В электронном документообороте формат PDF используют для договоров, актов, заявлений, отчетов и других материалов, которые нужно передать контрагенту или загрузить в информационную систему. Чтобы подтвердить автора и защитить содержимое от незаметных изменений, к документу добавляют электронную подпись. Один из распространенных вариантов — отсоединенная подпись: исходный PDF остается без изменений, а рядом создается отдельный файл с результатом криптографической операции.
Давайте разбираться, как работать с таким типом электронной подписи и как ее использовать в автоматизации электронного документооборота.
Что такое подпись в формате SIG
SIG — распространенное расширение файла, в котором может храниться электронная подпись, созданная криптографической программой. Он не является копией исходного документа: данные подписи позволяют проверить автора и целостность материала.
Само расширение не задает единственный стандарт. Формат электронной подписи зависит от СКЗИ, программы и требований принимающей системы. В российских сценариях часто применяются решения, работающие с сертификатами открытого ключа и алгоритмами ГОСТ.
Чем отсоединенная подпись SIG отличается от встроенной электронной подписи
При открепленной подписи исходный документ и данные подписи хранятся раздельно. Документ можно открыть обычной программой, а для проверки нужен второй объект с данными подписи. Если после подписания изменить исходный документ, проверка электронной подписи должна показать нарушение целостности.
При встроенном варианте сведения электронной подписи помещаются непосредственно внутрь документа. Для PDF распространен стандарт PAdES: подпись может отображаться в виде штампа или оставаться невидимой. Отсоединенный вариант удобен, когда принимающая система ожидает исходный файл без изменений и отдельный результат цифровой подписи.
Можно ли подписать ПДФ-файл электронной подписью в формате SIG
Да. Для PDF можно создать отдельный файл электронной подписи. Исходный документ сохраняется в прежнем формате, а рядом формируется второй объект для проверки подписанного документа.
Такой способ подходит, если портал, ЭДО или другая система требует загрузить исходный документ и отдельную подпись. Перед отправкой нужно проверить правила площадки: она может ожидать определенный тип электронной подписи, расширение, кодировку или вариант CAdES.
Для некоторых задач удобнее встроенная подпись PDF. Поэтому способ выбирают по требованиям получателя: электронный документооборот может предусматривать разные варианты.
Например, отечественная система управления корпоративным контентом «Анарта» поддерживает все средства криптографического подписания документов с помощью УКЭП. Тем самым, организация получает удобный инструмент для работы с электронной подписью SIG без необходимости кардинально менять установившиеся рабочие процессы документооборота.
Что нужно подготовить перед подписанием PDF электронной подписью
Для создания электронной подписи понадобится действующий сертификат, связанный с ним закрытый ключ и программа для криптографических операций. Ключ может храниться на токене, в защищенном контейнере на компьютере или в другой поддерживаемой среде.
Если используется квалифицированная электронная подпись, сертификат получают в предусмотренном законом порядке. Для отдельных категорий заявителей сертификаты выдает ФНС, в других случаях используются услуги аккредитованного удостоверяющего центра. Перед работой проверяют срок действия и назначение сертификата.
На компьютер устанавливают СКЗИ и программу для подписания. Распространенный вариант — криптопровайдер и КриптоАРМ. Прикладная программа позволяет выбрать документ, сертификат и настройки электронной подписи.
Сертификат ЭП, закрытый ключ, КриптоПро и программа для подписания
Перед началом работы нужно проверить:
- сертификат электронной подписи установлен и доступен программе;
- закрытый ключ доступен на токене или другом носителе;
- КриптоПро CSP или другое совместимое СКЗИ работает корректно;
- программа для подписания видит сертификат и исходный документ.
При обращении к контейнеру программа может запросить пароль или PIN-код. Эти данные нельзя передавать другим лицам. Закрытые ключи также не следует копировать в непроверенные онлайн сервисы или отправлять вместе с документом.
Как подписать PDF электронной подписью SIG
Порядок зависит от программы: выбирают исходный документ, сертификат электронной подписи, отсоединенный вид и место сохранения.
Пошаговая инструкция: выбрать файл, сертификат, создать и сохранить SIG
- Откройте программу для работы с электронной подписью.
- Выберите операцию подписания, чтобы подписать файл, и добавьте исходный документ.
- Укажите сертификат, которым должен быть подписан документ.
- В настройках выберите отсоединенный тип подписи.
- При необходимости задайте формат и параметры, которые требует получатель.
- Запустите операцию и введите пароль или PIN-код, если появится запрос.
- Сохраните результат рядом с исходным документом или в отдельной папке.
- Проверьте результат электронной подписи до отправки.
После операции должны остаться исходный документ и отдельный файл SIG. Для проверки подписанного документа нужны оба объекта. Переименовывать, редактировать или повторно сохранять исходный документ после создания электронной подписи не следует: изменение может сделать проверку недействительной.
Как подписать PDF-файл электронной подписью КриптоПро SIG
Криптопровайдер выполняет криптографические операции, а для удобной работы с документами обычно используется дополнительная программа, например КриптоАРМ.
В КриптоАРМ документ добавляют в мастер подписания, выбирают личный сертификат электронной подписи и устанавливают отсоединенный вид. Для такой подписи программа создает отдельный файл, а исходный документ сохраняется без изменений. Расширение .sig может использоваться по умолчанию в соответствующих настройках.
После выбора параметров запускают операцию. Если закрытый ключ защищен PIN-кодом, система запросит его. После завершения нужно выполнить проверку электронной подписи. Это позволяет убедиться, что сертификат выбран правильно, данные подписанного документа не изменены, а результат относится к исходному материалу.
Подписание через КриптоПро, КриптоАРМ или другой криптопровайдер
Названия кнопок зависят от версии программы, но принцип тот же: выбрать документ, сертификат электронной подписи, отсоединенный режим и место сохранения. Если используется другое программное обеспечение, нужно проверить поддержку нужных алгоритмов, сертификата и формата электронной подписи.
Как подписать PDF-файл электронной подписью онлайн SIG
Онлайн сервисы могут упростить работу, если не требуется отдельный интерфейс для подписания. Однако сервису все равно нужен безопасный механизм обращения к закрытому ключу: для этого применяют локальный криптокомпонент, браузерное расширение, токен или облачную электронную подпись.
На сайте сервиса выбирают документ, сертификат электронной подписи и отсоединенный вариант, затем запускают операцию. Если используется токен, он должен быть подключен к компьютеру либо работать с мобильного устройства через поддерживаемую конфигурацию.
Перед использованием онлайн-решения проверяют владельца сервиса, правила обработки данных и поддержку необходимой электронной подписи. Нельзя загружать закрытый ключ на неизвестный сайт или сообщать пароль от контейнера. Для конфиденциальных материалов важно уточнить, передается ли содержимое документа на сервер.
Как проверить документ PDF и файл подписи SIG после подписания
Проверка подтверждает, что электронная подпись относится к выбранному документу, содержимое после подписания не менялось, а сертификат можно идентифицировать.
В программу проверки загружают исходный документ и созданный результат. Система сопоставляет их и показывает сведения о подписанте, сертификате и результате криптографической проверки. Для проверки статуса сертификата может потребоваться доступ к информации удостоверяющего центра.
Важно проверять именно ту пару, которая будет передана получателю. Если исходный документ после создания электронной подписи был отредактирован, оптимизирован или пересохранен, проверка подписанного документа может завершиться ошибкой.
Хранить исходный документ и файл SIG лучше вместе, не меняя их содержимое. Это упрощает проверку, помогает сохранить юридическую значимость и корректно хранить электронные документы.
Частые ошибки при подписании документов электронной подписью SIG
Одна из распространенных ошибок — выбран не тот сертификат электронной подписи. Перед созданием подписи следует проверить владельца, срок действия и назначение сертификата.
Вторая проблема — изменение исходного документа после подписания. Даже техническое пересохранение способно изменить набор байтов, из-за чего проверка подписанного документа перестанет подтверждать целостность.
Третья ошибка — получателю передан только файл подписи без исходного документа или только документ без подписи. Для отсоединенного варианта требуются оба объекта.
Четвертая причина — несовместимые настройки. Информационная система может принимать только определенный формат электронной подписи или конкретный тип CAdES. Требования следует проверять до подписания.
Пятая проблема связана с рабочим местом: истек срок действия сертификата, не установлен нужный сертификат удостоверяющего центра, компьютер не видит токен, отсутствует СКЗИ или используется неподдерживаемая версия программного обеспечения.
После подписания лучше сразу проверить подписанный документ в той же программе, а при возможности — также в сервисе или информационной системе, куда его предстоит отправить. Это помогает обнаружить ошибку до передачи и избежать остановки процесса ЭДО.
***
Мы рассмотрели особенности работы с отсоединенной цифровой подписью SIG и способы подписания документов в формате PDF. Еще раз подчеркнем, что современные системы автоматизации электронного документооборота] берут на себя большую часть описанных здесь технических нюансов. Фактически, при использовании таких систем, как «Анарта», пользователь избавлен от необходимости вручную контролировать процесс подписания документов. Система сама позаботится о необходимых доступах и создаст SIG-файл для подписи.