О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 08.11.05 536

7.2. Подготовка и передача документов в архив

     7.2.1.   В   архив   федерального  органа  исполнительной  власти
передаются  дела  с  исполненными  документами постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
только по описям дел.
     7.2.2.  Дела  с исполненными документами постоянного и временного
(свыше  10  лет)  хранения  передаются  в  архив  федерального  органа
исполнительной   власти  не  позднее  чем  через  три  года  после  их
завершения в делопроизводстве.
     7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в  архив  федерального  органа  исполнительной власти, как правило, не
подлежат.  Они  хранятся  в  структурных подразделениях и по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
     7.2.4.  Передача  дел  в архив федерального органа исполнительной
власти    осуществляется    по    графику,    составленному   архивом,
согласованному    с   руководителями   структурных   подразделений   и
утвержденному руководителем службы ДОУ.
     7.2.5.  В  период  подготовки  дел  структурным  подразделением к
передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником
архива   предварительно   проверяется  правильность  их  формирования,
оформления   и   соответствие  количества  дел,  включенных  в  опись,
количеству   дел,   заведенных  в  соответствии  с  номенклатурой  дел
федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке
недостатки  в  формировании  и  оформлении  дел работники структурного
подразделения обязаны устранить.
     7.2.6.   Прием   каждого   дела  производится  заведующим  архива
федерального  органа  исполнительной  власти  в  присутствии работника
структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против
каждого  дела,  включенного  в нее, делается отметка о наличии дела. В
конце   каждого   экземпляра  описи  указываются  цифрами  и  прописью
количество  фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также
подписи  заведующего архивом федерального органа исполнительной власти
и лица, передавшего дела.
     Вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти
передаются  регистрационные картотеки на документы и (или) программные
средства   и  базы  данных,  содержащие  информацию  о  регистрации  и
исполнении  передаваемых  документов.  Заголовок  каждой картотеки или
базы данных включается в опись.
     7.2.7.   В   случае  ликвидации  или  реорганизации  структурного
подразделения   федерального   органа   исполнительной   власти  лицо,
ответственное   за   ведение   делопроизводства  данного  структурного
подразделения,   в   период   проведения   ликвидационных  мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их
в  архив  федерального  органа  исполнительной  власти,  независимо от
сроков   хранения.   Передача  дел  осуществляется  по  описям  дел  и
номенклатуре дел.


                                                        Приложение N 1

                                                            к п. 2.1.3

                                               Вносится Правительством
                                               Российской Федерации
     
                                                                Проект
     
                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ