В соответствии со статьей 12 Федерального закона "Об основных
гарантиях избирательных прав граждан Российской Федерации" и
руководствуясь Основами законодательства Российской Федерации об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, положениями об Архивном
фонде Российской Федерации и о Государственной архивной службе России,
а также Примерным положением об архиве государственного учреждения,
организации, предприятия, Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить Положение об Архиве Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации (прилагается).
2. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации А.В. Иванченко
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации А.А. Вешняков
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 24 апреля 1997 года
N 125/931-II
ПОЛОЖЕНИЕ
об Архиве Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Документы Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации (далее - Комиссия), Федерального центра информатизации при
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее ФЦИ) и
Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (далее РЦОИТ), включая
управленческую, техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую
специальную документацию, имеющие историческое, культурное, научное,
социальное, экономическое и политическое значение, составляют
государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются
собственностью государства и подлежат постоянному хранению в
Государственном архиве Российской Федерации (далее - ГА РФ).
До передачи на хранение в ГА РФ эти документы в течение 15 лет, в
соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации,
хранятся в Архиве Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации (далее - Архив).
Отнесение документов к составу государственной части Архивного
фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их
ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России
(далее - Росархив).
1.2. Комиссия, ФЦИ и РЦОИТ обеспечивают сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе их
деятельности, а также своевременную передачу этих документов в ГА РФ
на хранение в соответствии с правилами, установленными Росархивом.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, производятся силами и за счет средств Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ.
За утрату и порчу документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации несут ответственность должностные лица
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ в соответствии с действующим законодательством.
1.3. Для хранения документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов
практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки
к передаче на хранение в ГА РФ Комиссия создает Архив и обеспечивает
его необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив является структурным подразделением в составе
Управления кадрового и документационного обеспечения Аппарата Комиссии
(далее - Управление) на правах отдела и возглавляется заведующим
Архивом.
1.5. В своей работе Архив руководствуется федеральным
законодательством, Основами законодательства Российской Федерации об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном
фонде Российской Федерации, постановлениями Комиссии, распоряжениями
ее Председателя, нормативно-методическими документами Росархива и ГА
РФ, Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, типовыми и ведомственными перечнями
документов с указанием сроков их хранения, а также настоящим
Положением.
1.6. Настоящее Положение после согласования с ГА РФ утверждается
постановлением Комиссии.
1.7. Архив работает по планам, утверждаемым начальником
Управления кадрового и документационного обеспечения и отчитывается
перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет начальник
Управления кадрового и документационного обеспечения.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива
осуществляет ГА РФ.
2. Состав документов Архива
Архив хранит:
2.1. Законченные делопроизводством Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ
документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение; документы
временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической
деятельности.
2.2. Документы по личному составу Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Комиссии.
2.4. Личные фонды членов Комиссии, ответственных работников
аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ, поступившие в Архив.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда
Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов,
необходимые для практической работы Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ.
2.7. Научно-справочный аппарат к документам Архива.
3. Задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива являются:
3.1.1. Комплектация документов, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного
аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов
государственной части Архивного фонда Российской Федерации в ГА РФ на
государственное хранение с соблюдением правил, установленных
Росархивом.
3.1.4. Методическое руководство работой служб делопроизводства
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3.1.5. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел
в делопроизводстве структурных подразделений Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3.1.6. Внедрение в практику новых архивных технологий с
применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив
осуществляет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает совместно со службами делопроизводства
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ и согласовывает с ГА РФ графики представления
описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА РФ и передачи
документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации
на государственное хранение.
3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным руководителем
Аппарата Комиссии, принимает документы от структурных подразделений
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, обработанные в соответствии с
требованиями, установленными Росархивом, не позднее чем через 3 года
после завершения их делопроизводством.
3.2.3. Осуществляет учет (в т.ч. сводный по Комиссии, ФЦИ и
РЦОИТ) и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел,
периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел
в Архиве.
3.2.4. Выявляет и осуществляет учет особо ценных дел и
документов.
3.2.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда
копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.6. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года
после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел
постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно
действующей Экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации по определению исторической, научной и
практической ценности документов (далее - Экспертная комиссия) и
экспертно-проверочной комиссии ГА РФ.
3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный
аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его
преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ.
3.2.8. Организует использование документов:
информирует руководство Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ и их работников о
составе и содержании документов Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования для работы в
помещении Архива;
рассматривает запросы организаций и заявления граждан об
установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового
характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные
справки, консультирует организации и граждан по вопросам
местонахождения документов, необходимых для наведения архивных
справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве.
3.2.9. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
Архиве, представляет на рассмотрение Экспертной комиссии описи дел,
подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи
с истечением сроков их хранения, участвует в работе Экспертной
комиссии.
3.2.10. Готовит заключения на документы, представленные на
рассмотрение Экспертной комиссии и экспертно-проверочной комиссии ГА
РФ.
3.2.11. Оказывает методическую помощь службам делопроизводства
подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, в составлении
номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления
дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив.
3.2.12. Участвует в разработке нормативно-методических документов
по архивному делу и организации документов в делопроизводстве
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3.2.13. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников Архива и служб делопроизводства.
3.2.14. Ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме
документов по установленной форме.
3.2.15. Подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в ГА РФ документы государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов.
4. Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. Представлять Председателю Комиссии в установленном порядке
предложения по совершенствованию организации хранения, учета и
использования архивных документов.
4.2. Контролировать совместно с Управлением выполнение
установленных правил работы с документами в структурных подразделениях
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
4.3. Давать в установленном порядке совместно с Управлением
методические рекомендации структурным подразделениям Аппарата
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ по вопросам, входящим в компетенцию Архива.
4.4. По согласованию с начальником Управления запрашивать от
структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ сведения,
необходимые для работы Архива, в целях обеспечения выполнения всех
возложенных на него задач и функций.
4.5. Вносить в установленном порядке для рассмотрения на
заседаниях Комиссии нормативные и методические документы по вопросам
организации архивного дела.
5. Штаты Архива
5.1. Штаты Архива утверждаются в установленном порядке с учетом
обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.
5.2. Архив возглавляет заведующий, который назначается и
освобождается от должности Председателем Комиссии по представлению
начальника Управления, согласованному с секретарем Комиссии.
6. Ответственность работников Архива
6.1. Заведующий Архивом несет ответственность за выполнение
возложенных на Архив задач и функций в соответствии с действующим
законодательством.
6.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются
должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке. |