ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА И ВЕДОМСТВА РФ
ПРИКАЗ
КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РФ
29 ИЮНЯ 1992 Г.
N 151
(БНА 93-3)
1. Общие положения
1.1. Документы министерств, ведомств Российской Федерации *, вхо-
дящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных
им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие ис-
торическое, культурное, научное, социальное, экономическое и полити-
ческое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федера-
ции, являются собственность государства и подлежат постоянному
хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в
делах, установленных законодательством об Архивном фонде РФ и архи-
вах, хранятся в министерствах, ведомствах, комитетах, департаментах,
учреждениях, организациях и на предприятиях.
1.2. Министерства, ведомства, а также входящие в их состав коми-
теты и департаменты обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядоче-
ние и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в их
деятельности, и оказывают подведомственным им учреждениям и предприя-
тиям необходимую организационно-методическую помощь в решении этих
вопросов. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной
архивной службой РФ, обеспечивают своевременную передачу этих докумен-
тов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, производятся силами и за счет министерств и ве-
домств, а также комитетов и департаментов, входящих в их состав.
За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица
министерств и ведомств, входящих в их состав комитетов и департаментов
несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В министерствах и ведомствах для хранения документов Архив-
ного фонда РФ и законченных делопроизводством документов практического
назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на
государственное хранение создается Центральный архив. В комитетах и
департаментах, вошедших в состав министерства, ведомства, могут созда-
ваться самостоятельные архивы, в организационно-методическом плане
подчиненные Центральному архиву министерства, ведомства **.
1.4. Центральный архив создается как самостоятельное структурное
подразделение либо входит в состав управления делами или другого ана-
логичного структурного подразделения на правах отдела.
1.5. В своей работе Центральный архив руководствуется законода-
тельством Российской Федерации, приказами, указаниями, инструкциями
министерства, ведомства, правилами и другими нормативно-методическими
документами Комитета по делам архивов при Правительстве РФ, соответс-
твующего Федерального государственного архива РФ и Положением о Цент-
ральном архиве.
1.6. Положение о Центральном архиве разрабатывается на основании
Примерного положения и утверждается руководством министерства, ведомс-
тва по согласованию с Роскомархивом.
Положения об архивах комитетов и департаментов в составе минис-
терства, ведомства разрабатываются на основе Примерного положения об
архиве учреждения, организации, предприятия и утверждаются руководс-
твом комитета, департамента по согласованию с Центральным архивом ми-
нистерства, ведомства и соответствующим Федеральным государственным
архивом РФ.
1.7. Центральный архив работает по планам, утвержденным руководс-
твом министерства, ведомства или управления делами, и отчитывается пе-
ред ним о своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью Центрального архива осуществляет
руководство министерства, ведомства либо руководство управления делами.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Цент-
рального архива осуществляет Роскомархив или по его поручению соот-
ветствующий Федеральный государственный архив РФ.
2. Состав документов
Центральный архив хранит:
2.1. законченные делопроизводством центрального аппарата минис-
терства, ведомства документы постоянного хранения, имеющие
историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и полити-
ческое значение;
документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в
практической деятельности министерства, ведомства;
документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учрежде-
ний - предшественников министерства, ведомства;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвиди-
рованных учреждений, организаций, непосредственно подчиненных минис-
терству, ведомству, не имеющих правопреемника;
2.4. документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированного министерства, ведомства СССР, РСФСР, по отношению к
которому данное министерство, ведомство РФ является в установленном
порядке правопреемником *;
2.5. документы личного происхождения видных деятелей отрасли,
поступившие в архив;
2.6. служебные и ведомственные издания;
2.7. страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда РФ,
микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической
работы министерства, ведомства;
2.8. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Основные задачи и функции
3.1. Основными задачами Центрального архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочно-
го аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Центрально-
го архива на государственное хранение с соблюдением правил, устанавли-
ваемых Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ;
3.1.4. методическое руководство работой архивов комитетов или де-
партаментов в составе министерства, ведомства, других архивов системы
министерств, ведомств, в т.ч. научно-технических;
3.1.5. осуществление контроля за формированием дел в делопроиз-
водстве структурных подразделений центрального аппарата министерства,
ведомства;
3.1.6. внедрение в практику работы новых архивных технологий с
применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный
архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. разрабатывает совместно с архивами комитетов или департа-
ментов и согласовывает с соответствующим Федеральным государственным
архивом РФ графики представления описей на рассмотрение экспертно-про-
верочной комиссии соответствующего Федерального государственного архи-
ва РФ и передачи документов Центрального архива на государственное
хранение;
3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденном в установленным
порядке, принимает документы структурных подразделений министерства,
ведомства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными
государственной архивной службой РФ, не позднее чем через 3 года после
завершения их делопроизводством;
3.2.3. осуществляет учет (в т.ч. сводный по министерству, ведомс-
тву) и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; пери-
одически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в
архиве;
3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных дел и докумен-
тов;
3.2.5. организует работу по созданию и хранению страхового фонда
копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий;
3.2.6. составляет и представляет не позднее чем через 4 года пос-
ле завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел
постоянного хранения на рассмотрение экспертной службы министерства,
ведомства и экспертно-проверочной комиссии соответствующего Федераль-
ного государственного архива РФ;
3.2.7. создает, осуществляет и пополняет научно-справочный аппа-
рат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам на уровне
требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным ап-
паратом соответствующего Федерального государственного архива РФ;
3.2.8. организует использование документов:
информирует руководство и работников министерства, ведомства о
составе и содержании документов Центрального архива, по поручению ру-
ководства министерства, ведомства осуществляет выявление документов;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии докумен-
тов в целях служебного и научного использования, для работы в читаль-
ном зале;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении
трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в ус-
тановленном порядке выдает копии документов и архивные справки, кон-
сультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения до-
кументов, необходимых для наведения архивных справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
архиве, представляет на рассмотрение экспертной службы министерства,
ведомства описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделен-
ные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в
работе экспертных служб комитетов или департаментов, вошедших в состав
министерства, ведомства;
3.2.10. оказывает методическую помощь в организации и проведении
экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, комитетах
или департаментах министерства, ведомства;
3.2.11. готовит заключения на документы, представляемые на расс-
мотрение экспертной службы министерства, ведомства и экспертно-прове-
рочной комиссии соответствующего Федерального государственного архива
РФ;
3.2.12. оказывает структурным подразделениям методическую помощь
в составлении номенклатур дел, службе делопроизводства - в составлении
сводной номенклатуры дел центрального аппарата министерства, ведомс-
тва; контролирует правильность формирования и оформления дел в делоп-
роизводстве и хранения их в структурных подразделениях министерства,
ведомства, а также подготовку дел к передаче в соответствующий Феде-
ральный государственный архив;
3.2.13. участвует в разработке нормативно-методических документов
(инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и орга-
низации документов в делопроизводстве в системе министерства, ведомс-
тва;
3.2.14. участвует в проведении мероприятий по повышению квалифи-
кации работников архива и службы делопроизводства министерства,
ведомства, его комитетов или департаментов и учреждений его системы;
3.2.15. проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по
внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопро-
изводству в структурных подразделений министерства, ведомства, комите-
тах или департаментах и других учреждениях его системы;
3.2.16. осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе
научно-технических) в учреждениях системы. Обобщает опыт работы ве-
домственной архивной службы;
3.2.17. оказывает методическую помощь в работе объединенным и
межведомственным архивам, хранящим документы учреждений системы минис-
терства, ведомства;
3.2.18. подготавливает и в установленном порядке передает на хра-
нение в соответствующий Федеральный государственный архив РФ документы
Архивного фонда РФ и страховые копии особо ценных дел и документов;
3.2.19. ежегодно представляет в соответствующий Федеральный госу-
дарственный архив РФ сведения о составе и объеме документов по уста-
новленной форме.
4. Права
Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив име-
ет право:
4.1. представлять руководству министерства, ведомства в установ-
ленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию
архивного дела в системе министерства, ведомства;
4.2. контролировать выполнение установленных правил работы с до-
кументами в структурных подразделениях, комитетах и департаментах ми-
нистерства, ведомства и в учреждениях системы;
4.3. давать в установленном порядке указания структурным подраз-
делениям министерства, ведомства, комитетам, департаментам и
учреждениям системы по вопросам, входящим в компетенцию Центрального
архива;
4.4. запрашивать от структурных подразделений министерства, ве-
домства, комитетов и департаментов, а также учреждений системы сведе-
ния, необходимые для работы архива;
4.5. рассматривать и согласовывать нормативные и методические до-
кументы по вопросам организации архивного дела в системе.
5. Штаты
5.1. Штаты Центрального архива утверждаются руководством
министерства, ведомства с учетом обеспечения выполнения всех возложен-
ных на архив задач и функций.
5.2. Центральный архив возглавляет заведующий (начальник). Заве-
дующий (начальник) назначается и освобождается от должности руководс-
твом министерства, ведомства в установленном порядке.
6. Ответственность
6.1. Заведующий (начальник) несет ответственность за выполнение
возложенных на архив задач и обязанностей.
6.2. Обязанности и ответственность работников Центрального архива
министерства, ведомства определяются должностными инструкциями, утвер-
жденными в установленном порядке.
Зарегистрировано Министерством юстиции Российской
Федерации 28 июля 1992 г. Регистрационный N 19
* Далее - министерства, ведомства
** Далее - Центральный архив
* По решению министерства, ведомства эти документы могут хранить-
ся как в Центральном архиве министерства, ведомства, так и в архивах
соответствующих комитетов или департаментов. |