С каждым годом все больше российских компаний и индивидуальных предпринимателей отказывается от традиционного бумажного документооборота и переходит на ЭДО. Использование системы электронного документооборота востребовано по нескольким причинам. Во-первых, внедрение ЭДО способствует ускорению и оптимизации бизнес-процессов. При этом сохраняется привычная для компании схема работы. Сотрудники продолжают работать со знакомыми для них документами, но не в бумажном, а в электронном формате.

Во-вторых, СЭД обеспечивает возможность обмена электронными счетами-фактурами. В-третьих, внедрение данной системы в работу компании гарантирует обеспечение юридической значимости документации. В системе электронного документооборота используется квалифицированная электронная подпись. По значимости она соответствует традиционной собственноручной подписи.

Также стоит отметить, что внедрение ЭДО позволяет рассчитывать на:

• прозрачность документооборота;
• сокращение расходов на печать, доставку бумаги и т.д.;
• конфиденциальность данных в документах;
• упрощение взаимодействия с государственными органами;
• освобождение времени сотрудников для решения более серьезных задач;
• хранение документов в электронном архиве;
• снижение числа ошибок в документах.

Как реализовать ЭДО?

Существует 2 основных способа реализации электронного документооборота. В первом случае обмен документами осуществляется на основании договора с контрагентом. В данном договоре четко прописывается порядок ЭДО и его условия.

Первый способ актуален, если оба контрагента используют в своей деятельности неквалифицированную электронную подпись. В противном случае им не потребуется заключение специального договора. Стоит добавить, что данный способ реализации предусматривает возможность отправки документов по электронной почте.

Преимущество первого способа заключается в отсутствии необходимости подключения к системе оператора электронного документооборота. Следовательно, исключается и потребность в оплате его услуг. Но все-таки данный способ имеет гораздо больше недостатков: невозможность передачи некоторых документов напрямую, отсутствие автоматической обработки документации и т.д. Эти недостатки приводят к невозможности организации документооборота в больших объемах.

Учитывая минусы предыдущего способа, на практике чаще всего используется второй вариант. Он предусматривает обмен электронной документацией через оператора ЭДО, у которого есть технологические, законодательные и кадровые возможности обеспечить правомерное проведение данной процедуры.

Как перейти на ЭДО?

В заключение нужно указать алгоритм перехода на ЭДО. Первоначально необходимо позаботиться о внесении соответствующих изменений в учетной политике. Далее происходит разработка схемы ЭДО. Если выбран второй способ реализации, то нужно позаботиться о подборе подходящего оператора. После этого следует купить квалифицированную электронную подпись и выбрать способ работы с электронными документами. Это может быть интерфейс отдельного сервиса или, например, программный модуль 1С: Предприятие.