О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РФ
21 ноября 2005 г.
N 160/1056-4
(Д)
В связи с принятием Федерального закона от 22 октября 2004 г. N
125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и в целях дальнейшего
совершенствования работы Центрального архива Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации постановляет:
1. Внести изменения в Положение о Центральном архиве Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденное
Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
от 24 апреля 1997 г. N 125/931-II в редакции Постановления Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации от 9 июля 1999 г. N
7/44-III, утвердив его в новой редакции (прилагается).
2. Опубликовать настоящее Постановление в журнале "Вестник
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.ВЕШНЯКОВ
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
О.К.ЗАСТРОЖНАЯ
21 ноября 2005 г.
N 160/1056-4
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 21 ноября 2005 года
N 160/1056-4
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Документы Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации (далее - Комиссия), Федерального центра информатизации при
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ФЦИ)
и Российского центра обучения избирательным технологиям при
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее -
РЦОИТ), включая избирательную, управленческую, техническую,
машиночитаемую и другую документацию, которые имеют историческое,
культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской
Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному
хранению в Государственном архиве Российской Федерации (далее - ГА
РФ).
До передачи на хранение в ГА РФ эти документы в соответствии с
Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся
в течение 15 лет в Центральном архиве Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации (далее - Архив).
1.2. Комиссия, ФЦИ и РЦОИТ обеспечивают сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе их
деятельности, а также своевременную передачу этих документов в ГА РФ
на хранение в соответствии с правилами, установленными Федеральным
архивным агентством (далее - Росархив).
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, производятся силами и за счет средств Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ.
1.3. Для хранения документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов
практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к
передаче на хранение в ГА РФ Комиссия создает Архив и обеспечивает его
необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив является структурным подразделением (отделом)
Управления документационного и кадрового обеспечения Аппарата Комиссии
(далее - Управление).
1.5. В своей работе Архив руководствуется федеральным
законодательством, Положением об Архивном фонде Российской Федерации,
Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,
постановлениями Комиссии, распоряжениями Председателя и заместителя
Председателя Комиссии, нормативно-методическими документами Росархива
и ГА РФ, Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, типовыми и ведомственными перечнями
документов с указанием сроков их хранения, положением об Управлении, а
также настоящим Положением.
1.6. Положение об Архиве после согласования с Росархивом
утверждается постановлением Комиссии.
1.7. Методическое руководство работой Архива осуществляет в
пределах своей компетенции ГА РФ.
2. Состав документов Архива
Архив хранит следующие документы:
2.1. Документы, связанные с подготовкой и проведением референдума
Российской Федерации, выборов Президента Российской Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации.
2.2. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, имеющие историческое, культурное, научное,
социальное, экономическое и политическое значение.
2.3. Документы по личному составу членов Комиссии, работников
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.4. Законченные делопроизводством документы временного (5 лет и
более) срока хранения, необходимые в практической работе Комиссии, ФЦИ
и РЦОИТ.
2.5. Документы постоянного хранения и по личному составу
организаций при Комиссии, которые были ликвидированы.
2.6. Личные фонды членов Комиссии, работников Аппарата Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ, поступившие в Архив.
2.7. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда
Российской Федерации, электронные и другие копии документов,
необходимые для практической работы Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.8. Научно-справочный аппарат к документам Архива и
соответствующие учетные документы.
2.9. Служебные ведомственные издания Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3. Основные задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива являются:
3.1.1. Комплектование Архива документами, перечисленными в
разделе 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, научное описание
документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к
ним, использование документов, хранящихся в Архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов,
относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, в ГА РФ на
постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями,
установленными Росархивом.
3.1.4. Методическое руководство работой ответственных за
делопроизводство, осуществляющих хранение документов в подразделениях
Аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ, оказание методической помощи работникам
избирательных комиссий, отвечающим за документационное обеспечение их
деятельности.
3.1.5. Внедрение в практику новых архивных технологий с
применением средств электронно-вычислительной техники.
3.1.6. Подготовка проектов нормативных и методических документов
по организации делопроизводства в части, касающейся деятельности
Архива.
3.1.7. Создание страхового фонда и научно-справочного аппарата к
документам Архива на электронных носителях.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив
осуществляет следующие функции.
3.2.1. Участвует совместно с отделом прохождения документации
Управления в подготовке Сводной номенклатуры дел Комиссии.
3.2.2. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ и согласовывает с ГА РФ графики
представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА
РФ и передачи документов государственной части Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Оказывает структурным подразделениям Аппарата Комиссии,
ФЦИ, РЦОИТ, избирательным комиссиям методическую и практическую помощь
в работе с документами текущего делопроизводства, подлежащими сдаче в
архивы, контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве.
3.2.4. В соответствии с графиком, утвержденным руководителем
Аппарата Комиссии, принимает от структурных подразделений Аппарата
Комиссии, от ФЦИ и РЦОИТ документы, упорядоченные в соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству в Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, не позднее чем через 2
года после завершения их делопроизводством.
3.2.5. Осуществляет прием электронных документов, обеспечивает их
сохранность, учет, отбор и использование, а также передачу их на
постоянное хранение.
3.2.6. Принимает документы личных фондов членов Комиссии и
работников ее Аппарата.
3.2.7. Осуществляет сводный учет хранящихся в Архиве фондов, дел
и документов, совершенствует его формы и методы, обеспечивает полную
сохранность дел и документов, не реже одного раза в 5 лет проводит
проверку наличия и состояния дел в Архиве.
3.2.8. Выявляет особо ценные дела и документы, осуществляет их
учет.
3.2.9. Организует работу по сканированию документов для создания
страхового фонда копий особо ценных дел и документов, обеспечивает
сохранность и ведет учет этих копий.
3.2.10. Составляет и передает сводные годовые разделы описей дел
постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение
постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК) и
Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ).
3.2.11. Осуществляет систематизацию документов Архива и их
научное описание.
3.2.12. Создает и поддерживает в актуальном состоянии
научно-справочный аппарат к документам Архива.
3.2.13. Организует использование документов:
информирует Комиссию, работников ее Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ о
составе и содержании документов Архива, готовит по поручению
руководства Комиссии информационно-аналитические записки и справки по
документам Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования;
рассматривает запросы организаций и заявления граждан, в
установленном порядке выдает копии документов и архивные справки,
консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения
документов, необходимых для наведения архивных справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;
участвует в публикации документов Архива и подготовке выставок
документов.
3.2.14. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
Архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК описи дел, подлежащих
хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с
истечением сроков их хранения, участвует в работе ЦЭК.
3.2.15. Готовит заключения на документы, представленные на
рассмотрение ЦЭК и ЭПК ГА РФ.
3.2.16. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников Архива, соответствующих работников структурных
подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ, избирательных комиссий.
3.2.17. В установленном порядке представляет в ГА РФ сведения о
составе и объеме документов.
3.2.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в ГА РФ документы государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов.
3.2.19. Участвует в разработке нормативных и методических
документов по архивному делу и документационному обеспечению
деятельности Комиссии.
4. Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. Вносить в установленном порядке предложения по
совершенствованию организации хранения, учета и использования архивных
документов.
4.2. Участвовать в контроле за выполнением установленных
Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации правил работы с документами в структурных
подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
4.3. Требовать от структурных подразделений Аппарата Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ своевременной передачи в Архив документов в упорядоченном
состоянии.
4.4. По согласованию с начальником Управления запрашивать и
получать от структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ
документы, необходимые для выполнения Архивом поручений руководства
Комиссии в пределах компетенции Архива.
4.5. По поручению начальника Управления, согласованному с
Председателем Комиссии, запрашивать и получать из государственных и
ведомственных архивов копии архивных документов, справки и другие
материалы, необходимые для работы Комиссии.
4.6. По поручению начальника Управления участвовать в
мероприятиях, проводимых Росархивом, по вопросам архивного дела и
документационного обеспечения управления.
4.7. Участвовать в разработке проектов планов, программ, иных
нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и
архивного дела, вносимых в установленном порядке на рассмотрение
Комиссии.
4.8. Привлекать в установленном порядке для консультаций по
вопросам деятельности Архива ученых и специалистов
научно-исследовательских и других организаций, в том числе на
договорной основе.
4.9. Пользоваться базами данных Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
5. Штаты Архива
5.1. Штаты Архива утверждаются в установленном порядке с учетом
обеспечения выполнения основных задач и функций Архива.
5.2. Архив возглавляет начальник отдела, который назначается и
освобождается от должности распоряжением Председателя Комиссии в
соответствии с федеральным законодательством о государственной
гражданской службе.
6. Ответственность
6.1. Начальник отдела несет ответственность в соответствии с
действующим законодательством за несоблюдение обеспечения сохранности
документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов,
необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного
хранения и по личному составу, нарушение правил использования
документов, а также за выполнение других задач и функций Архива.
6.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются
их должностными регламентами. |