О ВВОДЕ В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ
СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ В УПРАВЛЕНИЯХ
КОМПЛЕКСА ПЕРСПЕКТИВНОГО РАЗВИТИЯ ГОРОДА, РАСПОЛОЖЕННЫХ В
ЗДАНИИ ПО АДРЕСУ: НИКИТСКИЙ ПЕР., д.5
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
10 июня 1998 г.
N 485-РЗП
(Д)
Во исполнение распоряжения первого заместителя Премьера
Правительства Москвы от 05.02.97 N 116-РЗП "О создании и эксплуатации
информационной компьютерной системы комплекса перспективного развития
города" Институтом развития Москвы разработана и введена в опытную
эксплуатацию единая автоматизированная система обработки
документированной информации в управлениях Комплекса перспективного
развития города.
С целью обеспечения промышленной эксплуатации единой
автоматизированной системы обработки документированной информации:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству с использованием
компьютерных технологий в управлениях Комплекса перспективного
развития города (приложение 1).
2. Утвердить перечень регистрируемых документов и номенклатуру
дел (приложение 2).
3. Установить, что:
3.1. Документы, поступающие на имя руководителя Комплекса и его
заместителей регистрируются и контролируются в отделе первого
заместителя Премьера Правительства Москвы;
3.2. Документы, поступающие на имя руководителей управлений и их
заместителей регистрируются и контролируются в общем отделе
Финансово-хозяйственного управления Комплекса перспективного развития
города.
4. Руководителям отдела первого заместителя Премьера
Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития
города,Управления инвестиционной политики и финансирования из
городских источников, Управления внебюджетного планирования развития
города,Управления развития Генплана, Управления координации
строительства назначить приказами ответственных сотрудников за
делопроизводство управлений и контроль исполнения документов в них.
5. Управлению инвестиционной политики и финансирования из
городских источников:
5.1. Во 2-ом квартале т.г. принять на баланс сетевое оборудование
корпоративной сети Комплекса перспективного развития города в составе
кабельных линий, коммуникационных коробов, электроустановочных
изделий, технологического и телекоммуникационного оборудования,
серверов, программного обеспечения.
5.2. Выделить на 1998 г. средства на эксплуатацию и развитие
технологического оборудования и программного обеспечения ЛВС,
администрирование единой автоматизированной системы на 1998 г. и
заключить соответствующие договоры с Институтом развития Москвы при
участии ГП ИТС и ИВЦ "Мосстрой".
5.3. Во 2-ом квартале т.г. выделить средства на приобретение
оборудования, обеспечивающего защищенное подключение локальной сети
Комплекса перспективного развития города к Московской
оптико-волоконной сети Мэрии и сети Интернет.
6. Управлению развития Генплана предусмотреть в плане работ на
1998 год по информационному обеспечению и содействию
научно-техническому прогрессу выделение средств для обеспечения
выполнения п.п.5.2,5.3 настоящего распоряжения.
7. Финансово-хозяйственному управлению обеспечить оперативное
решение организационных вопросов, связанных с эксплуатацией системы в
промышленном режиме, включая предоставление помещения для размещения
диспетчерской автоматизированной системы (15 кв.м).
8. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за
собой.
Первый заместитель Премьера
Правительства Москвы В.И.Ресин
10 июня 1998 г.
N 485-РЗП
Приложение N 1
к распоряжению первого
заместителя Премьера
Правительства Москвы
от 10 июня 1998 года
N 485-РЗП
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Москва 1998 г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему
делопроизводства в отделе первого заместителя Премьера Правительства
Москвы и управлениях Комплекса перспективного развития города (далее
по тексту "Управления") с целью обеспечения сквозного контроля
исполнения документов и регламентной отчетности по поручениям первого
заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя Комплекса
перспективного развития города и его первого заместителя.
1.2. Инструкция составлена в соответствии с основными положениями
Государственной системы документационнного обеспечения управления (ГС
ДОУ), унифицированной системы организационно - распорядительной
документации, государственных стандартов на
организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р6.30-97 и ГОСТ
6.10.5-87), "Инструкции по документационному обеспечению Мэрии",
утвержденной распоряжением Мэра Москвы от 05.05.93 N 31-РМ с
изменениями и дополнениями, распоряжениями Мэра Москвы "Об индексации
служебных документов в аппарате Мэрии" (от 24.12.96 N 621/1-РМ, от
09.12.97 N 973-РМ и др.).
1.3. Официальной регистрируемой перепиской является переписка
Руководителя Комплекса (Первого заместителя Премьера Правительства
Москвы), его Первого заместителя, Начальника Отдела Первого
заместителя Премьера Правительства Москвы, начальников Управлений и их
заместителей.
1.4. Ведение делопроизводства и контроль исполнения по документам
первого заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя
Комплекса перспективного развития города и начальника отдела первого
заместителя Премьера Правительства Москвы осуществляется в отделе
первого заместителя Премьера Правительства Москвы.
1.5. Ведение делопроизводства и контроль исполнения по документам
начальников Управлений и их заместителей осуществляется помощниками
начальников управлений, либо уполномоченными лицами (подразделениями)
при участии Общего отдела Финансово-хозяйственного управления.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства и за
соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящей
Инструкцией в своих подразделениях несут начальники Управлений и
начальник отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы.
1.7. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства,
назначаются начальниками соответствующих подразделений.
1.8. Ведение делопроизводства и контроль исполнения по документам
начальников отделов управлений осуществляют уполномоченные сотрудники
соответствующих отделов управлений. Переписка начальников отделов
управлений не является официальной регистрируемой перепиской. Ведение
делопроизводства и контроль исполнения по ней осуществляется внутри
соответствующего отдела, в порядке установленном начальником отдела. В
ряде определенных случаев переписка начальника отдела может быть
признана официальной и тогда ведение делопроизводства и контроль
исполнения по документам по ней осуществляется как и заместителей
начальника управлений.
1.9. Регистрация документов, фиксация этапов процесса обработки
документов и контроль исполнительской дисциплины производится с
обязательным использованием автоматизированной системы
делопроизводства.
2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Каждый регистрируемый документ имеет свой уникальный
регистрационный номер.
2.2. В автоматизированной системе делопроизводства на каждый
регистрируемый документ заводится специальная Электронная карточка
документа, содержащая основные реквизиты документа и отражающая
процесс его отработки, вплоть до закрытия (исполнения).
2.3. Регистрация документов в автоматизированной системе
делопроизводства производится в соответствии с видом данного
документа:
- служебная переписка с организациями регистрируется в базе
данных "Служебная корреспонденция";
- переписка по обращениям (письмам, заявлениям или жалобам)
граждан и коллективов регистрируется в базе данных "Письма граждан";
- распорядительные и с ними связанные документы регистрируются в
базе данных "Решения и распоряжения";
- внутренние распорядительные и с ними связанные документы
регистрируются в базе данных "Распоряжения, приказы внутренние";
- протоколы совещаний и с ними связанные документы регистрируются
в базе данных "Протоколы".
2.4. Допускается регистрация служебной переписки и переписки по
обращениям граждан и коллективов в базе данных "Решения и
распоряжения" в том случае, если переписка ведется по вопросу ранее
зарегистрированного распорядительного документа.
2.5. Регистрация документов первого заместителя Премьера
Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития
города и начальника отдела первого заместителя Премьера Правительства
Москвы осуществляется в отделе первого заместителя Премьера
Правительства Москвы.
2.6. Регистрация документов начальников Управлений и их
заместителей осуществляется уполномоченными сотрудниками Общего отдела
Финансово-хозяйственного управления в соответствующих базах данных
этих управлений.
2.7. Во исполнение документа, после проставления резолюции
руководителем и определения исполнителя, зарегистрированный документ
(его копия) может быть направлен в подчиненное подразделение
(подразделения). Так, документ, зарегистрированный в отделе первого
заместителя Премьера Правительства Москвы, может быть направлен на
исполнение в управления, на имя начальников управлений или их
заместителей. Документ, зарегистрированный в Общем отделе (документ на
имя начальника Управления или его заместителя), может быть направлен
на исполнение на имя начальника отдела этого управления.
2.8. Такие, зарегистрированные и направленные на исполнение,
документы не подлежат повторной регистрации в автоматизированной
системе в подразделениях. Новый регистрационный номер
подразделения-исполнителя им не присваивается. В автоматизированной
системе такая передача документа фиксируется как рассылка, с созданием
для каждого подразделения-исполнителя своей копии электронной карточки
этого документа. Контроль исполнения документа в
подразделении-исполнителе вышестоящим подразделением ведется по этой
копии карточки. В подразделении-исполнителе в момент получения
документа на исполнение (его копии) в автоматизированной системе
осуществляется подтверждение получения копии электронной карточки. В
дальнейшем фиксация этапов процесса исполнения (обработки) документа и
контроль исполнительской дисциплины производится в этой копии
карточки. Переписка по этому документу (ответы, повторные обращения и
т.д.) регистрируется в привязке к этой копии карточки.
2.9. Документы, направленные начальнику управления (или его
заместителю) из другого Управления подлежат регистрации в
автоматизированной системе также, как и документы, поступившие из
сторонней организации с присвоением им самостоятельных регистрационных
номеров.
2.10. Документам в соответствии с их видом при регистрации
присваиваются номера следующей структуры:
- у служебной корреспонденции
Индекс (Зарегистрирован)-Порядковый номер/Год (Номер Номер
повторного) ответа
- у писем и заявлений граждан и коллективов
Индекс Зарегистрирован Порядковый Год Номер Номер
номер повторного ответа
- у решений, распоряжений и протоколов (и их пунктов)
Индекс Зарегистрирован Порядковый Год Номер Номер Номер
номер пункта повторного ответа
Номера документов формируются в автоматизированной системе по
следующим правилам:
- значение поля "Индекс" заполняется сотрудником согласно
вводимой в управлениях Комплекса единой системы индексации документов.
- значение поля "Зарегистрирован" заполняется только в
управлениях при регистрации переписки, ведущейся во исполнение
направленных туда документов руководителя Комплекса; значение поля
формируется автоматически и является кодом подразделения, в котором
производится регистрация документа.
- значения полей "Порядковый номер", "Год" (последняя цифра года,
к которому относится регистрация данного документа), "Номер
повторного", "Номер ответа" и "Номер пункта" заполняются автоматически
в соответствии с признанным статусом документа, который определяется
при его регистрации (см. разделы 3., 4., 5.).
3. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ, РАССМОТРЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ
ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции:
3.1.1. При получении документов ответственный за делопроизводство
проверяет:
- правильность направления документов;
- наличие приложений к документу.
3.1.2. Корреспонденция вскрывается ножницами. Конверты
сохраняются, если необходим обратный адрес или установление
фактического срока отправки документов.
3.1.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые
согласно перечню, утверждаемому ответственным за делопроизводство
руководителем.
3.1.4. В Общем отделе все поступающие документы сортируются на
документы, которые подлежат там регистрации и документы, которые
передаются по принадлежности без регистрации.
3.1.5. На всех регистрируемых документах проставляется штамп.
3.1.6. Информация о всех входящих документах заносится в
соответствующую базу данных автоматизированной системы
делопроизводства согласно общим правилам, определенным в разделе 2.
3.1.7. При регистрации в автоматизированной системе документам
присваивается статус:
- если документ поступил по конкретному вопросу впервые, ему
присваивается статус "Первичный";
- если документ по смыслу или формальным признакам повторяет
ранее пришедший документ, то ему присваивается статус "Повторный" и он
присоединяется к соответствующему "Первичному";
- если документ является ответом на письмо, ему присваивается
статус "Входящий ответ" и он присоединяется к соответствующему ему
"Первичному" или "Повторному" документу. Для писем, заявлений и жалоб
граждан признание документа "Повторным" производится исключительно по
признаку авторства - все письма от одного автора признаются повторными
по отношению к его самому первому письму.
3.1.8. После регистрации документа и присвоения ему входящего
номера он передается руководителю по принадлежности для проставления
резолюции.
3.2. Порядок рассмотрения и исполнения входящих документов:
3.2.1. Резолюция на документе, рассмотренном руководителем,
должна содержать следующее:
- фамилию ответственного исполнителя и соисполнителей, если
документ поручается исполнить нескольким исполнителям;
- предписываемое действие (поручение);
- срок исполнения;
- отметка о постановке на контроль (при необходимости);
- личную подпись;
- дату.
3.2.2. После проставления резолюции документы передаются
соответствующим лицам, ответственным за контроль исполнения
документов, которые осуществляют "переметку" документа.
В базу данных заносится:
- отметка о постановке на контроль;
- лицо, осуществляющее контроль;
- дата контроля;
- ответственный исполнитель,
- резолюция и руководитель, подписавший резолюцию.
При признании документа контрольным, он будет попадать в сводки и
справки по исполнительской дисциплине до момента снятия с контроля.
3.2.3. Если исполнение поручений руководителя возложено на
несколько подразделений, документ направляется руководителю
подразделения, указанному первым в резолюции, либо отмеченному как
ответственный исполнитель; соисполнителям передаются копии документа.
3.2.4. Ответственный исполнитель обязан в течение трех дней
уведомить соисполнителей о содержании документа и поручения
руководства.
3.2.5. По требованию ответственного исполнителя соисполнители
обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок
для обобщения и подготовки ответа.
3.2.6. Если текст контролируемого распорядительного документа
содержит несколько пунктов (поручений или мероприятий), относящихся к
деятельности Комплекса перспективного развития города, то на контроль
отдельно берется каждый пункт документа.
3.2.7. Передача подлинника документа на исполнение из одного
подразделения в другое производится с разрешения лица, давшего
поручение и только с переметкой исполнителя в базе данных.
4. УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Информация о всех исходящих документах заносится в
соответствующую базу данных автоматизированной системы
делопроизводства согласно общим правилам, определенным в разделе 2.
4.2. При регистрации в автоматизированной системе документам
присваивается статус:
- если документ подготовлен непосредственно в Комплексе
перспективного развития города, ему присваивается статус "Инициативный
исходящий";
- если документ является ответом на какой-либо входящий документ,
ему присваивается статус "Исходящий ответ" и документ присоединяется к
документу, ответом на который он является.
4.3. Ответственные за делопроизводство обязаны проверить
правильность оформления документа и заполнения электронной карточки
базы данных и только после этого проставить исходящий номер на
подписанный документ.
5. УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Информация о всех организационно-распорядительных документах
заносится в соответствующую базу данных автоматизированной системы
делопроизводства согласно общим правилам, определенным в разделе 2.
5.2. Регистрация и обработка приказов и распоряжений, контроль
исполнительской дисциплины в автоматизированной системе
делопроизводства ведется как по документу в целом, так и отдельно по
составляющим его пунктам (поручениям).
5.3. Регистрация переписки по исполнению пунктов постановлений,
решений, распоряжений и протоколов, как внутренних, так и внешних,
ведется в обязательном порядке в соответствующих базах данных
распорядительных документов с привязкой к соответствующим
распорядительным документам и с присвоением им статуса "Входящих
ответов" или "Исходящих ответов".
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Организация контроля
6.1.1. Контролю подлежат требующие ответов документы с
соответствующей резолюцией руководителя и имеющие в базе данных
признак "К" в поле контроля. Все документы, требующие срочного
исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
6.1.2. Перечень мероприятий, осуществляемых ответственными за
контроль исполнения документов сотрудниками, включает:
- ежедневную подготовку напоминаний и уведомление исполнителей о
контрольных документах, срок исполнения которых истекает через 2, 5
дней соответственно;
- еженедельную подготовку и представление руководителю сводок о
количестве неисполненных, просроченных и исполненных не в срок
документах, подробных справок о содержании таких документов,
сгруппированных по исполнителям.
- ежемесячную подготовку и представление руководителю отчета о
состоянии исполнительской дисциплины.
6.1.3. На основании отчетов руководители принимают решение о
наложении дисциплинарного взыскания на исполнителей, допустившим
нарушение сроков исполнения документа, при необходимости указывает
новый срок исполнения документа, делает отметку "снято с контроля" по
исполненным документам и возвращает отчеты для корректировки данных в
базе данных.
6.1.4. Исполнители обязаны давать сотруднику, осуществляющему
контроль исполнения документов, точные ответы, связанные с ходом
исполнения документов.
6.2. Порядок снятия документов с контроля
6.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в
них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ,
равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение
поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
6.2.2. Основанием для снятия с контроля являются документ-ответ,
подписанный руководителем соответствующего Управления, либо справка об
исполнении документа за подписью начальника соответствующего
подразделения. Обязанность и право отражать снятие с контроля
документов в автоматизированной системе делопроизводства лежит на
сотрудниках, ответственных за контроль исполнения документов.
6.2.3. Снять с контроля документ могут только те должностные
лица, которые поставили его на контроль.
6.3. Порядок закрытия документов
6.3.1. Закрытие документа производится при регистрации ответа,
удовлетворяющего требованиям п.п. 6.2.2., 6.2.3.
6.3.2. Закрытие контрольных "Исходящих инициативных" документов
производится при получении и регистрации соответствующего ответа (если
таковой ответ требовался).
6.4. Сроки исполнения документов
6.4.1. Сроки исполнения документов определяются в календарных
днях с даты поступления документа в Комплекс перспективного развития
города или подписания документа (постановления, приказа, распоряжения,
протокола) руководством.
6.4.2. Сроки исполнения документов могут быть установлены в
сопроводительном документе, либо устанавливаются руководителем в
резолюции. Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом
конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.
6.4.3. Срок исполнения документов составляет, как правило 1
месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения.
6.4.4. Телеграммы, требующие срочного решения рассматриваются
безотлагательно.
6.4.5. В соответствии с установленным регламентом Мэрии Москвы:
6.4.5.1. Ответы на обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы по вопросам, связанным с их депутатской
деятельностью, или предоставление запрашиваемых им документов, обязаны
быть даны безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с
обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов необходимо сообщить об этом обратившемуся члену
Совета Федерации и депутату Государственной Думы в течении 3 дней и
представить окончательный ответ не позднее 20 дней со дня получения
обращения. Ответы на запросы членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы должны быть даны не позднее чем через 15 дней,
если иное не оговорено особо.
6.4.5.2. Обращения Московской городской Думы, депутатской
комиссии, рабочей группы или фракции, обращения и запросы конкретных
депутатов рассматриваются в 2-х недельный срок (или в установленный
Думой срок). В случае указания в обращении на нарушение
законодательства меры для устранения и привлечения виновных к
ответственности принимаются незамедлительно.
6.4.6. В соответствии с Законом города Москвы об обращениях
граждан от 18.06.97 решения по обращениям граждан принимаются в срок
до 1 месяца со дня их поступления и регистрации:
6.4.6.1. Обращения не требующие дополнительного изучения и
проверки разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее
15 дней.
6.4.6.2. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей
разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней со дня их поступления в
органы государственной власти города Москвы; безотлагательно, но не
позднее 7 дней со дня поступления в органы местного самоуправления, на
предприятия, в организации и учреждения.
6.4.6.3. В тех случаях, когда для разрешения предложений,
заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной
проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других
мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены
руководителем соответствующего органа власти города или его
заместителем, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу,
подавшему обращение. При этом общий срок рассмотрения обращения не
может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы,
необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в
суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается
на весь период судебного разбирательства. О результатах рассмотрения
обращения гражданину направляется сообщение в течение 10 дней с
момента принятия по нему соответствующего решения.
6.4.7. Запрещается увеличивать сроки исполнения, установленные
руководителем, или определять их с момента получения документа в
подразделение.
6.4.8. При установлении в процессе исполнения задания
обоснованных причин невозможности соблюдения указанного срока,
исполнители сообщают об этом сотруднику, ответственному за контроль
исполнения документов.
6.4.9. Срок исполнения может быть продлен, но только лицом,
установившим этот срок.
6.5. Порядок контроля постановлений, решений, распоряжений и
протоколов
6.5.1. Контроль исполнения поручений по протоколам, решениям и
распоряжениям осуществляется отдельно по каждому пункту.
6.5.2. Снять с контроля поручение могут только должностные лица,
подписавшие соответствующее постановление, протокол, решение,
распоряжение.
7. ПОРЯДОК ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Конвертование и отправку документов осуществляют
ответственные за делопроизводство службы.
7.2. Перед упаковкой проверяется правильность оформления
документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров
количеству адресатов, указанных в рассылке. Вид почтового отправления
(простое, заказное или ценное) и степень срочности определяются
исполнителем. На заказную почту составляется опись рассылки, в которой
работник, занимающийся доставкой почты указывает свою фамилию, дату
отправки.
7.3. При отправке корреспонденции по почте должны соблюдаться
требования Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденные
постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239
"Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".
8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
8.1. При подготовке служебных документов необходимо
руководствоваться Перечнем основных видов документов, издаваемых в
Комплексе перспективного развития города. Документы должны оформляться
в соответствии с основными положениями Государственной системы
документационнного обеспечения управления (ГС ДОУ), унифицированной
системы организационно - распорядительной документации,
государственных стандартов на организационно-распорядительную
документацию (ГОСТ Р6.30-97 и ГОСТ 6.10.5-87), "Инструкции по
документационному обеспечению Мэрии", утвержденной распоряжением Мэра
Москвы от 05.05.93 N 31-РМ с изменениями и дополнениями,
распоряжениями Мэра Москвы "Об индексации служебных документов в
аппарате Мэрии" (от 24.12.96 N 621/1-РМ, от 09.12.97 N 973-РМ и др.).
8.2. На письмах-ответах на последнем листе основного документа
указывается фамилия и номер телефона исполнителя.
8.3. Требования по составлению и оформлению всех видов служебной
корреспонденции и распорядительных документов изложены в "Инструкции
по документационному обеспечению Мэрии".
Краткое описание правил по составлению и оформлению документов
приведено в приложении к настоящей инструкции.
9. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ТИРАЖИРОВАНИЯ, СНЯТИЯ И ЗАВЕРЕНИЕ
КОПИЙ С ДОКУМЕНТОВ
9.1. Порядок подготовки документов
9.1.1. Документы служебного характера должны быть подготовлены на
компьютере в текстовом редакторе или электронной таблице. В
исключительных случаях допускается подготовка документов на пишущей
машинке. Документы готовятся децентрализовано сотрудниками структурных
подразделений.
9.1.2. Документы, направляемые во внешние организации
распечатываются на бланках. Внутренняя переписка ведется на бумаге.
9.1.3. Текст и все реквизиты документа располагаются в
соответствии с ГОСТ Р6.30-97 и ГОСТ 6.10.5-87.
9.1.4. Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными
интервалами. Реквизит "подпись", как правило, отделяется от текста 3
межстрочными интервалами. Все реквизиты, кроме первой строки абзаца и
цифровых обозначений пунктов и подпунктов и адресата, печатаются от
нулевого положения курсора.
9.1.5. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера
страниц должны проставляться по середине верхнего поля листа арабскими
цифрами, без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Номера
страниц печатаются в интервале 10-15 мм от верхнего обреза листа.
9.1.4. Внешние документы рекомендуется распечатывать на лазерном
принтере.
9.2. Тиражирование документа
9.2.1. Тиражирование служебной документации производится
децентрализовано.
9.2.2. Ответственность за содержание и грамотность сдаваемых на
тиражирование текстов служебных документов несут начальники
управлений, подписавшие эти документы на размножение.
9.3. Порядок снятия копий с документов
9.3.1. Копии с документов Комплекса перспективного развития
города выдаются с разрешения сотрудников, ответственных за ведение
делопроизводства.
9.3.2. Копия заверяется подписью должностного лица,
удостоверяющего соответствие содержания подлиннику.
В правом верхнем углу первого листа документа ставится отметка
"Копия".
Копия заверяется подписью по форме:
Верно, наименование должности, личная подпись заверившего копию,
его инициалы и фамилия, дата заверения копии и печать.
9.4. Заверение документов печатью
На документах, предусмотренных правовыми актами, подпись
отвественного лица заверяется печатью.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение,
определяются руководством.
10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
10.1. Составление номенклатур дел
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый
поиск документов по их содержанию и видам, документы в
делопроизводстве классифицируются.
10.1.1. Классификация документов закрепляется номенклатурой дел,
которая представляет собой систематизированный список наименований дел
с указанием сроков хранения и оформляемый в виде таблицы. Сроки
хранения дел указываются в номенклатуре дел согласно перечню.
10.1.2. Заголовок дела должен быть конкретным.
Не допускаются общие заголовки ("Разная переписка", "Общие
вопросы", "Справочный материал" и т.д.).
10.1.3. При составлении заголовка к делу с перепиской следует
указывать, с кем ведется переписка и о чем. Каждое дело, включенное в
номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс и стабильный
порядок расположения его составных частей. Система индексов является
основой для регистрационных номеров.
10.1.4. Если в течение года возникают новые документируемые
участки работы и, в связи с этим, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру.
10.1.5. По окончании делопроизводственного года производится
архивирование бумажных подлинников с соответствующей отметкой в
автоматизированной системе делопроизводства.
10.1.6. Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение
года. Если изменений не произошло, номенклатура дел в конце года
уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Сводная
номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается
в сводный годовой раздел описи.
10.1.7. Номенклатура дел и сроки хранения дел утверждаются
ответственным за делопроизводство руководителем.
10.2. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел и их
хранение
10.2.1. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- документы постоянного срока хранения формируются отдельно от
документов временного хранения;
- в дела группируются документы одного года (за исключением
переходящих дел);
- годовые отчеты, планы, сметы группируются отдельно от проектов
и остаются в материалах того года, к которому относятся (годовые
отчеты за 1997 г. составляются в 1998 г., но подшиваются в дело 1997
г.);
- переписка формируется по нумерации, проставленной в
автоматизированной системе делопроизводства;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу;
- подлинные приказы по основной деятельности хранятся в
канцелярии, по личному составу - в отделе кадров.
10.2.2. При подшивке документов в дела проверяются:
- правильность оформления документов (наличие даты, номера,
заверительной надписи, отметка "В дело "...", подписи);
- соответствие содержания документа названию дела;
- объем дела, который не должен превышать 250 листов и толщины
3-4 см;
- наличие отметки в соответствующей базе данных
автоматизированной системы делопроизводства.
В дела подшиваются только исполненные документы.
11. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
11.1. В архив передаются дела постоянного, долговременного (свыше
10 лет) хранения и дела по личному составу через год после их
окончания в делопроизводстве подразделений, по графику, утвержденному
руководителем Комплекса перспективного развития города.
11.2. Передача дел осуществляется сотрудником, ответственным за
делопроизводство подразделения, по описям после проверки правильности
формирования и оформления дел и соответствия количества дел,
включенных в опись, количеству дел по номенклатуре.
11.3. Отсутствие дел, числящихся по номенклатуре, объясняется
справкой, которая подписывается руководством и передается в архив
вместе с описью. Опись и справка об отсутствии дел составляется в двух
экземплярах, один передается в архив вместе с делами, другой остается
в подразделении.
11.4. Описи на дела постоянного хранения и по личному составу
составляются отдельно.
11.5. Ответственность за своевременное и качественное составление
описей дел подразделений несут руководители этих подразделений.
11.6. Дела, подлежащие сдаче в архив оформляются ответственными
работниками, в ведении которых находилось заведение и формирование дел
с соблюдением следующих правил:
- из дел изымаются лишние экземпляры и черновики документов,
документы временного хранения;
- дела переплетаются или подшиваются на 3-4 прокола в твердую
обложку с учетом возможности прочтения текста всех документов, дат,
виз и резолюций на них, причем металлические скрепления из документов
удаляются;
- в начале каждого дела подшивается титульный лист и в
необходимых случаях бланки форм для внутренней описи; в конце - бланк
заверительной надписи;
- все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной
надписи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом
верхнем (по тексту) углу черным графитовым карандашом, листы каждого
тома нумеруются отдельно;
- обложки дел (оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72) и
бланки заверительных надписей подписываются.
11.7. Подготовка дел к передаче в архив осуществляется
подразделениями под контролем архива.
11.8. Дела, оформленные с нарушением настоящих правил, в архив не
принимаются.
11.9. Дела временного хранения (3 и 5 лет) хранятся в Управлениях
и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
12. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
12.1. Выдача документов и дел во временное пользование
производится только с разрешения руководства.
12.2. Документы из архива выдаются сотрудникам во временное
пользование в установленном порядке.
12.3. Работникам сторонних организаций и граждан ознакомление с
материалами архива разрешается руководителем на основании письменного
запроса.
12.4. На основании документов, хранящихся в архиве, выдаются
архивные справки, копии документов и выписки из документов по
письменным запросам организаций и граждан.
12.5. Архивная справка, копия документа или выписка из документа
печатаются на бланке, подписываются заведующим архивом, и, в случае
необходимости, начальником Управления и скрепляются печатью.
13. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
13.1. Бланки документов первого заместителя Премьера
Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития
города, его первого заместителя и управлений Комплекса учитываются,
хранятся и используются как документы строгой отчетности.
13.2. Ответственность за заказ (изготовление в установленном
порядке) бланков документов, организацию их учета, хранения и
использования в своих подразделениях несут начальники управлений и
начальник отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы.
13.3. Бланки служебных документов должны храниться в запираемых
шкафах.
13.4. Учет использования и выдача бланков в подразделениях
ведется в журнале установленной формы.
Приложение
к Инструкции по делопроизводству
Правила по составлению и оформлению документов
1. Приказы и распоряжения
1.1. Приказы (распоряжения), издаваемые во исполнение актов
вышестоящих органов, готовятся согласно резолюции начальниками
управлений. В констатирующей части этих приказов (распоряжений) дается
ссылка на соответствующий документ.
Например:
"Во исполнение ... от ... "О ... (о чем документ) ... "
или:
"В соответствии с ... от ... "О ... (о чем документ) ... "
В констатирующей части приказа (распоряжения) допускается
приводить тексты актов или отдельных разделов актов вышестоящих
органов.
Например:
"Правительство Москвы постановлением от ... "О ..." установило
(поручило, утвердило, обязало ... )".
Распорядительная часть приказа (распоряжения) при необходимости
ссылки на документ может начинаться со слов:
"Во исполнение указанного постановления ( ... ) Правительства
Москвы ...".
1.2. Инициативные приказы составляются по вопросам основной
деятельности .
1.3. При составлении приказов и распоряжений необходимо обращать
внимание на правильное заполнение реквизитов, которые проставляются в
специально отведенном для них месте, в соответствии с
формуляром-образцом ( ГОСТ Р6.30-97 и ГОСТ 6.10.5-87).
1.4. Все распорядительные документы обязательно должны иметь
заголовок к тексту (краткое содержание), который формулируется
отглагольным существительным в предложном падеже и отвечает на вопрос:
"О чем?".
Например:
"Об изменении ...", "О выделении ...".
Заголовок пишется в левой части бланка над текстом документа в
специально обозначенном ограничительными знаками месте.
1.5. Текст распорядительных документов, как правило, состоит из
двух частей: констатирующей (описательной) и распорядительной.
Констатирующая часть приказа (распоряжения) должна быть предельно
краткой и содержать только цель издания документа. Не допускается в
констатирующую часть включать задания (поручения) исполнителям, они
должны записываться только в распорядительной части документов.
Распорядительная часть в приказах начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ,
напечатанных прописными буквами на отдельной строке от нулевого
положения курсора.
Содержание распорядительной части документа при необходимости
разделяется на пункты, а пункты на подпункты, которые обозначаются
арабскими цифрами.
Номер подпункта в пределах пункта должен состоять из номера
пункта и порядкового номера подпункта, разделенных точками, и
обозначаться арабскими цифрами.
Например:
1.1.
1.2.
и т.д.
Деление более трех цифр текста не допускается.
1.6. Задание (поручение) должно содержать только одно поручение
по одному конкретному объекту (вопросу) и срок исполнения. В тех
случаях, когда необходимо записать одному ответственному исполнителю
несколько разных заданий (поручений), подлежащих исполнению в один и
тот же срок, то ответственный исполнитель и срок исполнения
указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в
отдельные подпункты.
Например:
1. Начальнику Управления координации строительства (Сухоцкому
В.В.):
1.1. Обеспечить ...
1.2. Обеспечить ...
1.7. В соответствии с положениями Унифицированной системы
организационно-распорядительной документации (УСОРД) допускается
табличное оформление распорядительной части документов по следующему
образцу.
Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Обеспечить выполнение следующих мероприятий:
----------------------------------------------------------------------
Исполнитель Действие, мероприятие Срок исполнения
(Указывается в (Указывается в (Указывается дата)
именительном именительном
падеже) падеже)
----------------------------------------------------------------------
Начальник управления Обеспечить ... 15.06.94
----------------------------------------------------------------------
1.8. Подготовленные проекты приказов (распоряжений) печатаются в
одном экземпляре и передаются руководству на подпись.
2. Протоколы совещаний руководства
2.1. Решения, принимаемые на совещаниях у руководителя
оформляются протоколами на официальных бланках.
2.2. Протокол совещания подписывается руководителем.
В вводной части указывается председательствующий. Если совещание
проводится по нескольким вопросам, в вводную часть включается повестка
дня.
2.3. Протокол совместного совещания подписывается начальником
Управления, ответственного за подготовку и проведение совещания. При
необходимости протокол визируется участниками совещания и утверждается
руководителем Комплекса.
2.4. Текст протокола совещания, как правило, оформляется полной
формой и состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ
...
ВЫСТУПИЛИ
...
ПОСТАНОВИЛИ.
...
При краткой форме записи протокола констатирующая часть
начинается со слов: "Совещание, рассмотрев вопрос (о чем?), отмечает
...".
Постановляющая часть протокола начинается со слова ПОСТАНОВИЛИ,
которое пишется прописными буквами с новой строки от нулевого
положения курсора.
2.5. Протоколы должны оформляться в течение 3-5 дней после
проведения совещания. Сроки исполнения принятых решений определяются
со дня проведения совещания. Датой протокола является дата проведения
совещания.
2.6. Протоколы совещания оформляются ответственным за
делопроизводство и учитываются в канцелярии в базе данных "Протоколы".
Подлинник протокола подшивается в дело того Управления, где он
оформляется.
2.7. Контроль исполнения протоколов аналогичен контролю
распорядительных документов и осуществляется ответственным лицом,
ведущим регистрацию протоколов.
3. Письма
3.1. Письмо составляется в случае, если не существует других
способов разрешения вопросов, кроме письменного. При подготовке
ответа, в его тексте обязательно указывается номер и дата письма, на
которое дается ответ, или дата, если письмо от частного лица.
3.2. Письмо, подготовленное за подписью руководителя, оформляется
на соответствующем бланке.
3.3. Если документ адресуется в организацию или управлениие, то
наименование организации и управления указываются в именительном
падеже.
Например:
Министерство финансов Российской Федерации
или:
Управление развития Генплана
3.4. При направлении документа должностному лицу, которое должно
рассмотреть или ознакомиться с содержанием документа, наименование
организации пишется в именительном падеже, наименование должности и
фамилии адресата - в дательном.
Например:
ОАО "МОСКАПСТРОЙ"
Зам. генерального директора Гурецкому Ю.А.
3.5. Если документ адресуется руководителю организации или его
заместителям, то наименование организации должно входить в состав
наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ОАО "МОСКАПСТРОЙ"
Селиванову Б.В.
3.6. Если документ адресуют конкретному лицу, то сначала печатают
почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя.
Например:
103808, Москва, Козицкий пер., д. 3, кв. 33
Иванову И.И.
Почтовый адрес не проставляется на письмах, отправляемых
нарочным. На всех письмах, отправляемых почтой, проставление почтового
адреса является обязательным.
3.7. Если письмо направляется не более, чем в четыре адреса,
подписываются все экземпляры. Слово "Копия" перед адресатом не
проставляется. При направлении документа более чем в четыре адреса,
подписывается первый экземпляр, который размножают нужным тиражом и на
каждом из размноженных экземпляров проставляется адресат в
соответствии с рассылкой.
3.8. Если документ адресуют в несколько однородных организаций,
то адресование делается обобщенно.
Например: руководителям Департаментов Правительства Москвы
3.9. На документе указывается рассылка в соответствии с Перечнем
списков для рассылки приказов, распоряжений и других документов
Комплекса, проставляются дата, номер и подписывается только один
экземпляр. Документ размножают нужным тиражом и отправляют в
соответствии с указанной рассылкой. Рассылка обязательно
регистрируется в электронной карточке соответствующего документа в
базе данных.
3.10. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности
лица, подписавшего документ (полное, если документ написан не на
бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках),
личная подпись и расшифровка. При использовании должностного бланка
должность не указывается.
Например:
Начальник управления (подпись) А.И. Воронин
При подписывании документа несколькими должностными лицами одной
организации, их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Начальник управления И.И. Иванов
Главный бухгалтер П.П. Петрова
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не
допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставление
косой черты перед наименованием должности.
3.11. Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель
обязан проверить наличие указанных приложений, необходимых виз и
количество экземпляров.
3.12. Письмо, подготовленное за подписью руководителя Комплекса и
направляемое в один адрес, оформляется не менее чем в трех экземплярах
(первый - в адрес, второй - в дело отдела Первого заместителя Премьера
Правительства Москвы, третий - в дело исполнителя).
4. Приложения, отметки о наличии приложений в документах
4.1. В том случае, если приложение оформляется как
самостоятельный документ,в нем указывается название приложений и
заголовок
Например: План мероприятий ...(о чем)...
4.2. В том случае, если приложения оформляются как продолжение
основного документа и имеет с ним общую нумерацию листов (страниц) все
они должны быть пронумерованы арабскими цифрами без знака "N",
"Приложение 1" и т.д.
Например:
Приложение 1
к ...(название документа)...
от ...
Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы).
4.3. Текст приложения при необходимости делится на пункты и
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст приложений,
имеющих цифровые материалы, как правило, оформляется в виде таблиц.
4.4. Приложения визируются ответственным исполнителем по
документу, отвечающим за их содержание.
4.5. Отметка о наличии приложения делается под текстом документа.
Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, в отметке
указывается количество листов и экземпляров
Например:
Приложение: на 2 л. в 2 экз.
Не допускается применять следующие формулировки:
Приложение: упомянутое по тексту или:
Приложение: по тексту.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте или
названные обобщенно, необходимо перечислить их наименования, указать в
каждом из них количество листов и экземпляров.
Например:
Приложения:
1 Справка о ... на 3 л. в 1 экз.
2 График ... на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,
то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: название вида документа и наименование организации
или автора, дата и индекс документа и приложение к
нему. Всего на ...л.
5. Докладные записки
5.1. Докладная записка составляется в случае необходимости
сообщения руководству о проделанной работе или о состоянии какого-либо
вида работы.
5.2. В адресате докладной записки указываются наименование
должности, фамилия и инициалы лица, которому представляется докладная
записка, в дательном падеже. Докладная записка должна иметь заголовок,
отвечающий на вопрос: "О чем?".
5.3. Текст докладной записки содержит изложение фактов, выводы
(первая часть), начинающиеся со слов "Настоящим сообщаю" и предложения
(вторая часть), начинающиеся со слов: ПРЕДЛАГАЮ. При необходимости
вторая часть может быть разделена на пункты и подпункты.
5.4. Докладная записка подписывается ее автором.
В подписи указываются наименование должности, личная подпись и
расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.
6. Телеграммы
6.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам.
6.2. В состав исходящей служебной телеграммы входят следующие
реквизиты:
- название вида документа - телеграмма;
- отметка о категории и виде телеграммы;
- адресат;
- ссылочный номер, если телеграмма ответная;
- текст;
- исходящий номер;
- подпись.
Под чертой телеграммы указываются следующие данные:
- почтовый адрес, полное наименование организации-отправителя или
его телеграфный адрес;
- должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму;
- дата подачи телеграммы на телеграф.
6.3. Служебные телеграммы делятся по категория на:
"Правительственные"; "Срочные"; "Молнии"; "Обыкновенные". Отметки о
категории делаются в первой строке телеграммы перед адресом
получателя. В одной строке с категорией ставится отметка о виде
телеграммы: "лично", "ответ оплачен", "с нарочным", "с уведомлением о
вручении", "с заверенной подписью", "доверенность" и т.д.
6.4. Адресат телеграммы состоит из наименования пункта назначения
телеграфного индекса (номера доставочного отделения связи),
наименования получателя. Для обозначения получателя употребляются
сокращенные наименования организаций или условные телеграфные адреса.
Если телеграммы с одним и тем же текстом направляются в несколько
пунктов, адресатов, то отметки о категориях и видах телеграмм
указываются только перед пунктом назначения.
6.5. Текст адресата отделяется тремя интервалами. Текст
передаваемых телеграмм должен быть предельно кратким, без повторения
содержания ранее посланных документов. Предлоги, союзы, некоторые
местоимения и знаки препинания в тексте телеграммы не пишутся, если их
отсутствие не искажает смысла. Цифры в тексте следует писать словами.
Однако, номера предприятий, заводов пишутся цифрами: почтовый ящик НР
326. Текст ответной телеграммы начинается с номера или индекса того
документа, на который дается телеграфный ответ, без добавления слов
"Номер", "Ваш", "на Ваш". Исходящий номер телеграммы ставится после
текста или в одной строке с подписью.
6.6. Телеграмма должна быть подписана и заверена печатью. Подпись
ставится в отдельной строке через 2-3 интервала от текста. В подписи
телеграммы указывается сокращенное наименование организации (условное
телеграфное наименование) или сокращенное наименование должности и
фамилии подписавшего телеграмму.
Например:
ДЭПР Руководитель Росляк
При подаче многоадресной телеграммы подписывается первый
экземпляр телеграммы, остальные экземпляры заверяются подписью "Верно"
и печатью. Визы ответственных исполнителей и составителей ставятся на
экземпляре копии, подшиваемой в дело.
6.7. Телеграммы в один адрес за подписью руководителя Комплекса
печатаются в трех экземплярах (первый экземпляр - для телеграфа,
второй - в дело отдела Первого заместителя 0, третий - в дело
исполнителя).
6.8. При подаче многоадресной телеграммы отправитель должен сдать
для отделения связи столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в
ней указано.
6.9. Телетайпограмма оформляется также как телеграмма.
7. Телефонограммы
7.1. Телефонограмма передается для оперативного решения служебных
вопросов. Текст телефонограммы не должен превышать 10 строк (30-50
слов). В тексте следует избегать труднопроизносимых слов,
словосочетаний и сложных речевых оборотов.
7.2. Передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре,
подписывается руководством и после передачи подшивается в дело.
7.3. Текст принимаемой телефонограммы, адресованной руководителю,
записывается в журнале учета, печатается в одном экземпляре и
передается на рассмотрение руководству.
7.4. После рассмотрения телефонограммы руководством резолюция о
ее выполнении переносится в журнал учета и телефонограмма передается
на исполнение.
На телефонограмме исполнителем делается отметка об исполнении,
которая переносится в журнал учета, после чего телефонограмма
подшивается в соответствующее дело.
8. Порядок визирования документов
8.1. Перед подписанием служебные документы визируются с целью
согласования их содержания с заинтересованными подразделениями,
отдельными должностными лицами. При визировании документа кроме личной
подписи следует указывать дату визирования и расшифровку подписи, а
при необходимости и наименование должности. Визы проставляются ниже
реквизита "подпись". В документах, оформляемых на двух и более
страницах, визы располагают на лицевой стороне последнего листа
документа.
8.2. Проекты документов, представляемые на подпись руководителю
Комплекса, должны быть завизированы непосредственным исполнителем,
начальником управления, подготовившего документ, начальниками
заинтересованных управлений.
8.3. Приказы и распоряжения визируются на подлиннике
исполнителем, начальником управления, подготовившего проект документа,
или лицом, его замещающим, начальниками управлений, с которыми данный
проект согласовывается, в случае необходимости, юрисконсультом
(Юридической службой), главным бухгалтером.
8.4. При наличии возражений, замечаний, предложений по проекту
документа визирующий обязан завизировать проект документа, сделать
пометку о возражении, замечании, предложении (например: см. замечания
или см. предложения) и изложить эти возражения, замечания на отдельном
листе за своей подписью, приложив их к соответствующему проекту
документа.
8.5. При визировании проекта документов не допускается
производить какие-либо поправки в тексте без согласования с
исполнителем.
Приложение N 2
к распоряжению первого
заместителя Премьера
Правительства Москвы
от 10 июня 1998 года
N 485-РЗП
ПЕРЕЧЕНЬ РЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
1. Отдел первого заместителя Премьера Правительства Москвы,
руководителя Комплекса перспективного развития города
----------------------------------------------------------------------
Индекс Документы
----------------------------------------------------------------------
Служебная 25-00 Переписка первого заместителя Премьера
корреспонденция Правительства Москвы , руководителя
Комплекса перспективного развития города.
Распорядительные 25-01 Законодательные, нормативные и
документы распорядительные документы высших органов
государственной власти и управления
Российской Федерации. Копии.
25-02 Нормативные и распорядительные документы
Московской городской Думы. Копии.
25-03 Закон города Москвы. Копии.
25-04 Распоряжения Мэра Москвы. Копии.
25-05 Приказы управляющего делами Мэрии. Копии.
25-06 Распоряжения Премьера Правительства
Москвы. Копии.
25-07 Распоряжения первых заместителей и
заместителей Премьера. Копии.
25-08 Постановления Правительства Москвы. Копии.
25-09 Решения Объединенной коллегии органов
управления г.Москвы и Московской области.
Копии.
25-10 Распоряжения Мэра Москвы и Главы
администрации Московской области.
25-11 Распоряжения Премьера Правительства Москвы
и Главы администрации Московской области.
Копии.
25-12 Постановления Правительства Москвы и
Правительства Московской области. Копии.
25-13 Протоколы совещаний у первого заместителя
Премьера Правительства Москвы,
руководителя Комплекса перспективного
развития города.
25-14 Инициативные письма первого заместителя
Премьера Правительства Москвы,
руководителя Комплекса перспективного
развития города.
25-15 Инициативные письма начальника отдела
первого заместителя Премьера Правительства
Москвы, руководителя Комплекса
перспективного развития города.
25-16 Положение об отделе первого заместителя
Премьера Правительства Москвы,
руководителя Комплекса перспективного
развития города.Должностные инструкции
сотрудников отдела.
25-17 Протоколы заседаний Совета Комплекса
перспективного развития города. Протоколы
заседаний Городской комиссии по
предоставлению земельных участков и
градостроительному регулированию при
Правительстве Москвы.
Письма граждан ОС Письма граждан.
Протоколы 25-П Протоколы совещаний у Премьера
Правительства Москвы , его первых
заместителей. Копии.
Проекты 25-18 Проекты распорядительных документов.
Не регистрируемые 25-19 Резерв.
в системе
25-20 Журнал регистрации телефонограмм.
25-21 Реестры на полученную корреспонденцию.
25-22 Книги (местные и городские) передачи
документов.
25-23 Номенклатура дел отдела.
2. Управления Комплекса перспективного развития города
---------------------------------------------------------------------------
Управление инвестиционной | Управление внебюджетного
политики и финансирования | планирования развития
из городских источников | города
--------------------------------------------|------------------------------
Индекс Документы | Индекс Документы
---------------------------------------------------------------------------
Служебная 01 А.И. Воронина 02 Л.Н. Краснянского
корреспонденция 01/ВС В.П. Стрельбицкого 02/ВШ В.Д. Штернфельда
01/ЮГ Ю.В. Гурина 02/АА А.Н. Агапоновой
01/ВО В.К. Одинцова 02/ИК И.И. Кузнецовой
01/ВТ В.А. Толочко 02/ЮП Ю.Н. Притулы
01/И инициативные 02/ДП Д.В. Потоцкий
02/И инициативные
Управления
02/ИЛК инициативные
1 зам.рук.КПР
Распорядительные 02/2 Законы 02/2 Законы
документы 01/4 Распоряжения 02/4 Распоряжения
01/4 Постановления 02/4 Постановления
Письма 01/3Г Обращения граждан 02/3Г Обращения
граждан граждан
Внутренние 01/Р Распоряжения 02/Р Распоряжения
распорядительные 01/П Приказы 02/П Приказы
документы
Протоколы 01/ПР Протоколы 02/ПР Протоколы
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Управление развития | Управление координации
Генплана | строительства
-------------------------------------------|--------------------------
Индекс Документы | Индекс Документы
----------------------------------------------------------------------
Служебная 03 Е.П. Заикина 04 В.В. Сухоцкого
корреспонденция 03/ИМ И.А. Марчука 04/ГГ Г.С. Гарибова
03/ВП В.К. Пичукова 04/ЛЗ Л.Н. Забарской
03/НН Н.Н. Никонова 04/И инициативные
03/И инициативные
Распорядительные 03/2 Закон 04/2 Законы
документы 03/4 Распоряжения 04/4 Распоряжения
03/4 Постановления 04/4 Постановления
Письма 03/3Г Обращения граждан 04/3Г Обращения
граждан граждан
Внутренние 03/Р Распоряжения 04/Р Распоряжения
распорядительные 03/П Приказы 04/П Приказы
документы
Протоколы 03/ПР Протоколы 04/ПР Протоколы
----------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
Управление координации | Финансово-хозяйственное
ресурсного обеспечения | управление
городских строительных |
-------------------------------------------|------------------------------
Индекс Документы | Индекс Документы
--------------------------------------------------------------------------
Служебная 05 В.И. Ризеля 06 Г.И. Беликовецкого
корреспонденция 05/ИМ И.С. Михеевой 06/НВ Н.Г. Вершинина
05/ЮБ Ю.С. Бродецкого 06/И инициативные
05/АГ А.Д. Гришина
05/И инициативные
Распорядительные 05/2 Законы 06/2 Законы
документы 05/4 Распоряжения 06/4 Распоряжения
05/4 Постановления 06/4 Постановления
Письма 05/3Г Обращения граждан 06/3Г Обращения граждан
граждан
Внутренние 05/Р Распоряжения 06/Р Распоряжения
распорядительные 05/П Приказы 06/П Приказы
документы
Протоколы 05/ПР Протоколы 06/ПР Протоколы
-------------------------------------------------------------------------
Верно: |