О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЕ
"ОБ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РФ
9 июля 1999 г.
N 7/44-III
(НЦПИ)
В целях совершенствования работы по комплектованию, обеспечению
сохранности, учету и использованию архивного фонда документов,
созданных в результате деятельности Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской
Федерации постановляет:
1. Внести в Положение об Архиве Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, утвержденное постановлением Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации от 24 апреля 1997 года N
125/931-11, изменения и дополнения, изложив его в новой редакции
(прилагается).
2. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
Председатель
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А. ВЕШНЯКОВ
Секретарь
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
О.К. ЗАСТРОЖНАЯ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
от 9 июля 1999 года N 7/44-III
ПОЛОЖЕНИЕ
О Центральном архиве Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Документы Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации (далее - Комиссия), Федерального центра информатизации при
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ФЦИ)
и Российского центра обучения избирательным технологиям при
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее -
РЦОИТ), включая избирательную, управленческую, техническую,
машиночитаемую и другую документацию, которые имеют историческое,
культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской
Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному
хранению в Государственном архиве Российской Федерации (далее - ГА
РФ).
До передачи на хранение в ГА РФ эти документы в соответствии с
Положением об Архивном фонде Российской Федерации хранятся в течение
15 лет в Центральном архиве Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации (далее - Архив).
1.2. Комиссия, ФЦИ и РЦОИТ обеспечивают сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе их
деятельности, а также своевременную передачу этих документов в ГА РФ
на хранение в соответствии с правилами, установленными Росархивом.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, производятся силами и за счет средств Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ.
1.3. Для хранения документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов
практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к
передаче на хранение в ГА РФ Комиссия создает Архив и обеспечивает его
необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив является структурным подразделением Управления
документационного обеспечения Аппарата Комиссии (далее - Управление).
1.5. В своей работе Архив руководствуется федеральным
законодательством, Основами законодательства Российской Федерации об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном
фонде Российской Федерации, Регламентом Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, постановлениями Комиссии,
распоряжениями ее Председателя, нормативно-методическими документами
Росархива и ГА РФ, Инструкцией по делопроизводству в Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, типовыми и ведомственными
перечнями документов с указанием сроков их хранения, положением об
Управлении, а также настоящим Положением.
1.6. Положение об Архиве после согласования с Росархивом
утверждается постановлением Комиссии.
1.7. Архив работает по планам, утверждаемым начальником
Управления, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Методическое руководство и контроль за деятельностью Архива
осуществляет в пределах своей компетенции ГА РФ.
2. Состав документов Архива
Архив хранит следующие документы.
2.1. Документы, связанные с подготовкой и проведением референдума
Российской Федерации, выборов Президента Российской Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации.
2.2. Законченные делопроизводством Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ
документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение.
2.3. Документы по личному составу членов Комиссии, работников
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.4. Документы временного (5 лет и более) срока хранения,
необходимые в практической работе Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.5. Документы постоянного хранения и по личному составу
организаций при Комиссии, которые были ликвидированы.
2.6. Личные фонды членов Комиссии, работников Аппарата Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ, поступившие в Архив.
2.7. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда
Российской Федерации, электронные и другие копии документов,
необходимые для практической работы Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.8. Научно-справочный аппарат к документам Архива (описи,
картотеки, каталоги, указатели, исторические справки и др.), а также
соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия
дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.9. Служебные ведомственные издания Комиссии, дополняющие
документы Архива.
3. Задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива является следующее:
3.1.1. Комплектование архивного фонда документами, перечисленными
в разделе 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, научное описание
документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к
ним, использование документов, хранящихся в Архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов
государственной части Архивного фонда Российской Федерации в ГА РФ на
государственное хранение с соблюдением правил, установленных
Росархивом.
3.1.4. Методическое руководство работой ответственных за
делопроизводство, осуществляющих хранение документов в подразделениях
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3.1.5. Внедрение в практику новых архивных технологий с
применением средств электронно-вычислительной техники.
3.1.6. Подготовка проектов нормативных и методических документов
по организации делопроизводства в части, касающейся деятельности
Архива.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив
осуществляет следующие функции.
3.2.1. Участвует совместно с отделом прохождения документации
Управления в подготовке Сводной номенклатуры дел Комиссии.
3.2.2. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ и согласовывает с ГА РФ графики
представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА
РФ и передачи документов государственной части Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Оказывает структурным подразделениям Аппарата Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ методическую и практическую помощь в работе с документами
текущего делопроизводства, подлежащими сдаче в Архив, контролирует
правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве.
3.2.4. В соответствии с графиком, утвержденным Руководителем
Аппарата Комиссии, принимает от структурных подразделений Аппарата
Комиссии, от ФЦИ и РЦОИТ документы, обработанные в соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству в Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, не позднее чем через 2
года после завершения их делопроизводством.
3.2.5. Принимает документы личных фондов членов Комиссии и
работников ее Аппарата.
3.2.6. Осуществляет учет хранящихся в Архиве фондов, дел и
документов (в том числе сводный учет по Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ),
совершенствует его формы и методы, обеспечивает полную сохранность дел
и документов, не реже одного раза в 5 лет организует проверку наличия
и состояния дел в Архиве.
3.2.7. Выявляет особо ценные дела и документы, осуществляет их
учет.
3.2.8. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда
копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.9. Составляет и передает не позднее чем через 4 года после
завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел
постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение
постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК) и
Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ).
3.2.10. Осуществляет систематизацию документов Архива и их
научное описание,
3.2.11. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный
аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его
преемственную связь с научно-справочным аппаратом ГА РФ.
3.2.12. Организует использование документов:
информирует Комиссию, работников ее Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ о
составе и содержании документов Архива, готовит по поручению
руководства Комиссии информационно-аналитические записки и справки по
документам Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования;
рассматривает запросы организаций и заявления граждан, в
установленном порядке выдает копии документов и архивные справки,
консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения
документов, необходимых для наведения архивных справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;
участвует в публикации документов Архива.
3.2.13. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
Архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК описи дел, подлежащих
хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с
истечением сроков их хранения, участвует в работе ЦЭК.
3.2.14. Готовит заключения на документы, представленные на
рассмотрение ЦЭК и ЭПК ГА РФ.
3.2.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников Архива, соответствующих работников структурных
подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3.2.16. В установленном порядке представляет в ГА РФ сведения о
составе и объеме документов.
3.2.17. Подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в ГА РФ документы государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов.
4. Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. Вносить в установленном порядке предложения по
совершенствованию организации хранения, учета и использования архивных
документов.
4.2. Участвовать в контроле за выполнением установленных
Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации правил работы с документами в структурных
подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, требовать соблюдения
этих правил при формировании дел в текущем делопроизводстве и при
подготовке их к сдаче в Архив.
4.3 По согласованию с начальником Управления запрашивать и
получать от структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ
документы, необходимые для выполнения Архивом поручений руководства
Комиссии в пределах компетенции Архива.
4.4. По решению начальника Управления, согласованному с
Председателем Комиссии, запрашивать и получать из государственных и
ведомственных архивов копии архивных документов, справки и другие
материалы, необходимые для работы Комиссии.
4.5. Участвовать в разработке проектов планов, программ, иных
нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и
архивного дела, вносимых в установленном порядке на рассмотрение
Комиссии.
4.6. Привлекать в установленном порядке для консультаций по
вопросам деятельности Архива ученых и специалистов
научно-исследовательских и других организаций, в том числе на
договорной основе.
4.7. Пользоваться базами данных Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
5. Ответственность
5.1. Члены Комиссии, работники Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ и
другие пользователи несут ответственность за утрату и порчу документов
государственной части Архивного фонда Российской Федерации, полученных
ими в Архиве, в соответствии с действующим законодательством и
должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
Советник, возглавляющий Архив, несет ответственность за
выполнение возложенных задач, за утрату и порчу документов,
находящихся в Архиве, в соответствии с действующим законодательством и
должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель
Руководителя Федеральной
Архивной службы России
В.А. ЕРЕМЧЕНКО
6 июля 1999 года |