О ПРОВЕДЕНИИ ПАСПОРТИЗАЦИИ АРХИВОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
ПИСЬМО
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РФ
9 марта 2000 г.
N 01-41/5810
(НЦПИ)
В целях обеспечения сохранности, совершенствования учета и
использовании архивных документов, образовавшихся в деятельности
региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со
статусом юридического лица, а также в соответствии с решением
Правительства Российской Федерации от 25.11.99 "О мерах по сохранению
Архивного фонда Российской Федерации и улучшению использования
архивных документов" и решением коллегии Федеральной архивной службы
России от 29.02.2000 "Об итогах работы архивных учреждений в 1999 г. и
Основных направлениях развития архивного дела в Российской Федерации
на 2000 г." Управлением делами ГТК России проводится паспортизация
архивов указанных таможенных органов по состоянию на 01.01.2000.
Для обеспечения своевременной подготовки сводной информации
руководству ГТК России о составе, содержании архивных фондов и
состоянии архивохранилищ прошу представить в отдел методологии и
совершенствования делопроизводства таможенных органов Управления
делами до 10.04.2000 статистические сведения по форме "Паспорт архива
таможенного органа" (форма паспорта и указания по его заполнению
прилагаются).
Сообщаю, что Управление делами ГТК России предполагает по итогам
паспортизации подготовить сводную информацию о деятельности архивов
таможенных органов в 1999 г. В связи с этим прошу сообщить в
пояснительной записке к паспорту сведения, характеризующие
практическую работу архива таможенного органа в области обеспечения
сохранности, учета, использования документов, проведения экспертизы их
научной и практической ценности (положительный опыт и основные
проблемы организации архивной работы). Дополнительно к указанным
сведениям в пояснительной записке к паспорту необходимо указать вид,
номер и дату документа (письмо - подтверждение, протокол ЭПК
госархива), подтверждающему, что таможенный орган относится к
источникам комплектования государственного архива.
Одновременно в целях повышения эффективности дальнейшей работы по
паспортизации таможенных органов прошу проинформировать об имеющихся
замечаниях и предложениях по доработке формы паспорта.
Начальник Управления делами,
генерал-майор
таможенной службы
В.И. БОРИСОВ
9 марта 2000 г.
N 01-41/5810
Приложение
к письму ГТК России
от 9 марта 2000 года
N 01-41/5810
ПАСПОРТ
АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА <*>
------------------------------------------------
(регионального таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица)
--------------------------------
<*> Название архива таможенного органа (самостоятельное
структурное подразделение или структурное подразделение в составе
отдела (название отдела) регионального таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).
Телефон архива таможенного органа -------------
I. Объем документов, находящихся на архивном хранении
1. Управленческая документация
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Показатели | Количество единиц хранения | Хранится сверх | Образуется |
|-----------------------------|--------------------------------------------| установленного | в год дел |
| | всего | крайние | из них внесено | срока | |
| | | даты | в описи, утвержденные | | |
| | | | (согласованные) ЭПК | | |
| | | | государственного | | |
| | | | архива <*> | | |
| | | |-------------------------| | |
| | | | всего | крайние | | |
| | | | | даты | | |
|-----------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 1.1. Постоянного хранения | | | | | | |
|-----------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 1.2. Временного| св. 10 лет | | | | | | |
|- хранения |------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| | до 10 лет | | | | | | |
|-----------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 1.3. По личному составу | | | | | | |
|-----------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 1.4. Итого | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------
<*> Для таможенного органа, не являющегося источником
комплектования государственного архива, - описи, утвержденные ЭК
указанного таможенного органа.
2. Таможенная документация
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Показатели | Количество единиц хранения | Хранится сверх | Образуется |
|------------------------------|--------------------------------------------| установленного | в год дел |
| | всего | крайние | из них внесено | срока | |
| | | даты | в описи, установленной | | |
| | | | формы | | |
| | | |-------------------------| | |
| | | | всего | крайние | | |
| | | | | даты | | |
|------------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|------------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 2.1. Дела | 10 лет | | | | | | |
| с грузовыми | хранения | | | | | | |
| таможенными |----------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| декларациями | 5 лет | | | | | | |
| | хранения | | | | | | |
|------------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 2.2. Дела с документами о | | | | | | |
| нарушении таможенных | | | | | | |
| правил | | | | | | |
|------------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 2.3. Дела с другой | | | | | | |
| таможенной | | | | | | |
| документацией | | | | | | |
|------------------------------|--------|---------|-------|-----------------|----------------|------------|
| 2.4. Итого | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
II. Использование архивных документов
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Выдано дел во | Подготовлено информационных | По запросам федеральных органов | Изъято документов | Другие виды |
| временное | материалов | исполнительной власти, | / листов по | использования |
| пользование в |-------------------------------| правоохранительных органов, | протоколам выемки | документов |
| структурные | истор. | инф. | обзоров, | предприятий, учреждений, | правоохранительных | |
| подразделения | справок | писем | перечней | организаций, органов местного | органов | |
| | | | документов | самоуправления, граждан | | |
| | | | | (социально - правового характера) | | |
| | | | |----------------------------------------| | |
| | | | | снято | выдано | подобрано | | |
| | | | | копий | архивных | документов | | |
| | | | | документов | справок | | | |
| | | | | / листов | | | | |
|----------------|---------|-------|-------------|------------|----------|----------------|--------------------|---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|----------------|---------|-------|-------------|------------|----------|----------------|--------------------|---------------|
| | | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
III. Сведения о помещениях архива таможенного органа
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
| Количество | Место | Общая | Протяженность | Степень | Площадь |
| отдельных | расположения | площадь | стеллажных | загруженности | рабочих |
| архивохранилищ | архивохранилищ | архивохранилищ | полок | архивохранилищ | комнат |
|----------------|-------------------|------------------|---------------|-----------------|---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----------------|-------------------|------------------|---------------|-----------------|---------|
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
Специально оборудованное помещение для хранения документов: есть,
нет; сухое, сырое; светлое, темное
Отопление: центральное, печное, отсутствует
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
Читальный зал: есть, нет
Контрольно - измерительные приборы (термометр, гигрометр,
психрометр): есть, нет
Температурно - влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
Световой режим: соблюдается, не соблюдается
Санитарно - гигиенический режим: соблюдается, не соблюдается
IV. Сведения о кадрах
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Численность личного | Возраст | Образование | Стаж работы |
| состава | | | |
|----------------------|-----|------------------|--------------------------------|----------------------------|
| по | фактически, | до | 31 - 50 | свыше | высшее | высшее | среднее | в таможенных | в архиве |
| штату | в т.ч. | 30 | лет | 50 | историко - | проч. | специал. | органах | |
| | сотрудников | лет | | лет | архивное | | |--------------|-------------|
| | / работников | | | | | | | до | свыше | до | свыше |
| | | | | | | | | 10 | 10 | 5 | 5 |
| | | | | | | | | лет | лет | лет | лет |
|-------|--------------|-----|---------|--------|------------|--------|----------|-----|--------|-----|-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|-------|--------------|-----|---------|--------|------------|--------|----------|-----|--------|-----|-------|
| | | | | | | | | | | | |
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Заведующий архивом ------------ -------------------------
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата ----------------------
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
Документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в
деятельности региональных таможенных управлений, таможен, таможенных
постов со статусом юридического лица <*> и хранящиеся в архивах
таможенных органов, подлежат учету, формой которого является паспорт
архива таможенного органа <**>. Паспортизация архивов таможенных
органов проводится в целях обеспечения сохранности, совершенствования
экспертизы ценности и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации, образующихся в деятельности таможенных органов.
--------------------------------
<*> Далее - таможенные органы.
<**> Далее - паспорт.
Паспорт разработан в соответствии с Регламентом государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным
Приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 11.03.97
N 11, и содержит сведения о составе и содержании документов, их
использовании, помещениях и кадровом составе архивов таможенных
органов.
Паспорт заполняется на основании основных учетных документов
архива таможенного органа: книги учета поступления и выбытия дел,
списка фондов, листа фондов, описи дел постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, номенклатуры дел (для учета
документов со сроками хранения до 10 лет включительно), карточки
архивного фонда.
При заполнении паспорта учет документов (управленческой,
таможенной документации) осуществляется по единицам хранения (делам).
В целях правильного заполнения паспорта сообщаем условия
составления статистических показателей по разделам паспорта.
По разделу "I. Объем документов, находящихся на архивном
хранении"
1. Управленческая документация:
1.1. В показатель строки "Постоянного хранения" на основании
описей дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения,
отложившиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений
таможенного органа, а также дела, сформированные из документов,
выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку
"ЭПК".
При заполнении показателя графы 6 "Хранится сверх установленного
срока" по строке "Постоянного хранения" необходимо учитывать, что в
соответствии со ст. 6 Положения об Архивном фонде Российской
Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от
17.03.94 N 552, срок временного хранения таможенными органами
документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации
определяется в соответствии со статусом архива, в который эти
документы передаются на государственное хранение: федерального
(республиканского) подчинения - 15 лет; областного (краевого) - 10
лет; городского (районного) - 5 лет.
1.2. В показатель строки "Временного хранения" включаются дела
временного (свыше 10 лет) хранения на основании описей дел временного
(свыше 10 лет) хранения, а также дела временного хранения (до 10 лет)
на основании описей дел структурных подразделений, а также номенклатур
дел таможенного органа.
1.3. В показатель строки "По личному составу" на основании описей
дел по личному составу включаются дела временного хранения,
сформированные из следующих видов документов:
- приказов и распоряжений по личному составу (прием на работу,
увольнение и перемещение, аттестация, премирование и т.д.);
- лицевых счетов сотрудников;
- списков личного состава;
- актов о несчастных случаях;
- документов служебных проверок и др.
Личные дела уволенных сотрудников таможенного органа в показатель
строки "По личному составу" не включаются, так как в соответствии с
Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 указанные дела хранятся в
кадровом подразделении таможенного органа 1 год, а затем направляются
в Главное управление кадров ГТК России (за исключением личных дел, по
каким-либо причинам хранящихся в архиве таможенного органа).
2. Таможенная документация:
В показатель строки "2.3. Дела с другой таможенной документацией"
включаются декларации таможенной стоимости, документы по оформлению
автотранспорта и др. документы.
В целях проверки статистических показателей раздела паспорта "I.
Объем документов, находящихся на архивном хранении" сообщаем условия
логического контроля:
1. Управленческая документация:
По графе 2 "Всего". Сумма показателей строк "1.1. Постоянного
хранения", "1.2. Временного хранения", "1.3. По личному составу" равна
показателю строки "1.4. Итого".
По графе 4 "Всего". Сумма показателей строк "1.1. Постоянного
хранения", "1.2. Временного хранения", "1.3. По личному составу" равна
показателю строки "1.4. Итого".
2. Таможенная документация:
По графе 2 "Всего". Сумма показателей строк "2.1. Дела с
грузовыми таможенными декларациями", "2.2. Дела с документами о
нарушении таможенных правил", "2.3. Дела с другой таможенной
документацией" равна показателю строки "2.4. Итого".
По графе 4 "Всего". Сумма показателей строк "2.1. Дела с
грузовыми таможенными декларациями", "2.2. Дела с документами о
нарушении таможенных правил", "2.3. Дела с другой таможенной
документацией" равна показателю строки "2.4. Итого".
Условия логического контроля позволяют выявить арифметическую
ошибку в показателях паспорта, в связи с чем необходимо осуществление
проверки и уточнения данных соответствующих учетных документов.
По разделу "II. Использование архивных документов"
В показатель графы 9 "Другие виды использования документов"
целесообразно включать сведения об организации выставок, экспозиций
документов по истории таможенной службы России, по подготовке
публикаций, радио- и телепередач по вопросам, относящимся к
деятельности таможенного органа. Дополнительные сведения о видах
использования архивных документов могут быть изложены в пояснительной
записке к паспорту.
По разделу "III. Сведения о помещениях архива таможенного органа"
В показатель графы 2 "Место расположения архивохранилищ"
включаются сведения о почтовом адресе и поэтажном расположении
помещений, в которых хранятся архивные документы. При этом
целесообразно более подробно об условиях хранения документов
(температурно - влажностный, световой, санитарно - гигиенический
режим, оборудованность средствами пожаротушения и сигнализации)
сообщить в пояснительной записке к паспорту.
Показатель графы 5 "Степень загруженности архивохранилищ"
определяется путем деления показателя расчетного объема дел для
каждого архивохранилища таможенного органа на показатель фактического
объема хранящихся дел и умножения полученной цифры на 100. В
соответствии с Инструкцией по проектированию архивов (СН 426-82.
Госстрой СССР. 1982) показатель расчетного объема дел для
архивохранилища определяется следующими показателями: 70 - 80 дел (7 -
8 коробок для хранения архивных дел) на 1 погонный метр стеллажа.
Паспорт составляется в двух экземплярах, один из которых
направляется в Управление делами, а второй остается в качестве
контрольного экземпляра в архиве таможенного органа.
Паспорт подписывается заведующим архива таможенного органа (если
архив является самостоятельным структурным подразделением) или
сотрудником структурного подразделения таможенного органа,
ответственным за организацию архивной работы.
Начальник отдела методологии и
совершенствования организации
делопроизводства таможенных
органов, подполковник
таможенной службы
М.А.КОРОЛЕВА |