Страницы: 1 2
"Оперативно", - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
В случаях невозможности исполнения поручения к установленному
сроку в Аппарат Министра представляется письмо в адрес Правительства
Российской Федерации с просьбой о продлении не позднее, чем за пять
дней до окончания срока исполнения (в исключительных случаях
допускается устное согласование изменения срока с обязательным
предоставлением рапорта на имя начальника Аппарата Министра с
указанием сотрудника Аппарата Правительства, давшего согласие на
продление срока, и его номера телефона).
По обращениям Министерства иностранных дел Российской Федерации
срок исполнения устанавливается в пятнадцать дней, если он не указан в
обращении, а по запросам, требующим межведомственного согласования, -
не более тридцати дней. При наличии грифа "Срочно" - не более пяти
рабочих дней, грифа "Вне очереди" - не более трех рабочих дней.
45.1. Срок исполнения документов (поручений) исчисляется в
календарных днях (за исключением срочных обращений МИД России):
по поручениям Президента Российской Федерации - с даты его
подписания;
по поручениям Президента Российской Федерации, содержащим
указания "Срочно" или "Оперативно", - с даты их поступления в МВД
России;
по поручениям, содержащимся в указах и распоряжениях Президента
Российской Федерации, - с даты их вступления в силу (если не
установлен особый срок);
по протоколам заседаний Правительства Российской Федерации - с
даты подписания протокола;
по поручениям руководителей высших органов государственной
власти, по обращениям министерств, ведомств и других организаций - с
даты их поступления в МВД России;
46. Еженедельно контрольной группой общего отдела готовятся
сведения о ходе исполнения поручений, взятых на контроль, которые
докладываются руководству Аппарата Министра, при необходимости -
руководству Министерства.
Информация о ходе исполнения документов с поручениями Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации
представляется руководству Министерства ежеквартально.
47. Организация работы по контролю за своевременным и
качественным исполнением документов в подразделении Министерства
возлагается на начальника секретариата (его заместителя).
47.1. Работник, которому поручено осуществлять контроль и
проверку исполнения поручений, обязан:
установить в соответствующем подразделении Министерства (с
соисполнителем) контакт с начальником секретариата и конкретным
исполнителем;
располагать оперативной информацией о ходе выполнения поручения,
принимать соответствующие меры к обеспечению своевременного
представления подразделением Министерства (соисполнителем) материалов
на доклад;
в случаях невозможности исполнения поручения к установленному
сроку затребовать представления от подразделения Министерства -
исполнителя мотивированного рапорта о продлении срока не позднее, чем
за пять дней до истечения срока исполнения. Документы, по которым срок
исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в
срок.
48. Персональную ответственность за своевременное и качественное
исполнение документов по поручениям руководства Министерства несут
руководители соответствующих подразделений Министерства.
48.1. Ответственным за исполнением документа является
руководитель подразделения Министерства, указанного в резолюции. Если
исполнение документа поручено нескольким подразделениям Министерства и
не обозначено, на кого возложен созыв, то ответственным за организацию
исполнения является руководитель подразделения Министерства,
указанного в резолюции первым. Все остальные подразделения
Министерства также ответственны за своевременность и качество
исполнения документа. Они обязаны участвовать в проработке вопроса,
предоставлять в установленный срок необходимые материалы (проекты
документов, справки, сведения и т.д.).
49. Необходимость размножения документов, по которым даны
поручения (за исключением секретных), а также количество копий,
определяются лицом, организующим исполнение. Размноженные экземпляры
документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника,
удостоверяются печатью (порядок размножения документов определен
главой X настоящей Инструкции).
49.1. С документа, требующего срочного исполнения, копии для
одновременной рассылки исполнителям могут быть сняты по решению
начальника Аппарата Министра. Подлинник документа с отметкой о
рассылке копий в таких случаях направляется лицу, ответственному за
организацию исполнения.
50. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в
учреждения и организации, а также в подразделения Министерств, ведется
непосредственными исполнителями.
51. На документ, исполнение которого поставлено на контроль,
заполняется контрольная карточка в двух экземплярах (приложение 17).
На левом поле первого листа взятого на контроль документа ставится
штамп "Контроль", "Особый контроль".
Подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром
контрольной карточки направляется для исполнения в соответствующее
подразделение Министерства.
52. Если документ поступил в Министерство с задержкой и сроки
исполнения поручений истекли или явно недостаточны, то руководство
Аппарата Министра обеспечивает согласование с контрольными
подразделениями аппаратов Президента и Правительства Российской
Федерации об изменении сроков исполнения документов.
53. Срок исполнения документов устанавливается соответствующим
руководителем. При наличии в резолюции слова "Срочно" срок исполнения
устанавливается не более трех суток, "В кратчайшие сроки" или
"Оперативно" - до десяти дней. При отсутствии в резолюции даты
исполнения (доклада) документ исполняется в срок, указанный
непосредственно в нем. В иных случаях документ должен быть исполнен не
позднее чем в месячный срок.
Проект нормативного правового акта рассматривается, как правило,
в течение 15 дней со дня поступления проекта. В случае необходимости
срок рассмотрения может быть увеличен по решению первого заместителя
Министра или начальника ГУПРиВС МВД России, однако он не должен
превышать одного месяца со дня поступления проекта.
53.1. В случаях, когда срок исполнения документа истекает в
нерабочий день, окончанием срока исполнения считается следующий за ним
рабочий день.
53.2. Изменить срок исполнения документа (поручения) при наличии
объективных обстоятельств, а также снять с контроля исполненный
документ может лишь руководитель, который дал это поручение, или лицо,
его замещающее.
53.3. Изменение срока фиксируется. В связи с этим на контрольной
карточке проставляется новый срок (дата), который заверяется подписью
лица, продлившего срок исполнения.
53.4. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его
имеет право вышестоящая организация (соответствующее должностное
лицо), организация - автор документа.
54. Документ считается исполненным и снимается с контроля при
выполнении поручения, решении всех вопросов, когда об исполнении
доложено руководству Министерства и дан ответ корреспонденту (или
автору обращения).
54.1. Результаты исполнения могут быть представлены либо в виде
письменного ответа, либо докладной записки, о чем делается отметка на
самом документе.
54.2. Если об исполнении документа доложено руководству
Министерства в устной форме, в контрольной карточке делается
соответствующая запись за подписью руководителя подразделения
Министерства.
55. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая
хранится в течение пяти лет, а затем уничтожается в установленном
порядке *.
----------------------
* Приказ МВД России от 19 ноября 1996 г. N 615.
VIII. Систематизация документов (табель документов
подразделения Министерства), формирование и оформление дел.
Подготовка документов к архивному хранению
56. Систематизация документов заключается в установлении
единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих
осуществление однотипных управленческих задач и функций.
57. Систематизация документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов, типизации их форм, повышения
качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения
информационной совместимости различных систем документации по
одноименным и смежным функциям управления, более эффективного
использования вычислительной техники.
Особенности систематизации нормативных правовых актов
соответствуют Классификатору систематизированной картотеки нормативных
правовых актов в системе МВД России*.
----------------
* Приказ МВД России от 3 октября 1997 г. N 642.
58. Применение табеля и альбома форм документов
58.1. В целях сокращения количества применяемых форм документов в
подразделении Министерства разрабатывается табель документов.
58.2. Табель документов - это перечень форм документов
подразделения Министерства, необходимых и достаточных для реализации
его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с
точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка
прохождения.
58.2.1. В табель включаются документы как традиционные, так и
создаваемые средствами вычислительной техники.
58.2.2. Для разработки табеля форм документов, применяемых в
подразделении Министерства, создается рабочая группа, включающая
работников - специалистов по основным направлениям деятельности
подразделения Министерства.
58.2.3. Разработка и заполнение табеля форм документов проводятся
в два этапа. На первом выявляются условия, определяющие процессы
документирования и полный перечень применяемых документов, что
достигается путем изучения юридических оснований документирования
(документов, регламентирующих вопросы работы с документами,
нормативных правовых актов МВД России).
58.2.4. По результатам первого этапа работы в каждом структурном
подразделении Министерства составляется список создаваемых
управленческих документов.
58.2.5. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и
прохождения выявленного комплекса документации.
58.2.6. Табель оформляется в табличной форме на листах формата А3
(приложение 18 к настоящей Инструкции).
58.2.7. После заполнения табель подписывается начальником
секретариата и утверждается руководителем подразделения Министерства.
Копии (выписки) соответствующих разделов табеля выдаются в структурные
подразделения.
Запрещается создавать документы, не указанные в табеле.
58.2.8. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются
секретариатом. Внесение новых форм документов в табель производится в
установленном порядке руководителем подразделения Министерства.
58.2.9. При необходимости на основе табеля документов создается
альбом форм документов подразделения Министерства, включающий в себя
формы наиболее часто создаваемых документов.
58.2.10. В альбом включаются только формы документов, прошедшие
унификацию, то есть в которых проведено разделение постоянной и
переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к
трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение
реквизитов.
58.2.11. Для удобства применения в альбоме формы документов могут
группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям
деятельности подразделения или видам документов.
58.3. Применение альбома форм документов обязательно при
использовании в подразделении Министерства автоматизированной системы
подготовки документов, т.е. оперативного создания документов на основе
заранее введенных в память ПЭВМ образцов.
59. Составление номенклатур дел, формирование и оформление дел.
59.1. В целях правильного формирования дел, систематизированного
хранения документов и оперативного их поиска составляется номенклатура
дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел,
заводимых в подразделении Министерства с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является
классификационным справочником и используется при построении
информационно-поисковой системы и является основным учетным документом
дел текущего года.
59.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава,
содержания и количества документов, образующихся в процессе
деятельности подразделения Министерства.
59.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положением о подразделении Министерства, положениями о его структурных
подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами
дел за прошлые годы.
59.4. Номенклатура на очередной год составляется секретариатом -
совместно с руководителями других структурных подразделений,
подписывается начальником секретариата, согласовывается с Центром
архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ
МВД России*, после чего утверждается руководителем подразделения
Министерства и вводится в действие с 1 января.
--------------------
* ГКВВ МВД России - номенклатура дел согласовывается с
Центральным архивом ВВ МВД России.
59.5. Заверенная копия утвержденной номенклатуры передается в
Центр архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий
ГИЦ МВД России для контроля за полнотой сдачи дел на хранение. В
структурные подразделения выдаются выписки из соответствующих разделов
номенклатуры для использования в работе.
59.6. Номенклатура дел учитывается по журналу учета исходящих
документов и хранится в течение года в секретариате у лица,
ответственного за ее ведение, а после годовой проверки наличия
документов подшивается в отдельное дело с номенклатурами.
59.7. В каждом подразделении Министерства составляется сводная
номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных)
подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в
зависимости от объема документов и места дислокации допускается
составление отдельных номенклатур дел.
59.8. Составляется единая номенклатура особой важности,
совершенно секретных, секретных и несекретных дел.
59.9. В номенклатуре указываются наименования разделов и
заголовки дел. Разделами номенклатуры являются структурные
подразделения и (или) функции (направления деятельности) подразделения
Министерства.
В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по
степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.
59.10. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для
группировки документов, отражающие все документируемые участки работы
и вопросы деятельности подразделения Министерства. Незаконченные
производством дела являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру
дел каждого последующего года с тем же индексом.
59.11. Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо
отдельные планы, дела оперативного учета и дела наблюдательного
характера.
59.12. Заголовок номенклатурного дела должен четко и в обобщенной
форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не
допускается употребления в заголовке дела неконкретных формулировок
("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и
сложных синтаксических оборотов.
59.13. Заголовок номенклатурного дела состоит из элементов,
располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела или разновидности документов;
название подразделения Министерства или его структурного
подразделения (автора документа);
название подразделения (организации), которому будут адресованы
или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент
документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов
дела. Секретные сведения в заголовки дел не включаются.
59.14. В заголовках номенклатурных дел, содержащих документы по
одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы",
а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин
"документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения
к какому-либо документу.
59.15. В заголовках номенклатурных дел, предназначенных для
группировки документов одной разновидности, указывается эта
разновидность документов во множественном числе.
59.16. Название подразделения Министерства (организации) в
качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее
видовое название.
59.17. В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее
видов название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит
переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается
конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
59.18. В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или
отчетную документацию, указывается период на (за) который составлены
планы (отчеты).
59.19. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
59.20. Номенклатурные дела формируются в подразделениях
Министерства при централизованном ведении делопроизводства -
секретариатом; при децентрализованном - как структурными
подразделениями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства),
так и секретариатами.
59.21. При формировании номенклатурных дел необходимо соблюдать
следующие основные требования:
документы постоянного и временного сроков хранения группируются в
отдельные дела;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
в делах оформляются описи документов;
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов и ведомственных
нормативных правовых актов;
в дело группируются документы одного календарного года
(исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие
сроком исполнения на последующий год);
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более
40 мм.
59.22. Несекретные документы могут подшиваться с совершенно
секретными и секретными, если они соответствуют наименованию
номенклатурного дела.
59.23. При приеме документов проверяется наличие подписей, дат,
номеров, заверительных подписей, фамилий исполнителей, отметок об
исполнении, рассылке, направлении документов в конкретное
номенклатурное дело, а также соответствие грифа ограничения доступа
документов грифу дела.
59.24. Распорядительные документы группируются в номенклатурные
дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.
Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к
которому они относятся, независимо от даты их составления или
поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого
года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего
года.
Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела
за период календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием
индекса дела предыдущего года.
Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера
формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.
59.25. Номенклатурные дела заводятся только по мере поступления
на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам,
ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре
с указанием даты.
59.26. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел,
должна соответствовать дате первого документа, поступившего на
подшивку, а дата окончания - дате последнего документа.
59.27. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по
мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что
подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за
ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.
59.28. По законченным делам (томам) в номенклатуре дел
исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делаются
записи с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в нем
и других необходимых данных.
59.29. Если в течение года в подразделении Министерства заводятся
новые дела, они вносятся в номенклатуру дел за дополнительными
номерами. Разрешается предусматривать в номенклатуре или ее разделах
резервные номера дел (без указания наименования).
59.30. По окончании календарного года секретариатом подразделения
Министерства в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о
количеств заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного
хранения, и дел, переходящих на следующий год. Каждый том считается
самостоятельной учетной единицей. Начальник секретариата заверяет эту
запись и сообщает итоговые данные в Центр архивной информации и
реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ МВД России.
59.31. Оформление номенклатурных дел и подготовка их к архивному
хранению осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по
архивной работе в органах внутренних дел, утвержденной соответствующим
нормативным правовым актом *.
-----------------
* В ГКВВ МВД России в соответствии с требованиями Наставления по
архивному делу во внутренних войсках МВД России, утвержденного
приказом МВД России N 345-95 г.
IX. Изготовление, использование и хранение бланков
документов, печатей и штампов
60. Изготовление, использование и хранение бланков.
60.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются
полиграфической продукцией.
-------------------------
* Далее - "гербовые бланки".
60.2. Контроль за использованием гербовых бланков возлагается на
секретариаты подразделений Министерства.
60.3. Гербовые бланки изготавливаются типографией МВД России по
заявкам подразделений Министерства.
60.4. Гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках
проставляются порядковые номера. Учет ведется в учетно-регистрационной
форме (карточке, журнале), отдельно от остальных учетов.
60.5. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических
шкафах (сейфах).
60.6. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или
бумаге светлых тонов.
60.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков
осуществляется по итогам года комиссией, назначаемой приказом
руководителя подразделения Министерства. В случаях обнаружения
нарушений при работке с гербовыми бланками комиссия проводит служебную
проверку, результаты которой оформляются актом и сообщаются в Аппарат
Министра.
60.8. Бланки с изображением геральдического знака - эмблемы МВД
России изготавливаются типографским способом или с помощью средств
вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного
документа.
60.9. Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел
Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел
Российской Федерации представляет собой изображение увенчанного одной
большой и двумя малыми коронами золотого (серебряного) двуглавого орла
с распростертыми крыльями, держащего в правой лапе скипетр, а в левой
- державу. На груди орла расположен круглый щит с изображением на фоне
цветов Государственного флага Российской Федерации пешего воина,
поражающего копьем дракона. Щит наложен на скрещенные мечи золотистого
цвета и окаймлен лавровыми ветвями серебристого цвета, если орел имеет
золотистый цвет, и на скрещенные мечи серебристого цвета и лавровые
ветви золотистого цвета, если орел имеет серебристый цвет.
Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской
Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской
Федерации может выполняться в черно-белом изображении.
61. Изготовление и использование печатей и штампов.
61.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в подразделениях Министерства
используются гербовые и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и
исполнении документов, других отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
61.2. Печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности (приложение 19 к настоящей Инструкции). Простые круглые
мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся
на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте.
При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица,
подписавшего документ.
При убытии лица, ответственного за хранение печати с изображением
Государственного герба Российской Федерации, в отпуск или служебную
командировку печать передается по акту.
61.3. Образцы печатей и штампов, заказываемые подразделениями
Министерства, согласовываются с Аппаратом Министра, утверждаются
руководителем соответствующего подразделения Министерства.
61.4. В подразделениях Министерства печати и штампы должны
учитываться в специальном журнале, выдаваться сотрудникам, работникам
под расписку и храниться в несгораемых металлических шкафах или
сейфах.
На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка "Для
служебного пользования", их листы нумеруются, прошиваются и
опечатываются.
61.5. Контроль за правильностью хранения и использования печатей
и штампов в подразделениях Министерства осуществляет Аппарат Министра.
61.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и
штампы уничтожаются, о чем составляется акт. В журналах учета
проставляются соответствующие отметки. Аппарат Министра
незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.
61.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на
руководителей подразделений Министерства.
При их смене печати и штампы передаются по акту.
X. Техническое обеспечение работы с документами
Печатание документов.
62. Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а
также непосредственно в подразделениях Министерства с использованием
программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники
при соблюдении требований настоящей Инструкции.
62.1. В машинописных бюро печатаются документы только служебного
характера.
62.2. Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке,
секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на корешках
спецблокнота или во внутренней описи документов, находящихся у
исполнителя.
62.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки,
сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне
листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием
контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не
принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики
с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные
карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует
обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, наименование учреждений и организаций, иностранных слов и
географических названий, применять только общепринятые сокращения
слов.
62.4. Печатание документа в машинописном бюро производится на
соответствующих бланках или стандартных листах бумаги. Документы на
бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2
межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
62.5. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра
отпечатанного документа внизу слева проставляется количество
экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 - в адрес, 2 - в АМ, 2
- в дело, сокращенное наименование подразделения Министерства),
фамилия исполнителя, номер его телефона, фамилия машинистки, дата,
когда был отпечатан документ.
62.6. Отпечатанный для служебного пользования документ и черновой
материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем
под расписку в журнале передается в секретариат для контроля за
дальнейшим движением подготовленного документа.
62.7. Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро
выдаются исполнителю без расписки.
62.8. Считка и вычитка отпечатанных документов производятся
исполнителем.
Копирование (тиражирование) документов.
63. Копировально-множительные работы осуществляются
централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду
установленной формы (приложение 20). Копирование (тиражирование)
небольших по объему документов может производиться непосредственно в
подразделениях Министерства, имеющих множительную технику.
63.1. Наряд типографию подписывается руководителем подразделения
Министерства, а в Аппарат Министра - начальником (заместителем
начальника) организационно-режимного отдела. Наряд на множительный
участок подписывается в Аппарате Министра - начальниками
(заместителями начальников) отделов.
В подразделениях Министерства наряды на снятие копий и
множительные работы подписывает начальник секретариата (заместитель
начальника секретариата), который проверяет правильность оформления
документов, разверсток на рассылку, наличие разрешения руководства
подразделения Министерства на размножение.
63.2. На множительные участки сдаются только служебные документы,
как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописных
текстов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы
должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным
цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.
63.3. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и
выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником)
документа. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. О
выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.
Учет выполнения работ ведется на основании заказов.
63.4. Копирование секретных документов производится в порядке,
установленном соответствующей Инструкцией.
Стенографирование.
64. Документы служебного характера могут быть подготовлены с
помощью стенографирования.
64.1. Стенографирование, независимо от степени секретности
текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в
журнале учета рабочих тетрадей, в самостоятельном разделе.
64.2. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год,
после чего уничтожаются в установленном порядке.
64.3. При расшифровке и печатании стенографических записей
стенографистка руководствуется правилами, установленными для
выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка
напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов,
пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц
и другой информации по телефону.
Прием и оперативная передача текстов документов
по официальным каналам связи, организация их учета.
65. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста,
передается устно по каналам телефонной связи и записывается
(печатается) получателем.
65.1. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи
отправляемой телефонограммы; исходящим регистрационным номером
отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством
лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего
телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной
телефонограммы.
65.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного
решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения,
передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на
совещания, заседания и т.д.).
65.3. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и
подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
65.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней
должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и
номера телефонов, по которым она должна быть передана.
65.5. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. В тексте
следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
65.6. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
65.7. Рекомендуется применять специальные бланки для
телефонограмм (приложение 21 к настоящей Инструкции). Если бланки
отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал по форме:
должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего
телефонограмму;
номер телефона;
должность инициалы, фамилия сотрудника, принявшего
телефонограмму;
номер телефона;
дата, номер телефонограммы;
время передачи;
текст телефонограммы;
должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается
телефонограмма.
65.8. Принимаемая (поступающая телефонограмма может быть сначала
застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а
затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи
повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Документы, отправляемые телефаксом
66. Телефаксная (факсная, фототелеграфная) связь является одним
из видов электросвязи (в основном с применением телефонных каналов),
передающая информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики,
рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) при помощи факсимильной
аппаратуры.
66.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов
подразделениям Министерства (от подразделений Министерства),
организациям (от организаций) и устанавливаются в секретариатах
подразделений Министерства, дежурных частях или приемных руководителей
подразделений.
66.2. Требования к составлению и оформлению сообщений, полученных
по телефаксной связи, определяются видом отправленного документа -
подлинника (письма, договора, протокола), отправляющего адресату.
66.3. К передаче по телефаксной связи запрещены документы с
пометкой "Для служебного пользования" и выше.
66.4. Все, что подлежит передаче по телефаксной связи (текст,
фотография, чертеж и т.п.), должно быть написано или изображено только
в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры, решение о
передаче текста принимает руководитель, подписавший документ.
66.5. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким,
контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими)
чернилами, шариковой ручкой, тушью.
66.6. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и
контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
66.7. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным
содержанием (фото и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии.
Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.
66.8. Запрещена отправка документов, написанных с использованием
красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на
красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой
контрастности или с недостаточной четкостью.
66.9. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в
журналах установленной формы (приложение 22 к настоящей Инструкции).
66.10. На оригинале переданной или принятой факсограммы
проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование
корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и
номер его факса, эти записи заверяются подписью исполнителя.
Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю
подразделения (его заместителю) и передается с резолюцией руководителя
(его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в
соответствующем журнале.
66.11. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются
исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок
хранения один год.
Электронные сообщения (письма)
67. Электронные сообщения (письма) представляют собой документы,
передаваемые с помощью электронной почты (системы связи между ЭВМ).
Электронная почта позволяет осуществлять обмен данными между ЭВМ,
анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
67.1. Электронная почта используется как для пересылки сообщений
между адресатами внутри одного подразделения Министерства, так и для
передачи сообщений между различными подразделениями Министерства,
имеющими соответствующие аппаратные и программные средства *.
----------------------------
* Приказы МВД России от 26 мая 1997 г. N 311 и от 14 сентября
1998 г. N 567.
67.2. Каждому абоненту в электронной почте выделяется
индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому
присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями
осуществляется через эти почтовые ящики.
67.3. Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и
предназначения, система электронной почты хранит в различных "папках",
подразделяющихся на личные и общие, составляющие архив системы, что
позволяет отделить полученные письма от отправленных, отдельно хранить
неоконченные письма и копии удаленных, защитить частную информацию,
поскольку личные папки одного пользователя должны быть недоступны для
других пользователей системы электронной почты.
67.4. В число личных папок любого пользователя входят специальные
папки, которые создаются автоматически при регистрации. В специальные
папки автоматически помещаются пришедшие и составленные письма,
отправленные и удаленные, письма-шаблоны (типовые формы), используемые
при создании новых писем.
67.5. К общим папкам имеют доступ все пользователи системы
электронной почты одного компьютера или локальной сети.
67.6. Предусмотрены следующие операции с письмами: поиск писем,
включающих заданное выражение, копирование и перенос писем из одной
папки в другую, отбор писем по заданному критерию.
67.7. При отправке письма указываются: адреса или адрес
получателей; заголовок письма.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного
почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем
пользователя) и домена, который описывает место (адрес или локальную
систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются
знаком "@", например:
- alecs@munic.msk.ru - имя@домен.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
Последний поддомен - это код страны из двух букв (в RelCom это
обычно "su" - Советский Союз, действительное в настоящее время для
России), предпоследний обозначает город (msk - Москва) или организацию
внутри страны и т.д.
67.8. Электронное сообщение включает служебный заголовок и текст
сообщения. Служебный заголовок содержит несколько полей, которые
задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой:
отметка о прохождении через компьютер;
дата и время отправления электронного сообщения;
имя отправителя и обратный электронный адрес;
внутренний идентификатор сообщения, индекс, который используется
для ссылок на сообщение;
электронный адрес получателя;
тема сообщения указывается автором электронного сообщения.
67.9. В соответствии с Федеральным законом от 20 февраля 1995
года "Об информации, информатизации и защите информации" (Собрание
законодательства Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. N 8,
ст.609) юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и
передаваемых с помощью автоматизированных информационных и
телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой
подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при
наличии в указанных системах программно-технических средств,
обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного
режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной
цифровой подписи осуществляется на основе лицензии.
68. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом их передачи, приема и
доставки, передается по телеграфным каналам связи с помощью
специальной аппаратуры в виде буквенно-цифрового текста.
68.1. Отправителями телеграфной корреспонденции являются
должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным
вопросам.
68.2. Телеграммы используются для оперативного решения служебных
вопросов и подписываются руководителями подразделений Министерства.
Поздравительные телеграммы принимаются только за подписью Министра или
его заместителей.
68.3. Не принимаются телеграммы, подлежащие к отправке по городу
Москве (отправка осуществляется исполнителем по факсимильной связи или
через фельдъегерскую службу).
68.4. Телеграммы печатаются крупным шрифтом через 2 интервала,
без применения произвольных сообщений.
68.5. Телеграмма должна быть составлена в следующем порядке
(приложение 23);
подробный почтовый адрес;
полное наименование адресата (подразделения Министерства);
текст телеграммы (служебно-оперативного характера);
должность, ф.,и.,о. руководителя, подписавшего телеграмму;
в нижней части телеграфного бланка, под чертой, указываются
полный адрес управления, ф.,и., о. начальника управления, его подпись,
ф.,и.,о. исполнителя и его контактный телефон, печать о разрешении
передачи телеграфом.
68.6. Адрес и наименование адресата должны содержать все
необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы
адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса
возлагается на отправителя телеграммы (наименования номерных улиц
указывать прописью, слова "проспект", "проезд", "переулок" в адресной
части должны быть написаны полностью).
68.7. Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых не более
300 слов. За отдельное слово считается:
каждое слово в телеграмме, написанное в соответствии с правилами
грамматики русского языка;
каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в
наименованиях пункта назначения;
каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа,
состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;
каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;
каждая из составных, частей слова, а также каждая из частей в
составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях,
соединенных чертой или без нее;
каждый знак препинания, написанный полны или сокращенным словом.
68.8. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при
наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не
принимаются для передачи.
68.9. Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и
тем же текстом: до 10 - к ней должен прилагаться список городов и
управлений, которым ее направляют, свыше 10 - прилагается оформленная
схема (разверстка), в которой отмечены необходимые города, N
телеграммы, ф.,и.,о. исполнителя и его контактный телефон.
68.10. Телеграмма передается в день ее поступления на телеграф.
XI. Автоматизация документационного обеспечения
69. Применение автоматизированных систем при обработке сведений
по документам, поступающим и направляемым подразделениям Министерства,
осуществляется по следующим направлениям:
автоматизация документационных процессов в Аппарате Министра;
автоматизация документационных процессов в подразделениях
Министерства;
автоматизация документационных процессов в других подразделениях
системы МВД России.
69.1. Ключевым элементом системы является универсальное
автоматизированное рабочее место, позволяющее после соответствующей
настройки вести обработку любых документов, иметь доступ к любым
информационным массивам и ресурсам системы, давать возможность
выполнять функции любому пользователю системы.
69.2. Автоматизированная система документационного обеспечения
подразделений Министерства должна обеспечивать:
обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль
исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности) в
интересах секретариата (канцелярии) подразделения;
подготовку и обработку текстов документов (корректировка,
хранение, поиск) для исполнителей.
69.3. При необходимости в автоматизированной системе может быть
организован прием информации по телетайпу, телефаксной связью с
возможностью автоматизированного распознавания текста с использованием
программных пакетов типа FineReader или Cuinerform и электронной
почты.
69.4. Для защиты серверов, рабочих станций должны использоваться
средств, соответствующие высшему грифу секретности обрабатываемой
текстовой информации.
Мероприятия по защите средств ЭВТ от несанкционированного доступа
определены действующими нормативными правовыми актами МВД России.
69.5. С целью сокращения оперативного фонда системы, для
уменьшения времени поиска документов, а также обеспечения доступа к
информации прошлых лет, защиты от сбоев и отказов в системе должны
быть предусмотрены средства хранения резервных копий баз данных и
архивации.
69.6. При небольшом объеме обрабатываемых документов все системы
для обработки карточек документов (ввод, регистрация, контроль
исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности)
могут быть реализованы на одной ПЭВМ.
69.7. При оснащении секретариата современными средствами
вычислительной техники или функционировании системы в рамках
интегрированной локальной вычислительной сети (например сети
подразделения Министерства) возможна организация обработки как
карточек, так и текстов документов.
XII. Организация работы с письменными обращениями граждан
70. Работа с обращениями (предложениями, заявлениями и жалобами)
граждан - важное самостоятельное направление деятельности Министерства
внутренних дел Российской Федерации, призванное обеспечить соблюдение,
охрану, защиту, а в необходимых случаях восстановление нарушенных
конституционных прав и законных интересов граждан.
70.1. Работа с обращениями граждан ведется в полном соответствии
с законодательством Российской Федерации, требованиями нормативных
правовых актов МВД России.
70.2. Ответственность за организацию работы с обращениями
граждан, качество и своевременность их рассмотрения и разрешения
возлагается на руководство Министерства, начальников подразделений
Министерства.
70.3. Все поступающие обращения граждан, а также документы,
связанные с их рассмотрением, принимаются и обрабатываются
сотрудниками секретариатов.
При этом проводится:
проверка (при необходимости) поступившей корреспонденции на
предмет безопасности вложения;
определение правильности адресования корреспонденции;
вскрытие конвертов писем и проверка наличия указанных приложений,
документов, других материалов;
возвращение ошибочно присланных (не по адресу) писем.
70.4. Все поступившие в Министерство (его структурные
подразделения) предложения, заявления и жалобы граждан, рапорты
сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск
должны быть зарегистрированы в отделе писем Аппарата Министра и
секретариатах подразделений Министерства в день их поступления.
Письменны обращения граждан, запросы и обращения депутатов,
постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации регистрируются с вводом информации о них
в технологическую базу данных АИС "Письмо" и АИС "Жалоба".
71. На свободном от текста месте на первом листе письма, а на
поступившем из органов государственной власти, редакций средств
массовой информации на сопроводительном документе проставляется
порядковый регистрационный номер и дата поступления. Конверты, в
которых поступили письма, сохраняются в течение всего периода их
рассмотрения и разрешения, после чего уничтожаются.
71.1. Повторные письма регистрируются так же, как и первичные. На
первой странице таких писем, на свободном от текста месте
проставляется штамп "Повторное". Повторными считаются обращения,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу либо
в которых автором обжалуется решение, принятое по предыдущему
обращению.
71.2. Обращения граждан, в которых не указана или неразборчиво
написана фамилия и которые не содержат данных о месте жительства
заявителя (либо о его работе или учебе), признаются анонимными. Как
правило, они не регистрируются и подлежат уничтожению. В
исключительных случаях анонимные обращения, содержащие конкретные
сведения о готовящихся или совершенных правонарушениях, без
регистрации направляются в соответствующие подразделения Министерства
для использования в оперативных целях.
71.3. Особый порядок работы устанавливается с обращениями высших
должностных лиц государства, запросами и обращениями членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, другими письмами, о результатах рассмотрения
которых необходимо информировать федеральные органы государственной
власти, редакции средств массовой информации. Эти письма обязательно
берутся на контроль и разрешаются в первую очередь. На их первом листе
проставляется штамп "Контроль".
71.4. Зарегистрированные и учтенные в секретариате обращения и
проекты поручений (резолюций) по ним передаются на рассмотрение
руководству Министерства, руководителям подразделений Министерства в
течение суток.
71.5. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.
72. По каждому обращению не позднее чем в пятидневный срок должно
быть вынесено одно из следующих решений: о принятии жалобы или
заявления к своему производству или нерассмотрении его (анонимные);
передаче обращения на разрешение в подчиненный или другой орган
внутренних дел; направлении по принадлежности в другое подразделение
Министерства либо соответствующий орган государственной власти, если
поднятые в нем вопросы не входят в компетенции органов внутренних дел
(внутренних войск).
72.1. В тех случаях, когда в обращении наряду с вопросами,
относящимися к компетенции органов внутренних дел (внутренних войск),
поставлены вопросы, требующие разрешения в других органах
государственной власти, рассматривающее его должностное лицо обязано
не позднее чем в пятидневный срок направить в соответствующий орган
государственной власти копию этого письма или необходимые выписки из
него.
О пересылке материалов обращения в другой орган государственной
власти заявитель в обязательном порядке извещается письменно.
72.2. Разрешение обращений (принятие по ним конкретных решений)
осуществляется руководителями подразделения Министерства. При
разрешении обращений могут истребоваться необходимые материалы,
организовываться командировки с выездом на место, проводиться
консультации и экспертизы, привлекаться другие сотрудники органов
внутренних дел (военнослужащие внутренних войск), специалисты,
представители общественных организаций.
72.3. Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного
месяца со дня поступления (регистрации) в Министерство (или его
структурное подразделение), а не требующие дополнительного изучения и
проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. Министром и его
заместителями, руководителями подразделений Министерства может
устанавливаться сокращенный срок разрешения заявления или жалобы. Срок
разрешения обращений исчисляется со дня его поступления (регистрации)
в Аппарате Министра, секретариате подразделения Министерства по день
направления заявителям отчета на их обращение. В случае, если
окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то
днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
72.4. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы
необходимо поведение специальной проверки, истребования дополнительных
материалов либо принятия других мер, сроки разрешения заявления или
жалобы могут быть в порядке исключения продлены лицом, давшим
поручение, но не более чем на один месяц*. При этом общий срок
разрешения обращения не должен превышать двух месяцев, за исключением
случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа
автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок
рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного
разбирательства.
-------------------------------
* Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г.
изменениями и дополнениями от 4 марта 1980 г. и от 2 февраля 1988 г.
"О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан"
(Ведомости Верховного Совета СССР 1968 г. N 17, ст.144; 1980 г. N 11,
ст.192; 1988 г. N 6, ст.94).
72.5. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации
от 8 мая 1994 года "О статусе члена Совета Федерации и статусе
депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 9 мая
1994 г. N 2, ст.74) ответ на запрос члена Совета Федерации, депутата
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
внесенный в письменной форме и оглашенный на заседании соответствующей
палаты Федерального Собрания - Парламента Российской Федерации, дается
Министром или его заместителями не позднее чем через 15 дней со дня
поступления запроса в Министерство или в иной установленный палатой
срок.
На обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации ответы или
запрашиваемые ими документы и сведения предоставляются
безотлагательно, а требующие дополнительного изучения или проверки - в
течение двадцати дней со дня поступления обращения в Аппарат Министра.
72.6. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все
поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению
нарушений законности, заявителю дан письменный ответ.
72.7. По результатам проверки сведений, изложенных в обращении,
составляется мотивированное заключение. Оно подписывается должностным
лицом, проводившим проверку, а также руководителем соответствующего
подразделения Министерства, командованием внутренних войск МВД России.
72.8. После принятия и фактического исполнения решения по
обращению последнее вместе с материалами проверок, перепиской
возвращается непосредственным исполнителем в секретариат
соответствующего подразделения Министерства с надписью "В дело" и
подписью должностного лица, принявшего данное решение.
73. Делопроизводство по обращениям граждан в подразделениях
Министерства осуществляется отдельно от других направлений их
документационного обеспечения. Вся переписка по обращениям ведется за
номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на них направляются
на бланках Министерства внутренних дел Российской Федерации, его
главных управлений и управлений.
73.1. Машинописные, рукописные и иные материалы, относящиеся к
рассмотрению и разрешению каждого конкретного обращения располагаются
самостоятельными группами в хронологическом или алфавитном порядке в
делах согласно утвержденной номенклатуре.
73.2. При формировании дел проверяется правильность направления
материалов по обращениям граждан в дело, их полнота (комплектность).
Неразрешенные жалобы и заявления, нерассмотренные предложения, а также
ненадлежащим образом оформленные материалы, связанные с разрешением
обращений, подшивать в дела запрещается.
73.3. Материалы по рассмотрению и разрешению обращений граждан
хранятся в течение пяти лет.
74. Для получения объективной информации о состоянии работы с
обращениями граждан, обнаружения и фиксации в ней нарушений и
недостатков Аппаратом Министра, руководителями подразделений
Министерства организуется контроль за своевременным и полным
рассмотрением и разрешением поступающих предложений, заявлений и
жалоб.
74.1. Функцией контроля наделяется специальная создаваемая в
подразделениях Министерства комиссия по работе с письменными
обращениями, предназначенная для подготовки управленческих решений,
направленных на совершенствование этой работы, устранение причин и
условий, порождающих жалобы. Ее задачи, состав и порядок работы
определяются в приказе соответствующего руководителя.
74.2. Предметом контроля являются сроки и полнота рассмотрения
поставленных в обращении вопросов; объективность и тщательность
проверки изложенных в нем сведений; обоснованность и законность
принятых по обращению решений; своевременность его разрешения и
направления ответа заявителю и некоторые иные вопросы.
XIII. Организация работы по приему граждан, учету,
контролю за рассмотрением писем и обращений граждан,
полученных на личном приеме
75. Прием граждан производится в соответствии с действующим
законодательством, а также настоящей Инструкцией. Во всех
подразделениях Министерства должны обеспечиваться необходимые условия
для осуществления приема граждан.
75.1. Прием граждан в подразделениях Министерства осуществляется
в целях рассмотрения их предложений, заявлений и жалоб, относящихся к
компетенции органов внутренних дел и внутренних войск МВД России.
Граждане в Приемной МВД России принимаются, как правило, при условии
получения ответа из нижестоящих структур, необоснованного отказа в
приеме в этих подразделениях или если поставленные вопросы относятся к
исключительной компетенции Министерства (руководства Министерства).
75.2. О посещении приемных официальными представителями
иностранных государств немедленно докладывается руководству Аппарата
Министра.
75.3. Сообщения, заявления граждан о чрезвычайных происшествиях,
подготавливаемых или совершенных преступлениях немедленно передаются в
соответствующие подразделения Министерства.
76. В Приемной МВД России прием граждан производится сотрудниками
Приемной в день их обращения, а руководством Министерства и
подразделений Министерства - в день приема по графику, за исключением
случаев, не терпящих отлагательства.
76.1. Прием граждан осуществляется руководством Министерства и
руководителями подразделений Министерства в рабочие дни с 10 до 14
часов по ежемесячным графикам, утвержденным Министром, а штатные
работники Приемной - ежедневно, кроме воскресенья и праздничных дней:
в рабочие дни с 10 до 18 часов, в субботу - с 10 до 14 часов,
регистрация посетителей с 9 до 17 часов, в субботу - до 13 часов.
76.2. В приемных подразделений Министерства прием производится
руководителями и другими ответственными работниками в рабочие дни с 10
до 18 часов по ежемесячным графикам, утвержденным руководителями
подразделений Министерства.
В подразделениях Министерствах, не имеющих приемных, граждане в
необходимых случаях принимаются в рабочее время в служебных кабинетах
либо по согласованию в Приемной МВД России.
76.3. В случаях отсутствия по уважительным причинам должностных
лиц, назначенных для приема граждан, производится их замена в
установленном порядке.
76.4. В Приемной МВД России и подразделениях Министерства ведется
журнальный, картотечный или компьютерный учет посетителей с указанием
вопросов, с которыми они обращались, и результатов их рассмотрения.
76.5. Организация приема граждан в Приемной МВД России
возлагается на Аппарат Министра, в подразделениях Министерства - на их
руководителей.
76.6. Приемная МВД России, подразделения Министерства ежемесячно
анализируют состояние работы по приему граждан: о количестве
посетителей, характере просьб и результатах их разрешения, выявляют
причины повторного обращения. Справки о состоянии работы с
соответствующими предложениями по ее совершенствованию ежеквартально
докладываются руководителям подразделений Министерства. Результаты
работы Приемной МВД России докладываются руководству Аппарата Министра
по итогам полугодия и года.
76.7. Сотрудники центрального аппарата Министерства, находясь в
командировках в органах внутренних дел, помимо выполнения основного
задания должны знакомиться с состоянием работы по приему граждан и
оказывать практическую помощь по ее организации.
76.8. Заявления, полученные от посетителей на личном приеме и
взятые на контроль в Приемной МВД России, должны проверять, как
правило, те подразделения Министерства, которым поручено их
исполнение, и своевременно направлять письменную информацию о
результатах исполнения в Приемную МВД России.
Порядок приема граждан
77. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Для ее
соблюдения в приемных ведется пофамильный список. При регистрации
посетителей работник приемной выясняет, обращался ли посетитель ранее
в Министерство по данному вопросу, о чем делает соответствующую
отметку, сотрудник, осуществляющий прием, выясняет, какое и кем было
ранее принято решение, дан ли ему ответ, а в случае необходимости
истребует имеющиеся материалы в подразделениях Министерства. По
желанию посетителей возможна предварительная запись на прием к
руководству Министерства.
77.1. Лица, имеющие льготы и преимущества, установленные
соответствующими законами Российской Федерации и законами Союза ССР,
действующими на территории Российской Федерации, депутаты всех
уровней, а также беременные женщины и посетители с малолетними детьми
принимаются вне очереди.
77.2. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на прием не
допускаются. Прием таких лиц разрешается лишь в случаях сообщения ими
сведений о подготавливаемых или совершенных преступлениях либо о
других событиях, требующих принятия немедленных мер.
78. После всестороннего рассмотрения просьбы посетителя работник
приемной принимает в пределах своей компетенции следующие решения:
принимает заявление и направляет его для исполнения в
соответствующее подразделение Министерства или орган внутренних дел*;
направляет посетителя по предварительной договоренности в
соответствующее подразделение Министерства для разрешения поставленных
вопросов;
записывает на прием к руководству Министерства;
разъясняет, в какую организацию (учреждение) следует ему
обратиться, если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель,
не входит в компетенцию Министерства;
------------------------------
* Принятые на личном приеме письма и обращения граждан
учитываются и рассматриваются в порядке, установленном настоящей
Инструкцией.
78.1. Для обеспечения квалификационного решения вопросов,
поставленных посетителем, можно привлекать к их рассмотрению
работников соответствующих подразделений Министерства или получать у
них необходимые консультации.
78.2. Переданное на приеме посетителем письменное заявление
учитывается и направляется для рассмотрения в установленном порядке,
как правило, в подразделения Министерства. О принятом по нему решению
направляется информация в Приемную МВД России. Ответы на контрольные
заявления, полученные из органов внутренних дел не регистрируются в
отделе писем Аппарата Министра и передаются в Приемную МВД России.
78.3. Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц
Министерства рассматриваются как обычные обращения. При необходимости
авторам направляются сообщения о порядке работы Приемной МВД России, а
заявления оформляются "В дело" как исполненные.
78.4. Анонимные обращения начальником Приемной МВД России
списываются без рассмотрения и уведомления в дело, о чем делается
соответствующая запись.
78.5. Все авторы обращений извещаются в письменной или устной
форме о том, куда направлены для рассмотрения их заявления, письма или
телеграммы.
Согласовано
Заместитель руководителя
Федеральной архивной службы
Российской Федерации
В.А. ЕремченкоСтраницы: 1 2 |