ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПО УЧЕТУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВО ГОСУДАРСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА РФ
21 декабря 1998 г.
N 1665-р
(НЦПИ)
Во исполнение пункта 2 постановления Правительства Российской
Федерации от 3 июля 1998 года N 696 "Об организации учета федерального
имущества и ведения реестра федерального имущества" и в целях
обеспечения единого порядка ведения документации по учету федерального
имущества:
1. Утвердить прилагаемые Правила ведения документации по учету
федерального имущества (далее - Правила).
2. Руководителям территориальных органов Мингосимущества России и
органов по управлению государственным имуществом субъектов Российской
Федерации, наделенных правами территориального органа Мингосимущества
России, обеспечить ведение документации по учету федерального
имущества в соответствии с Правилами, указанными в пункте 1 настоящего
распоряжения.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на
статс-секретаря - заместителя Министра государственного имущества
Российской Федерации Моложавого С.В.
Первый заместитель Министра
Ю.М. Медведев
21 декабря 1998 г.
N 1665-р
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
Мингосимущества России
от 21 декабря 1998 года
N 1665-р
ПРАВИЛА
ведения документации по учету федерального имущества
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают единый для территориальных
органов Мингосимущества России и органов по управлению государственным
имуществом субъектов Российской Федерации, наделенных правами
территориального органа Мингосимущества России (далее -
территориальные органы), порядок ведения документации по учету
федерального имущества, возложенному на них Положением об учете
федерального имущества и ведении реестра федерального имущества (далее
- Положение), утвержденным постановлением Правительства Российской
Федерации от 3 июля 1998 года N 696 "Об организации учета федерального
имущества и ведения реестра федерального имущества".
2. К документации по учету федерального имущества относятся:
журнал учета заявлений на получение свидетельства о внесении в
реестр федерального имущества (далее - журнал учета заявлений);
карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении в
реестр федерального имущества (далее - карточка учета бланков);
журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр
федерального имущества (далее - журнал учета свидетельств);
журнал учета информации о федеральном имуществе, предоставляемой
заинтересованным лицам (далее - журнал учета информации);
дела документов по учету федерального имущества, имеющегося у
юридических лиц (далее - дела документов).
3. Ведение документации, указанной в пункте 2 настоящих Правил,
выполняется в подразделениях территориальных органов, которые
осуществляют учет федерального имущества.
4. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельств
осуществляется в соответствии с Правилами учета, использования и
хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального
имущества, утвержденными распоряжением Мингосимущества России от 24
августа 1998 года N 1020-р "Об организации учета, использования и
хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального
имущества".
5. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информации
осуществляется на магнитных либо бумажных носителях (по усмотрению
территориального органа).
В случае ведения журналов на магнитных носителях должны быть
обеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней,
страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с передачей
их в архив территориального органа.
В случае ведения журналов на бумажных носителях их листы должны
быть пронумерованы, прошиты и опечатаны.
6. Координацию работ по выполнению настоящих Правил осуществляет
Департамент государственного реестра федеральной собственности.
II. Ведение журнала учета заявлений на получение
свидетельства о внесении в реестр федерального имущества
7. Журнал учета заявлений (приложение 1) предназначен для
внесения записей о заявлениях после их регистрации подразделением
территориального органа, отвечающим за делопроизводство, в
соответствии с пунктом 8 Положения.
8. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений указывается
в графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в порядке поступления
заявлений в территориальный орган. Одна запись в журнале соответствует
одному заявлению юридического лица (заявителя).
В случае заполнения всех листов журнала учета заявлений (при его
ведении на бумажных носителях) открываются его продолжения 1, 2 и т.д.
При этом порядковый номер записи не прерывается.
9. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления)
заявления в подразделение территориального органа, осуществляющего
учет федерального имущества.
10. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации
заявления подразделением территориального органа, отвечающим за
делопроизводство.
11. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, а
также количество листов карты учета, включающей перечень объектов
недвижимости, и копий документов, являющихся неотъемлемым приложением
заявления (пункт 7 Положения).
12. В графе "Заявитель" указывается полное наименование
юридического лица.
В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и телефон
лица, непосредственно представившего заявление, и почтовый адрес
заявителя, по которому территориальный орган может связаться с
заявителем (если он не указан в заявлении и прилагаемых к нему
документах при их непосредственном представлении).
13. В графе "Заявление принял" указываются фамилия и инициалы
должностного лица, принявшего заявление к исполнению, и ставится его
подпись (в случае ведения журнала учета заявлений на бумажных
носителях).
14. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате
рассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства о внесении в
реестр федерального имущества, отказ в его выдаче или отказ с
присвоением объекту учета временного реестрового номера). В данной
графе также указываются временный реестровый номер и (или) реестровый
номер и даты их присвоения.
15. В графе "Примечания" делаются отметки о направлении извещений
о приостановлении учета федерального имущества, письменной информации
об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при учете, и
т.д.
III. Ведение журнала учета информации
о федеральном имуществе, предоставляемой
заинтересованным лицам
16. Журнал учета информации (приложение 2) предназначен для учета
запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачи
информации территориальным органом в соответствии с разделом IV
Положения.
17. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего
запроса (заявления) о предоставлении информации.
18. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления запроса
(заявления) в подразделение территориального органа, осуществляющего
учет федерального имущества.
19. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации
запроса (заявления) подразделением территориального органа, отвечающим
за делопроизводство.
20. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса
(заявления).
21. В графе "Лицо, направившее запрос" указываются: для
физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность
документ и его реквизиты; для юридического лица - его полное
наименование, документы, подтверждающие регистрацию данного
юридического лица и полномочия его представителя. В эту же графу
вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанный
в запросе (заявлении) или названный заявителем лично.
22. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения, за
которыми на основании пункта 19 Положения обратилось заинтересованное
лицо, а также реестровые номера (в т.ч. временные) юридических лиц, в
отношении имущества которых сделан запрос.
23. В графе "Запрос принял" указываются фамилия и инициалы
должностного лица, принявшего запрос (заявление) к исполнению, и
ставится его подпись (в случае ведения журнала учета информации на
бумажных носителях).
24. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящий
номер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче
таковых. В этой же графе делается отметка о представлении документа,
подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Если
информация в соответствии с разделом IV Положения должна быть
предоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно".
25. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и подпись
лица, непосредственно получившего выданный документ. В иных случаях
указываются адрес лица, которому направлен документ, а также его
фамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (для
юридического лица).
IV. Ведение дел документов
по учету федерального имущества,
имеющегося у юридических лиц
26. Дело документов (приложение 3) открывается на каждое
юридическое лицо, представившее заявление на получение свидетельства о
внесении в реестр федерального имущества. В дело помещаются все
документы, поступающие для учета федерального имущества, имеющегося у
юридического лица (заявителя).
В дело также помещаются иные документы, предусмотренные
Положением и Правилами учета, использования и хранения бланков
свидетельства о внесении в реестр федерального имущества,
утвержденными распоряжением Мингосимущества России от 24 августа 1998
года N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения бланков
свидетельства о внесении в реестр федерального имущества". Например,
обновленные карты учета (пункт 17 Положения), копии писем о
предоставлении информации об объектах учета (раздел IV Положения),
возвращенное с копией основания возврата свидетельство (пункт 12
указанных в настоящем абзаце Правил) и другие документы, относящиеся к
имеющемуся у юридического лица (заявителя) федеральному имуществу.
27. Дело документов идентифицируется порядковым номером записи
заявления в журнале учета заявлений и через символ "/" временным
реестровым номером и (или) реестровым номером. Номер дела указывается
на его титульном листе.
На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес
юридического лица (заявителя).
28. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их
поступления.
29. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которой
для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата
приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий или
исходящий номер), количество листов, фамилия, инициалы и подпись
должностного лица, принявшего документ к исполнению или исполнившего
его.
30. При накапливании в одном деле большого количества документов
допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе
тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна
соответствовать фактически находящимся в томе документам.
31. Дело документов закрывается в случае изменения формы
собственности объекта учета или прекращения статуса юридического лица
заявителя, либо его ликвидации. На титульном листе последнего тома
закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием
реестровых номеров объектов учета, образованных с учетом прежнего
объекта учета (его частей).
На титульных листах открытых или вновь открываемых дел документов
в отношении объектов учета, образованных с учетом прежнего объекта
учета (его частей), к номерам дел в скобках добавляются ссылки на
временный реестровый номер или реестровый номер ранее существовавшего
объекта учета.
32. Закрытое дело сдается в архив территориального органа.
V. Заключительные положения
33. Проверка ведения документации по учету федерального имущества
проводится не реже одного раза в год комиссиями, указанными в пункте 6
распоряжения Мингосимущества России от 24 августа 1998 года N 1020-р
"Об организации учета, использования и хранения бланков свидетельства
о внесении в реестр федерального имущества". О проведенных проверках
делаются отметки в журналах. Обнаруженные нарушения доводятся до
сведения руководителя, утвердившего комиссию.
34. В рамках координации работ по выполнению настоящих Правил
Департамент государственного реестра федеральной собственности вправе
проводить выборочные проверки территориальных органов.
Приложение 1
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
----------------------------------------------------------------------
(полное наименование территориального органа)
----------------------------------------------------------------------
ЖУРНАЛ
учета заявлений на получение свидетельства о внесении в реестр
федерального имущества
начало " -- " -------------- 19 -- г.
окончание " -- " -------------- 19 -- г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с " -- " -------- -- г. по " -- " ------- --- г. ---------------------
(Ф.И.О)
с " -- " -------- -- г. по " -- " ------- --- г. ---------------------
(Ф.И.О)
На ----- листах
Срок хранения: постоянно
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Входящий | Заявление | Заявитель | Заявление | Принятое | Примечание |
| п/п | приема | | | | принял | решение | |
| | |------------|------------------------------------| | | | |
| | | | | | | приложение: | | | | |
| | | | | | |-----------------------| | | | |
| | | дата | N | дата | N | карта | копии | | | | |
| | | | | | | учета на | документов | | | | |
| | | | | | | (--- л.) | на (-- | | | | |
| | | | | | | | л.) | | | | |
|-----|--------|------|-----|-------|----|----------|------------|-----------|-----------|----------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|-----|--------|------|-----|-------|----|----------|------------|-----------|-----------|----------|------------|
Приложение 2
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
----------------------------------------------------------------------
(полное наименование территориального органа)
----------------------------------------------------------------------
ЖУРНАЛ
учета информации о федеральном имуществе,
предоставляемой заинтересованным лицам
начало " -- " -------------- 19 -- г.
окончание " -- " -------------- 19 -- г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с " -- " ---------- -- г. по " -- " ------ --- г. --------------------
(Ф.И.О)
с " -- " ---------- -- г. по " -- " ------ --- г. --------------------
(Ф.И.О)
На ----- листах
Срок хранения: постоянно
Приложение 3
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
----------------------------------------------------------------------
(полное наименование территориального органа)
----------------------------------------------------------------------
ДЕЛО N --------
(том N -------)
документов по учету федерального имущества,
имеющегося у ---------------------------------------------------------
(полное наименование юридического лица)
----------------------------------------------------------------------
начало " -- " ----------- 19 -- г.
окончание " -- " ----------- 19 -- г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с " -- " --------- -- г. по " -- " ------- --- г. --------------------
(Ф.И.О)
с " -- " --------- -- г. по " -- " ------- --- г. --------------------
(Ф.И.О)
На --------------
листах
Срок хранения: постоянно |