О СОЗДАНИИ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА. Приказ. Федеральное архивное агентство. 08.10.04 35

5. Документирование деятельности коллегии

     5.1.  Заседания  коллегии  протоколируются  секретарем  по форме:
слушали  - выступили - решили с записью основного содержания и решений
по каждому вопросу.
     5.2.   Совместные   заседания   коллегии,  указанные  в  п.  1.2,
оформляются  протоколом  в количестве экземпляров по числу участвующих
коллегий.  Результаты обсуждения фиксируются в виде совместных решений
коллегий.
     5.3.  Решения,  принятые  между  заседаниями коллегии (в опросном
порядке), доводятся до сведения членов коллегии на очередном заседании
и включаются в протокол этого заседания (прилагаются к протоколу).
     5.4.  Решения  коллегии по каждому пункту повестки дня включаются
непосредственно  в  текст  протокола  или прилагаются в виде отдельных
приложений с записью в тексте протокола: "Решили: (решение прилагается
к протоколу)".
     5.5.   Если  число  присутствующих  на  заседании  (кроме  членов
коллегии)  не  превышает  20-ти,  фамилии  указываются  в протоколе. В
остальных   случаях  список  присутствующих  составляется  отдельно  и
прилагается к протоколу.
     Протокол  должен  быть подписан председателем коллегии или по его
поручению   председательствующим  на  заседании,  а  также  секретарем
коллегии не позднее 10 дней после заседания.
     5.6.   Если  проект  решения  требует  доработки  по  результатам
рассмотрения  вопроса,  доработку решения осуществляет в 5-дневный или
иной  установленный  коллегией  срок  подразделение,  ответственное за
подготовку вопроса к обсуждению.
     Если   решение   коллегии  оформляется  отдельным  приложением  к
протоколу,  оно визируется руководителями подразделений, ответственных
за   подготовку   вопроса   к  обсуждению,  заместителем  Руководителя
Росархива,  курирующим  данное  направление  деятельности,  после чего
подписывается председателем и секретарем коллегии.
     5.7.  Тиражирование  оформленных  протоколов заседания коллегии и
материалов  к  ним  осуществляет в соответствии с расчетом их рассылки
секретарь  коллегии.  При  необходимости секретарь коллегии организует
размножение   материалов   в   редакционно-издательском   отделе  ОЭТО
Росархива.
     Рассылку  протоколов  заседаний  коллегии  и,  при необходимости,
материалов к ним осуществляет Общий отдел с режимно-секретной частью в
Управлении  организации и обеспечения деятельности федеральных архивов
согласно утвержденному расчету рассылки.
     5.8.  С  согласия  руководства  Общего отдела с режимно-секретной
частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных
архивов секретарь коллегии формирует, оформляет и хранит у себя дела с
оформленными    протоколами   заседаний   коллегии,   приложениями   и
материалами  к  ним  в течение текущего года. Данные дела передаются в
Общий  отдел  с  режимно-секретной  частью не позднее, чем через месяц
после окончания делопроизводственного года.