Как хорошо известно многим людям, по приезду из командировки обычно требуется как можно быстрее оформить и представить начальнику отчет. Это документ, который подтверждает выполнение поставленных перед командировочным лицом задач, достигнутых во время служебной поездки. Ниже мы представим информацию, которая поможет правильно и грамотно оформить отчет о своей деятельности.

Почему все документы должны быть оформлены правильно

Сразу следует отметить, что наряду с отчетом, каждому человеку, который вернулся из командировки, важно как можно раньше предоставить в бухгалтерию своей фирмы гостиничные чеки. Это позволит компенсировать денежные затраты, которые он понес во время проживания в отеле. Если же чеки по тем или иным причинам утрачены, рассчитывать на компенсацию будет затруднительно, поскольку для этого просто не будет правовых оснований.

К составлению отчета о поездке следует отнестись очень внимательно. Нужно понимать, что по нему руководитель будет оценивать, насколько успешно сотрудник справился с поставленной служебной задачей. Важно помнить, что любая командировка оформляется для достижения определенных целей, которые могут быть следующими:

• купля-продажа материальных ценностей или прочих объектов;
• ведение переговоров с целью заключения договора;
• обслуживания филиала, расположенного в другом городе;
• участие в семинарах, тренингах и других обучающих мероприятиях.

Соответственно, в отчете очень важно показать факт того, что человек успешно справился с поставленной задачей. В то же время, существует ряд правил, касающихся правильного составления отчетного документа. Во всех случаях официальный документ составляется командировочным лицом на бланке, который содержит подпись принимающей стороны.

Наличие такой резолюции подтверждает факт того, что документ был официально принят к рассмотрению руководителем. Составляя документ, важно особое внимание изучить поставленным задачам, которые были даны в качестве главного задания. Срок сдачи отчета всегда определяется в индивидуальном порядке по каждому предприятию. Чаще всего это регламентируется внутренними нормативными документами или приказом руководителя организации.

Особенности составления документа

В некоторых случаях отчет может быть написан в свободной форме, что также зависит от конкретной фирмы. Его могут писать как на обычной бумаге, так и на фирменном бланке компании, если это требуется нормативно-правовыми актами. При составлении документа всегда важно помнить об одном из важных правил: документ в обязательном порядке подписывается руководителем или директором фирмы, что подтверждает его легитимность.

Отчет составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается на руках сотрудника, а второй предоставляется руководителю. По содержанию отчет делится на несколько блоков – начало, главное и заключение. Главный блок включает в себя такие пункты:

• цели, где прописываются основные задачи, которые были поставлены перед командировочным лицом;
• основание для поездки, в роли которого обычно выступает конкретный документ;
• период времени, в течение которого человек пребывает в командировке;
• результат поездки, которым может быть заключение договора, проведение переговоров, приобретение материальных ценностей и так далее.

В заключение стоит отметить, что к составлению договора отчета о командировке следует подходить очень внимательно. Вся информация, которая представлена в отчете, должна быть корректной и правильной, полностью соответствующей действительности.