ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. Постановление. Правительство РФ. 15.06.09 477

II. Основные понятия
     
     4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
     "документирование"   -   фиксация   информации   на  материальных
носителях в установленном порядке;
     "делопроизводство"   -   деятельность,   обеспечивающая  создание
официальных  документов  и  организацию  работы  с  ними в федеральных
органах исполнительной власти;
     "документ"  -  официальный  документ,  созданный  государственным
органом,  органом  местного самоуправления, юридическим или физическим
лицом,   оформленный   в   установленном   порядке   и   включенный  в
документооборот федерального органа исполнительной власти;
     "документооборот" - движение документов с момента их создания или
получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
     "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
     "подлинник   документа"   -  первый  или  единственный  экземпляр
документа;
     "копия   документа"   -   документ,   полностью   воспроизводящий
информацию  подлинника  документа  и  его внешние признаки, не имеющий
юридической силы;
     "регистрация  документа"  - присвоение документу регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
     "номенклатура  дел"  -  систематизированный перечень наименований
дел,   формируемых  в  федеральном  органе  исполнительной  власти,  с
указанием сроков их хранения;
     "дело"   -   совокупность   документов  или  отдельный  документ,
относящиеся  к  одному  вопросу  или участку деятельности федерального
органа исполнительной власти;
     "служба    делопроизводства"    -    структурное    подразделение
федерального   органа  исполнительной  власти,  на  которое  возложены
функции  по  ведению  делопроизводства, а также лица, ответственные за
ведение   делопроизводства   в   других   структурных   подразделениях
федерального органа исполнительной власти.