О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ПОРУЧЕНИЙ В МИНИСТЕРСТВЕ ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
И ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РФ
12 сентября 1995 г.
N 361
(Д)
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
В целях улучшения исполнительской дисциплины в центральном
аппарате Министерства и усиления контроля за выполнением поручений
Президента, Правительства Российской Федерации и руководства
Министерства приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок организации контроля за
исполнением поручений в Министерстве охраны окружающей среды и
природных ресурсов Российской Федерации.
2. Заместителям Министра, начальникам департаментов и управлений
обеспечить неуклонное исполнение правил организации контроля,
определенных настоящим Порядком.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Министр охраны окружающей среды
и природных ресурсов
Российской Федерации В.И. Данилов-Данильян
Приложение
к приказу Минприроды России
от 12 сентября 1995 года N 361
Порядок
организации контроля за исполнением поручений
в Министерстве охраны окружающей среды и природных
ресурсов Российской Федерации
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает единую систему организации
контроля за сроками и качеством исполнения документов в центральном
аппарате Министерства.
1.2. Выполнение Порядка организации контроля обязательно для всех
сотрудников центрального аппарата.
1.3. Функционирование системы контроля обеспечивается всеми
структурными подразделениями Министерства при методической помощи и
координирующей роли Инспекции по контролю Управления делами.
1.4. Контролю подлежат:
- указы, постановления, распоряжения, поручения высших органов
Государственной власти;
- поручения Министра;
- поручения, содержащиеся в решениях коллегий, приказах;
- поручения заместителей министра
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
2. Распределение функций
2.1. Инспекция по контролю контролирует выполнение поручений,
содержащихся в указах и распоряжениях Президента; постановлениях и
распоряжениях Правительства; документах, поручения по которым даны
непосредственно Министром, приказы Министерства.
2.2. Заявления и жалобы граждан, поступающие в Министерство,
выделяются в отдельное делопроизводство и контролируются в
Департаменте правового обеспечения, кадров и связей с органами
государственной власти и общественными организациями в соответствии с
Инструкцией по работе с письмами и заявлениями граждан.
2.3. Выполнение решений коллегии Минприроды России контролируется
инспекцией по контролю при координирующей роли ответственного
секретаря коллегии.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
2.4. Документы, имеющие гриф секретности, контролируются Первым
отделом.
2.5. Поручения и документы, адресованные заместителям министра, и
поручения заместителей министра руководителям структурных
подразделений контролируются консультантами заместителей министра. (В
ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
2.6. Документы, адресованные руководителям структурных
подразделений, контролируются работниками, ответственными за ведение
делопроизводства.
2.7. Обращения руководителей территориальных органов на имя
министра контролируются Секретариатом Совета уполномоченных и
инспекцией по контролю.
(Включен приказом Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
3. Постановка документов на контроль
3.1. Вся входящая корреспонденция, указанная в пункте 1.4
настоящего Порядка, должна докладываться руководству Министерства в
день поступления, а срочная - незамедлительно.
3.2. Документы, по которым даны контрольные поручения, передаются
из общего отдела в Инспекцию по контролю, где определяются сроки
решения вопросов (подготовки ответа) или представление предложений
согласно резолюции Министра.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
3.3. В резолюциях должен быть указан конкретный срок исполнения и
четко определен ответственный за исполнение поручения.
3.4. Если поручение должно выполняться двумя или несколькими
исполнителями совместно и нецелесообразно разделять его на частные
задания, то первым указывается основной исполнитель, после него, кто
должен быть привлечен в качестве соисполнителей.
Такое указание обязывает названных в поручении соисполнителей
обеспечить совместно с основным исполнителем своевременное и точное
выполнение поручения и налагает на них равную с ним ответственность.
Исполнение поручения должно вестись по согласованному между
соисполнителями плану, обеспечивающему своевременное выполнение
поручения.
3.5. На документах и поручениях руководства Министерства, взятых
на контроль, ставится отметка о постановке их на контроль.
3.6. Контрольные документы передаются общим отделом в структурные
подразделения Министерства незамедлительно после рассмотрения этих
документов руководством Министерства и постановки их на контроль в
Инспекции по контролю.
4. Сроки исполнения документов
4.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с
даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Индивидуальные сроки определяются в резолюции руководства
Министерства или указываются в самом документе.
Типовые сроки исполнения документов установлены на основании
актов высших органов государственной власти:
- поручения Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо не более
чем в месячный срок со дня его подписания;
- запрос депутата Государственной Думы - не более, чем в
3-дневный срок;
- предложения и заявления депутатов Государственной Думы в срок
не более чем одного месяца;
- письма, поступившие из других организаций - к указанному в них
сроку или в течение 10 дней;
- телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней,
остальные - 10 дней;
- подготовка приказов во исполнение документов Правительства
Российской Федерации - согласно указанному сроку, но не более 10 дней.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
4.2. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или
в резолюции руководителей Министерства. В случае, когда срок
исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем
в месячный срок.
4.3. Изменение срока исполнения производится Министром или его
заместителями, установившими этот срок, при наличии объективных
причин.
В случае, если руководители структурных подразделений по
получении поручения или в ходе его исполнения установят, что оно
несмотря на принятые меры, не может быть выполнено в полном объеме или
в установленный срок, они обязаны письменно не позднее чем за 7 дней
до истечения срока исполнения поручения доложить руководству
Минприроды России (тому, кем было установлено задание) о причинах
задержки.
По документам, срок исполнения которых установлен Администрацией
Президента или Правительством России, готовится не позднее чем за 7
дней до истечения контрольного срока по представлению заместителя
министра проект обращения в Администрацию Президента или Правительство
России с аргументированной просьбой о переносе срока исполнения
поручения.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
4.4. Обо всех случаях изменения срока исполнения поручения
ответственный исполнитель своевременно информирует Инспекцию по
контролю Управления делами.
Начальник Инспекции визирует докладную записку на имя Министра о
продлении срока исполнения поручения. Первый экземпляр докладной
записки с резолюцией Министра остается в деле Инспекции.
4.5. Несвоевременное сообщение руководству Министерства о
невозможности выполнить поручение в срок является грубейшим нарушением
исполнительской дисциплины и в случае срыва исполнения задания в срок
влечет за собой соответствующую ответственность.
4.6. Изменение срока исполнения документируется - проставляется
новый срок, дата изменения и подпись.
5. Порядок снятия документов с контроля
5.1. Документы снимаются с контроля только после полного решения
поставленных в них вопросов. Промежуточный ответ не является
основанием для признания документа исполненным.
5.2. Снять документ с контроля имеет право Министр и заместители
Министра, которые поставили его на контроль, а также начальник
Управления делами и начальник Инспекции по контролю.
5.3. Основанием для снятия с контроля отдельного поручения
является:
- копия исходящего письма по контрольному документу, которая
представляется в Инспекцию для отметки в контрольных карточках.
- докладная записка, представляемая на имя Министра руководителем
структурного подразделения, отвечающим за выполнение контрольного
поручения (завизированная заместителем Министра, курирующим данное
подразделение), которая после рассмотрения министром передается в
инспекцию по контролю.
Снятие с контроля отдельных поручений, ответы по которым
подписываются руководителями структурных подразделений в соответствии
с установленным порядком, производится после представления в инспекцию
по контролю копий визовых экземпляров указанных ответов.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
5.4. Снятие приказа с контроля в целом производится Министром по
представлению заместителя Министра, которому поручен контроль за
исполнением данного приказа.
5.5. Поручения, по которым в Инспекцию по контроля не поступила в
установленный срок информация, считаются неисполненными.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
6. Обязанности должностных лиц по осуществлению
контроля за исполнением документов
6.1. Заместители Министра:
- несут персональную ответственность за качество подготовки и
сроки исполнения документов в курируемых ими структурных
подразделениях;
- организуют работу подразделений (согласно распределению
обязанностей между руководителями Минприроды России) по исполнению
поручений законодательных и исполнительных органов власти и Министра;
- принимают оперативные меры для обеспечения своевременного
исполнения документов, рассматривают состояние выполнения контрольных
поручений и в случае необходимости представляют Министру предложения о
дополнительных мерах, направленных на выполнение заданий, или
возбуждают перед Министром ходатайства об отсрочках исполнения;
- организуют выезды на место работников Министерства, если это
требуется для выполнения контрольных поручений;
- регулярно рассматривают вопросы исполнительской дисциплины,
контроля и проверки исполнения в курируемых подразделениях
Министерства, принимают меры, направленные на повышение
ответственности работников за порученное дело, своевременное и полное
исполнение документов;
- обязывают помощников осуществлять контроль за исполнением
поручений;
- вносят предложения министру о принятии соответствующих мер к
руководителям структурных подразделений, систематически нарушающих
исполнительскую дисциплину.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
6.2. Консультанты заместителей Министра (секретариат заместителей
министра):
- принимают из Общего отдела и докладывают в тот же день
заместителям Министра поступившую на их имя корреспонденцию;
- осуществляют контроль за исполнением поручений, данных
заместителю Министра Министром, и поручений заместителя Министра
руководителям структурных подразделений, принимают меры по их
своевременному исполнению;
- ведут картотеку контрольных документов, куда вносят все
сведения о ходе исполнения поручений, докладывают заместителям
Министра о всех случаях несвоевременного исполнения документов;
- информируют Инспекцию по контролю по всем вопросам исполнения
контрольных поручений;
- передают в Инспекцию подписанные или завизированные
заместителем Министра докладные записки руководителей структурных
подразделений о выполнении и снятии с контроля ими поручений или
продлении срока их исполнения;
- докладывают заместителям Министра еженедельные сводки по
исполнению поручений, подготовленные Инспекцией.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
6.3. Руководители структурных подразделений:
- несут персональную ответственность за качество подготовки и
сроки исполнения документов и поручений в своих подразделениях;
- подготавливают и докладывают руководству Министерства докладные
записки по исполнению поручений, отчитываются об исполнении
контрольных документов;
- рассматривают информацию Инспекции по контролю о состоянии
исполнения поручений и принимают меры по их безусловному выполнению;
- предоставляют Инспекции необходимые материалы, связанные с
изучением фактического исполнения поручений;
- назначают из числа заместителей руководителей лиц, на которых
возлагается работа по осуществлению предупредительного контроля в
подразделении;
- еженедельно на производственных совещаниях рассматривают ход
исполнения контрольных поручений и документов;
- привлекают к ответственности работников, виновных в срыве
сроков исполнения контрольных документов;
- отсутствие непосредственного исполнителя (командировка, отпуск
и т.д.) не снимает с руководителя структурного подразделения
ответственность за своевременное и качественное исполнение документов;
- контролируют ход рассмотрения представленных в Правительство
Российской Федерации документов и информируют Инспекцию о результатах
рассмотрения.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
6.4. Работники структурных подразделений, ответственные за
ведение контроля за исполнением поручений:
- ведут учет поручений, поступивших на исполнение, по
справочно-контрольным картотекам и ежедневно докладывают руководству о
состоянии их исполнения;
- в соответствии со сроками информируют Инспекцию по контролю об
исполнении поручения или не менее чем за 7 дней о причинах
невыполнения и принимаемых мерах;
- контролируют непосредственных исполнителей поручений и
докладывают на производственных совещаниях о ходе исполнения
документов;
- несут ответственность за своевременную информацию руководства
подразделения и Инспекции о состоянии исполнения контрольных
поручений;
- докладывают руководству еженедельные сводки по исполнению
поручений, подготовленные Инспекцией;
- представляют в Инспекцию по контролю копии визовых экземпляров
писем, подписанных руководителями структурных подразделений, во
исполнение соответствующих контрольных поручений.
(В ред. приказа Минприроды России от 4 декабря 1995 г. N 498)
6.5. Непосредственные исполнители контрольных поручений в
подразделениях:
- несут личную ответственность за исполнение контрольных
документов, порученных им руководством подразделения;
- принимают меры для своевременного исполнения поручений,
работают с соисполнителями в подразделениях Министерства и других
ведомств;
- информируют работника подразделения, ответственного за ведение
контроля за исполнением поручений, и Инспекцию о состоянии исполнения
контрольных документов;
- докладывают руководителю структурного подразделения о
выполнении контрольного поручения, готовят докладные записки о снятии
с контроля или продлении срока исполнения.
6.6. Инспекция по контролю:
- осуществляет контроль и проверку исполнения документов и
поручений руководства Министерства, взятых на контроль, в соответствии
с Положением об Инспекции по контролю;
- строит свою работу на основе регистрационных данных контрольных
картотек; контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов;
- осуществляет предварительный контроль (проверка хода исполнения
до истечения сроков исполнения) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в
месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней за 7 дней до истечения
срока по документам, где сроки исполнения установлены высшими органами
государственной власти;
- готовит и рассылает в структурные подразделения и заместителям
Министра напоминания о сроках исполнения документов на предстоящую
неделю (предупредительный контроль);
- получает от помощников заместителей Министра и работников,
ответственных за контроль в структурных подразделениях, сведения о
ходе исполнения поручений и вносит все данные в контрольные карточки;
- еженедельно информирует руководство Министерства о состоянии -
исполнения контрольных документов на основе составления сводок;
- незамедлительно докладывает руководству Министерства о срывах
сроков исполнения документов, принимает меры по устранению причин
невыполнения поручений в установленный срок;
- периодически проводит проверки состояния контроля в структурных
подразделениях, оказывает методическую помощь в организации работы по
ведению делопроизводства.
Начальник Управления делами
Министерства охраны окружающей
среды и природных ресурсов
Российской Федерации А.К. Смирнов |