КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ ПОДТВЕРЖДАЮТСЯ РАСХОДЫ НА ПРОЖИВАНИЕ В
ГОСТИНИЦЕ, ОСУЩЕСТВЛЕННЫЕ СОТРУДНИКОМ ОРГАНИЗАЦИИ ВО ВРЕМЯ ПРЕБЫВАНИЯ
В КОМАНДИРОВКЕ?
ПИСЬМО
УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РФ
ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПО Г. МОСКВЕ
1 октября 2003 г.
N 26-12/54542
(Д)
На основании ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации
(далее - НК РФ) в целях налогообложения прибыли расходы принимаются в
уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если они одновременно
соответствуют следующим условиям:
- являются обоснованными;
- являются документально подтвержденными;
- произведены для осуществления деятельности, направленной на
получение дохода.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные
затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Как отмечается в разделе 5 Методических рекомендаций по
применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй
Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС
России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, под документально подтвержденными
расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными
в соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом
порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми
актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в
соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено
право утверждать порядок составления и формы первичных документов,
которыми оформляются хозяйственные операции.
В силу п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины
гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской
Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком
они используются в этих отраслях законодательства, если иное не
предусмотрено НК РФ.
В пункте 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете" установлено, что все хозяйственные операции,
проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными учетными документами.
Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного
приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н, первичные учетные документы
должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименование должностей лиц;
ж) личные подписи указанных лиц.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, а документы, форма которых не
предусмотрена в этих альбомах, разрабатываются организацией
самостоятельно с учетом вышеизложенных требований и утверждаются
приказом руководителя.
При оформлении оплаты за проживание в гостинице заполняется счет
по форме N 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13.12.93 N
121, который является бланком строгой отчетности (бланки заказываются
по утвержденным образцам в любой типографии) и выдается помимо
приходного кассового ордера (или кассового чека), подтверждающего
осуществление фактической оплаты по этому счету.
Таким образом, для подтверждения в целях исчисления и уплаты
налога на прибыль организаций расходов на проживание в гостинице,
осуществленных сотрудником организации во время пребывания в
командировке, необходимо прежде всего наличие счета из гостиницы,
оформленного по утвержденной в соответствии с требованиями закона
порядке форме N 3-г, платежных документов, подтверждающих
осуществление фактической оплаты по этому счету (например, чек
контрольно-кассовой машины или приходный кассовый ордер), и иных
документов, подтверждающих факт оказания гостиничных услуг.
При этом следует учитывать, что в настоящее время действуют
Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации,
утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от
25.04.97 N 490. Согласно п. 8 указанных выше правил договор на
предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем
паспорта или военного билета, удостоверения личности, иного документа,
оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность
потребителя.
Здесь же отмечается, что при оформлении проживания в гостинице
исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий
заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:
- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей
фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
- фамилию, имя, отчество потребителя;
- цену номера (места в номере);
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
В том случае, если понесенные налогоплательщиком расходы не будут
документально подтверждены, то указанные расходы в соответствии с п.
49 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли как не
отвечающие всем условиям ст. 252 НК РФ.
Заместитель
руководителя Управления
советник налоговой службы I ранга
А.А. Глинкин |