О РАЗМЕЩЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ БАНКА РОССИИ
ПИСЬМО
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РФ
4 апреля 2008 г.
N 38-Т
(Д)
В связи с поступающими вопросами о размещении архивных документов
территориальных учреждений Банк России разъясняет следующее:
1. В соответствии с требованиями п. п. 10.2.2, 10.2.4 указания
Банка России от 03.12.2001 N 1060-У "Об утверждении новой редакции
Инструкции по делопроизводству в учреждениях системы Банка России от
16.02.1998 N 70-И" (далее - Инструкция N 70-И) на хранение в архив
территориального учреждения Банка России передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу, а также
документы ликвидированных структурных подразделений и подведомственных
организаций, не имеющих правопреемника, если иное не установлено
приказом Банка России.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения хранятся
в структурных подразделениях по месту их формирования (п. 10.2.3
Инструкции N 70-И). Дела хранятся в рабочих комнатах или специально
отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах (п. 9.2
Инструкции N 70-И). Допускается, с учетом действующих правил пожарной
безопасности, хранение указанных дел в запирающихся металлических
шкафах, расположенных вне офисных помещений (например, в коридорах).
Документы, содержащие информацию ограниченного доступа (пометка
"ДСП"), хранятся в запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), находящихся
в помещениях, имеющих кодовые (цифровые) замки или оборудованных
охранной сигнализацией.
2. При направлении территориальными учреждениями ходатайств об
оборудовании помещений под архивохранилища для размещения архивных
документов ГРКЦ и РКЦ в зданиях ликвидированных РКЦ, оставленных на
балансе Банка России, необходимо представить в Административный
департамент следующую информацию:
количество дел, планируемых к размещению, и объем площадей,
обоснование их расчета (исходя из оборудования помещения стеллажами);
количество и крайние даты планируемых к размещению дел временного
(до 10 лет) срока хранения раздельно по делам со сроками 5 и 10 лет
(за исключением дел, не подлежащих уничтожению до особого распоряжения
в соответствии с телеграммой Банка России от 18.12.1996 N 10510/К);
обоснование необходимости оборудования выделяемого помещения
стеллажами, а также установки системы автоматического газового
пожаротушения (при их отсутствии);
при наличии дел с истекшими сроками хранения - обоснование
необходимости их хранения (решение ЭК территориального учреждения
Банка России).
Необходимо предусматривать возможность проведения работ по
выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в
соответствии с Инструкцией Банка России от 14.11.2005 N 127-И "Об
организации работы с архивными документами Банка России".
В связи с тем, что количество документов с временными сроками
хранения, планируемых к размещению, будет уменьшаться по мере
выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения,
необходимо также представлять информацию о перспективах использования
площадей, выделенных под архивохранилища.
При этом следует учитывать, что архив территориального учреждения
Банка России необходимо располагать в административном здании
территориального учреждения.
Заместитель Председателя
В.И.БЕРЕСТОВОЙ
4 апреля 2008 г.
N 38-Т |