Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ "ИНСТРУКЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ЭКСПОНИРОВАНИЯ"".
II. Основные требования к условиям экспонирования
документов и их транспортировке
2.1. Оборудование помещений, экспозиционное оборудование.
2.1.1. Помещения, где располагаются документальные экспозиции,
должны иметь исправные отопительные, вентиляционные, электрические,
противопожарные системы.
2.1.2. Помещения должны быть оснащены охранно-пожарной
сигнализацией.
2.1.3. Не допускается применение в случае необходимости средств
пожаротушения с веществами, оказывающими побочное разрушающее
воздействие на документы (хладон, углекислота и т.п.).
2.1.4. Экспозиционное оборудование (шкафы, стенды, витрины)
должно быть очищено от пыли, герметично, снабжено внутренними замками,
приспособлениями для наложения пломб, а также подключено к
сигнализации.
Все документы располагают в опечатанных витринах, уникальные - в
опечатанных и подключенных к сигнализации.
Категорически запрещается экспонирование документов в неполностью
закрытых витринах (например, витрины без верхнего или бокового
стекла).
2.1.5. Экспозиционное оборудование располагается по отношению к
окнам таким образом, чтобы исключить попадание на документы
(подлинники, копии, муляжи) прямых солнечных лучей.
2.1.6. Экспозиционное оборудование устанавливается на расстоянии
не менее 1,5 - 2 метров от отопительных приборов и источников света,
обладающих тепловым воздействием.
2.1.7. В помещениях должна ежедневно проводиться влажная уборка
полов и экспозиционного оборудования.
2.2. Температурно-влажностный режим.
2.2.1. В помещении поддерживаются оптимальные показатели
температурно-влажностного режима: температура воздуха 17 - 19 ёC и
относительная влажность 50 - 55%.
2.2.2. Резкие колебания температуры и влажности (более +3 ёC и
+10% соответственно) не допускаются.
При длительном стабильном нарушении режима хранения (7 - 10 дней)
документы изымаются из экспозиции на основе соответствующего акта.
2.2.3. В каждом экспозиционном зале устанавливаются
контрольно-измерительные приборы, которые монтируются на одном щитке
вдали от отопительных и вентиляционных систем.
2.2.4. Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми
термометрами с рабочей шкалой от 0 до 40ё и ценой деления 0,5 - 1ё.
Относительная влажность измеряется психрометром аспирационным
МВ-4М, гигрометрами М-68 и М-19 или других моделей с доступным узлом
регулировки и настройки.
2.2.5. Показания контрольно-измерительных приборов снимаются
работниками выставки ежедневно и фиксируются в специальных
регистрационных журналах.
Там же отражается проверка правильности показаний приборов и
меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в
случае его отклонения от установленных норм.
2.3. Световой режим.
2.3.1. Недопустимо попадание на документы прямых солнечных лучей,
оказывающих наиболее разрушительное воздействие на основу и текст.
2.3.2. Освещенность документов (подлинников и копий) должна
регулироваться в пределах 50 - 75 люкс.
2.3.3. Окна должны быть снабжены светозащитными устройствами, при
этом желательно иметь два ряда штор - внешние из плотных тканей
темного цвета, внутренние - из тонкой светлой ткани, предохраняющих от
прямого попадания солнечных лучей.
2.3.4. Экспозиционное оборудование, где представлены
ахроматические несветостойкие материалы (старые фотоснимки,
произведения графики, тексты на пергаменте и т.п.), должно быть
дополнительно экранировано шторками из любой светонепроницаемой ткани.
2.4. Обеспечение физической сохранности документов.
2.4.1. При экспонировании документов в любых видах
экспозиционного оборудования они должны быть закреплены неподвижно.
2.4.2. При монтаже экспозиций должно быть полностью исключено
применение любых материалов, которые могут повредить основу и текст
документов (липкая лента, клей, металлические скрепки, булавки и
гвозди, резиновые держатели, низкосортная бумага и картон).
2.4.3. Проставление любых видов помет на документах не
допускается.
2.4.4. Подлинные фотоснимки и произведения графики экспонируются
обязательно под стеклом и в двойном паспарту из бумаги, не содержащей
лигнина (чертежная бумага типа ватман, полуватман и белый картон).
2.5. Упаковка и транспортировка документов.
2.5.1. При транспортировании документов на любые расстояния
соблюдаются меры по их охране и защите от воздействия вредных факторов
окружающей среды путем применения специальных видов упаковки,
предохраняющих документы от осадков, света, механических повреждений,
высокой влажности.
2.5.2. Использование упаковочных средств, бывших в употреблении,
не допускается.
2.5.3. Транспортирование при внутригородских перевозках должно
производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке документов.
2.5.4. При перевозке в условиях повышенной относительной
влажности (дождь, туман) необходимо применение защитных
влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерные мешки, пленки).
2.5.5. Транспортирование документов на дальние расстояния должно
производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в
соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленных для
данного вида транспорта.
2.5.5.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно
которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным материалом,
ящики выстилаются одним слоем водонепроницаемого материала (полимерная
пленка, импрегнированная или дублированная бумага) и одним слоем
оберточной бумаги с массой не менее 100 г/кв. м. Все пустоты плотно
заполняются упаковочным материалом.
Произведения графики пакуются в ящики в таких же папках, в каких
они хранятся в архиве.
2.5.5.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр
описи документов, находящихся в данном ящике, подписанный сотрудником
архива, ответственным за сохранность этих документов, и упаковщиком.
2.5.5.3. Архив (Росархив), отправив документы на выставку, должен
своевременно уведомить грузополучателя об отправке документов для
принятия необходимых мер по приему грузов.
2.5.5.4. Приемка грузов от транспортных организаций производится
в установленном на соответствующем виде транспорта порядке
представителями организации-грузополучателя, транспортной службы и
сопровождающим груз. Результаты приемки оформляются актом, в котором
указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируется
состояние сохранности документов и причины, приведшие к возможным
повреждениям.
О всех случаях серьезных повреждений немедленно сообщается
грузоотправителю (архив, Росархив) и принимаются меры к возмещению
ущерба.
2.5.6. Ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом
помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть
максимально близки к оптимальным параметрам температуры и влажности,
определенным для хранения документов.
2.5.7. Претензии к транспортным службам в связи с несвоевременной
доставкой грузов, повреждением или утратой по их вине предъявляются
организацией-грузополучателем в соответствии с действующими на
транспорте правилами.
|
Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ "ИНСТРУКЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ЭКСПОНИРОВАНИЯ"".