какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и
исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме
отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый
экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение,
второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о
выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному
принципу в соответствии с номенклатурой дел.
4.5.5. Ответственность за содержание информации, передаваемой по
каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления
документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к
передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Срочные документы, поступившие из ФТС России, доводятся до
таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы,
телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой
самого документа.
4.5.6. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы,
передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен
данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и
отправленных сообщений.
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск,
копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов
получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны
требованиям, изложенным в подразделе 4.3.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов в таможенном органе с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в таможенном органе, регламентируются настоящей Инструкцией,
положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями
их должностных лиц.
5.1.3. Решение о регистрации и исполнении документов, поступивших
в таможенный пост (в составе таможни) не из ОДО таможни, а
непосредственно от организаций и физических лиц, принимается
руководством таможенного поста в соответствии с Перечнем полномочий
таможенных органов РФ, установленных в соответствии с Таможенным
кодексом РФ и распределенных в соответствии с их уровнем.
5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в таможенные органы осуществляется,
как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической
связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы
доставляются письменная корреспонденция в виде простых и
регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,
а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в таможенный орган, проходят
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и
рассмотрение руководством.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где ОДО отсутствует, -
лицом, ответственным за делопроизводство (далее - ответственный за
делопроизводство).
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются
дежурным по таможенному органу.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается
отправителю.
При некомплектности или повреждении документов составляется акт в
двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за
делопроизводство), другой - направляется отправителю.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт
прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том
случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения
времени отправки и получения документа.
Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
На полученных документах проставляется регистрационный штамп
(приложение 13).
Документы распределяются на подлежащие регистрации (приложение
21) и подлежащие учету по реестру (приложение 22).
5.3.2. Документы, адресованные руководству таможенного органа, а
также без указания конкретного лица или структурного подразделения
предварительно рассматриваются в ОДО, затем направляются руководству
таможенного органа или в структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из
оценки их содержания и на основании установленного в таможенном органе
распределения обязанностей между руководством.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
их должностным лицам.
Рассмотренные руководством таможенного органа документы
возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате,
в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится
содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем
передаются на исполнение.
Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего
таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным
подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком
рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов
структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей
распиской в списке рассылки.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным
исполнителям передаются копии документа.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству
таможенного органа и исполнение.
5.3.4. На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой
формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в
структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в
ОДО" (приложение 13).
5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые таможенным органом, передаются
почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
ОДО (ответственным за делопроизводство) таможенного органа в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку,
адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание,
франкирование и оформление почтового отправления.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в
один конверт.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в
день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника
ОДО).
Отправляемая корреспонденция учитывается в:
описях (заказная, сторонним организациям) - приложение 23;
реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) - приложение
24.
Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке
корреспонденции формируются в дела ОДО.
5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемые в таможенном органе, принимаются
сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными,
зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами
предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением
Правительства РФ от 28.08.97 N 1108.
5.4.3. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам
телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки
и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами
передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания
документов действующему законодательству, а затем в ОДО, который
осуществляет контроль за правильностью их оформления (подраздел 3.1).
Оформленные документы передаются на подпись руководству
таможенного органа в соответствии с правом подписи документов и
распределением обязанностей.
5.5.3. Копии подписанных руководством распорядительных документов
рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком
рассылки.
5.5.4. Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между
другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется
только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы
передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации
документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи
между пользователями как внутри таможенного органа, так и между
таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и
программные средства.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки
почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время
отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых
редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии
со списком рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в
виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего
устройства (принтера).
При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи
автоматизированной регистрации.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
5.7. Учет количества документов
5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени
(год, месяц) проводится в таможенном органе по месту регистрации
документов: в ОДО (по электронной картотеке автоматизированной базы
данных), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов
документов (протоколов, ГТД, постановлений и др.) и форм регистрации
(карточек, журналов и др.).
Результаты учета количества документов обобщаются ОДО.
5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в
копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п.
Итоговые данные подсчета представляются руководству таможенного
органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме (приложение
25).
5.8. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов осуществляются таможенными органами в соответствии с
законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
5.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в таможенный орган должностные лица должны
предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской
деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней
со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и
предоставляют запрашиваемые документы или сведения.
Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос
депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем через 30
дней со дня их получения или в иной, согласованный с инициатором
запроса, срок.
5.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или
запросом дополнительных проверки или изучения каких-либо вопросов об
этом сообщается автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня
его получения.
5.8.4. Прием, обработка, направление поступающих обращений и
запросов депутатов осуществляется ОДО таможенного органа в
соответствии с установленным в подразделе 5.3 порядком работы.
5.8.5. Обращения и запросы депутатов, документы по их
рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.9. Работа с обращениями граждан
5.9.1. Граждане Российской Федерации имеют право обращаться
лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в
таможенные органы.
5.9.2. Предусмотренный настоящей Инструкцией порядок не
распространяется:
в части регистрации (учета) и рассмотрения обращений граждан,
порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным
законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве,
законодательством об административных правонарушениях, трудовым
законодательством Российской Федерации;
в части сроков рассмотрения и контроля за исполнением жалоб на
решения, действия (бездействие) таможенного органа или его должностных
лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых установлен главой 7
Таможенного кодекса Российской Федерации.
5.9.3. Таможенный орган в пределах своей компетенции обеспечивает
рассмотрение обращений граждан, принятие по ним мер и направление
ответа в порядке и сроки, установленные настоящей Инструкцией.
В этих целях организуется прием граждан должностными лицами
таможенного органа и ведется работа с письменными обращениями граждан.
5.9.4. Прием граждан в таможенном органе ведется по рабочим дням
в рабочее время.
Запись на прием и организация приема граждан в таможенном органе
обеспечиваются ОДО.
5.9.5. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции
таможенного органа, осуществляется руководителями таможенного органа и
его структурных подразделений.
5.9.6. Если во время приема невозможно решить поставленные
вопросы, от посетителя принимается письменное обращение, которое после
регистрации передается в установленном порядке в соответствующее
структурное подразделение на исполнение.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию
таможенного органа, ему разъясняется его право обратиться в
соответствующие организации.
5.9.7. Письменные обращения граждан, поступившие в таможенный
орган, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении
обращений по вопросам, относящимся к компетенции таможенного органа,
недопустим.
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с
указанием фамилии, имени, отчества и содержать, помимо изложенного
существа предложения, заявления и жалобы, также данные о месте его
жительства либо работы, либо учебы. Обращение, не содержащее этих
сведений, признается анонимным, регистрации и рассмотрению не
подлежит, но если в нем содержится информация о готовящемся
правонарушении или об угрозе жизни должностных лиц таможенных органов,
то оно докладывается руководству таможенного органа.
5.9.8. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений,
жалоб и подлежат централизованной регистрации в ОДО таможенного органа
(регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица).
5.9.9. Порядок регистрации и исполнения обращений граждан,
поступивших в таможенный пост (в составе таможни) минуя ОДО таможни,
осуществляется в соответствии с пп. 5.9.2, 5.9.8 настоящей Инструкции
и Перечнем полномочий таможенных органов РФ, установленных в
соответствии с Таможенным кодексом РФ и распределенных в соответствии
с их уровнем.
5.9.10. Поступающие в таможенный орган обращения граждан
регистрируются в ОДО путем проставления регистрационного штампа
(приложение 13) и занесения в электронную картотеку базы данных
"Обращения граждан" КПС "УКИД - Р".
В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты
документа согласно указанным в карточке полям (приложение 26).
На документы, внесенные в электронную картотеку, распечатывается
сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один
экземпляр карточки с распиской ответственного за делопроизводство
структурного подразделения в получении документа помещается в
картотеку ОДО, другой - вместе с документом передается в структурное
подразделение на исполнение.
5.9.11. Регистрационный номер обращения вносится в электронную
карточку базы данных "Обращения граждан" и указывается в
регистрационном штампе (приложение 13).
Регистрационный номер состоит:
из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера
обращения, например, А-1;
если обращение иностранного гражданина - добавляется индекс "и",
например, Б-2 и;
на коллективных обращениях проставляется индекс "КЛ", например,
КЛ-3.
5.9.12. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу:
если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по
первоначальному обращению,
если со времени подачи первого обращения истек установленный срок
рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Повторному обращению присваивается очередной регистрационный
номер, а в электронной регистрационной карточке и обоих экземплярах
РКК (приложение 27) делается отметка "Повторно".
5.9.13. Не считаются повторными:
письма одного и того же автора, но по разным вопросам;
обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам и поступившие в таможенный орган, или
обращения этого же лица с одинаковым текстом.
5.9.14. Зарегистрированные в ОДО обращения граждан направляются:
а) адресованные конкретным должностным лицам - как правило, этим
лицам;
б) в зависимости от содержания: руководству таможенного органа -
для рассмотрения и написания резолюций, соответствующим структурным
подразделениям - если затронутые в обращении вопросы не требуют
указаний руководства таможенного органа по их решению и исполнению.
5.9.15. После рассмотрения руководством таможенного органа
обращения граждан возвращаются в ОДО, где содержание резолюций
переносят в электронную картотеку базы данных.
5.9.16. Ответственность за организацию рассмотрения обращений
граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководство
таможенного органа.
5.9.17. Руководители таможенного органа, его структурных
подразделений при рассмотрении обращений граждан обязаны:
разбирать обращения по существу, при необходимости запрашивать
требуемую информацию, направлять должностных лиц для проверки фактов
нарушения прав граждан, принимать обоснованные решения, обеспечивать
их полное исполнение; своевременно давать мотивированные, со ссылкой
на законодательство, ответы; разъяснять порядок обжалования решений;
осуществлять контроль за своевременным, качественным
рассмотрением обращений и принимать меры к устранению причин,
порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
5.9.18. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение
тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
5.9.19. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию таможенного органа, направляются в 5-дневный срок по
принадлежности, о чем уведомляется заявитель.
5.9.20. Поступившие в структурные подразделения (в соответствии с
порядком, предусмотренным пп. 5.9.10 и 5.9.14 настоящей Инструкции)
письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней
со дня их поступления (регистрации) в таможенный орган (по запросам,
предусмотренным статьей 23 Таможенного кодекса Российской Федерации, -
в течение 10 дней), а обращения, требующие дополнительного изучения и
проверки, - в срок до одного месяца.
В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может
быть продлен руководителем таможенного органа, давшим соответствующее
поручение, но не более чем на один месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщается автору письменного обращения.
5.9.21. В случае необходимости рассмотрение письменных обращений
граждан осуществляется с выездом на место должностных лиц
соответствующих структурных подразделений. Решение о таком
рассмотрении принимается начальником таможенного органа или его
заместителем.
5.9.22. Контроль за сроками исполнения обращений граждан
осуществляют ОДО и ответственные за делопроизводство структурных
подразделений.
5.9.23. Обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и
даны письменные ответы.
5.9.24. Ответ на повторное обращение гражданина подписывается
начальником структурного подразделения, если ранее ответ направлялся
за подписью его заместителя.
Если ранее ответ направлялся за подписью начальника структурного
подразделения, то ответ на повторное обращение гражданина
подписывается курирующим это структурное подразделение заместителем
начальника таможенного органа.
5.9.25. По обращениям, поступившим для рассмотрения в таможенный
орган из ФТС России, ответ подписывается начальником таможенного
органа или его заместителем.
5.9.26. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на
имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не
оговорено конкретное лицо).
5.9.27. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма
таможенного органа, при этом не указываются:
в реквизите "Подпись" - специальное звание должностного лица;
фамилия и номер телефона исполнителя (указанный реквизит
проставляется на втором, визовом, экземпляре).
5.9.28. Подписанный ответ на обращение регистрируется в ОДО
таможенного органа. Индекс ответа состоит из регистрационного номера и
индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу. В
электронные карточки базы данных "Обращения граждан" вносятся отметки
об исполнении (в т.ч. и об устном ответе на обращение). Распечатанный
новый экземпляр сокращенной РКК (приложение 27) с отметками об
исполнении помещается в картотеку исполненных обращений, а
первоначальные карточки по данному обращению уничтожаются.
5.9.29. На каждом обращении после окончательного исполнения
должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего
это решение.
Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные
документы по их исполнению направлять и подшивать в дела запрещается.
5.9.30. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним
документами формируются в дела по вопросам, направлениям или видам
деятельности (на решения, действия (бездействие) таможенного органа
или его должностных лиц; вопросы таможенного оформления и таможенных
платежей, увольнения и трудового стажа, оказания материальной помощи;
жилищные вопросы и др.) в соответствующих структурных подразделениях
таможенного органа.
5.9.31. Дела с обращениями граждан хранятся в течение сроков,
предусмотренных номенклатурой дел, утвержденной руководством
таможенного органа, а по истечении указанных сроков выделяются к
уничтожению в установленном порядке.
5.9.32. Таможенный орган ежеквартально представляет в ФТС России
информацию о количестве рассмотренных обращений граждан (приложение
28).
6. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
6.1. Регистрация документов
6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и
отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного структурного подразделения в другое он
повторно не регистрируется.
6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или
направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника
управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному
составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка, обращения
граждан и др.
6.1.5. Документы, поступившие из ФТС России, органов
государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также
организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на
рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные
документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства
таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного
органа регистрируются и учитываются (приложения 21 и 22) в ОДО.
Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у
начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения
деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.
Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по
реестру (приложение 22), регистрируются или учитываются в структурных
подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным
организационно-методическими документами этих подразделений.
6.1.6. Документы регистрируются и учитываются в базах данных
установленного в ОДО таможенного органа КПС "УКИД-Р". Базами данных
являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты
регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение 29)
документов.
Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные
картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек
в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на
исполнение.
6.2. Регистрация входящих документов
6.2.1. После проставления на входящих документах в соответствии с
пп. 4.3.25 и 5.3.1 регистрационного штампа они сортируются для
внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС
"УКИД-Р":
"Документы вышестоящих таможенных органов";
"Документы организаций, таможен и постов";
"Обращения граждан";
"Документы реестрового учета".
При вводе основных реквизитов поступивших документов в
электронные картотеки баз данных "Документы вышестоящих таможенных
органов", "Документы организаций, таможен и постов" осуществляется
автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов.
Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в
регистрационный штамп (приложение 13).
Регистрация писем, заявлений, жалоб граждан осуществляется в
электронной картотеке базы данных "Обращения граждан" с
самостоятельной регистрацией.
Документы реестрового учета систематизируются по структурным
подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную
картотеку соответствующей базы данных без присвоения им
регистрационных номеров (приложение 29). После ввода основных
реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра
реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за
делопроизводство структурного подразделения в получении остается в
ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное
подразделение.
6.2.2. В электронные карточки баз данных вносятся основные
реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям
(приложение 26). Правила заполнения полей в электронных карточках баз
данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме
базы "Документы реестрового учета"), распечатывается единая
сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один
экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство
структурного подразделения в получении документа помещается в
картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это
подразделение на исполнение.
6.3. Регистрация исходящих документов
6.3.1. Исходящие документы таможенного органа регистрируются
централизованно в ОДО.
6.3.2. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица
ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в
том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к
документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также
правильность написания адресата, номера и даты документа, на который
дается ответ.
Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от
ответственных за делопроизводство структурных подразделений только
вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК,
полученным подразделением в соответствии с п. 6.2.2. Представленный
структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую
картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК
изымается и уничтожается.
6.3.3. Документы, оформленные с нарушением требований данной
Инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное
подразделение на доработку.
6.3.4. Номер исходящего письма таможенного органа состоит из
индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и
индивидуального порядкового номера по "шахматке" (приложение 31),
например:
01-18/456, где
01 - обозначение ОДО,
18 - номер дела по номенклатуре,
456 - индивидуальный порядковый номер письма;
или
14-11/128, где
14 - обозначение структурного подразделения,
11 - номер дела по номенклатуре,
128 - индивидуальный порядковый номер письма.
Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела
присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений
поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство
структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного
подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная
всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).
Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу
письма и не иметь никаких исправлений.
6.3.5. После проставления исходящего регистрационного номера на
оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом
"Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее
расшифровки и даты, предусмотренных п. 4.3.22.
6.3.6. При регистрации основные реквизиты исходящих писем
вносятся в электронные карточки базы данных "Переписка" (приложение
32) и на каждое письмо распечатывается РКК (приложение 27) (если
визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то
ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается
в РКК за получение копии письма).
Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем
таможенного органа.
Если входящий документ исполнен без составления письменного
ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и
формируется в дело структурного подразделения - исполнителя,
ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в
ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением в соответствии с п.
6.2.2, со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в
дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК
помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а
первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.
6.3.7. Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки
исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в
исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом
случае на копии письма проставляется штамп "Подлинник получен"
(приложение 13) с указанием фамилии должностного лица, получившего
оригинал письма, его подписи и даты.
6.3.8. Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам,
должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством
структурного подразделения списком рассылки.
Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в
соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку
размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и
сброшюрованные.
6.4. Регистрация внутренних документов
6.4.1. Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа
осуществляется ОДО.
Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого
вида приказа:
по основной деятельности;
о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков
(учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса "КМ";
о поощрении, премировании, награждении - с добавлением индекса
"П";
о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении
в распоряжение; увольнении со службы, работы и освобождении от
должности - с добавлением индекса "К";
по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - с
добавлением индекса "А".
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением
индекса "р".
Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям
осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного
года.
При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их
основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных
"Приказы, распоряжения" (приложение 33).
6.4.2. Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на
имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных
"Протоколы, докладные записки" (приложение 26). Регистрационный номер
докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из
порядкового номера с добавлением индекса "дз". Присвоение порядкового
номера осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах
календарного года. Регистрационный номер проставляется в штампе
(приложение 13).
После присвоения регистрационного номера порядок прохождения
докладных и служебных записок, отчетов должен соответствовать
подразделу 5.5.1:
сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и
отчетов в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные
записки";
рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты
возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате,
в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;
распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с распиской
ответственного за делопроизводство структурного подразделения в
получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов,
другой вместе с документом передается в это структурное подразделение
на исполнение.
По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми
относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное
подразделение возвращает в ОДО, где:
в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные записки"
вносятся отметки об исполнении;
представленный структурным подразделением экземпляр РКК со
сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а
находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и
уничтожается.
6.4.3. Регистрация докладных и служебных записок на имя
руководителей структурных подразделений осуществляется ответственными
за делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит
из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого
по "шахматке" и в пределах календарного года.
Размножение, контроль за исполнением указанных записок
осуществляют ответственные за делопроизводство структурных
подразделений - исполнителей.
6.5. Организация поисковой системы по документам
6.5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в таможенных органах используется КПС "УКИД-Р".
6.5.2. При регистрации документов необходимая информация вносится
в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по
входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов",
"Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан",
"Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам
("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки",
"Другие").
6.5.3. По базам данных "Документы вышестоящих таможенных
органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения
граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в
ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе
РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и
информационно-поисковая работа.
6.5.4. КПС "УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного
документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия,
номеру документа и др.).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.
6.5.5. Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в
электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного
органа.
6.5.6. В структурных подразделениях учет документов, поступивших
на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК (приложение 27),
направленных вместе с документами. Указанные РКК составляют основные
картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по
исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.
Кроме картотек в структурных подразделениях используется также
КПС "УКИД-Р".
7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Организация контроля исполнения
7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
информирование руководителей в целях своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля,
направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ
хода и результатов исполнения документов.
7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в верхнем правом углу
документа в ОДО проставляется отметка о контроле (п. 4.3.16).
Документы, зарегистрированные в базах данных "Документы
вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и
постов", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые (не
имеющие штампа "Контроль") ОДО, подлежат закрытию в указанных базах
должностными лицами ОДО на основании отметок в РКК, представленных
ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
7.1.3. Контроль исполнения обеспечивают:
руководство таможенного органа;
ОДО, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и
состояние их исполнения;
ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
руководители структурных подразделений таможенного органа.
7.1.4. Контроль соблюдения сроков исполнения документов и другие
контрольные операции осуществляют:
документов с поручениями (резолюциями) руководства таможенного
органа, приказов по основной деятельности и распоряжений таможенного
органа, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц
таможенных органов и граждан - ОДО, если иное не оговорено в резолюции
(или тексте распорядительного документа);
поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии
таможенного управления, - отдел обеспечения деятельности коллегии;
поручений оперативных совещаний у руководства таможенного
управления - организационно-инспекторская служба, у руководства
таможни - организационно-аналитический отдел;
планов (работы, мероприятий и др.) - в соответствии с функциями
структурных подразделений таможенного органа;
документов с поручениями начальника структурного подразделения -
ответственный за делопроизводство данного подразделения.
7.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
ОДО ведет контроль по электронным картотекам баз данных
"Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций,
таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения",
"Протоколы, докладные записки". В электронные карточки указанных баз
данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты
исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения и
т.д.
7.1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов
государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления,
внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа
(поручения), а поступивших из других организаций, предприятий,
таможенных органов и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из
срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
"срочно", - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в
10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
обращения и запросы депутатов - не позднее чем через 30 дней со
дня получения;
обращения граждан - в соответствии с п. 5.9.20;
телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы -
срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;
по сообщениям, опубликованным в средствах массовой информации,
теле- и радиопередачах, - не позднее двух недель;
внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения,
решения коллегии, протоколы совещаний и др.) - согласно указанному в
них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный
срок со дня регистрации (вступления в силу).
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в РКК (приложения 26 и 27).
7.1.7. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя таможенного
органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не
позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует ОДО для внесения
изменений в электронные картотеки баз данных - новый срок, дата
изменения, подпись. Новый срок исполнения переносится и в РКК на
документ.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют
право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
7.1.8. Передача контрольных документов из одного структурного
подразделения в другое осуществляется только через ОДО, который вносит
отметки о передаче документа в электронные картотеки и передает
документ в соответствующее структурное подразделение.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни,
увольнения или перемещения ответственный исполнитель обязан по
согласованию с руководством структурного подразделения передать
другому сотруднику все контролируемые документы и поставить об этом в
известность ответственного за делопроизводство структурного
подразделения, который доводит сведения о новом ответственном
исполнителе до ОДО.
7.1.9. Структурное подразделение - соисполнитель считается
ответственным за срыв сроков исполнения контрольного документа, если
необоснованно задержаны более чем на 5 дней:
представление ответственному исполнителю проекта ответа,
информации по исполнению документа и т.п.;
согласование проекта документа, подготовленного другими
подразделениями-соисполнителями.
7.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем
порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год. Приказы по
основной деятельности и распоряжения долгосрочного действия подлежат
контролю через год, считая от даты регистрации;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в
месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения
срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в
электронных карточках (приложение 26).
7.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам.
Направление запроса по документу или промежуточного ответа автору
обращения не может служить основанием для признания документа
исполненным.
7.1.12. Снятие документа с контроля осуществляет руководство
таможенного органа или по его поручению ОДО и оформляется отметкой об
исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с п.
4.3.24. Информация об исполнении документа отражается также и в
электронной карточке (приложения 26 и 27).
7.1.13. О ходе выполнения приказов и распоряжений таможенного
органа структурное подразделение, которому в них дано поручение, в
установленный срок вносит докладную записку на имя руководителя
таможенного органа, на которого возложен контроль исполнения приказа,
распоряжения. Записка должна содержать информацию о полноте и
своевременности выполнения документа, фактические данные,
характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа,
распоряжения с контроля или о продлении срока исполнения.
Данные о ходе выполнения приказов и распоряжений, информация о
снятии их с контроля обязательно отражаются в электронной карточке
(приложение 33).
7.1.14. ОДО на основании ежемесячных справок, получаемых от
структурных подразделений (приложение 34), не реже одного раза в месяц
готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в
таможенном органе, на основании которых формируются оперативные и
аналитические отчеты для информирования руководства таможенного органа
в установленные им сроки.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
8.1. Ответственные за делопроизводство структурных подразделений
таможенного органа получают корреспонденцию из ОДО.
8.2. Документы, полученные из ОДО, в структурном подразделении
повторно не регистрируются. Учет их рассмотрения, ознакомления и
исполнения ведется по РКК (приложение 27), с которыми документы
поступают в структурное подразделение, и в базах данных КПС "УКИД-Р".
Основные реквизиты поступивших документов, в т.ч. приказов,
распоряжений, решений коллегии и др., ответственные за
делопроизводство структурных подразделений вносят в базы данных
самостоятельно.
8.3. На рассмотрение руководству структурного подразделения
передаются документы без РКК, которые на этот период помещаются в
раздел картотеки "У руководства".
8.4. Руководители структурных подразделений таможенного органа
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением
документов по существу вопросов.
8.5. При рассмотрении документов руководитель структурного
подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и
рассмотрения в первую очередь (например, присланные для согласования).
8.6. После рассмотрения руководством ответственные за
делопроизводство структурных подразделений переносят его резолюцию в
электронную карточку базы данных и передают исполнителю документ под
расписку в РКК:
документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления
или на следующий день;
срочные документы - немедленно.
8.7. Если резолюцией руководства определены несколько
исполнителей, то передача документа осуществляется только через
ответственного за делопроизводство структурного подразделения с
соответствующей отметкой в РКК (приложение 27) и электронной карточке
базы данных.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители
ответственны за своевременный, качественный анализ информации и
представление ответственному исполнителю в установленные им сроки
необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и
т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
8.8. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководством
таможенного органа или структурного подразделения; подготовку к
пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа и передает документ на тиражирование.
8.9. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.
8.10. Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех
указанных в резолюции должностных лиц ответственный за
делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК
(приложение 27) и в электронной карточке базы данных. РКК возвращается
в ОДО вместе с документом. На документы, исполненные без составления
письменного ответа, ответственный за делопроизводство структурного
подразделения переносит все отметки об исполнении в РКК входящего
документа и представляет ее в ОДО не позднее установленного срока
исполнения документа.
8.11. Исполненный документ передается ответственному за
делопроизводство структурного подразделения, который подшивает его в
соответствующее дело.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа (далее
именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными
государственными стандартами на документы, нормативно-методическими
документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими
нормативно-методическими документами по архивному делу и
делопроизводству ФТС России.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и
формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется
в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения видов,
состава и содержания документов, образующихся в деятельности
таможенного органа.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях,
штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел
за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их
хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
9.1.3. Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется
по установленной форме (приложение 35) на основании номенклатур дел
структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме
(приложение 36).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем
квартале текущего года, согласовывается с архивным отделением ОДО,
подписывается руководителем структурного подразделения и
представляется в ОДО.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в ОДО таможенного
органа.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется ОДО на основе
номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником
ОДО, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК)
таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется
- ЭПК) архивного учреждения, в который документы передаются на
государственное хранение, и утверждается руководителем таможенного
органа. Согласовывается номенклатура дел с архивным учреждением не
реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в
таможенном органе.
9.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения таможенного органа получают выписки соответствующих ее
разделов для использования в работе.
9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве
рабочего. Третий - применяется в архиве таможенного органа. Четвертый
- в государственном архиве.
9.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается руководителем таможенного органа и вводится в действие с
1 января следующего календарного года.
9.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренного изменения функций и структуры таможенного
органа.
9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа
являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре
дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой
(штатным расписанием) таможенного органа.
9.1.11. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для
группировки документов, отражающие все документируемые участки и
вопросы деятельности таможенного органа.
Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
9.1.12. Основой для определения структуры номенклатуры дел
является структура (штатное расписание) таможенного органа. Разделами,
подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия
подразделений (например, отдел документационного обеспечения, отдел
бухгалтерского учета и финансовой экспертизы и др.).
9.1.13. Графы номенклатур дел таможенного органа, его структурных
подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном
органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового
номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного
подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:
02-03, где 02 - обозначение структурного подразделения, 03 -
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы для однородных дел
разных структурных подразделений (направлений деятельности), например:
"Приказы и распоряжения по вопросам деятельности отдела" (05-03,
06-03, 07-03, 08-03, 09-03 и т.д.).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года,
являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года
с тем же индексом.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности
документов (приказы, протоколы и т.д.);
название таможенного органа или структурного подразделения (автор
документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих
документы-приложения к какому-либо документу; например:
"Документы к протоколам заседаний коллегии таможенного
управления".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы
(отчеты).
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется
общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки
каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел,
содержащих приказы, распоряжения ФТС России, располагаются перед
заголовками дел с приказами и распоряжениями управления, таможни.
Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные
документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому
признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту географических названий
или корреспондентов.
Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она
заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел
или согласованный с государственным архивом срок хранения.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия
номенклатуры указываются название перечней документов, использованных
при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении
дел, переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), выделении
дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
9.1.14. Если в течение года в таможенном органе возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.15. По окончании делопроизводственного года в конце
номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел
(томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются в первой
декаде января текущего года в ОДО.
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация
документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в таможенном органе децентрализованно,
т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются
исполнителем ответственному за делопроизводство структурного
подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен
быть подшит документ, определяет руководитель структурного
подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
9.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные
правила:
в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;
в дело группируются документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в
течение всего периода работы данного лица в таможенном органе;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих
основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
черновые и дублетные экземпляры;
по объему дело не должно превышать 250 листов;
при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по
своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При
этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по
датам поступления, исходящие - по датам отправления),
вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по
алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в
документе делается отметка.
9.2.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с
установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по
личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного
органа (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и
т.д.), группируются в отдельные дела;
документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии, документы к заседаниям коллегии;
протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке
по мере их поступления <*>;
--------------------------------
<*> Личные дела формируются в соответствии с требованиями
инструкции, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.
лицевые счета должностных лиц по заработной плате группируются в
отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
переписка группируется за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ
помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
9.2.8. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к
хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,
брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за
делопроизводство структурных подразделений.
9.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
9.2.10. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле,
составление листа-заверителя (приложение 37): составление, в
необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 38);
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение
39), внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в
реквизиты обложки дела (уточнение названия таможенного органа,
регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
подшивку и переплет дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.2.11. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме
листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом
арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в
правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,
подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,
выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены
одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и
т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов
нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если
она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов
дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые
номера зачеркиваются и рядом ставится новый.
9.2.12. После завершения нумерации листов составляется
заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном
листе-заверителе (приложение 37). В заверительной надписи цифрами и
прописью указываются количество пронумерованных листов дела и
количество листов внутренней описи, оговариваются особенности
нумерации листов дела (наличие пропущенных номеров, номеров листов с
наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с
вложениями и количество вложенных в них листов). Заверительная надпись
подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности
и даты составителя.
В случае перенумерации листов дела составляется новый
лист-заверитель; при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но
сохраняется в деле.
9.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (дела с приказами и распоряжениями,
личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме (приложение 38), которая содержит сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество
включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов,
замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками
на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая
запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
9.2.14. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу составляется и оформляется по
установленной форме (приложение 39). На ней указываются реквизиты:
наименование таможенного органа - наименование управления,
таможни, таможенного поста указывается полностью в именительном
падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования,
которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - название отдела
записывается в соответствии с утвержденной структурой;
индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по
номенклатуре;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел таможенного
органа, согласованной с ЭПК архивного учреждения. В необходимых
случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и
др.). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность;
дата дела (тома, части) - указывается год заведения и окончания
дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (приложения и
т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела,
с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ...
год(ы)". Крайними датами дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию (протоколы, письма,
доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов (частей),
являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами. Крайними датами дела,
содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для
документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего
протоколов, входящих в дело. Крайними датами личного дела являются
даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это
дело заведено:
количество листов в деле проставляется в соответствии с
заверительной надписью;
реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку из
номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить
постоянно";
архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) - проставляется
чернилами на обложках дел постоянного хранения в архиве таможенного
органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных
описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до
этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования государственного архива, в который будут передаваться
дела, кодов государственного архива и таможенного органа по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
9.2.15. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и
резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету)
металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по
месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и ответственные за
делопроизводство этих подразделений обязаны обеспечивать сохранность
документов и дел.
При смене руководителя ОДО проводится прием-передача дел,
формируемых и хранящихся в ОДО, по номенклатурам дел за
соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение
40).
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет,
а затем сдаются в архив.
9.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится
с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел должностным лицам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело
заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата
его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование должностным лицам
структурных подразделений на срок не более одного месяца. После
истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя таможенного органа по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
таможенного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и
акта о причинах выдачи подлинника.
10. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
В АРХИВ. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА
В целях своевременного приема от структурных подразделений и
хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской
Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения,
имеющих практическое значение, а также документов по личному составу,
обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования и
подготовки к передаче на постоянное хранение таможенный орган образует
архив, который обеспечивается необходимыми помещением, оборудованием и
кадрами.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает
работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных
подразделений по проведению экспертизы ценности документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о
выделении к уничтожению документов и дел.
10.1. Организация проведения экспертизы ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в таможенном органе
проводится:
на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в
процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов
к делам, при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное
хранение.
10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе
ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное
хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая
управленческую, научно-техническую и другую документацию, образующуюся
в процессе деятельности таможенного органа, создается постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК).
10.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы
определяются положением (приложение 41), которое утверждается
руководителем таможенного органа. Положение об ЭК до его утверждения
подлежит согласованию с соответствующим архивным учреждением.
10.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов
10.2.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в
структурных подразделениях таможенного органа непосредственно
ответственными за делопроизводство совместно с ЭК под методическим
руководством архива.
10.2.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения
и пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению
в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.2.7. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения проводится на основании перечней документов с указанием
сроков их хранения и номенклатуры дел таможенного органа путем
полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат
изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов,
|