совершение сделок, перемещение товаров через границу, на договорах и
соглашениях о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнение
различных работ и расчетов по ним и т.п.
Однако апостиль должен быть проставлен на уставах и учредительных
документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа го-
сударственной власти или управления (свидетельства о регистрации, ли-
цензии и т.п.).
14.Штамп апостиля должен быть выполнен в форме квадратного клише
размером не менее 9 х 9 см.
Целесообразно иметь штамп апостиля размером 10 х 10 см, в преде-
лах которого может быть увеличен шрифт для удобства его оттиска и
прочтения.
Заголовок апостиля обязательно должен содержать текст и на фран-
цузском языке. Помимо официального языка Российской Федерации текст
пунктов апостиля может быть повторен и на государственном языке рес-
публики, входящей в состав Российской Федерации.
15.Конвенция не разрешает вносить изменения в тексте апостиля и
менять последовательность размещения его строк на штампе.
Не допускается также изготовление апостиля с листа методом ксеро-
копирования штампа или иным путем для последующей подшивки к удостове-
ряемым документам.
Во всех случаях должен проставляться именно оттиск штампа апости-
ля.
Приложение
Образец штампа апостиля
---------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ ¦
¦ APOSTILE и АПОСТИЛЬ ¦
¦ (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961 - ¦
¦ ГААГСКАЯ КОНВЕНЦИЯ ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1961 г.) ¦
¦ ¦
¦ 1.РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ¦
¦ НАСТОЯЩИЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ ¦
¦ 2.ПОДПИСАН ________________________________________________ ¦
¦ (фамилия) ¦
¦ 3.ВЫСТУПАЮЩИЙ В КАЧЕСТВЕ __________________________________ ¦
¦ (должность) ¦
¦ ___________________________________________________________ ¦
¦ 4.СКРЕПЛЕН ПЕЧАТЬЮ/ШТАМПОМ ________________________________ ¦
¦ ___________________________________________________________ ¦
¦ (официальное название учреждения) ¦
¦ ___________________________________________________________ ¦
¦ ¦
¦ УДОСТОВЕРЕНО ¦
¦ ¦
¦ 5.В ГОРОДЕ ______________________ 6. ______________________ ¦
¦ (дата цифрами) ¦
¦ 7. ________________________________________________________ ¦
¦ (фамилия, должность лица, ¦
¦ ___________________________________________________________ ¦
¦ название удостоверяющего органа) ¦
¦ 8.ЗА N ___________________ ¦
¦ 9.МЕСТО ПЕЧАТИ 10.ПОДПИСЬ ¦
¦ ¦
¦ ________________ ___________________ ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------- |