МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ И ЗАКЛЮЧЕНИЮ
ДОГОВОРОВ С КОНТРАГЕНТАМИ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ
РЕКОМЕНДАЦИИ
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РФ
8 июня 1999 г.
(НЦПИ)
УТВЕРЖДЕНЫ
МПС России
от 8 июня 1999 года
N Л-1015у
I. Общая характеристика Договора
Договор представляет собой соглашение двух или нескольких лиц об
установлении, изменении или прекращении гражданских прав и
обязанностей.
Различают внешнеэкономические и внутренние договоры. Договор
считается внешнеэкономическим, если он заключается между
предприятиями, находящимися на территории разных стран. Внутренний
договор заключается между предприятиями, расположенными на территории
одного государства.
Основные виды договоров и требования, которым они должны
соответствовать, приведены в Гражданском кодексе Российской Федерации.
Условия договора делятся на существенные и обычные. Существенными
признаются условия, которые необходимы и достаточны для заключения
договора. Для того чтобы договор считался заключенным, необходимо
согласовать все его существенные условия. Договор не заключен до тех
пор, пока не будет согласовано хотя бы одно из его существенных
условий. Поэтому важно четко определить, какие условия для данного
договора являются существенными. Круг существенных условий зависит от
вида конкретного договора. В решении вопроса о том, относится ли
данное условие договора к числу существенных, законодательство
устанавливает следующие ориентиры. Во-первых, существенными являются
условия о предмете договора. Без определения того, что является
предметом договора, невозможно заключить ни один договор. Во-вторых, к
числу существенных относятся те условия, которые названы в законе или
иных правовых актах как существенные. В-третьих, существенными
признаются те условия, которые необходимы для договора конкретного
вида. В-четвертых, существенными считаются и все те условия,
относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть
достигнуто соглашение.
В отличие от существенных обычные условия не нуждаются в
согласовании сторон. Обычные условия предусмотрены в соответствующих
нормативных актах и автоматически вступают в действие с даты
заключения договора. Это не означает, что обычные условия действуют
вопреки воле сторон в договоре.
II. Основные разделы Договора
Договор может состоять из следующих разделов:
1. Преамбула
Содержит сведения о наименовании договора, его регистрационном
номере, месте и дате подписания, определения сторон.
При определении сторон указываются их наименования, под которыми
они зарегистрированы в установленном законом порядке, правовой статус,
фамилии должностных лиц, выступающих от имени юридических лиц, и их
полномочия.
Полномочия сторон подтверждаются ссылкой на устав или
доверенность, выданную уполномоченным лицом, в которой указывается
номер и прописью дата выдачи, например: доверенность от Двадцать
третьего января тысяча девятьсот девяносто девятого года N 14/7-99.
При возникновении сомнений в правомочности лица, подписывающего
договор от имени контрагента, он должен, предоставить надлежаще
заверенную копию доверенности на право совершения указанных действий,
которая будет приложена к договору, или надлежаще заверенные копии,
выписки или соответствующие учредительные документы.
2. Предмет договора
В краткой форме содержит сведения о виде сделки (купля-продажа,
подряд, аренда и т. д.), наименовании товара (работ, услуг), основных
характеристиках, количестве и ассортименте. Если ассортимент
достаточно широк, то его перечисление делается в спецификации,
являющейся неотъемлемой частью договора. Если предметом сделки
является сложное оборудование, то его подробное описание дается в
специальных разделах, которые могут оформляться как приложения,
являющиеся неотъемлемой частью договора. При этом в самом разделе о
предмете договора делаются лишь ссылки на эти приложения.
В любом случае поставляемые товары (работы, услуги) должны быть
ясно и однозначно определены в договоре.
Количество поставляемого товара (работ, услуг) может быть
определено твердо либо в определенных пределах. Покупатель может
оговорить возможность приобрести дополнительное количество товара на
тех же условиях без подписания нового договора. Размер дополнительного
количества устанавливается в процентах от основного количества и, как
правило, не превышает 10 % (согласно обычаю делового оборота).
Примечание: Если предметом договора является поставка,
купля-продажа машин и оборудования, то он может включать такие
разделы, как технические условия, условия испытаний и приемки,
шефмонтажа, командирования специалистов, технического обслуживания,
обеспечения запасными частями, условия конфиденциальности.
3. Сроки выполнения сторонами своих обязательств
Под сроком поставки товара (оказания услуг, выполнения работ)
понимается оговоренный сторонами период, в течение которого товар
должен быть поставлен в указанное в договоре место назначения.
Срок поставки товара (оказания услуг, выполнения работ) может не
совпадать с моментом передачи товара покупателю в фактическое
пользование. Срок поставки товара (оказания услуг, выполнения работ)
может быть предусмотрен следующим образом:
- обозначением даты поставки товара (оказания услуги, выполнения
работ), например до 15 марта 1999 года;
- определением периода, в течение которого осуществляется
поставка товара (выполнение работ, оказание услуг), обычно месяц,
квартал, год или "ежемесячно", "ежеквартально").
При поставках различным потребителям сроки могут устанавливаться
для каждой партии и для каждого потребителя. В этом случае сроки
поставки товара (выполнения работ, оказания услуг) могут быть вынесены
в приложение. Возможность досрочной поставки товара (выполнения работ,
оказания услуг) должна быть оговорена в договоре.
Датой поставки может считаться дата транспортного, отгрузочного
документа или дата подписания приемо-сдаточного акта, что должно быть
оговорено в договоре. Дата фактической поставки служит основанием
своевременного выставления счета покупателю.
4. Цена товара (работ, услуг) и общая сумма договора
Цена товара (работ, услуг) - это количество денежных единиц,
которые покупатель должен заплатить продавцу за товар (работу, услугу)
или единицу товара на согласованных условиях. Могут быть включены в
цену договора транспортные, складские и прочие расходы, что должно
быть обязательно оговорено в договоре.
Общая сумма договора включает в себя полную величину денежных
обязательств покупателя перед продавцом и записывается в договоре
прописью с припиской "включая НДС - ---- руб.", причем первая цифра
пишется с заглавной буквы. Внесение исправлений в записи цены товара
(работ, услуг) или общей суммы договора допускается только при наличии
заверяющих подписей сторон с оригинальными печатями.
Например: "Общая сумма договора составляет: Двести сорок шесть
тысяч руб. 00 коп., включая НДС -.Сорок одна тысяча руб."
Не допускается использование в других разделах договора
применительно к подлежащим уплате суммам терминов, отличающихся от
используемых в настоящем разделе: "цена товара", "общая сумма
договора".
5. Условия платежа
В этом разделе определяются обязательства покупателя оплатить
приобретаемый товар в оговоренные фиксированные сроки и на
определенных в этом разделе договора условиях.
Платежи могут осуществляться по факту поставки (отгрузки) товара
(выполнения работ, оказания услуг) на основании отгрузочных документов
и счета-фактуры поставщика, по факту приемки на основании подписанного
сторонами акта сдачи-приемки и выставленного поставщиком
счета-фактуры.
Авансовый платеж представляет собой предоплату продавцу части
платежа от общей суммы договора.
Авансовый платеж может быть как в денежной, так и в товарной
форме путем предоставления продавцу сырья, оборудования или
комплектующих узлов.
При выборе способа платежа следует иметь в виду, что платежи по
факту и авансовые платежи более предпочтительны для продавца, а
платежи в кредит или с рассрочкой выгоднее для покупателя. Согласно
обычаям делового оборота по крупным закупкам, особенно машин и
оборудования, чаще применяют смешанную форму платежей.
Например: 10 % от суммы договора авансируется покупателем после
приемки им технической документации, основной платеж - около 80 % от
суммы договора проводится по факту поставки или для оплаты работ, а 10
% - после подписания акта приемки-сдачи оборудования (работ, услуг).
Наиболее распространенным недостатком при подготовке и заключении
договора является отсутствие четких формулировок, касающихся условий,
которые должны быть выполнены до осуществления платежа, сроков
выставления и подписания документов, являющихся основанием для
платежа, наличие скрытых противоречий в сроках выполнения этапов
договора, сроках оплаты и порядке представления документов, служащих
основанием для платежа.
6. Упаковка и маркировка
Необходимость внесения в договор этого раздела зависит от
характера товара. В нем содержится указание относительно вида и
характера упаковки, ее качества, размеров, возвратность тары, а также
содержания маркировки и способа ее нанесения.
Требования к упаковке определяются необходимостью обеспечения
сохранности груза во время транспортировки, а также удобством
последующего хранения и/или реализации товара.
7. Извещение об отгрузке товара
(о выполненной работе, оказанной услуге)
Необходимо для обеспечения надлежащей и своевременной приемки
товара. Оговариваются форма извещения, срок направления извещения,
перечень отгрузочных документов.
8. Порядок сдачи-приемки товара (работ, услуг)
Под сдачей понимается передача продавцом во владение покупателя
товара в соответствии с условиями договора, а также передача оказанных
услуг и выполненных работ.
Под приемкой товара (работ, услуг) понимается проверка
соответствия количества, комплектности и качества поставленного товара
(выполненных работ, оказанных услуг) соответствующим характеристикам,
приведенным в договоре. По результатам приемки оформляется
приемо-сдаточный акт, подписанный обеими сторонами.
Сдача-приемка по количеству и качеству может не совпадать.
Например: "Товар считается сданным продавцом и принятым покупателем по
количеству - согласно количеству мест и массе, указанных в отгрузочных
документах, по качеству - на основании сертификата качества
предприятия, изготовителя или продавца". Приемка может проводиться на
предприятии заказчика в процессе гарантийной эксплуатации или при
гарантийных испытаниях на заводе-изготовителе, что должно быть
оговорено в договоре.
9. Качество и гарантийный срок
Условие качества является необходимым разделом договора. Качество
может определяться на основании ссылки на соответствующий сертификат
качества или стандарт (для стандартных товаров, изделий, работ,
услуг), технические или иные условия (как правило, для товаров,
изготавливаемых на основе индивидуальных заказов, например,
соответствие образцу), по спецификации, прилагаемой к контракту.
В договоре должен быть предусмотрен способ или метод проверки
качества или вид документа, подтверждающий соответствие качества
товара (работ, услуг) договорным требованиям.
Поставщик должен гарантировать высокое качество товара
(выполнения работ, оказания услуг) в течение гарантийного срока,
соответствие спецификациям и комплектность, а также порядок
производства гарантийных работ и их оплаты. Здесь же может быть
оговорено, что гарантия не распространяется на быстроизнашивающиеся
части, естественный износ, ущерб вследствие неправильного хранения,
транспортировки, обслуживания и т. д.
10. Рекламации
Рекламации - это претензии, предъявляемые продавцу в связи с
несоответствием количества и качества поставленного товара
(выполненных работ, оказанных услуг) условиям договора. Порядок и
сроки предъявления рекламаций, права и обязанности сторон в связи с
рекламацией и способы ее урегулирования должны быть оговорены в данном
разделе.
11. Ответственность сторон
В целях предотвращения нарушений сторонами своих обязательств
устанавливается ответственность в виде санкций за невыполнение условий
договора.
Стороны по соглашению могут предусмотреть санкции в виде: пеней,
неустойки, штрафа, уплачиваемых за нарушение условий договора в
отношении сроков поставки, качества товара, условий платежа и т. д.
Как правило, общая величина штрафных санкций не должна превышать
10 % от цены товара. Штрафные санкции должны способствовать выполнению
договора. Штрафные санкции не должны носить разорительный характер, а
также не способствовать получению прибыли за счет ошибок партнера.
При подготовке и заключении договора необходимо соблюдать принцип
равенства ответственности сторон и применяемых к ним штрафных санкций,
исключая возможность односторонней ответственности организаций
федерального железнодорожного транспорта.
12. Страхование
По соглашению сторон может быть предусмотрено страхование товара
(работ, услуг).
Цель страхования - снижение рисков утраты или повреждения товара.
Находит наиболее широкое применение во внешнеэкономической
деятельности.
13. Обстоятельства непреодолимой силы
Непреодолимая сила - чрезвычайное и непредотвратимое при данных
условиях событие (стихийное бедствие, наводнение, землетрясение,
военные действия и т. д.). Непреодолимая сила является
обстоятельством, освобождающим от ответственности. Обстоятельства
непреодолимой силы определены статьей 401 ГК РФ, при заключении как
внешнеэкономических, так и внутренних договоров определяются
сторонами.
14. Арбитраж
При заключении договора между резидентами целесообразно указывать
Третейский суд при МПС России или арбитражный суд по месту
расположения одного из участников договора.
15. Прочие условия договора
В этом разделе указываются наиболее распространенные условия:
- ни одна из сторон не имеет права передавать свои права и
обязательства по договору третьим лицам без письменного согласия
другой стороны;
- после подписания настоящего договора предшествовавшие
переговоры и переписка теряют силу;
- изменения и дополнения настоящего договора действительны лишь в
том случае, если они совершены в письменной форме и подписаны
договаривающимися сторонами;
- все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются его
неотъемлемой частью.
При необходимости данные условия дополняются другими,
существенными для исполнения договора положениями, не вошедшими в
перечисленные выше разделы.
16. Юридические адреса сторон
Этот раздел содержит юридические, почтовые адреса и подписи
сторон.
Договор подписывается уполномоченными лицами, указанными в
преамбуле договора.
17. Приложения к договору
Подготовленный договор может сопровождаться различной
документацией, имеющей к нему прямое отношение и раскрывающей
отдельные положения договора. Такие документы оформляются в виде
приложений к договору (при наличии ссылки в соответствующих разделах
договора), которые являются его неотъемлемой частью.
Приложения к договору могут быть подписаны только лицами,
имеющими полномочия на подписание договора.
III. Порядок подготовки и согласования договоров
1. Оформление
Допускается печатание договора на обеих сторонах листа.
2. Порядок визирования
Договор на визирование представляется только представителем
подразделения, ответственного за подготовку договора.
2.1. Экземпляр контрагента.
Каждый лист договора должен быть завизирован лицами, подписавшими
договор. Визовая подпись проставляется в левом нижнем углу на каждом
листе договора.
2.2. Внутренний экземпляр - визовой экземпляр договора,
остающийся в распоряжении МПС России или организаций федерального
железнодорожного транспорта.
Каждый лист договора должен быть завизирован подписывающими
договор лицами, руководством Юридического управления МПС России или
соответствующего юридического подразделения. Визовая подпись
проставляется внизу слева на каждом листе договора, кроме последнего
листа.
На последнем листе после подписей представителей сторон наносится
таблица следующего вида с перечнем подразделений, визирующих договор
до его окончательного подписания с учетом последовательности
визирования:
-------------------------------------------------------------------------
| Наименование | Дата | Ф.И.О. | Подпись | Дата |
| подразделения | поступления | руководителей | | |
| | | подразделений или | | |
| | | лиц, завизировавших | | |
| | | договор | | |
|------------------|-------------|---------------------|---------|------|
| Исполнитель | | | | |
| договора | | | | |
| (заказчик, | | | | |
| покупатель) | | | | |
|------------------|-------------|---------------------|---------|------|
| Другие | | | | |
| заинтересованные | | | | |
| подразделения | | | | |
|------------------|-------------|---------------------|---------|------|
| Подразделение | | | | |
| экономики | | | | |
|------------------|-------------|---------------------|---------|------|
| Подразделение | | | | |
| финансов | | | | |
|------------------|-------------|---------------------|---------|------|
| Подразделение | | | | |
| экономической | | | | |
| защиты | | | | |
|------------------|-------------|---------------------|---------|------|
| Юридическое | | | | |
| подразделение | | | | |
-------------------------------------------------------------------------
Дополнения и изменения к договору, оформляемые после его
подписания, визируются как новый договор.
3. Сопутствующая документация
При визировании договора подразделение, являющееся ответственным
за его подготовку, обязано при необходимости предоставлять всю
сопутствующую документацию, в частности документы с решениями,
послужившими основанием для заключения договора.
Если организация, с которой заключается договор, выбрана не по
результатам торгов (конкурса), то подразделение, готовящее договор,
представляет справку, в которой отражаются основания сделанного
выбора.
В справке, подписанной исполнителем, в произвольной форме кратко
отражаются следующие сведения:
- об основных организациях, предоставляющих приобретаемые товары
(работы, услуги);
- в какие фирмы (с указанием полного наименования, адреса и
контактного телефона) направлялись запросы и основные условия
коммерческих предложений, поступивших от них;
- результаты проведенных переговоров по согласованию цены и
других существенных условий;
- по каким критериям предпочтение отдано конкретному поставщику;
- кто из сотрудников принимал участие и несет ответственность за
подготовку договора.
В случае заключения внешнеэкономических договоров (за исключением
договоров на оказание экспедиторских услуг, заключаемых ЦФТО), справка
должна содержать ссылку на положительное заключение Экономического
совета МПС России. |