ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РФ
15 декабря 1993 г.
N 94/16-01
(НЦПИ)
(Изменение: приказ Министерства юстиции РФ от 30 июля 1999 г.
N 19-01-127-96)
В целях совершенствования делопроизводства в Министерстве юстиции
Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве
юстиции Российской Федерации.
2. Начальникам управлений и отделов Министерства юстиции
Российской Федерации организовать изучение положений Инструкции
сотрудниками подразделений, старшими инспекторами, инспекторами и
обеспечить ведение делопроизводства в точном соответствии с настоящей
Инструкцией.
3. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в
аппарате Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденную
приказом Министра юстиции РСФСР от 26 августа 1983 г. N 155/16-02.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя
Государственной архивной
службы Россия
__________ В.А.Еремченко
15 декабря 1993 г.
УТВЕРЖДЕНА
приказом Министра юстиции
Российской Федерации
от 15 декабря 1993 г.
N 94/16-01
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве юстиции
Российской Федерации
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция определяет единый порядок организации и
ведения делопроизводства в подразделениях центрального аппарата
Министерства юстиции Российской Федерации.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в подразделениях
Министерства возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений определяют обязанности
инспекторского состава, ответственного за ведение делопроизводства.
Конкретные функции инспекторов устанавливаются должностными
инструкциями.
Должностные инструкции объявляются под расписку и хранятся в
структурных подразделениях и их копии - в управлении делами).
1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях и персональная ответственность за сохранность служебных
документов возлагаются на старших инспекторов, инспекторов в
соответствии с должностными инструкциями либо по письменному
распоряжению руководителя управления и отдела) - на других
сотрудников.
1.4. Сотрудники структурных подразделений, которым документы
переданы на исполнение, в процессе исполнения несут персональную
ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции,
сохранность служебных документов.
В случае утраты документов об этом немедленно докладывается
руководителю структурного подразделения и сообщается в управление
делами. При утрате документов, взятых на контроль, сообщается также в
организационно-контрольное управление.
1.5. При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку,
увольнении числящиеся за ним документы проверяются по регистрационным
данным структурного подразделения и по указанию руководителя этого
подразделения передаются через инспектора другому исполнителю, о чем
делается отметка в регистрационном журнале (карточке).
В случае увольнения работника, ответственного за
делопроизводство, все числящиеся за ним документы (дела,
регистрационные журналы, карточки), бланки, штампы, печати, средства
оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому
руководителем структурного подразделения.
1.6. Порядок ведения секретного делопроизводства, а также
делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан,
документам, делам и изданиям, содержащим несекретные сведения,
ограниченного распространения (ДСП) устанавливается специальными
инструкциями.
1.7. Методическое руководство работой с документами, учеба,
практическая помощь и контроль за соблюдением в подразделениях
Министерства единого порядка организации и ведения делопроизводства
возлагаются на управление делами.
2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов. Оформление реквизитов документов
Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения (ГОСТ 6.38-90):
материалы, содержащие таблицы с большим числом граф, - А3 (297 х
420 мм);
приказы, письма и другие объемом более 10 строк машинописного
текста - А4 (210 х 297 мм);
приказы, письма и другие объемом до 10 строк машинописного текста
(включая реквизиты "подпись") - А5 (148 х 210 мм).
Документы, составляемые от имени двух или более организаций, а
также адресуемые в структурные подразделения Министерства, оформляются
без бланка.
2.2. Дата документа
2.2.1. Датой документа является дата его подписания; для
документа, принимаемого коллегиальным органом,- дата его принятия; для
утверждаемого документа - дата утверждения.
2.2.2. Дата документа проставляется должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ.
2.2.3. На документах, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его последней
организацией.
2.2.4. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а
также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым
способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности - число, месяц, год. Например, 23.12.93.
Если число месяца или порядковый номер месяца является
однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 25.06.93.
2.2.5. В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30
августа 1993 г. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ
дата оформляется следующим образом: письмо ......... от 25.09.93.
2.3. Номер документа
2.3.1. Номер проставляется в левой верхней части документа.
2.3.2. Входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь
единый регистрационный номер, данный в структурном подразделении, в
котором документ находится на исполнении.
2.3.3. В исходящих документах проставляется ссылка на номер и
дату полученного документа.
2.3.4. При регистрации документов, не связанных с разрешением
жалоб, присваиваемый документу номер состоит из индекса структурного
подразделения, номера дела, в котором формируется переписка по данному
вопросу, порядкового номера документа по регистрационному журналу или
карточке и последних двух цифр года поступления документа. Например,
:17-20-5-93:
17 - индекс канцелярии,
20 - номер дела по номенклатуре,
5 - порядковый номер документа при регистрации,
93 - последние две цифры года.
2.4. Нумерация страниц документа
2.4.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
вторая и последующие страницы нумеруются.
2.4.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля
листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков
препинания. Расстояние от номера страницы до верхнего обреза листа не
должно превышать 15 мм.
2.5. Утверждение документа
2.5.1. Утверждение документа производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, решения
коллегии).
2.5.2. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого
листа документа и должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными
буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего
документ (включая наименование управления Министерства), личной
подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Министра
юстиции Российской
Федерации
(личная подпись)
(инициалы, фамилия)
07.06.93
или УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министра
юстиции Российской
Федерации
07.08.93 N __________
2.6. Согласование документа
2.6.1. При необходимости оценки целесообразности документа, его
обоснованности и соответствия действующему законодательству проводится
согласование документа.
2.6.2. Согласование может производиться как внутри Министерства
(с заинтересованными управлениями), так и с другими министерствами,
государственными комитетами, ведомствами либо иными организациями.
2.6.3. Внутреннее согласование оформляется путем визирования
проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную
подпись, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости
указывается должность визирующего.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
Министерстве, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего
листа документа.
Проекты приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов
визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа
документа.
2.6.4. Замечания и дополнения к проекту документа излагается на
отдельном листе с подписью должностного лица и датой. В этом случае
при визировании проекта визирующий ставит отметку "замечания
прилагаются", свою подпись и дату.
Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему
документ.
2.6.5. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО ", наименование
должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись,
расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
13.07.93.
2.6.6. В случаях, когда согласие другого учреждения на издание
документа получено в форме письма, подлинник этого письма прилагается
к первому экземпляру проекта, а в конце документа (после реквизита
"подпись") указывается: "СОГЛАСОВАНО" с ...... (наименование
учреждения), например:
СОГЛАСОВАНО
Письмо МВД
30.10.93. N __________
2.6.7. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
- "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
2.6.8. При наличии разногласий ответственный исполнитель в
докладной записке (справке) излагает мнение соответствующих
структурных подразделений (учреждений) или представляет их заключения
либо сообщает о разногласиях в устном докладе.
2.7. Адресование документа
2.7.1. Документы адресуют в организации, учреждения, их
структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
2.7.2. При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже.
Например: Министерство юстиции
Республики Карелия
Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление делами
2.7.3. При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном.
Например: Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
главному специалисту
Иванову А.И.
2.7.4. При адресовании документа руководителю организации
наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Например: Генеральному директору
объединения "Агропром
Петрову И.И.
2.7.5. При адресовании документа в несколько однородных
организаций их названия следует указывать обобщенно и в именительном
падеже.
Например: Министерства юстиции республик
но: Министрам юстиции республик
2.7.6. Полный почтовый адрес указывается при направлении
документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми
правилами:
Редакция журнала "Новый мир"
103806, ГСП, Москва, К-6,
Малый Путниковский пер., 1/2
2.7.7. При адресовании документа частному лицу сначала следует
указать почтовый адрес.
Например: 197049, Москва,
ул.Красносельская, д.10, кв.31
Полевой Г.М.
2.7.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При
направлении документа более чем в четыре адреса составляется
разнарядка на рассылку и на каждом документе указывается только один
адресат.
2.7.9. Почтовый адрес не проставляется на документах,
направляемых в правительственные учреждения и постоянным
корреспондентам.
2.8. Подпись документа
2.8.1. Документы, направляемые Министерством в вышестоящие органы
власти и управления, подписываются Министром или его заместителями.
2.8.2. Документы, направляемые сторонним организациям от имени
Министерства, подписываются Министром или его заместителями.
2.8.3. Документы, направляемые подведомственным учреждениям,
подписываются Министром или его заместителями либо руководителями
структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
2.8.4. В состав подписи входят: наименование должности
подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Заместитель Министра (личная подпись) (инициалы и фамилия)
2.8.5. При подписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Заместитель Министра (подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
2.8.6. При подписании документа несколькими лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Начальник Начальник управления
финансово-экономического экспертных учреждений
управления
(подпись) (инициалы, (подпись) (инициалы,
фамилия) фамилия)
2.8.7. При подписании документов руководителями двух и более
учреждений указывается полное наименование учреждений и должностей
подписавших; подпись каждого ставится под наименованием должности в
строку с фамилией.
2.8.8. В документах, подготовленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе
комиссии, например:
Председатель комиссии (подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии (подписи) (инициалы, фамилии)
2.8.9. Документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
2.8.10. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на
проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться
лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом
необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ
и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным
способом или от руки). Не допускается подписывать документы с
предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием
должности.
2.9. Оформление приложения к документу
2.9.1. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то
отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 2 л. в I экз.
2.9.2. Если приложения в тексте документа не названы, то
необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров
каждого, например:
Приложение: 1. Справка о согласовании проекта приказа Министра
юстиции Российской Федерации от 15.07.93 N 2 на
1 л. в 1 экз.
2. Замечания по проекту приказа на 3 л. в 1 экз.
2.9.3. Если приложения сброшюрованы, количество листов не
указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются:
Приложение N 1, Приложение N 2.
2.9.4. Приложения должны оформляться на стандартных листах и
иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительным документам (приказам, решениям
коллегии) в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием
названия распорядительного документа, его даты и номера:
Например: Приложение к приказу Министра юстиции
Российской Федерации от 10.07.93 N 48
2.10. Копии документов
2.10.1. Копии документов выдаются по заявлениям граждан, запросам
учреждений, организаций с разрешения руководства Министерства или
руководителя структурного подразделения.
2.10.2. Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное
соответствие подлиннику. Например:
Верно:.
Главный специалист
отдела штатов и кадров
центрального аппарата (подпись) (инициалы, фамилия)
дата
2.11. Печать
2.11.1. На документах, требующих особого удостоверения, ставится
печать Министерства. Гербовая печать Министерства юстиции ставится на
трудовых книжках, финансово-бухгалтерских документах, a также в
случаях, предусмотренных соответствующими правовыми актами.
2.11.2. Печать, воспроизводящая наименование структурных
подразделений Министерства (управления по работе с кадрами,
финансово-экономического управления, хозяйственного управления,
управления по делам общественных и религиозных объединений, управления
делами, отдела штатов и кадров центрального аппарата), может
соответственно ставиться на справках о месте работы, командировочных
удостоверениях (об отбытии и прибытии), свидетельствах о регистрации
общественных и религиозных объединений, размноженных экземплярах
распорядительных документов при их рассылке и т.п.
2.11.3. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она
захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего
документ, например:
_
/ Начальник отдела штатов и|кадров
центрального аппарата \ _ / (инициалы, фамилия)
2.12. Составление и отправка телеграмм, прием и передача
телефонограмм, факсограмм.
2.12.1. Для надлежащего оформления телеграмм необходимо соблюдать
следующие условия:
телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам;
телеграмма печатается в 4 экземплярах (первые три экземпляра
передаются в экспедицию, четвертый экземпляр приобщается к наряду
(делу);
в верхнем правом углу указывается категория телеграммы, например:
правительственная, перед текстом печатается телеграфный адрес с
обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, названия
учреждения и фамилии получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если
при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями
знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений;
телеграмма подписывается одним из руководителей Министерства, на
свободном от текста месте проставляется гербовая печать, ниже текста
под чертой указывается фамилия и должность лица, подписавшего
телеграмму, полный адрес Министерства, дата (день отправления) и
регистрационный номер;
копия телеграммы визируется руководителем структурного
подразделения и исполнителем, при этом указывается его фамилия и номер
телефона. Визы ставятся на четвертом экземпляре.
Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов,
должны быть подготовлены в 4 экземплярах, отдельно в каждый адрес;
подписывается первый экземпляр каждой телеграммы;
подписанные телеграммы (с копиями) передаются инспектором для
регистрации и отправки в экспедицию.
2.12.2. Для оперативного решения служебных вопросов могут
передаваться телефонограммы и информации по каналам факсимильной связи
(факсограммы).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и передаются из
управлений, на телефонограмме отмечается время передачи, фамилия лица,
передавшего ее, а также лица, принявшего ее.
Поступающие телефонограммы записываются в журнале, в котором
указывается наименование отправителя, время приема, должность, фамилия
лица, передавшего ее, номер телефона, а также должность и фамилия
работника, принявшего телефонограмму.
2.12.3. По каналам факсимильной связи передается служебная
информация небольшая по объему (до 5 страниц) и только в случаях не
терпящих отлагательства.
Передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи
служебная информация не считается официальным документом.
Запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию
ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки.
Передача служебной информации по факсимильной связи
осуществляется по заявке установленного образца (приложение N 17),
подписанной руководителем подразделения.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего материал к отправке, и руководителя
соответствующего подразделения.
Передаваемая служебная информация регистрируется в журнале
установленной формы (приложение N 18) с указанием порядкового номера
факсограммы, даты и времени передачи, краткого содержания, количества
листов и фамилии должностного лица подразделения, передавшего документ
для отправки, после чего возвращается в подразделение с отметкой о
времени и дате передачи и подписью лица, его передавшего.
Поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной
формы (приложение N 19) без проставления регистрационного штампа. О
поступлении факсограмм извещаются в день их приема, а срочные -
немедленно, подразделения, которым они адресованы. Факсограммы
предаются делопроизводителям подразделений под расписку и ими
доставляются по назначению.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
подразделениях, осуществляют руководители этих подразделений. В
помещениях, где установлена аппаратура, посторонние лица не
допускаются.
Официальными номерами факсимильных аппаратов (телефаксов)
Министерства юстиции Российской Федерации являются номера,
закрепленные за управлением делами Министерства юстиции Российской
Федерации.
(В ред. приказа Министерства юстиции РФ от 30 июля 1999 г.
N 19-01-127-96)
3. ПРИЕМ О ОФОРМЛЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1. Прием, регистрация и направление поступающей
корреспонденции
3.1.1. Прием и первоначальная обработка поступающей в
Министерство корреспонденции осуществляется в экспедиции. В вечернее и
нерабочее время документы принимаются дежурным по Министерству,
который затем передает их в экспедицию, а конверты с грифом
секретности - в первый отдел.
3.1.2. Подлежат обязательной передаче в экспедицию также
официальные служебные документы, полученные сотрудниками Министерства
от должностных лиц других организаций (например, при посещении
министерств, ведомств, выездах в командировку).
3.1.3. Работникам экспедиции запрещается принимать заявления,
жалобы и другие документы непосредственно от граждан.
3.1.4. Ценные письма, бандероли и посылки получает работник
экспедиции в почтовом отделении по доверенности и передает по
назначению под расписку (приложение N 1). Посылки хозяйственного
назначения получает сотрудник того подразделения, которому они
адресованы.
3.1.5. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность
упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная
корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по
принадлежности.
Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями
почтовых реестров. О повреждении конверта делается отметка в почтовом
реестре.
3.1.6. Экспедицией вскрываются все конверты, за исключением
личной корреспонденции и международных писем.
3.1.7. При вскрытии конверта, бандероли проверяется наличие
вложенных в них документов.
При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или
приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного
на пакете, номеру вложенного документа либо при повреждении документа
экспедиция составляет акт в трех экземплярах, один из которых остается
в экспедиции, другой приобщается к поступавшему документу, третий
посылается отправителю.
Конверты от поступающих документов не уничтожаются в тех случаях,
когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки
и получения документов.
3.1.8. Штамп с указанием даты поступления корреспонденции
проставляется:
на документах, поступивших из учреждений, организаций, - на
нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа документа;
на заявлениях, жалобах граждан - на свободном от текста месте
лицевой стороны первой страницы;
на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной
стороне конверта.
3.1.9. Экспедицией производится сортировка поступившей
корреспонденции.
Предложения, заявления, жалобы граждан и информации по ним
передаются в отдел по работе с письмами.
Документы, поступающие из аппарата Президента, законодательных и
правительственных органов (поручения, постановления, распоряжения,
указы и т.д.), передаются в организационно-контрольное управление.
Личная корреспонденция и международные письма передаются
адресатам.
Газеты и журналы учитываются в специальном журнале и передаются
сотрудником экспедиции непосредственно адресату под расписку.
3.1.10. Ведомственная корреспонденция из экспедиции передается в
соответствующую службу канцелярии для регистрации и передачи в
управления. Корреспонденция записывается в регистрационные карточки
(приложение N 2) и с учетом направления деятельности управлений
передается под расписку старшим инспекторам, инспекторам этих
управлений в день регистрации, срочная корреспонденция - немедленно.
3.1.11. Ведомственная корреспонденция, поступившая на имя
Министра, заместителей Министра, подписанная высшими должностными
лицами, руководителями министерств, управлений, отделов юстиции,
председателями судов, либо другая особо важная корреспонденция
передается: на имя Министра - в организационно-контрольное управление,
на имя заместителей Министра - в секретариат заместителей Министра. В
соответствии с резолюцией руководства такая корреспонденция передается
на исполнение в структурные подразделения организационно-контрольным
управлением либо секретариатом заместителей Министра, о чем делается
отметка в их регистрационных журналах, карточках (приложение N 3).
Ведомственная корреспонденция подразделяется на регистрируемую и не
подлежащую централизованной регистрации согласно перечню (приложение
N 4).
3.1.12. Для учета входящих документов во всех управлениях
Министерства применяются регистрационные карточки или регистрационные
журналы единой формы (приложение N 5).
3.1.13. Внутренние документы, приказы, инструкции, указания
руководства Министерства, структурным подразделениям, положения о
структурных подразделениях, протоколы заседаний коллегии, совещаний,
докладные записки и т.д. подлежат обязательной регистрации.
Регистрация внутренних документов производится по общим правилам
регистрации входящих и исходящих документов.
3.2. Отправка исходящих документов
3.2.1. Исходящие документы, подписанные руководством
Министерства, руководителями управлений, регистрируются старшим
инспектором, инспектором структурных подразделений и передаются для
отправки в экспедицию с пометкой о категории почтового отправления
(например: заказное, с нарочным).
3.2.2. Исходящие служебные документы передаются для отправки в
экспедиции полностью оформленными (с указанием адресата, его почтового
адреса, исходящего номера, даты, с подписью должностного лица), в
необходимом количестве экземпляров документа и приложений к нему. При
направлении документа за одним номером в несколько адресов (более
четырех) прилагается разнарядка на рассылку, подписанная начальником
структурного подразделения или его заместителем.
3.2.3. Конверты для отправки документов оформляются экспедицией.
На них указывается адресат, его почтовый (с индексом) адрес. Если
документ отправляется заказной почтой, то на конверте проставляется
номер отправляемого документа.
Адреса на конвертах пишутся четко, без помарок.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в
один конверт.
Неправильно оформленные документы или оформленные небрежно
возвращаются руководителю соответствующего структурного подразделения.
3.2.4. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные
и срочные документы (приказы, письма, подписанные Министром и
заместителями Министра, выписки из приказов по личному составу, сметы
расходов, штатные расписания, бюджетные поручения и т.д.).
Документы, адресуемые за границу, пересылаются по специальному
реестру.
Телеграммы направляются на почту с нарочным (сотрудником
экспедиции).
3.2.5. Заказные письма, бандероли сдаются на почту по описи,
которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера
документов, дата отправки, адрес и род отправления. Два первых
экземпляра описи передаются на почту, третий - остается в экспедиции
для контроля. Возвращенный с почты экземпляр описи, подтверждающий
отправление заказной корреспонденции, бандероли, подшивается в наряд
экспедиции.
Документы, отправляемые в обычном порядке (простой почтой), также
учитываются экспедицией в журналах учета исходящих документов, в
которых указывается номер переписки и дата отправки.
3.2.6. С нарочным, на автомашине, доставляются срочные документы
в аппараты Президента, законодательных органов, Правительства, в
Прокуратуру и Верховный Суд Российской Федерации, а также другие
организации в соответствии с указаниями Министра и заместителей
Министра. Данная корреспонденция оформляется по реестру, сдается под
расписку в реестре.
3.2.7. Документы массового отправления (информационные и
методические письма, приказы, обзоры, сборники, бланки статотчетов)
рассылаются экспедицией по разнарядке, составленной структурным
подразделением и подписанной его руководителем или его заместителем, в
которой указывается адрес получателя, количество экземпляров.
Разнарядка на рассылку хранится в экспедиции, и в ней делается
отметка, когда разосланы документы по назначению.
3.2.8. Исходящие документы, поступившие в экспедицию,
обрабатываются и отсылаются по назначению в тот же день. Если такие
документы поступили в экспедицию после того, как корреспонденция была
отправлена, они обрабатываются и отсылаются по назначению на следующий
день.
4. КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Прием материалов служебного характера для копирования и
выдача размноженных документов производятся копировальномножительным
отделением с 9 до 17 часов, а по пятницам - до 16 часов.
4.2. Размножение материалов производится по заказам (приложение N
6), подписанным руководителем структурного подразделения,
завизированным начальником канцелярии. При тиражировании документов,
направляемых судам, органам и учреждениям юстиции, приказов Министра,
материалов коллегии необходима виза начальника
организационно-контрольного управления.
4.3. Документы, содержащие секретные сведения, при передаче на
размножение должны быть соответствующим образом оформлены в первом
отделе.
4.4. Учет копируемых документов ведется в журнале (приложение N
7) на основании заказов, которые хранятся в течение года, после чего
уничтожаются.
4.5. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. На
копирование передаются материалы с четким текстом. Тираж размноженных
материалов должен соответствовать заказу.
4.6. Изготовленные копии вместе с первым экземпляром
(подлинником) выдаются инспектору управления (отдела) под расписку.
4.7. Бланки, используемые в управлениях Министерства, годовая
потребность которых превышает 1 тыс. экземпляров, а также другие
документы, подготавливаемые к изданию большими тиражами, должны
изготавливаться в типографии.
4.8. Оформленный в управлении заказ на выполнение типографских
работ сдается в хозяйственное управление, которое обязано принять меры
к своевременному выполнению заказа.
5. ПЕЧАТАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1. В машинописном бюро печатаются документы только служебного
характера.
Печатание материалов небольшого объема и внутренних документов
(служебные записки, справки, адресованные руководителям других
управлений Министерства, протоколы оперативных совещаний и т.д.)
осуществляется старшими инспекторами, инспекторами структурных
подразделений.
5.2. Рукопись, предназначенная для печатания, должна быть
написана разборчиво, чернилами или пастой темного цвета. Она сдается в
машинописное бюро в специальной папке (обложке), на которой должно
быть указано: наименование структурного подразделения, фамилия, имя,
отчество исполнителя, номер его телефона. Заведующей машинописным бюро
заказ учитывается в журнале (приложение N 8), там же делается отметка
об исполнении. В случае обнаружения несоответствия рукописи
перечисленным требованиям она возвращается исполнителю для доработки.
5.3. Очередность выполнения машинописных работ определяется
заведующей машинописным бюро.
Резолюция "срочно" и "весьма срочно" налагается только
руководством Министерства, руководителями управлений и их
заместителями.
5.4. Документы должны печататься с соблюдением установленного
порядка расположения текста, правил написания отдельных наименований,
слов и словосочетаний, дат и пр.
Текст печатается, как правило, через полтора интервала,
материалы, подлежащие дополнительному редактированию, - через два
интервала.
На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа
внизу слева проставляются количество экземпляров, инициалы машинистки,
дата, фамилия исполнителя, номер его телефона.
Печатание под диктовку не допускается.
5.5. Передача в машинописное бюро материалов и получение
выполненных работ возлагаются на старших инспекторов, инспекторов
структурных подразделений.
5.6. Ответственность за надлежащую организацию приема и
качественное печатание документов несет заведующая машинописным бюро,
которая осуществляет также ежедневный учет выполненных машинописных
работ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ПРОХОЖДЕНИЕМ
И ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Порядок организации контроля исполнения в Министерстве юстиции
Российской Федерации установлен "Временным руководством по организации
работы, контроля и проверки исполнения в аппарате Министерства юстиции
РСФСР", утвержденным приказом Министра юстиции РСФСР от 16 сентября
1991 г. N 131/13-3-23.
7. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
7.1. Все входящие, исходящие и внутренние документы Министерства
подлежат количественному учету (по видам, структурным подразделениям и
корреспондентам). За единицу подсчета принимается сам документ, без
учета копий, полученных при печатании, размножении.
7.2. В управлениях Министерства по полугодиям составляются сводки
об объеме документооборота, а службой канцелярии - ежемесячно
(приложения N 9, 10). Сводки представляются начальнику канцелярии не
позднее 5-го числа следующего за отчетным месяца.
7.3. В канцелярии осуществляется следующий учет:
в экспедиции - учет всей исходящей почтово-телеграфной
корреспонденции (включая массовую рассылку);
в группе учета - общий учет входящей корреспонденции, поступившей
в Министерство, и учет корреспонденции, переданной в управления, в
секретариаты руководства (приложение N 11).
в копировально-множительном отделении - учет количества
размноженных документов;
в машинописном бюро - учет количества отпечатанных документов.
Сводный отчет об объеме документооборота по полугодиям начальник
канцелярии представляет управляющему делами.
8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименования) дел, структурных подразделений Министерства с указанием
сроков их хранения.
8.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения сроков их хранения.
8.3. Предложения по формированию номенклатуры дел вносятся
руководителями подразделений Министерства в управление делами по
установленной форме (приложение N 12).
8.4. Управление делами на основании этих предложений составляет
сводную номенклатуру дел Министерства, которая согласовывается с
центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства,
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива и
утверждается руководством Министерства. Сводная номенклатура дел
Министерства действует до ее отмены. Внесение изменений допускается в
том же порядке, что и при ее составлении.
8.5. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться
положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурами дел Министерства за
прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности
Министерства, их виды и состав.
8.6. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются
названия структурных подразделений.
8.7. После утверждения номенклатуры дел Министерства структурные
подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
8.8. Графы номенклатуры дел Министерства, его структурных
подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки
дел, содержащих распорядительную документацию.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и
т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
название структурного подразделения;
краткое содержание документов дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела (если в деле подшиты
копии) и др.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по сводной номенклатуре дел
Министерства.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
9. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела
в соответствии с номенклатурой дел. Дела в Министерстве формируются
децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Формированием занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного
хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться
документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики,
неофициальные материалы рабочих комиссий, дело не должно превышать 250
листов.
9.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в
соответствии с номенклатурой дел. При возникших сомнениях этот вопрос
согласуется с исполнителем или руководителем структурного
подразделения. Резолюция "В дело" с указанием даты проставляется
руководителем структурного подразделения.
9.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Помещаются они непосредственно за
соответствующими приказами (решениями). Если же положения, инструкции
утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в
самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
9.5. Протоколы заседаний коллегии располагаются в хронологическом
порядке по номерам; материалы к протоколам, сгруппированные в
отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела
того года, к которому они относятся по своему содержанию (например,
отчеты за 1992 год должны быть отнесены к делам 1992 года, хотя они и
составлены в 1993 году).
Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и
располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и
отчествам.
9.6. Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документомзапросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
10. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности
документов с целью отбора их на государственное хранение и
установления сроков хранения.
10.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:
при составлении номенклатур дел; при формировании дел и правильности
отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему
хранению.
10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная
комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в
структурных подразделениях Министерства с привлечением соответствующих
специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Министерства.
Функции и права центральной экспертной комиссии Министерства, а
также организация ее работы определяются положением, которое
утверждается Министром либо его заместителем.
10.4. Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к
уничтожению документов с истекшими сроками хранения производятся
старшими инспекторами, инспекторами управлений с участием специалистов
управлений - членов экспертной комиссии.
10.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения.
Отобранные дела предварительно рассматриваются начальниками
управлений и заведующим центральным архивом. Результаты этой работы
рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу.
10.6. Отбор документов к уничтожению оформляется актом
(приложение N 13). Акты рассматриваются на заседании центральной
экспертной комиссии Министерства, подписываются председателем и ее
членами и утверждаются руководством Министерства.
11. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
11.1. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по
завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
специалиста архива.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
составление внутренней описи документов дела.
11.3. На обложке каждого дела указывается наименование
Министерства и структурного подразделения, номер и название дела
(согласно номенклатуре), дата (год) образования, количество листов,
срок хранения, порядковый номер по сдаточной описи (архивный номер).
Надписи на обложках следует производить тушью или сверхстойкими
чернилами.
11. 4. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом
верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим
карандашом. Если дело разделено на тома, то в каждом томе листы имеют
отдельную нумерацию.
11.5. Внутренняя опись документов (приложение N14), находящаяся в
деле, помещается в начале дела и включает указание индексов
документов, краткого содержания, даты и номеров листов в деле.
11.6. В конце дела на отдельном листе делается заверительная
надпись, в которой указывают цифрами и прописью количество
пронумерованных в деле листов (приложение N 15).
11.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию документов в делe, листы дела нумеровать
карандашом. Заверительные надписи не составлять.
11.8. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется
соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,
в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные
сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы
отчетности и т.п.).
12. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно
составляются описи (приложение N 16). На дела временного (до 10 лет)
хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со
специальной документацией.
12.2. В каждом структурном подразделении описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно лицом, ответственным за
ведение делопроизводства, под непосредственным методическим
руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в
центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями,
служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую
готовит центральный архив и по которой он сдает дела на
государственное хранение.
12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись
под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый
за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных
подразделений устанавливается по согласованию с центральным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом
листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи
"примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
12.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех
экземплярах.
13. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
13.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив
Министерства дела хранятся по месту их формирования - в структурных
подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и
дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли
и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска
документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа.
13.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям
производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится
карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
14. СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
14.1. В центральный архив Министерства передаются дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат. Они
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.2. Передача дел в архив осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному начальником управления делами.
14.3. Дела в центральный архив доставляются сотрудниками
структурных подразделений упакованными, т.е. связанными в пачки.
14.4. Прием каждого дела производится заведующим центральным
архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом
на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее,
делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив
дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также
подписи заведующего центральным архивом Министерства и лица,
передавшего дела.
Вместе с делами в центральный архив Министерства передаются
регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки
включается в опись.
Приложение N 1
к п. 3.1.4
ЖУРНАЛ
учета ценных писем, бандеролей, посылок
_____________________________________________________________________
Дата |Почтовый N| Адрес | Краткое | На какую | Расписка
получения| письма, |отправителя|содержание| сумму | в
|бандероли,| |документа | оценено |получении
|посылки | | | |
__________|__________|___________|__________|____________|___________
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Формат А4
Приложение N 2
к п. 3.1.10
карточка входящих
документов
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА
Корреспондент _________________________________________________
________________________________________________________________________________
|Номер, | Дата | Дата |Исходящий| | Направление
N |присвоенный| поступления| отплавления|номер | Краткое | документа
пп. |документу | документа | документа |документа| содержание |
|в отделе | | | | |
_____|___________|____________|____________|_________|_____________|____________
_____|___________|____________|____________|_________|_____________|____________
_____|___________|____________|____________|_________|_____________|____________
_____|___________|____________|____________|_________|_____________|____________
Форма А5 (210х148)
Приложение 3
к п. 3.1.11
Образец журнала
регистрации
ЖУРНАЛ
регистрации документов, передаваемых
в секретариаты заместителей Министра
и в Организационно-контрольное управление
__________________________________________________________________
|Дата | | Краткое |Направление| Расписка
N |и исходящий|Корреспондент|содержание|документа |в получении
пп. |номер | | | | документа
|документа | | | |
_____|___________|_____________|__________|___________|___________
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Формат А4 (210х297)
Приложение N 4
к п. 3.1.11
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих централизованной регистрации
(Разработан на основании Приложения N 7 Единой государственной
системы делопроизводства)
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Сводки и информации, присланные для сведения.
6. Учебные планы, программы. Копии.
7. Программы совещаний, конференций и т.п.
8. Прейскуранты. Копии.
9. Нормы расхода материалов.
10. Поздравительные письма и приглашения.
11. Бухгалтерские документы.
12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
13. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
14. Формы статистической отчетности.
Документы, перечисленные в пп. 1, 4, 6, 11, 12, 14 подлежат
специальному учету в соответствующих подразделениях Министерства
(Управлении кадров, Управлении бухгалтерского учета и финансового
контроля, Отделе статистики и т.д.).
Приложение N 5
К пп. 3.1.12
3.1.10
Образец регистрационного
журнала
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ
входящей ведомственной корреспонденции
______________________________________________________________________________________
N |Входящий |Дата |Исходящий | Корреспондент|Краткое |Исполнитель|Расписка
пп.|N |поступления|N | |содержание| |в получении
|документа|в |документа | | | |документа
| |Управление | и | | | |
| | |дата | | | |
___|_________|___________|__________|______________|__________|___________|___________
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Формат А4 (210х297)
Приложение N 6
к п. 4.2
Образец заказа
на
копировально -
множительные работы
ЗАКАЗ
в копировально-множительное отделение
Управление _________________________________________
Фамилия, и.о. исполнителя___________________________
Телефон N __________________________________________
Полное наименование работы _________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Оригинал на страницах _________Тираж ___________экз.
Примечание__________________________________________
(с оборотом, без оборота, 1:1, с уменьшением)
нужное заполнить
Начальник подразделения_____________________________
(подпись)
Разрешение Организационно-контрольного
Управления на размножение___________________________
Разрешение Канцелярии на размножение________________
____________________________________________________
"___"________ 199 г.
Приложение N 7
К п. 4.4.
Образец журнала учета
размноженных документов
ЖУРНАЛ
учета размноженных документов
________________________________________________________________________________________
Порядковый|Дата |Вид |Наименование| |Дата |Дата |Расписка
номер |поступления|документа |управления | |разрешения |выдачи |в получении
заказа |заказа |и его |или |Тираж|на |тиража |выполненной
| |наименование|отдела, от | |размножение|заказчику|работы
| | |которого | | | |
| | |поступил | | | |
| | |заказ | | | |
__________|___________|____________|____________|_____|___________|_________|___________
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
__________|___________|____________|____________|_____|___________|_________|___________
__________|___________|____________|____________|_____|___________|_________|___________
__________|___________|____________|____________|_____|___________|_________|___________
Формат А3 (420х298)
Приложение N 8
к п. 5.2.
ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ
МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ
__________________________________________________________________
NN | Управление | Исполнитель| Вид | Кто | Кол-во
пп.| (отдел) | | документа| печатал| отп. листов
___|_______________|_____________|__________|________|____________
| | | | |
| | | | |
| ДАТА | | | |
| | | | |
| | | | |
Приложение N 9
к п. 7.2.
Образец сводки объема
документооборота
СВОДКА
об объеме документооборота Управления _____________
________________ за ____________199 г.
__________________________________________________________________
Входящие документы |Исходящие документы | Внутренние документы
____________________|____________________|________________________
| |поступило в |направлено
| |Управление |в другие
| | |Управления
____________________|____________________|____________|___________
Начальник Управления____________________________
Ст. инспектор, инспектор________________________
Дата
Формат А4 (210х297)
Приложение N 10
К п. 7.2
СВЕДЕНИЯ
об объеме документооборота в Министерстве юстиции
за ______________ 19 г.
______________________________________________________________________________________________________
Наименование| Входящие | Исходящие |Внутренние
управлений |__________________________________|__________________________________________|документы
и отделов |ведомственные|жалобы|сообщения| |ведомственные|жалобы, |сообщения| |
|документы | |по |ДСП|документы |направленные |по |ДСП|
| | |жалобам | | |для |жалобам | |
| | | | | |рассмотрения в| | |
| | | | | |другие | | |
| | | | | |организации | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
____________|_____________|______|_________|___|_____________|______________|_________|___|___________
Приложение N 11
к п. 7.3
Образец бланка сведений
об объеме документооборота
СВЕДЕНИЯ
об объеме документооборота и количестве выполненных
машинописных и копировально-множительных работ
в Министерстве юстиции Российской Федерации
за ______________ 199 г.
_________________________________________________________________________
Наименование|Входящие |Исходящие|Внутренние|Машинописные |Копировально -
управлений |документы|документы|документы | работы |множительные
| | | | |работы
| | | |_____________|_______________
| | | |Кол-во|Кол-во|Кол-во|Кол-во
| | | |работ |отп. |работ |листов,
| | | | |лист. | |копий
| | | | |форм. | |
| | | | |А4 | |
____________|_________|_________|__________|______|______|______|________
| | | | | | |
____________|_________|_________|__________|______|______|______|________
Всего | | | | | | |
____________|_________|_________|__________|______|______|______|________
Начальник Канцелярии______________________________
Дата______________________________________________
Приложение N 12
к п. 8.3
Образец
номенклатуры
дел
_________________________________
(наименование управления)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
УТВЕРЖДАЮ
_____________________ Начальник управления
(дата) (индекс) ___________(подпись)
на 19____г.
__________________________________________________________________
Индексы дел |Наименование|Количество |Сроки хранения| Примечание
| дел |дел (томов)|и ст. по ТП |
____________|____________|___________|______________|_____________
Ст. инспектор (инспектор) ________(подпись)
Формат А4
Приложение N 13
К п. 10.6
Образец акта
об уничтожении
документов
Министерство юстиции УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации Министр юстиции
АКТ Российской Федерации
______________(подпись)
________N __________ " "_________19 г.
(дата) (индекс)
г. Москва
О выделении к уничтожению
документов и дел
Основание: приказ Министра юстиции Российской Федерации
от _______N_________
Составлен постоянно действующей экспертной комиссией в составе
председателя комиссии - заместителя Министра юстиции Российской
Федерации____________________ и членов____________________________
_____________________ с участием _____________________________________
Комиссия, руководствуясь перечнем _______________________________
(название перечня)
______________________________________________________________________
отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение, следующие дела и документы
Министерства.
_______________________________________________________________________
NN|Годы |Заголовки, документов|Пояснено|Количество |Номера статей
пп|документов|и дел, индексы дел по| |документов | по перечню
|и дел |номенклатуре, описи | |и дел |
| | | |(томов) |
__|__________|_____________________|________|___________|______________
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6
__|__________|_____________________|________|___________|______________
Всего дел______________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель __________________________________
Члены комиссии ________________________________
__________________________________________________________________
(расшифровка прописей)
Документы измельчены и сданы для уничтожения конторе по заготовке
вторичного сырья по приемно-сдаточной накладной от _____ N __________.
Начальник Канцелярии __________________________________________
(расшифровка подписи)
Приложение N 14
К п. 11.5
Образец внутренней
описи документов
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов, находящихся в деле N _____________
__________________________________________________________________
NN | Наименование и краткое | Дата | Индекс | Номера
пп. | содержание документа | | документа | листов
| | | |
_____|________________________|__________|____________|___________
| | | |
| | | |
| | | |
Должность _________________ (подпись)
" "_________19 г.
Формат А4
Приложение N 15
К п. 11.6
Образец заверительного
листа к описи дел
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ
к описи дел постоянного хранения
В данной описи пронумеровано ___________________________ листов
(цифрами и прописью)
Листов оглавления _____________________________________________
(цифрами)
В опись внесено ___________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
__________________________годы
Подпись _______________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия ответственного
за делопроизводство)
Дата Формат А5
Приложение N 16
К п. 12.1
Образец описи
дел постоянного
хранения документов
Министерство юстиции Российской Федерации
____________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Фонд N ________
ОПИСЬ N _______
номер _________ дата_________
Для постоянного хранения
за 19 год
________________________________________________________________
N |Индексы дел |Заголовки дел | Дата |Количество |Примечание
пп. | | | |листов |
____|____________|_______________|______|___________|___________
В данный раздел включено ______________________ дел
(цифрами)
с N ___________________ по N ____________________
Ст. инспектор (инспектор) _____________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Итоговую запись к разделу описи за ______ год заверяю:
Начальник управления ______________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивом ______________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение N 17
(Введено приказом Министерства юстиции РФ от 30 июля 1999 г.
N 19-01-127-96)
ЗАЯВКА N ______________________________________________________
на передачу служебной информации
по каналам факсимильной связи
Управление, отдел _____________________________________________
Исполнитель, тел. _____________________________________________
Наименование передаваемой
информации (полностью) ________________________________________
_______________________________________________________________
Прошу передать служебную информацию ___________________________
_______________________________________________________________
(кому, куда)
_______________________________________________________________
(код,телефон)
Объем передаваемого сообщения _______________ листов.
Руководитель подразделения ____________________________________
(фамилия, подпись, дата)
Разрешение Управления делами __________________________________
"_______" _______________199 ____ г.
Приложение N 18
Журнал учета
отправляемой служебной информации
по каналам факсимильной связи
(Введено приказом Министерства юстиции РФ от 30 июля 1999 г.
N 19-01-127-96)
----------------------------------------------------------------------------------------------
N | Наименование | Адрес | Кол-во | Дата и | Отправлено | Подтверждение
п/п | структурного | получателя,| листов | время |---------------| о принятии
| подразделения| код, | | поступления | дата Ф.И.О.| информации
| Ф.И.О. и | телефон, | | материала | и |
| телефон | город | | | время |
| исполнителя | | | | |
-----|---------------|-------------|---------|--------------|---------------|-----------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
----------------------------------------------------------------------------------------------
Продолжение таблицы
Приложение N 19
Журнал учета
принятых факсограмм
(Введено приказом Министерства юстиции РФ от 30 июля 1999 г.
N 19-01-127-96)
--------------------------------------------------------------------------------
N | Адрес | Принято | Направлено
п/п | корреспондента,| ------------------------|-------------------------------
| его фамилия, | дата и | кол-во | Ф.И.О.| наименование | дата и время
| имя, отчество, | время | листов | | структурного | получения
| N телефона | (час., | | | подразделения,|
| | мин.) | | | (дата, Ф.И.О.,|
| | | | | расписка |
| | | | | получателя) |
-----|----------------|--------|--------|-------|----------------|--------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
--------------------------------------------------------------------------------
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Подготовка и оформление документов
3. Прием, регистрация и направление
поступающей корреспонденции
4. Копирование документов
5. Печатание документов
6. Организация контроля за прохождением
и исполнением документов
7. Учет объема документооборота
8. Составление номенклатур дел
9. Формирование дел
10. Экспертиза ценности документов
11. Оформление дел
12. Составление описей дел
13. Оперативное хранение документов и дел
14. Сдача дел в архив
Приложения |