ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА. Приказ. Федеральное архивное агентство. 12.12.06 71

3. Функции отдела

     3.1.  Ведет общее делопроизводство в Росархиве, в том числе прием
и  учет  входящих  документов,  осуществляет  доклад  их руководству и
передачу  на  исполнение, а также прием и учет исполненных и исходящих
документов,   отправку   корреспонденции,  подготавливает  законченные
производством дела к архивному хранению и уничтожению.
     3.2.  Осуществляет  прием,  регистрацию  и  отправку факсимильных
сообщений через аппараты факсимильной связи.
     3.3.  Контролирует  соблюдение сроков рассмотрения и исполнения в
структурных  подразделениях  Росархива  поступающих  документов, в том
числе обращений российских и иностранных граждан, ведет статистический
учет их.
     3.4.  Разрабатывает  и  представляет  в  установленном порядке на
экспертизу и утверждение сводную номенклатуру дел Росархива.
     3.5.   Ведет   реестр  почтовых  адресов  уполномоченных  органов
исполнительной   власти   субъектов  Российской  Федерации  в  области
архивного  дела,  архивных  учреждений  Российской Федерации; вносит в
него необходимые изменения и дополнения.
     3.6.  Осуществляет  проверки  оформления  и согласование проектов
приказов   Росархива,   разрабатываемых  структурными  подразделениями
Росархива.
     3.7.   Готовит   и   оперативно   предоставляет   информацию  для
официального    интернет-сайта    Росархива   по   профильным   отделу
направлениям работы.
     3.8.  Обеспечивает  хранение  и  выдачу  в пользование документов
архива Росархива.
     3.9.  Организует  ежедневное  дежурство  в  приемной Руководителя
Росархива  и в приемной заместителя Руководителя Росархива (в приемной
Руководителя  -  кроме  воскресных  и  праздничных  дней,  в  приемной
заместителя - только в рабочие дни, если не установлен иной порядок).
     3.10.   Осуществляет   организацию   и   выполнение  в  Росархиве
мероприятий   по   защите   государственной  тайны  в  соответствии  с
установленными требованиями:
     3.10.1.    Взаимодействует    с   органами   Федеральной   службы
безопасности Российской Федерации (ФСБ России), Федеральной службой по
техническому  и  экспортному  контролю  по вопросам, касающимся защиты
государственной тайны;
     3.10.2.   Разрабатывает   проекты   правовых  актов  и  поручений
Руководителя  Росархива  по  вопросам обеспечения режима секретности в
аппарате  Росархива и подведомственных ему федеральных государственных
учреждениях;
     3.10.3.  Контролирует  выполнение  нормативных  правовых  актов и
поручений Руководства Росархива по защите государственной тайны;
     3.10.4.   Оказывает   организационную   и   методическую   помощь
подведомственным  Росархиву  федеральным государственным учреждениям в
обеспечении режима секретности;
     3.10.5. Ведет секретное делопроизводство в Росархиве, в том числе
прием,   регистрацию,  передачу  на  исполнение,  отправку  спецсвязью
документов,  формирование и инвентарный учет секретных дел, подготовку
их к архивному хранению;
     3.10.6.  Организует  и проводит ежеквартальные и годовые проверки
наличия   секретных   документов   в  Росархиве;  оформление  актов  о
результатах проверок;
     3.10.7.   Ведет   номенклатуру   должностей  работников  аппарата
Росархива   и   директоров   подведомственных   Росархиву  федеральных
государственных  учреждений,  подлежащих оформлению на допуск к особой
важности, совершенно секретным и секретным сведениям;
     3.10.8.  Оформляет совместно с Отделом правовой и кадровой работы
материалы   на  допуск  к  особой  важности,  совершенно  секретным  и
секретным   сведениям   работников  аппарата  Росархива  и  директоров
подведомственных  Росархиву  федеральных  государственных  учреждений;
оформляет  и  выдает  справки  о  допуске  к  сведениям,  составляющим
государственную тайну;
     3.10.9.  Разрабатывает  и  ведет  номенклатуру  особой  важности,
совершенно секретных и секретных дел Росархива;
     3.10.10.   Определяет   состав   работников  аппарата  Росархива,
допущенных    к    документам    по   мобилизационной   подготовке   и
шифротелеграммам;
     3.10.11.  Организует печатание и размножение совершенно секретных
и секретных документов, их регистрацию в установленном порядке;
     3.10.12.  Готовит  по  поручениям ФСБ России заключения о степени
осведомленности   в  сведениях,  составляющих  государственную  тайну,
работников  аппарата Росархива и директоров подведомственных Росархиву
федеральных государственных учреждений;
     3.10.13.   Осуществляет   документационное   обеспечение   работы
постоянно   действующей   Технической  комиссии  Росархива  по  защите
государственной  тайны  (в  соответствии  с  положением о комиссии и в
пределах    компетенции    отдела    как   подразделения   по   защите
государственной тайны).
     3.11.   Обеспечивает   Росархив   оборудованием,   инвентарем   и
канцелярскими  принадлежностями;  ведет  складской  учет находящихся в
Росархиве товарно-материальных ценностей.
     3.12. Готовит предложения и документы к рассмотрению:
     - Комиссией      по      инвентаризации     основных     средств,
товарно-материальных   ценностей,   а   также  списанию  пришедшего  в
негодность имущества (по линии работы отдела);
     - Центральной    конкурсной    комиссией   Росархива   (в   части
приобретения оборудования и инвентаря для нужд аппарата Росархива).
     3.13. Оформляет и передает на визирование и утверждение протоколы
Центральной конкурсной комиссии Росархива.
     3.14.  Обеспечивает  совместно  с  Объединением по эксплуатации и
техническому    обслуживанию    федеральных   архивов   подготовку   к
мероприятиям  всероссийского  значения,  проводимым  Росархивом  в  г.
Москве,  в части размещения в гостиницах и хозяйственного обслуживания
приглашенных лиц.
     3.15. Оформляет пропуска:
     - на внос в здание и вынос материалов из здания Росархива;
     - на вход в здания Администрации Президента Российской Федерации;
     - на въезд служебных автомобилей руководства Росархива.
     3.16.   Готовит   документы   для   прикрепления   к  медицинским
учреждениям  руководителей  Росархива  и  работников  его  структурных
подразделений,  оформления  путевок  в санаторно-курортные учреждения,
снятия с медицинского обслуживания уволенных из Росархива лиц.
     3.17.  Организует  изготовление печатей и штампов для структурных
подразделений Росархива.
     3.18.  Приобретает  проездные  билеты  для выезжающих в служебные
командировки должностных лиц Росархива.
     3.19.  Принимает  участие совместно с Отделом правовой и кадровой
работы в подборе кадров отдела.