ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
(ЧАСТЬ 2)
ПИСЬМО
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
23 апреля 1997 г.
N 790
(Д)
9. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Печатание документов.
9.1.1. В бюро принимаются рукописи документов со специальным
бланком-заказом (приложение N 18), который подписывается начальником
структурного подразделения, его заместителем или начальником отдела,
входящего в состав структурного подразделения.
Рукописи документов со специальным бланком-заказом, подписанным
другими должностными лицами, в бюро оперативной печати не принимаются
и не печатаются.
9.1.2. Рукописи документов, написанные неразборчиво, карандашом,
красными или зелеными чернилами, а также с большим количеством вклеек
и неясных исправлений, к печатанию не принимаются.
9.1.3. В бюро материалы печатаются в количестве не более 5 экз.
Материалы, подлежащие тиражированию на копировально-множительных
аппаратах, печатаются в 2 экз.
Печатание материалов в бюро под диктовку не допускается.
Документы печатаются через полтора интервала.
9.1.4. На обороте последнего листа напечатанного документа
машинистка проставляет количество напечатанных экземпляров, свои
инициалы, дату, а также инициалы, фамилию и номер телефона
исполнителя.
9.1.5. Бланки установленного образца для бюро получает заведующая
бюро, которая несет ответственность за их использование и
сохранность.
В бюро оперативной печати ведется журнал учета отпечатанных
документов (приложение N 19). Правила расположения текста приведены в
приложении N 20.
9.2. Тиражирование материалов в копировально-множительном бюро.
9.2.1. При тиражировании служебной документации работники
Министерства руководствуются Едиными правилами печатания несекретных
изданий и другими нормативными актами по вопросам использования
множительной техники.
9.2.2. Тиражирование документов, как правило, производится в
копировально-множительном бюро (далее - КМБ), а также в структурных
подразделениях на множительных аппаратах для оперативного
копирования.
Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной
деятельности Министерства. Тиражирование документов с грифом "Для
служебного пользования" и "Не для печати" производится в КМБ с
разрешения руководства Специального отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных
подразделениях возлагается на их руководителей.
9.2.3. Для тиражирования принимаются служебные документы,
изготовленные машинным способом (пишущие машинки, принтеры и т. п.) с
четким отпечатком черного цвета, со специальным бланком-заказом
(приложение N 21), который подписывается начальником структурного
подразделения, его заместителем или начальником отдела, входящего в
состав структурного подразделения.
Копировально-множительные работы производятся с разрешения
начальника Управления делами или его заместителя, или начальника
общего отдела Управления делами.
Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
9.2.4. Тиражированные в КМБ экземпляры документов на последней
странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.
9.2.5. Подлинники растиражированных документов возвращаются
заказчикам при получении тиража.
9.2.6. В КМБ ведется журнал учета тиражирования документов
(приложение N 22).
10. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
И БЛАНКОВ
10.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов,
бланки с угловыми и продольными штампами Министерства, удостоверения
личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.
10.2. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение
структурных подразделений Министерства всеми видами бланков
осуществляются производственно-техническим отделом Управления делами.
10.3. Учет печатей и штампов, имеющихся в Министерстве (кроме
печатей и штампов Специального отдела), ведется в журнале (приложение
N 23), а учет всех видов бланков ведется раздельно по видам бланков
(приложение N 24) Управлением делами.
10.4. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку
в соответствующих журналах учета.
10.5. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их
нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10.6. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических
шкафах.
10.7. Ответственность за хранение и использование печатей,
штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители и
лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего
документ, и начало личной подписи.
10.8. Выдача бланков документов производится под расписку в
соответствующих учетных формах (приложение N 25).
10.9. Уничтожение бланков, указанных в подпункте 10.1,
производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.
10.10. Печати и штампы уничтожаются по акту. 10.11. Проверка
наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и
использования производится комиссией не реже одного раза в год
одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
10.12. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих
журналах учета после последней записи.
10.13. Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в
соответствии со следующими правилами:
-----------------------------------------------------------------------------
| Наименование | Хранится | Применяется |
|----------------------|--------------------|-------------------------------|
| 1 | 2 | 3 |
|----------------------|--------------------|-------------------------------|
| | | |
| Гербовая печать | У секретаря | На документах, подписанных |
| Министерства | Министра | или утвержденных |
| | | руководством Министерства; на |
| | | отдельных документах, |
| | | подписанных руководителями |
| | | структурных подразделений |
| | | |
| Печати структурных | У лиц, | На документах, подписанных |
| подразделений | ответственных | или утвержденных |
| | за ведение | руководством этих |
| | делопроизводства | подразделений, а также на |
| | в структурных | копиях и выписках из этих |
| | подразделениях | документов |
| | | |
| | | |
| Бланки, используемые | - " - | В соответствии с подпунктом |
| в Министервстве | | 2.4 |
| | | |
-----------------------------------------------------------------------------
11. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, составляется в Министерстве с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел
предназначена для группировки исполненных документов в дела,
систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их
хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной
картотеки на исполненные документы и основой для составления описей
для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
11.2. Номенклатура дел Министерства составляется общим отделом
Управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений
при методической помощи центрального архива (приложения N 26, 27).
Номенклатура дел Министерства, предварительно согласованная с
Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства, согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива
Российской Федерации и утверждается Министерством.
11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с
указанием сроков их хранения.
11.4. В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы Министерства, различного
рода картотеки и т. д.
11.5. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются
названия структурных подразделений, разделы располагаются в
соответствии с утвержденной структурой.
11.6. Графы номенклатуры дел Министерства, его структурных
подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве
цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера
заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 -
обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер
заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее
располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы,
переписку и т. д.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей
ведомственного или типового перечня документов.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - согласованный с Федеральной архивной
службой России срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче
дел в другую организацию для продолжения и др.
12. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием
дел в Министерстве осуществляется общим отделом Управления делами и
центральным архивом.
12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по одному вопросу;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и
временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно
превышать 250 листов.
12.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются:
отметка "В дело N", дата, подпись исполнителя или руководителя
структурного подразделения.
12.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные
дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках,
взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты,
сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются
отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные
дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям,
именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности
Министерства и документы по их рассмотрению и исполнению группируются
раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным
вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности,
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
13. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
13.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности
документов с целью отбора их на государственное хранение и
установление сроков хранения.
13.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:
при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению.
13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная
комиссия (далее - ЦЭК). Функции и права ЦЭК Министерства, а также
организация ее работы определяются положением, которое утверждается
Министром.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в
структурных подразделениях Министерства с привлечением соответствующих
специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Министерства.
13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях
проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с
истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в
номенклатуре дел "до минования надобности" и т. п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 28).
14. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
14.1. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по
завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической
обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных
подразделений при методической помощи и под контролем центрального
архива.
14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление
заверительной надписи дела (приложение N 29);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов
дела (приложение N 30), внесение необходимых уточнений в реквизиты
обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка
дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста
документа, простым графическим карандашом или нумератором.
14.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляется по установленной форме (приложение N 31).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется
соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,
в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные
сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы
отчетности и т. п.).
15. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
15.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно
составляются описи (приложение N 32). На дела временного (до 10 лет)
хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со
специальной документацией.
15.2. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на
дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом
руководстве центрального архива. По этим описям документы передаются в
центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями,
служат основой для составления единой описи Министерства.
15.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись
под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый
за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных
подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи
заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены
на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько
лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются
документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих
документы за данный год (после интервала за последней описательной
статьей каждого последующего года); графа описи "примечание"
используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического
состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой
на необходимый акт, о наличии копий и т. п.
15.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех
экземплярах.
16. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
16.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела
хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники,
ответственные за делопроизводство, несут ответственность за
сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли
и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска
документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,
формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
16.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям
производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится
карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с
обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
17. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ
17.1. В своей практической деятельности центральный архив
Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации,
приказами и указаниями Министерства, нормативными и методическими
документами Федеральной архивной службы России, положением и
центральном архиве Министерства.
17.2. Центральный архив Министерства хранит документы
центрального аппарата, организаций - предшественников Министерства и,
при необходимости, других организаций и учреждений Министерства.
17.3. В центральный архив передаются дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
по описям.
17.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в
центральный архив только в исключительных случаях по решению
руководителя структурного подразделения. Передача их может
осуществляться по усмотрению архива по описи или номенклатуре дел.
17.5. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному начальником Управления делами.
Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается
цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера
отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел, а также подписи
заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Дела в центральный архив доставляются сотрудниками структурных
подразделений увязанными в связки.
Вместе с делами в центральный архив передаются регистрационные
картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в
опись.
18. КОНТРОЛЬ ЗА ВЕДЕНИЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
18.1. Общий отдел Управления делами Министерства осуществляет
периодическую (не реже 1 раза в год) проверку состояния
делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
18.2. Для проверки состояния делопроизводства приказом по
Министерству создаются комиссии, в состав которых включаются
специалисты и ответственные за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях.
18.3. Итоги проверки отражаются в акте, который представляется на
утверждение руководству Министерства.
18.4. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях Министерства, должны ежемесячно проводить
проверку у исполнителей наличия, порядка хранения документов,
обращения с ними в процессе работы и о результатах проверки
докладывать руководителям структурных подразделений.
* Приложения к Инструкции не приводятся. |