ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКОЕ ПРАВО
www.businesspravo.ru
23-10-2019  Нюансы при аренде зала для международной конференции

Арендуя помещение под проведение международного мероприятия, в котором участвуют гости из зарубежья, организаторы непременно должны учитывать «уровень», тщательно подбирать интерьер, оборудование. Конференции международного масштаба организовывают, определившись с точностью задач, направленности мероприятий. У таких ивентов имеются свои особенности, зависящие от того, какие люди приглашены, какова социальная важность мероприятия и т. п.

Помимо таких, несомненно важных организационных вопросов, необходимо также не оставить без внимания «человеческий фактор». Он наличествует у каждой личности независимо от религиозных предпочтений либо национальной принадлежности. Обычно этим, зачастую вовсе незаметным, однако, значительным, фактором становятся людские предрассудки или суеверия, которые приняты в социальной среде гостя. Поэтому важен как сам факт обеспечения эффективности исхода мероприятия, так и то, что никто из гостей не должен остаться чем-то недоволен. Обо всем подробнее.

Конференции международного масштаба: особенности

Подобные мероприятия служат одним из оптимальных способов для правильности создания позитивной репутации, «работают» на имидж каждой компании либо частного предпринимательства. Особо эффективны международные конференции, когда фирма или предприятие предлагает сложные услуги и продукцию и невозможно предоставить необходимые сведения в полном объеме с помощью лишь промо акций. Конференция подобной направленности являет собой мероприятие, где участники общаются, обмениваются полезными идеями, знаниями.

Основополагающая цель мероприятия – новые знакомства, налаживание выгодного сотрудничества, обретение выгодных партнеров, заключение сделок и как результат – эффективный итог по завершении деловой встречи-ивента. Поэтому для каждого предприятия и, соответственно, его руководства очень важно качественно воплотить в жизнь организацию такого мероприятия. Не последнюю роль в данном вопросе играет аренда зала для международной конференции.

Подготовка

Конференции международного уровня предоставляют возможность для обсуждения актуальных и важных тем, задач, идей, новых тенденций в бизнесе. Здесь делятся мнениями, навыками производители и квалифицированные специалисты, технологи, профессионалы своего дела, руководители министерств и т. д. Подобные конференции проводятся в основном при участии персон, представляющих правительство, выдающихся ученых, опытных предпринимателей. В ходе мероприятия можно достойным образом продемонстрировать собственные услуги и продукцию потенциальным спонсорам.

Не учитывать специфику подготовительного периода и непосредственно проведения ивента неправильно. Уровень организации должен быть высок и безошибочен, в противном случае промахи могут негативно обернуться для всего мероприятия. А если оно проходит по четко рассчитанному плану, устроители получают возможность не только сберечь позитивную репутацию своего предприятия, но и расширить ее. Вот почему все организационные вопросы в данном случае лучше доверять соответствующим структурам с многолетним опытом, которые занимаются подготовкой как небольших ивентов, так и масштабных. Организация и проведение международных конференций – очень ответственное дело.

Участки, которые предоставляются под мероприятие должны соответствовать направленности события, иметь деловую отраслевую подготовку, нацеленную на руководство компаний, посетителей и т. д.

Какой сервис необходим, если арендуется помещение для международной конференции

Актуально следующее:

  • помещение должно быть оптимально обустроено, согласно имеющимся мировым стандартам, полагающимся в данном случае;
  • должны быть подобраны все требующиеся тех приспособления;
  • обязательное условие – помещение оформляется тематически;
  • требуется арендовать качественное оборудование;
  • позаботиться о рассылке пригласительных гостям конференции;
  • подготовить печатную продукцию (буклеты, визитки, договорные бумаги, каталоги и т. п.);
  • организовать питание участников на протяжении всего ивента.

Немаловажная составляющая таких конференций – синхронный перевод. Это, прежде всего, экономия времени, если сравнивать с переводом, осуществляемым последовательно.

Важно, чтобы организация конференции международного масштаба, какой бы отраслевой сферы она ни была, осуществилась качественно. Поскольку эффективная подготовка обеспечит возможность получения лояльного партнерства, поставщиков и спонсоров.

О человеческом факторе

Сколь бы смешно это не звучало, однако, существует множество подтверждений тому, как были сорваны даже серьезнейшие политические ивенты. И причиной тому стали определенные «несоответствия»: в деталях, времени и т. д., удобных для восприятия некоторым участникам; тому, к чему они были привычны, но «не нашли» на момент проведения ивента.

Поэтому всегда очень внимательно следует относиться к следующему: какие именно гости, откуда, из какого государства намереваются принять участие в организующемся мероприятии. Все это – с целью обеспечить наличие таких «мелочей» при оформлении, учете тайм-контроля и нивелирования возможных отрицательных, по мнению того или иного приглашенного, моментов. Так, у американцев и жителей Европы достаточно серьезное отношение к порядковым номерам, числам. Как следствие, нигде в гостинице международного класса не найти, например, номера 666 (как известно, оно считается «дьявольским»), поэтому следом за «665»-м следует «66А», потом «667» и т. д.

Многие европейцы не станут садиться на место «№13». Японцы же избегают «№4» (четверка в Стране Восходящего Солнца считается очень неудачливым числом и не «обещает» ничего хорошего никому, кто с ним столкнется). Возможно, это и сущие мелочи, но все же следует обратить внимание на подобные моменты, чтобы никто из зарубежных гостей не был расстроен.



ИА "Альянс Медиа"
2003 - 2019 © НДП "Альянс Медиа"
Рейтинг@Mail.ru