ФОРМЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ ГОСТИНИЦ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ИХ ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РФ
13 ДЕКАБРЯ 1993 Г.
N 121
(Д)
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от
форм собственности.
К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с
тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей
в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и
расчетов по ним.
Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и
дополнений.
ПЕРЕЧЕНЬ
Форм документов строгой отчетности
--------------------------------------------------------------------
номер формы | наименование формы
|
--------------------------------------------------------------------
1 - Г Анкета
2 - Г Журнал регистрации иностранных граждан
3 - Г Счет
3 - Гм Счет
4 - Г Карта гостя
5 - Г Кассовый отчет
7 - Г Расчеты оплаты за бронирование и проживание
по безналичному расчету
8 - Г Квитанция на возврат денег
9 - Г Акт о порче имущества гостиницы
10 - Г Заявка на бронирование мест
11 - Г Автостоянка
12 - Г Квитанция на предоставление дополнительных
платных услуг
13 - Г Квитанция на прием вещей в камеру хранения
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ
по применению и заполнению форм первичного учета
для гостиниц Российской Федерации
АНКЕТА (форма N 1-Г)
Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции,
сборы, а также лица, перечисленные в п.4 Инструкции о порядке
регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют
анкету в одном экземпляре, остальные - в двух.
После проверки личные документы возвращаются владельцам.
Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны
быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в
гостинице, во второй - ни лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.
Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН (ФОРМА N 2 - Г)
Заполняется дежурным администратором или работником бюро
обслуживания на основании паспорта и визы.
СЧЕТ (ФОРМЫ NN 3 - Г, 3 - ГМ)
Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также
за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.
Счет выписывается в трех экземплярах:
первый - выдается проживающему, второй экземпляр счета вместе с
"Кассовым отчетом" (ф. N 5 - Г) ежедневно сдается в бухгалтерию,
третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в
специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной
картотеке.
При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в
2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания.
Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.
Работник бухгалтерии сверяет формы NN 3 -Г, 3 - Гм с формой N1-Г.
Счета являются бланками строгой отчетности.
КАРТА ГОСТЯ (ФОРМА N 4 -Г)
Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и
внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания,
бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице.
На числовой сетке Карта гостя отмечается период оплаты.
При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты
и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест
багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.
КАССОВЫЙ ОТЧЕТ (ФОРМА N 5 - Г)
Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим
расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3 -Г)
или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете)
ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного
лица.
Работник бухгалтерии сверяет форму N 5 - Г с формами 3 - Г,
3 - Гм.
РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ
ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ (ФОРМА N 7 - Г)
Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах.
Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит
основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.
КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ (ФОРМА N 8 - Г)
Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно
выезжающему из гостиницы.
Выписываются работником гостиницы в одном экземпляре.
Сдается в бухгалтерию вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5 - Г).
При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф.
N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3 - Гм) делается отметка о
произведенном возврате.
Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N8-Г
с подписью в ф. N 1 - Г, после чего анкета возвращается в
администраторскую.
АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ (ФОРМА N 9 - Г)
Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый
передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, в
подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на
руки плательщику.
ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ (ФОРМА N 10 - Г)
Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется
в специальном журнале "П" по следующей форме:
---------------------------------------------------------------------
Регистра-|Наименова-|Дата |Дата |Гости-|К-во|Подпись
ционный |ние пред- |пред- |заезда,|ница |мест|лица,
номер |приятия |став- |выезда | | |приняв-
|(организа-|ления | | | |шего
|ции) |заявки| | | |заявку
---------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7
---------------------------------------------------------------------
Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал
(при наличии службы портье- портье) заполняет журнал по форме:
---------------------------------------------------------------------
Номер ком- |Время заезда |Оплачено до |Дата смены |Дата пред-
наты и ф.и.о.|------------ |----------- |---------- |полагаемого
проживающего |дата | часы |дата | часы |белья|полотенц|выезда
--------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7 8
--------------------------------------------------------------------
Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам,
письмам регистрируются в журнале "И" по следующей форме:
---------------------------------------------------------------------
Регист- |Фамилия,|Место |Вид |Дата |Дата |Гости-|К-во|Подпись
рационный|имя, |житель-|заявки|заявки|заезда|ница |мест|лица,
номер |отчество|ства | | |выезда| | |принявшего
| | | | | | | |заявку
----------------------------------------------------------------------
ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ
Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается
кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест
в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.
Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам
оплаты.
КВИТАНЦИЯ "АВТОСТОЯНКА" (ФОРМА N 11 - Г).
Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и
выдаче автотранспорта, выписывается в 2-х экземплярах: 1-й сдается в
бухгалтерию, 2-ой - выдается на руки плательщику. Является бланком
строго отчетности.
КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ ( ФОРМА
N 12-Г).
Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей
(заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление
чая, кофе по желанию проживающего).
Составляется в 2-х экземплярах: 1-ый представляется в
бухгалтерию, 2-ой - плательщику. Является бланком строгой отчетности.
ФОРМА N 1 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
АНКЕТА
1. Фамилия_____________ Комната N______________________
2. Имя_________________ Индекс поселения_______________
3. Отчество____________ Прибыл_________________________
(дата, часы)
Выбыл__________________________
(дата, часы)
4. Дата рождения " "_______________________________19____г.
5. Место рождения Область, край, республика_____________
______________________________________
район_________________________________
город (селение)_______________________
___________________________________________________________________
6. Паспорт серии_________N________выдан____________________________
(когда)
________________________________________________________________
(наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)
7. Адрес постоянного места жительства______________________________
________________________________________________________________
8. Цель приезда____________________________________________________
(если в командировку, указать N удостоверения,
кем выдано, когда)
9. Срок проживания до_______________________________________________
10. Продление проживания____________________________________________
11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен.
Подпись______________________________
(лица, прибывшего в гостиницу)
Оборотная сторона ф N 1 - Г
Поселен(а)"_____"_____________________________19____г.
город (селение)______________________________________
гостиница____________________________________________
На дополнительное место в номере согласен (на)______________________
(подпись лица,
прибывшего в
гостиницу)
Согласен (на) на проживание в номере с оплатой
всех мест____________________________________________________________
(подпись лица, прибывшего в гостиницу)
Подпись ответственного лица__________________________________________
ФОРМА N 2 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ
ЗА 19____Г._____________________
Гостиница______________________
______________________________________________________________________
NN пп, |Дата и |Фамилия, имя,|Год |Граж- |С како-|Маршрут |
он же |время |отчество |рожде-|данст- |го ККП |следова- |
регистра-|регист-| |ния |во |прибыл |ния (для |
ционный |рации | | |(под- | |туристов) |
номер | | | |данст- | |наимено- |
прописки | | | |во), N | |вание |
| | | |паспор-| |организ. |
| | | |та | |в которую |
| | | | | |прибыл |
______________________________________________________________________
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
| | | | | | |
______________________________________________________________________
____________________________________
Номер | Срок |Дата |Приме-
комнаты| дейст- |выбытия |чание
и кор- | вия визы | |
пуса | и до ка- | |
| кого | |
| числа | |
| прописан | |
____________________________________
8 | 9 | 10 | 11
| | |
____________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
и т.д. до конца с оборотом без титульного заголовка
ФОРМА N 3 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница__________________________________________________________
Город______________________________________________________________
СЧЕТ N____________________от"_____"__________________19____г.
Гр._________________________________ Индекс поселения____________
(фамилия, И.О.,страна)
N комнаты____________________ Заезд_______________________
(дата, часы)
N корпуса____________________
______________________________________________________________________
NN |Виды платежей |Ед. |К-во| Цена | Сумма
ПП | |изм.|еди-|_______________|_______________
| | |ниц | руб. | коп. | руб. | коп.
| | | | | | |
___|_________________________________________________________________
1. |Бронь | % | | | | |
2. |Бронь |к/с | | | | |
3. |Опоздание | | | | | |
|с_____________________ | | | | | |
| (дата, часы) | | | | | |
| | | | | | |
|по____________________ |к)с | | | | |
| (дата, часы) | | | | | |
| | | | | | |
4. |Проживание | | | | | |
|с_____________________ | | | | | |
| (дата, часы) | | | | | |
|по____________________ |к/с | | | | |
| (дата, часы) | | | | | |
| | | | | | |
5. |Дополнительное место |к/с | | | | |
6. |Телевизор |сут.| | | | |
7. |Холодильник |сут.| | | | |
8. |_____________________ | | | | | |
9. |_____________________ | | | | | |
10.|_____________________ | | | | | |
11.|_____________________
12.|_____________________
13.|_____________________
Итого получено по счету:_________________________________________
______________________________________________________________________
(сумма прописью)
Дежурный администратор___________________________________________
(подпись)
(оператор механизиро-
ванного расчета)
ФОРМА N 3 - Гм
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница__________________________________________________________
(адрес)
СЧЕТ N __________________________ Комната____________________
Фамилия,И.О.__________________________
Страна________________________________
Организация___________________________
Заезд_________________________________
Выезд_________________________________
____________________________________________________________________
N | Виды платежей | Сумма
| |
____________________________________________________________________
1. |ПРОЖИВАНИЕ
2. |БРОНЬ
3. |КУРОРТНЫЙ СБОР
4. |ТЕЛЕФОН
5. |ТЕЛЕВИЗОР
6. |ХОЛОДИЛЬНИК
7. |ХИМЧИСТКА
8. |ПРАЧЕЧНАЯ
9. |ПОРТНОВСКАЯ
10. |ПРОЧИЕ УСЛУГИ
11. |ПРОЖИВАНИЕ ПО Б/П
КС |- КОЙКО-СУТКИ
В |- ВОЗВРАТ
К |- КОРРЕКЦИЯ
ИТОГО - общая сумма платежа
ИТОГО - общая сумма по б/п
_____________________________________________________________________
Кассир-оператор_________________________
ФОРМА N 4 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница___________________________________
Адрес_______________________________________
Телефон
Проезд
___________________________________________________________________
КАРТА ГОСТЯ N
ДНИ МЕСЯЦ
1 17 I
2 18 II
3 19 Фамилия, И.О.__________________ III
4 20 Номер__________________________ IY
5 21 Y
6 22 Ключ от номера выдается при предъявлении YI
7 23 Карты гостя YII
8 24 YIII
9 25 Проживающий имеет право на внеочередное IX
10 26 обслуживание в предприятиях общественного X
11 27 питания, бытового обслуживания и связи, XI
12 28 расположенных в гостинице XII
13 29
14 30
15 31
16
Администратор _________________________________________________
(подпись)
Нижеследующая надпись печатается на обороте вверху
ПРОПУСК
на вынос вещей
Количество мест________________
Наименование вещей______________
Дата и час______________________
Подпись_________________________
ФОРМА N 5 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница___________________________________
КАССОВЫЙ ОТЧЕТ
___________________________________________________________________
(Фамилия, имя, отчество, ответственного за расчет)
за " _____ " ____________________________ 19___г.
_____________________________________________________________________
N | Виды платежей |Ед.изм.|Кол-во Сумма
| | |
_____________________________________________________________________
1. |Проживание и опоздание | |
2. |счета с _________________по____________ |к/с |
2. |Бронь |% |
3. |Бронь |к/с |
4. |Разница в тарифах |к/с |
5. |Дополнительные места |к/с |
6. |Телевизор |сут. |
7. |Холодильник |сут. |
8. |Душ. |раз. |
9. |Телефонные переговоры | |
10. |_______________________________ | |
11. |______________________________ | |
12. |_______________________________ | |
13. |_______________________________ | |
14. |_______________________________ | |
_____________________________________________________________________
ИТОГО:_________________________________
По актам за порчу имущества________________________________________
(сумма)
возврат___________________________________________________________
(койко-суток) (сумма)
Всего_____________________________________________________________
(сумма прописью)
Разница в тарифах______________________руб.________________коп.
__________________________________________________________________
(сумма прописью)
Подпись ответственного за расчет
ФОРМА N 7 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница___________________________________
РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ
Наименование организации______________________по брони N_____________
Предоставлено мест___________________________________
Срок проживания с_______по_______Дата и период заезда_________________
________Дата и период выезда_______________"_____"___________19____Г.
______________________________________________________________________
Номер Тариф Фамилия, Начало Заезд Выезд Бронь Опоз-
комнаты номера Имя,О. подготовки дание
и места (места) ---------- ------------------- к/с к/с
дата часы дата часы дата часы
______________________________________________________________________
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
______________________________________________________________________
___________________________________
К-во Сумма (руб.коп)
Суток _____________________
проживания бронь опозда- прожи-
ние вание
___________________________________
12 13 14 15
__________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
печатается с оборотом без титульного заголовка
Сумма за бронь, опоздание, проживание_____________в т.ч. от брони в %,
всего к%с______________
Дежурный администратор _______________________
(подпись)
ФОРМА N 8 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница___________________________________
Комната_____________________________________
КВИТАНЦИЯ N________________________
на возврат денег к счету N_______________________
Гр. __________________________________________________________________
(фамилия. Имя, Отчество)
проживающему(ей)_______________________по____________________________
(дата, часы) (дата, часы)
Возвращено за:
а) проживание_____________________________,___________________________
(кол-во, койко-суток) (сумма)
Всего___________________________руб.___________________коп.
_____________________________________________________________________
(сумма прописью)
"_______"_________________________19__________г.
Получил_________________________
(подпись)
Выдал___________________________
(подпись)
ФОРМА N 9 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница______________________________________
АКТ N _____________________
о порче имущества гостиницы
от "______"________________________19_____г.
Обнаружено следующее: Гр._____________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Всего на сумму:_______________________________________________________
Подписи работников гостиницы: _______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
(подпись лица, причинившего ущерб)
С гр.____________________________ Получено:__________________________
(Фамилия, Имя, Отчество) (сумма прописью)
Принял: _____________________________________________________________
(Должность, Имя, Отчество) (подпись)
Испорченные вещи ___________________________________________________
получены ____________________________________________________________
(Фамилия,И.О) (подпись)
ФОРМА N 10 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Штамп организации с указанием
адреса, номера телефона, даты Рег. N____________________
и номера документа
Начальнику управления, директору
объединения гостиничного хозяйства
(гостиницы)
"_______________________"
т._________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
ЗАЯВКА
на бронирование мест
Просим разместить в гостинице "_____________________"________________
человек:
(Фамилия, Имя, отчество, должность, категория номера)
1. ________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
3. ________________________________________________________________
4. ________________________________________________________________
5. ________________________________________________________________
6. ________________________________________________________________
7. ________________________________________________________________
8. ________________________________________________________________
9. ________________________________________________________________
10.________________________________________________________________
(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на
размещение более 10 человек прилагается отдельный список)
Заезд"_______"_______________19 г. в период_______________________
(0-12 час. или12-24 час.)
Выезд "____"________________19 г. в период_________________________
(0-12 час. или 12-24 час.)
Цель приезда и вид оплаты_____________________________________________
(командировка, отдых, проездом, по безналичному, за наличный
расчет)
_____________________________________________________________________
Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за опоздание
гарантируем.
Наш р/с N ____________________________в____________отд.банка
Должность распорядителя кредитов_________________________________
(подпись) (Ф.,и.,о.)
М.П.
Главный бухгалтер________________________________________________
(подпись) (Ф.,и.,о.,)
Начальник управления, директор
объединения гостиничного хозяйства
(гостиницы) ____________________________
(подпись) (Ф.,и.,о.,)
"______"___________________19____г.
ФОРМА N 11 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС
АВТОСТОЯНКА
Квитанция N________________________серия N______________________
На прием и выдачу автотранспорта:
Выдана гр.___________________________________________________
(Ф.,и.,о.)
проживающему_________________________________________________
Марка а/т__________________________цвет______________________
гос.номер____________________________________________________
Прием "______" ________________19____г. ч._______мин._______
Выдача "_____"________________19_____г. ч._______мин._______
Время стоянки_________________________
Оплата________________________руб., налог в бюджет__________руб.
Итого:__________________руб.
Подпись кассира____________________охранника____________________
Примечание: за материальные ценности, находящиеся в салоне
автомобиля, щетки, очистители и зеркала администрация гостиницы
ответственности не несет.
ФОРМА N 12 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница________________________________________________
КВИТАНЦИЯ N __________________
на предоставление дополнительных
платных услуг
Вид услуг__________________________________________________
___________________________________________________________
Сумма______________________________________________________
Дата______________________________________________________
ФОРМА N 13 - Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница___________________ Гостиница___________________
КОРЕШОК КВИТАНЦИИ N_________ КОПИЯ КВИТАНЦИИ N_________
на прием вещей в камеру хранения на прием вещей в камеру хранения
От (ф., и.,о.) _________________ От (ф., и.,о.) _________________
Количество мест_________________ Количество мест_________________
Наименование____________________ Наименование____________________
________________________________ ________________________________
Принял кладовщик кам.хранения Принял кладовщик кам.хранения
" " ______________199 г. " " ______________199 г.
Гостиница___________________
КВИТАНЦИЯ N_________
на прием вещей в камеру хранения
От (ф., и.,о.) _________________
Количество мест_________________
Наименование____________________
________________________________
Принял кладовщик кам.хранения
" " ______________199 г. |