Страницы: 1 2
|06-18 | Квартальные и месячные отчеты и | 3 года | |
| | сведения об организации и | ст. 293г | |
| | производстве общественных работ | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|06-19 | Квартальные сведения о наличии | 3 года | |
| | свободных мест на предприятиях и в | ст. 347 | |
| | организациях | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|06-20 | Журнал учета безработных, | ДМН, но не | |
| | направленных на общественные работы | менее 5 лет | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|06-21 | Журнал учета безработных, | ДМН, но не | |
| | трудоустроенных на бронируемые и | менее 5 лет | |
| | квотируемые рабочие места | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|06-22 | Переписка с территориальным органом | 5 лет ЭПК | |
| | Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения и органами | | |
| | местного самоуправления о содействии | | |
| | трудоустройству безработных | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|06-23 | Переписка с предприятиями и | 3 года | |
| | организациями по вопросам | ст. 344 | |
| | трудоустройства безработных и | | |
| | проведении общественных работ | | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 07 - Организованный набор и распределение |
| трудовых ресурсов |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|07-01 | Графики отправки рабочих на | ДМН | |
| | предприятия и в организации по | | |
| | организованному набору | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|07-02 | Журнал учета граждан, направленных | ДМН | |
| | на работу в порядке организованного | | |
| | набора | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|07-03 | Карточки регистрации и подтверждения | 5 лет ЭПК | |
| | трудоустройства лиц, направленных по | ст. 343 | |
| | оргнабору | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|07-04 | Журнал регистрации граждан, | ДМН | |
| | обратившихся по вопросу переселения | | |
| | в сельскую местность | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|07-05 | Квартальные отчеты о количестве | постоянно | |
| | семей, переселившихся для работы в | ст. 342 | |
| | сельскую местность (ф. 1-трудрес) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|07-06 | Годовые отчеты об организованном | постоянно | |
| | наборе работников (ф. 1-оргнабор) | ст. 342 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|07-07 | Переписка с территориальным органом | 5 лет ЭПК | |
| | Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения и органами | | |
| | местного самоуправления об | | |
| | организованном наборе и переселении | | |
| | рабочих | | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 08 - Содействие занятости и социальная поддержка |
| особо нуждающихся граждан |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|08-01 | Нормативные и методические документы | ДЗН | |
| | Минтруда России и территориального | ст. 21б | |
| | органа Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения по организации | | |
| | занятости слабозащищенных категорий | | |
| | граждан | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-02 | Протоколы заседаний комиссий по | постоянно | В муниципальный|
| | назначению пособий и оказанию | | архив не |
| | материальной помощи | | сдаются |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-03 | Программа помощи социально не | постоянно | |
| | защищенным гражданам района (города) | ст. 139а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-04 | Программа социальной реабилитации и | постоянно | |
| | обеспечения занятости инвалидов | ст. 139а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-05 | Информации о выполнении программы | постоянно | |
| | содействия занятости населения в | | |
| | части помощи молодежи и социально не | | |
| | защищенным категориям населения | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-06 | Годовые отчеты о работе со | постоянно | |
| | слабозащищенными категориями | ст. 292б | |
| | населения - военнослужащие, | | |
| | уволенные из армии | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-07 | Годовые отчеты о работе со | постоянно | |
| | слабозащищенными категориями | ст. 292б | |
| | населения - женщины, инвалиды | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-08 | Годовые отчеты о работе с молодежью, | постоянно | |
| | выпускниками школ | ст. 292б | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-09 | Заявления граждан об оказании | 3 года | |
| | материальной помощи | ст. 1254 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-10 | Заявки предприятий и организаций о | 3 года ЭПК | |
| | выделении и перечислении финансовых | | |
| | средств | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-11 | Приказы руководителя районного | ДМН | подлинники - |
| | (городского) отдела занятости | | см. 01-17 |
| | населения об оказании материальной | | |
| | помощи безработным гражданам, о | | |
| | прекращении выплаты материальной | | |
| | помощи, о предоставлении финансовых | | |
| | средств на организацию отдыха и | | |
| | лечения детей безработных граждан | | |
| | (копии) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-12 | Договоры с предприятиями и | 5 лет | см. примечание |
| | организациями о выделении на | ст. 337 | к 05-13 |
| | возвратной и безвозвратной основе | | |
| | финансовых средств из фонда | | |
| | занятости населения района (города) | | |
| | на компенсационные выплаты | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-13 | Журнал учета безработных, которым | ДМН | |
| | оказана материальная помощь | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-14 | Акты о списании и о целевом | 5 лет | см. примечание |
| | использовании финансовых средств на | | к 05-09 |
| | компенсационные выплаты работникам, | | |
| | находящимся в отпусках без | | |
| | сохранения зарплаты в связи с | | |
| | вынужденным временным прекращением | | |
| | работы организацииработодателя | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-15 | Списки граждан на получение | ДМН, но не | |
| | материальной помощи | менее 5 лет | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-16 | Списки беженцев | ДМН, но не | |
| | | менее 5 лет | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-17 | Информации, справки о временной | постоянно | |
| | работе контингентов безработных на | | |
| | предприятиях и в организациях | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-18 | Переписка с предприятиями и | 3 года | |
| | организациями по вопросам занятости | ст. 344 | |
| | слабозащищенных категорий граждан | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|08-19 | Переписка с предприятиями и | 3 года | |
| | организациями о выделении на | ст. 233 | |
| | возвратной и безвозвратной основе | | |
| | финансовых средств из фонда | | |
| | занятости населения района (города) | | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 09 - Развитие форм занятости населения |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|09-01 | Информации о выполнении программы | постоянно | |
| | содействия занятости населения в | | |
| | части развития самозанятости и | | |
| | организации собственного дела | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|09-02 | Личные дела граждан, открывающих | постоянно | |
| | собственное дело | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|09-03 | Договоры с гражданами об открытии | постоянно | |
| | собственного дела, документы к ним | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|09-04 | Переписка с прокуратурой района | 5 лет ЭПК | |
| | (города) по поводу массовых | | |
| | увольнений на предприятиях и в | | |
| | организациях | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|09-05 | Переписка с предприятиями и | 5 лет ЭПК | |
| | организациями по поводу увольнений | | |
| | на предприятиях и в организациях | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|09-06 | Переписка с местными органами МНС | 5 лет ЭПК | |
| | России по вопросам | | |
| | предпринимательской деятельности | | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 10 - Профессиональное обучение и профориентация |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|10-01 | Нормативные и методические документы | ДЗН | |
| | Минтруда России и территориального | ст. 21б | |
| | органа Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения, по вопросам | | |
| | переобучения граждан | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-02 | Приказы руководителя районного | 75 лет ЭПК | |
| | (городского) отдела занятости | ст. 19б | |
| | населения о направлении безработных | | |
| | на профессиональное переобучение | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-03 | Банк базовых учебных заведений, в | ДМН, но не | |
| | которых организуется | менее 5 лет | |
| | профессиональное обучение | | |
| | безработных граждан | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-04 | Банк учебных программ | ДМН | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-05 | Банк профессий, по которым проходит | ДМН | |
| | переобучение незанятого населения | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-06 | Программа социальной адаптации | постоянно | |
| | населения района (города) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-07 | Документы по организации | постоянно | |
| | переобучения граждан и | | |
| | профориентации (годовые отчеты, | | |
| | информации, справки, аналитические | | |
| | таблицы) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-08 | Социальный паспорт | постоянно | |
| | профориентационных служб района | | |
| | (города) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-09 | Смета расходов на проведение | постоянно | |
| | мероприятий по профориентации | ст. 228а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-10 | Статистические отчеты о результатах | постоянно | |
| | внедрения программы социальной | ст. 293 | |
| | адаптации населения | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-11 | Договоры с учебными заведениями о | 5 лет | см. примечание |
| | проведении переобучения безработных | ст. 337 | к 05-13 |
| | граждан | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-12 | Журнал регистрации безработных, | ДМН | |
| | направленных на переобучение | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-13 | Журнал учета групповых консультаций | 3 года | |
| | по профориентации | ст. 846 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-14 | Журнал учета индивидуальных | 3 года | |
| | консультаций по профориентации | ст. 846 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-15 | Журнал комплектования групп | 3 года | |
| | профориентации | ст. 553 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-16 | Журнал учета посещений безработными | 5 лет | |
| | занятий по профориентации и | ст. 605 | |
| | переподготовке | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-17 | Учебные журналы курсов | 3 года | |
| | переподготовки и профориентации | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-18 | Журнал учета безработных граждан, | ДМН, но не | |
| | прошедших переподготовку и | менее 5 лет | |
| | профориентацию | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-19 | Банк психологических методик | ДМН | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|10-20 | Документы о деятельности "Клуба | постоянно | |
| | граждан, ищущих работу" (программы, | | |
| | планы, отчеты, анализы, отзывы) | | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 11 - Информационная работа |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|11-01 | Нормативные и методические документы | ДЗН | |
| | Минтруда России и территориального | ст. 21б | |
| | органа Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения, по вопросам | | |
| | информационной работы | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-02 | Аналитические обзоры, доклады о | постоянно | |
| | научно-технической информации по | | |
| | вопросам занятости | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-03 | Документы (справки, информации, | постоянно | |
| | переписка) о проведении мероприятий | | |
| | по информационной работе: дней | | |
| | защиты от безработицы, конференций, | | |
| | мини-ярмарок | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-04 | Переписка по вопросам информации с | 1 год | |
| | редакциями газет и другими | ст. 887 | |
| | средствами массовой информации | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-05 | Договоры о создании информационных | 5 лет | см. примечание |
| | систем и обслуживании техники | ст. 337 | к 05-13 |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-06 | Планы распределения оборудования | 5 лет | |
| | | ст. 990 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-07 | Переписка о приобретении, | 5 лет | |
| | распределении и ремонте | ст. 2146 | |
| | вычислительной техники | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-08 | Библиотека пакетов прикладных | ДМН | |
| | программ (ППП) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|11-09 | Журнал учета ремонта вычислительной | 3 года | |
| | техники | ст. 2201 | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 12 - Работа с кадрами |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|12-01 | Нормативные и методические документы | ДЗН | |
| | Минтруда России и территориального | ст. 21б | |
| | органа Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения, по вопросам | | |
| | работы с кадрами | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-02 | Приказы руководителя районного | 75 лет | |
| | (городского) отдела занятости | ст. 19б | |
| | населения по кадрам. Подлинники | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-03 | Приказы руководителя районного | ДМН | подлинники - |
| | (городского) отдела занятости | | см. 01-15 |
| | населения по | | |
| | административнохозяйственным | | |
| | вопросам, о предоставлении отпусков, | | |
| | взысканиях, командировках (копии) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-04 | Документы к приказам по кадрам | 3 года | |
| | (заявления работников, | ст. 492 | |
| | представления, докладные записки), | | |
| | не вошедшие в состав личных дел | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-05 | Штатное расписание аппарата | ДМН | подлинник - см.|
| | районного (городского) отдела | | 05-03 |
| | занятости населения (копия) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-06 | Личные дела работников районного | 75 лет | |
| | (городского) отдела занятости | ст. 498в | |
| | населения | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-07 | Личные карточки работников районного | 75 лет | |
| | (городского) отдела занятости | ст. 504 | |
| | населения, в том числе временных | | |
| | работников | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-08 | Список работников районного | 75 лет | |
| | (городского) отдела занятости | ст. 511 | |
| | населения (штатно-списочный состав) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-09 | Статистические отчеты о численности | постоянно | |
| | и составе кадров районного | ст. 293б | |
| | (городского) отдела занятости | | |
| | населения, о подготовке кадров | | |
| | отдела | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-10 | Доклады, обзоры, сводки, справки о | постоянно | |
| | работе с кадрами районного | ст. 488 | |
| | (городского) отдела занятости | | |
| | населения | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-11 | Трудовые книжки | до | |
| | | востребования| |
| | | но не | |
| | | менее 50 лет | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-12 | Журнал учета выдачи трудовых книжек | 50 лет | |
| | | ст. 526а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-13 | Списки военнообязанных работников | 1 год | |
| | | ст. 531 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-14 | Журнал учета выдачи командировочных | 3 года | |
| | удостоверений | ст. 537 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-15 | Журнал учета выдачи справок о | 3 года | |
| | зарплате, стаже, месте работы | ст. 547 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-16 | Протоколы заседаний, постановления | 15 лет ЭПК | |
| | аттестационных комиссий | ст. 634 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-17 | Документы (отзывы, характеристики, | 5 лет | |
| | аттестационные листы, анкеты) о | ст. 635 | |
| | проведении аттестации, не вошедшие в | | |
| | состав личных дел | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-18 | Книга учета инструктажа по технике | 10 лет | |
| | безопасности | ст. 436 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-19 | Планы и отчеты о выполнении планов | 5 лет | |
| | мероприятий по гражданской обороне | ст. 1223, | |
| | | 1224 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-20 | Акты расследования несчастных | 45 лет ЭПК | |
| | случаев | ст. 441а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-21 | Журнал регистрации приказов по | 75 лет | |
| | кадрам | ст. 493 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-22 | Журнал учета работающих пенсионеров | 3 года | |
| | | ст. 681а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-23 | Журнал учета больничных листов | 5 лет | |
| | | ст. 319 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-24 | Журнал учета отпусков работников | 3 года | |
| | | ст. 544 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-25 | Журнал учета выдачи служебных | 3 года | |
| | удостоверений | ст. 1083 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-26 | Графики отпусков работников | 1 год | |
| | | ст. 545 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|12-27 | Списки работающих пенсионеров | 3 года | |
| | | ст. 681а | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 13 - Юридическое обеспечение деятельности районного |
| (городского) отдела занятости населения |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|13-01 | Законодательные и нормативные | ДМН | |
| | правовые акты органов власти | | |
| | субъекта Российской Федерации и | | |
| | органов местного самоуправления, | | |
| | Минтруда России и территориального | | |
| | органа Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|13-02 | Акты и справки о проверках | 10 лет ЭПК | |
| | соблюдения законодательства о | ст. 76 | |
| | занятости населения на предприятиях | | |
| | и в организациях района (города) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|13-03 | Заявления и жалобы граждан, | постоянно | |
| | содержащие конструктивные | ст. 31а | |
| | предложения, и ответы на них | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|13-04 | Заявления и жалобы граждан личного | 5 лет | |
| | характера и ответы на них | ст. 31б | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|13-05 | Судебно-арбитражные дела | 3 года | после вынесения|
| | | ст. 80 | решения |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|13-06 | Переписка о составлении договоров, | 5 лет | |
| | соглашений, по другим правовым | ст. 73 | |
| | вопросам | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|13-07 | Документы по состоянию работы по | постоянно | |
| | рассмотрению предложений, заявлений, | ст. 33а | |
| | жалоб граждан | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|13-08 | Переписка с предприятиями и | 3 года | |
| | организациями по судебноарбитражным | ст. 81 | |
| | делам | | |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 14 - Хозяйственное обслуживание деятельности |
| районного (городского) отдела занятости населения |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|14-01 | Нормативные и методические документы | ДЗН | |
| | Минтруда России и территориального | ст. 21б | |
| | органа Минтруда России по вопросам | | |
| | занятости населения, по вопросам | | |
| | материально-технического обеспечения | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|14-02 | Информационно-рекламные материалы | ДМН | |
| | предприятий и организаций по найму | | |
| | рабочей силы | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|14-03 | Отчеты о приходе и расходе | ДМН | подлинник - в |
| | материально-технических ценностей | | деле 05-04 |
| | (копии) | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|14-04 | Заявки на материально-техническое | 3 года | |
| | снабжение | ст. 988а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|14-05 | Договоры об аренде помещений, зданий | 3 года | см. примечание |
| | | ст. 1097 | к 05-13 |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|14-06 | Путевые листы | 3 года | см. примечание |
| | | ст. 1141 | к 05-09 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| 15 - Архив |
|-----------------------------------------------------------------------------|
|15-01 | Положение об архиве, положение об | ДЗН | |
| | экспертной комиссии | | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-02 | Паспорт архива | постоянно | |
| | | ст. 116 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-03 | Дело фонда (историческая справка, | постоянно | передается в |
| | акты проверки наличия дел, приема и | ст. 115 | муниципальный |
| | передачи документов, о выделении к | | архив при |
| | уничтожению дел) | | ликвидации |
| | | | отдела |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-04 | Описи дел постоянного хранения | постоянно | |
| | | ст. 117а | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-05 | Описи дел временного хранения | 3 года | после |
| | | ст. 117б | уничтожения дел|
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-06 | Акты, справки об итогах проверок | 10 лет | |
| | архива архивным учреждением | ст. 119 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-07 | Журнал учета поступления и выбытия | постоянно | не сдается в |
| | документов из архива | ст. 125 | муниципальный |
| | | | архив |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-08 | Акты выдачи документов во временное | 3 года | после возврата |
| | пользование | ст. 126 | дел в архив |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-09 | Журнал учета выдачи документов из | 3 года | см. примечание |
| | архива | ст. 129 | к 15-08 |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-10 | Заявления о выдаче справок, копии | 3 года | |
| | выданных справок, ответы заявителям | ст. 130 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-11 | Журнал регистрации выданных справок | 3 года | |
| | | ст. 131 | |
|------|--------------------------------------|--------------|----------------|
|15-12 | Сводная номенклатура дел отдела | ДМН | подлинник - см.|
| | занятости населения (копия) | | 02-11 |
-------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 2
к Приказу Минтруда России
от 30 мая 2000 года
N 141
* МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
* ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
* РАЙОННОГО (ГОРОДСКОГО) ОТДЕЛА ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
Примерная номенклатура дел районного (городского) отдела
занятости населения (далее - Примерная номенклатура) представляет
собой систематизированный список наименований дел, заводимых в
делопроизводстве отдела. Она определяет порядок группировки документов
в дела, устанавливает сроки их хранения и является основой для
составления индивидуальных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих
направлениям деятельности районного (городского) отдела занятости
населения. Функциональный принцип построения номенклатуры дел избран
из-за отсутствия типовой структуры и значительных различий в структуре
районных (городских) отделов занятости населения в субъектах
Российской Федерации.
Примерная номенклатура дел составлена с учетом действующих
нормативно-методических документов по документационному обеспечению
управления (ДОУ) и в соответствии с Инструкцией о порядке и сроках
хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные,
городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства,
утвержденной Приказом руководителя Федеральной службы занятости
Российской Федерации от 13 июля 1994 г. N 98.
Примерная номенклатура включает в себя максимальный комплекс
документов, которые могут образовываться в деятельности районных
(городских) отделов занятости населения. В индивидуальные номенклатуры
дел составители должны включать только те документы и дела, которые
фактически образуются в делопроизводстве районных, городских отделов
занятости населения.
Каждый раздел содержит дела определенного структурного
подразделения районного (городского) отдела занятости населения,
соответствующие его функциям. Документы, общие для всех структурных
подразделений (положения об отделах, должностные обязанности
работников, номенклатуры дел подразделений и др.), включены в раздел
"01 - Руководство". При составлении индивидуальной номенклатуры дел
эти дела должны быть помещены в разделы соответствующих структурных
подразделений, их заголовки и сроки хранения могут быть взяты из
первого раздела Примерной номенклатуры.
Документы федеральных органов законодательной и исполнительной
власти, поступающие в виде типографских копий, не включены в Примерную
номенклатуру дел и не подлежат включению в индивидуальную номенклатуру
дел, т.к. относятся не к архивным документам, а к библиотечному фонду,
они обычно хранятся в СИФе отделов занятости населения.
Распорядительные документы Минтруда России, территориального
органа Минтруда России по вопросам занятости населения, администрации
района (города) как документы, требующие исполнения на уровне
руководства отдела, включены в раздел "Руководство", они подлежат
хранению в канцелярии (общем отделе) отдела занятости населения.
Нормативные правовые и методические документы Минтруда России и
территориального органа Минтруда России по вопросам занятости
населения включены в разделы Примерной номенклатуры по направлениям
деятельности, т.к. они исполняются и хранятся в делах соответствующих
подразделений.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения (М., 1989) с учетом поправок, внесенных в
него Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральной
архивной службе России. Сроки хранения копийных экземпляров
машинописных документов, не предусмотренные Перечнем, установлены
исходя из практических потребностей районного (городского) отдела
занятости населения (в основном "до минования надобности").
Рекомендуется следующий порядок составления индивидуальной
номенклатуры дел районного (городского) отдела занятости населения.
Номенклатура дел на данный год составляется по установленной
форме не позднее чем в октябре предшествующего года.
Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их
руководителями с привлечением специалистов на базе соответствующих
разделов Примерной номенклатуры дел и согласовываются с
делопроизводственным подразделением отдела занятости населения.
Графа 1 номенклатуры "Индекс дела" состоит из двух частей: первая
- цифровое обозначение структурного подразделения отдела (оно может
совпадать с цифровым обозначением соответствующего направления
деятельности отдела в Примерной номенклатуре дел), вторая - порядковый
номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Дела
располагаются в номенклатуре по степени их важности и по взаимосвязи.
В конце номенклатуры дел структурного подразделения помещаются 1
- 2 свободных резервных индекса дел (без указания заголовков) для
записи в течение года новых дел, которые не были предусмотрены
номенклатурой дел.
Графа 2 включает заголовки дел. При составлении заголовков дел
возможны уточнения заголовков, предложенных в Примерной номенклатуре
дел, их конкретизация, например, в переписке - уточнение адресатов и
т.п. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких
взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения
заголовков из Примерной номенклатуры. Объединение дел с различными
сроками хранения не рекомендуется, но если оно произведено, то
объединенное дело получает наибольший срок хранения.
Обязательным требованием является раздельная группировка в дела
документов постоянного и временного сроков хранения.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит
целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.
В графе 4 сроки хранения дел и статьи по перечню переносятся из
Примерной номенклатуры дел. В случае заведения дел, не предусмотренных
Примерной номенклатурой, сроки их хранения устанавливаются в
соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), и
согласовываются с соответствующим учреждением Федеральной архивной
службы России.
Все документы, имеющие постоянный срок хранения, подлежат
передаче в соответствующий муниципальный архив. В целях устранения
возможного дублирования установленный Примерной номенклатурой
постоянный срок хранения отдельных дел может быть по согласованию с
соответствующим учреждением Федеральной архивной службы России,
принимающим аналогичные документы (например, статотчеты) от других
организаций, заменен сроком "до минования надобности".
Выделение к уничтожению дел со сроком хранения "до минования
надобности" производится по решению экспертной комиссии районного
(городского) отдела занятости населения после того, как отпадает
необходимость в практическом использовании этих дел.
Отметка "ЭПК", добавленная к сроку хранения дела в Примерной
номенклатуре, переносится в индивидуальную номенклатуру дел. Эта
отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие
научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное
хранение при полистном просмотре дела. Решение о дальнейшем хранении
данного дела принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) органа
управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
В графу 5 переносятся все примечания из графы 4 Примерной
номенклатуры дел и, кроме того, могут делаться отметки о заведении
дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование данных дел.
Итоговая запись в конце номенклатуры о количестве заведенных дел
заполняется по окончании делопроизводственного года на основании
суммирования сведений в графе 3.
Сводная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости
населения печатается в четырех экземплярах на общем бланке отдела,
представляется на согласование в муниципальный архив, после
согласования утверждается руководителем отдела и вводится в действие с
1 января того года, на который она составлена. В последующие годы
номенклатура дел ежегодно перепечатывается с учетом изменений в
составе документации. Необходимым условием при этом является
сохранение прежних индексов для всех дел, повторяющихся из года в год.
Номенклатура дел представляется вновь на согласование в
муниципальный архив не реже чем через 5 лет, но в обязательном порядке
- в случае существенных изменений в функциях, структуре отдела и
соответственно - в составе документации.
Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел обязательна
для применения в делопроизводстве районного (городского) отдела
занятости населения, а также является основным нормативным документом
при проведении отбора документов отдела для передачи на постоянное
хранение в соответствующий муниципальный архив. Порядок и сроки отбора
документов, их обработки, описания и передачи в муниципальный архив
устанавливаются нормативными и методическими документами Федеральной
архивной службы России и архивного органа субъекта Российской
Федерации, а также планом-графиком комплектования муниципального
архива, утвержденным администрацией муниципального образования.
Допускается по согласованию между отделом занятости населения и
муниципальным архивом досрочная передача документов в данный архив на
постоянное хранение.
Приоритет решения вопросов о целесообразности приема на
государственное хранение отдельных категорий дел и документов
принадлежит экспертно-проверочным комиссиям архивных органов субъектов
Российской Федерации. Возможен выборочный прием отдельных категорий
документов: личные дела граждан, открывающих собственное дело,
заявления и жалобы граждан и материалы их рассмотрения и т.п.
Методическое руководство и контроль за применением индивидуальной
номенклатуры дел, правильностью заведения и формирования дел
осуществляется делопроизводственным подразделением районного
(городского) отдела занятости населения, проверка правильности
формирования дел в структурных подразделениях проводится периодически
работником районного (городского) отдела занятости населения,
отвечающим за архив.
* СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
г. - год
ДЗН - до замены новыми
ДМН - до минования надобности
М. - Москва
СИФ - справочно-информационный фонд
см. - смотри
ст. - статья
ф. - форма (статистическая)
ЭПК - экспертно-проверочная комиссияСтраницы: 1 2 |