Страницы: 1 2
(название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании и т.п.).
Приложения к нормативным правовым актам содержат в правом верхнем
углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его
даты и номера.
Например:
к Приказу Минтруда России
от 15.02.2001 N 57
Приложение N 3
к Постановлению Минтруда России
от 15 сентября 2001 г. N 51
Если к служебному письму прилагается другой документ, также
имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.04.97 N 02-22 и приложение к
нему, всего на 34 л.
5.7. Особенности оформления служебных писем при переписке с
зарубежными корреспондентами
5.7.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках.
Проекты писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord
97 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 с межстрочным
интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора
тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны
соответствовать указанным выше.
5.7.2. Переписка Министра, заместителей Министра, Управления
международного сотрудничества с зарубежными адресатами осуществляется
в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной
практики и прецедентами.
Адресат. При оформлении письма премьер - министру, министру,
чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу
подобного ранга зарубежного государства адресат включает титул,
инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование
должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме
названия города, печатаются прописными буквами.
Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом
нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.
Например:
ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ
ХАРАЛЬДУ,
КОРОЛЮ НОРВЕГИИ
г. Осло
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в
соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем
взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство",
"Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение
печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие
фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В
ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись включает наименование должности лица, от имени которого
посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и
фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной
строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование
должности не указывается.
5.7.3. При оформлении писем другим зарубежным адресатам:
Адресат включает инициалы и фамилию (имя и фамилию) адресата,
должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома,
название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или
номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в
США, то после названия города дается, часто сокращенное, название
штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано
название графства. Составные части реквизита излагаются в
последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма.
В соответствии с международными стандартами составные части реквизита
выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно
быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если
в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего
размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и
подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название
местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон),
учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как
правило), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее
название, затем почтовый адрес.
Например:
Amerikan National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEWYORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала
указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название
фирмы, потом почтовый адрес.
Например:
Mr. A. Widmar, Chairman,
D Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его
имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Call Alcala 6f pi
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
5.7.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположением
этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с
расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является
обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется
только в письмах - ответах. Ссылка проставляется в соответствии с
расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит
переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой
переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному
лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно
опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве
заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие
фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах
полей.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на
подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются
на копии письма, остающейся в деле.
6. Подготовка материалов к совещаниям
и заседаниям Правительства Российской Федерации
и его Президиума, совещаниям и заседаниям
коллегии Министерства
6.1. Подготовка и проведение заседаний коллегии Министерства
осуществляется в соответствии с планом заседания коллегии,
подготавливаемым организационно-контрольным отделом
Административно-контрольного департамента на основе предложений
структурных подразделений и утверждаемым Министром.
6.2. Материалы, подлежащие рассмотрению на заседании коллегии
Министерства, должны содержать проект принимаемого коллегией решения
(протокольного решения) и справку - обоснование, завизированные
руководителем структурного подразделения, заместителем Министра,
обеспечивающими их подготовку; изложены кратко с указанием того, с кем
они согласованы; должны содержать конкретные предложения по
рассматриваемым вопросам с экономическим анализом и необходимыми
расчетами, обоснованиями и отражением новых положений, отличающихся от
действующего законодательства и ранее принятых нормативных актов.
Объем материалов к заседаниям коллегии Министерства, как правило, не
должен превышать 10 страниц. К материалам должен быть приложен список
приглашенных на заседание коллегии. Ответственность за качество
подготовки документов, представляемых на рассмотрение коллегии,
возлагается на руководителей структурных подразделений и курирующих их
заместителей Министра.
6.3. Материалы к очередному заседанию коллегии, надлежаще
оформленные, представляются в организационно-контрольный отдел
Административно-контрольного департамента не позднее чем за 10 рабочих
дней до назначенной даты заседания для размножения и рассылки членам
коллегии и другим участникам заседания.
6.4. Проект повестки очередного заседания коллегии Министерства
вместе с соответствующими материалами не позднее чем за 5 рабочих дней
до назначенной даты заседания представляются руководству
Административно-контрольного департамента для доклада Министру.
6.5. Заседания коллегии оформляются протоколом. В протоколе
указываются его номер, дата проведения заседания,
председательствовавший и присутствовавшие члены коллегии, руководители
структурных подразделений и их заместители, а также приглашенные на
заседание, наименование рассматриваемого вопроса, фамилии выступивших
и результат обсуждения.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5
дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола
визируются подразделениями, ответственными за подготовку и исполнение.
Протокол подписывается Министром или по его поручению
председательствовавшим на заседании коллегии и рассылается согласно
списку, согласованному с руководством Административно-контрольного
департамента.
Подлинные протоколы и материалы к заседаниям коллегии хранятся в
организационно-контрольном отделе Административно-контрольного
департамента.
6.6. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании у
Министра, заместителей Министра осуществляется (по указанию Министра,
заместителей Министра) соответствующими структурными подразделениями
Министерства.
6.7. Протокол совещания у Министра составляется заместителем
руководителя Административно-контрольного департамента, протокол
совещания у заместителя Министра составляется его помощником совместно
с соответствующим руководителем структурного подразделения
Министерства, обеспечивающим подготовку материалов к совещанию, и
доводится до исполнителей.
Протокол совещания составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (Приложение N 13).
6.8. Представление в Административно-контрольный департамент
структурными подразделениями Министерства предложений и заключений по
материалам Правительства Российской Федерации для участия Министра в
заседаниях Правительства Российской Федерации и его Президиума
осуществляется в сроки, указанные в поручениях руководителя
Административно-контрольного департамента или его заместителей.
6.9. Подготовка структурными подразделениями Министерства
материалов к совещаниям у Президента Российской Федерации, у
Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей,
заседаниям палат Федерального Собрания Российской Федерации и их
комитетов, Правительства Российской Федерации и его Президиума,
комиссий Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке и
в сроки, определяемые Министром. При этом материалы, вносимые для
рассмотрения на заседаниях Правительства Российской Федерации и его
Президиума, комиссий Правительства Российской Федерации, должны быть
подготовлены должностными лицами, поименованными в поручении
(резолюции) Министра, и доложены лично Министру заблаговременно,
учитывая, что материалы к заседанию Правительства Российской Федерации
и его Президиума должны быть представлены в Аппарат Правительства
Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до даты, определенной
планом заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума.
7. Порядок регистрации и отправки исходящих документов
7.1. Регистрацией исходящих документов является запись учетных
данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и
отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.
7.2. Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в
день подписания или утверждения.
7.3. В Административно-контрольном департаменте регистрируются
следующие исходящие документы:
постановления и разъяснения Министерства, приказы и распоряжения
по основной деятельности Министерства, письма, телеграммы за подписью
Министра;
документы структурных подразделений Министерства за подписью
заместителей Министра, контроль за которыми осуществляется
Административно-контрольным департаментом;
документы структурных подразделений Министерства, направляемые в
другие федеральные органы исполнительной власти и иные организации за
подписью заместителей Министра.
7.4. Присвоение буквенных индексов и порядок нумерации издаваемых
Министерством приказов (распоряжений), постановлений, разъяснений,
писем определяется Административно-контрольным департаментом.
Документы, указанные в п. 8.3, после подписания Министром,
заместителями Министра, передаются в Административно-контрольный
департамент для регистрации.
7.5. В структурных подразделениях Министерства регистрируются все
исходящие документы, не включенные в п. 8.3 настоящей Инструкции.
7.6. Отправка исходящей корреспонденции производится только
Административно-контрольным департаментом, в исключительных случаях -
нарочным от структурного подразделения (с уведомлением об этом
Административно-контрольного департамента).
7.7. До передачи документа на отправку работник структурного
подразделения Министерства, отвечающий за делопроизводство, обязан
проверить наличие подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на
номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера его
служебного телефона.
7.8. Документы, направляемые в адрес Комитетов Совета Федерации,
Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской
Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты
Российской Федерации, передаются в Отдел правительственной
корреспонденции для регистрации и отправки.
7.9. Всю исходящую корреспонденцию, подлежащую отправке в тот же
день, структурные подразделения Министерства должны сдать в
Административно-контрольный департамент до 10-00.
Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется
фельдъегерской связью по указанию руководства
Административно-контрольного департамента.
7.10. Обработка отправляемой корреспонденции в
Административно-контрольном департаменте включает ее сортировку,
адресование, фальцевание и упаковку в конверты. Обработанная
корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности
доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.
7.11. В Административно-контрольном департаменте проверяется
правильность оформления документов в соответствии с требованиями,
предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные
документы после проверки незамедлительно возвращаются исполнителям.
8. Машинописные, копировальные работы
8.1. В центральном аппарате Министерства печатаются только
документы служебного характера.
8.2. Машинописные и копировально-множительные работы
осуществляются Общим отделом, а также на компьютерах и
копировально-множительных аппаратах, установленных в других
структурных подразделениях Министерства.
8.3. В Общий отдел принимаются рукописи документов (не менее 5
страниц) на основании специального бланка - заказа (Приложение N 14),
подписанного руководителем структурного подразделения или его
заместителем, с указанием в нем наименования структурного
подразделения, фамилии и номера телефона исполнителя, количества
экземпляров, в необходимых случаях - срока исполнения.
Принятые материалы печатаются на компьютере в количестве не более
2-х экземпляров. Нужное количество экземпляров размножается
исполнителем документа на копировально-множительных аппаратах.
Заказчик для исполнения документов, требующих последующей правки
и доработки в структурных подразделениях Министерства, представляет в
Общий отдел вместе с рукописью дискету для записи текста.
Печатание материалов под диктовку в машинописном бюро не
допускается.
Проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента
Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации печатаются на лазерном принтере в соответствии с
требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.
Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения
срочных работ определяется заместителем руководителя
Административно-контрольного департамента - начальником Общего отдела
по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.
Документы, отпечатанные в Общем отделе, должны отвечать
требованиям, предъявляемым к машинописной переписке и оформлению
документов (отсутствие помарок, подтирок, исправлений, правильное
расположение текста).
8.4. Выполнение копировально-множительных работ осуществляется
Общим отделом на основании специального бланка - заказа (Приложение N
15), подписанного руководством Административно-контрольного
департамента. Разрешение на размножение на цветном ксероксе дает
только руководитель Административно-контрольного департамента.
Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы,
напечатаны четко и разборчиво.
Размножение материалов, как правило, должно производиться с
использованием обеих сторон листа.
В Общем отделе ведется учет количества размноженных экземпляров с
выдачей заказчику копий под расписку.
Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их
поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и
материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и его
Президиума, коллегии Министерства.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность
копирования документов определяется руководством
Административно-контрольного департамента и подтверждается пометкой и
визой на бланке заказа.
Работники Общего отдела, выполняющие копировально-множительные
работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с
требованиями, указанными в заказе.
Бланк - заказ хранится не менее шести месяцев и по истечении
указанного срока уничтожается.
9. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи и телетайпа
9.1. Ответственность за содержание информации, передаваемой с
использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя,
подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя
соответствующего структурного подразделения Министерства.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства,
установлены в Административно-контрольном департаменте.
9.2. Передача с использованием средств факсимильной связи
документов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с грифом "Для служебного пользования", не
разрешается.
Категорически запрещается передача с использованием средств
факсимильной связи секретных документов.
9.3. Поступившие факсограммы учитываются в Общем отделе в
автоматизированной системе учета факсограмм без отметки о регистрации
и передаются адресатам.
9.4. Подлежащие передаче посредством факсимильной связи документы
учитываются в журнале установленной формы.
10. Организация документов в делопроизводстве
Основными видами работ в Министерстве, обеспечивающими правильную
организацию документов в делопроизводстве, являются составление
номенклатур дел и формирование дел в центральном аппарате
Министерства.
10.1. Составление номенклатуры дел
10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате
Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по
личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет)
хранения.
10.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства
(Приложение N 16) составляется работником структурного подразделения
Министерства, ответственным за делопроизводство, согласовывается с
Административно-контрольным департаментом и подписывается
руководителем структурного подразделения.
При составлении номенклатуры дел структурные подразделения
Министерства руководствуются Положением о Министерстве труда и
социального развития Российской Федерации, положением о структурном
подразделении, штатным расписанием структурного подразделения, планами
и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях
Министерства проводится не позднее декабря текущего года. Методическую
помощь структурным подразделениям Министерства в составлении
номенклатур дел оказывает Центральный объединенный ведомственный архив
Министерства (далее - архив Министерства).
Вновь созданное структурное подразделение Министерства обязано в
месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить
ее в Административно-контрольный департамент на согласование.
10.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом на
основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства. Сводная
номенклатура дел Министерства согласовывается с Центральной экспертной
комиссией Министерства (ЦЭК), Экспертной проверочной комиссией (ЭПК)
Государственного архива Российской Федерации и утверждается Министром.
Согласовывается сводная номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в
5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве (Приложение N
18).
10.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения Министерства получают от Административно-контрольного
департамента выписки из соответствующих ее разделов для использования
в работе.
10.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
10.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства составляется и
согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры
центрального аппарата Министерства.
10.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел центрального аппарата
Министерства соответствуют названиям структурных подразделений
Министерства и располагаются в соответствии с утвержденной структурой
центрального аппарата Министерства.
10.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности
центрального аппарата Министерства, справочные и контрольные
картотеки.
10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для
группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.10. Графы номенклатуры дел в центральном аппарате
Министерства и структурных подразделениях Министерства заполняются
следующим образом:
в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
центральном аппарате Министерства цифрового обозначения структурного
подразделения Министерства, его отдела и порядкового номера заголовка
дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения
Министерства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например, условное обозначение Департамента комплексного анализа,
прогнозирования и мониторинга - 5. Если добавить условное обозначение
отдела комплексных социальных программ - 1 и порядковый номер дела по
номенклатуре дел - 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового
номера 01), то индекс дела будет обозначен 5.1.-01;
в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное
содержание и состав документов этого дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки
повторяются.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и
т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование Министерства или структурного подразделения
Министерства;
наименование организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и
деятельность организации;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
дата (год), к которым относятся документы дела;
в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность
документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то
местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5
"Примечание".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", в скобках указываются основные
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле
(планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда
(планы, списки, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например: "Переписка с департаментами федеральной государственной
службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам
занятости населения".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты).
Например: "Годовые отчеты Минтруда России по финансовой
деятельности".
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;
графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года;
в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно
"Перечню типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.);
в графе 5 "Примечание" указываются названия "Перечней",
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
1997 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках Министерства,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный
орган исполнительной власти для продолжения и др.
10.1.11. Если в течение года возникают новые документированные
участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела,
они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел
в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.
10.1.12. По окончании календарного года работником структурного
подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство,
составляется итоговая запись (Приложение N 17) о категориях и
количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел
постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения
(до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном
порядке сообщаются в Общий отдел, о чем в номенклатуре дел
проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую
запись, его подпись и расшифровка подписи.
10.2. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях
Министерства
10.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в
дела.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
дела.
10.2.2. Дела Министерства формируются в структурных
подразделениях Министерства. Формированием дел занимаются работники
структурных подразделений Министерства, ответственные за
делопроизводство.
10.2.3. Полностью исполненные документы должны в 15-дневный срок
сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения
Министерства, ответственному за делопроизводство, для формирования их
в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
исполнитель. На документе проставляются отметки "В Дело N ___", дата,
подпись исполнителя, расшифровка подписи.
10.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих
основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии
большего количества листов дела подразделяются на тома.
10.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными
правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного
документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках,
взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие
документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в каждом личном деле располагаются в определенной
последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел
государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом
Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности
Российской Федерации, в порядке назначения на государственные
должности федеральной государственной службы".
Лицевые счета работников Министерства группируются в
самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита
по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности
Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по
личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности: документ -
ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.
10.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела
обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по
установленной форме (Приложение N 20); нумерацию листов в деле;
составление листа - заверителя дела (Приложение N 21); составление, в
необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N
22); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в
реквизит обложки дела.
Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются
прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится
в обязательном порядке.
10.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
10.2.8. После завершения нумерации листов составляется
заверительная надпись, которая располагается в конце дела.
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе -
заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью
указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных
документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после
сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых
управленческих документов.
На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в архиве Министерства. На обложках
дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов
федерального архива, федерального органа исполнительной власти по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, наименование
структурного подразделения Министерства.
При проверке дел, по окончании года, в реквизитах на обложках дел
постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся
уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию
подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и
дополнения.
10.2.9. Для учета документов, определенных категорий постоянного
и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела,
лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на
отдельном листе по установленной форме (Приложение N 22) и содержит
сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах,
заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый
документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов
и количество листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле,
листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.2.10. Контроль за формированием дел в структурных
подразделениях Министерства осуществляется Административно-контрольным
департаментом. Методическую помощь структурным подразделениям
оказывает архив Министерства.
10.3. Организация оперативного хранения документов в структурных
подразделениях Министерства
10.3.1. Поступившие в Министерство федеральные законы, указы и
распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и
распоряжения Правительства Российской Федерации после проведения с
ними необходимых управленческих действий в соответствии с указаниями
руководства Министерства передаются Административно-контрольным
департаментом для хранения в Правовой департамент.
Копии этих документов, а также документов, направленных в
федеральные органы государственной власти, подлинные экземпляры
приказов, инструкций, разъяснений, писем и телеграмм, копии протоколов
и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и
его Президиума, правительственных комиссий, подлинные протоколы
заседаний коллегии и совещаний Министерства хранятся в
Административно-контрольном департаменте.
Все остальные документы хранятся непосредственно в структурных
подразделениях Министерства.
10.3.2. Выдача дел, формируемых в Административно-контрольном
департаменте, не допускается. При необходимости отдельный документ
может быть изъят из дела для копирования с разрешения руководства
Административно-контрольного департамента.
10.4. Порядок хранения дел (документов) в структурных
подразделениях Министерства
10.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства
дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях
Министерства.
10.4.2. Руководители структурных подразделений Министерства и
работники, ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях, несут персональную ответственность за хранение
документов.
10.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально
отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся
шкафах, для обеспечения их сохранности и предохранения документов от
пыли и воздействия солнечного света.
10.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела
хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть
копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на
корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
10.4.5. Работники структурных подразделений Министерства хранят у
себя только документы, находящиеся на исполнении.
10.4.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше
10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их
формирования, в структурных подразделениях Министерства, в течение
двух лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив
Министерства.
Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в
структурных подразделениях Министерства для справочной работы. По
истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения
Министерства, ответственный за делопроизводство, составляет акт о
выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который
согласовывается с ЦЭК Министерства.
10.4.7. Дела, документы, из текущего архива структурного
подразделения Министерства могут выдаваться во временное пользование
работником структурного подразделения, ответственным за
делопроизводство, работникам Министерства только под расписку, на срок
не более одного месяца. После истечения указанного срока дела,
документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив
структурного подразделения Министерства. Без ведома работника
структурного подразделения Министерства, ответственного за
делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива
структурного подразделения Министерства.
10.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из
текущего архива структурного подразделения Министерства допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководства
Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника документа.
11. Порядок подготовки и передачи дел
на хранение в Центральный объединенный ведомственный
архив Министерства
11.1. Документы Министерства труда и социального развития
Российской Федерации являются федеральной собственностью и после
проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной
архивной службой России, подлежат передаче на государственное хранение
в ГАРФ, как государственная часть Архивного фонда Российской
Федерации.
Для организации и проведения работ по хранению документов
государственной части Архивного фонда Российской Федерации в
Министерстве в составе Административно-контрольного департамента
действует Центральный объединенный ведомственный архив (далее - архив
Министерства), в котором хранятся документы постоянного,
долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения, документы по
личному составу (лицевые счета), документы подведомственных
Министерству организаций, имеющие научное, историческое, социальное и
практическое значение.
Архив Министерства организует работу по учету документов, их
использованию, хранению, отбору и подготовке к передаче на
государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации
(ГАРФ).
11.2. Подготовка дел к передаче на хранение в архив Министерства
предусматривает работу, которая проводится в структурных
подразделениях Министерства и включает в себя следующие этапы:
проведение экспертизы ценности документов;
полное оформление дел;
составление описи дел;
актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.
Эта работа проводится в соответствии с "Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с
указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), настоящей Инструкцией и
выполняется работниками структурных подразделений Министерства,
ответственными за делопроизводство.
11.2.1. Контроль за выполнением вышеуказанных работ осуществляет
Административно-контрольный департамент. Методическую помощь
структурным подразделениям Министерства оказывает архив Министерства.
11.3. Проведение экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях Министерства
11.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор на хранение и
установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности в Министерстве на стадии делопроизводства
проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования
дел, при подготовке к передаче дел в архив Министерства.
11.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная
экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные
комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях Министерства.
11.3.3. Функции и задачи ЦЭК, ЭК определяются разработанными
положениями, которые утверждаются руководителем
Административно-контрольного департамента (ЦЭК) и руководителем
структурного подразделения Министерства (ЭК). Положение о ЦЭК
Министерства до его утверждения согласовывается с Федеральной архивной
службой России.
11.3.4. Предварительная экспертиза ценности документов
постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10
лет) сроков хранения осуществляется работниками структурных
подразделений Министерства, ответственными за делопроизводство, под
методическим руководством архива Министерства.
11.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях Министерства осуществляется отбор дел
постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения для
передачи их в архив Министерства.
Дела с временным сроком хранения (до 10 лет) и с пометкой "До
минования надобности" подлежат хранению в структурных подразделениях
Министерства.
11.3.6. Отбор документов производится в соответствии с "Перечнем
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организации, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), номенклатуры
дел структурного подразделения, настоящей Инструкцией. Во всех делах
постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры
документов, черновики, копии документов. Окончательное решение по
результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет ) сроков хранения и
по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
11.4. Порядок составления описей дел
11.4.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда
Министерства, предназначенный для учета и раскрытия содержания
документов.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) нумерацией.
11.4.2. Сдаточные описи структурные подразделения Министерства
составляют отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела
долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному
составу, в т.ч. лицевые счета.
На дела временного (до 10 лет ) срока хранения сдаточные описи не
составляются.
Сдаточные описи на дела постоянного срока хранения, на дела
долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному
составу, в т.ч. лицевые счета, составляются в конце каждого года. По
описям структурные подразделения Министерства сдают свои дела в архив
Министерства.
Методическую помощь в составлении описей дел оказывает архив
Министерства.
11.4.3. Сдаточные описи дел, подготовленные структурными
подразделениями Министерства, служат основой для подготовки сводной
описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по
которой архив Министерства передает дела на государственное хранение в
Государственный архив Российской Федерации, в сроки, установленные
Положением об Архивном фонде Российской Федерации.
11.4.4. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (Приложение N 23) и представляются в архив
Министерства через каждые два года.
11.4.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения
Министерства имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части,
тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части,
тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части,
томе); срок хранения дела; примечание.
11.4.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то
и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый в пределах календарного года;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
последующие заголовки дел полностью повторяются; графа описи
"примечание", используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
11.4.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
11.4.8. Опись дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет)
сроков хранения и дел по личному составу, составляемая структурным
подразделением Министерства, подписывается составителем описи с
указанием его должности и даты, согласовывается с архивом Министерства
и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства в
обязательном порядке.
Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых
передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в
качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении
Министерства. При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК
опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр
описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. В структурном
подразделении Министерства опись дел, до ее утверждения, должна быть
согласована с ЭК.
11.5. Порядок уничтожения дел. Составление акта о выделении к
уничтожению дел
11.5.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта (Приложение N 24) производится после составления
сводной описи дел Министерства за тот же период.
Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к
уничтожению дел рассматриваются ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно.
Согласованные с ЦЭК (ЭК) Министерства акты о выделении к уничтожению
дел и описи дел постоянного храпения, после согласования с их с ЭПК
ГАРФа, утверждаются Министром.
Только после согласования и утверждения описей дел постоянного
хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут
уничтожаться.
11.5.2. Акты о выделении к уничтожению дел составляются
структурными подразделениями Министерства. Если в акте перечислены
дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название
каждого структурного подразделения Министерства указывается перед
группой заголовков дел этого подразделения.
11.5.3. Руководители структурных подразделений Министерства несут
персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и
документов Министерства.
11.5.4. Контроль за уничтожением дел, не подлежащих хранению в
структурных подразделениях Министерства, возлагается на
Административно-контрольный департамент.
Методическую помощь в подготовке составления акта о выделении к
уничтожению дел оказывает архив Министерства.
11.6. Передача дел на хранение в архив Министерства
Документы принимаются на хранение в архив Министерства в виде
подлинников, только при их отсутствии принимаются копии.
11.6.1. В архив Министерства передаются полностью оформленные
дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и
дела по личному составу, в том числе лицевые счета. Передача дел в
архив Министерства осуществляется только по описям.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив
Министерства не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях
Министерства.
11.6.2. Оформленные дела передаются в архив Министерства в
установленном порядке после истечения двухлетнего срока их хранения и
использования в структурных подразделениях Министерства.
Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику
передачи дел, согласованному с руководителями структурных
подразделений Министерства и утвержденному руководителем
Административно-контрольного департамента.
Неподшитые, непереплетенные и неправильно оформленные дела на
хранение в архив Министерства не принимаются.
11.6.3. В период подготовки дел структурным подразделением
Министерства к передаче их в архив Министерства работником архива
Министерства предварительно поверяется правильность: формирования,
оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
структурного подразделения Министерства. Все выявленные при проверке
недостатки в формировании и оформлении дел работник структурного
подразделения Министерства, ответственный за делопроизводство, обязан
устранить. При необнаружении дел обязательно составляется акт
(Приложение N 25).
11.6.4. Прием дел производится работником архива Министерства в
присутствии работника структурного подразделения, ответственного за
делопроизводство.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,
включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого
экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых
дел, дата приема - передачи дел, а также подписи работника архива
Министерства, принявшего дела, и работника структурного подразделения
Министерства, передавшего дела на хранение в архив.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные
картотеки, программные средства, базы данных на документы, содержащие
информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных также включается в
опись.
11.6.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Министерства работник, ответственный за делопроизводство
данного структурного подразделения Министерства, в период проведения
ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела,
оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков
хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре
дел. Дела сдаются в архив Министерства увязанными в связки.
11.6.6. Дела постоянного срока хранения и дела по личному
составу, находящиеся в архиве Министерства, по истечении 15 лет
передаются в ГАРФ в установленном порядке.
11.7. Порядок выдачи дел во временное пользование из архива
Министерства
11.7.1. Выдача дел или копий документов из архива Министерства
регистрируется в книгах:
выдачи дел работникам структурных подразделений Министерства;
выдачи дел во временное пользование сторонним организациям.
11.7.2. Дела (документы) выдаются из архива Министерства во
временное пользование на срок, не превышающий:
10 дней - для работников Административно-контрольного
департамента;
1 месяц - для работников структурных подразделений Министерства;
3 месяца - для работников сторонних организаций.
По истечении установленного срока дела (документы) должны быть
возвращены на место их хранения, в архив Министерства.
11.7.3. Выдача дел или копий документов их архива Министерства в
структурные подразделения Министерства осуществляется под расписку.
При выдаче дела или документа во временное пользование на место
выдаваемого дела (документа) помещается отдельная для каждого дела
(документа) карта - заменитель, в которой указывается: номер и
заголовок дела, номер описи, номер и название фонда, когда и кому
выдано дело (документ), дата его возвращения и подпись работника
архива Министерства, выдавшего дело (документ). При возвращении дела
(документа) в архив Министерства карта - заменитель изымается.
11.7.4. Сторонним организациям копии документов их архива
Министерства выдаются на основании письменных запросов с разрешения
руководителя Административно-контрольного департамента.
11.7.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения на
длительный срок допускается в исключительных случаях и производится
только с разрешения Министра с оставлением в деле заверенных копий
изъятых документов и акта о причинах выдачи подлинника документа.
Состояние документов, возвращаемых в архив Министерства, должно быть
проверено в присутствии лица, возвращающего документ.
11.7.6. При любом перемещении дел в архиве Министерства
обязательно должны соблюдаться меры предосторожности, которые надежно
обеспечат сохранность дел в архиве.
12. Порядок работы с предложениями,
заявлениями и жалобами граждан и организация
их приема по личным вопросам
12.1. Ответственность за учет и регистрацию всех предложений,
заявлений и жалоб граждан и их своевременное рассмотрение возлагается
на Управление социально-демографической политики и развития социальной
защиты. Учет, регистрация, своевременное рассмотрение предложений,
заявлений и жалоб граждан осуществляется Управлением
социально-демографической политики и развития социальной защиты в
соответствии с действующим законодательством.
Управление социально-демографической политики и развития
социальной защиты рассматривает поступившие письма, как правило,
самостоятельно или после консультации с соответствующими структурными
подразделениями Министерства.
Отдельные письма и обращения граждан могут быть направлены на
рассмотрение непосредственно в структурные подразделения Министерства
руководством Министерства или через Административно-контрольный
департамент. В особых случаях письма и обращения граждан передаются
руководству Административно-контрольного департамента для доклада
Министру.
12.2. Организация приема граждан по личным вопросам возложена на
Департамент по делам ветеранов, пожилых людей и приема населения и
осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Приложение N 1
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
От ___________ 200_ г. г. Москва N ____________
Приложение N 2
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАЗЪЯСНЕНИЕ
От __________ 200_ г. г. Москва N ____________
Приложение N 3
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
ПРИКАЗ
От __________ 200_ г. г. Москва N ____________
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В связи с ____________________________________________________
________________________ (основание) _____________________________
______________________________________________________________________
__________________ приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Министерстве труда и социального развития
Российской Федерации.
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ ___________________________
______________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
______________________________________________________________________
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 4
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
От __________ 200_ г. г. Москва N ____________
Во исполнение ________________________________________________
________________________ (основание) _____________________________
______________________________________________________________________
1. Утвердить _________________________________________________
______________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу __________________________________
______________________________________________________________________
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 5
РАССЫЛКА
Приказа Минтруда России от ____ N ____
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Министерстве труда и социального развития
Российской Федерации"
1. Заместителям Министра.
2. Руководителям структурных подразделений.
Руководитель (зам. руководителя)
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
"__" __________ 2001 г.
Приложение N 6
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО [ ]
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
101999, Москва, Биржевая пл., 1
______________ N ____________
На N _________ от ___________
[ ]
Приложение N 7
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО [ ]
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
МИНИСТР
101999, Москва, Биржевая пл., 1
______________ N ____________
На N _________ от ___________
[ ]
Приложение N 8
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО [ ]
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
ПЕРВЫЙ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
101999, Москва, Биржевая пл., 1
______________ N ____________
На N _________ от ___________
[ ]
Приложение N 9
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО [ ]
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
СТАТС - СЕКРЕТАРЬ -
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
101999, Москва, Биржевая пл., 1
______________ N ____________
На N _________ от ___________
[ ]
Приложение N 10
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО [ ]
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
101999, Москва, Биржевая пл., 1
______________ N ____________
На N _________ от ___________
[ ]
Приложение N 11
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОВЕСТКА
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
______________________________________________________________________
________________
Приложение N 12
ГЕРБ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРОТОКОЛ N _______
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
__________________
Приложение N 13
ПРОТОКОЛ
оперативного совещания у Министра труда и социального
развития Российской Федерации
______________________________________________________________________
г. Москва
От ________ N __________
Приложение N 14
ЗАКАЗ В МАШБЮРО
Фамилия исполнителя __________________________
Кол-во экз._______ Интервал __________________
Кол-во листов_______ Дата ____________________
Департамент (управление) _____________________
______________________________________________
Телефон N ____________________________________
Руководитель Департамента (управления, отдела)
______________________________________________
Приложение N 15
------------------------------------------------------------------
| |
| ЗАКАЗ НА РАЗМНОЖЕНИЕ |
| |
|Департамент, управление, отдел_________________________________ |
|_______________________________________________________________ |
|_______________________________________________________________ |
| (наименование материалов) |
|на "__" _______________ страницах тираж _______________________ |
| (прописью) |
|"__" _________ 200__ г. Руководитель __________________________ |
| (департамента, управления, |
| отдела) |
|Размножить тираж "__" экземпляров |
|"__" _________ 200__ г. Руководитель Административно- |
| контрольного департамента _____________ |
| и (начальник общего отдела) ___________ |
|Исполнитель ____________________ тел. _________________________ |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| |
| Разрешаю |
| _________ Л.А.Крайнева |
| |
| ЗАКАЗ НА РАЗМНОЖЕНИЕ |
| на цветном ксероксе |
| |
|Департамент, управление, отдел ________________________________ |
|_______________________________________________________________ |
|_______________________________________________________________ |
| (наименование материалов) |
|на "__" _______________ страницах тираж _______________________ |
| (прописью) |
|"__" _________ 200__ г. Руководитель __________________________ |
| (департамента, управления, |
| отдела) |
|Размножить тираж "___" экземпляров |
| |
|Исполнитель ____________________ тел. _________________________ |
------------------------------------------------------------------
Приложение N 16
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Наименование структурного
подразделения __________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N ___________________
________________________________
(место составления)
На ___________ год
----------------------------------------------------------------------
| Индекс |Заголовок | Кол-во дел | Срок хранения |Примечание |
| дела | дела | (томов, | дела | |
| | (тома, | частей) |(тома, части) и N | |
| | частей) | |статей по перечню | |
|---------|-----------|---------------|------------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---------|-----------|---------------|------------------|-----------|
| Название отделов в структурных подразделениях |
|---------|-----------|---------------|------------------|-----------|
| | | | | |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Наименование должности
руководителя Административно -
контрольного департамента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности сотрудника,
ответственного за ведомственный
архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Министерства труда и социального развития
Российской Федерации
Приложение N 17
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___ году в
структурном подразделении ____________________________________________
(наименование структурного подразделения)
---------------------------------------------------------------------
| По срокам |Всего | В том числе: |Примечание |
| хранения | | | |
| | |-----------------------------| |
| | |переходящих | с отметкой | |
| | | | "ЭПК" | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|Постоянного | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|Долговременного | | | | |
|(свыше 10 лет) | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|Временного (до 10 | | | | |
|лет) | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|До минования | | | | |
|надобности | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|До замены новыми | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|ИТОГО: | | | | |
---------------------------------------------------------------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство в структурном
подразделении Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Административно-контрольный
департамент.
Наименование должности передавшего
сведения в Административно -
контрольный департамент Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение к номенклатуре дел структурного подразделения
Минтруда России (итоговая запись)
Приложение N 18
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Министр Минтруда России
00.00.0000 N ___________ Подпись Расшифровка
________________________ подписи
(место составления)
Дата
На _________________ год
----------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок | Кол-во дел |Срок хранения |Примечание |
| дела | дела | (томов, | дела (тома, | |
| | (тома, | частей) | части) и N | |
| | частей) | | статей | |
| | | | по перечню | |
|---------|--------------|---------------|---------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---------|--------------|---------------|---------------|-----------|
| Название структурных подразделений Министерства |
|---------|--------------|---------------|---------------|-----------|
| | | | | |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя Административно -
контрольного департамента Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Наименование должности сотрудника
ответственного за ведомственный архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Минтруда России Протокол ЭПК Государственного
архива Российской Федерации
от ___________ N ___________ от __________ N _____________
Форма сводной номенклатуры дел Минтруда России
(для архива)
Приложение N 19
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году в
Минтруде России
---------------------------------------------------------------------
| По срокам |Всего | В том числе: |Примечание |
| хранения | | | |
| | |-----------------------------| |
| | |переходящих | с отметкой | |
| | | | "ЭПК" | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|Постоянного | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|Долговременного | | | | |
|(10 и свыше 10 | | | | |
|лет) | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|Временного (до 10 | | | | |
|лет) | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|До минования | | | | |
|надобности | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|До замены новыми | | | | |
|------------------|------|------------|----------------|-----------|
|ИТОГО: | | | | |
---------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
Административно-контрольного
департамента Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Государственный архив Российской
Федерации (ГАРФ).
Наименование должности передавшего
сведения в ГАРФ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение к сводной номенклатуре дел Минтруда России
(итоговая запись)
(для архива)
Приложение N 20
код ГАРФа _________________
код Минтруда России _______
Архивный шифр
(заполняется архивом)
Ф. N ______________________
Государственный Оп. N _____________________
__________________________________ Д. N ______________________
архив Российской Федерации
__________________________________
(ГАРФ)
__________________________________
(наименование федерального архива)
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
(Наименование федерального органа исполнительной власти)
(Структурное подразделение Министерства) _________________________
ДЕЛО N ____ ТОМ N ______
(N заполнения по номенклатуре дел структурного подразделения)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(Заголовок дела заполняется по номенклатуре дел структурного подразд.)
______________________________________________________________________
(крайние даты дела) (год, число)
На ______ лист.
Хранить _________
Архивный шифр (заполняется архивом)
Ф. N _________
Оп. N ________
Д. N _________
Формат C4 (230 x 320 мм)
Форма обложки дела структурного подразделения
постоянного, долговременного (10 и свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, в т.ч.
для лицевых счетов
Приложение N 21
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________________
(заполняется N по
номенклатуре дел)
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _____________ пропущенные номера ______
+ листов внутренней описи ________________________________________
-----------------------------------------------------------------
| Особенности физического состояния | N листов |
| и формирования дела | |
|-----------------------------------------|---------------------|
| 1 | 2 |
|-----------------------------------------|---------------------|
| | |
-----------------------------------------------------------------
______________________________________________________________________
(наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата)
заполнившего лист - заверитель дела
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа - заверителя дела структурного
подразделения постоянного, долговременного
(10 и свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, в т.ч. для (л/счетов)
Приложение N 22
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________________
(N по номенклатуре дел)
-------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание |
|п/п |документа |документа | документа | листов | |
| | | | | дела | |
|----|----------|----------|-------------------|-----------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----|----------|----------|-------------------|-----------|------------|
| | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------
Итого __________________________________________ документов в деле
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
составившего внутреннюю опись
документов в деле Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела структурного
подразделения постоянного, долговременного
(10 и свыше 10 лет) хранения и по личному
составу и для л/счетов
Приложение N 23
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ N _______ ДЕЛ ЗА _____ ГОД
(постоянного, долговременного (10 и свыше 10 лет)
и по личному составу, в т.ч. лицевых счетов)
--------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс |Заголовок | Дата | Кол-во | Срок |Примечание |
|п/п | дела | дела | дела | листов | хранения | |
| | (тома, | (тома, | (тома, | в деле |дела (тома, | |
| | части) | частей) | части) | (томе, | части) | |
| | | | | части) | | |
|----|---------|-----------|---------|---------|-------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
|----|---------|-----------|---------|---------|-------------|-----------|
| Общий заголовок дел (приказы, личные дела и т.д.) |
|----|---------|-----------|---------|---------|-------------|-----------|
| | | | | | | |
|----|---------|-----------|---------|---------|-------------|-----------|
| | | | | | | |
|----|---------|-----------|---------|---------|-------------|-----------|
| | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено ____________________ дел с N ______________
(цифрами и прописью)
по N _____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности сотрудника,
составившего опись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Передал на хранение в ведомственный архив ____________________________
(цифрами и прописью)
дел (связок) и ______________________ регистрационно-контрольных
картотек к документам <**> за _______ год.
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения, ответственного
за передачу дел в архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял ____________________ дел (связок) и ___________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам за ________ год
Наименование должности работника
ведомственного архива, принявшего
дела на хранение в архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <***>
Наименование должности руководителя Протокол ЦЭК (ЭК)
Административно-контрольного
департамента
Подпись Расшифровка подписи от ___________ N __________
Дата
Форма описи дел постоянного, долговременного
(10 и свыше 10 лет) и по личному составу, в т.ч. лицевых
счетов структурного подразделения
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> Передаются вместе с делами канцелярии.
<***> При наличии ЭК структурного подразделения.
Примечание. Графы 2, 3, 6 в описях заполняются по номенклатуре
дел структурного подразделения.
Приложение N 24
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
_________________________________________
(наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ
Министр труда России
АКТ Подпись Расшифровка
____________ N ______________ подписи
_____________________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению дел временного
срока хранения, не подлежащих хранению
в структурном подразделении
На основании _________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
______________________________________________________________________
с указанием сроков хранения документов)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение дела фонда ___________
______________________________________________________________________
(название фонда по архиву)
--------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Дата |Номера |Индекс дела | Кол-во |Сроки |Примечание|
|п/п | дела или | дела |описей |(тома, части) | дел |хранения | |
| | групповой | или |(номенклатур)|по номенклатуре| (томов, |дела (тома,| |
| | заголовок | крайние |за годы |или N дела | частей) |части) и | |
| | дел | даты | |по описи | |номера | |
| | | дел | | | |статей | |
| | | | | | |по перечню | |
|----|--------------|-----------|-------------|---------------|-----------|-----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|----|--------------|-----------|-------------|---------------|-----------|-----------|----------|
| | | | | | | | |
|----|--------------|-----------|-------------|---------------|-----------|-----------|----------|
| | | | | | | | |
|----|--------------|-----------|-------------|---------------|-----------|-----------|----------|
| | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого _______________________ дел за ________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения и по личному составу за ______ годы
утверждены и согласованы с ЭПК Государственного архива Российской
Федерации (ГАРФ) _____________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________ N _____________)
Наименование должности работников
(не менее 2-х человек),
проводивших экспертизу ценности
документов в структурном
подразделении Министерства Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Документы в количестве _______________________ дел, за _______ год
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в ____________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ N
__________________________
Наименование должности работника
Минтруда России, сдавшего дела
на переработку Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены после уничтожения дел по акту
______________________________________________________________________
(когда внесены изменения, какие документы)
Наименование должности работника
ведомственного архива, внесшего изменения
в учетные документы после их уничтожения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Минтруда России
от _________________ N __________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению дел временного
срока хранения (до 10 лет), не подлежащих хранению
в структурных подразделениях Министерства
Приложение N 25
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
________________________________
(структурное подразделение)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_________________ N ____________ Наименование должности
________________________________ руководителя Административно -
(место составления) контрольного департамента
о необнаружении дел, пути Подпись Расшифровка
розыска которых исчерпаны подписи
Дата
В результате __________________________ установлено отсутствие
перечисленных ниже дел. Предпринятые всевозможные меры по розыску дел
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета
------------------------------------------------------------------------------
| Опись |Дело | Заголовок | Дата | Кол-во | Предполагаемые |
| N | N | дела | дела | листов в | причины |
| | | (тома) | | деле | отсутствия |
| | | | | | дела |
|--------|------|--------------|---------|-------------|---------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|--------|------|--------------|---------|-------------|---------------------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------
Итого _____________________________________ дел, за __________ год
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами: ___________________________________________________
(номера, заголовки, место нахождения дел)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Руководитель структурного
подразделения Министерства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Наименование должности сотрудника,
ответственного за делопроизводство
в структурном подразделении Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЦЭК Минтруда России
от ___________ N ___________
В случае, если не обнаружены дела постоянного срока хранения или по
личному составу (в т.ч. л/с), акт обязательно согласовывается с ЭПК
ГАРФа.
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта об необнаружении дел, пути розыска которых
исчерпаны в структурных подразделениях МинистерстваСтраницы: 1 2 |