Практически любая командировка подразумевает поездку сотрудника в другой город на 2-3 дня, что требует места для ночевки и проживания. В соответствии с Трудовым законодательством Российской Федерации, каждый работодатель обязан компенсировать денежные средства, затраченные командировочным лицом на проживание в отеле или гостинице. Однако чтобы бухгалтер смог провести соответствующие операции, ему требуются документы, подтверждающие сам факт проживания в номере.

Какие официальные бумаги требуются для расчета денежной компенсации

Обычно подтверждением проживания является чек, который выдается администратором отеля при выселении. Однако документ может быть утерян во время поездки. К счастью каждый человек может заказать гостиничные чеки с подтверждением в Санкт Петербурге на сайте checkshotelss.ru, причем в любое удобное для него время. Обычно это требуется в случае, если у сотрудника не осталось на руках документов, подтверждающих проживание в гостевом доме.

Нередко бывает и так, что сотрудник предпочитает снимать частную квартиру, чтобы не переплачивать за номер. В таком случае нередко возникают трудности, связанные с компенсацией затрат, поскольку у командировочного лица не остается на руках никаких подтверждающих документов. Если же проживание осуществлялась официально, то у человека должен быть договор найма помещения, отвечающего условиям Гражданского кодекса Российской Федерации (Глава 35). Для расчета компенсации человек обязан предоставить в бухгалтерию такие документы:

• проездные документы (билеты на поезд, самолет, автобус);
• гостиничные чеки.

Важно понимать, что отсутствие документов, а также их оформление с грубыми нарушениями определенного порядка (опечатки, неточности, неправильная форма) может повлечь за собой отказ от компенсации. Дело в том, что бухгалтер просто не сможет сделать соответствующую финансовую проводку, поскольку у него не будет подтверждающих бумаг.

В какие сроки предоставляются бумаги и происходит начисление компенсации

В соответствии с постановлением Правительства №749 от 13.10.2008 каждый сотрудник, который возвратился со служебной поездки, обязан предоставить своему работодателю специальный авансовый отчет. Помимо этого, он должен представить документы за проживание в отеле, гостинице или частной квартире, причем только оригиналы. Бумаги подаются в бухгалтерию в течение 3-х дней с момента приезда, после чего бухгалтерская служба оформляет компенсацию.

Перечисление денежных средств допускается осуществлять в рамках ближайшей заработной платы или аванса. Обычно это прописывается в положении о командировках, которое принимается отдельно на каждом предприятии. Что касается классификации выплаты, то в соответствии с Приказом Минфина России №65н от 01.07.2013 Оплата проживания в отеле (гостевом доме) относятся к категории «Прочие выплаты» (код 212).

Выводы

Чтобы получить компенсацию за проживание в другом городе в рамках служебной поездки (командировки) важно внимательно относиться к документам, где особое значение имеют проездные документы и гостиничные чеки. Если же командировочное лицо по той или иной причине утратило чек или договор найма, его обычного можно остановить, для чего обращаются гостиницу или компанию, которая оказывала услуги найма жилья.

Дело в том, что такие документы сохраняются в электронном виде, а поэтому могут быть распечатаны и предоставлены заявителю повторно. Единственное, чтобы не затрачивать на это время и силы, следует с самого начала внимательно относиться к данным официальным бумагам.