О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ "ИНСТРУКЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ЭКСПОНИРОВАНИЯ". Приказ. Государственная архивная служба России (Росархив). 11.11.93 95

III. Организация, оформление передачи-возврата документов
           и обеспечение их сохранности при экспонировании

     3.1.  Основанием  выдачи  документов  (подлинников  и  копий) для
экспонирования является приказ директора архива.
     3.2.  В  архивохранилище в порядке подготовки документов к выдаче
осуществляется   проверка   листажа  выдаваемых  дел  с  проставлением
соответствующей  отметки  в листе-заверителе дела, где фиксируются все
особенности его формирования и физического состояния документов.
     3.3. На документы, подлежащие выдаче, составляется акт выдачи дел
во временное пользование, который регистрируется в книге выдачи дел во
временное пользование.
     3.4.  В случае, если для экспонирования предоставляются отдельные
документы,   изъятые  из  дел,  на  оборотной  стороне  каждого  листа
карандашом проставляется архивный шифр: сокращенное название архива, N
фонда, описи, дела, листа.
     Соответствующий  штамп  ставится  на  оборотной стороне подлинных
фотографий.
     3.5.  Архив  предоставляет  документы для экспонирования в сроки,
предусмотренные договором.
     Транспортировка    уникальных    и    особо   ценных   документов
осуществляется в сопровождении работников архива <*>.
------------------------------------
     <*>  Целесообразно  сопровождение работников службы сохранности -
главные  хранители  фондов, работники отделов обеспечения сохранности,
архивохранилищ.

     3.6.  Монтаж  и  демонтаж  экспозиции  проводится, как правило, в
присутствии работников государственных архивов.
     3.7.    Работники    службы   сохранности   архива   осуществляют
периодический      контроль     за     соблюдением     охранного     и
санитарно-гигиенического режимов на выставке.
     Все  отклонения  и  нарушения  порядка  сохранности документов на
выставке  фиксируются актами, которые подписывают представители архива
и учреждения - устроителя выставки.
     3.8.  Ежедневно  в начале и конце рабочего дня работники выставки
проводят проверку наличия экспонируемых документов, результаты которой
фиксируются в специальном журнале.
     3.9.  Хранение документов до включения их в экспозицию и после ее
завершения осуществляется в опечатанных сейфах и помещениях.
     3.10.  Не  включенные  в  экспозицию  документы  в 3-дневный срок
подлежат возврату в архив.
     Возвращение документов после завершения выставки осуществляется в
сроки,    предусмотренные   договором.   Документы,   переданные   для
экспонирования  через  Росархив, подлежат возврату в архивы не позднее
чем   в  недельный  срок  после  завершения  выставки  (или  получения
документов).
     3.11.  Прием  документов по окончании экспонирования проводится с
обязательным   полистным   просмотром  дел.  Все  претензии  архива  к
физическому состоянию дел оформляются актами.
     3.12.  Кино-, теле- и фотосъемки документов производятся только с
разрешения  руководства  архива  и  в  присутствии его сотрудников без
перемещения и вскрытия витрин.