Страницы: 1 2
подписи (инициалы, фамилию).
В отсутствие командира (начальника) воинской части (организации)
в реквизите "Подпись" указывается "Врио" или "Врид".
Например: "Врио начальника Западного регионального управления
Федеральной пограничной службы Российской Федерации".
Приложения к правовым актам
5.16. Приложения к правовым актам печатаются на стандартных
листах бумаги формата А4 (210х297мм).
В тексте правовых актов, имеющих приложения, должна быть ссылка
на них.
Если в тексте правового акта дается ссылка на приложение -
"согласно приложению", то на первой странице приложения пишется:
"ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу Северозападного регионального управления
Федеральной пограничной службы Российской Федерации от...N...";
"ПРИЛОЖЕНИЕ N 6 к приказу Западного регионального управления
Федеральной пограничной службы Российской Федерации от... N ...".
Если в тексте правового акта есть слово "Утвердить", ("Утвердить
прилагаемую Программу...", "Утвердить прилагаемые Состав...;
Расчет..."), то в приложениях перед его наименованием пишется:
"УТВЕРЖДЕНО приказом Арктического регионального управления Федеральной
пограничной службы Российской Федерации от... N ...".
Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом
наименования приложения. Например: "УТВЕРЖДЕНА приказом
Северо-Кавказского регионального управления Федеральной пограничной
службы Российской Федерации от... N ... Программа...", "УТВЕРЖДЕН
приказом Северо-Кавказского регионального управления Федеральной
пограничной службы Российской Федерации от... N ...Состав...".
В правовом акте, имеющем одно или несколько приложений, должна
быть единая (сквозная) нумерация страниц с охватом основного текста и
всех приложений. Нумерация приложений производится последовательно по
мере ссылки на них в тексте правового акта, при этом указывается номер
пункта текста, к которому относится приложение. Например: "ПРИЛОЖЕНИЕ
N 9 к п. 3.2 приказа Западного регионального управления Федеральной
пограничной службы Российской Федерации от... N ...".
Прилагаемое к правовому акту приложение может иметь свои
приложения. Они имеют отдельную нумерацию и соответствующий реквизит с
указанием пункта приложения, в котором упоминаются.
Например: "ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к п. 28 Программы, утвержденной
приказом Арктического регионального управления Федеральной пограничной
службы Российской Федерации от... N ... ".
Составные части приложений к правовым актам (разделы, подразделы,
пункты, подпункты) можно нумеровать арабскими цифрами. Подразделы
нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из
номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.).
Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта,
разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты, при необходимости,
могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую
нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1.1.2.).
5.17. Каждое приложение к правовому акту подписывается
начальником подразделения - исполнителя воинской части (организации),
подготовившего правовой акт. Реквизит "Подпись" включает наименование
должности (согласно штату или по условному наименованию), воинское
звание, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию),
располагается на расстоянии 3 межстрочных интервалов (36пт) от текста
и выравнивается по левой границе текстового поля.
Согласование правовых актов
5.18. Проект правового акта подлежит согласованию (визированию).
Порядок согласования (визирования) проекта правового акта
осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.10 - 3.2.13 Инструкции.
Учет, размножение, рассылка и хранение правовых актов
5.19. Учет правовых актов ведется централизованно и возлагается
на службу делопроизводства.
5.20. Исполнитель в течение суток после подписи правового акта
представляет в службу делопроизводства:
оригинал правового акта;
лист согласования;
расчет рассылки, утвержденный начальником подразделения -
исполнителя воинской части (организации), подготовившего правовой акт,
или лицом, исполняющим его обязанности.
5.21. Правовые акты, изданные в воинских частях (организациях), и
поступившие из вышестоящих органов военного управления, а также
выписки из правовых актов регистрируются в журналах учета согласно
приложению N 22, которые заводятся на каждый год, а при незначительном
количестве регистрируемых правовых актов могут быть переходящими.
Поступающие правовые акты из вышестоящих органов военного управления
регистрируются отдельно от издаваемых в воинских частях
(организациях).
Журналы учета согласно приложению N 22 заводятся отдельно для
регистрации:
приказов;
приказов по личному составу;
распоряжений;
приказаний;
копий правовых актов ФПС России и выписок из них (по видам);
копий правовых актов взаимодействующих федеральных органов
исполнительной власти.
При небольшом количестве издаваемых и поступающих из вышестоящих
органов военного управления правовых актов разрешается регистрировать
их в одном журнале, поделенном на соответствующие разделы.
Нумерация правовых актов при регистрации начинается с первого
номера ежегодно.
На правовых актах после номера проставляется:
а) через тире:
к номерам приказов по личному составу - строчные буквы "лс";
к номерам распоряжений и приказаний - строчные буквы "р" или "пр"
соответственно;
б) в правовых актах для служебного пользования - после номера
через дробную черту прописные буквы "ДСП" (например, N 1/ДСП).
На каждом экземпляре поступившего из вышестоящего органа военного
управления правового акта и выписок из него (в нижней части обложки
или первого листа) проставляется порядковый учетный номер по журналу
учета согласно приложению N 22 (разделу журнала) и дата поступления.
Каждое приложение, не сброшюрованное с правовым актом,
учитывается в журнале учета согласно приложению N 22 отдельной строкой
за тем же регистрационным номером, что и правовой акт, а все
относящиеся к ним отметки проставляются раздельно.
5.22. При размножении правового акта на оборотной стороне его
подлинника производится запись: когда и сколько изготовлено копий
правового акта или выписок из него. Эти данные заносятся в журнал
учета согласно приложению N 22 отдельной строкой.
В случае необходимости разрешается изготовление копий с
несекретных правовых актов ФПС России и выписок из них, о чем
производится соответствующая запись в журналах учета.
5.23. Копии правовых актов, а также выписки из них заверяются
печатью службы делопроизводства "Для приказов" и направляются
адресатам в соответствии с расчетом рассылки. Бланки типовых расчетов
рассылки утверждаются начальником штаба и выдаются делопроизводством.
5.24. Правовые акты (выписки из них) рассылаются с
сопроводительными письмами, в которых указываются номера направляемых
правовых актов, номера экземпляров и количество приложений к ним.
При рассылке поступивших из вышестоящих органов военного
управления нормативных правовых актов в сопроводительном письме
указывается номер и дата государственной регистрации правового акта.
Сопроводительное письмо регистрируется как входящий документ. В
графе "Вид и краткое содержание документа" журнала учета согласно
приложению N 15 записывается "Сопроводительное письмо к правовым актам
N :. (перечисляются все номера)".
Сопроводительные письма к правовым актам подшиваются в отдельное
номенклатурное дело, которое после его окончания и проверки постановки
на учет поступивших при вышеуказанных письмах правовых актов
уничтожается в установленном порядке.
5.25. Контроль за своевременным ознакомлением должностных лиц с
правовыми актами возлагается на начальников штабов, а где такая
должность не предусмотрена штатом - на одного из заместителей
командира (начальника) воинской части (организации) и службы
делопроизводства.
В подразделения воинской части (организации) правовые акты
передаются только для ознакомления, после чего возвращаются в
делопроизводство и в дальнейшем при необходимости выдаются
исполнителям под расписку по карточке выдачи согласно приложению N 23.
Правовые акты выдаются исполнителю, как правило, во временное
пользование. В длительное пользование с правом хранения исполнителю
могут быть выданы только правовые акты, которые необходимы ему в
работе повседневно.
5.26. Подлинники правовых актов систематизируются в делах в
порядке номеров их регистрации. Подлинник правового акта ведется в
контрольном состоянии, в который вносятся все изменения и дополнения с
указанием правовых актов, которыми они были внесены или дополнены.
Выдавать исполнителям или уничтожать подлинники правовых актов
запрещается.
Копии изданных и полученных правовых актов систематизируются в
папках-регистраторах в порядке номеров их регистрации по годам, видам
и грифам ограничения доступа. В делах и папках-регистраторах ведется
опись правовых актов.
Сдача в архив, уничтожение и перерегистрация
правовых актов
5.27. Направлению на хранение в Центральный архив подлежат
подлинники всех изданных в воинской части (организации) правовых
актов.
Сдача правовых актов в Центральный архив производится
делопроизводством.
5.28. Порядок передачи подлинников правовых актов в Центральный
архив и уничтожение их копий, а также копий правовых актов вышестоящих
органов военного управления, утративших силу (отмененных),
осуществляется в соответствии с требованиями Наставления по архивному
делу в Федеральной пограничной службе Российской Федерации,
утвержденного приказом ФПС России от 25 ноября 1997 г. N 750*, и
Перечнем документальных материалов Пограничных войск Российской
Федерации с указанием сроков хранения, введенным в действие приказом
командующего Пограничными войсками Министерства безопасности
Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 90/ДСП (*).
5.29. Копии действующих правовых актов, если они не требуются в
работе, периодически, но не реже двух раз в год, сверяются с учетами и
уничтожаются в установленном порядке.
5.30. В случаях износа журналов учета правовых актов, а также
когда большинство зарегистрированных в них правовых актов разослано
или уничтожено, с разрешения командира (начальника) воинской части
(организации) может быть произведен переучет правовых актов в новые
журналы.
В новые журналы переносятся только те правовые акты, которые
имеются в наличии с отражением данных по всем, ранее учтенным
экземплярам правовых актов. В старом журнале по переучтенным правовым
актам делается отметка со ссылкой на новые учетные номера. На правовых
актах прежний порядковый учетный номер зачеркивается и пишется новый с
указанием даты перерегистрации.
Для проверки правильности переучета правовых актов приказом по
воинской части (организации) назначается комиссия. Комиссия обязана
проверить наличие всех числящихся по учетам правовых актов, сверить
записи в старых и новых журналах учета, документы, подтверждающие
рассылку, возврат, уничтожение копий правовых актов, и удостоверить
актом правильность перерегистрации.
После перерегистрации правовых актов старые журналы хранятся в
течение срока, установленного Перечнем документальных материалов
Пограничных войск Российской Федерации с указанием сроков хранения,
введенным в действие приказом командующего Пограничными войсками
Министерства безопасности Российской Федерации от 24 мая 1993 г.
N 90/ДСП (*).
VI. Особенности работы по отдельным видам документов
6.1. Подготовка и оформление протоколов
6.1.1. Протоколами оформляются:
заседания коллегий региональных управлений (образец протокола
заседания приведен в приложении N 14), пограничных и оперативных групп
(там, где они образованы);
заседания научных, технических, экспертных и других советов;
совещания (заседания) с представителями органов государственной
власти субъектов Российской Федерации, иных органов и организаций;
итоги конкурсов на заключение контрактов и т. д.
Подготовка материалов к совещанию или заседанию, а также записи
во время заседания возлагаются на секретаря коллегиального органа или
должностных лиц, готовивших вопрос к обсуждению. Материалы к
обсуждению должны быть представлены по вопросам, регулируемым
федеральным законодательством, в установленные сроки, а по иным
вопросам - не позднее чем за 15 дней до даты проведения совещания
(заседания).
Проект протокола (решения) согласовывается с заинтересованными
подразделениями воинской части (организации) и иными организациями
лицами, ответственными за подготовку материалов.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня
проведения заседания.
Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседания коллегий, протоколы научных, технических и экспертных
советов и т.д. Протоколам совместных заседаний присваиваются составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
Оформление протокола
6.1.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во вводной части указываются:
фамилия, имя, отчество председателя или председательствующего;
фамилия, имя, отчество секретаря;
список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку
присутствующих;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали
- выступили - постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается
сноска "Текст выступления прилагается".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола.
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются
только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам
повестки дня.
Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4
(210х297 мм) и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от
верхней границы текстового поля прописными буквами вразрядку,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами (24 пт), печатается через 1 интервал (12 пт)
и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило вне
места дислокации воинской части (организации), печатается через 2
межстрочных интервала (24 пт) после реквизита "вид заседания",
отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата - оформляется словесно-цифровым способом и печатается на 2
межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита;
номер протокола - печатается через 2 межстрочных интервала (24
пт) от даты.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала (18 пт).
Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование
начинается с предлога "О", ("Об"), которое печатается центровано и
подчеркивается одной чертой под последней строкой. Под чертой в
скобках указываются фамилии, инициалы должностных лиц, выступавших на
заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при
рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии, инициалы печатаются
через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и
включают наименование должности председательствующего и секретаря, их
личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по правой
границе текстового поля.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем
документа.
6.2. Подготовка и оформление служебных писем
6.2.1. Служебные письма в войсках, органах и организациях
Пограничной службы Российской Федерации готовятся:
как ответы о выполнении поручений вышестоящего органа военного
управления;
как ответы на запросы организаций и частных лиц;
как сопроводительные письма;
как инициативные письма.
6.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
командира (начальника) воинской части (организации) и их заместителей.
Тексты ответных писем должны точно отвечать заданиям, зафиксированным
в резолюциях.
Сроки подготовки инициативных писем определяются командирами
(начальниками) воинской части (организации) и их заместителями.
6.2.3. Служебные письма оформляются как на бланке, так и без
бланка, и имеют следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 см:
верхнее - 2,5 см (на бланке - граница верхней части углового штампа);
нижнее - не менее 2 см.
Заголовок служебного письма располагается под угловым штампом и
печатается без абзацного отступа от начала левой границы тестового
поля.
Текст служебного письма излагается от 1-го лица единственного
числа: "прошу...", "направляю..." или от 3- го лица единственного
числа: "Арктическое региональное управление Федеральной пограничной
службы Российской Федерации Российской Федерации считает...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
Слова "С уважением" пишутся от границы абзацного отступа и
отделяются от текста 2 межстрочными интервалами (24 пт).
Остальные требования к порядку оформления служебных писем
изложены в главе III Инструкции.
6.3. Порядок работы с запросами и обращениями
депутатов и письменными обращениями граждан
6.3.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения
депутатов разных уровней осуществляются в соответствии с
законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
6.3.2. В качестве запроса и обращения рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
6.3.3. На обращение депутата ему должна представляться вся
информация, связанная с депутатской деятельностью. При этом сведения,
составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке,
установленном федеральным законом о государственной тайне.
6.3.4. Особенности работы с письменными обращениями граждан
определены Инструкцией о порядке рассмотрения и разрешения
предложений, заявлений и жалоб граждан в системе Федеральной
пограничной службы Российской Федерации, утвержденной приказом ФПС
России от 1 марта 1995 г. N 107*.
6.4. Порядок подготовки, оформления, передачи
и приема телефонограмм и факсограмм
Телефонограммы
6.4.1. Срочные сообщения в органы государственной власти
субъектов
Российской Федерации и иные организации, в подчиненные
подразделения, другие воинские части и организации могут быть переданы
по телефону в виде телефонограммы.
При оформлении записи приема или передачи телефонограммы
указываются должность и фамилия лица, принявшего или передавшего
телефонограмму, дата и время приема и передачи, а также номера
телефонов, по которым передана или принята телефонограмма.
Факсограммы
6.4.2. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной
передачи и приема текстов документов.
Передаваемый по каналам факсимильной связи документ (текст,
схема, графическое изображение) оформляется на бумаге формата А4
(210х297 мм) черным цветом достаточной яркости, объем его в течение
одного сеанса не должен превышать 5 листов.
Передаваемый по каналам факсимильной связи документ должен иметь
следующие реквизиты: наименование корреспондента, номер его
факсимильного аппарата, разрешение на передачу за подписью
должностного лица, имеющего на то полномочия. Указанные реквизиты
оформляются непосредственно на документе или на оборотной стороне его
последнего листа. На подлинниках документов после их передачи по
каналам факсимильной связи ставится отметка о времени их отправки.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного должностным лицом, подписавшим факсограмму.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего документ к передаче по каналам
факсимильной связи, и его руководителя.
Прием и передачу факсограмм, а также их первичный учет
осуществляет должностное лицо, назначенное ответственным за
использование факсимильного аппарата. Оригинал принятой факсограммы
докладывается адресату в установленном порядке. Запрещается передавать
по каналам факсимильной связи тексты документов, имеющих гриф
ограниченмия доступа или пометку "Для служебного пользования", а также
документов, запрещенных к открытому опубликованию.
Первичный учет оригиналов переданных и принятых факсограмм
осуществляется в журналах учета согласно приложению N 25. Исполненные
факсограммы сдаются исполнителем в делопроизводство.
6.5. Порядок приема, хранения и выдачи изданий,
технических документов, кино-, видеодокументов,
магнитных лент, рабочих и стенографических тетрадей
Издания
6.5.1. Учет, хранение и выдача изданий (учебники, учебные
пособия, лекции, сборники, бюллетени, брошюры, справочные и подобные
им материалы) ведется:
имеющих пометку "Для служебного пользования" - в делопроизводстве
или в секретных библиотеках, если они предусмотрены штатами;
остальных - в делопроизводстве или несекретных библиотеках, если
они предусмотрены штатами.
Издания, поступившие с сопроводительными письмами, вначале
регистрируются в регистрационных формах входящих документов с
указанием в графе "Вид и краткое содержание документа" -
"Сопроводительное письмо к изданиям N ... (перечисляются все номера)",
а затем ставятся на инвентарный учет в журнале учета согласно
приложению N 22, которые ведутся как переходящие. На сопроводительных
письмах, с которыми получены издания, указывается, за какими номерами
учтены издания по журналу учета согласно приложению N 22.
На обложке поступившего издания проставляется штамп, в оттиске
которого указывается инвентарный номер по журналу учета согласно
приложению N 22 и дата регистрации издания. Дополнительно поступившие
экземпляры изданий должны ставиться на инвентарные номера в
соответствии с ранее полученными экземплярами. В дополнение к
инвентарному учету изданий может вестись их вспомогательный учет в
виде каталога или базы данных ПЭВМ.
Передача изданий на доклад и в пользование до взятия их на
инвентарный учет не разрешается.
Выдача изданий во временное пользование производится под расписку
в карточке учета согласно приложению N 23.
Требования к порядку размещения, оборудования предусмотренных
штатом секретных и несекретных библиотек и порядку хранения в них
изданий аналогичны требованиям размещения, оборудования
делопроизводства и порядку хранения в них документов.
В каждой библиотеке устанавливается режим пользования изданиями.
В военных образовательных учреждениях профессионального
образования для пользования изданиями отводятся специальные комнаты
(читальные залы). При проведении занятий в учебных группах назначаются
должностные лица, на которых возлагается ответственность за получение
(сдачу) и выдачу курсантам (слушателям) во временное пользование
изданий.
Издания с пометкой "Для служебного пользования", необходимые
личному составу для изучения в парках, ангарах, на огневых позициях,
полевых занятиях и т.д., с разрешения начальника штаба или одного из
заместителей командира (начальника) воинской части (организации)
выдаются руководителям занятий (работ), которые обеспечиваются для их
переноски, хранения и выдачи специальными облегченными хранилищами,
приспособленными для опечатывания, и формами учета для временной
выдачи данных изданий личному составу в пользование. Во время перерыва
и по окончании занятий (работ) руководитель занятий (работ) обязан
возвратить издания в делопроизводство (секретную библиотеку),
предварительно проверив их наличие.
Рассылка изданий в подчиненные подразделения осуществляется с
учетом реальной потребности с сопроводительным письмом согласно
расчету рассылки.
При направлении изданий, подлежащих возврату, в сопроводительном
письме или на издании указывается: "Подлежит возврату".
Сопроводительные письма на полученные и отправленные издания и
другие документы по их рассылке учитываются как входящие и исходящие
документы и систематизируются в отдельном номенклатурном деле. После
ежегодной проверки, в ходе которой будет подтверждено, что все
сопроводительные письма в наличии, а поступившие при них издания взяты
на учет, эти дела уничтожаются.
Проверка наличия изданий осуществляется:
имеющих пометку "Для служебного пользования" - при годовой
проверке наличия документов;
остальных - по решению командиров (начальников) воинских частей
(организаций).
Все издания периодически, не реже 1 раза в 2 года,
пересматриваются специально создаваемой комиссией, при этом выявляются
не требующиеся в работе и не имеющие практической и исторической
ценности издания.
Издания, не подлежащие возврату и не требующиеся в работе,
уничтожаются в установленном порядке.
При расформировании воинских частей (организаций) все хранящиеся
издания рассматриваются специально создаваемой комиссией.
Издания, имеющие пометку "Для служебного пользования" и
разосланные Управлением делами ФПС России (далее именуется -
Управление делами), подлежат возврату в Управление делами или по
согласованию передаются в установленном порядке в другие воинские
части (организации).
Издания, разосланные структурными подразделениями ФПС России -
подлежат возврату в данные структурные подразделения или по
согласованию передаются в установленном порядке в другие воинские
части (организации).
Остальные издания уничтожаются на месте в установленном порядке.
В случае износа журналов учета согласно приложению N 22, а также
когда большинство изданий разослано или уничтожено, может проводиться
перерегистрация изданий в новые журналы.
При перерегистрации изданий в новый журнал переносятся записи из
старого журнала о перерегистрации только тех изданий, которые имеются
в наличии. В старом журнале делается запись о перерегистрации каждого
издания со ссылкой на порядковый учетный номер в новом журнале. На
изданиях прежний порядковый учетный номер зачеркивается и пишется
новый с указанием даты перерегистрации. Учетные номера, присвоенные
изданиям при их выпуске, не зачеркиваются.
Проверка правильности переучета осуществляется комиссией,
создаваемой приказом по воинской части (организации).
После перерегистрации изданий старые журналы хранятся в течение
срока, установленного Перечнем документальных материалов Пограничных
войск Российской Федерации с указанием сроков их хранения, введенным в
действие приказом командующего Пограничными войсками Министерства
безопасности Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 90/ДСП (*).
Технические документы
6.5.2. Технические документы (научно-технические,
конструкторские, технологические, строительные, проектные и другие
документы) разрабатываются и выполняются по стандартам единых систем
конструкторской, технологической документации и отраслевым
нормативно-техническим документам.
Поступившие и подготовленные технические документы регистрируются
в журнале учета согласно приложению N 22, который ведется переходящим.
В журнале наряду с другими, предусмотренными этой формой данными
указывается подлинность документа (оригинал, подлинник, копия), тип
бумаги (ватман, миллиметровка, калька и т.п.), другие данные при
необходимости.
На документе при его регистрации проставляется штамп, в оттиске
которого указываются инвентарный номер, дата регистрации и общее
количество листов.
Технические документы хранятся скомплектованными в папки или
сброшюрованными в альбомы. В каждой папке (альбоме) ведется внутренняя
опись, являющаяся неотъемлемой частью комплекта документации,
находящейся в папке. Внутренняя опись замене не подлежит. Описи на
поступившие документы тщательно выверяются. Папка (альбом) ставится на
инвентарный учет как единый документ в журнале учета согласно
приложению N 22. Инвентарный номер проставляется на этикетке папки
(альбома) или в левом верхнем углу обложки (переплета), а также на
титульном (если он имеется) и первом листах описи папки (альбома).
Документы, сброшюрованные в папки (альбомы), закрываются в
журналах учета записью присвоенного инвентарного номера папки
(альбома).
Инструкции, технические условия, паспорта, формуляры на технику
могут учитываться отдельно от другой технической документации.
Изменения в техническую документацию вносятся на основании
получаемых извещений (бюллетеней) об изменении и оговариваются в
таблице изменений или "Листе регистрации изменений" технических
документов.
Замена или добавление отдельных листов в технической документации
производится на основании извещений (бюллетеней) путем переброшюровки
и составления новой заверительной надписи, которая подшивается после
старой заверительной надписи, а также вносятся необходимые изменения в
описи сброшюрованных документов. При изменении количества листов
производятся исправления в журнале учета согласно приложению N 22.
Заверительная надпись и изменения в описи производятся начальником
делопроизводства с проставлением печати "Для пакетов".
После внесения изменений на извещении (бюллетене) об изменении
проставляется дата внесения изменений, инвентарные номера и номера
экземпляров, в которые были внесены изменения. Эта отметка заверяется
подписями лиц, внесших и проконтролировавших внесение изменений.
Извещения (бюллетени) об изменениях подшиваются в дела, которые
по истечении установленного срока хранения уничтожаются. На
сопроводительных письмах, с которыми получены листы для замены,
производится отметка, в какие папки (альбомы) (их инвентарные номера и
экземпляры) вшиты (вклеены) листы.
На изъятых из документов листах проставляется инвентарный номер и
номер экземпляра документа, из которого он изъят. Изъятые листы
уничтожаются по акту.
О постановке поступивших технических документов на инвентарный
учет производятся отметки в журналах учета, в которых зарегистрированы
сопроводительные письма, с указанием присвоенных инвентарных номеров.
Порядок хранения, выдачи, рассылки, работы с сопроводительными
письмами, проверки наличия, уничтожения и переучета технических
документов осуществляется аналогично порядку хранения, выдачи,
рассылки, проверки наличия, уничтожения и переучета изданий.
Кино- и видеодокументы, магнитные ленты
рабочие и стенографические тетради
6.5.3. Учет кинофильмов, киносюжетов, кинокадров, видеолент и
других кинодокументов (далее именуются - кинодокументы) ведется в
службах делопроизводства по журналу учета согласно приложению N 24 с
присвоением каждому из них инвентарного номера.
Инвентарный номер ставится на ракодах каждой части (ролика)
кинодокумента и на этикетке коробки, в которой он хранится.
Рабочие экземпляры кинодокументов с пометкой "Для служебного
пользования" по миновании надобности уничтожаются по акту.
Откопированный киноматериал и копии, изготовленные взамен
пришедших в негодность кинодокументов, регистрируются за отдельными
учетными номерами. Размножение (копирование) кинодокументов
производится по нарядам.
Движение кинодокумента отражается в специально заведенной
картотеке или журнале.
При небольшом количестве кинодокументов их учет разрешается вести
по журналу учета согласно приложению N 22 совместно с изданиями,
указывая дополнительно необходимые данные, предусмотренные журналом
данной формы.
Кинодокументы должны храниться отдельно от других документов.
Выдача копий кинодокументов для разовых просмотров производится с
разрешения командира (начальника), начальника штаба или одного из
заместителей командира (начальника) воинской части (организации).
6.5.4. Звукозапись и воспроизведение осуществляется только в
служебных целях и в условиях, исключающих утечку информации.
Кассеты с магнитными лентами, предназначенными для записи,
регистрируются в журнале учета согласно приложению N 24, в которых
указывается длина магнитной ленты, находящейся в кассете. Учетный
номер проставляется на концах ленты. На кассете указывается учетный
номер ленты (кассеты) и ее метраж.
6.5.5. Рабочие и стенографические тетради учитываются в журнале
учета согласно приложению N 26. Листы рабочих и стенографических
тетрадей нумеруются, их количество заверяется должностным лицом
делопроизводства с указанием должности, даты и проставлением печати
"Для пакетов". На обложках таких тетрадей указывается учетный номер,
фамилия и инициалы должностного лица, которому тетрадь выдается и
другие реквизиты.
Стенографические записи производятся в стенографических тетрадях,
учтенных в журнале согласно приложению N 24. Использованные
стенографические тетради сдаются в делопроизводство для уничтожения.
6.6. Справки, копии документов, выписки
из документов, выдаваемые воинской частью
(организацией)
6.6.1. Военнослужащим и гражданскому персоналу Пограничной службы
Российской Федерации и членам их семей выдаются справки для
представления по месту требования.
6.6.2. Командир (начальник) воинской части (организации) или по
его указанию другое уполномоченное на то должностное лицо по
письменному заявлению заинтересованных лиц может выдавать копии
документов, находящихся в воинской части (организации), если такие
копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных
интересов обратившихся военнослужащих и гражданского персонала. Копии
документов выдаются на бланке с угловым штампом воинской части
(организации).
Верность копии документа свидетельствуется личной подписью
командира (начальника) воинской части (организации) или уполномоченным
им должностным лицом с проставлением гербовой печати. На копии
указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный
документ находится в данной воинской части (организации).
В таком же порядке командир (начальник) воинской части
(организации) может выдавать копии имеющихся в воинской части
(организации) документов других воинских частей (организаций), от
которых непосредственно получить копии этих документов затруднительно
или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках с
угловыми штампами, при изготовлении их копий воспроизводятся реквизиты
бланков.
6.6.3. Воинские части (организации) высылают копии имеющихся у
них документов по запросам воинских частей (организаций) и сторонних
организаций, если копии таких документов необходимы для решения
вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним
граждан.
6.6.4. Командир (начальник) воинской части (организации)
свидетельствует верность копий документов только в случае если
законодательством не предусмотрено свидетельствование копий документов
в нотариальном порядке.
6.6.5. Запрещается свидетельствование копий паспорта, заменяющих
его документов, удостоверяющих личность, профсоюзного, военных
билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также
других документов, снятие копий с которых не допускается.
Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный
текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
6.6.6. Выписки из документов, касающихся прав и законных
интересов военнослужащих и гражданского персонала, выдаются в порядке,
установленным подпунктом 6.6.2 настоящей Инструкции.
6.6.7. Документы, выдаваемые на руки военнослужащим и
гражданскому персоналу воинской части (организации), регистрируются в
журнале учета согласно приложению N 15 как исходящие документы и
выдаются под роспись. При большом количестве таких документов в
воинской части (организации) может быть заведена книга по форме:
порядковый номер, кому выдан документ, краткое содержание документа,
подпись в получении и дата.
VII. Контроль исполнения документов
Организация контроля
7.1. Организация контроля и ответственность за его состояние
возлагается на командиров (начальников) воинских частей (организаций),
которые обязаны систематически рассматривать вопросы исполнительской
дисциплины по документам и принимать меры по устранению выявленных
недостатков.
Для ведения контроля за исполнением документов в каждой воинской
части (организации) отрабатывается система контроля, которая должна
включать:
средства контроля: система автоматизированного контроля или
журналы (карточки) контроля за исполнением документов;
органы контроля: командиры (начальники) воинских частей
(организаций), штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные
для контроля за исполнением документов;
методы контроля: личный контроль соответствующих командиров
(начальников) воинских частей (организаций), заслушивание должностных
лиц, назначенных для ведения контроля, периодические проверки, анализ
исполнения документов.
Должностные лица, на которых возложено осуществление
непосредственного контроля за исполнением документов, обязаны:
постоянно контролировать исполнение документов и иметь
необходимые сведения о ходе их выполнения;
упреждать возможность невыполнения поручений в установленные
сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения командирам
(начальникам) воинских частей (организаций);
периодически анализировать состояние исполнения документов, в том
числе в подчиненных воинских частях (организациях), разрабатывать
мероприятия по совершенствованию контроля исполнения и вносить
командирам (начальникам) воинских частей (организаций) предложения по
улучшению этой работы.
7.2. Основные задачи контроля:
обеспечение качественного и своевременного исполнения поручений;
повышение ответственности должностных лиц за исполнение
поручений;
упреждение возможных ошибок в исполнении поручений, анализ
причин, их обусловивших, и своевременное устранение выявленных
недостатков;
информирование командиров (начальников) воинских частей
(организаций) о ходе выполнения поручений.
7.3. Основные формы контроля:
запрос устной или письменной информации о состоянии исполнения
поручений;
непосредственное ознакомление с ходом выполнения поручений;
рассмотрение информации (отчетов, итоговых документов) о
выполнении поручений, ее анализ.
7.4. На контроль берутся поручения, в которых указаны
исполнители, содержатся четко сформулированные указания и сроки их
выполнения.
Контроль осуществляется за исполнением документов как поступающих
из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в
подчиненные подразделения.
7.5. Ответственность за исполнение в установленный срок
поручений, содержащихся в правовых актах, возлагается на должностных
лиц, которым даны эти поручения.
7.6. О взятых на контроль поручениях делаются отметки в основных
формах учета документов (карточках, журналах).
На каждое поручение делопроизводством заводится контрольная
карточка, второй экземпляр которой передается контролеру не позднее
следующего дня.
Контролер, как правило, должен быть ознакомлен с документом, по
которому дано поручение.
7.7. Поручения, взятые на контроль, должны быть доведены до
непосредственных исполнителей в предельно короткий срок.
7.8. Из контрольных карточек формируется картотека по одному из
следующих признаков: хронологическому, по подразделениям воинской
части (организации), исполнявшим документ, по видам документов или
срокам исполнения.
Сроки исполнения поручений
7.9. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов управления - с даты подписания
(утверждения) документа:
поступивших из воинских частей (организаций), органов
государственных власти субъектов Российской Федерации, иных органов и
организаций, и по обращениям граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются командирами
(начальниками) воинских частей (организаций) исходя из срока,
установленного в поступившем документе, или сроков, установленных в
законодательстве.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в
срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а
если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца)
с даты подписания поручения, а при указании даты исполнения поручения
с предлогами "до" или "к" - к дате, предшествующей указанной. Если
последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий
день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Поручение, содержащее указания "срочно" или "оперативно",
предусматривает соответственно 3-дневный или 10-дневный срок
исполнения, считая от даты его подписания.
Запрос депутата (депутатский запрос) рассматривается не более чем
30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором
запроса срок.
Ответ на депутатский запрос подписывается тем должностным лицом,
которому он был направлен, либо лицом, временно исполняющим его
обязанности.
Протест прокурора или его заместителя подлежит обязательному
рассмотрению не позднее чем в 10-дневный срок с момента его
поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих
немедленного устранения нарушения закона, прокурором может быть
установлен сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатах
рассмотрения протеста прокурора незамедлительно сообщается прокурору в
письменной форме.
Представление об устранении нарушений закона, вносимое прокурором
и его заместителем, подлежит безотлагательному рассмотрению.
Конкретные меры по реализации представления принимаются в течении
месяца со дня его внесения, о чем сообщается прокурору в письменной
форме.
Результаты исполнения поручений докладываются командиру
(начальнику) воинской части (организации) вместе с документом, по
которому дано поручение.
7.10. Процесс контроля завершается снятием контролером поручения
с контроля. Основанием для этого является исполнение поручения, его
отмена лицом, давшим поручение, или дача другого поручения взамен
контролируемого.
Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда:
выполнены все данные по нему поручения;
результаты рассмотрения представленных документов должностным
лицом, которым давалось первоначальное поручение, не требуют повторных
докладов, а все документы, им подписанные, отправлены адресатам;
результаты исполнения представлены ответственному за контроль
лицу, который удостоверяет снятие данного документа с контроля путем
проставления на исполняемом документе штампа "СНЯТО С КОНТРОЛЯ" и
личной подписью.
7.11. Запрещается подшивать в дела контрольные документы без
справки об исполнении и отметки о снятии с контроля.
7.12. Сведения об исполнении поручений переносятся с контрольных
карточек в основные учетные формы (карточки, журналы, ведомости), а
при необходимости - на контролируемые решения или их копии.
Анализ состояния исполнения поручений
7.14. Анализ состояния исполнения поручений осуществляется по
двум
направлениям: порядок организации контроля и состояние исполнения
контролируемых поручений.
Порядок организация контроля включает:
организационно-технические вопросы осуществления контроля;
качество контроля;
правильность оформления документов по контролю (справок,
контрольных карточек).
Состояние исполнения контролируемых поручений включает:
количество взятых на контроль поручений;
количество проконтролированных поручений;
качество и своевременность исполнения поручений.
По результатам анализа состояния исполнения поручений, как
правило, ежемесячно составляются справки для доклада командиру
(начальнику) воинской части (организации).
В справках отражается:
количество поручений, находящихся на контроле;
содержание поручений, исполнение которых задерживается
исполнителем документа подразделения - исполнителя, краткое
содержание, с указанием номера и даты документа, причин задержки,
состояния исполнения.
О ходе исполнения наиболее важных и сложных поручений, сроки
выполнения которых срываются, справки составляются и докладываются
незамедлительно.
VIII. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, экспертизу их ценности, формирование дел,
передачу дел с постоянными и длительными сроками хранения в
Центральный архив, а также уничтожение дел с истекшими сроками
хранения в соответствии с требованиями Перечня документальных
материалов Пограничных войск Российской Федерации с указанием сроков
их хранения, введенного в действие приказом командующего Пограничными
войсками Министерства безопасности Российской Федерации от 24 мая 1993
г. N 90/ДСП (*), Наставления по архивному делу в Федеральной
пограничной службе Российской Федерации, утвержденного приказом ФПС
России от 25 ноября 1997 г. N 750 (*), и настоящей Инструкции.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в службах делопроизводства, являются составление
номенклатуры дел, журналов и картотек (далее именуется - номенклатура
дел), а также формирование дел.
В делопроизводстве может вестись совместный учет секретных и
несекретных документов.
При совместном ведении секретного и несекретного делопроизводства
разрешается как раздельный, так и совместный учет документов по единым
формам учетной документации, а также их совместное или раздельное
хранение в делах.
При совместном учете документов (в одних и тех же формах учета)
предусматривается сквозная нумерация их учета (с отображением в
регистрационном номере соответствующего грифа ограничения доступа), а
в случае ведения учетов по разделам - раздельная нумерация.
При раздельном учете документы, имеющие гриф ограничения доступа
(за исключением документов с пометкой "Для служебного пользования"),
учитываются отдельно от документов, не имеющих грифа ограничения
доступа, и документов с пометкой "Для служебного пользования".
8.1.Составление номенклатуры дел, журналов и картотек
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, журналов и картотек, заводимых в воинских частях
(организациях), с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 15 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 15 лет включительно) хранения. Номенклатура дел составляется по
форме согласно приложению N 28.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел необходимо
руководствоваться положением о воинской части (организации), ее
штатом, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
8.1.3. Номенклатура дел воинской части (организации) на следующий
календарный год составляется делопроизводством, согласовывается с
начальниками подразделений и утверждается командиром (начальником)
воинской части (организации) до 25 декабря текущего года.
Переходящие дела заводятся только для документов, разрешение
которых длится свыше одного года, и для группирования документов по
вопросам, требующим обобщения и использования в комплексе.
Вновь созданная воинская часть (организация) обязана в месячный
срок разработать номенклатуру дел.
8.1.4. Номенклатура дел состоит из двух частей: в первой -
перечисляются дела, заводимые в воинской части (организации), во
второй - журналы и картотеки.
Названиями разделов номенклатуры дел являются названия
подразделений воинской части (организации), которые располагаются
согласно штатной структуре.
8.1.5. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру.
Индексы дел проставляются арабскими цифрами и имеют сквозную нумерацию
в пределах частей номенклатуры.
Переходящие дела включаются в ежегодные номенклатуры до их
полного завершения за индексами, которые были им присвоены при
заведении.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("Общая переписка", "Переписка по разным вопросам"), а
также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем
порядке:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности
документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование воинской части (организации) (автор документа);
наименование организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле
(планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название. С разнородными корреспондентами последние не
перечисляются.
При обозначении в заголовках дел административнотерриториальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название; если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены
планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется
общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки
каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационные и нормативные акты.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Под заголовком переходящих дел в скобках указывается: "
(Переходящее (ий, ая) ведется с 200-- г.)".
В графе 3 указывается гриф ограничения доступа.
Графа 4 заполняется по мере закрытия дел в конце календарного
года.
В графе 5 указывается дата начала и окончания дела.
В графах 6 и 7 регистрируются отметки о движении дел.
В графе 8 указывается количество листов в деле (томе дела).
В графе 9 указывается срок хранения дела, номера статей в
соответствии с требованиями Перечня документальных материалов
Пограничных войск Российской Федерации с указанием сроков их хранения,
введенного в действие приказом командующего Пограничными войсками
Министерства безопасности Российской Федерации от 24 мая 1993 г.
N 90/ДСП (*).
В графе 10 указывается инвентарный номер, за которым учтено дело,
или отметка о перенесении в номенклатуру следующего года.
Если переходящее дело состоит из двух и более томов, то в
номенклатуру следующего года последовательно включаются все тома. При
этом каждый из них записывается отдельной строкой.
8.1.6. Если в течение года в воинской части (организации)
возникают новые документационные участки работы, непредусмотренные
дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых
дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные места.
8.1.7. При закрытии номенклатуры дел в конце ее делается итоговая
запись о количестве заведенных дел, журналов и картотек (по каждому
виду отдельно), закрытых, поставленных на инвентарный учет и
переходящих.
8.2. Формирование и оформление дел
Формирование дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри
дела.
Дела формируются в делопроизводстве воинской части (организации).
Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться
исполнителем в делопроизводство для формирования их в дело. Номер
дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник
подразделения воинской части (организации) или исполнитель в
соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляет
делопроизводство.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел согласно номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного
хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с
относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами ФПС России,
являются приложениями к ним и группируются вместе с правовыми актами.
Документы коллегии группируются в два дела:
протоколы и решения коллегии;
документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Листы с резолюциями заносятся во внутреннюю опись, нумеруются и
подшиваются в дело вместе с исполненным документом.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
Оформление дел
8.2.2. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела
на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению описи и
заверительной надписи. Оформление дела производится должностными
лицами делопроизводства.
Для ведения дела могут использоваться папки-регистраторы с
механическими замками. В этом случае перед описью помещается титульный
лист с надписями, предусмотренными для обложки дела. После окончания
ведения дела все документы из папки-регистратора изымаются и
брошюруются в обложку дела установленной формы.
Оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела в соответствии с приложением N
29;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи;
составление внутренней описи документов дела в соответствии с
приложением N 30;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
На обложке указываются следующие реквизиты:
на делах с грифом ограничения доступа (за исключением дел с
пометкой "Для служебного пользования") проставляется действительное и
условное наименование воинской части, а на остальных делах - только
условное наименование;
индекс дела (номер дела по номенклатуре);
заголовок дела;
дата дела (тома);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
инвентарный номер дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
наименование воинской части (организации) указывается полностью в
именительном падеже;
индекс дела проставляется согласно номенклатуре дел;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел;
дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве. Датой дел, содержащих правовые акты, а также дел,
состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. При этом даты на деле оформляются словесно-цифровым
способом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист любого формата подшивается за один край и нумеруется как один
лист.
Листы дел, состоящие из нескольких томов, нумеруются в каждом
томе отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела на отдельном
листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью
указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных
документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и нумерации листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Реквизит "Срок хранения" переносится на обложку дела из
номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в
Перечне документальных материалов Пограничных войск Российской
Федерации с указанием сроков хранения, введенном в действие приказом
командующего Пограничными войсками Министерства безопасности
Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 90/ДСП (*).
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках дел вносятся уточнения:
при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе
по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
в котором расположен документ. К внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество
включенных в нее документов, количество листов внутренней описи и
листовзаверителей.
Внутренняя опись документов дела подписывается должностным лицом
делопроизводства с указанием расшифровки подписи, должности и даты
составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная
внутренняя опись документов дела подклеивается к верхнему краю
внутренней стороны лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к
подшивке (переплету) металлические скрепления из документов удаляются.
Изъятие документов из дела допускается только с разрешения
командира (начальника) воинской части (организации), начальника штаба
или заместителя командира (начальника) с оставлением в деле
справки-заместителя согласно приложению N 31.
При изъятии документов из дела исправление общего количества
листов не производится.
Дела с документами временного хранения (до 15 лет включительно),
не имеющими пометки "Для служебного пользования", допускается хранить
в папках-регистраторах, пересистематизация которых не производится.
Постановка на инвентарный учет
8.2.3. По окончании года все законченные и оформленные в
установленном порядке дела, картотеки и журналы сверяются с
номенклатурой дел и регистрируются в инвентарном журнале учета
согласно приложению N 32.
Регистрация дел, журналов и картотек в инвентарном журнале учета
согласно приложению N 32 производится последовательно по годам. Каждый
том дела регистрируется за отдельным инвентарным номером. Инвентарные
номера присваиваются в нарастающем порядке.
О постановке законченных делопроизводством дел, журналов и
картотек на инвентарный учет в номенклатуре дел производятся
соответствующие записи о присвоенных им инвентарных номерах.
По делам, журналам и картотекам, которые по какимлибо причинам в
течение года не велись, в номенклатуре дел производятся
соответствующие записи, которые удостоверяются подписями должностного
лица делопроизводства и должностного лица подразделения воинской части
(организации, за которым числилось дело, журнал или картотека.
Инвентарные журналы учета согласно приложению N 32 являются
основными учетными документами законченных делопроизводством дел,
журналов и картотек, ведутся как переходящие и ежегодно включаются в
номенклатуру дел.
Законченные дела, журналы и картотеки составляют архивный фонд
воинской части (организации) и до наступления срока сдачи их в
Центральный архив или уничтожения хранятся в службах делопроизводства.
Не допускается постановка на инвентарный учет дел, оформленных
вне установленного порядка, а также журналов и картотек, отметки о
местонахождении документов в которых сделаны не по всем документам.
Срок хранения дел, журналов и картотек исчисляется с 1 января
года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
О сданных на хранение в Центральный архив и уничтоженных делах,
журналах и картотеках производятся отметки в инвентарных журналах
учета согласно приложению N 32 с указанием номеров и дат сдаточных
описей, наименования фонда и архивных номеров Центрального архива или
номеров и дат актов, по которым были уничтожены материалы.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в Центральный архив дела
хранятся по месту их формирования.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 15 лет) хранения
хранятся в делопроизводстве в течение сроков, установленных
Наставлением по архивному делу в Федеральной пограничной службе
Российской Федерации, утвержденным приказом ФПС России от 25 ноября
1997 г. N 750*, и затем сдаются в Центральный архив.
Дела, журналы и картотеки выдаются для пользования только тем
должностным лицам, которые имеют к ним прямое отношение по службе.
Круг лиц, которым разрешено пользование делом, журналом, картотекой
учета, строго ограничивается и указывается на внутренней стороне
обложки дела, в журнале или карточке выдачи и определяется начальником
штаба (заместителем начальника) воинской части (организации). Выдача
дел осуществляется под расписку в карточке согласно приложению N 23.
Дела во временное пользование выдаются только на период рабочего дня.
IX. Порядок передачи документов на хранение
в Центральный архив
Документы воинских частей (организаций) являются федеральной
собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке,
установленном Наставлением по архивному делу в Федеральной пограничной
службе Российской Федерации, утвержденным приказом ФПС России от 25
ноября 1997 г. N 750*, подлежат обязательной передаче на хранение в
Центральный архив как государственную часть Архивного фонда Российской
Федерации.
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Для рассмотрения проекта номенклатуры дел, описей дел
постоянного, временного (свыше 15 лет) хранения и актов на уничтожение
документов, не имеющих исторической ценности и практического значения,
из числа наиболее квалифицированных должностных лиц, в том числе
делопроизводства, создается экспертная комиссия, состав которой
утверждается командиром (начальником) воинской части (организации).
9.1.2. Функции экспертной комиссии и организация ее работы
определяются Наставлением по архивному делу в Федеральной пограничной
службе Российской Федерации, утвержденным приказом ФПС России от 25
ноября 1997 г. N 750*.
9.2. Подготовка и передача документов
в Центральный архив
9.2.1. Сдача на хранение в Центральный архив дел постоянного и
временного (свыше 15 лет) хранения производится воинскими частями
(организациями), имеющими самостоятельные архивные фонды, ежегодно в
согласованные с ним сроки.
9.2.2. В период подготовки дел к передаче в Центральный архив
должностными лицами делопроизводства предварительно проверяется
правильность их оформления и соответствие количества дел, включенных в
опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.3. Дела временного (до 15 лет включительно) хранения передаче
в Центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся на местах
и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
9.2.4. В случае ликвидации или реорганизации воинской части
(организации) дела постоянного и временного (свыше 15 лет) хранения
передаются в Центральный архив вместе с историческим формуляром и
ликвидационным актом.
Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются по акту согласно
приложению N 33.
Дела временного (до 15 лет) хранения передаются в воинские части
(организации), являющиеся правопреемниками расформированных
(реорганизованных) воинских частей (организаций) (входящих ранее в
состав региональных управлений, пограничных и оперативных групп -
направляются в органы управления данных структур), где по истечении
сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.
Начальник Управления
делами ФПС России
генерал-лейтенант
В.И. Смирнов
----------------------------------
(*) При внесении изменений, дополнений в приказ или отмене его
руководствоваться данным приказом с учетом внесенных изменений,
дополнений или вновь изданным приказом.
(**) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N
2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст.
5021).
(***) Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в
текстовом редакторе Word Windows для определения величины интервала.
(****) Постановление Правительства Российской Федерации от 11
августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных
правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их
государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1997, N 33, ст. 3895) определяет, что территориальные
органы федеральных органов исполнительной власти не вправе издавать
нормативные правовые акты (правовые акты, содержащие нормативные
предписания постоянного или временного характера, рассчитанные на
многократное применение).
(*****) Требования к разработке правовых актов, изложенных в
настоящей Инструкции, распространяются на правовые акты, имеющие гриф
ограничения доступа.
Приложения
к Инструкции
Примечание. Приложения к данному документу будут включены в базу
данных позднее.Страницы: 1 2 |