03.04.2024 12:07
Консультации.
Просмотров всего: 7700; сегодня: 1.

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

У индивидуальных предпринимателей нет обязанности вести бухучет. Поэтому и документооборот в классическом понимании для них необязателен. Однако совсем без документов деятельность ИП не обходится. Чтобы платить налоги, сдавать отчеты, работать с контрагентами или клиентами, нанимать сотрудников, необходимо документально фиксировать действия. Делается это при помощи договоров, актов, деклараций, счетов-фактур и пр. 

Предпринимателям вне зависимости от системы налогообложения необходимо в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов. А ИП-работодатели обязаны хранить еще и бумаги, связанные с трудовыми отношениями. 

Организация документооборота помогает упорядочить ведение бизнеса. К тому же документы, такие как налоговые декларации, договоры, приказы могут понадобиться в любой момент – при проверках контролирующих органов, для предоставления контрагентам, и в других ситуациях. 

Единых правил документооборота ИП нет. Однако в качестве стандарта стоит опираться на федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Здесь прописаны основные принципы документооборота: 

- обеспечивает полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям); 

- хронологическая и систематическая запись; 

- системность информации;

- обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных документов);

- достоверность и своевременность информации. 

Небольшое предприятие может хранить документы в бумажном виде. Компаниям побольше удобнее вести документооборот при помощи специальных программ, подписывать документы цифровой подписью. 

Бумажный документооборот включает в себя текущие и архивные документы. К текущим относятся те, которые сейчас в работе и те, у которых срок хранения меньше 10 лет. Это акты, накладные, книга учета расходов и доходов, и пр. ИП может хранить их в офисе, у себя дома. Главное - обеспечить сохранность документов и быстрый доступ при необходимости. 

Сроки хранения бумажных и электронных документов не отличаются. Не стоит забывать, что предприниматель должен хранить их и после закрытия ИП. Подробно сроки хранения всех документов по категориям расписаны в приказе Росархива. 

После истечения срока хранения документы нужно уничтожить, но нельзя просто выбросить или сдать их в макулатуру. Необходимо оформить документальное подтверждение утилизации: составить опись и акт факта утилизации. Акт об уничтожении документов – это тоже документ, и его нужно хранить. 

Электронные документы хранят в специальном сервисе или облачном хранилище. Надо иметь копии как минимум на двух физических накопителях — например, на флешках. Раз в пять лет надо проверять сохранность документов и перезаписывать их. По истечении срока хранения по ним также нужно составить акт уничтожения.

Фото из открытых источников.


Ньюсмейкер: Альянс Медиа Центр — 8700 публикаций
Сайт: мсп.рф/services/news/detail/khranim-dokumenty-po-pravilam-instruktsiya-dlya-ip/
Поделиться:

Интересно:

02.11.2024 12:29 Консультации
РС для ИП: зачем нужен, как открыть и чем отличается от лицевого
Расчетный счет — это банковский счет, который открывается для денежных операций, связанных с предпринимательской деятельностью. Он позволяет принимать платежи от клиентов, перечислять деньги контрагентам, уплачивать налоги и сборы и пр.  Закон не обязывает ИП пользоваться расчетным счетом...
Память о подростках, работавших в годы ВОВ, увековечили в Перми
02.11.2024 10:50 Новости
Память о подростках, работавших в годы ВОВ, увековечили в Перми
В Перми в сквере им. М.И. Субботина около предприятий НПК «Пермские моторы» (входят в Объединенную двигателестроительную корпорацию Ростеха) состоялось открытие памятника «Молодому рабочему», памяти подросткам, работавшим в годы Великой Отечественной войны на оборонных заводах Молотова...
В Москве открыт памятник князю Сергею и княгине Елизавете Романовым
02.11.2024 09:10 Новости
В Москве открыт памятник князю Сергею и княгине Елизавете Романовым
В столице открыли памятник московскому генерал-губернатору великому князю Сергею Александровичу (1857–1905) и его супруге преподобномученице Елизавете Федоровне (1864–1918). Об этом в своем телеграм-канале сообщил Сергей Собянин. «Открыли памятник Великому князю Сергею Александровичу...
Кто сдал Колчака?
01.11.2024 11:30 Интервью, мнения
Кто сдал Колчака?
Адмирал Александр Колчак пробыл на посту Верховного правителя России чуть больше года. Кто был виноват в его гибели? Своим мнением на этот счет с «Историком» поделился председатель правления Российского исторического общества, доктор исторических наук Руслан Гагкуев. Александр Васильевич Колчак...
Тонкости открытия своего бизнеса: кофейня
31.10.2024 18:50 Консультации
Тонкости открытия своего бизнеса: кофейня
Кофейня является одним из популярных вариантов для начала бизнеса. И этому есть свои причины. В больших городах на потребление кофе есть стабильный спрос. Открытие заведения не требует больших вложений. Стоимость аренды, оборудования зависит от формата и расположения, но в целом это не самый...