ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
30 мая 2003 г.
N 47
(Д)
В целях выполнения Постановления Правительства Российской
Федерации от 5 июля 2001 года N 504 "Об общероссийском мониторинге
состояния и использования памятников истории и культуры, предметов
Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов,
Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 16.07.2001, N 29, ст. 3015)
приказываю:
1. Утвердить формы анкет мониторинга состояния и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации (приложения 1, 2).
2. Установить следующий порядок организации мониторинга:
2.1. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда
Российской Федерации, хранящиеся в федеральных архивах, федеральных
музеях и библиотеках Минкультуры России; в Архиве Российской академии
наук, научных архивах региональных отделений Российской академии наук
и их научных центров, а также региональных научных центров и в
научно-отраслевых архивах Российской академии наук; в ведомственных
архивах федеральных органов исполнительной власти и подведомственных
им организациях федерального подчинения, а также в организациях,
хранящих кинодокументы, независимо от их организационно-правовой формы
и ведомственной подчиненности.
2.2. Мониторинг проводится 1 раз в 3 года одновременно с
паспортизацией государственных и ведомственных архивов, музеев и
библиотек, являющейся составной частью мониторинга, по состоянию на 1
января 2004 года, 1 января 2007 года и т.д. Сведения в анкеты
включаются по итогам работы за последние три года.
2.3. Федеральные архивы, музеи и библиотеки, Архив Российской
академии наук, научные архивы региональных отделений Российской
академии наук и их научных центров, а также региональных научных
центров и научно-отраслевые архивы Российской академии наук вместе с
паспортами представляют в Росархив 1 раз в 3 года заполненные анкеты
мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации.
2.4. Федеральные органы исполнительной власти, в ведении которых
находятся организации федерального подчинения, хранящие документы
Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивают представление в
Росархив также 1 раз в 3 года к 1 февраля года, следующего за отчетным
периодом, сводные анкеты мониторинга состояния документов Архивного
фонда Российской Федерации по своим системам, включая организации, в
пользовании либо в управлении которых находятся кинодокументы.
2.5. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета
архивных документов, отдел комплектования, ведомственных архивов и
делопроизводства и Управление использования архивных документов
проводят анализ результатов анкетирования с использованием итогов
паспортизации в соответствии с профилем своей деятельности и готовят
для представления в Правительство Российской Федерации до 1 июня года,
следующего за отчетным периодом, проект отчета об итогах мониторинга.
3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов
Российской Федерации оказать организациям, находящимся в федеральной
собственности, а также федеральным музеям и библиотекам, структурам
Российской академии наук необходимую помощь в составлении анкет
мониторинга для последующего представления в соответствующие
федеральные органы исполнительной власти и Архив Российской академии
наук.
4. В целях повышения качества работы по анализу анкет Отделу
организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий
проработать с Минкультуры России вопрос о создании программного
обеспечения, организации ввода данных и использовании БД "Мониторинг
состояния и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации".
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителей Руководителя Росархива по курирующим направлениям.
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
30 мая 2003 г.
N 47
Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
20 июня 2003 г.
N 4814
Приложение 1
к Приказу Росархива
от 30.05.2003 N 47
Образец
АНКЕТА
МОНИТОРИНГА СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
НА 01.01...., ХРАНЯЩИХСЯ В
-----------------------------------------------
название федерального архива, музея,
библиотеки, научно-отраслевого архива РАН,
федерального органа исполнительной власти
1. Характеристика зданий (помещений)
1.1. @ <1> Количество зданий (помещений) <2> -----
1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):
специальное
приспособленное, в т.ч.
памятник архитектуры
1.3. Год постройки ----
1.4. Год последнего капитального ремонта ----
1.5. Состояние здания (помещения) (удовлетворительное,
неудовлетворительное):
фундамента
стен
перекрытий
кровли
заполнение окон
заполнение дверей
1.6. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное,
неудовлетворительное):
отопления
водоснабжения
канализации
1.7. * @ Количество аварийных ситуаций по причине
неудовлетворительного состояния зданий (помещений) и коммуникаций
------------------------------
1.8. * @ Количество пострадавших в результате аварийных ситуаций
всего:
----- ед. хр., в т.ч.
утраченных безвозвратно ----- ед. хр.
1.9. Количество хранилищ <3>: ------, в т.ч.
1.9.1. * @ находящихся в аварийном состоянии -----
1.10. Количество ед. хр., находящихся в аварийных хранилищах -----
2. Условия пользования зданиями и помещениями
2.1. Закреплено в оперативное управление:
зданий (помещений) ---------- ------------
количество площадь в м2
2.2. Получено в пользование:
зданий (помещений) ---------- ------------
количество площадь в м2
2.3. Получено в аренду:
зданий (помещений) ---------- ------------
количество площадь в м2
2.4. Сдается в аренду:
зданий (помещений) ---------- ------------
количество площадь в м2
3. Кадровая обеспеченность
Количество ед. хр., приходящихся на:
3.1. * @ 1 сотрудника архива ------
3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности -------
4. Охранный режим
4.1. Количество постов охраны:
фактическое ---------
требуемое --------
4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией --- м2
4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации --- м2
4.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах:
не оборудованных охранной сигнализацией --------
оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены -------
4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично)
4.6. Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да, нет,
частично)
4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет)
5. Противопожарная безопасность
5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией --- м2
5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации --- м2
5.3. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах:
не оборудованных пожарной сигнализацией --------
оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены -------
5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное)
5.5. * Количество ед. хр., которые размещены в хранилищах, требующих
замены электросетей -------
5.6. Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет)
5.7. Техническое состояние системы автоматического пожаротушения
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
5.8. Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная)
5.9. * @ Аварийные ситуации за отчетный период:
количество возгораний -------
количество пострадавших ед. хр. --------
6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы
6.1. Наличие контрольно-климатических приборов в каждом хранилище (да,
нет)
6.2. Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и влажности
воздуха в хранилищах (да, нет, частично)
6.3. Причины несоблюдения нормативных климатических параметров (нужное
подчеркнуть):
хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха
неудовлетворительное техническое состояние системы
кондиционирования воздуха
иное (указать) -------
6.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах с ненормативным
температурно-влажностным режимом -------
6.5. Количество хранилищ, пораженных:
грибком --------
насекомыми --------
грызунами --------
повышенной запыленности --------
7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел
7.1. Обеспечивается ли изолированное (обособленное) хранение (да,
нет):
секретных документов
уникальных документов
документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним
драгоценные металлы и камни
документов на горючей основе
страхового фонда
7.2. В среднем выдается за год из хранилищ ------- ед. хр.
7.3. Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет, частично):
при выдаче из хранилищ
при возврате в хранилища
7.4. Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами для
хранения документов, полученных из хранилищ (да, нет, частично)
7.5. * @ Оборудованы ли читальные залы архива средствами технического
контроля за сохранностью документов (да, нет, частично)
7.6. * @ Имеются ли факты порчи документов пользователями (да, нет)
8. Проверка наличия и состояния документов
8.1. Среднегодовой объем проверки наличия документов -------
8.2. Соблюдается ли цикличность проверки наличия в соответствии с
требованиями нормативных документов (да, нет, частично)
8.3. Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да, нет)
8.4. * @ Числится необнаруженными всего: ------- ед. хр., из них
уникальных ------- ед. хр.
особо ценных ------- ед. хр., в т.ч.
не обнаружены за отчетный период всего: ------ ед. хр., из них
уникальных ------- ед. хр.
особо ценных ------- ед. хр.
8.5. * @ Предполагаемые причины отсутствия документов:
хищение ------- ед. хр.
ошибки при подкладке ------- ед. хр.
недостатки в учете документов ------- ед. хр.
некачественный прием дел на хранение ------- ед. хр.
иное (указать) ------- ед. хр.
причина не установлена ------- ед. хр.
9. Физическое состояние документов
9.1. * @ Количество неисправимо поврежденных всего: ------- ед. хр., в
т.ч.
уникальных ------- ед. хр.
особо ценных ------- ед. хр.
9.2. * @ Количество документов, требующих:
реставрации всего: ------- дел, в т.ч.
уникальных ------- дел
особо ценных ------- дел
9.3. @ Количество документов, требующих переплета ------ дел
9.4. * Количество документов, требующих дезинфекции ------ дел
9.5. * Количество документов, требующих дезинсекции ------ дел
9.6. Количество документов, требующих консервационно-профилактической
обработки:
кино ------- ед. хр.
фото ------- ед. хр.
фоно ------- ед. хр.
9.7. Количество документов, требующих восстановления затухающих
текстов ----- л.
10. @ Статистические сведения о документах Архивного фонда Российской
Федерации, находящихся на хранении в федеральных органах
исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального
подчинения
10.1. Количество организаций федерального подчинения, включая
центральный аппарат федерального органа исполнительной власти
-------
10.2. Количество хранящихся дел постоянного хранения: ------- ед. хр.,
крайние даты -------, в т.ч.
УД -------- ед. хр., крайние даты ---------
НТД ------- ед. хр., крайние даты ---------
кинодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
фотодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
фотодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
видеодокументы ------- ед. хр., крайние даты ----------
10.3. Количество дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивных
органов или федеральных архивов: ------- ед. хр., крайние даты ------,
в т.ч.
УД -------- ед. хр., крайние даты ---------
НТД ------- ед. хр., крайние даты ---------
кинодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
фотодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
фотодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
видеодокументы ------- ед. хр., крайние даты ----------
10.4. Количество дел, хранящихся сверх установленного срока: -------
ед. хр., крайние даты --------, в т.ч.
УД -------- ед. хр., крайние даты ---------
НТД ------- ед. хр., крайние даты ---------
кинодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
фотодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
фотодокументы ------- ед. хр., крайние даты ---------
видеодокументы ------- ед. хр., крайние даты ----------
--------------------------------
<1> Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют
только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы
исполнительной власти - отмеченные символом (@). При этом показываются
только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы.
<2> В случае, если архив расположен в нескольких зданиях
(помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по
каждому зданию отдельно в табличной форме.
<3> Под хранилищем в данном случае понимается изолированное
помещение для хранения документов.
Приложение 2
к Приказу Росархива
от 30.05.2003 N 47
(Образец)
АНКЕТА
МОНИТОРИНГА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
НА 01.01...., ХРАНЯЩИХСЯ В
-----------------------------------------------
название федерального архива, музея,
библиотеки, научно-отраслевого архива РАН
1. <1> Количество читальных залов, их спецификация -------
2. * Количество посадочных мест для пользователей -------
3. Количество просмотровых аппаратов -------
4. * Наличие множительной техники (да, нет)
5. Число исследователей:
(*) всего (тыс. чел.) ------, в т.ч.
открытый читальный зал -------
закрытый читальный зал -------
6. Число уникальных посетителей WEB-страницы --------
7. * Количество посещений читального зала в год (в среднем):
всего -------
открытый -------
закрытый -------
(*) в день (в среднем):
всего -------
открытый -------
закрытый -------
8. * Количество пользователей по категориям:
8.1. российские -------,
в т.ч. Москва и Санкт-Петербург -------
зарубежные ------,
в т.ч. Прибалтика -------
стран СНГ -------
8.2. ученые -------
представители органов государственной власти -------
представители учреждений, организаций, предприятий -------
представители общественных организаций (в т.ч. религиозных)
-------
представители коммерческих структур -------
студенты -------
школьники -------
частные исследователи -------
9. Количество обращений к:
каталогам -------
базам данных -------
10. * Количество отказов в выдаче:
ед. хр. -------
печатных изданий, из НБ -------
микроформ -------
11. * Причины отказов в выдаче (нужное подчеркнуть):
плохое физическое состояние
наличие конфиденциальной информации
выдача другому пользователю
выдача во временное пользование
использование в плановой работе сотрудников архива
иное (указать) --------
12. * Количество отказов в изготовлении копий (документов) -----
13. * Причины отказов в изготовлении копий (нужное подчеркнуть):
плохое физическое состояние
сшивка листов в переплет
неформатные документы
уникальные документы
конфиденциальная информация
иное (указать) -------
14. Количество заявителей, обратившихся в приемную (справочный стол)
архива -------
15. Число проведенных массовых информационных мероприятий:
всего -------, в т.ч.
экскурсии --------
лекции --------
дни открытых дверей -------
школьные уроки -------
иное (указать) -------
16. Наличие выставочного зала (экспозиционного помещения) (да, нет)
17. Наличие выставочного оборудования, обеспечивающего сохранность
документов при экспонировании (да, нет)
18. Количество проведенных выставок:
в качестве головной организации всего
-----------------
в т.ч. за рубежом
всего
с участием архива -----------------
в т.ч. за рубежом
19. Количество посетителей выставок -------
20. Участие в конференциях, совещаниях, семинарах, круглых столах:
всего -------, в т.ч.
международных -------
21. Заключено договоров по информационному обеспечению (сборники
документов, информационные материалы, копирование и др.):
всего -------, в т.ч.
с юридическими лицами -------
с физическими лицами -------
с иностранными партнерами -------
с отечественными партнерами -------
22. Подготовлено по договорам:
тематических перечней -------
обзоров -------
генеалогических запросов -------
копий архивных документов -------
иное (указать) -------
23. Количество сборников документов, подготовленных и не обеспеченных
издательской базой -------
24. Количество грантов, полученных от российских и зарубежных фондов:
всего ------, в т.ч.
на подготовку сборников документов и иных информационных
продуктов -------
на издание сборников документов и др. -------
на проведение информационных мероприятий (выставка, конференция и
др.) -------
25. Участие в международных проектах и программах:
количество проектов (программ) всего
-----------------
в т.ч. завершенных
26. Подготовлено в соответствии с международными договорами и
соглашениями:
сборников документов -------
выставок -------
баз данных всего
------------------
объем в Мегабайтах
конференций -------
изготовлено копий архивных документов -------
иное (указать) -------
--------------------------------
<*> Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют
только позиции, отмеченные символом (*). |