ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ РОССИИ ПРИКАЗ ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ЗАНЯТОСТИ РОССИИ 17 декабря 1993 г. N 149 (Д) В целях организации ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Федеральной службе занятости России приказываю: 1, Утвердить согласованное с Государственным архивом Российской Федерации Положение об архиве Федеральной службы занятости России. 2. Начальникам управлений и отделов Федеральной службы занятости России принять настоящий приказ к руководству и исполнению. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на Управление делами (Сергеев В.П.). Приложение ПОЛОЖЕНИЕ об архиве Федеральной службы занятости России 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Документы Федеральной службы занятости России*, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляют государственную часть архивного фонда Российской Федерации. ______________________________ * В дальнейшем - Служба До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в Федеральной службе занятости России. 1.2. Федеральная служба занятости России обеспечивает отбор, учет, сохранность, упорядочение и использование документов, образующихся в результате деятельности Службы, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Федеральной службы занятости России. 1.3. В Федеральной службе занятости России для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. 1.4. Архив Службы создается как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим архивом. Архив службы входит в состав Управления делами как его структурное подразделение. 1.5. В своей работе архив Службы руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями руководства Службы, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации и настоящим Положением. 1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник канцелярии - заместитель Управляющего делами Службы. 1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив Российской Федерации. 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ РОССИИ В архив поступают: 2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности подразделений Службы; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; 2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Федеральной службе занятости России; 2.3. Служебные и ведомственные издания; 2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива. 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ РОССИИ 3.1. Основными задачами архива Федеральной службы занятости России являются: 3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения; 3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве; 3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой Российской Федерации; 3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Федеральной службы занятости России. 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: 3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Службы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой Российской Федерации; 3.2.2. разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации графики представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение; 3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии и экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации; 3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; 3.2.5. организует использование документов: информирует сотрудников Службы о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве 3.2.6. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Службы; 3.2.7. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Службы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Службы; 3.2.8. участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников службы делопроизводства Федеральной службы занятости России; 3.2.9. ежегодно представляет в Государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме; 3.2.10. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Российской Федерации документы Архивного фонда Российской Федерации. 4. ПРАВА АРХИВА Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Федеральной службы занятости России; 4.2. запрашивать от структурных подразделений Службы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ 5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций. |