Фрагмент документа "О РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ПОДСИСТЕМЕ (ГРУППЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ВЕДОМСТВЕ) СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ГОРОДА МОСКВЫ".
2. Разработка положения о службе СФД
в подсистеме и о группе СФД в ведомстве
2.1. Положение о службе СФД и о группе СФД - это правовой акт,
устанавливающий статус службы (группы) СФД, их структуру, задачи и
функции, права и ответственность, а также взаимоотношения с органами
управления города Москвы, федеральных органов управления и др.
2.2. Положение о службе (группе) СФД разрабатывается
руководителями службы (группы) СФД с участием сотрудников кадровой,
финансовой и юридической служб подсистем и ведомств, согласовываются с
руководителями этих служб и утверждаются руководителями подсистем и
ведомств. Положение оформляется на бланке подсистемы, ведомства,
организации, предприятия и содержит следующие обязательные реквизиты:
наименование организации (предприятия), гриф утверждения, место
издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст,
подпись, визы.
2.3. Текст положения о службе (группе) СФД включает следующие
разделы:
- общие положения (в нем приводится полное официальное
наименование службы (группы) и указываются дата, номер и наименование
правового акта, на основании которого действует служба (группа);
порядок назначения должностных лиц и освобождения от должности;
нормативные правовые акты, которыми руководствуется группа в своей
практической деятельности);
- основные задачи (формулируются цели, которые служба (группа)
должна достичь в своей работе);
- функции (устанавливаются конкретные виды работ);
- структура и состав службы (группы) (раскрываются подразделения
или должности, входящие в состав службы (группы), порядок их
подчиненности);
- права и обязанности (указываются действия, которые может и
обязана выполнять служба (группа) для осуществления своих функций);
- ответственность (устанавливается дисциплинарная,
административная и уголовная ответственность, которую может понести
руководитель и работники службы (группы));
- взаимоотношения (указываются органы управления системы ТСФД
города Москвы, федеральные органы исполнительной власти, предприятия и
организации, с которыми служба (группа) тесно сотрудничают; дается
краткое описание такого сотрудничества).
Положение о службе (группе) СФД подписывает руководитель службы
(группы) СФД и утверждает руководитель подсистемы (ведомства).
Положение разрабатывается на основании Типового положения о
службе СФД в подсистеме (группе СФД в ведомстве), рекомендованного
распоряжением первого заместителя мэра Москвы в Правительстве Москвы.
2.4. Руководитель службы (группы) СФД назначаются и освобождается
от занимаемой должности приказами руководителей подсистемы (ведомства)
по представлению заместителя руководителя, отвечающего за
мобилизационную работу, или по персоналу.
Руководители службы (группы) СФД: разрабатывают положения о
службе (группе) и должностные инструкции ее сотрудникам; обеспечивают
подбор и расстановку кадров; организуют и координируют работу службы
(группы); планируют работы по подготовке и поставке документов для
создания страхового фонда документации в подсистеме (ведомстве) и
осуществляют контроль за их исполнением; организуют и проводят
мероприятия, способствующие профессиональной подготовке сотрудников
службы (группы) и специалистов предприятия, привлекаемых к подготовке
документов для создания СФД.
В состав служб (групп) СФД включаются сотрудники из числа
специалистов, имеющих необходимую квалификацию и опыт работы с
технической документацией по производству военной и другой продукции,
строительства и эксплуатации зданий, обращения с документами,
являющимися национальным научным, культурным и историческим наследием.
Работники службы (группы) СФД назначаются на должности и
освобождаются от них приказами руководителей подсистемы (ведомства) по
представлению руководителей службы (группы) СФД.
2.5. В своей деятельности служба (группа) СФД руководствуются:
- законами и иными нормативными правовыми актами,
регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда
документации (приложение 5);
- уставными документами организации;
- положением о службе СФД и о группе СФД.
2.6. Служба (группа) СФД подсистемы (ведомства) решает следующие
основные задачи:
планирование проводимых в подсистеме (в ведомстве) мероприятий по
созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации;
разработка перечней предприятий и организаций, на которые
создаются соответствующие виды СФД;
определение перечней и объема документации, подлежащей
микрофильмированию в подсистеме (в ведомстве);
методическое руководство группами СФД предприятий и организаций;
контроль за ходом выполнения мероприятий по подготовке и
предоставлению документации на микрофильмирование;
учет документации, заложенной в страховой фонд, и отчетность
перед вышестоящей инстанцией.
2.7. Для решения перечисленных в пункте 2.6 задач на службу
(группу) СФД могут возлагаться следующие основные функции:
- разработка проектов перечней предприятий и организаций,
подлежащих включению в состав подсистемы и ведомства, списков граждан
- владельцев документов для последующего их утверждения Правительством
Москвы;
- формирование проектов планов поставки документации на
микрофильмирование для создания конкретного вида СФД Москвы, а также
выполнения других работ и мероприятий в рамках функциональной
подсистемы и ведомства;
- разработка и обоснование предложений по финансированию работ,
выполняемых в подсистеме (ведомстве);
- организация сбора, подготовки, комплектования и поставки
документов на микрофильмирование, предназначенных для создания
конкретного вида СФД, обеспечение качества и достоверности
(подлинности) поставляемых документов. Организация проведения в этих
целях нормоконтроля, а при необходимости и специальной экспертизы;
- разработка предложений и реализация принятых решений по
повышению заинтересованности в работе и стимулированию поставщиков
документации на микрофильмирование;
- обеспечение внесения изменений в ранее поставленную
документацию для создания страхового фонда;
- участие в разработке и реализации программ по развитию и
совершенствованию системы ТСФД города Москвы;
- организационно-методическое руководство и координация работы
входящих в состав подсистемы (ведомства) объектов - поставщиков
документации по комплектованию и поставке документации для создания
СФД;
- взаимодействие со смежными системами федерального уровня по
вопросам, представляющим взаимный интерес;
- формирование и ведение баз данных по конкретным видам СФД
Москвы;
- контроль за текущим выполнением планов поставки документации на
микрофильмирование;
- формирование запросов на изготовление и выдачу пользователям
копий страховых документов из ТСФД города Москвы;
- организация проведения НИОКР по организационно-техническому и
методическому обеспечению решения специализированных задач в
подсистеме (в ведомстве);
- разработка проектов нормативно-методических и других документов
по вопросам создания, хранения и использования СФД;
- организация специальной подготовки сотрудников объектов -
поставщиков документации;
- представление отчетности о выполнении плановых заданий;
- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по
финансированию работы службы (группы) СФД;
- организация учета затрат на создание СФД.
2.8. Структура и состав службы (группы) СФД устанавливается
приказом руководителя подсистемы и ведомства, исходя из объема и
сроков выполняемых работ, количества видов СФД, создаваемых
подведомственными объектами.
В составе группы СФД целесообразно создавать подгруппы по СФД-МЗ,
СФД-ЧС, СФД-В, СФД-ННД, СФД-КНД, СФД-АНД.
2.9. Для руководителя и членов службы СФД и группы СФД
разрабатываются их должностные инструкции, которые регламентируют
обязанности, права и ответственность. Обязанности руководителя и
сотрудников службы СФД и группы СФД могут распределяться следующим
образом:
2.9.1. На руководителей службы (группы) СФД возлагается
непосредственное руководство работой службы (группы) СФД, а также
оперативное решение организационных и других задач и, в частности:
- определение обязанностей членов службы (группы), постановка
конкретных задач, координация их деятельности, контроль и оказание
помощи в работе;
- организация специальной подготовки членов службы (группы) к
выполнению возлагаемых на них задач;
- организация проведения экспертиз документов;
- обеспечение эффективного использования денежных средств,
выделяемых для работы службы (группы);
- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по
финансированию работы службы (группы);
- организация учета затрат на создание страхового фонда
документации подсистемы и ведомства;
- обеспечение сохранения государственной и коммерческой тайны,
прав собственности на документацию и содержащую в ней информацию в
процессе работы по созданию СФД;
- разработка и представление на утверждение руководителю
подсистемы и ведомства отчетных и планирующих документов.
Руководителям службы (группы) СФД могут быть предоставлены права:
- заключать от имени организации хоздоговора с юридическими и
физическими лицами на выполнение мероприятий по созданию СФД;
- проводить совещания для обсуждения конкретных вопросов создания
СФД;
- привлекать специалистов предприятий и организаций, по
согласованию с их руководителями, для временной работы в составе
службы (группы);
- устанавливать регламент работы службы (группы);
- вносить предложения руководителю предприятия по изменению
состава службы СФД и группы СФД;
- представлять подсистему (ведомство) в сторонних организациях и
органах управления ТСФД города Москвы по вопросам создания СФД;
- подписывать документы по вопросам создания СФД, адресуемые
организациям, входящим в состав ТСФД города Москвы, а также
организациям, участвующим в формировании и использовании СФД;
- распоряжаться денежными средствами, предусмотренными для
создания, сохранения и использования СФД.
2.9.2. На секретаря службы (группы) СФД возлагается:
- разработка проектов планов работы службы (группы);
- ведение переписки по вопросам создания СФД;
- разработка и оформление сопроводительных документов;
- отправка и прием возвращаемых из специальной лаборатории
документов;
- учет выполняемых мероприятий;
- подготовка совещаний и заседаний службы (группы);
- контроль за выполнением утвержденных планов и принятых
руководством подсистемы (ведомства), а также службы (группы) решений;
- выполнение указаний руководителя службы (группы);
- выполнение других задач, вытекающих из его функциональных
обязанностей по занимаемой должности.
2.10. Службе (группе) СФД могут предоставляться следующие права:
- готовить проекты распорядительных документов по вопросам
планирования, подготовки и поставки документов для создания страхового
фонда;
- вести переписку по вопросам комплектования документации для
создания страхового фонда, подготовке и отправки документов для
обработки в специальную лабораторию;
- в пределах своей компетенции давать указания предприятиям и
организациям по вопросам отбора документов для создания страхового
фонда, экспертизы их ценности, подготовки документов к
микрофильмированию;
- заслушивать на заседаниях службы (группы) руководителей
предприятий и организаций о ходе подготовки и отправки документации в
специальную лабораторию;
- представительствовать по поручению руководителя предприятия в
совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими
организациями в системе ТСФД города Москвы.
2.11. Служба (группа) СФД несет ответственность:
- за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее
задач и функций;
- соблюдение требований о сохранении государственной и
коммерческой тайны;
- обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и
денежных средств.
Ответственность работников службы (группы) СФД устанавливается
должностными инструкциями.
2.12. Служба (группа) СФД осуществляет свою деятельность во
взаимодействии с органами управления подсистемы (ведомства), Головной
организацией подсистемы ТСФД, Головной службой ТСФД города Москвы и
предприятиями и организациями, входящими в состав подсистемы
(ведомства) в области создания, сохранения и использования страхового
фонда документации.
|
Фрагмент документа "О РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ПОДСИСТЕМЕ (ГРУППЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ВЕДОМСТВЕ) СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ГОРОДА МОСКВЫ".