Страницы: 1 2
руководителей.
11.18. Не позднее чем за сутки до приема посетителя Министром
юстиции Российской Федерации или его заместителем руководитель
структурного подразделения представляет вместе с производством краткую
обзорную справку о ходе и результатах рассмотрения жалобы.
11.19. Иногородние посетители во всех случаях принимаются в
Министерстве в день их обращения.
11.20. Если во время приема невозможно решить поставленные
вопросы, от посетителя принимается заявление, которое после
соответствующего оформления передается в отдел писем для регистрации и
направления по принадлежности.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию
Министерства, ему разъясняется его право обратиться в соответствующие
органы.
11.21. На отдел писем возлагается контроль за прохождением
обращений граждан в структурных подразделениях Министерства и
соблюдением сроков их рассмотрения.
Структурные подразделения Министерства обязаны своевременно
информировать отдел писем о завершении работы над обращениями граждан,
поступившими с личного приема или с резолюцией руководителей
Министерства, а также о передаче письма в другое подразделение.
Специалист отдела писем на основании этой информации делает
соответствующие отметки в алфавитной карточке и электронной базе.
11.22. Отдел писем организует работу справочной службы,
информирующей обратившегося туда гражданина о ходе и результатах
рассмотрения его обращения.
11.23. В структурных подразделениях Министерства регулярно
проводится работа по анализу обращений граждан. Отдел писем совместно
с руководителями структурных подразделений Министерства планирует
подготовку тематических обзоров писем и контролирует выполнение этих
планов структурными подразделениями. Обзоры писем подписываются
руководителями структурных подразделений и докладываются заместителю
Министра по направлению деятельности, который определяет круг лиц,
подлежащих ознакомлению с ними.
На основании информации, полученной от руководителей структурных
подразделений, отдел писем готовит по итогам полугодия служебную
записку о характере обращений граждан в Министерство.
Ответственность за достоверность представляемой информации в
рамках своей компетенции несут руководители структурных подразделений.
11.24. На каждое поступившее обращение в отделе писем заводятся
производство (приложение N 10), статистическая карточка и алфавитная
учетная карточка (приложение N 11), а на заявление или жалобу,
поступившие с приема, - алфавитная учетная карточка приемной.
Статистическая карточка вместе с производством направляется в
структурное подразделение. На ней делаются соответствующие отметки,
отражающие ход рассмотрения обращения. Она хранится в картотеке
структурного подразделения. В производство подшиваются все документы и
материалы, отражающие ход рассмотрения данного обращения и принятые по
нему решения. После окончания работы над поставленными заявителем
вопросами производство хранится в подразделении 5 лет.
Алфавитная учетная карточка хранится в картотеке отдела писем. На
ней делаются отметки, отражающие ход рассмотрения данного обращения,
регистрируются все последующие обращения в Министерство одного и того
же лица.
Алфавитная учетная карточка приемной хранится в картотеке
приемной, содержит информацию о ходе рассмотрения заявления, принятого
во время приема, и служит источником оперативной информации.
В случае если обращение гражданина берется на особый контроль,
кроме статистической карточки, на которой проставляется пометка
"Особый контроль", заводится в двух экземплярах контрольная карточка
(приложение N 12). Одни экземпляр направляется на исполнение вместе с
производством и возвращается из структурного подразделения в отдел
писем с соответствующими отметками о завершении рассмотрения
обращения. Другой - остается в контрольной картотеке отдела писем для
контроля за соблюдением сроков.
Информация, содержащаяся в статистических, алфавитных и
контрольных карточках, подлежит вводу в электронную базу отдела писем.
11.25. Повторными письмами считаются предложения, заявления и
жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же
вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный
законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с
принятым по его обращению решением. Все повторные обращения
регистрируются под номером первичного обращения и подшиваются в одно
производство.
Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу,
поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются дубликатами.
Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи
заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и
списываются в наряд (в дело) с согласия руководителя структурного
подразделения.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по
разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу,
по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими
компетентными органами.
12. Работа с парламентскими запросами Совета Федерации и
Государственной Думы,запросами и обращениями членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации
12.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы
Совета Федерации и Государственной Думы, запросы и обращения членов
Совета Федерации и депутатов Государственной Думы (далее именуются -
парламентские запросы, запросы и обращения) осуществляются в
соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена
Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.
Парламентские запросы, как правило, поступают в Министерство на
бланках Совета Федерации или Государственной Думы с сопроводительным
письмом председателя (или его заместителя) соответствующей палаты
Федерального Собрания, запросы и обращения - на бланках члена Совета
Федерации или депутата Государственной Думы. Все они имеют исходящий
номер, подпись и дату.
12.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих
парламентских запросов, запросов и обращений производятся
Департаментом управления и контроля в соответствии с порядком,
установленным настоящей Инструкцией (раздел 2).
12.3. Ответ на парламентский запрос Совета Федерации или
Государственной Думы необходимо отправить не позднее чем через 15
календарных дней со дня его поступления в Министерство.
12.4. Ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или
депутата Государственной Думы необходимо отправить не позднее чем
через 30 календарных дней со дня его поступления в Министерство.
Если запрос или обращение требует дополнительного изучения или
проверки связанных с ним материалов или обстоятельств дела, то
необходимо письменно сообщить об этом автору в 3-дневный срок с
момента его поступления в Министерство.
12.5. Копии парламентских запросов, запросов и обращений вместе с
соответствующими резолюциями направляются для учета и контроля их
исполнения в отдел планирования, организации и контроля Департамента
управления и контроля. Туда же направляются и копии ответов на
парламентские запросы, запросы и обращения.
13. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации
13.1. Проекты постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации и иных актов, подготовленных в Министерстве и
требующих решения Правительства Российской Федерации, вносятся
Министром юстиции Российской Федерации.
13.2. До внесения в Правительство перечисленные документы
подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами
государственной власти, а при необходимости с государственными и
другими организациями. Согласованные акты визируются руководителями
указанных органов и организаций.
13.3. Проекты постановлений и распоряжений и иных актов,
требующих решения Правительства, вносятся с пояснительной запиской,
содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы
социально-экономических и иных последствий их реализации.
Если подготовленный акт Правительства влечет за собой изменения
или дополнения других актов Правительства, то эти изменения или
дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или
представляются в виде отдельного акта одновременно с ним.
В случае если имеются разногласия по проекту с другими
заинтересованными государственными органами и организациями, к проекту
прилагаются протокол согласительного совещания и перечень разногласий
с их мотивировками, а также подлинники замечаний, подписанные
руководителями соответствующих органов и организаций.
13.4. Руководители структурных подразделений Министерства несут
персональную ответственность за качество и своевременность подготовки
Министру юстиции Российской Федерации материалов, представляемых им в
Правительство Российской Федерации.
13.5. Материалы по вопросам, включенным в План заседания
Правительства Российской Федерации, представляются в Аппарат
Правительства Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до даты,
определенной планом.
Вопросы, связанные с рассмотрением проектов актов Правительства,
решения по которым принимаются исключительно на заседаниях
Правительства, могут включаться в проект повестки очередного заседания
по мере готовности проектов соответствующих актов, но не позднее чем
за 3 дня до назначенной даты заседания.
Подготовленные по поручению Министра юстиции Российской Федерации
предложения и замечания по материалам, включенным в повестку дня
предстоящего заседания Правительства, представляются в Аппарат
Правительства Российской Федерации не позднее чем за сутки.
13.6. Поступающие на согласование в Министерство проекты указов и
распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов,
подготовленных федеральными органами исполнительной власти,
рассматриваются в структурных подразделениях Министерства не более чем
в 10-дневный срок.
14. Машинописные и копировально-множительные работы
14.1. Машинописные работы
14.1.1. Выполнение машинописных работ обеспечивает группа
подготовки документов отдела информационных технологий
делопроизводства Департамента управления и контроля.
Принимать в работу документы и материалы неслужебного характера
запрещается.
Печатание материалов небольшого объема (менее двух страниц) и
внутренних документов (служебные записки, справки, письма,
адресованные руководителям других подразделений, протоколы оперативных
совещаний и пр.) должно производиться специалистами структурных
подразделений Министерства.
14.1.2. Материал, предназначенный для печатания, должен быть
написан разборчиво, чернилами или пастой темного цвета, на одной
стороне листа. Имена собственные и специальные термины должны быть
четко прописаны. Материал сдается в группу подготовки документов в
специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны:
наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество и
номер телефона исполнителя.
Поступающий материал регистрируется в журнале (приложение N 13),
там же делается отметка об исполнении.
В случае обнаружения несоответствия материала перечисленным
требованиям он возвращается исполнителю для доработки.
Напечатанный материал выдается исполнителю под расписку.
14.1.3. В первую очередь печатаются материалы к совещаниям у
Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей, заседаниям
коллегии Министерства, письма за подписью Министра юстиции Российской
Федерации и его заместителей, проекты приказов и распоряжений.
Срочные документы печатаются немедленно. Резолюции "Срочно" и
"Весьма срочно" налагаются Министром юстиции Российской Федерации и
его заместителями, руководителями структурных подразделений и их
заместителями.
14.1.4. Печатание документов производится на бланках
установленной формы или бумаге форматом А4 и А5 на одной стороне
листа, в соответствии с Кратким справочником по оформлению актов
федеральных органов государственной власти и ГОСТом Р6.30-97.
При печатании соблюдаются правила орфографии и пунктуации. Текст
печатается, как правило, - через полтора интервала, а материалы,
подлежащие дополнительному редактированию, через два интервала.
На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа
внизу слева проставляются количество экземпляров, инициалы машинистки,
дата, фамилия исполнителя и номер его телефона.
Печатание под диктовку не допускается.
14.1.5. Переработка исправленных документов производится вне
очереди с учетом степени срочности.
14.1.6. Документы с ограничительной пометкой "Для служебного
пользования" печатаются также в группе подготовки документов. На
обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка
указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя,
свою фамилию, регистрационный номер и дату печатания документа.
Отпечатанные документы передаются вместе с черновиком под расписку
исполнителю.
14.2. Копировально-множительные работы
14.2.1. Централизованное размножение материалов производится в
группе копировальных работ отдела информационных технологий
делопроизводства Департамента управления и контроля. Основанием для
выполнения работы служит только соответствующим образом заполненный
бланк заказа установленного образца (приложение N 14), подписанный
руководителем структурного подразделения или его заместителем и
завизированный руководителем Департамента управления и контроля или
его заместителем. Эти заказы хранятся в течение года, а потом
уничтожаются по акту.
Документы, содержащие секретные сведения, размножаются в
соответствии с требованиями Временной инструкции по ведению секретного
делопроизводства в Министерстве юстиции Российской Федерации.
Учет копируемых документов ведется в журнале (приложение N 15).
14.2.2. Материалы, подлежащие копированию, должны быть
разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги
форматом не более АЗ.
Копирование документов и материалов осуществляется в порядке их
поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность
определяется руководителями структурных подразделений и подтверждается
визой руководителя Департамента управления и контроля или его
заместителя.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.
Изготовленные копии вместе с оригиналом выдаются исполнителю под
расписку в журнале.
14.2.3. Бланки заказов, таблицы, установленные формы других
документов, используемые в структурных подразделениях Министерства,
годовая потребность в которых превышает 1 тыс. экземпляров, а также
другие документы, подготавливаемые к изданию большими тиражами,
изготовляются в типографии.
Оформленный в структурном подразделении заказ на выполнение
типографских работ и завизированный в Департаменте управления и
контроля сдается в Департамент финансово-экономического и
хозяйственного обеспечения, который обязан принять меры к
своевременному его выполнению.
15. Изготовление и использование печатей, штампов и гербовых
бланков Министерства юстиции Российской Федерации
15.1. Гербовая печать Министерства юстиции Российской Федерации
ставится на соглашения между Минюстом России и другими министерствами
и ведомствами, доверенности, зарегистрированные уставы, финансовые
документы, представляемые в Минфин России, и бланки других документов,
требующих особого удостоверения их подлинности, в случаях,
предусмотренных соответствующими правовыми актами, на подпись Министра
юстиции Российской Федерации и его заместителей.
15.2. В Министерстве используется гербовая печать в двух
экземплярах: N 1 и N 2.
Печать N 1 ставится руководителем Департамента управления и
контроля.
Печать N 2 ставится руководителем Департамента
финансово-экономического и хозяйственного обеспечения.
15.3. Печати, воспроизводящие наименования структурных
подразделений Министерства, ставятся на подпись их руководителей на
справках, командировочных удостоверениях (об отбытии и прибытии),
размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке,
при заверении соответствия копии подлиннику и т.п.
15.4. Печать следует ставить таким образом, чтобы она захватывала
часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ,
например:
Руководитель Департамента государственной службы и кадров
[подпись] И. Фамилия
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляют: заверительную подпись "Верно";
должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи
(инициал, фамилия), дату заверения и печать (в случаях, требующих
особого удостоверения подлинности).
Верно:
Заместитель руководителя
Департамента государственной
службы и кадров [подпись] (И. Фамилия)
06.05.99
15.5. В работе структурных подразделений Министерства также
используются различные штампы целевого назначения.
15.6. Организация изготовления печатей и штампов по мере их
износа, а также контроль за их наличием возлагаются на Департамент
финансово-экономического и хозяйственного обеспечения.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставятся в известность
Департамент финансово-экономического и хозяйственного обеспечения и
Департамент управления и контроля.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы
подлежат возврату в Департамент финансово-экономического и
хозяйственного обеспечения.
15.7. Необходимость изготовления штампа с факсимильным
воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации и лица,
ответственные за его использование, определяются непосредственно
Министром юстиции Российской Федерации.
Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением
подписи Министра юстиции Российской Федерации подписывается
руководителем Департамента управления и контроля или заместителем
руководителя департамента, исполняющим его обязанности, и передается в
Департамент финансово-экономического и хозяйственного обеспечения.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции
Российской Федерации разрешается использовать по его прямому указанию
при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных
документов, где требуется подпись Министра юстиции Российской
Федерации, - в случаях, когда один и тот же текст направляется более
чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении
директивных документов запрещается.
15.8. Бланки с изображением Государственного герба на верхнем
поле стандартного листа бумаги называются гербовыми. В Министерстве
используются гербовые бланки для оформления распорядительных
документов: приказы и распоряжения (см. пункт 5.4) и писем (см. пункт
4.1).
Гербовые бланки изготовляются только полиграфическим способом по
заказу Департамента финансово-экономического и хозяйственного
обеспечения.
Гербовые бланки в структурных подразделениях Министерства
хранятся в запертых шкафах, подлежат строгому учету.
Департаменту управления и контроля вменяется в обязанность не
реже одного раза в год проводить проверку наличия, использования и
хранения гербовых бланков в департаментах, главном управлении,
управлениях и самостоятельных отделах Министерства.
15.9. Контроль за использованием печатей, штампов и гербовых
бланков возлагается на руководителей структурных подразделений.
16. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов
16.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
16.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений
Министерства с указанием сроков их хранения.
16.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации
дел и определения сроков их хранения.
16.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава,
содержания и количества документов, образующихся в процессе
деятельности структурных подразделений Министерства.
16.1.4. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных
подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
16.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения на
предстоящий календарный год составляется до 15-го ноября текущего года
и после согласования с Департаментом управления и контроля
подписывается руководителем этого подразделения (приложение N 16).
Внесение изменении и номенклатуру дел допускается в том же
порядке, что и при ее составлении.
16.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства составляется
Департаментом управления и контроля на основании номенклатур дел
структурных подразделений, визируется специалистом архива,
подписывается руководителем Департамента управления и контроля и после
ее одобрения центральной экспертной комиссией Министерства и
согласования с Государственным архивом Российской федерации
утверждается руководством Министерства и вводится в действие с 1-го
января следующего календарного года (приложение N 16а).
После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства в
структурные подразделения направляются выписки из ее соответствующих
разделов.
16.1.7. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с
Государственным архивом Российской Федерации не реже чем 1 раз в 5
лет. В случае изменения функций и структуры Министерства она заново
подлежит составлению, согласованию и утверждению.
16.2. Центральная экспертная комиссия Министерства
16.2.1. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная
экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права центральной экспертной комиссии Министерства, а
также организация ее работы определяются положением о ЦЭК, которое
утверждается Министром юстиции Российской Федерации либо его
заместителем по согласованию с Росархивом. Председателем ЦЭК является
заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей.
16.2.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:
при составлении номенклатур дел, при формировании дел, при подготовке
дел к последующему хранению.
16.2.3. Отбор документов к уничтожению оформляется актом
(приложение N 17). Акты рассматриваются на заседании ЦЭК,
подписываются председателем и ее членами и утверждаются Министром
юстиции Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.
16.3. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях
16.3.1. Дела в Министерстве формируются децентрализованно.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
16.3.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, кроме
переходящих и личных дел;
дело должно содержать не более 250 листов.
16.3.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической
вопросно-логической последовательности.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Помещаются они непосредственно за
соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения,
инструкции утверждены в качестве самостоятельного документа, то их
группируют в самостоятельные дела.
16.3.4. Протоколы заседаний коллегии располагаются и
хронологическом порядке по номерам; материалы к протоколам,
сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам
протоколов.
Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела
того года, к которому они относятся по своему содержанию (например,
отчеты за 1997 год должны быть отнесены к делам 1997 года, хотя они и
составлены в 1998 году).
Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и
располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и
отчествам.
16.3.5. Переписка группируется, как правило, за период
календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся
в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
16.3.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительного листа к делу и описи дел (приложение N
18);
составление внутренней описи документов дела;
внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и
заголовка дела, даты дела и др.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
16.3.7. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом
верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим
карандашом. В каждом томе листы имеют отдельную нумерацию.
16.3.8. Внутренняя опись документов, находящихся в деле,
помещается в начале дела и включает указание индексов документов, даты
и номеров листов в деле, краткое содержание (приложение N 19).
16.3.9. В конце дела на отдельном листе делается заверительная
надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество
пронумерованных листов.
16.4. Составление описей дел
16.4.1. В каждом структурном подразделении Министерства описи на
дела постоянного хранения составляются ежегодно сотрудником,
ответственным за ведение делопроизводства.
16.4.2. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие
требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях
физического состояния дел, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.
16.4.3. Описи дел составляются по установленной форме в 2
экземплярах (приложения N 20, 20 а).
16.5. Передача дел в архив Министерства
16.5.1. В архив Министерства передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел
производится только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения
передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по
истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке
(подпункт 16.2.3).
16.5.2. Передача дел в архив осуществляется по графику,
подготовленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному распоряжением Министерства юстиции
Российской Федерации. Ответственность за своевременную передачу дел в
архив возлагается на руководителей структурных подразделений.
16.5.3. Дела, увязанные в связки, в архив Министерства
доставляются сотрудниками структурных подразделений.
16.5.4. Передача дел на хранение в Государственный архив
Российской Федерации производится в соответствии с Основными правилами
работы ведомственных архивов.
16.6. Оперативное хранение и использование документов
16.6.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства
дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и
дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В
целях оперативности поиска документов дела располагаются в
соответствии с номенклатурой дел.
16.6.2. Выдача дел сторонним организациям производится по
специальному разрешению заместителя Министра в соответствии с
распределением полномочий. На выданное дело заводится лист-заместитель
дела (приложение N 21). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается
в исключительных случаях и производится по специальному письменному
разрешению заместителя Министра в соответствии с распределением
полномочий с обязательным оставлением в деле заверенной копии
документа и акта о причинах выдачи подлинных документов.
ПРИЛОЖЕНИЯ
к Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции
Российской Федерации
Приложение N 1
МИНИСТР ЮСТИЦИИ ИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
B.C. Петрову И.О. Сидоров
Прошу переговорить.
И. Фамилия вх. N 55768 от "24" 09 1998 г.
----------------------------------------------------------------------
"1" 08 1998 г. ЮМ-П12-42777 - И.О. Сидоров
----------------------------------------------------------------------
вх. 33456 (А.В. Смирнов) N 45/356-98 - не поступали
----------------------------------------------------------------------
Приложение N 2
"А"
Фамилия Подпись
И.С. Петров --------------------------------------------------------
А.В. Смирнов --------------------------------------------------------
Б.Л. Воронин --------------------------------------------------------
Д.А. Горохов --------------------------------------------------------
В.В. Моргунов --------------------------------------------------------
"Б"
Лист согласования
проекта совместного приказа Министерства юстиции
Российской Федерации и Министерства Российской Федерации
"О ------------------------------------------------- "
------------------------------------------------------------------
| N | Ф.И.О. | Должность | Подпись | Дата |
| п.п | | | | |
|------|------------|---------------|--------------|-------------|
|------|------------|---------------|--------------|-------------|
|------|------------|---------------|--------------|-------------|
Приложение N 3
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
Москва
21 апреля 1998 г. N 45
Об итогах конкурса на право открытия и обслуживания
депозитных счетов службы судебных приставов
Министерства юстиции Российской Федерации
В соответствии с распоряжением Министерства юстиции Российской
Федерации от 19 марта 1998 года N 34 "Об открытии депозитных счетов
службы судебных приставов Министерства юстиции Российской Федерации" и
на основании решения комиссии Министерства юстиции Российской
Федерации приказываю:
1. Предоставить право на заключение договоров на открытие и
обслуживание депозитных счетов службы судебных приставов Министерства
юстиции Российской Федерации следующим банкам:
открытому акционерному обществу "Акционерный коммерческий
Сберегательный банк Российской Федерации";
открытому акционерному обществу "Акционерный коммерческий банк
"СБС-Агро".
2. Заместителю Министра юстиции - главному судебному приставу
Российской Федерации И.О. Фамилия подписать соглашения с названными
банками, на основании которых направить указание подразделениям
судебных приставов о переводе их депозитных счетов в эти банки.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
Министра юстиции И.О. Фамилия.
Министр
И. Фамилия
Приложение N 4
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
N 325/52
14 мая 1998 г. г. Москва
Об изменении в составе межведомственной комиссии
по передаче уголовно-исполнительной системы
Министерства внутренних дел Российской Федерации
в ведение Министерства юстиции Российской Федерации
В связи с перераспределением полномочий по курированию вопросов
изменения ведомственной принадлежности уголовно-исполнительной системы
приказываем:
1. Назначить председателем межведомственной комиссии по передаче
уголовно-исполнительной системы МВД России в ведение Минюста России
первого заместителя Министра юстиции Российской Федерации И.О.
Фамилия.
2. Освободить от обязанностей председателя межведомственной
комиссии заместителя Министра юстиции И.О. Фамилия.
3. Настоящий приказ довести до руководителей органов внутренних
дел, юстиции и уголовно-исполнительной системы.
Министр внутренних дел Министр юстиции
Российской Федерации
Приложение N 5
ЗАЯВКА N ----------------------
на передачу служебной информации
по каналам факсимильной связи
Департамент (управление, самостоятельный отдел) ----------------------
----------------------------------------------------------------------
Исполнитель, тел.-----------------------------------------------------
наименование передаваемой
информации (полностью) -----------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Прошу передать служебную информацию ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(кому, куда)
----------------------------------------------------------------------
(код, телефон)
Объем передаваемого сообщения --------------------------------- листов
Руководитель департамента
(управления, самостоятельного отдела) --------------------------------
(фамилия, подпись, дата)
Разрешение руководителя
Департамента управления и контроля -----------------------------------
"---"-----------------199 г.
Приложение N 6
Журнал регистрации принятых факсограмм
------------------------------------------------------------------
N | Номер | | Краткое | Кому |
п/п | и дата | Организация | содержание | направлен |
| документа | | | документ |
----|-----------|--------------|--------------|------------------|
Приложение N 7
СВЕДЕНИЯ
о документообороте
----------------------------------------------------------------------------------------------
| N | | Количество | Количество | Документооборот |
| п/п | Вид документа | входящих | исходящих | |
| | | документов | документов | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 1. | Поручения Президента | Поступившие на | Ответы | В этих графах |
| | Российской Федерации | рассмотрение | (информация об | указывается |
| | и Администрации | документы | исполнении | сумма входящих |
| | Президента Российской | | поручений) | и исходящих |
| | Федерации | | | документов |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 2. | Поручения Правительства | | | |
| | Российской Федерации | "-" | "-" | |
| | и Аппарата | | | |
| | Правительства | | | |
| | Российской Федерации | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 3. | Парламентские запросы | | Ответы на | |
| | Государственной Думы | "-" | парламентские | |
| | | | запросы | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 4. | Парламентские запросы | | "-" | |
| | Совета Федерации | "-" | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 5. | Запросы и обращения | "-" | Ответы на запросы | |
| | депутатов | | и обращения | |
| | Государственной Думы | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 6. | Запросы и обращения | "-" | "-" | |
| | членов Совета Федерации | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 7. | Служебные письма, в том | Все письма на | Ответы на | |
| | числе: | бланках | поступившие | |
| | - проекты нормативных | федеральных | служебные письма | |
| | актов, поступившие на | органов | | |
| | согласование в Минюст | исполнительной | | |
| | России | власти и | | |
| | - проекты нормативных | региональных | | |
| | актов, подготовленные | органов власти и | | |
| | по инициативе Минюста | управления | | |
| | России | | | |
| | (фиксируются только в | | | |
| | графе исходящие) | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 8. | Указы Президента | Учитываются | Ответы на | В этих графах |
| | Российской Федерации | только, если в | документы, | указывается сумма |
| | | них есть | содержащие | входящих и |
| | | поручения Минюсту | поручения Минюсту | исходящих |
| | | России | России | документов |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 9. | Распоряжения Президента | "-" | "-" | |
| | Российской Федерации | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 10. | Постановления | "-" | "-" | |
| | Правительства | | | |
| | Российской Федерации | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 11. | Распоряжения | "-" | "-" | |
| | Правительства | | | |
| | Российской Федерации | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 12. | Протоколы заседаний | Поступившие по | Ответы на | |
| | коллегий, совещаний, | рассылке | поручения, | |
| | проведенных в Минюсте | | содержащиеся в | |
| | Росии, выписки из | | протоколах, | |
| | протоколов, протоколы | | протоколы | |
| | заседаний Правительства | | подговленные | |
| | Российской Федерации | | структурными | |
| | | | подразделениями | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 13. | Приказы и распоряжения | Где есть | Итоговые | |
| | Минюста России | поручения данному | документы о | |
| | | структурному | выполнении | |
| | | подразделению | приказов и | |
| | | Минюста России | распоряжений. | |
| | | | Приказы и | |
| | | | распоряжения, | |
| | | | подготовленные | |
| | | | структурным | |
| | | | подразделением | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| 14. | Обращения граждан | Поступившие | Ответы на | |
| | | обращения | обращения | |
|-----|-------------------------|---------------------------------------|--------------------|
| 15. | Другие документы по | Документы, не относящиеся | |
| | направления | к указанным выше графам | |
| | деятельности | | |
| | Минюста России | | |
|-----|-------------------------|---------------------------------------|--------------------|
| 16. | Внутренние документы | | | |
|-----|-------------------------|-------------------|-------------------|--------------------|
| | ИТОГО: | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------------
Руководитель --------------------------
Приложение N 8
Срок исполнения -------------------------------------------------
Даты промежуточного контроля ------------------------------------
Контрольная карточка N ---------------
Наименование документа -----------------------------------------------
Дата и номер документа -----------------------------------------------
Дата поступления документа в Министерство ----------------------------
Содержание поручения и срок исполнения -------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Резолюция Министра (заместителей) ------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Исполнители ----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Отметки о результатах контроля и исполнения поручения ----------------
Приложение N 9
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии Министерства юстиции Российской Федерации
N 8 13 июля 1998 года
Председательствовал: И.О. Фамилия - Министр юстиции
На заседании присутствовали:
члены коллегии - перечень должностей и фамилий присутствующих на
заседании членов коллегии
приглашенные - перечень должностей и фамилий приглашенных на
заседание коллегии
Название вопросов повестки дня
----------------------------------------------------------------------
Перечень лиц, выступивших при обсуждении вопроса
Краткое изложение обсуждения вопросов
Председатель коллегии - Министр И. Фамилия
Секретарь И. Фамилия
Приложение N 10
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОТДЕЛ N ------------------
РЕСПУБЛИКА, КРАЙ, ОБЛАСТЬ ---------------------------------------
ЖАЛОБА (ЗАЯВЛЕНИЕ)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Начато: --------------------------- Окончено: ------------------------
Приложение N 11
N --------------------------------------------------------------------
Фамилия --------------------------------------------------------------
Имя, отчество --------------------------------------------------------
Адрес: ---------------------------------------------------------------
Содержание: ----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
| Дата | Дата | Куда направлено |
| поступления | отправления | |
|----------------|----------------------|----------------------------|
| | | |
----------------------------------------------------------------------
Приложение N 12
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
по заявлению N -----------
Фамилия --------------------------------------------------------------
Имя, отчество --------------------------------------------------------
Республика, край, область --------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Орган, взявший заявление на контроль ---------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Краткое содержание заявления -----------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
| Дата поступления | Дата поступления | Фамилия | Дата и результат |
| в Министерство | в Управление | исполнителя | исполнения |
| | (Отдел) | | |
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
|------------------|------------------|-------------|------------------|
------------------------------------------------------------------------
Приложение N 13
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
документов, сданных в машбюро
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Департамент | Содержание | | | | | Подпись |
| поступления | (управления, | документа | Исполнитель | Машинистка | Кол-во | Кол-во | о получении |
| | отдел) | | | | листов | экз-ов | |
|-------------|--------------|-------------|-------------|--------------|--------|--------|--------------|
Приложение N 14
Заказ на выполнение
копировально-множительных работ
Департамент, отдел ---------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Ф.И.О. исполнителя ---------------------------------------------------
Телефон --------------------------------------------------------------
Полное наименование работы -------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Оригинал на страницах ------------- Тираж ------------------------Экз.
Примечание -----------------------------------------------------------
(с оборотом, без оборота, 1:1, с уменьшением)
нужное подчеркнуть
Начальник подразделения ----------------------------------------------
(подпись, дата)
Разрешение Департамента управления
и контроля на размножение --------------------------------------------
"---"---------------- 199--- г.
Приложение N 15
ЖУРНАЛ УЧЕТА
копируемых документов
------------------------------------------------------------------------
| N | | | Наименование | | |
| п/п | Дата | Вид издания | департамента | Тираж | |
| | поступления | и его | (управления, | | Подпись |
| | заказа | наименование | отдела) | | заказчика |
|-----|-------------|--------------|---------------|-------|-----------|
Приложение N 16
Наименование министерства
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
----------------------------------------------------------------------
(место составления)
на ------------------ год
------------------------------------------------------------------
Название раздела
----------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дела | Примечание |
| дела | (тома, части) | (томов, | (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей по | |
| | | | перечням* | |
|--------|----------------|------------|--------------------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------|----------------|------------|--------------------|--------------|
Наименование должности руководителя подпись инициалы
структурного подразделения фамилия
Дата -------------------
СОГЛАСОВАНО
Заведующий центральным архивом
Подпись ------------- инициалы, фамилия -------------------------
Дата -----------------------
*1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий с указанием сроков хранения.
2. Перечень документов Министерства юстиции СССР, органов,
учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов.
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в --------------- году
в структурном подразделении
----------------------------------------------------------------------
| | | В том числе |
| | |-------------------------------------|
| По срокам хранения | Всего | | с отметкой |
| | | переходящих | "ЭПК" |
|--------------------|---------|--------------|----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|--------------------|---------|--------------|----------------------|
постоянного ----------------------------------------------------------
временного
(свыше 10 лет)
----------------------------------------------------------------------
временного (до 10 лет включительно)
----------------------------------------------------------------------
Итого: ---------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности
ответственного за делопроизводство подпись фамилия, инициалы
Дата ---------------------
Итоговые сведения переданы в службу документационного
обеспечения управления, министерства
Наименование должности подпись фамилия, инициалы
передавшего сведения
Дата ---------------------
Приложение N 16а
Наименование министерства УТВЕРЖДАЮ
(ведомства)
Наименование должности руководителя
министерства (ведомства)
подпись инициалы, фамилия
Дата ---------------------
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
----------------------------------------------------------------------
(место составления)
на -------------------- год
------------------------------------------------------------------
Название раздела
-----------------------------------------------------------------------------
| | | | Срок хранения дела | |
| | | Кол-во дел | (тома, части) | |
| Индекс | Заголовок дела | (томов, | и N статей по | Примечание |
| дела | (тома, части) | частей) | перечням* | |
|--------|----------------|------------|--------------------|---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------|----------------|------------|--------------------|---------------|
Наименование подпись инициалы, фамилия
должности руководителя
службы документационного
обеспечения управления
Дата
Виза зав. центральным архивом
----------------------------------------------------------------------
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО |
| Протокол ЦЭК министерства | Протокол ЭПК архивного |
| | учреждения |
| от --------- N ----------- | от ---------- N --------- |
----------------------------------------------------------------------
-------------------------------------
* 1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий с указанием сроков хранения.
2. Перечень документов Министерства юстиции СССР, органов,
учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов.
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в --------------- году
в структурном подразделении
----------------------------------------------------------------------
| | | В том числе |
| | |-------------------------------------|
| По срокам хранения | Всего | | с отметкой |
| | | переходящих | "ЭПК" |
|--------------------|---------|--------------|----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|--------------------|---------|--------------|----------------------|
постоянного ----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
временного (свыше 10 лет) --------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
временного (до 10 лет включительно) ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Итого: ---------------------------------------------------------------
Наименование должности
ответственного за делопроизводство подпись фамилия, инициалы
Дата ----------------------------
Итоговые сведения переданы в службу документационного обеспечения
управления, министерства
Наименование должности подпись фамилия, инициалы
передавшего сведения
Дата ----------------------------
Приложение N 17
----------------------------------------------------------------------
| Наименование министерства | УТВЕРЖДАЮ |
| АКТ | Наименование должности |
| --------- N ------------- | руководителя |
| -------------------------- | министерства (ведомства) |
| (место составления) | |
| | подпись инициалы, фамилия |
| | Дата --------------------- |
----------------------------------------------------------------------
О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
На основании ---------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня
----------------------------------------------------------------------
документов с указанием срока их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
----------------------------------------------------------------------
(название фонда)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Дата | Номера описей | Индекс дела | Кол-во | Сроки хранения | Примечание |
| п/п | дела или | дела или | номенклатура | (тома, части) по | дел, | дела (тома, | |
| | групповой | крайние | за ----- ---- | номенклатуре или | (томов, | части) и N | |
| | заголовок | даты дела | год (годы) | N дела по описи | частей) | статей по | |
| | дел | | | | | перечням * | |
|-----|-----------|-----------|----------------|------------------|---------|----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----|-----------|-----------|----------------|------------------|---------|----------------|------------|
Итого ---------------------- дел за ----------------------------- годы
цифрами и прописью
Описи дел постоянного хранения за -------------- годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
наименование архивного учреждения
(протокол от ------------ N ----------------)
Наименование должности лица, проводящего подпись фамилия, инициалы
экспертизу ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК министерства
от --------- N -----------
Документы в количестве -----------------------------------------------
цифрами и прописью
дел, весом --------------- кг сданы в -------------------------------
наименование организации
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ----------------------
N ------------
Наименование должности работника,
сдавшего документы подпись фамилия, инициалы
Изменения в учетные документы внесены
подпись фамилия, инициалы
Наименование должности работника подпись фамилия, инициалы
центрального архива (службы
документационного обеспечения),
внесшего изменения в учетные документы
Дата -------------------
Приложение N 18
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N --------------------
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ------------------------
---------------------------------------------------------- листа(ов).
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы ------------------------------------------
пропущенные номера ------------------------------- + листов внутренней
описи ----------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
| Особенности физического состояния и формирования | Номера |
| дела | листов |
|----------------------------------------------------|---------------|
| 1 | 2 |
|----------------------------------------------------|---------------|
Наименование должности лица, подпись фамилия, инициалы
составившего заверительную надпись
Дата --------------------------
Приложение N 19
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N -----------------
-----------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера листов | |
| п/п | документа | документа | документа | дела | Примечание |
|-----|-----------|-----------|-----------|---------------|-----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----|-----------|-----------|-----------|---------------|-----------------|
Итого ---------------------------------------------------- документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи -----------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, подпись инициалы, фамилия
составившего внутреннюю опись
документов дела
Дата -------------------
Приложение N 20
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
министерства (ведомства)
подпись --------------- инициалы, фамилия
дата ------------------
Фонд N -------------
Опись N ------------
дел постоянного хранения
за ------------- год
----------------------------------------------------------------------
(Название раздела структурного подразделения
----------------------------------------------------------------------
министерства, ведомства)
-------------------------------------------------------------------------------
| | | | | Кол-во листов | Примечание |
| N | Индекс | Заголовок дела | Дата дела | в деле | |
| п/п | дела | (тома, части) | (тома, части) | (томе, части) | |
|-----|--------|----------------|---------------|---------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----|--------|----------------|---------------|---------------|-------------|
В данный раздел описи внесено ------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
с N ----------------- по N -----------------------------, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности подпись инициалы, фамилия
составителя описи
Заведующий центральным архивом подпись инициалы, фамилия
(лицо, ответственное за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК министерства
(ведомства)
от ------- N ----------
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ------- N ----------
Приложение N 20а
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
----------------------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
Фонд N----------
ОПИСЬ N ---------
дел по личному составу за ----------- год
----------------------------------------------------------------------
Название раздела
----------------------------------------------------------------------------------
| | | Название дел | Крайние даты | Кол-во | Срок | Отметки |
| N | Индекс | и других |--------------------| листов | хранения | |
| п/п | дела | материалов | начато | окончено | | | |
|-----|--------|--------------|--------|-----------|--------|----------|---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----|--------|--------------|--------------------|--------|----------|---------|
| | | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи включено ---------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
с N ------------ по N -----------------, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности подпись инициалы, фамилия
ответственного за
делопроизводство
Дата
Итоговую запись к разделу описи за ---------------------- год заверяю:
Наименование должности подпись инициалы, фамилия
руководителя структурного подразделения
Согласовано
Заведующий архивом подпись инициалы, фамилия
Сдала ----------------------------------------------------------------
(подпись, инициалы, фамилия)
Приняла --------------------------------------------------------------
(подпись, инициалы, фамилия)
Дата ----------------
Приложение N 21
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
1. Наименование и краткое содержание документа -----------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
2. Автор документа ---------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
3. Вход. или исх. N и дата документа ---------------------------------
----------------------------------------------------------------------
4. Количество листов -------------------------------------------------
5. Выдано тов. -------------------------------------------------------
6. Департамент (отдел) и N телефона ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------
7. Подпись получившего документ --------------------------------------
8. Подпись выдавшего документ ----------------------------------------
"---"-----------19---г.Страницы: 1 2 |