03.04.2024 12:07
Консультации.
Просмотров всего: 3585; сегодня: 22.

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

У индивидуальных предпринимателей нет обязанности вести бухучет. Поэтому и документооборот в классическом понимании для них необязателен. Однако совсем без документов деятельность ИП не обходится. Чтобы платить налоги, сдавать отчеты, работать с контрагентами или клиентами, нанимать сотрудников, необходимо документально фиксировать действия. Делается это при помощи договоров, актов, деклараций, счетов-фактур и пр. 

Предпринимателям вне зависимости от системы налогообложения необходимо в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов. А ИП-работодатели обязаны хранить еще и бумаги, связанные с трудовыми отношениями. 

Организация документооборота помогает упорядочить ведение бизнеса. К тому же документы, такие как налоговые декларации, договоры, приказы могут понадобиться в любой момент – при проверках контролирующих органов, для предоставления контрагентам, и в других ситуациях. 

Единых правил документооборота ИП нет. Однако в качестве стандарта стоит опираться на федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Здесь прописаны основные принципы документооборота: 

- обеспечивает полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям); 

- хронологическая и систематическая запись; 

- системность информации;

- обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных документов);

- достоверность и своевременность информации. 

Небольшое предприятие может хранить документы в бумажном виде. Компаниям побольше удобнее вести документооборот при помощи специальных программ, подписывать документы цифровой подписью. 

Бумажный документооборот включает в себя текущие и архивные документы. К текущим относятся те, которые сейчас в работе и те, у которых срок хранения меньше 10 лет. Это акты, накладные, книга учета расходов и доходов, и пр. ИП может хранить их в офисе, у себя дома. Главное - обеспечить сохранность документов и быстрый доступ при необходимости. 

Сроки хранения бумажных и электронных документов не отличаются. Не стоит забывать, что предприниматель должен хранить их и после закрытия ИП. Подробно сроки хранения всех документов по категориям расписаны в приказе Росархива. 

После истечения срока хранения документы нужно уничтожить, но нельзя просто выбросить или сдать их в макулатуру. Необходимо оформить документальное подтверждение утилизации: составить опись и акт факта утилизации. Акт об уничтожении документов – это тоже документ, и его нужно хранить. 

Электронные документы хранят в специальном сервисе или облачном хранилище. Надо иметь копии как минимум на двух физических накопителях — например, на флешках. Раз в пять лет надо проверять сохранность документов и перезаписывать их. По истечении срока хранения по ним также нужно составить акт уничтожения.

Фото из открытых источников.


Ньюсмейкер: Альянс Медиа Центр — 6263 публикации
Сайт: мсп.рф/services/news/detail/khranim-dokumenty-po-pravilam-instruktsiya-dlya-ip/
Поделиться:

Интересно:

Топ популярных и самых доступных направлений на море в конце мая
17.05.2024 12:47 Аналитика
Топ популярных и самых доступных направлений на море в конце мая
Конец мая – старт пляжного сезона в Абхазии и на Юге России. Эксперты АТОР и «1001 Тур» сравнили минимальные и средние цены на турпакеты в с вылетами 20-26 мая на 10 ночей по внутренним и зарубежным пляжным направлениям,и представляют рейтинги ценовой доступности отдыха на море.  С...
Патриотический автопробег проходит по городам Белоруссии и России
16.05.2024 18:14 Мероприятия
Патриотический автопробег проходит по городам Белоруссии и России
13 мая у стен Брестской крепости стартовал историко-патриотический автопробег Брест-Сургут, сообщает пресс-служба Россотрудничества. Участники проекта посетят 20 городов и мемориальных комплексов Союзного государства. На отдельных этапах к автопробегу будут присоединяться представители регионов...
Бизнес Москвы сможет принять участие в оформлении нежилых объектов
16.05.2024 17:41 Новости
Бизнес Москвы сможет принять участие в оформлении нежилых объектов
В Москве создадут комплексную систему сезонного (летнего и зимнего) оформления города. Одну из ключевых ролей отведут столичным предпринимателям. Соответствующие постановления подписал Сергей Собянин.  «Комфортные и безопасные улицы, яркие, оригинальные витрины и фасады зданий, обилие...
В Петербурге стартовал проект "АртПушкин" к 225-летию поэта
16.05.2024 16:51 Новости
В Петербурге стартовал проект "АртПушкин" к 225-летию поэта
Творческий проект "АртПушкин" направлен на продвижение наследия великого поэта и писателя, в рамках национального проекта сохранения исторических ценностей и наследия страны, продвижения и популяризации русского языка и культуры России. Этим проектом 16 мая в Санкт-Петербурге дан старт празднованию...
В МГЛУ пройдет форум в память о Победе народов СССР над нацизмом в ВОВ
16.05.2024 14:32 Новости
В МГЛУ пройдет форум в память о Победе народов СССР над нацизмом в ВОВ
17 мая в рамках проекта «Без срока давности» в Московском государственном лингвистическом университете откроется II Международный молодежный форум Памяти «Победа народов СССР над нацизмом в Великой Отечественной войне». Перед началом форума запланировано возложение цветов и выступление гостей...