Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ".
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в федеральном органе исполнительной
власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных
подразделениях.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы
должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от
принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам,
ответственным за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое
должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного
подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой ДОУ.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы
одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих
основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно
превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)
номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с
добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
федеральных органов исполнительной власти и все документы по их
рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан
по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
6.2.7. Дела федерального органа исполнительной власти подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела -
подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс
работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится
работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в
обязанность которых входит заведение и формирование дел, при
методической помощи и под контролем архива федерального органа
исполнительной власти.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки
дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в
деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23); составление
в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N
24); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На
обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа
исполнительной власти (фондообразователя); наименование структурного
подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома,
части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр
дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование федерального органа исполнительной власти
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках
после полного наименования; наименование структурного подразделения -
записывается название структурного подразделения в соответствии с
утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое
обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел федерального органа
исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры
дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК
федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих
распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.
даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и
самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к
делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации
основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При
этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,
образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков
хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и
номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти
черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива
(до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования федерального архива, в который будут передаваться дела,
кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти
по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и
управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела
могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в федеральном
органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на
отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К
внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается
цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается
за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ".