Страницы: 1 2
рассматриваются.
Во всех случаях проверка писем на повторность возлагается на
исполнителей, о чем они делают отметки на учетных карточках в
установленном порядке.
О письмах с подарками и подарках без писем докладывается
руководству Госгортехнадзора России, и дальше они направляются в
соответствии с решением.
Письма на языках народов стран СНГ и других, а также письма
слепых на рельефно - точечном шрифте направляются для перевода, после
чего с ними ведется работа в установленном порядке. Сроки рассмотрения
таких писем исчисляются с момента поступления их к исполнителю после
перевода, о чем делается отметка в учетной карточке с последующей
корректировкой в памяти ЭВМ.
6.9.5. Анонимные обращения.
Письменные обращения граждан, в которых нет подписи, не указана
фамилия, которые не содержат данных о месте жительства, работы или
учебы адресата, признаются анонимными. В учетной карточке в графе
"Ф.И.О." делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается
территория по почтовому штемпелю. Содержание таких писем аннотируется
так же, как и у других обращений граждан. Анонимные письма, как
правило, регистрации и рассмотрению не подлежат. Если начальник
Управления делами или его заместитель приняли иное решение, то они
обосновывают его в аннотации и письмо направляется руководству
Госгортехнадзора России для соответствующей резолюции.
Если подпись заявителя прочитать невозможно, то такое обращение
фиксируется как "подпись неразборчива". В таком случае руководитель
Управления делами сам принимает решение о дальнейшей работе с письмом
(телеграммой).
6.9.6. Ответы на обращения граждан.
Все авторы обращений должны, как правило, извещаться в письменной
или устной форме о результатах рассмотрения или о том, куда направлены
для рассмотрения их письма или телеграммы. Если автору письма
извещение не посылается, то обоснование этого должно вытекать из
аннотации, а в учетной карточке об этом делается особая отметка.
Тексты уведомлений авторам писем печатаются на гербовых бланках
Госгортехнадзора России.
Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда это
возможно и целесообразно, исполнителям следует извещать авторов
обращений по телефону или при личном приеме, а также договариваться с
соответствующими организациями о необходимых разъяснениях авторам с
уведомлением их о принятых мерах.
Об уведомлениях, переданных авторам писем по телефону, лично или
через соответствующие организации, исполнители должны указывать в
служебной записке руководству Госгортехнадзора России и сделать об
этом запись на оборотной стороне учетной карточки.
6.9.7. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях.
Управлением делами ведется аналитическая работа в тесном
взаимодействии со всеми подразделениями центрального аппарата
Госгортехнадзора России.
Специалисты Управления делами проводят ежеквартальный анализ
характера устных обращений, социального состава посетителей,
результатов приема и готовят необходимую статистическую информацию для
подготовки аналитических материалов.
6.9.8. Организация работы по приему граждан. Прием граждан ведут
Начальник Госгортехнадзора России, его заместители и руководители
структурных подразделений центрального аппарата.
Предварительную запись на прием к руководству Госгортехнадзора
России осуществляет Управление делами, а к руководителям структурных
подразделений центрального аппарата - ответственные за
делопроизводство в этих подразделениях ежедневно с 9.00 до 18.00
(кроме выходных и праздничных дней), в пятницу и предпраздничные дни с
9.00 до 16.45 с необходимой проработкой вопроса.
На каждое первичное обращение сотрудники Управления делами и
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
центрального аппарата заполняют в одном экземпляре карточку приема
гражданина, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество
заявителя, адрес постоянного места жительства (прописка), место
работы, социальное положение и должность, а также фамилия того, кто
проводит прием.
Во время записи устанавливается кратность устного или письменного
обращения гражданина в Госгортехнадзор России.
При записи на прием гражданину назначается время приема, а
работник службы ДОУ или ведущий запись делает запрос о всех имеющихся
материалах по этому заявителю (карточка приема, учетная карточка
письма, а также архивный материал) и передает их руководителю,
ведущему личный прием. В карточке приема проставляется дата и фамилия
принимающего.
Организация приема. Ожидающие приема граждане приглашаются на
беседу сотрудником службы ДОУ. Руководитель, выслушав посетителя,
рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает в
карточке приема краткую запись его просьбы, фиксирует принятое по ней
решение и передает материалы в картотеки приема на обработку.
6.9.9. Работа с письменными заявлениями, поступившими на личном
приеме.
Корреспонденция, поступившая в Управление делами, вскрывается в
присутствии сдающего, проверяется характер почты (личная, служебная),
уточняется полный адрес, Ф.И.О., личная подпись заявителя и
регистрируется.
Как правило, корреспонденция, полученная во время личного приема,
рассматривается в первоочередном порядке, ставится на контроль,
который осуществляется руководителем, проводившим этот прием.
Контроль за исполнением поручений по устным и письменным
обращениям граждан с личного приема осуществляют подразделения
центрального аппарата Госгортехнадзора России, руководители которых
вели прием населения, а сроков - сотрудники Управления делами.
Рассмотрение обращений считается завершенным после списания их
руководством Управления делами "в дело". Если контроль за
рассмотрением заявления продолжается, то на контрольной карточке
делается отметка о продлении срока.
6.10. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.10.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов разных уровней осуществляются Госгортехнадзором России в
соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе
депутата.
6.10.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в Госгортехнадзор России должностные лица
должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его
депутатской деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней
со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и
предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения,
составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке,
установленном федеральным законом о государственной тайне.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать
ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня
его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
6.10.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением
или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или
запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ
депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления
обращения или запроса.
6.10.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский
запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании
соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или
письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения
парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей
палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен
быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский
запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
6.10.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и
запросов депутатов осуществляются Управлением делами Госгортехнадзора
России в соответствии с установленным порядком работы с поступающими
документами.
6.10.6. В структурных подразделениях Госгортехнадзора России по
обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства
оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях -
проекты поручений соответствующим организациям.
6.10.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их
рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.10.8. В Управлении делами анализируют количество, характер и
содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом
руководство Госгортехнадзора России.
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как
правило, не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства
Российской Федерации, приказы Начальника Госгортехнадзора России по
основной деятельности, приказы по личному составу, служебная
переписка, обращения граждан.
7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых
документов производится в местах исполнения и создания документов.
Документы, полученные из Правительства Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на
рассмотрение Начальника Госгортехнадзора России и его заместителей,
распорядительные документы и переписка за подписью Начальника
Госгортехнадзора России, протоколы и решения коллегиальных органов
регистрируются в Управлении делами.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности
Госгортехнадзора России, регистрируются в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной
связи, регистрируются в Управлении делами или в структурных
подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
7.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или
электронных карточках, журналах.
7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который исходя из информационных потребностей Госгортехнадзора
России может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного
подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по
классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части
регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
7.1.8. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в
Приложении 16.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от
характера документа и задач использования информации может дополняться
другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору, ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
7.1.9. Регистрация документов - ответов осуществляется в РКФ
инициативных документов. Документу - ответу присваивается порядковый
номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в Госгортехнадзоре России создаются поисковые системы
по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая включает картотеки и
классификационные справочники.
7.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие
картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам
документов и др.), контрольно - справочные, кодификационные, по
обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска
информации.
7.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем
разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Госгортехнадзора России;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут
использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей
ввода и поиска документов и информации.
7.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного
документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам
(названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или
по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом
документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и
элементов текста.
7.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о
деятельности Госгортехнадзора России, не отнесенной к государственной
тайне или служебной информации ограниченного распространения,
работникам Госгортехнадзора России, иным государственным органам,
организациям, физическим лицам.
7.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет
Госгортехнадзор России как собственник или владелец информационных
ресурсов на основе требований законодательства.
7.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации
ограниченного распространения определяется Госгортехнадзором России в
пределах его компетенции либо непосредственно собственником информации
в соответствии с законодательством.
VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения включает: постановку на контроль,
предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с
контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и
анализ хода и результатов исполнения документов, информирование
руководителей в целях своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения, перечень которых утверждается Начальником
Госгортехнадзора России.
При постановке документа на контроль на левом поле документа
делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом
(штампом) "Контроль".
8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает Начальник
Госгортехнадзора России и по его поручению Управление делами, которое
осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния
их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
руководители структурных подразделений Госгортехнадзора России.
8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документа (указы и распоряжения
Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской
Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы
Госгортехнадзора России, решения коллегиального органа и др.).
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших
из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и
обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из
срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в
следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
"срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно"
- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня
получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня
получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным
Госгортехнадзору России по доработке проектов постановлений и
распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской
Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного
исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел без согласования с
другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
по обращениям граждан, поступившим в Госгортехнадзор России и
требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со
дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в РКФ.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя Начальника
Госгортехнадзора России, давшего поручение, мотивированную просьбу о
его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или
Правительства Российской Федерации допускается в исключительных
случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный
срок по объективным причинам. В этом случае Начальник Госгортехнадзора
России представляет автору поручения мотивированные предложения о
продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие
предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты
подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений
не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами
для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют
право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) -
автор документа.
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за
контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по
согласованию с непосредственным руководителем и службой,
обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную
организацию с последующим информированием о ходе и результатах
исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра
регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки
возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем
порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания
последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения
срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в
РКФ.
8.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет Начальник
Госгортехнадзора России или по его поручению Управление делами. Снятие
документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и
направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на
документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в
дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по
нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и
материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляются отметка об исполнении, подпись
лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.1.13. Управление делами на основании ежемесячных справок,
получаемых от структурных подразделений (Приложение 17), не реже
одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской
дисциплины в Госгортехнадзоре России, на основании которых формируются
оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства
Госгортехнадзора России в установленные им сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов,
поступающих от Президента Российской Федерации,
Федерального Собрания Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации
8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента
Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".
8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней,
осуществляется непосредственно Начальником Госгортехнадзора России
либо по его поручению одним из его заместителей.
Начальник Госгортехнадзора России, которому передан на исполнение
документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки
исполнения поручений в резолюции.
8.2.3. Управление делами делает соответствующие отметки в РКФ:
вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие
отметки о прохождении и исполнении документов.
8.2.4. Управление делами еженедельно составляет сводку о ходе
исполнения документов для последующего информирования Начальника
Госгортехнадзора России о состоянии исполнительской дисциплины по
выполнению документов вышестоящих органов.
8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа
Начальнику Госгортехнадзора России представляются сведения за подписью
должностного лица, которому было дано поручение, или лица,
исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или
Правительства Российской Федерации, дано нескольким должностным лицам,
то Госгортехнадзор России, указанный в поручении первым, является
ответственным исполнителем поручения и организует работу
соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки
представления соисполнителями предложений, порядок согласования и
подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют
свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с
приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации
представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до
истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по
исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело".
IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в архив Госгортехнадзора России (далее
- архив) в соответствии с требованиями, установленными
государственными стандартами на документы, нормативно - методическими
документами Федеральной архивной службы России, а также
соответствующими нормативно - методическими документами по архивному
делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и
формирование дел.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в Госгортехнадзоре России, с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета
дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
Положением о Федеральном горном и промышленном надзоре России и его
структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о
работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,
номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,
образующиеся в Госгортехнадзоре России, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В Госгортехнадзоре России составляются номенклатуры дел
структурных подразделений (Приложение 18) и сводная номенклатура дел
Госгортехнадзора России (Приложение 19).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с
Управлением делами (архивом), подписывается руководителем
подразделения и представляется в Управление делами.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление делами
Госгортехнадзора России.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Управлением делами
(архивом) на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
9.1.6. Сводная номенклатура дел Госгортехнадзора России
подписывается начальником Управления делами, согласовывается с
Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Госгортехнадзора
России, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального
архива, в который документы передаются на государственное хранение, и
Начальником Госгортехнадзора России. Согласовывается номенклатура дел
с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было
структурных изменений в Госгортехнадзоре России.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
Госгортехнадзора России получают выписки из соответствующих ее
разделов для использования в работе.
9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в
Управлении делами в качестве рабочего. Третий применяется в архиве
Госгортехнадзора России. Четвертый - в федеральном архиве, с которым
согласовывалась номенклатура дел.
9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры
Госгортехнадзора России.
9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Госгортехнадзора
России являются названия структурных подразделений. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной
структурой Госгортехнадзора России.
9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Госгортехнадзора России. В
номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Госгортехнадзоре России цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются
арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых атакой
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
федерального органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название организации, которой будут
адресованы или от которой будут получены документы (адресат или
корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название
местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки,
доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации научно - технической документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно - методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно -
территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела
касается нескольких однородных административно - территориальных
единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а
указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения".
Если содержание дела касается одной административно -
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании
архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты).
Например:
"Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе
автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно - распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок
хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган
исполнительной власти для продолжения и др.
9.1.14. Если в течение года в Госгортехнадзоре России возникают
новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в Госгортехнадзоре России, как правило,
децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться
исполнителем в зависимости от принятой системы ведения
делопроизводства в Управление делами или лицам, ответственным за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для
формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит
документ, определяет руководитель структурного подразделения или
исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
Управлением делами.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного
календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих
основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно
превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)
индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.
I", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно - логической последовательности или в их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности
Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности
федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание
законодательства Российской Федерации. 1998. N 23. Ст. 2501).
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности; документ -
ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
9.2.7. Дела Госгортехнадзора России подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к
хранению. Оформление дела включает комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится сотрудниками Управления делами и
соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение
и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива
Госгортехнадзора России.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки
дела по установленной форме (Приложение 20); нумерацию листов в деле;
составление листа - заверителя дела (Приложение 21); составление в
необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 22);
подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит
обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На
обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа
исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс
дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в
деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование федерального органа исполнительной власти
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках
после полного наименования; наименование структурного подразделения -
записывается название структурного подразделения в соответствии с
утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое
обозначение дела по номенклатуре дел федерального органа
исполнительной власти; заголовок дела переносится из номенклатуры дел
федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК
федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой для дел, содержащих
распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.
даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и
самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год
обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,
образующихся в деятельности Госгортехнадзора России, с указанием
сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами
только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,
утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он
проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования федерального архива, в который будут передаваться дела,
кодов федерального архива и Госгортехнадзора России по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в
Госгортехнадзоре России. Внутренняя опись составляется на отдельном
листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней
описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Госгортехнадзора
России дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет,
а затем сдаются в архив Госгортехнадзора России.
9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя Управления делами. Выдача дел сотрудникам подразделений
для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится
карта - заместитель. В ней указываются структурное подразделение,
индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения Начальника Госгортехнадзора России или его
заместителя, курирующего службу архива Управления делами, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения Начальника
Госгортехнадзора России с оставлением в деле заверенной копии
документа и акта о причинах выдачи подлинника.
X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Госгортехнадзора России являются федеральной
собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке,
установленном Федеральной архивной службой России, подлежат
обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив
как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока
хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному
составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на
государственное хранение Госгортехнадзор России образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив
Госгортехнадзора России включает работу соответствующих служб
Управления делами и лиц, ответственных в структурных подразделениях за
ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности
документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и
актов о выделении к уничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Госгортехнадзоре России
на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры
дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив
Госгортехнадзора России.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Госгортехнадзоре России создается постоянно действующая
центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и при необходимости
экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.
10.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы
определяются положениями, которые утверждаются Начальником
Госгортехнадзора России (для ЦЭК) и руководителем структурного
подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит
согласованию с Федеральной архивной службой России.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Госгортехнадзора России непосредственно лицами, ответственными за
ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным
методическим руководством архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив Госгортехнадзора России; отбор
документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки
хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Госгортехнадзора России путем полистного просмотра
дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные
экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов
принимает ЦЭК Госгортехнадзора России.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
10.1.11. В федеральном органе исполнительной власти в каждом
структурном подразделении описи на дела постоянного хранения
составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством
архива федерального органа исполнительной власти. По этим описям
документы сдаются в архив федерального органа.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел Госгортехнадзора России,
которую готовит архив Госгортехнадзора России и по которой он сдает
дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (Приложение 23) и представляются в архив
Госгортехнадзора России через 2 года после завершения дел в
делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения
имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по
описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата
дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок
хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то
каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в
точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку
дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
руководителем Управления делами и утверждается руководителем
структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении федерального органа ЭК
опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
10.1.17. Опись дел структурного подразделения Госгортехнадзора
России составляется в двух экземплярах, один из которых передается
вместе с делами в архив Госгортехнадзора России, а другой остается в
качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При
наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех
экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для
рассмотрения и согласования.
10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 24)
производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения
за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
ЦЭК (ЭК) Госгортехнадзора России одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК)
Госгортехнадзора России акты утверждаются Начальником Госгортехнадзора
России только после утверждения экспертно - проверочной комиссией
(далее - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел
постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить
дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным
порядком.
10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на дела всего центрального аппарата Госгортехнадзора
России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений,
то название каждого структурного подразделения указывается перед
группой заголовков дел этого подразделения.
10.2. Подготовка и передача документов в архив
10.2.1. В архив Госгортехнадзора России передаются дела с
исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу. Их передача производится только по
описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив Госгортехнадзора России
после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в
структурном подразделении.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив Госгортехнадзора России, как правило, не подлежат.
Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в архив Госгортехнадзора России
осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с
руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем
Управления делами.
10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив Госгортехнадзора России сотрудником архива
предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Госгортехнадзора России.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится ведущим специалистом
архива Госгортехнадзора России в присутствии работника структурного
подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи
ведущего специалиста архива Госгортехнадзора России и лица,
передавшего дела.
Вместе с делами в архив Госгортехнадзора России передаются
регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы
данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых
документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в
опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Госгортехнадзора России лицо, ответственное за ведение
делопроизводства данного структурного подразделения, в период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив
Госгортехнадзора России, независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложения
к Приказу
Госгортехнадзора России
от 28 июня 2001 г.
N 88
Приложение N 1
к п. 4.1.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
Герб РФ
Федеральный горный и промышленный надзор России
(Госгортехнадзор России)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_____________ Москва N ___
Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации
Во исполнение
(основание)
Госгортехнадзор России постановляет:
1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной
документации (прилагается).
2. Установить
3. Признать утратившими силу
Начальник Расшифровка подписи
Госгортехнадзора России Подпись
Исполнитель и визы (на оборотной стороне
последнего листа)
Приложение N 2
к п. 4.1.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЯ КОЛЛЕГИИ
ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
Герб РФ
Федеральный горный и промышленный надзор России
(Госгортехнадзор России)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
КОЛЛЕГИИ
_____________ Москва N ___
Об итогах работы территориальных органов
Госгортехнадзора России по контролю за организациями
топливно - энергетического комплекса Российской Федерации
в осенне - зимний период 2000 - 2001 гг. и задачах
Госгортехнадзора России по их подготовке к работе
в осенне - зимний период 2001 - 2002 гг.
В 2000 году вопросы подготовки ______ трижды рассматривались на
коллегии Госгортехнадзора России, проведено селекторное совещание
_______
В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации
_____
Учитывая, что техническое состояние оборудования тепловых
электростанций, котельных и систем газоснабжения является залогом его
безаварийной работы в осенне - зимний период 2001 - 2002 гг., коллегия
Госгортехнадзора России постановляет:
1. Отметить, что выполнение постановления Госгортехнадзора России
от ________________
2. Руководителям территориальных органов Госгортехнадзора России:
2.1. Считать вопросы подготовки организаций топливно -
энергетического комплекса к работе в осенне - зимний период
______________
2.2. Потребовать от руководителей подконтрольных Госгортехнадзору
России организаций ________________
2.3. _____________
3. __________________
4. Контроль за исполнением _____________________
Начальник
Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель и визы (на оборотной стороне
последнего листа)
Приложение N 3
к п. 4.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
Герб РФ
Федеральный горный и промышленный надзор России
(Госгортехнадзор России)
ПРИКАЗ
Москва
_____________ N ___
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Федеральном горном и промышленном надзоре России
(Госгортехнадзоре России)
В связи с ____________________________________________________
________________________ приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Федеральном горном и промышленном надзоре России
(Госгортехнадзоре России).
2. ______________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ ______________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ___
______________________________________________________________________
Начальник
Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель и визы (на оборотной стороне
последнего листа)
Приложение N 4
к п. 4.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
Герб РФ
Федеральный горный и промышленный надзор России
(Госгортехнадзор России)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва
_____________ N ___
Во исполнение ______________________________ обязываю:
1. Утвердить ____________________________________________________
2. Признать утратившим силу _____________________________________
Начальник
Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель и визы (на оборотной стороне
последнего листа)
Приложение N 5
к п. 4.1.11
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УКАЗАНИЯ
Герб РФ
Федеральный горный и промышленный надзор России
(Госгортехнадзор России)
УКАЗАНИЕ
Москва
_____________ N ___
Во исполнение Приказа Госгортехнадзора России от 05.04.2000 N 37
(п. 4) предлагаю:
1. Направить на учебу в Московский государственный университет
инженерной экологии сотрудников центрального аппарата Госгортехнадзора
России с 20 февраля по 3 апреля 2001 года согласно Приложению
____________________
2. Начальникам управлений (отделов) обеспечить явку указанных
сотрудников на учебу.
3. Назначить старшим потока обучения _________________________
4. Сотрудникам, закончившим обучение, представить в Управление
кадров и спецработы копии соответствующих документов.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Заместитель Начальника
Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель и визы (на оборотной стороне
последнего листа)
Приложение N 6
к п. 4.3.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
Герб РФ
Федеральный горный и промышленный надзор России
(Госгортехнадзор России)
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии
_____________ Москва N ___
Председательствовал Фамилия, инициалы
Присутствовали:
члены коллегии Фамилия, инициалы
руководители Фамилия, инициалы
управлений, отделов,
работники центрального аппарата
I. О кадровых назначениях
_____________________________________
(перечисляются фамилии выступающих)
Коллегия приняла решение:
1. Согласиться с предложением Управления кадров и спецработы о
рекомендации кандидатуры ____________________ для назначения на
должность __________________
2. Направить для согласования соответствующее предложение
__________
Начальник
Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель и визы членов коллегии
(на оборотной стороне последнего листа)
Приложение N 7
к п. 4.3.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ГОРНЫЙ И ПРОМЫШЛЕННЫЙ НАДЗОР РОССИИ
(Госгортехнадзор России)
ПРОТОКОЛ
_____________ Москва N ___
-- --
| заседания комиссии по... |
Председательствующий - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О разработке и принципах...
Доклад заместителя руководителя...
2. О...
1. Слушали:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается
Выступили:
Иванов М.И. - краткая запись выступления
Петров Н.И. - краткая запись выступления
Постановили:
1.1. Одобрить...
1.2. ...
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 8
к п. 5.1.1
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
НА ФОРМАТЕ А4 (210 X 297 ММ) УГЛОВОГО
ГЕРБОВОГО БЛАНКА
--------------------------------------------------------------------------
| | 3
| ----------------------------------------------------------|---
| | Государственный герб | | Гриф ограничения доступа к |
| | Российской Федерации | | документу |
| |------------------------| |-----------------------------|
| | Наименование | | Адресат |
| |организации, справочные | | |
| | данные об организации | | |
| |------------------------| |-----------------------------|
| | Дата документа, | | |
| | регистрационный номер, | | |
| | ссылка на | | |
| |регистрационный номер и | | |
| | дату документа | | Резолюция |
| -------------------------- | |
|------------------------------------- | |
|Отметка || | | |
|о контроле|| Заголовок текста | | |
| || | | |
|------------------------------------- ------------------------------|
| ----------------------------------------------------------|
| | |
| | |
| | Текст |
| | |
| | |
| |---------------------------------------------------------|---
| |Отметка о наличии приложения | |
| |Наименование должности |Подпись Расшифровка | 20
| |руководителя Госгортехнадзора| подписи |
| |России | |
| |---------------------------------------------------------|---
| |Отметка об исполнителе и визы согласования (Данный |
| |реквизит оформляется на оборотной стороне последнего | 24
| |листа не ниже 26 мм от нижнего края листа.) |
| |---------------------------------------------------------|---
| | Отметка об исполнении | Отметка о | Отметка для |
| | документа и направлении |поступлении| автоматического | 16
| | его в дело | документа | поиска документа|
| |---------------------------------------------------------|---
| | | 10
|-----------|---------------------------------------------------------|---
| |------------ 94 -----------|----30 ----|------- 51 ------|
| |
|------------------------------- 210 --------------------------------|
Приложение N 9
к п. 5.2.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА НА ГЕРБОВОМ БЛАНКЕ
С НАИМЕНОВАНИЕМ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ Председателю Государственного
ГОРНЫЙ И ПРОМЫШЛЕННЫЙ комитета Российской Федерации
НАДЗОР РОССИИ по стандартизации и метрологии
(Госгортехнадзор России)
Ленинский просп., д. 9,
107066, г. Москва, Москва, 117049
ул. А. Лукьянова, 4, корп. 8
Телефон: 263-97-75
Телефакс: 261-60-43
________________ N _________
На N _______________________
-- --
| Об изменениях к ГОСТ |
Госгортехнадзор России представляет на Ваше рассмотрение и
утверждение изменения к ______________________________________________
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Начальник
Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель и визы (на оборотной стороне
последнего листа)
Приложение N 10
к п. 5.2.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА
НА УГЛОВОМ ГЕРБОВОМ БЛАНКЕ НАЧАЛЬНИКА
ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ (И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ)
Герб РФ
НАЧАЛЬНИК Председателю Государственного
ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОРНОГО И комитета Российской Федерации
ПРОМЫШЛЕННОГО НАДЗОРА РОССИИ по стандартизации и метрологии
(Госгортехнадзор России)
Ленинский просп., д. 9,
107066, г. Москва, Москва, 117049
ул. А. Лукьянова, 4, корп. 8
Телефон: 263-97-75
Телефакс: 261-60-43
________________ N _________
На N _______________________
-- --
| Об изменениях к ГОСТ |
Госгортехнадзор России представляет на Ваше рассмотрение и
утверждение изменения к ______________________________________________
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель и визы (на оборотной стороне
последнего листа)
Приложение N 11
к п. 6.4.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ
ТЕЛЕГРАММА
650099 КЕМЕРОВО СОВЕТСКИЙ ПРОСПЕКТ 63 КУЗНЕЦКОЕ
УПРАВЛЕНИЕ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
БОЛЬШАКОВУ А.А.
346500 ШАХТЫ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ СОВЕТСКАЯ 187
РОСТОВСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
ПЕТРОВУ А.А.
454092 ЧЕЛЯБИНСК ЯБЛОЧКИНА 9 УПРАВЛЕНИЕ
ЧЕЛЯБИНСКОГО ОКРУГА ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
ИЛЬЮШИНУ А.А.
300000 ТУЛА ПРОСПЕКТ ЛЕНИНА 40 УПРАВЛЕНИЕ
ПРИОКСКОГО ОКРУГА ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
СЕМЕНОВУ А.А.
ПРОШУ ПРИБЫТЬ МОСКВУ УЧАСТИЯ РАБОТЕ СОВЕЩАНИЯ УГЛЕДОБЫВАЮЩИХ
РЕГИОНОВ ПРОВОДИТСЯ ДВАДЦАТЬ ПЯТОГО ИЮНЯ ДЕСЯТЬ ЧАСОВ АДРЕСУ МОСКВА
АЛЕКСАНДРА ЛУКЬЯНОВА ДОМ ЧЕТЫРЕ КОРПУС ВОСЕМЬ ЗАЛ ЗАСЕДАНИЙ
ПОДТВЕРДИТЕ ГОТОВНОСТЬ СООБЩИТЕ НЕОБХОДИМОСТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЦЫ
ДО 20 06 2001 ТЕЛЕФОНУ 267 62 92 ИЛИ ФАКСУ 261 60 43
НАЧГОСГОРТЕХНАДЗОРА подпись РАСШИФРОВКА ПОДПИСИ
______________________________________________________________________
Управление делами
Белов И.И.
267 62 92 Визы
Отметка об отправлении
Подпись и расшифровка подписи отправителя
Приложение N 12
к п. 6.4.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
------------------------------------------------------------------
| |
| Печатается на копии бланка Госкомсвязи России |
| |
------------------------------------------------------------------
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
426007 ИЖЕВСК ДОМ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПИТКЕВИЧУ Ю.С.
УВАЖАЕМЫЙ ЮРИЙ СТЕПАНОВИЧ ПРИМИТЕ МОИ ИСКРЕННИЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ ПО
СЛУЧАЮ ВАШЕГО ПЯТИДЕСЯТИЛЕТИЯ СО ДНЯ РОЖДЕНИЯ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО
ЗДОРОВЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕХОВ В ВАШЕЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА
БЛАГО НАШЕГО ОТЕЧЕСТВА
НАЧАЛЬНИК
ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ Подпись РАСШИФРОВКА
ПОДПИСИ
______________________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
Исполнитель,
его телефон Визы
Отметка об отправлении
Подпись и расшифровка подписи отправителя
Приложение N 13
к п. 6.4.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Типовой формуляр телефонограммы
------------------------------------------------------------------
| Наименование учреждения - автора Адресат |
| Должность, Должность, |
| инициалы и фамилия лица, Инициалы и фамилия лица, |
| передавшего телефонограмму, принявшего телефонограмму, |
| номер его телефона номер его телефона, |
| время приема телефонограммы |
| |
|ТЕЛЕФОНОГРАММА |
|дата N _______ |
|место создания |
| |
| Текст телефонограммы (не более 50 слов) |
| |
|Должность лица, подписавшего телефонограмму, или |
|от имени которого телефонограмма передается |
|Подпись |
------------------------------------------------------------------
Например:
------------------------------------------------------------------
|Управление пассажирского Руководителям служб |
|транспорта движения |
|Передала секретарь А.И. Петрова, Приняла секретарь |
|тел. 432 12 12 И.П. Иванова, |
| тел. 422 03 15 |
| 18 ч 20 мин. |
| |
|ТЕЛЕФОНОГРАММА |
|15.06.2001 N 25 |
|Москва |
| |
| 19 июня с 13 до 16 ч будет снято напряжение в контактной|
|сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите|
|пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним|
|движение других видов транспорта. |
| |
|Зам. начальника городского управления |
|пассажирского транспорта М.В. Мухмедов |
------------------------------------------------------------------
Приложение N 14
к п. 6.5.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ (ДОКЛАДНОЙ) ЗАПИСКИ
Управление делами Начальникам
Госгортехнадзора России Управлений и Отделов
Госгортехнадзора России
Служебная записка
10.05.2001 (место для резолюции)
N 05-02/4-15
О проекте Инструкции по
делопроизводству
Направляется Вам уточненная редакция проекта Инструкции по
делопроизводству в Федеральном горном и промышленном надзоре России
(Госгортехнадзоре России).
Прошу представить свои замечания и предложения к проекту
Инструкции до 24.05.2001.
Приложение: на 66 л. в 1 экз.
Начальник Управления Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель,
его телефон
Приложение N 15
к п. 6.7.2
ФОРМА СПРАВКИ ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
СПРАВКА
об объеме документооборота
за ___________ 200_ г.
(месяц)
------------------------------------------------------------------
| Документы | Количество документов | Всего |
| |------------------------------------| |
| | подлинники | тираж | |
|----------------|------------------|-----------------|----------|
|поступающие | | | |
|----------------|------------------|-----------------|----------|
|отправляемые | | | |
|----------------|------------------|-----------------|----------|
|внутренние | | | |
|----------------|------------------|-----------------|----------|
|Итого | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Исполнитель,
его телефон
Приложение N 16
к п. 7.1.8
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
------------------------------------------------------------------
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
|---------------|------------------------------------------------|
| 1 | 2 |
|---------------|------------------------------------------------|
|Наименование |Заполняется в соответствии с наименованием вида |
|вида документа |документа |
|---------------|------------------------------------------------|
|Автор |При регистрации поступающих документов |
|(корреспондент)|записывается наименование организации, |
| |структурного подразделения или должностного |
| |лица - автора документа. При регистрации |
| |обращений граждан вводятся его имя, отчество, |
| |фамилия и адрес. При регистрации отправляемых |
| |документов записывается наименование |
| |организации, структурного подразделения |
| |или должностного лица - корреспондента. |
| |При регистрации ответов на обращения граждан |
| |вводятся их персональные данные. Допускается |
| |применение сокращенного наименования организации|
|---------------|------------------------------------------------|
|Дата документа |В РКФ переносится дата, присвоенная документу |
| |организацией - автором документа |
|---------------|------------------------------------------------|
|Регистрационный|В РКФ переносится регистрационный номер |
|номер документа|документа, присвоенный организацией - автором |
| |документа |
|---------------|------------------------------------------------|
|Дата |Заполняется и переносится в регистрационный |
|поступления |штамп. При традиционной обработке переносится |
| |в РКФ из регистрационного штампа |
|---------------|------------------------------------------------|
|Индекс |Заполняется и переносится в регистрационный |
|поступления |штамп. При традиционной обработке переносится |
| |в РКФ из регистрационного штампа |
|---------------|------------------------------------------------|
|Заголовок к |Переносится заголовок к тексту документа. |
|тексту |При его отсутствии составляется аннотация, |
| |содержащая ключевые слова |
|---------------|------------------------------------------------|
|Резолюция |В РКФ переносится с документа содержание |
| |поручения, исполнитель (исполнители), автор |
| |и дата резолюции |
|---------------|------------------------------------------------|
|Срок исполнения|Проставляется индивидуальный срок, содержащийся |
| |в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. |
| |При регистрации отправляемого документа может |
| |записываться дата ожидаемого ответа |
|---------------|------------------------------------------------|
|Отметка об |В РКФ переносится регистрационный номер и дата |
|исполнении |созданного документа, ссылка на регистрационный |
|документа |индекс и дата поступившего документа или краткая|
| |запись решения вопроса по существу |
|---------------|------------------------------------------------|
|Дело |В РКФ переносится индекс дела в соответствии |
| |с номенклатурой структурного подразделения, |
| |в которое помещен исполненный документ |
------------------------------------------------------------------
Приложение N 17
рекомендательное
к п. 8.1.13
ФОРМА СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
СПРАВКА
о состоянии исполнения документов
(по которым срок исполнения истек) на 00.00.0000
в управлении __________
-------------------------------------------------------------------------------
| N |Название |Краткое |Вх. N|Срок |Фамилия |Состояние |Причины |
|п/п|документа|содержание|Дата |исполнения|исполнителя|исполнения|невыполнения|
|---|---------|----------|-----|----------|-----------|----------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---|---------|----------|-----|----------|-----------|----------|------------|
|---|---------|----------|-----|----------|-----------|----------|------------|
|---|---------|----------|-----|----------|-----------|----------|------------|
-------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Исполнитель,
его телефон
Приложение N 18
к п. 9.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Госгортехнадзор России
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N _______
_________________________
(место составления)
На ______ год
----------------------------------------------------------------------
|Индекс| Заголовок |Кол-во дел| Срок хранения дела |Примечание|
| дела |дел (тома, | (томов, | (тома, части) и N статей | |
| | частей) | частей) | по перечню | |
|------|-----------|----------|---------------------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|--------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________
году в структурном подразделении
------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе: |
| | |-----------------------------|
| | |переходящих |с отметкой "ЭПК"|
|----------------------------|-----|------------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|Постоянного | | | |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|Временного (до 10 лет | | | |
|включительно) | | | |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|ИТОГО: | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности ответственного
лица за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 19
к п. 9.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
Госгортехнадзор России
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Утверждаю
00.00.0000 N _______ Начальник
______________________ Госгортехнадзора России
(место составления) Подпись Расшифровка подписи
На ______ год Дата
----------------------------------------------------------------------
|Индекс| Заголовок |Кол-во дел| Срок хранения дела |Примечание|
| дела |дел (тома, | (томов, | (тома, части) и N статей | |
| | частей) | частей) | по перечню | |
|------|-----------|----------|---------------------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|--------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
Наименование должности руководителя
Службы ДОУ Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от ___________ N _____________ от ____________ N ______________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________
году в Госгортехнадзоре России
------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе: |
| | |-----------------------------|
| | |переходящих |с отметкой "ЭПК"|
|----------------------------|-----|------------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|Постоянного | | | |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|Временного (до 10 лет | | | |
|включительно) | | | |
|----------------------------|-----|------------|----------------|
|ИТОГО: | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 20
к п. 9.2.8
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА
ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива ___________
код Госгортехнадзора России _______
--------------------
_________________________________________________ |Ф. N _____________|
_________________________________________________ |Оп. N ____________|
_________________________________________________ |Д. N _____________|
--------------------
_________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(Госгортехнадзор России)
ДЕЛО N _____ ТОМ N ___
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
______________________________________________________________________
(ДАТА)
На _____ листах
Хранить _______
--------------------
|Ф. N _____________|
|Оп. N ____________|
|Д. N _____________|
--------------------
Приложение N 21
к п. 9.2.8
ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист - заверитель дела N ___
В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ______________ пропущенные номера _________
| листов внутренней описи ____________________________________________
------------------------------------------------------------------
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО | N листов |
| СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | |
|----------------------------------|-----------------------------|
| 1 | 2 |
|----------------------------------------------------------------|
| |
| |
| |
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Приложение N 22
к п. 9.2.8
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ___________
------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Дата | Заголовок |Номера листов|Примечание|
|п/п| документа | документа | документа | дела | |
|---|-----------|-----------|-----------|-------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|-----------|-----------|-----------|-------------|----------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Итого _____________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 23
к п. 10.1.12
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ
ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Госгортехнадзор России
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
______________________________________________________________________
----------------------------------------------------------------------
| N |Индекс| Заголовок |Дата дела|Количество| Срок |Примечание|
|п/п| дела | дела (тома, | (тома, | листов в | хранения | |
| |(тома,| части) | части) | деле |дела (тома,| |
| |части)| | | (томе, | части) | |
| | | | | части) | | |
|---|------|-------------|---------|----------|-----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
|--------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|--------------------------------------------------------------------|
|---|------|-------------|---------|----------|-----------|----------|
|---|------|-------------|---------|----------|-----------|----------|
----------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено ____________________ дел с N ______________
(цифрами и прописью)
по N ______________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ Подразделения
Расшифровка подписи от ________ N __________
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно - контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам <***>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ________________________ дел и ____________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно - контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
архива Госгортехнадзора России Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
<***> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 24
к п. 10.1.18
ФОРМА АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Госгортехнадзор России УТВЕРЖДАЮ
Начальник
АКТ Госгортехнадзора России
________ N ___________ Подпись Расшифровка
______________________ Подписи
______________________ Дата
(место составления)
______________________
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
______________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ___________________
(название фонда)
----------------------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок| Дата |Номера |Индекс |Количество|Сроки |Примечание|
|п/п|дела или |дела или|описей |дела |дел |хранения| |
| |групповой|крайние |(номенклатур)|(тома, |(томов, |дела | |
| |заголовок|даты дел|за годы |части) |частей) |(тома, | |
| | дел | | |по | |части) и| |
| | | | |номенклатуре| |номера | |
| | | | |или | |статей | |
| | | | |N дела | |по | |
| | | | |по описи | |перечню | |
|---|---------|--------|-------------|------------|----------|--------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---|---------|--------|-------------|------------|----------|--------|----------|
|---|---------|--------|-------------|------------|----------|--------|----------|
|---|---------|--------|-------------|------------|----------|--------|----------|
----------------------------------------------------------------------------------
Итого ____________________ дел за _______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________________ N __________________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ______ N _____
Документы в количестве ___________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ___________________ кг сданы в _____________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо - сдаточной накладной от ________________ N
_______________________________
Наименование должности работника
Госгортехнадзора России, сдавшего
документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)Страницы: 1 2 |