Страницы: 1 2
Госкомитета, предоставляются сотрудникам Госкомитета для работы во
временное пользование в подразделениях под расписку в учетной карточке
выдачи документов с разрешения руководства.
Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных
архивных документов.
Визовые экземпляры документов, направляемых в высшие
законодательные и исполнительные органы власти, подлинники приказов,
протоколов заседания коллегии Госкомитета, а также указателей рассылки
из архива не выдаются.
13. Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в Госкомитете, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой
построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для
составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, в центральном архиве используется для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения (приложение N 8).
Номенклатура дел Госкомитета составляется Управлением
организационно-административного обеспечения на основе номенклатуры
дел структурных подразделений при методической помощи центрального
архива Госкомитета.
Номенклатура дел Госкомитета, предварительно согласованная с
центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Госкомитета, согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в
который документы передаются на государственное хранение, и
утверждается руководителем.
При составлении номенклатур дел следует руководствоваться
положениями о Госкомитете и его структурных подразделениях, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурами дел Госкомитета за
прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности
Госкомитета, их виды и состав.
В номенклатуру дел Госкомитета включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы Госкомитета, в том
числе, вычислительного центра, поступившие из других организаций для
продолжения, ликвидированных организаций, правопреемником которых
является Госкомитет, переходящие дела и справочные материалы с грифом
"Для служебного пользования", различного рода картотеки и т.д.
Названиями разделов номенклатуры дел Госкомитета являются
названия структурных подразделений; разделы располагаются в
соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел
включает заголовки дел службы ДОУ.
После утверждения номенклатуры дел Госкомитета структурные
подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
Графы номенклатуры дел Госкомитета, его структурных подразделений
заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Госкомитете цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются
заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и
т.д. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и
т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название Министерства или структурного подразделения;
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа)
краткое содержание документов дел;
название территории, с которой связано содержание документов дел;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей
ведомственного или типового перечня документов.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел
или согласованный с Роскомархивом срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к
уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел, о передаче дел
в другую организацию для продолжения и др.
14. Формирование дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
Дела в Госкомитете формируются децентрализованно, т.е. в
структурных подразделениях.
Формированием дел и контролем за правильным формированием дел
занимаются лица, ответственные за делопроизводство в структурном
подразделении.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного
хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на
общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250
листов.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N .." дата,
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными
документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного
документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках,
взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам, Документы к протоколам сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и
располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и
отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
Госкомитета и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по
личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности,
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
15. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - определение ценности документов
с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков
хранения.
Экспертиза ценности документов в Госкомитете проводится: при
составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в
Госкомитете создается постоянно действующая центральная экспертная
комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в
структурных подразделениях Госкомитета с привлечением соответствующих
специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Госкомитета.
Функции и права центральной экспертной комиссии Госкомитета, а
также организация ее работы определяются положением, которое
утверждается руководителем.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании
перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел
Госкомитета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного
хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,
неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с
временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения для передачи в центральный архив в структурных
подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10
лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитывается
только отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.д.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 9).
16. Оформление дел
Дела Госкомитета подлежат оформлению при их заведении и по
завершении года. Оформление дал включает комплекс работ по технической
обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных
подразделений при методической помощи и под контролем центрального
архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает:
подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление
заверительной надписи дела (приложение N 10);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов
дела (приложение N 11), внесение необходимых уточнений в реквизиты
обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка
дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста
документа, простым графическим карандашом или нумератором.
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
оформляется по установленной форме (приложение N 12).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется
соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,
в необходимых случаях, в заголовок дела вносятся дополнительные
сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы
отчетности и т.п.).
17. Составление описей дел
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно
составляются описи (приложение N 13). На дела временного (до 10 лет)
хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу, дела со
специальной документацией (научные отчеты по темам и др.).
В Госкомитете в каждом структурном подразделении описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным
методическим руководством центрального архива. По этим описям
документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные
структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной
описи Госкомитета, которую готовит центральный архив, и по которой он
сдает дела на государственное хранение.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел каждое дело вносится в опись
под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись
под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой
за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных
подразделений устанавливается по согласованию с центральным архивом;
графы описи выполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
все остальные однородные дела обозначаются "то же", при этом, другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих
документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за
который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера
дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последний
описательной статьей каждого последующего года); графа описи
"примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
18. Оперативное хранение документов и дел
С момента заведения и до передачи в центральный архив Госкомитета
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурах подразделений и сотрудники отвечающие за
делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и
дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных
картотеках, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих
документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения
оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с
номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помечается на
внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,
формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям
производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится
карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам
(приложение N 14).
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
19. Передача дел в центральный архив
В центральный архив передаются дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в
центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив
только в исключительных случаях по решению руководства Госкомитета.
Передача их осуществляется по описям в центральный архив.
Передача дел в центральный архив осуществляется по графику,
составленному архивом и утвержденному руководством.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в
центральный архив сотрудником архива предварительно проверяется
правильность их формирования, формирования и соответствие количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел подразделения. Все выявленные при проверке
недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного
подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел
составляется справка.
Прием каждого дела производится заведующим центрального архива в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается
цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера
отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи
сотрудника центрального архива и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в
делах.
20. Передача дел на архивное хранение
Документы, образовавшиеся и образующиеся, в деятельности
Госкомитета, имеющие историческое, культурное, социальное, научное,
экономическое или политическое значение, входят в состав Архивного
фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной
принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и
способа закрепления информации подлежат передаче на государственное
хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и
документов длительного практического значения (в том числе, документов
по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к
передаче на государственное хранение Госкомитет образует центральный
архив.
В своей практической деятельности центральный архив Госкомитета
руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и
указаниями Госкомитета, нормативными и методическими документами
Росархива, других организаций Государственной архивной службы
Российской Федерации, положением о центральном архиве Госкомитета.
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной
службы России
В.А. Еремченко
Председатель Государственного
комитета Российской Федерации
по охране окружающей среды
В.И. Данилов-Данильян
------------------------------------------
* (1) Далее в тексте настоящей Инструкции вместо Госкомэкология
России - Госкомитет
*(2) Перечень документов, создающихся в процессе деятельности
Госкомитета
*(3) Расположение реквизитов на бланках должно соответствовать
ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов"
*(4) В документах, оформленных не на бланках, наименование
организации в реквизите "подпись" включается в состав наименования
должности
Приложение I
к пункту 5 Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации службой
делопроизводства Госкомэкологии России
1. Программа и повестки заседаний*, совещаний конференций.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Докладные записки на имя руководства Госкомитета.
4. Копии писем, присланных для сведения**.
5. Печатные издания (книги, брошюры, авторефераты, плакаты и др.)
6. Проекты планов, учебные программы, прейскуранты.
7. Бухгалтерские и банковские документы**.
8. Балансы (годовые, квартальные, месячные)**.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Нормы расхода материалов**.
11. Титульные списки**.
12. Формы статистической отчетности**.
13. Отчеты подведомственных организаций.
----------------------------------------------------
* Кроме поступивших из Правительства Российской Федерации
** Регистрируются в соответствующих подразделениях Госкомитета
Приложение 2
к пункту 5.1 Инструкции
Контрольно-учетная карточка
Входящий N и дата ----------------------------------------------------
Срок исполнения ------------------------------------------------------
Корреспондент --------------------------------------------------------
Дата и N документа ---------------------------------------------------
Содержание -----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Подразделение N --------------------- Дата направления ---------------
Резолюция ------------------------------------------------------------
Приложение 3
к пункту 6 Инструкции
Регистрационная карточка для исходных документов
----------------------------------------------------------------------
Кому --------------- Исх. N -------------- Дата ----------------------
Содержание: ----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Колличество листов ---------------------------------------------------
Подписал(и): ---------------------------------------------------------
Визы: -----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
-------------------------------------- Дело N ------------------------
Наш вх. N --------------- Исполнитель том N -------- листы ----------
Приложение 4
к пункту 7.1 Инструкции
СХЕМА
построения центрального аппарата Госкомэкологии России
------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Наименование |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 1 | 2 |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 01 В.И. Данилов-Данильян | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 02 А.Ф. Порядин | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 03 А.М. Амирханов | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 04 В.М. Астапченко | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 05 А.А. Соловьянов | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 06 Резерв | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 07 Аппарат | |
| (Е.П.Постольная) | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 08 УОАО (Е.И.Зеленева) | Управление организационно- |
| Администрация | административного обеспечения |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 09 УРЭПиВТО | Управление региональных экологических |
| (Н.М.Васильченко) | проблем и взаимодействия с |
| Регионы | территориальными органами |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 12 УКиПО (Д.Е.Дымов) | Управление кадров и правового |
| Экоправо | обеспечения |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 13 УГЭЭ (Г.С.Чегасов) | Управление государственной |
| Экоэкспертиза | экологической экспертизы |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 14 УФиЭ (Л.В.Вершков) | Управление финансов и экономики |
| Финансы | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 15 Спецотдел | Специальный отдел |
| (Л.В.Жоглова) | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 16 УЭП (Д.А.Зимин) | Управление экологических |
| Экопрограммы | программ |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 17 УМС (С.Н.Кураев) | Управление международного |
| Экосотрудничество | сотрудничества |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 18 УСБ (В.Ю.Ильяшенко) | Управление сохранения биоразнообразия |
| Биоресурсы | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 19 УГЭКиБОС (В.В.Куценко)| Управление государственного |
| Экобезопасность | экологическогокого контроля к |
| | безопасности окружающей среды |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 20 ФЭФ (Н.Ф.Глазовский) | Федеральный экологический фонд РФ |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 21 УЗД (В.Б.Степаницкий) | Управление заповедного дела |
| Заповедники | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 22 УНиИ (А.В.Комаров) | Управление науки и информации |
| Наука | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 24 Прочие | ЦПРП, НИИприроды, Экспресс, ЦМП и др. |
| подведомственные | |
|----------------------------|-----------------------------------------|
| 25 ГУГИМС(В.В.Антонов) | Главное управление государственной |
| | инспекции по маломерным судам |
------------------------------------------------------------------------
Приложение 5
к пункту 7.1 Инструкции
КЛАССИФИКАТОР
входящей корреспонденции Госкомэкологии России
----------------------------------------------------------------------
| Индекс | Наименование дела |
| дела | Наименование дела |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 1 | 2 |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 1 | Законы Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 2 | Указы Президента Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 3 | Распоряжения Президента Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 4 | Поручения Аппарата Президента Российской Федерации, СБ РФ |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 5 | Проекты постановлений и распоряжений Президента |
| | Российской Федерации, Правительства РФ, разработанные |
| | Госкомэкологии |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 6 | Постановления Государственной Думы, Совета Федерации |
| | Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 7 | Поручения Государственной Думы и Совета Федерации |
| | Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 8 | Постановления Правительства Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 9 | Распоряжения Правительства Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 10 | Протоколы заседаний Правительства Российской Федерации |
| | и выписки из протоколов заседаний |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 11 | Поручения Правительства Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 12 | Поручения Аппарата Правительства Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 13 | Документы к заседаниям Правительства Российской |
| | Федерации (проекты, повестки, постановления) |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 14 | Протоколы совещаний у заместителей Председателя |
| | Правительства Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 15 | Документы по исполнению депутатских запросов по |
| | природоохранной деятельности |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 16 | Переписка с Федеральными органами исполнительной |
| | власти по вопросам основной деятельности |
| | (Министерства, Госкомитеты) |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 17 | Переписка с федеральными органами исполнительной |
| | власти природоресурсного блока (Росгидромет, |
| | МПР России, Роскартография и др.) |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 18 | Переписка с Минфином России, Центробанком России, |
| | Внешэкономбанком и др. финансовыми органами по |
| | финансированию отрасли (Минэконокика) |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 19 | Переписка с МИД России, МВЭС России, посольствами и др. |
| | внешнеторговыми организациями по внешнеэкономическим |
| | связям |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 20 | Переписка с Минюстом России, Конституционным судом, |
| | Прокуратурой России и др. судебно-правовымы органами |
| | по вопросам законодательства |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 21 | Переписка с Минобороны России, ФСБ РФ, Главнокомандующим |
| | вооруженными силами СНГ, Генеральным штабом РФ, Штабами |
| | ВМФ, службой разведки ТО, МЧС, в/ч и др. военными |
| | организациями |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 22 | Переписка с органами законодательной и исполнительной |
| | власти субъектов Российской Федерации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 23 | Переписка с органами законодательной и исполнительной |
| | власти стран, входящих в состав СНГ |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 24 | Инструктивные письма, направленные республиканским, |
| | краевым, областным подведомственным организациям |
| | Госкомэкологии по основным видам деятельности |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 25 | Переписка с подведомственными организациями |
| | Госкомэкологии (комитеты, заповедники, институты, центры |
| | и др.) по вопросу основной деятельности, докладные |
| | записки, ФЭФ |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 26 | Переписка с природоохранными организациями, не входящими |
| | в систему Госкомэкологии России (экофонды, зоопарки, |
| | экологические ассоциации и др.) по вопросу основной |
| | деятельности |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 27 | Переписка с АН России, РАЕН, организациями АН России, |
| | НИИ, центрами и др. организациями |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 28 | Переписка со средствами массовой информации по вопросу |
| | основной деятельности |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 29 | Переписка с зарубежными министерствами, фирмами, |
| | Консорциумами, концернами, посольствами, ЮНЕСКО |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 30 | Переписка с НПО, концернами, трестами, объединениями, |
| | ассоциациями, СП, МП и пр. организациями по вопросам |
| | экологии |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 31 | Переписка со средствами массовой информации |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 32 | Приказы Госкомэкологии России |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 33 | Протоколы заседаний коллегии Госкомэкологии РФ |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 34 | Информационные и справочные материалы с грифом ДСП |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 35 | Прочие |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 36 | Резерв |
|--------|-----------------------------------------------------------|
| 37 | Резерв |
----------------------------------------------------------------------
Приложение 6
к пункту 8 Инструкции
СВОДКА
об объеме документооборота за --------------- 199 г.
(месяц)
в --------------------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
Сдается в общий отдел Управления
организационно-административного
обеспечения до 5 числа следующего
за отчетным месяца
---------------------------------------------------------------------------------------
| N | Наименование корреспондента | Количество | Количество | Всего |
| п/п | | входящих | исходящих | |
| | | документов | документов | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------|-------|
| 1. | Президент, Администрация Президента | | | |
| | и его службы | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 2. | Правительство Российской Федерации | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 3. | Государственная Дума | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 4. | Совет Федерации | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 5. | Федеральные министерства, ведомства, | | | |
| | госкомитеты, комитеты, федеральные | | | |
| | службы, агентства | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 6. | Правительства республик в составе РФ, | | | |
| | главы администраций, краев, областей, | | | |
| | Правительства Москвы, Санкт-Петербурга | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 7. | МИД России, МВЭС, посольства, | | | |
| | внешнеторговые организации, | | | |
| | зарубежные фирмы, CП | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 8. | Минфин РФ, Минэкономики РФ, банки и | | | |
| | другие финансовые организации | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 9. | РАН, РАЕН, академии республиканского | | | |
| | значения и их отделения, НИИ, учебные | | | |
| | заведения и др. | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 10. | Главы стран СНГ, министерства, ведомства, | | | |
| | комитеты и др. организации СНГ | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 11. | Министерства, комитеты по охране природы, | | | |
| | республик, краев, областей, городов, | | | |
| | Москомприрода, Ленкомприрода, | | | |
| | Мособлприрода, организации, институты, | | | |
| | подчиненные Госкомитету госзаповедники | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 12. | Природоохранные организации не входящи е | | | |
| | в систему Госкомэкологии России | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 13. | Судебно-правовые органы, Верховный суд , | | | |
| | Прокуратура, МВД России | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 14. | Общественные организации, средства | | | |
| | массовой информации, профсоюзы | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 15. | Телеграммы, телетайпограммы | | | |
|-----|---------------------------------------------|------------|------------| |
| 16. | Прочие | | | |
---------------------------------------------------------------------------------------
Приложение 7
к пункту 10 Инструкции
ЗАКАЗ
на размножение материалов
"------" ------------------ 19-- г.
Количество страниц оригинала --------------------- тираж -------------
Формат 1:1, 1:2, с оборотом, без оборота (подчеркнуть)
Заказчик ------------------------------- телефон ---------------------
Наименование материала -----------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Подпись начальника структурного подразделения или его заместителя
----------------------------------------------------------------------
Разрешается к печати:
Виза Спецотдела (с грифом "ДСП") --------------------------------
виза Управления организационно-административного обеспечения
----------------------------------------------------------------------
Заказ по книге заказа за N --------------------------------------
получен ---------------------- 19--- г. подпись -----------------
Приложение 8
к пункту 11 Инструкции
Наименование Госкомитета УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя Госкомитета
Наименование структурного
подразделения
Номенклатура дел ------------------------
подпись инициалы,
фамилия фамилия
-------------------------------- дата --------------------------------
(место составления)
на -------------- год
Название раздела
----------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения | Примечание |
| дела | (тома, части) | (томов, | (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей по | |
| | | | перечню | |
|--------|-----------------|------------|---------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы Документационного обеспечения
управления подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата ------------------------------
Виза заведующего центральным архивом
Согласовано Согласовано
Протокол ЦЭК Госкомитета Протокол ЭПК ГА Российской Федерации
-------------- N --------------- ------------ N ---------------------
-------------------------------- ------------------------------------
1. Название перечня и его выходные данные
Продолжение приложения 8
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ----- году в Госкомитете
----------------------------------------------------------------------
| | | В том числе |
| По срокам хранения | Всего |------------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
| ----------------------|-------|---------------|--------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| ----------------------|-------|---------------|--------------------|
| постоянного | | | |
| ----------------------|-------|---------------|--------------------|
| временного (свыше 10 | | | |
| лет) | | | |
| ----------------------|-------|---------------|--------------------|
| временного (до 10 лет | | | |
| включительно) | | | |
| ----------------------|-------|---------------|--------------------|
| Итого: | | | |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы Документационного обеспечения
управления подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата --------------------------------------
Итоговые сведения переданы в центральный архив
Наименование должности
передавшего сведения подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата --------------------------------------
Приложение 8
к пункту 12 Инструкции
Наименование Госкомитета УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя Госкомитета
Номенклатура дел подпись инициалы,
фамилия фамилия
-------------------------------- дата --------------------------------
(место составления)
на -------------- год
Название раздела
----------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения | Примечание |
| дела | (тома, части) | (томов, | (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей по | |
| | | | перечню *) | |
|--------|-----------------|------------|---------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы Документационного обеспечения
управления подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата ------------------------------
Согласовано
Заведующий архивом
подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата ------------------------------
-----------------------------------
* Название перечня и его выходные данные
Продолжение приложения 8
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ----- году в Госкомитете
----------------------------------------------------------------------
| | | В том числе |
| По срокам хранения | Всего |------------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|-----------------------|-------|---------------|--------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------------|-------|---------------|--------------------|
| постоянного | | | |
|-----------------------|-------|---------------|--------------------|
| временного (свыше 10 | | | |
| лет) | | | |
|-----------------------|-------|---------------|--------------------|
| временного (до 10 лет | | | |
| включительно) | | | |
|-----------------------|-------|---------------|--------------------|
| Итого: | | | |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата -----------------------------------------------------------------
Итоговые сведения переданы в службу Документацнонного обеспечения
управления Госкомитета
Наименование должности
передавшего сведения подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата --------------------------------------
Приложение 9
к пункту 14 Инструкции
Наименование Госкомитета УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Акт ---- N ---------
--------------------
(место составления) подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
дата --------------------------------------------
На основании ---------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня)
----------------------------------------------------------------------
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
(название фонда)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Дата дела | Номера | Индекс | Колличество | Сроки хранения | Примечание |
| п/п | дела или | или крайние | описей | дела | дел | дела (тома, | |
| | групповой | даты дел | (номенклатур) | (тома, | (томов, | части) и | |
| | заголовок | | за ---------- | части) по | частей) | номера статей | |
| | дел | | год(ы) | номенклатуре | | по перечню | |
| | | | | или N дела по | | | |
| | | | | описи | | | |
|-----|-----------|-------------|---------------|---------------|-------------|----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого --------------------------------- дел за ------------------ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ------------- годы, утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ------------------------------------
(наименование архивного учреждения
(протокол от ------------------------- N ----------------------------)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности
документов подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата ------------------------------
Согласвоано
Протокол ЦЭК
------- N ---------
Продолжение приложения 9
Документы в количестве ----------------------- дел, весом --------- кг
(цифрами и прописью)
сданы в --------------------------------------------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ----------------------
N --------------------------------------------------------------------
Наименование должности работника,
сдавшего документы подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
центрального архива подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата -------------------------------
Приложение 10
к пункту 15 Инструкции
Лист-заверитель дела N -----------------------------------------------
В деле подшито (вложено) и пронумеровано -----------------------------
(цифрами и прописью)
ласта(ов).
в том числе: литерные листы ------------------------------------------
пропущенные номера ------------------------- + листов внутренней описи
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
| Особенности физического состояния и формирования | Номера листов |
|---------------------------------------------------|----------------|
| 1 | 2 |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности лица
составившего заверительную надпись подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата --------------------------------
Приложение 11
к пункту 15 Инструкции
Внутренняя опись
документов дела N ---------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
| NN | Индекс документа | Дата | Заголовок | Номера | Примечание |
| п/п | | документа | документа | листов | |
| | | | | дела | |
|-----|------------------|-----------|-----------|--------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------------
Итого ----------------------------------------------------------------
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи -----------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Приложение 12
к пункту 15 Инструкции
----------------------------------------------------------------------
------------------------
------------------------
----------------------------------------------------------------------
------------------------
------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(наименование учреждения и структурного подразделения)
Дело N ----- том N -----
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(заголовок дела)
----------------------------------------------------------------------
(дата)
на ------- лист
Хранить ----------
Ф. N -----------------------
Оп. N ----------------------
Д. N -----------------------
Приложение 13
к пункту 16 Инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
подпись ----------------------
дата -------------------------
инициалы, фамилия ---------------------------
Фонд N ----------------------
Опись N ---------------------
дел постоянного хранения
за -------- год
----------------------------------------------------------------------
Наименование раздела структурного подразделения Госкомитета
--------------------------------------------------------------------------
| NN | Индекс дела | Заголовок дела | Дата | Количество | Примечание |
| п/п | | (тома, части) | дела | листов | |
| | | | (тома, | в деле | |
| | | | части) | (томе, | |
| | | | | части) | |
|-----|--------------|----------------|--------|------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
--------------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено ------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
с N ---------------- по N ------------------, в том числе:
литерные номера: ------------------------------------------------
пропущенные номера: ---------------------------------------------
Наименование должности
составителя описи подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Заведующий центральным архивом подпись ------------------------
инициалы, фамилия --------------
Дата -------------------------
Согласовано УТВЕРЖДАЮ
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК
Наименование комитета архивного учреждения
------- N ----------- ------- N -----------
Приложение 14
Лист-заместитель документа
Дело N ---------------------------------------------------------------
Документ -------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(дата, номер, заголовок)
Выдан во временное пользование ---------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(подразделение, отдел)
Выдал ---------------------------- Получил --------------------------
Отметка о возврате документа -----------------------------------------Страницы: 1 2 |